Dnes jsou virtuální schůzky stejně běžné a přijatelné, jako byla před deseti lety práce v kanceláři pět dní v týdnu.
Vzhledem k tomu, že 28 % zaměstnanců pracuje alespoň část času z domova, stala se práce na dálku pevnou součástí pracovního života. S ní přicházejí online schůzky a zajímavé prolínání formálního a neformálního stylu, s nímž si mnozí nevědí rady.
S tímto druhem komunikace však přichází i potřeba virtuálního kodexu chování. Jak zajistíte, aby se všichni účastníci hovoru cítili vyslyšeni, zapojeni a schopni účastnit se smysluplných konverzací?
Etiketa virtuálních schůzek pomáhá týmům zvýšit produktivitu, prezentovat se v tom nejlepším světle a budovat profesionální vztahy.
Čtěte dál a seznamte se s základními pravidly moderního chování při schůzkách, včetně toho, co je to etiketa virtuálních schůzek, jaké jsou její výhody a jakých je třeba dodržovat deset základních pravidel v jakémkoli profesionálním online prostředí.
Co je to etiketa virtuálních schůzek?
Etiketa virtuálních schůzek stanovuje standardy pro to, jak se mají týmy a vedoucí chovat a jak mají zacházet s ostatními během online schůzek. Představte si ji jako standardizovaný soubor pokynů, které mají zajistit profesionalitu napříč celou organizací. 🫱🏼🫲🏾
Při videohovorech s jinými odděleními, vedení úvodních schůzek k projektům nebo brainstormingu s týmem se od vás očekává dodržování správné etikety online schůzek. Etiketa organizace při vzdálených schůzkách souvisí s jejími základními hodnotami, filozofií a cíli. 🎯
Ačkoli některé aspekty mohou být specifické pro jednotlivé organizace, existují určitá obecná pravidla pro virtuální schůzky, která vám pomohou zanechat trvalý a pozitivní dojem na kohokoli, s kým se setkáte. ⬇️
Mějte na paměti, že vzájemný respekt a obecná obchodní etiketa nejsou nic nového! Existují však některé zásadní rozdíly mezi virtuálními a osobními schůzkami, které musíte zohlednit, abyste se drželi plánu, dodrželi časový harmonogram a byli informováni.
10 pravidel etikety virtuálních schůzek
I když máte pocit, že obecně dodržujete správnou etiketu virtuálních schůzek, jsou to právě malé detaily, které dělají ten rozdíl. Proto jsme sestavili tato pravidla etikety virtuálních schůzek pro jakékoli online obchodní prostředí.
Sdílejte je se svým týmem, abyste všichni společně mohli zvýšit úroveň svých online schůzek.
Navíc vás čeká spousta zdrojů, šablon a tipů, které vám poskytnou ještě větší podporu při osvojování této nové dovednosti. 😎
1. Seznamte se s platformou pro schůzky
Nejprve je důležité znát software pro videokonference, který používáte pro virtuální schůzky.
Pokud schůzku pořádáte, seznamte se předem s platformou pro virtuální schůzky, abyste se při používání softwaru cítili sebejistě. Pokud používáte nástroj, se kterým účastníci nejsou obeznámeni, buďte připraveni rychle odpovídat na dotazy a pomozte jim soustředit se na schůzku tím, že se nebudou muset zabývat technickými záležitostmi.
A když už jsme u toho… pokud vybíráte platformu pro schůzky, vyberte takovou, kterou lidé pravděpodobně již používali nebo kterou rychle přijmou. Může se jednat o nástroje pro videokonference, jako jsou Zoom, Microsoft Teams nebo Google Meet, nebo o integrovanou platformu, jako je ClickUp, která kombinuje chat, správu práce a řízení projektů.
💡Tip pro profesionály: Spusťte schůzku na Zoomu přímo z úkolu v ClickUp díky integraci ClickUp se Zoomem. Vedejte diskuse, aniž byste museli opustit svůj pracovní prostor, zatímco ClickUp automaticky upozorní všechny zúčastněné, aby se co nejdříve připojili.
