Při správě více úkolů současně může být spoléhání se na mentální seznam úkolů nebo jejich zapisování do nejasného zápisníku receptem na katastrofu.
Než se nadějete, termíny uplynou a úkoly zůstávají ležet ladem, dokud se nestanou překážkou pro důležité projekty.
Účinnější řešení? Flowchart Getting Things Done (GTD). Jedná se o vizuální graf pro plánování a sledování úkolů, které máte splnit.
GTD flowchart je snadno implementovatelný a je stále častěji využíván na pracovištích nadšenci produktivity, profesionály a jednotlivci ke zvýšení efektivity.
Provedeme vás základy metody GTD a poté vám ukážeme, jak ji vytvořit pomocí ClickUp.
Co je to Getting Things Done (GTD)?
Metoda Getting Things Done (GTD) byla navržena Davidem Allenem, aby pomohla efektivněji spravovat úkoly, projekty a závazky. Mezi její základní principy patří zaznamenávání všech úkolů a nápadů do externího systému, jejich organizování do proveditelných kroků a systematické jejich zpracovávání s cílem snížit stres a zlepšit soustředění.
Podívejme se na klíčové principy metody GTD, které vám pomohou stát se hvězdou produktivity.
Klíčové principy GTD flowchartu
Zachycení
Shromážděte všechny úkoly, nápady a závazky v externím systému (např. v zápisníku, aplikaci), místo abyste se je snažili udržet v paměti.
📚Příklad: Představte si, že jste na schůzce a najednou si vzpomenete, že si musíte domluvit schůzku u zubaře. Místo toho, abyste se snažili si to zapamatovat, rychle si to zapíšete do aplikace denního plánovače.
Objasněte
Rozhodněte se, co každý zaznamenaný úkol znamená a jaké kroky musíte podniknout, abyste úkol dokončili.
📚Příklad: U úkolu „dokončit zprávu o projektu“ musíte vyjasnit další kroky, jako je „vyhledat data“ nebo „napsat návrh“. Pomocí šablon pro správu úkolů standardizujte kroky pro každý proces v metodě GTD.
Organizujte
Umístěte položky tam, kam patří. Úkoly můžete přidat do kalendáře, seznamu úkolů nebo referenčních souborů do seznamu projektů.
📚Příklad: „Nakoupit potraviny“ patří do seznamu „pochůzek“ a „napsat zprávu o projektu“ do seznamu „pracovní projekty“. Využijte bezplatné šablony GTD k automatizaci shromažďování, organizování a stanovování priorit úkolů a zároveň sledujte průběh každého kroku.
Reflektujte
Pravidelně kontrolujte a aktualizujte své seznamy, abyste měli přehled o termínech.
📚Příklad: Na konci každého týdne pomocí aplikace GTD zkontrolujte svůj seznam úkolů, upravte termíny a odškrtněte dokončené úkoly. Tímto způsobem zabráníte přeplnění svého GTD flowchartu.
Zapojte se
Využijte svůj organizovaný systém k přijímání opatření a dokončování úkolů.
📚Příklad: Nyní, když jste zaznamenali a zorganizovali své úkoly, vytvořte efektivní systém GTD, abyste je mohli splnit. Postupujte podle „dalších kroků“ v seznamu, abyste zůstali na správné cestě.
Výhody implementace GTD flowchartu
Stanovení priorit úkolů
Zpracování GTD vám pomáhá rozdělit úkoly na zvládnutelné další kroky. Získáte tak jasný přehled o svých projektech a můžete úkoly řadit podle priority na základě naléhavosti a důležitosti.
Lepší správa času
Úkoly můžete organizovat do praktických kategorií, jako jsou úkoly k provedení, nadcházející úkoly a dokončené úkoly. Metoda GTD vám pomáhá dokončit každý úkol rychleji, protože další kroky jsou předem stanoveny.
Vylepšené stanovování cílů
Kategorizujte úkoly na základě jejich přínosu k dosažení větších cílů, místo abyste se soustředili na jednotlivé úkoly izolovaně.
