Věděli jste, že průměrný zaměstnanec přepíná mezi aplikacemi více než 3 600krát denně?
Moderní práce je studiem nekonečných otevřených záložek, izolovaných nástrojů a roztříštěných konverzací, které nás odvádějí od skutečné produktivity. Týmy jsou rozptýlené, někteří lidé pracují z domova, jiní z kanceláře a existuje více nástrojů než kdykoli předtím pro správu úkolů, komunikaci s kolegy a sdílení souborů.
Místo toho, aby nám nástroje usnadňovaly práci, nás však jejich nadměrné množství může zpomalovat. Téměř čtyři hodiny týdně ztrácíme přepínáním mezi aplikacemi. Začínáme den ve Slacku, přeskočíme do Google Meet, prohrabeme se Notionem, aktualizujeme Asanu a možná – možná – si právě stihneme vzpomenout, kde je uložen závěrečný retrospektivní report projektu.
Jednotné digitální pracoviště vše spojuje dohromady a je jedním z nejlepších triků pro zvýšení produktivity, které vám doporučujeme vyzkoušet.
V této příručce vysvětlíme, co je jednotné digitální pracoviště a jak vám pomůže zvýšit produktivitu. Představíme vám také everything app for work, aplikaci, která skutečně sjednotí vaše digitální pracoviště (uhodli jste správně – je to ClickUp !).
Co je jednotné digitální pracoviště?
Jednotné digitální pracoviště je jediný digitální hub, kde mají zaměstnanci přístup ke všemu, co potřebují k práci – nástrojům, souborům, zprávám a schůzkám.
Místo přeskakování mezi několika webovými aplikacemi mohou týmy spolupracovat, komunikovat a spravovat úkoly v efektivním, propojeném prostředí, které zachovává kontext a udržuje všechny na stejné vlně.
Je to víc než jen bezplatný software pro správu projektů. Spojuje správu projektů, chat, sdílení souborů, kalendáře a další nástroje do jedné platformy, která funguje na všech zařízeních. Ať už jste v kanceláři nebo pracujete na dálku, vše je přístupné a synchronizované.
Platformy jako Microsoft 365, Google Workspace a ClickUp jsou skvělými příklady jednotných digitálních pracovišť, zejména pokud se propojují s jiným softwarem pro vizuální spolupráci, jako je Slack nebo Zoom, nebo nabízejí nativní alternativy.
🧠 Zajímavost: Pravidlo 80/20 platí i pro digitální pracoviště – 80 % práce se obvykle točí kolem běžných funkcí, jako je řízení projektů, spolupráce a vyřizování případů. To znamená, že většina vašich pracovních postupů může běžet na jednotné platformě digitálního pracoviště. A zbývajících 20 %? To jsou specializované případy, které se nejlépe řeší pomocí specializovaných nástrojů.
Výhody jednotného digitálního pracoviště
Spolupráce na dokumentech v reálném čase, nástroje pro živý překlad, vícejazyčná chatovací rozhraní a revize návrhů podporované rozšířenou realitou jsou jen špičkou ledovce. Tyto nástroje nejen překlenují geografické rozdíly, ale také je činí neviditelnými. Díky sjednocené komunikaci jsou časová pásma jen čísla a hranice jen čáry. Budoucnost práce je globální a UC (sjednocená komunikace) je jejím pasem.
Spolupráce na dokumentech v reálném čase, nástroje pro živý překlad, vícejazyčná chatovací rozhraní a revize návrhů podporované rozšířenou realitou jsou jen špičkou ledovce. Tyto nástroje nejen překlenují geografické rozdíly, ale také je činí neviditelnými. Díky sjednocené komunikaci jsou časová pásma jen čísla a hranice jen čáry. Budoucnost práce je globální a UC (sjednocená komunikace) je jejím pasem.
Dobré nastavení digitálního pracoviště nejenže zajistí přehlednost, ale také změní způsob fungování týmů na všech úrovních. To vede k:
Vylepšená spolupráce mezi týmy
👀 Věděli jste? Dvě třetiny společností používají k řízení provozu pracoviště 6 až 40 různých řešení, což vede k izolovanosti dat a neefektivitě.
Izolované nástroje vedou k izolovaným týmům. Spolupráce se stává složitou a matoucí, když marketing funguje v jedné aplikaci, prodej v jiné a produkty v odděleném koutě internetu.