Ujistěte se, že platforma podporuje možnost vytváření menších skupinových místností, sdílení obrazovky nebo spolupráci na sdílených zdrojích, pokud to vaše schůzka vyžaduje.
Používání dynamického softwaru pro řízení schůzek, jako je ClickUp, je skvělým způsobem, jak zajistit vždy hladký a produktivní průběh.
2. Připravte si program schůzky
Nemůžeme to dost zdůraznit – připravte se, připravte se, připravte se!
Připravte si plán schůzky ještě před jejím začátkem a vytvořte program, který vaší diskusi dá jasný směr od začátku do konce. Pro špičkové virtuální týmové schůzky sdílejte program schůzky s účastníky s dostatečným předstihem, aby měli čas si jej prostudovat, věděli, co mohou očekávat, a mohli přidat vše potřebné.
Pokud existují nějaké materiály, které si účastníci musí předem přečíst nebo na ně reagovat, aby se mohli zapojit do diskuse, sdílejte je také. Berte program online schůzky jako sadu pokynů a dejte účastníkům dostatek času a prostředků na přípravu.
Nejlepší způsob, jak se na virtuální schůzku připravit, je použít přizpůsobitelnou šablonu programu schůzky, která pokryje všechny vaše potřeby. Rozsáhlá knihovna šablon ClickUp je plná bezplatných zdrojů pro každou situaci – včetně této!
Využijte tuto šablonu pro celofiremní schůzky od ClickUp nebo šablonu pro zprávy výboru k jasnému sdělení cílů.
Obě šablony podporují transparentnost v rámci vašeho týmu nebo organizace a sjednocují členy ohledně klíčových cílů schůzky.
3. Respektujte čas ostatních
Za prvé, buďte přesní. ⏱
Jako organizátor schůzky není nikdy vhodné nechat svůj tým nebo potenciální klienty čekat.
Stejné pravidlo však platí i pro účastníky schůzky – nenechte hostitele čekat! Váš hostitel je s největší pravděpodobností jeden z vašich kolegů, člen jiného oddělení nebo manažer. Pravděpodobně s ním pracujete každý den nebo jste s ním dokonce přátelé. Projevte mu respekt, který si všichni zasloužíme, tím, že se dostavíte připraveni zahájit schůzku v plánovaném čase.
Pokud patříte mezi ty, kteří někdy bojují s každodenním časovým managementem, použijte ClickUp k nastavení připomenutí! Vaše budoucí já vám za tuto radu poděkuje. 🙌🏼
Navíc, všichni máme nabité diáře, ale díky nástrojům, jako je tato interaktivní šablona týmového rozvrhu od ClickUp, budou všichni členové týmu vždy v obraze, kdy a jaké schůzky je v následujících týdnech čekají.
📮ClickUp Insight: Data z našeho průzkumu efektivity schůzek ukazují, že 25 % schůzek se v průměru účastní 8 nebo více lidí. Zjistili jsme také, že průměrná schůzka trvá přibližně 51 minut. Tyto velké schůzky mohou na úrovni organizace znamenat minimálně 6 až 8 hodin společného času stráveného na schůzkách týdně. Co kdybyste to mohli zkrátit? ClickUp mění způsob, jakým týmy komunikují! Místo zdlouhavých schůzek spolupracujte přímo v rámci úkolů pomocí komentářů, příloh, hlasových poznámek, videoklipů a dalších funkcí – vše na jednom místě. 💫 Skutečné výsledky: Globální týmy společnosti STANLEY Security již ušetřily více než 8 hodin týdně na schůzkách a aktualizacích díky naší všestranné aplikaci pro práci!
4. Oblékněte se pro úspěch
Ať už jste v kanceláři nebo online, je velmi důležité se vhodně oblékat. Správná etiketa doporučuje, abyste na videokonferenci nosili to, co byste nosili v osobním pracovním prostředí.
Dobrou zprávou však je, že u virtuálních schůzek máte určitou volnost, protože obrazovka je oříznuta výrazně nad pasem – což znamená, že ano, ty Uggs si můžete obout!