Například jednoduchý úkol jako „napsat e-mail klientovi“ může být součástí většího cíle, jako je „zvýšit retenci klientů o 10 % v tomto čtvrtletí“.
Důležitým krokem při vytváření profesionálních cílů SMART je vizualizace toho, jak každá akce souvisí s širším cílem.
Vylepšené rozhodování
Když jsou vaše úkoly zaznamenány a organizovány pomocí procesu GTD, můžete lépe rozhodovat o tom, na co se zaměřit jako další.
Díky menšímu množství rušivých vlivů a dobře strukturovanému systému budou vaše rozhodnutí založena na prioritách, termínech a cílech, nikoli na intuici, což povede k efektivnějším výsledkům.
Lepší pocit kontroly
Jednou z největších výhod procesu GTD je, že vám dává lepší pocit kontroly nad vaším pracovním vytížením.
Porozumění metodice Getting Things Done (GTD)
Základní komponenty GTD
Doručená pošta: Místo, kde jsou všechny úkoly nejprve zaznamenány.
Výzkum „Zeigarnikova efektu“ ukazuje, že nedokončené úkoly vytvářejí psychické napětí a zabírají naše myšlenky. Zaznamenáním těchto úkolů externě můžeme tuto kognitivní zátěž snížit.
Doručená pošta slouží jako počáteční sběrné místo pro všechny podněty ve vašem životě. Tento koncept je založen na principu Davida Allena „zachycení“ myšlenky, že vaše mysl je určena k vytváření myšlenek, nikoli k jejich uchovávání.
Doručená pošta je navržena tak, aby zachytila vše – úkoly, nápady, závazky nebo cokoli, co upoutá vaši pozornost. Může být fyzická (například přihrádka na stole nebo notebook) nebo digitální (například aplikace nebo složka e-mailů). Cílem je, aby zachycování bylo co nejplynulejší. Čím snazší je přidávat položky do doručené pošty, tím větší je pravděpodobnost, že ji budete používat pravidelně.
Další kroky: Položky připravené k okamžitému provedení
Poté určete své „další kroky“, abyste projekt posunuli vpřed.
Zapsání „dalších kroků“ objasňuje, co je třeba udělat, což také pomáhá omezit prokrastinaci a rozhodovací paralýzu.
💡Tip pro profesionály: Místo vágních úkolů jako „Pracovat na zprávě“ byste měli přidat konkrétní akce, jako například „Napsat úvodní odstavec pro čtvrtletní zprávu“.
Čekání na: Úkoly, které čekají na akci od jiných osob
Seznam „Čekám na“ v systému GTD vám pomáhá spravovat závislosti, zejména když delegujete práci.
Seznam bude obsahovat:
- Úkol
- Osoba za něj odpovědná
- Datum delegování
Projekty: Vícekrokové úkoly, které vyžadují plánování
V systému GTD se „projekt“ definuje jako jakýkoli výsledek vyžadující více než jeden krok. Může se jednat o cokoli od plánování vašich týdenních osobních úkolů až po uvedení nového produktu na trh.
Je to jako mít mapu, která ukazuje všechna místa, kam potřebujete jet, místo toho, abyste se soustředili pouze na další odbočku.
Každý projekt na vašem seznamu by měl mít alespoň jeden jasný další krok. Tímto způsobem propojujete své větší cíle s malými kroky, které můžete podniknout hned teď.
Systém GTD navrhuje pro vaše projekty praktický trik zvaný „přirozené plánování“. Je to docela jednoduché:
- Rozhodněte se o svém dalším kroku
- Zjistěte, proč daný projekt děláte
- Představte si, jak vypadá úspěch
- Vymýšlejte různé nápady
- Zorganizujte si všechny úkoly
Jak funguje GTD flowchart?
Zachycení
Zaznamenejte si své úkoly a napište vše, co vás napadne. Pracovní záležitosti, osobní pochůzky, náhodné nápady – vše sem patří. Můžete použít cokoli, co vám vyhovuje: zápisník, aplikaci, hlasové poznámky.
Představte si to jako vyprázdnění kapes na konci dne. Vytáhněte z nich všechno!
