10 bezplatných šablon Getting Things Done (GTD) pro zvýšení produktivity

Pro některé týmy není problémem fáze realizace – je to fáze plánování, která může být opravdovou hlavolamem. Přemýšlení o úkolech a rozhodování, které z nich splnit, je často nejúnavnějším krokem jakéhokoli úsilí, ať už osobního, nebo profesního.

Naštěstí existuje přesně to správné řešení vašich problémů s plánováním: šablony Getting Things Done (GTD)! Využijte je, aby se správa úkolů stala hračkou, a soustřeďte se na to, na čem nakonec záleží – na akci.

Abychom vám pomohli najít nejvhodnější nástroj pro plánování úkolů, vytvořili jsme seznam 10 nejlepších bezplatných šablon GTD. Prozkoumáme jejich možnosti a ukážeme vám, jak z každé z nich vytěžit maximum.

Co je to šablona GTD?

Getting Things Done (GTD) je metodika řízení úkolů vyvinutá Davidem Allenem, renomovaným odborníkem na produktivitu. Účelem GTD je pomoci lidem překonat úzkost související s úkoly a dosáhnout svých cílů prostřednictvím pěti jednoduchých kroků:

Nedílnou součástí systému GTD je „nástroj pro shromažďování“, tj. šablona, která vše propojuje. Šablony GTD jsou předem připravené rámce, které vám umožňují shromažďovat, organizovat a stanovovat priority úkolů a zároveň sledovat průběh každého kroku.

Díky šablonám GTD můžete plánovat a pracovat efektivněji. S jasným plánem před sebou je těžší přehlédnout důležité úkoly nebo termíny. Když víte, co musíte udělat, můžete se soustředit na dosažení nejlepších výsledků, ať už jde o osobní nebo profesní růst.

Co dělá dobrou šablonu GTD?

Správná šablona pro efektivní práci má následující vlastnosti:

10 nejlepších šablon GTD pro osobní produktivitu

Neztrácejte čas přemýšlením o úkolech, místo abyste je vykonávali. Využijte jednu z těchto 10 skvělých šablon GTD a ušetřete si starosti!

Ať už jste zkušeným uživatelem GTD nebo s touto metodou teprve začínáte, tyto šablony vnesou do vašeho každodenního pracovního postupu pocit přehlednosti a kontroly. Navíc jsou k dispozici zdarma!

1. Šablona ClickUp pro Getting Things Done

Stáhnout tuto šablonu

Kdyby šablony byly budovami, tato šablona ClickUp Getting Things Done by byla mrakodrapem! Obsahuje mnoho úrovní funkcí a přizpůsobitelných prvků, které vám umožní spravovat všechny projekty a úkoly, které vám život přinese.

Zpočátku se to může zdát složité, ale šablona obsahuje návod, který vám usnadní orientaci. Totéž platí pro většinu ostatních šablon v tomto seznamu!

Jako šablona na úrovni složky obsahuje řadu seznamů a zobrazení. Začněte tím, že zaznamenáte a popíšete všechny své úkoly v seznamu Doručené. Poté můžete odhadnout jejich trvání, ohodnotit je na stupnici od jedné do pěti podle požadované úrovně úsilí a rozhodnout, zda jsou proveditelné, jak radí Allen, tvůrce metody GTD.

Dalším krokem je rozdělení úkolů do příslušných kategorií. Můžete jim přiřadit kontext pomocí štítků, jako je práce, domov nebo vlastní kategorie. Můžete je také třídit do dalších seznamů, mezi které patří:

Šablona obsahuje čtyři možnosti automatizace, které vám ušetří čas, například přesun úkolů ze složky Doručená pošta do seznamu Naplánované, jakmile se změní jejich termín splnění. A to nejlepší – můžete je kdykoli přizpůsobit tak, aby vyhovovaly vašemu preferovanému GTD workflow!

2. Šablona tabule Getting Things Done pro ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Šablona Getting Things Done Board od ClickUp vám usnadní zvládání každodenních povinností tím, že je prezentuje jednoduchým a poutavým způsobem.

Jedná se o šablonu vhodnou pro začátečníky, která pracuje na úrovni seznamů a nabízí dva režimy zobrazení. Prvním z nich je Kanbanová tabule, která zobrazuje úkoly jako karty. Díky obrázkům a barevným štítkům vnáší osvěžující prvek do jinak všedního procesu.

Druhý pohled obsahuje stejné informace, ale je uspořádán v tradičním formátu seznamu úkolů.

