Spolupráce v malých firmách: Více než e-mail a Slack

Všichni víme, že k práci používáme příliš mnoho aplikací.

Ale tady je kontext, který vás ohromí: Nyní přepínáme mezi aplikacemi přibližně 1 200krát denně. 🤯

To znamená, že každý týden ztrácíme téměř 4 hodiny jen tím, že se musíme znovu orientovat ve všech těchto různých nástrojích. To je téměř desetina našeho pracovního týdne!!!

Pro malé firmy, zejména ty vzdálené, které jsou závislé na více nástrojích pro spolupráci, je to jako daň z produktivity, kterou platíte každý den. Na rozdíl od větších společností si nemůžete dovolit luxus v podobě dalších zaměstnanců, kteří by zaplnili mezery.

Proto se moderní vzdálená spolupráce nemůže omezovat pouze na Slack a e-mail. Tyto nástroje jsou skvělé pro komunikaci, ale nebyly vytvořeny pro řízení projektů, sledování odpovědnosti nebo udržování souladu mezi všemi členy týmu, když nikdo není ve stejné místnosti.

Tento blog vám ukáže, jak sjednotit roztříštěné pracovní postupy vašeho týmu do jednotného systému spolupráce – pomocí nástrojů pro spolupráci vzdálených týmů, které jsou vhodné pro malé firmy.

Jdeme na to!

Co jsou nástroje pro spolupráci vzdálených týmů?

Nástroje pro vzdálenou spolupráci týmů jsou digitální platformy pro rozptýlené týmy, které vám pomáhají komunikovat, spravovat projekty a sdílet soubory na jednom organizovaném místě. Jako centrální nervový systém vzdáleného nebo hybridního pracoviště tyto nástroje daleko přesahují rámec jednoduchého zasílání zpráv. Nabízejí strukturované prostředí, ve kterém se skutečně pracuje.

Mezi různé typy nástrojů pro vzdálenou spolupráci patří:

🤝 Přátelské připomenutí: I když můžete pro každou z těchto činností používat samostatné nástroje, konvergované pracovní prostředí – jednotná platforma, kde jsou společně uloženy projekty, dokumenty a konverzace – jako ClickUp kombinuje tyto kategorie do jedné platformy. S takovým nástrojem nemusíte neustále přepínat mezi aplikacemi, což umožňuje vašemu týmu soustředit se a udržovat jednotný přístup.

Proč malé firmy potřebují víc než jen Slack a e-mail

Pokud již používáte e-mail a možná i chatovací aplikaci jako Slack, práce by neměla být tak... neorganizovaná, že?

Ehm... špatně.

Ano, Slack a e-mail jsou skvělé v tom, co dělají. Ale byly vytvořeny pouze pro jeden účel: konverzace. Jsou skvělé pro rychlé aktualizace a vzájemnou komunikaci, ale neproměňují tyto konverzace v jasné další kroky.

Výsledek?

To vede k rozdrobení práce. Váš tým je nucen žonglovat s několika aplikacemi, které spolu nekomunikují... jen aby dokončil jeden jediný projekt.

📌 Pro pětičlenný tým to znamená více než 20 hodin týdně strávených koordinací. To je jako ztratit polovinu zaměstnance kvůli administrativnímu chaosu.

Proto potřebujete specializovaný systém pro spolupráci, který jde nad rámec e-mailů a Slacku a překlenuje propast mezi mluvením a konáním.

Výhody používání nástrojů pro spolupráci nad rámec e-mailu a Slacku

Přechod od e-mailů není jen „příjemným“ vylepšením – díky němu se práce stává lehčí. Projekty postupují rychleji, všichni jsou na stejné vlně a vy trávíte mnohem méně času rozplétáním zamotaných kabelů.

A to nejlepší? K tomu nepotřebujete IT tým. Správný nástroj pro spolupráci vám poskytne strukturu, aniž by přidal na složitosti.