Jednotné pracovní prostředí tyto bariéry odstraňuje: všichni vidí stejné časové osy, poznámky a diskuse v reálném čase. Zpětná vazba se neztrácí mezi e-mailovými vlákny a přímými zprávami. Dokonce i mezifunkční týmy mohou spolupracovat, aniž by potřebovaly projektového manažera, který by fungoval jako překladatel.
Zvýšená produktivita zaměstnanců a automatizace pracovních postupů
Většina lidí není přepracovaná – jsou jen zaneprázdněni nesprávným druhem práce. Když máte vše na jednom místě, máte k dispozici veškerý kontext a propojení, abyste mohli automatizovat nudné úkoly.
Například díky automatizaci pracovních postupů založené na umělé inteligenci můžete úkoly z jednání okamžitě převést na konkrétní činnosti. Schvalování můžete směrovat automaticky, místo abyste museli kontaktovat jednotlivé osoby přes Slack. Můžete dokonce spouštět aktualizace a změny stavu v průběhu jednotlivých fází práce, a to bez jakéhokoli ručního zásahu.
Výsledek? Méně překážek, méně následných úkonů, nižší provozní náklady a více času na práci, na které opravdu záleží.
📮 ClickUp Insight: 50 % respondentů našeho průzkumu uvádí, že pátek je jejich nejproduktivnějším dnem. Může se jednat o jev typický pro moderní práci. V pátek bývá méně schůzek, což v kombinaci s kontextem nashromážděným během pracovního týdne může znamenat méně rušivých vlivů a více času na soustředěnou práci.
Chcete si udržet produktivitu na úrovni pátku po celý týden? Využijte asynchronní komunikaci s ClickUp, aplikací pro vše, co souvisí s prací! Nahrávejte svou obrazovku pomocí ClickUp Clips, získejte okamžité přepisy pomocí ClickUp Brain nebo požádejte AI Notetaker od ClickUp, aby za vás shrnul hlavní body schůzky!
Zabezpečený přístup a škálovatelná digitální infrastruktura
Používání deseti nástrojů také znamená žonglování s deseti potenciálními riziky v oblasti zabezpečení dat. Jednotné digitální pracoviště poskytuje IT oddělení a vedení přehled a kontrolu, které skutečně potřebují.
Pomáhá jim centralizovat správu přístupu a oprávnění, zavést integrované kontroly dodržování předpisů a auditu a zjednodušit nástup, odchod a škálování v závislosti na růstu týmů.
👀 Věděli jste, že... Podle studie „ “ (Rozptýlené pozornosti: Jak se lidé soustředí na práci) provedené Kalifornskou univerzitou v Irvine tráví lidé pouhé tři minuty prací na jednom úkolu, než přejdou k něčemu jinému. Ještě překvapivější je, že uživatelé tráví pouze dvě minuty prací s digitálním nástrojem, než přejdou k jinému, což jen podtrhuje, jak roztříštěná může být naše pozornost v nesourodém digitálním pracovním prostředí.
Jak vytvořit jednotné digitální pracoviště
Vytvoření jednotného digitálního pracoviště nezačíná softwarem, ale změnou myšlení. Cílem není přidávat další nástroje. Cílem je snížit tření, odstranit komunikační bariéry a sjednotit vše – úkoly, konverzace, soubory a rozhodnutí – do jednoho propojeného toku.
Zde je návod, jak takové prostředí vytvořit:
Výběr správných nástrojů pro komunikaci a řízení projektů
Týmy se příliš často spoléhají na jeden nástroj pro plánování, jiný pro chatování a další pro pracovní postupy v rámci řízení projektů. To fragmentuje spolupráci a zpomaluje provádění úkolů.
Proto je důležité vybrat platformu, která kombinuje komunikaci a správu projektů na jednom místě. V tomto případě nabízí přirozené řešení ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací.
Pro strukturovanou práci umožňují nástroje pro řízení projektů ClickUp týmům přiřazovat úkoly, vytvářet závislosti, spravovat časové osy pomocí Ganttových diagramů a vizuálně sledovat pokrok – to vše v jednom pracovním prostoru.