Vaše oblečení na virtuální schůzky by nemělo jen dobře vypadat, ale mělo by také ladit s charakterem samotné schůzky. Vyhněte se rušivým šperkům, vzorům, které na videu nevypadají dobře, nebo tričkům s potiskem, které ostatní nemusí pochopit.
5. Vyhněte se rozptylování
Soustřeďte se na probíhající schůzku a vyhněte se nutkání dělat více věcí najednou. Před schůzkou nezapomeňte:
- Odložte telefon
- Vypněte televizi nebo hudbu
- Vypněte všechna oznámení
- Zavřete všechny nepotřebné záložky
A prosím, pro dobro všeho dobrého a produktivního, během hovoru nejezte.
Sdílíte svou obrazovku? Než ji sdílíte, zkontrolujte, co na ní máte. Mít otevřených 1 000 záložek nevypadá dobře. I když by to nebylo poprvé, co někdo omylem sdílel citlivé firemní informace, soukromou konverzaci na Slacku nebo svůj playlist na Spotify, určitě nechcete, aby se to stalo právě vám.
Přečtěte si také: Jak komunikovat a sdílet nápady s členy týmu
Chaotické pozadí je dalším častým rušivým prvkem, který narušuje soustředění během virtuálních schůzek. Pokud jste v kavárně, hlídáte děti nebo sdílíte kancelářský prostor se svým partnerem, vyberte si alternativní pozadí nebo použijte efekt rozostření, aby se vy i všichni ostatní účastníci schůzky mohli plně soustředit na jednání.
Hledejte něco čistého, minimalistického a neutrálního. Pak se můžete soustředit na to, abyste ve svém domě našli místo s nejlepším osvětlením, místo toho, abyste hledali esteticky nejpříjemnější stěnu.
Není však třeba prohledávat internet, abyste našli jedno z těch dokonalých pozadí!
Klikněte na obrázky níže a uložte si tyto bezplatné pozadí, abyste se vyhnuli rušivým vlivům v podobě lidí procházejících se v pozadí vaší důležité prezentace. 📩
6. Vězte, kdy mluvit a kdy poslouchat
Aktivní naslouchání dává každému jednotlivci šanci promluvit a ukazuje, že vám záleží na tom, co má na srdci.
Organizátor schůzky a účastníci musí najít rovnováhu mezi mluvením, posloucháním a kladením otázek s cílem porozumět druhému – a ne ho shazovat. Otevřenost a otevřená komunikace pomohou všem zúčastněným vytěžit z konverzace co nejvíce!
Zde je několik dalších tipů k etiketě při virtuálních schůzkách týkajících se mluvení během hovorů:
- Mluvte sebevědomě, ale stručně
- Vyhněte se opakování nebo přílišnému zdůrazňování svého názoru
- Nechte mikrofon vypnutý, pokud zrovna nemluvíte
- Otázky si nechte až na konec diskuse, pokud o ně hostitel nepožádá
Dalším problémem, se kterým jsme se všichni při virtuálních schůzkách setkali, je obávané zpoždění zvuku. 🙄
Ať už je vaše wifi jakkoli silné, během online schůzek dochází občas k výpadkům připojení! Abyste se vyhnuli tomu, že budete někomu skákat do řeči nebo narušovat plynulost konverzace, použijte pokud možno funkci zvednuté ruky na vaší platformě, nebo dejte najevo svůj zájem o slovo v chatu. 🙋🏼♀️
7. Omezte si psaní poznámek na minimum
I když máte ty nejlepší úmysly, vyhněte se pořizování podrobných poznámek z jednání, pokud k tomu nejste výslovně vyzváni. Místo toho se držte klíčových bodů konverzace a zápis z jednání si projděte později, pokud ve vašich poznámkách budou nějaké zjevné mezery.
Hlavní výhodou virtuálních schůzek je možnost nahrát celou schůzku nebo vytvořit její shrnutí. Využijte tyto funkce k tomu, aby byla samotná schůzka co nejúčinnější – časté pauzy v konverzaci narušují tok informací, zpomalují program schůzky a plýtvají drahocenným časem.