Zde jsou hlavní výhody, které můžete očekávat ✨

Nejlepší nástroje pro vzdálenou spolupráci pro malé týmy

V ideálním světě byste měli jednu aplikaci, která by jednou provždy vyřešila spolupráci vašeho týmu. Ve skutečnosti ale pravděpodobně potřebujete několik aplikací, abyste byli co nejproduktivnější: zasílání zpráv, sledování projektů, dokumenty, možná dokonce i tabuli pro plánování.

Mohlo by se zdát, že najít dobré nástroje je náročné. Ještě těžší je však vyhnout se „únavě z nástrojů “, která vzniká v důsledku používání přílišného množství nesourodých aplikací.

Abychom vám pomohli lépe se rozhodnout (a vyhnout se přetížení aplikacemi), rozdělíme níže hlavní kategorie nástrojů pro virtuální spolupráci týmů.

👉🏼 A pokud se snažíte o dlouhodobé zjednodušení, vyplatí se podívat se na platformy vytvořené pro konsolidaci nástrojů, jako je ClickUp, které mohou pokrývat více kategorií v jednom propojeném pracovním prostoru (s integracemi, pokud je stále potřebujete).

Komunikační a zasílací platformy

Komunikační nástroje jsou základem každodenní práce na dálku. Jsou navrženy pro rychlou koordinaci: „Můžeš to zkontrolovat?“ „Jaký je stav?“ „Máme dnes schůzku?“

Slack, Microsoft Teams a Discord jsou oblíbené, protože usnadňují komunikaci, zejména díky integrovaným kanálům pro konkrétní projekty, vláknům a rychlým hovorům.

Ale je tu háček: zprávy nemají vestavěnou strukturu. Chatová konverzace může vypadat produktivně, ale skutečná práce zůstává nejasná, bez přiřazených odpovědností nebo termínů.

Potřebujete komunikační nástroj, který udržuje konverzace organizované a propojené s vašimi projekty.

Vyberte si komunikační nástroj podle těchto funkcí:

A pokud chcete naše doporučení nástroje, který umí vše výše uvedené (a ještě více!), vyzkoušejte ClickUp Chat! Je to jedna z nejlepších alternativ pro týmy, které chtějí komunikovat přímo ve svém projektovém pracovním prostoru.

V ClickUp Chat můžete:

Místo kopírování akčních položek do samostatného nástroje se váš chat stane přehlednou a prohledávatelnou vrstvou kontextu – přímo tam, kde váš tým již plánuje, vytváří a dodává.

Nástroje pro řízení projektů a sledování úkolů

Nástroje pro řízení projektů mění „měli bychom to udělat“ na „tady je plán, tady je odpovědná osoba, tady je termín“. Pomáhají týmům sledovat úkoly, přiřazení, závislosti, časové osy a pracovní postupy, aniž by se musely spoléhat na paměť.

Můžete si vybrat ze specializovaných nástrojů, jako jsou ClickUp for Project Teams, Asana, Trello a Monday. com. Jsou obzvláště užitečné pro malé týmy, které potřebují přehlednost, aniž by věci zbytečně komplikovaly.

Nevýhoda? Mimo ClickUp mnoho z nich stále spoléhá na samostatnou komunikační aplikaci, takže nakonec plánujete práci na jednom místě a diskutujete o ní někde jinde. Tak se fragmentace vrací zpět.

ClickUp Tasks řeší tento problém kombinací silného sledování projektů s integrovanou spoluprací. Váš tým může plánovat práci v různých zobrazeních, zatímco vlákna komentářů k úkolům udržují konverzaci vázanou na samotnou práci.

Získáte více než 15 zobrazení ClickUp pro správu projektů v závislosti na tom, jak váš tým uvažuje, například:

Sledování pokroku je díky panelům ClickUp jednoduché. Přidejte přizpůsobitelné karty pro sledování klíčových ukazatelů výkonnosti, jako jsou dokončené versus zpožděné úkoly, pracovní vytížení týmu a sprint burndown.