Objasněte
Vyjasnění je jako třídění této hromady. Vezměte jeden po druhém všechny relevantní úkoly a zeptejte se sami sebe: „Je to proveditelné?“
Pro každou položku, kterou nelze realizovat:
- Pokud to nepotřebujete, vyhoďte to.
- Uložte si jej pro případ, že byste jej později mohli potřebovat.
- Pokud se jedná o budoucí možnost, zařaďte ji do seznamu „Někdy/Možná“.
Pro úkoly, které lze realizovat:
- Pokud to zabere méně než 2 minuty, udělejte to hned.
- Delegujte nadcházející úkoly, pokud by je měl vykonat někdo jiný.
- Odložte je, pokud je potřebujete udělat později.
Organizujte
Nyní je čas dát věci na správné místo. Každý úkol patří do správného pole, například:
- Další akce: Váš seznam úkolů, které lze splnit v jednom kroku
- Plány projektů: Vše, co vyžaduje více než jeden krok
- Čekání na: Věci, na které čekáte, až je udělají ostatní
- Naplánované: Věci, které se musí stát v konkrétní datum nebo čas.
Zapojte se
Najděte relevantní úkoly na základě následujících kritérií:
- Kontext (kde se nacházíte, jaké nástroje máte k dispozici)
- Dostupný čas
- Úroveň energie
- Priorita
💡Tip pro profesionály: U složitých projektů vytvořte diagram pracovního postupu, abyste mohli vizualizovat své úkoly a na první pohled identifikovat priority.
Podrobný průvodce vytvořením GTD flowchartu
Zatímco jednoduchý zápisník nebo aplikace pro pořizování poznámek vám mohou pomoci začít, doporučujeme zvolit robustnější (a spolehlivější) systém pro vytvoření vašeho GTD flowchartu.
Není snad cílem být organizovanější a produktivnější?
Nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, má:
- Funkce pro stanovení cílů a správu úkolů, které vám pomohou zaznamenat a ujasnit si vaše úkoly.
- Více zobrazení a šablon pro lepší organizaci vašich úkolů a
- Pokročilá asistence AI, která vám pomůže dosáhnout lepších výsledků vašich projektů.
Zde je podrobný návod, jak vytvořit GTD flowchart v ClickUp.
1. Brainstorming úkolů: Pomocí ClickUp Docs vytvořte seznam všech úkolů ve vaší doručené poště a stanovte cíle.
Nejprve potřebujete prostor, kam můžete ukládat všechny své nápady a referenční materiály. Můžete začít vytvořením nového dokumentu ClickUp s názvem „Doručená pošta“. Sem přidáte všechny své úkoly, projekty a nápady. Zatím se nemusíte starat o organizaci, prostě tam vše uložte. Můžete také přidat referenční materiály, které budete možná potřebovat k dokončení svých úkolů – dokumenty podporují formátování rich textu, hypertextové odkazy, multimédia a další.
Jakmile si sepsáte své úkoly, začněte je rozdělovat do širších cílů. Funkce Cíle v ClickUp vám umožňuje definovat obecné cíle pro každý úkol a objasnit, jak každý úkol zapadá do celkového kontextu.
2. Vizuální organizace: Využijte myšlenkové mapy k kategorizaci a stanovení priorit úkolů.
Funkce Mind Maps v ClickUp je vynikajícím nástrojem pro vizuální seskupování souvisejících úkolů a stanovení priorit.
Vytvořte novou myšlenkovou mapu a začněte rozvětvovat úkoly z hlavních kategorií (např. práce, osobní, projekty). Pod každou kategorií můžete přetahovat úkoly z doručené pošty, abyste vizuálně znázornili jejich propojení.
Například v rámci práce můžete přidat „poslat e-mail Joshovi“ nebo „vytvořit prezentaci pro příští schůzku“.
Při plánování úkolů určete, které úkoly jsou urgentní a které lze odložit.
3. Barevné označení úkolů: Použijte vlastní pole pro vizuální indikátory stavu
S ClickUpem můžete vytvořit vizuální GTD flowchart, abyste mohli sledovat průběh vašeho pracovního postupu. Vlastní pole ClickUp vám umožňují přidat ke každému úkolu konkrétní podrobnosti, jako je stav, priorita nebo úroveň náročnosti. Pomocí barevného kódování můžete vše přehledně uspořádat.