Představte si následující situaci: váš tým se připravuje na uvedení produktu na trh. Marketing čeká na aktualizované zprávy, design finalizuje úvodní stránku a technici jsou po kolena v poslední fázi kontroly kvality.
Všichni pracují rychle, ale aktualizace jsou roztroušené po Slacku, časové osy jsou v něčím tabulkovém procesoru a zadání projektu je v dokumentu Google Doc, který nikdo nemůže najít.
A teď si to všechno představte – na jednom místě.
S ClickUpem může váš tým vytvořit sdílený prostor pro spuštění.
- Úkoly ClickUp jsou uloženy v seznamech podle týmů, takže každý pracovník vidí přesně, za co je zodpovědný, včetně termínů a závislostí.
- Potřebujete přehled na vyšší úrovni? Přepněte na Kanbanovou tabuli nebo Ganttův diagram a odhalte úzká místa dříve, než nastanou.
- Chybějící briefing? Nyní je to živý dokument ClickUp Doc, přímo propojený s úkoly a aktualizovaný v reálném čase. Už žádné zmatení z různých verzí.
💡 Tip pro profesionály: Pomocí šablon znalostní báze v ClickUp můžete rychle vytvářet strukturované, snadno navigovatelné dokumenty, ke kterým má váš tým přístup, které může upravovat a propojovat napříč pracovními postupy, takže se informace nikdy neztratí v záplavě dalších informací.
- Navíc, kdykoli někdo dokončí úkol, ClickUp Automations jej může přesunout do další fáze, přeřadit nebo dokonce upozornit příslušnou osobu ve Slacku.
Pokud však dáváte přednost oddělení komunikace a práce, kontextové spolupráci, ClickUp Chat je navržen pro rychlou kontextovou spolupráci. Nahrazuje nesouvislé konverzace tím, že přináší týmové diskuse přímo do vašeho pracovního prostoru – už žádné přeskakování mezi Slackem a seznamy úkolů.
Jedním kliknutím převádějte zprávy na úkoly a pomocí ClickUp AI v chatu shrňujte diskuse, získávejte klíčové aktualizace a dokonce automaticky publikujte zprávy.
Můžete dokonce @zmínit kolegu v komentáři k úkolu nebo dokumentu a ten dostane okamžitě oznámení se všemi souvisejícími informacemi.
📮 ClickUp Insight: 48 % zaměstnanců tvrdí, že hybridní práce je nejlepší pro rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Vzhledem k tomu, že 50 % zaměstnanců stále pracuje převážně v kanceláři, může být udržování souladu mezi jednotlivými pracovišti výzvou. ClickUp je však navržen pro všechny typy týmů: vzdálené, hybridní, asynchronní a vše mezi tím.
Díky funkcím ClickUp Chat a Assigned Comments mohou týmy rychle sdílet aktualizace, poskytovat zpětnou vazbu a proměňovat diskuse v konkrétní kroky – bez nekonečných schůzek. Spolupracujte v reálném čase prostřednictvím ClickUp Docs a ClickUp Whiteboards, přiřazujte úkoly přímo z komentářů a udržujte všechny na stejné vlně, bez ohledu na to, odkud pracují!
💫 Skutečné výsledky: Společnost STANLEY Security zaznamenala 80% nárůst spokojenosti s týmovou prací díky nástrojům pro hladkou spolupráci ClickUp.
Díky propojení komunikace, sledování úkolů a dokumentace ClickUp nejen organizuje vaši práci, ale také udržuje váš projekt na správné cestě a váš tým v souladu.
Zajištění hladké integrace mezi aplikacemi
I v jednotném prostředí potřebuje váš tým přístup k nezbytným každodenním nástrojům, jako jsou Zoom, Google Drive nebo GitHub. Klíčem není jejich nahrazení, ale propojení.
Právě v tom vynikají platformy s silnými integračními schopnostmi.
Například ClickUp obsahuje více než 1 000 integrovaných funkcí, díky kterým můžete propojit vše od kalendářů a úložišť souborů až po vývojové nástroje a chatovací aplikace s vaším pracovním centrem. Ať už synchronizujete dokumenty z Google Drive nebo stahujete aktualizace z GitHubu, s integrovanými funkcemi ClickUp vaše práce pokračuje dál.