A díky automatizaci ClickUp můžete z projektových aktualizací odstranit zbytečnou práci. Nastavte automatizaci jednou pomocí nástroje if-then builder a sledujte, jak se úkoly přiřazují samy při změnách stavu a jak jsou vlastníci upozorněni, když jsou nahlášena rizika.

Klíčové funkce, které je třeba zhodnotit u nástrojů pro řízení projektů:

Malé firmy milují ClickUp pro správu projektů:

S ClickUp je vše na jednom místě, moji klienti mohou být uživateli a vytvářet úkoly, termíny a vkládat kopie a prvky pro zakázky – s automaticky přidanými termíny a synchronizací s mým kalendářem, když zadají datum. Sledování zakázek se dříve provádělo pouze prostřednictvím e-mailů a papírové stopy byly chaotické, nyní je vše spojeno s příslušným úkolem. ClickUp změnil ŽIVOT mé malé firmě jako osobě samostatně výdělečně činné.

A čísla mluví sama za sebe:

Spolupráce na dokumentech a sdílení souborů

Jsou znalosti vaší společnosti roztříštěny mezi Google Docs, Dropbox a lokálními pevnými disky? Když jsou vaše projektové briefy, SOP a poznámky z jednání uloženy v různých systémech, váš tým nakonec přeskakuje mezi nástroji a snaží se zapamatovat, kde je „konečná finální verze“.

Tímto způsobem nejenže vytváříte informační silosy, ale také ovlivňujete klíčové obchodní procesy. Zaškolování nových zaměstnanců se stává noční můrou a lidé mohou nakonec pracovat s zastaralými informacemi.

Není pochyb o tom, že nástroje jako Google Workspace, Notion, Dropbox Paper a Confluence jsou skvělé pro tvorbu obsahu, sdílení znalostí a budování interní wiki nebo znalostní báze.

Všechny tyto informace by však měly být k dispozici tam, kde pracujete. ClickUp Docs propojuje dokumentaci s prováděním. Dokumenty mohou být uloženy přímo vedle vašich úkolů a projektů, což usnadňuje přechod od plánování → psaní → provádění, aniž byste museli neustále přepínat mezi nástroji.

A pro týmy, které potřebují trochu pomoci s přenesením obsahu ze svých hlav na papír, nabízí ClickUp Brain, vestavěná kontextově orientovaná umělá inteligence ClickUp, veškerou podporu, kterou potřebujete. Použijte ji k psaní, shrnování a rychlejšímu vyhledávání odpovědí – zejména když potřebujete prohledat dokumenty, úkoly a konverzace najednou.

Nezapomeňte, že dobrý nástroj pro spolupráci na dokumentech by měl nabízet:

Vizuální spolupráce a whiteboarding

Někdy nejrychlejším způsobem spolupráce není psaní dalších zpráv, ale vizuální prezentace nápadů.

Právě v tom vynikají nástroje pro práci s bílou tabulí. Jsou ideální pro brainstorming, mapování pracovních postupů, plánování spuštění, skicování wireframů nebo přeměnu chaotických myšlenek na něco, co může vidět celý tým.

Nástroje jako Miro, FigJam a Lucidchart jsou skvělé pro:

Problémem je, co se stane po skončení schůzky u tabule.

Příliš často se tabule stává „muzeem skvělých nápadů“ a skutečná práce se musí znovu vytvořit někde jinde.

Potřebujete nástroj, který překlenuje propast mezi nápadem a realizací. Přesně k tomu slouží ClickUp Whiteboards. Váš tým může brainstormovat na nekonečném plátně a poté převést tvary na úkoly – včetně přiřazených osob a termínů – aniž by musel práci opakovat v jiném systému.