Přejděte do zobrazení úkolů a vytvořte vlastní pole pro zaznamenávání podrobností úkolů, jako je „Stav“ (např. úkol k provedení, v procesu, dokončeno) nebo „Priorita“ (např. vysoká, střední, nízká). Poté každému úkolu přiřaďte stav pomocí rozlišujících barev.
Zelená barva se tedy zobrazí vždy, když je dokončen úkol s vysokou prioritou, a červená barva pro úkol, který vyžaduje pozornost. To dodává vašemu GTD flowchartu další úroveň přehlednosti.
4. Vytvořte diagram: Použijte zobrazení tabule k znázornění úkolů v různých fázích.
Board View od ClickUp je výkonný nástroj ve stylu Kanban, který slouží k vizuální organizaci úkolů v různých fázích jejich plnění.
Nejprve vytvořte sloupce, které odpovídají klíčovým fázím GTD, jako jsou „Doručená pošta“ (kam se úkoly nejprve dostanou), „Další akce“ (úkoly, které plánujete řešit jako další), „Čeká se na“ (úkoly v pozastavení) a „Dokončeno“ (pro dokončené úkoly).
Jakmile zpracujete každý úkol, přetáhněte jej z jednoho sloupce do druhého a vytvořte tak dynamický GTD diagram, který odráží váš pokrok. To vám poskytne přehled v reálném čase o tom, co je v procesu, co čeká a co je hotové.
💡Tip pro profesionály: Zobrazení tabule můžete přizpůsobit přidáním dalších fází, jako je „Přezkoumat“ (pro úkoly, které vyžadují další zvážení) nebo „Někdy“ (pro nápady nebo projekty, ke kterým se chcete vrátit později). Nezapomeňte přidat sloupec „Hotovo“, abyste měli pocit úspěchu, když úkoly dokončíte.
5. Propojení s projekty: Propojte úkoly s konkrétními projekty, abyste je mohli snadno sledovat.
ClickUp vám umožňuje propojit jednotlivé úkoly s konkrétními projekty, takže vše zůstává propojené a máte snadný přístup k relevantním detailům.
U každého úkolu vyberte možnost přiřadit jej ke konkrétnímu projektu ve vašem pracovním prostoru ClickUp. Tím zajistíte, že při zobrazení projektu budou všechny související úkoly viditelné na jednom místě.
Propojením úkolů s projekty získáte širší kontext, můžete sledovat celkový postup projektu a vyhnout se nadbytečnosti nebo zmatkům.
6. Nastavte automatizace: Vytvářejte připomenutí a termíny
Proces GTD klade důraz na důležitost termínů a připomínek. Automatizace ClickUp vám umožňuje automaticky nastavovat termíny, odesílat připomínky a spouštět další užitečné akce na základě konkrétních podmínek – v rámci vaší mapy pracovního postupu GTD.
Nastavte si připomenutí pro týdenní revizi. Můžete vytvořit pravidla jako „Když se úkol přesune do sekce „Další akce“, nastav připomenutí na dva dny později“ nebo „Když je úkol po termínu, upozorni mě“.
Tyto automatizace vám pomohou udržet se na správné cestě bez nutnosti ručního zásahu. Můžete také vytvořit automatizace, které nastaví závislosti mezi úkoly, takže úkol B nelze zahájit, dokud není dokončen úkol A.
7. Plánujte kontroly: Používejte opakující se úkoly pro pravidelné kontroly a úpravy.
Metoda GTD doporučuje pravidelné kontroly, aby se zachovala organizace a udržela dynamika. Použijte opakující se úkoly v ClickUp k naplánování pravidelných kontrol a podle potřeby upravte svůj systém.
Nastavte si opakující se úkol s názvem „Týdenní revize“ nebo „Měsíční plánování“. To vás přiměje zkontrolovat svůj pokrok, přehodnotit priority úkolů a ujistit se, že je vše aktuální.