💡 Tip pro profesionály: Využijte mapování vlastních polí mezi integrovanými nástroji (například synchronizaci fází CRM se stavem projektu ve vašem pracovním prostoru). Tím zajistíte soulad mezi týmy prodeje, provozu a dodávek bez zbytečných aktualizací, což je obzvláště užitečné v podnikání založeném na službách nebo v pracovních postupech dodávek klientům.
Potřebujete větší kontrolu? Otevřené API ClickUp vám umožňuje vytvářet vlastní pracovní postupy, které přesně odpovídají vašim obchodním potřebám – automatizovat předávání úkolů, synchronizovat data napříč platformami nebo spouštět akce na základě změn úkolů.
Výsledek? Žádné další přepínání kontextu. Vše je tam, kde se pracuje.
👀 Věděli jste, že... Podle výzkumu počítačového vědce Geralda Weinberga může přepínání mezi úkoly snížit vaši produktivitu až o 80 %. Pokaždé, když přecházíte mezi nástroji nebo úkoly, váš mozek spotřebovává cennou energii jen tím, že se snaží znovu soustředit.
Implementace osvědčených postupů pro přijetí týmem
Výběr nástrojů je snadný. Ale přimět lidi, aby je důsledně používali? To je skutečná výzva.
Začněte zaváděním nových nástrojů prostřednictvím reálných pracovních postupů, nikoli abstraktních tutoriálů.
Místo toho, abyste svůj tým prováděli funkcemi ClickUp, mu například ukažte, jak vést týmovou schůzku pomocí ClickUp Whiteboards pro brainstorming, Docs pro poznámky a Tasks pro následné kroky.
A pak to udržujte:
- Vytvořte jasná pravidla spolupráce (např. aktualizace projektů se zadávají do úkolů, chatování probíhá v nástrojích pro spolupráci v reálném čase, nahrávání pomocí bezplatného nástroje pro nahrávání obrazovky bez vodoznaku ).
- Povzbuzujte týmy, aby si na platformě vytvořily každodenní návyky – přihlašování, přidělování úkolů a spolupráci, aniž by musely opustit pracovní prostor. Když se používání platformy stane zvykem, přestane být vnímána jako „další nástroj“. Stane se místem, kde se odehrává pracovní život.
- Použijte šablony k urychlení přijetí. Místo nastavování pracovních postupů od nuly může váš tým získat náskok a ušetřit čas díky předformátovaným dokumentům.
🧠 Zajímavost: ClickUp nabízí více než 1000 přizpůsobitelných šablon pro každý tým – od marketingových OKR po inženýrské sprinty.
- Nastavte oprávnění na základě rolí, aby každý člen týmu viděl přesně to, co potřebuje, ve vašem jednotném digitálním pracovišti.
- Vytvořte interní dokumentaci s pokyny k použití, osvědčenými postupy a odkazy na často kladené otázky, abyste podpořili přijetí a odpověděli na časté dotazy.
- Sledujte zapojení pomocí různých modulů a funkcí, abyste zjistili, kde týmy potřebují podporu nebo přeškolení.
Díky struktuře a podpoře vašich nástrojů zajistíte, že vaše digitální pracoviště nebude jen nastaveno, ale že bude skutečně využíváno.
Proč je ClickUp nejlepším řešením pro jednotné digitální pracoviště
Jste unaveni roztříštěnými nástroji, přepínáním kontextu a nekonečným přeskakováním mezi záložkami, jen abyste udrželi krok se svým týmem?
Většina „all-in-one“ platforem stále zaostává. ClickUp nikoli. Spojuje všechny části vašeho pracovního postupu – komunikaci, plánování, provádění a přemýšlení – do jednoho výkonného, přizpůsobitelného prostoru vytvořeného pro skutečnou spolupráci.
Teresa Sothcott, manažerka PMO ve společnosti VMware, to shrnuje naprosto výstižně:
Zefektivnění nastavení našich projektů pomocí jednotného nástroje proměnilo dvouhodinové skládání puzzle na rychlé 15minutové řešení.
Zefektivnění nastavení našich projektů pomocí jednotného nástroje proměnilo dvouhodinové skládání puzzle na rychlé 15minutové řešení.