Toto video vám ukáže, jak na to:

Výkonný nástroj pro vizuální spolupráci, jako je ClickUp Whiteboards, zahrnuje:

Jak vybrat správný software pro spolupráci pro váš tým

Jste tedy připraveni přejít od e-mailů a Slacku k něčemu jinému. To je skvělé. 😄

Ale teď se díváte na miliony nástrojů, které všechny slibují „zefektivnění spolupráce“ a „zvýšení produktivity“.

Abyste se rozhodli správně (a vyhnuli se dalšímu zklamání z nového nástroje), použijte tento rychlý rámec:

Integrační možnosti

Váš tým již používá několik základních nástrojů – možná Google Calendar, QuickBooks, GitHub, Zoom, Google Drive, Figma a další. Váš nástroj pro spolupráci by vás neměl nutit tyto nástroje opustit. Měl by je propojit.

Pokud se nástroje nedají integrovat, skončíte se stejným problémem v novém hávu: soubory na jednom místě, úkoly na jiném, konverzace někde jinde... a nikdo neví, co je „zdrojem pravdy“.

Snadné použití a přijetí

Víme, že malé firmy jako ta vaše nemají čas na složité zavádění nových nástrojů – ani na 47minutové úvodní video. 🤷🏻‍♀️

Chcete něco, co váš tým rychle osvojí a s čím bude postupem času růst. Přehledné, intuitivní uživatelské rozhraní a jednoduché nastavení základních pracovních postupů (projekty, úkoly, dokumenty) jsou velkým přínosem. Ještě lepší jsou hotové šablony, díky kterým můžete začít, aniž byste museli každý proces vymýšlet od začátku.

I ten nejvýkonnější software na světě je k ničemu, pokud je pro váš tým příliš složitý. Malé firmy si nemohou dovolit trávit týdny školením a implementací. Potřebujete nástroj, který je intuitivní od prvního dne a umožňuje vašemu týmu okamžitě zvýšit produktivitu.

✅ ClickUp se zde osvědčuje, protože jej můžete zavádět postupně: začněte s úkoly + dokumenty a poté, co si váš tým zvykne, přidejte vlastní pole a automatizace. Díky vestavěné knihovně s více než 1000 šablonami můžete snadno a během několika minut vytvořit opakovatelné pracovní postupy.

Zákazníci ClickUp se shodují:

ClickUp má mnoho jedinečných funkcí a doplňků, které v jiných možnostech projektového řízení nenajdete, jako je sledování času, integrovaný chat a rozsáhlé možnosti správy zdrojů. Pokud jste malá firma nebo startup, ClickUp nabízí mnoho šablon a snadných způsobů, jak začít, aniž byste museli trávit hodiny investováním do vlastního nastavení. Získáte tak pocit vlastního velkého balíčku v přístupnějším produktu.

Díky intuitivnímu rozhraní je snadné začít s používáním hned od začátku, ale zároveň zůstává neuvěřitelně výkonný, jak se učíte a využíváte další funkce. Navíc se snadno integruje s mým e-mailem, kalendáři a CRM softwarem, což zlepšuje můj pracovní postup. Velmi užitečné jsou také dostupné šablony, které zjednodušují proces nastavení a šetří mi čas.

Škálovatelnost a ceny

Vaše malá firma nezůstane malá navždy. Nástroj pro spolupráci, který si dnes vyberete, by vám měl být schopen pomáhat i při růstu. To poslední, co chcete, je konečně se zorganizovat... a pak narazit na překážku, protože váš nástroj nezvládá nové týmy, nové pracovní postupy nebo složitější projekty.

Věnujte pozornost cenovým úrovním a tomu, co zahrnují. Mnoho „bezplatných“ tarifů má skryté omezení týkající se uživatelů, úložiště nebo funkcí, které vás donutí k upgradu dříve, než si myslíte. Vyberte si platformu, která nabízí jasnou a spravedlivou cestu k upgradu.