Během těchto kontrol se ujistěte, že úkoly odpovídají vašim cílům, a v případě potřeby proveďte úpravy – ať už se jedná o přeřazení úkolů, posunutí termínů nebo aktualizaci priorit.
8. Odlehčete si práci pomocí předem připravených šablon GTD
Šablona Getting Things Done (Simple List) od ClickUp vám pomůže spravovat větší projekty tím, že je rozdělí na menší související úkoly.
Díky předem připraveným zobrazením, jako jsou seznamy, kalendáře a tabule, můžete sledovat pokrok vizualizací svých úkolů v různých fázích dokončení.
Přizpůsobte si kategorie úkolů, nastavte úrovně priorit a přidejte termíny splnění – díky tomu bude snazší přizpůsobit šablonu vašemu GTD pracovnímu postupu.
Podle pokynů Davida Allena rozdělte každý úkol do příslušných kategorií a přiřaďte jim kontext. Roztřiďte každé pole úkolu na položky a seznamy, které lze realizovat, a ty, které nelze realizovat, například:
- Naplánováno: Zahrnuje zobrazení kalendáře ClickUp pro úkoly s časovým blokem.
- Seznam projektů: Pomáhá rozdělit úkoly a stanovit jejich priority.
- Referenční materiály: Pro budoucí úkoly
Časté výzvy a řešení při používání GTD
Některé běžné výzvy, které mohou profesionálové vyřešit pomocí mapy pracovního postupu GTD:
Případová studie 1: Multitaskingový podnikatel
Výzva: Zakladatelka startupu zastává několik rolí – vývoj produktů, marketing, fundraising a vedení týmu. Je zahlcena úkoly a snaží se zůstat soustředěná a dosáhnout pokroku na všech frontách.
Překonání výzvy pomocí GTD flowchartu
- Zaveďte digitální schránku, jako je Docs v ClickUp, abyste zachytili všechny nápady a úkoly.
- Vytvořte seznamy dalších akcí pro různé kontexty: @počítač, @telefon, @schůzka
- Seznam projektů použijte ke sledování různých iniciativ (funkce produktů, marketingové kampaně, prezentace pro investory).
- Delegujte úkoly na členy týmu a nastavte automatické připomenutí a termíny.
- Naplánujte si kontroly, abyste sladili úkoly s aktuálními obchodními prioritami v GTD flowchartu.
- Pomocí šablony Getting Things Done od ClickUp můžete stanovovat priority, sledovat a provádět úkoly na jednom centrálním místě.
Případová studie 2: Kreativní freelancer
Výzva: Grafik zvládá několik úkolů najednou, jako je dokončování projektů pro klienty, fakturace, rozvoj dovedností a hledání nových klientů. Potýká se s prokrastinací a dodržováním termínů.
Překonání výzvy pomocí GTD flowchartu
- Nejprve zaznamenejte všechny nápady a sepište referenční materiály v ClickUp Docs.
- Poté rozdělte tyto nápady na související úkoly a uspořádejte je pomocí předem připravených vlastních polí.
- Pomocí šablony Get Things Done Framework od ClickUp můžete úkoly řadit podle kontextu, termínů a náročnosti.
- Pomocí stavů vytvořte kategorie úkolů, například „otevřené“, „v procesu“, „k přezkoumání“ a „uzavřené“.
Implementujte GTD Flowchart pomocí ClickUp
Nyní je čas převzít kontrolu nad tím, co můžeme, s těmi správnými lidmi a ve správný čas.
Nyní je čas převzít kontrolu nad tím, co můžeme, s těmi správnými lidmi a ve správný čas.
GTD flowchart je skvělým řešením pro rozdělení složitých projektů na menší, relevantní úkoly, které mohou členové vašeho týmu řešit individuálně.
Nadšenci do produktivity používají mapu pracovního postupu GTD k eliminaci zbytečných nebo duplicitních úkolů a získání času na přemýšlení a kreativitu.
ClickUp usnadňuje a zpřístupňuje vytváření GTD flowchartu. Začněte ovládat svůj čas tím, že se zdarma zaregistrujete na ClickUp.