Jako organizátor schůzky pověřte člena svého týmu, aby pořizoval zápis ze schůzky, a informujte účastníky, že jim bude rozeslán ihned po skončení schůzky. To vám i účastníkům pomůže soustředit se na schůzku a vy se tak vyhnete opakování stejných informací!
💡Tip pro profesionály: Díky ClickUp Docs mohou účastníci společně vytvářet poznámky a jedním kliknutím je proměnit v konkrétní úkoly díky integrované funkci pro vytváření úkolů.
Zápisy ze schůzek shrnují rámec a klíčové body důležitých schůzek. Jsou sdíleny se všemi zúčastněnými a udržují váš pokrok v popředí, aby bylo možné rychleji provádět následné kroky a akční položky.
Díky nástrojům, jako je naše šablona zápisu ze zasedání představenstva a šablona zápisu ze schůzky od ClickUp, bude tento proces organizovanější a efektivnější. Šablony obsahují přizpůsobitelné, předem připravené stránky pro správu týmů, poznámek a detailů v rámci společného dokumentu ClickUp Doc!
Chcete se dozvědět více o tom, jak zápisy ze schůzek mohou zvýšit vaši produktivitu? Podívejte se na tohoto praktického průvodce, jak vždy sepsat efektivní zápis ze schůzky !
💡Tip pro profesionály: Ušetřete po schůzce drahocenný čas tím, že necháte ClickUp Brain shrnout vaše poznámky ze schůzky a vytvořit úkoly a podúkoly v ClickUp. Pokud jste schůzku nahráli, Brain pro vás může nahrávku také přepsat a přeložit!
8. Dlouhá schůzka? Naplánujte si přestávky
Pokud víte, že schůzka bude dlouhá, naplánujte do programu krátkou přestávku.
Dopřejte sobě i svým kolegům chvilku oddechu od obrazovky, dejte si něco k jídlu nebo se protáhněte. Rozhovor to nijak nenaruší – naopak ho to výrazně zlepší! Krátké přestávky pomohou všem udržet si dobrou náladu a zabrání únavě či bolestem hlavy.
Nemusí to trvat dlouho, stačí si v ClickUp nastavit časovač na pět minut a otevřít si sodovku, protože si to zasloužíte.
A pokud na schůzce, které se účastníte, není uvedeno, zda budou přestávky, stačí v chatu napsat „brb!“, pokud si potřebujete oddechnout. Je to tak jednoduché. 💬
9. Nechte prostor pro otázky
Zařaďte do programu schůzky část věnovanou otázkám a odpovědím, aby měli vaši kolegové dostatek času na to, aby si v duchu připravili otázky, vyjádřili své názory nebo předložili návrhy.
Pokud jste si všechna tato pravidla etikety virtuálních schůzek vzali k srdci, pravděpodobně jste právě dokončili obsáhlou a poutavou konverzaci – počítejte s tím, že k ní budou mít lidé co říct. 🙂
💡Tip od profesionála: Vyzvěte účastníky schůzky, aby se na vás obraceli s dotazy, nápady nebo připomínkami i po skončení schůzky.
10. Udělejte závěrečnou poznámku
Ukončete svou virtuální schůzku na vysoké notě tím, že si vyhradíte pár minut na její správné zakončení.
Než se vaši kolegové odhlásí, stručně si projděte bezprostřední další kroky, jak a kdy budete navazovat, případné výstupy a časový plán do budoucna.
💡Tip pro profesionály: ClickUp vám pomůže delegovat úkoly z dokumentů, tabulek, komentářů a dalších zdrojů, abyste se do nich mohli pustit bez zbytečného zdržování! Proměňte text, nahrávky obrazovky a objekty v úkoly přímo propojené s vašimi pracovními postupy, abyste zvýšili efektivitu a udrželi dynamiku schůzky.
A pak – a to je nejdůležitější – poděkujte svému týmu za čas, který vám věnoval! Všichni jste dnes odvedli skvělou práci. 👏
Proč je etiketa virtuálních schůzek důležitá?