Používání šablony je bezproblémový zážitek, který zvyšuje produktivitu. Ať už v zobrazení Seznam nebo Tabule, přidávejte nové úkoly a uvádějte k nim relevantní informace, jako například:

Ve výchozím nastavení jsou úkoly seskupeny podle stavu. Chcete-li aktualizovat stav úkolu, přetáhněte jej do příslušného pole skupiny. Můžete také přizpůsobit kritéria seskupování a řazení, stejně jako jakýkoli jiný prvek šablony.

3. Šablona ClickUp pro rámec Getting Things Done

Stáhnout tuto šablonu

Ať už jste veteránem GTD nebo nováčkem, tato šablona ClickUp Getting Things Done Framework je vaší vstupenkou první třídy do města produktivity!

Nabízí řadu funkcí, ale přesto je jeho používání snadné a intuitivní. Jedná se o šablonu na úrovni složky se čtyřmi seznamy:

Na úrovni složky najdete hlavní zobrazení seznamu úkolů, které obsahuje všechny úkoly z minulého týdne i další, bez ohledu na to, do jakého seznamu patří.

Šablona také obsahuje GTD vývojový diagram v zobrazení Whiteboard. Tento praktický diagram vám pomůže pochopit celý proces GTD tak, jak probíhá v ClickUp. Obsahuje řadu akcí a otázek, které si můžete položit, abyste se rozhodli, co udělat s každým úkolem, který se vám naskytne. Neváhejte si jej přizpůsobit tak, aby vyhovoval vašemu konkrétnímu pracovnímu postupu.

4. Šablona pro jednoduchou správu úkolů ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Někdy je nejjednodušší řešení tím nejúčinnějším. Šablona ClickUp Simple Task Management Template ztělesňuje tuto filozofii svým minimalistickým designem a robustními funkcemi.

Můžete si vybrat mezi dvěma zobrazeními obsahujícími stejné informace – Seznam nebo Tabule. Pokud jste zvyklí na tabulky, možná vám bude připadat praktičtější zobrazení Seznam, zatímco vizuálně orientovaní lidé obvykle preferují zobrazení Tabule.

Ať už jste kdokoli, použijte šablonu k shromáždění všech svých úkolů a souvisejících informací. Přiřazujte úkoly, stanovujte termíny a určujte priority pomocí značek naléhavosti.

Jednoduchost této šablony vám také dává svobodu ji přizpůsobit. Přidejte nové seznamy nebo zobrazení a přizpůsobte šablonu různým kontextům. Můžete například brainstormovat pomocí zobrazení Mind Map nebo Whiteboard, nebo dokonce vložit soubory Google Docs a upravovat je přímo na platformě.

5. Šablona úkolů ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Ačkoli tato šablona Work To Do od ClickUp není zcela v souladu s metodikou GTD, může i tak zvýšit vaši produktivitu. Nabízí dynamický a přizpůsobitelný systém správy úkolů vhodný pro jakýkoli tým nebo podnik.

Tato šablona na úrovni seznamu obsahuje tři zobrazení:

V zobrazení seznamu najdete komplexní seznam všech aktivit. Jsou uspořádány do skupin Denní, Týdenní a Měsíční, které označují přidělený časový rámec pro dokončení. Do polí vpravo můžete zadat další informace, jako je stav, termín a priorita. V poli typu úkolu uveďte oddělení odpovědné za úkol, například Marketing nebo IT.

V zobrazení kalendáře můžete úkoly přetahovat a plánovat nebo přeplánovávat. Pokud již máte oblíbenou aplikaci pro kalendář, můžete ji synchronizovat a zefektivnit tak svůj pracovní postup.

Ačkoli jsou tyto šablony určeny pro podnikání, můžete je snadno přizpůsobit pro osobní použití. Stačí pouze nahradit kategorie typů úkolů svými vlastními a můžete začít!

6. Šablona seznamu úkolů v kalendáři ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Šablona seznamu úkolů v kalendáři ClickUp hladce spojuje organizaci úkolů a řízení času. Je to nepostradatelný nástroj GTD pro každého, kdo má potíže s termíny a touží optimalizovat své plánování. ⏰

Jak je patrné z pohledu Seznam plánů, šablona je navržena s ohledem na manažery a umožňuje jim organizovat práci svých zaměstnanců. Šablonu však můžete přizpůsobit pro osobní použití tím, že nahradíte jména aktivitami a provedete několik dalších úprav.

Kromě tradičních zobrazení Seznam a Kalendář obsahuje šablona také zobrazení Formulář žádosti o schůzku. Přizpůsobte si jej a pošlete ostatním, ať už jsou to kolegové nebo přátelé. ClickUp automaticky vytvoří úkol na základě zadaných informací, čímž ušetříte čas i námahu.