All-in-one platforma s řízením úkolů, dokumenty, tabulemi a spoluprací v reálném čase
Podle průzkumu společnosti Gartner 47 % digitálních pracovníků uvádí, že mají potíže s hledáním informací, které potřebují k efektivnímu výkonu své práce. To znamená, že téměř polovina pracovníků je zpomalena – nikoli kvůli nedostatku úsilí, ale kvůli roztříštěným nástrojům a špatnému přístupu k informacím.
ClickUp vám nabízí skutečné centrální pracovní prostředí, ne jen soubor funkcí, které slouží ke správě více projektů.
Není divu , že 96,7 % týmů, které používají ClickUp, hlásí vyšší efektivitu, zatímco 87,9 % hlásí lepší spolupráci!
Recenze G2 potvrzuje:
Na ClickUp se mi nejvíc líbí, jak vše hladce funguje dohromady. Kombinace chatu, tabulek a prostorů nám umožňuje brainstormovat, přidělovat úkoly a sledovat práci na jednom místě. Je flexibilní, vizuální a vysoce přizpůsobitelný, což je ideální pro správu více týmů a projektů napříč odděleními. Funkce Wiki nám také pomohla nahradit roztříštěné SOP a dokumenty pro zaškolování nováčků jediným zdrojem pravdivých informací.
Na ClickUp se mi nejvíc líbí, jak vše hladce funguje dohromady. Kombinace chatu, tabulek a prostorů nám umožňuje brainstormovat, přidělovat úkoly a sledovat práci na jednom místě. Je flexibilní, vizuální a vysoce přizpůsobitelný, což je ideální pro správu více týmů a projektů napříč odděleními. Funkce Wiki nám také pomohla nahradit roztříštěné SOP a dokumenty pro zaškolování nováčků jediným zdrojem pravdivých informací.
Začněte s ClickUp Project Management: přiřazujte úkoly, stanovujte priority, vytvářejte Ganttovy diagramy, spravujte sprinty a vytvářejte dashboardy – vše na jednom místě.
Potřebujete spolupracovat na dokumentaci? ClickUp Docs vám umožňuje vytvářet krásné, sdílené dokumenty s vnořenými stránkami, živou editací, propojením úkolů a dokonce i vloženými widgety.
Chcete vizuálně brainstormovat? ClickUp Whiteboards jsou plně interaktivní a propojené s vašimi úkoly, takže poznámkové lístky se okamžitě stanou akčními položkami.
Můžete dokonce vyzkoušet šablony pro brainstorming, které vám pomohou nastartovat vaši schůzku, rychleji zmapovat nápady a proměnit kreativní chaos v organizované plány, aniž byste museli přepínat mezi nástroji.
A pro rychlou, kontextově bohatou a centralizovanou komunikaci je do každého úkolu a prostoru integrován ClickUp Chat. Je to více než jen zasílání zpráv – podporuje vlákna, @zmínky, reakce, přílohy a dokonce i vkládání, aby vše souviselo s prací.
Vysvětlujete něco složitého? Nahrajte svou obrazovku pomocí ClickUp Clips, přidejte hlasový komentář a vložte jej přímo do úkolu nebo konverzace. Je to rychlejší než psaní a snáze srozumitelné.
📮 ClickUp Insight: Práce by neměla být hádankou, ale příliš často jí je. Náš průzkum v oblasti správy znalostí zjistil, že zaměstnanci často ztrácejí čas prohledáváním interních dokumentů (31 %), znalostních bází společnosti (26 %) nebo dokonce osobních poznámek a screenshotů (17 %), jen aby našli to, co potřebují. Díky funkci Connected Search od ClickUp jsou všechny soubory, dokumenty a konverzace okamžitě přístupné z vaší domovské stránky, takže můžete najít odpovědi během několika sekund, nikoli minut.
💫 Skutečné výsledky: Týmy mohou díky ClickUp ušetřit více než 5 hodin týdně, což představuje přes 250 hodin ročně na osobu, a to díky odstranění zastaralých procesů správy znalostí. Představte si, co by váš tým mohl vytvořit s extra týdnem produktivity každý čtvrtrok!
Přizpůsobitelné pracovní postupy pro jakékoli odvětví nebo velikost týmu
ClickUp je modulární aplikace. Ať už se jedná o agilní produktové sprinty, vytváření marketingových kampaní nebo správu klientských účtů, můžete nastavit vlastní stavy, pole, typy úkolů, zobrazení a automatizaci tak, aby přesně odpovídaly vašemu pracovnímu postupu.