Etiketa virtuálních schůzek udává profesionální tón pro schůzky na dálku a podporuje silné pracovní vztahy. Zde je několik důvodů, proč je dodržování pravidel virtuálních schůzek nezbytné:
- Dodržování správné etikety prokazuje profesionalitu, což pomáhá budovat důvěru a kredibilitu mezi kolegy, klienty nebo zainteresovanými stranami
- Věnování času, úsilí a promyšlení schůzky před jejím konáním ukazuje vašemu týmu, vedoucím a potenciálním klientům, že je respektujete. Navíc to zajišťuje hladký průběh schůzek díky přípravě a vedení konverzace
- Virtuálních schůzek se často účastní lidé z různých míst a časových pásem. Dodržování správné etikety, jako je dochvilnost, vypnutí mikrofonu, když nemluvíte, a soustředění se na dané téma, minimalizuje rušivé vlivy a zajišťuje, že schůzka bude soustředěná a efektivní
- Dodržování osvědčených postupů při virtuálních schůzkách – jako je dávání slova ostatním, vyhýbání se přerušování a ohleduplnost k kulturním odlišnostem – podporuje prostředí vzájemného respektu a spolupráce
- Správná etiketa, jako je používání čistého zvuku a obrazu, udržování očního kontaktu (prostřednictvím kamery) a aktivní zapojení, zajišťuje, že komunikace je efektivní a všichni mohou bez problémů sledovat, o čem se mluví.
- Organizovanost, vyhýbání se multitaskingu a dodržování programu schůzky pomáhají účastníkům udržet si soustředění. To snižuje frustraci a stres, zejména při schůzkách, které na sebe navazují.
Bez těchto pravidel je snadné promarnit cenné minuty nebo dokonce hodiny vašeho týdne na schůzce, kterou „stačil vyřídit e-mail“. A i když je příjemné vidět členy našeho týmu na obrazovce, existují smysluplnější způsoby, jak můžeme všichni trávit svůj čas. ⏳
Promyšlená etiketa virtuálních schůzek ponechává dostatek času na poslech, přemýšlení a vzájemnou komunikaci. To nejen buduje důvěru mezi účastníky, ale také připravuje všechny na úspěch tím, že jim dává vědět, co mohou očekávat od vás a co vy očekáváte od nich.
Často kladené otázky a tipy k etiketě při virtuálních schůzkách
Co je při virtuálních schůzkách vhodné a co nikoli?
Virtuální schůzky často kladou na účastníky jiné požadavky než schůzky osobně. Aby se všichni drželi tématu a přispívali do diskuse, je třeba dodržovat následující zásady etikety:
Co dělat
- Buďte přesní. Přihlášení se do virtuální schůzky o pár minut dříve vám umožní provést případné technické přípravy.
- Zůstaňte soustředění. Věnujte pozornost mluvčímu, jako byste byli na schůzce tváří v tvář.
- Vypněte mikrofon, když nemluvíte. Pomůže to omezit hluk v pozadí.
- Pokud je to možné, používejte video. Pomáhá to vytvořit osobnější interakci.
- Zúčastněte se z tiché, dobře osvětlené místnosti. Čisté prostředí bez rušivých vlivů pomáhá všem udržet pozornost.
- Připravte se předem. Pokud máte prezentaci, ujistěte se, že máte všechny podklady připravené ještě před začátkem schůzky.
Co nedělat
- Nesnažte se dělat více věcí najednou. Je to nezdvořilé a může to vést k tomu, že vám uniknou důležité informace.
- Nepřerušujte. Nechte ostatní dokončit myšlenku, než začnete mluvit.
- Během schůzky nejezte. Může to rušit a působit neprofesionálně.
- Nezapomeňte si zkontrolovat techniku. Předem se ujistěte, že vám správně funguje připojení k internetu, mikrofon a kamera.
- Neodcházejte náhle. Pokud potřebujete odejít z jednání dříve, informujte o tom předem organizátora.
Jak se chovat při virtuálním setkání a pozdravu?