Bezpečnost a soulad s předpisy

Bezpečnost není jen problémem velkých podniků. Pokud pracujete s klienty, dodavateli, informacemi o zaměstnancích, fakturami nebo interními IP adresami, již máte citlivá data, která stojí za ochranu.

Práce na dálku s sebou nese i další rizika – sdílení souborů mezi zařízeními, přihlašování z různých míst a zvyk „rychle to poslat přes WhatsApp“.

Hledejte:

Vytvořte si sadu nástrojů pro vzdálenou spolupráci ve vaší malé firmě s ClickUp

Malé týmy nakonec tráví více času rekonstrukcí kontextu než posunováním projektů vpřed.

ClickUp řeší tento problém tím, že funguje jako konvergovaný pracovní prostor – jedna bezpečná platforma, kde může váš tým plánovat projekty, spolupracovat v reálném čase, dokumentovat rozhodnutí a sledovat pokrok. A díky AI zabudované do pracovního toku můžete postupovat rychleji bez nákladů a bezpečnostních rizik spojených s AI Sprawl.

Takto to vypadá v praxi:

Kdy použít chat, komentáře nebo dokumenty

I s nástrojem typu „vše v jednom“, jako je ClickUp, může být váš tým zmatený ohledně toho, kam umístit informace. Má být rychlá aktualizace chatovou zprávou nebo komentářem k úkolu? Kam zaznamenáte konečné rozhodnutí?

Zde je jednoduchý průvodce, který vašemu týmu pomůže vždy používat ten správný kanál 🛠️

Základní princip je jednoduchý: čím trvalejší nebo důležitější jsou informace, tím blíže by měly být práci, ke které se vztahují. Protože všechny tyto kanály existují v rámci ClickUp, může váš tým mezi nimi snadno přecházet.

Osvědčené postupy asynchronní spolupráce pro malé týmy

Práce na dálku (a flexibilní pracovní doba) mění způsob komunikace, zejména když téměř třetina schůzek nyní probíhá v různých časových pásmech. Už nestačí jen poklepat někomu na rameno a požádat o rychlou odpověď. Asynchronní spolupráce udržuje váš tým v souladu a produktivní, bez ohledu na to, kde a kdy pracují.

Přijetí přístupu „asynchronní komunikace na prvním místě“ znamená vytvoření návyků založených na jasné a zdokumentované komunikaci.

Skvělá vzdálená spolupráce nevzniká jen proto, že jste si vybrali správné nástroje. Vzniká proto, že si váš tým kolem nich vybuduje správné návyky. S několika záměrnými asynchronními postupy může vaše malá firma zůstat sladěná i při růstu – aniž by každá aktualizace znamenala další schůzku.

Jste připraveni sjednotit komunikaci, úkoly a dokumenty svého týmu do jednoho pracovního prostoru? Zaregistrujte se a získejte bezplatný účet ClickUp!

Často kladené otázky (FAQ)

Software pro řízení projektů se zaměřuje na organizaci úkolů a pracovních postupů, zatímco nástroje pro spolupráci týmů pokrývají širší komunikaci. Moderní platformy jako ClickUp kombinují obojí, takže si nemusíte vybírat.

Ano, konvergované pracovní prostředí jako ClickUp je navrženo tak, aby konsolidovalo váš interní chat, dokumentaci a správu úkolů. Pro externí komunikaci můžete stále používat e-mail, ale veškerá vaše interní práce může být na jednom místě.

Začněte s jedním problémovým bodem, například sledováním úkolů, místo toho, abyste se pokoušeli migrovat vše najednou. Nový nástroj používejte po krátkou dobu souběžně se starými systémy, aby si váš tým zvykl a poznal jeho výhody.

Základní plány jsou skvělé pro začátek, ale rostoucí firmy často potřebují pokročilé funkce, jako jsou neomezené integrace nebo vylepšené zabezpečení. Hledejte platformu s jasnou cestou k upgradu, která vám umožní škálovat bez překážek.