Od přehledů tabulek po časové osy, myšlenkové mapy, sledování pracovní zátěže a jednotné komunikační platformy – vše se aktualizuje v reálném čase. Díky oprávněním založeným na rolích a prostorům specifickým pro jednotlivé týmy můžete škálovat své obchodní procesy bez třenic a kompromisů. Je to ideální řešení jak pro rychle se rozvíjející startupy, tak pro strukturované podnikové týmy.
💡 Tip pro profesionály: Pro týmy, které spravují úkoly s velkým objemem (například podpora nebo prodej), nastavte automatické řazení úkolů podle priority ve vaší jednotné platformě. Použijte AI Assign a AI Prioritize v ClickUp k automatickému přiřazování a třídění úkolů podle naléhavosti nebo hodnoty, aby se kritické úkoly vždy dostaly na první místo.
Robustní integrace s předními nástroji, jako jsou Slack, Google Drive a Zoom.
S více než 1 000 integracemi ClickUp se nikdy nedostanete do slepé uličky. Propojte Slack, Google Drive, Zoom, Microsoft Teams, GitHub, Outlook, Notion – cokoliv vás napadne. Tyto integrace nejsou ani povrchní.
Tak můžete:
- Automaticky přeměňujte zprávy na úkoly pomocí nástrojů jako Slack a Microsoft Teams.
- Připojte soubory z Google Drive a zobrazte jejich náhled přímo v dokumentu.
- Spusťte hovor Zoom přímo z úkolu
- Propojte CRM, vývojářské nástroje nebo nástroje pro sledování času, aniž byste museli přepínat mezi záložkami.
- Pomocí integrací Make nebo Zapier od ClickUp vytvořte vlastní pracovní postupy napříč platformami.
- Využijte ClickUp Brain, nativní AI asistenta ClickUp, k získání a shrnutí strategických poznatků z propojených dat.
Automatizace a funkce založené na umělé inteligenci pro zvýšení provozní efektivity
Opakující se úkoly snižují produktivitu. ClickUp Automations je za vás vyřeší. Jeho automatizační engine bez nutnosti programování vám umožní vytvořit pracovní postupy typu „if-this-then-that“ během několika minut.
Jeden z nejlepších nástrojů pro zvýšení produktivity, který vám umožňuje automaticky přidělovat práci, aktualizovat stavy, odesílat upozornění nebo přesouvat úkoly mezi seznamy – a to bez použití rukou.
Ale to je jen začátek. ClickUp Brain přináší umělou inteligenci přímo do vašeho pracovního prostoru. Je to váš asistent pro psaní, generátor nápadů, shrnovač schůzek a vyhledávač znalostí – vše v jednom.
Pomocí nástroje pro psaní s umělou inteligencí můžete vytvářet návrhy, přepisovat aktualizace, překládat obsah nebo okamžitě najít odpovědi ukryté ve vašem pracovním prostoru. Dokonce automaticky generuje úkoly z jednání a komentářů.
A to nejlepší? Funguje také jako váš projektový manažer a správce znalostí – stará se o denní nebo týdenní porady, inteligentně přiděluje úkoly správným členům týmu a pomáhá vám stanovovat priority práce na základě údajů z vašeho pracovního prostoru a podmínek projektu.
Budoucnost práce: Plně propojená, bez námahy efektivní
Skutečně jednotné digitální pracoviště neznamená omezování vašich technologií, ale kombinování těch správných technologií.
Díky komplexnímu softwaru, jako je ClickUp, nejsou vaše dokumenty izolované – jsou přímo propojeny s vašimi úkoly, takže každá informace je využitelné.
Chaty vašeho týmu se stanou více než jen neúčelnou výměnou informací – podnítí rozhodnutí a urychlí pokrok. Nápady nezůstanou jen v brainstormingových sezeních, ale promění se v úkoly a projekty, které posunou váš tým vpřed, a to vše na jedné platformě.
Žádné zbytečnosti. Žádné třenice. Jen plynulý průběh.
Jste připraveni vyzkoušet sílu skutečně jednotného pracovního prostoru? Zaregistrujte se do ClickUp zdarma!