Virtuální setkání a seznámení je skvělý způsob, jak navázat vztah se svými kolegy, i když pracujete na dálku. Zde je několik tipů pro úspěšná virtuální setkání a seznámení:
- Pozdravte účastníky jednotlivě. Každý rozhovor začněte tím, že se představíte a zeptáte se druhé osoby, jak se má.
- Buďte struční a výstižní. Snažte se udržet konverzaci zaměřenou na dané téma a vyhýbejte se odbočkám.
- Buďte aktivním posluchačem. Poslouchejte pozorně a věnujte pozornost komentářům druhé osoby.
- Ujistěte se, že víte, jak tuto technologii používat, aby všichni mohli komunikovat v reálném čase bez přerušení nebo technických potíží
- Dávejte pozor na řeč těla. I když vidíte jen tváře ostatních, řeč těla stále hraje důležitou roli. Udržujte správné držení těla a dávejte pozor na mimiku.
- Konverzaci zdvořile ukončete tím, že poděkujete druhé osobě za její čas a vyjádříte svůj záměr se v budoucnu znovu spojit.
Jak se jako účastník chovat při virtuálních schůzkách?
Účastníci schůzky hrají důležitou roli při zajišťování úspěchu virtuálních schůzek. Zde je několik tipů pro správnou etiketu při videokonferencích z pohledu účastníka:
- Buďte připraveni. Přečtěte si všechny materiály, které vám byly zaslány před schůzkou, a přijďte připraveni s otázkami nebo připomínkami.
- Zapojte se do diskuse. Nebojte se promluvit a sdílet své názory na dané téma.
- Zůstaňte soustředění. Vyhněte se multitaskingu, protože může rozptylovat všechny zúčastněné
- Buďte ohleduplní. Pozorně naslouchejte a chovejte se zdvořile k ostatním účastníkům diskuse
- Sdílejte svou obrazovku. Pokud máte materiály, které je třeba sdílet, nezapomeňte sdílet svou obrazovku se všemi účastníky, aby mohli sledovat, o čem se mluví.
- Využívejte technologie vhodným způsobem. Před zahájením schůzky se ujistěte, že všichni účastníci vědí, jak dané technologie používat.
- Držte se tématu a nebojte se vrátit konverzaci zpět k jádru věci, pokud se začne příliš vzdalovat od daného tématu.
👀Chcete další užitečné tipy pro efektivní schůzky? Přečtěte si tyto články:
Zajistěte si produktivní virtuální schůzky s ClickUp
Ať už jsou vaše schůzky jakkoli formální nebo časté, pravidla etikety virtuálních schůzek, která jsme vám představili, zajistí, že budete vysílat správný signál. Vaše snaha bude patrná všem zúčastněným a ať už jste hostem nebo hostitelem, čas, který do toho vložíte, bude oceněn a desetinásobně se vám vrátí!
Stačí jen projevovat respekt vůči svým kolegům. 💜
Využijte zdroje ClickUp dostupné v tomto blogu k zvýšení vaší celkové produktivity a stanovení standardů etikety virtuálních schůzek, které byste vy a váš tým měli vždy dodržovat. Pokud chcete, aby vaše schůzky byly ještě produktivnější, ClickUp vám nabízí:
- Tabule ClickUp pro virtuální brainstorming a sdílení nápadů během online schůzky
- Kalendář v ClickUp, který můžete propojit se svým kalendářem Google a spravovat tak své schůzky z jednoho místa
- Chat ClickUp, který spojuje audio a video hovory, skupinový chat, okamžité zasílání zpráv a další funkce
- Integrace se všemi aplikacemi, které denně používáte při práci
- ClickUp Clips pro pořizování a sdílení nahrávek obrazovky
Plán ClickUp „Free Forever“ vám poskytuje přístup ke všem výše uvedeným šablonám, spoustě funkcí pro spolupráci při řízení schůzek, více než 1 000 integracím a mnohem více! To vše zcela zdarma. 💸
Zaregistrujte se a vyzkoušejte ClickUp pro vaše virtuální schůzky ještě dnes!