Pokud plánujete šablonu používat v práci, jistě oceníte, že obsahuje vestavěné sledování času. Tuto možnost najdete kliknutím na úkol a otevřením panelu úkolů. V panelu můžete také přidávat závislosti, podúkoly a komentáře.

7. Šablona ClickUp pro denní úkoly

Stáhnout tuto šablonu

Dalším nástrojem, který můžete použít ke sledování každodenních povinností, je šablona ClickUp Daily Things To Do. Je sice jednoduchá, ale svou práci zvládá skvěle. Pomůže vám udržet přehled o každodenních úkolech a zajistí, že vám nic neunikne.

Pokud jste dosud nepoužívali žádný nástroj pro správu úkolů, tato šablona je skvělým místem, kde začít.

Jedná se o šablonu na úrovni úkolů, která odhalí všechny své funkce, jakmile otevřete panel úkolů. Obsahuje tři kategorie kontrolních seznamů – Osobní, Práce a Škola. Jako obvykle je můžete přizpůsobit, stejně jako téměř všechny ostatní prvky.

Šablonu použijte tak, že všechny úkoly zařadíte do příslušných kategorií v kontrolním seznamu. Vyhodnoťte denní pracovní zátěž výběrem úrovně obtížnosti z rozbalovacího menu nebo přidejte soubory a komentáře s doplňujícími informacemi. Můžete také sledovat čas, abyste získali přehled o tom, kolik úsilí určité úkoly vyžadují. Máte nápady k určitému tématu? Zaznamenejte je do komentářů.

Jakmile úkoly dokončíte, zaškrtněte příslušná políčka. Ukazatel průběhu se automaticky aktualizuje na základě počtu denně dokončených úkolů. Všechny změny si můžete prohlédnout v protokolu na pravé straně kontrolního seznamu.

8. Šablona denního akčního plánu ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Blíží se nějaká důležitá událost? Použijte šablonu denního akčního plánu ClickUp k organizaci a správě všech úkolů, které s ní souvisejí. Jedná se o univerzální nástroj pro řízení projektů, který vám pomůže mít přehled o všech vašich aktivitách.

Tato šablona na úrovni seznamu obsahuje tři vlastní zobrazení:

Díky flexibilitě ClickUp můžete šablonu přizpůsobit tak, aby vyhovovala všem druhům událostí a projektů.

9. Šablona seznamu úkolů v Excelu od Vertex42

Pokud je Excel vaší oblíbenou zbraní, potěší vás tato šablona seznamu úkolů pro Excel od Vertex42. Umožní vám shromažďovat, vyhodnocovat a sledovat průběh každodenních úkolů ve stylu tabulky!

Začněte tím, že do prvního sloupce zapíšete všechny své úkoly nebo projekty. V následujících sloupcích můžete nastavit termíny, aktualizovat stav, označit prioritu a přidat poznámky. Úkoly můžete také hodnotit podle modelu PICK:

Na kartě Seznam můžete přizpůsobit rozevírací nabídky kategorií pro sloupce VÝBĚR, stav a priorita.

To, co tuto šablonu odlišuje, jsou její přednastavená pravidla podmíněného formátování. Jakmile se například stav úkolu změní na „dokončeno“, všechny informace zešednou, čímž se méně vyčnívají mezi aktivními úkoly.

10. Základní šablona Getting Things Done pro Google Sheets od Template.net

Navzdory svému názvu není tato šablona Google Sheets Basic Getting Things Done od Template.net zdaleka základní! Obsahuje vše, co potřebujete k implementaci vaší GTD strategie a dokonalému plánování projektů.

Šablona obsahuje mnoho záložek. Hlavní z nich je „Souhrn“, která vám poskytuje přehled nejdůležitějších informací a celkového pokroku. Ostatní záložky můžete použít pro různé kategorie úkolů GTD, jako například:

Každá záložka má jedinečné rozložení přizpůsobené kategorii úkolů. Například záložka Doručená pošta obsahuje různé sloupce věnované hodnocení úkolů, což je klíčové pro ranou fázi třídění.

Jako dokument Google Sheets tato šablona automaticky ukládá váš pokrok do cloudu a umožňuje spolupráci v reálném čase s kolegy nebo přáteli.

10 nejlepších šablon GTD: přehled

V následující tabulce stručně shrneme výhody jednotlivých šablon:

Zvyšte svou produktivitu pomocí šablon GTD a ClickUp

Být produktivní není snadné, zejména v dnešním světě plném rozptýlení.

S pomocí šablon GTD můžete lépe organizovat své úkoly a více se soustředit na své cíle. Umožní vám zůstat odhodlaní k dosažení vašich cílů, udržet si sebekázeň a dosáhnout většího úspěchu jak v osobním, tak v profesním životě.