Jak vytvořit kontrolní seznam pro implementaci SaaS

Nasazení produktu SaaS není tak jednoduché jako stisknutí tlačítka. Vyžaduje to sladění vašich cílů, pečlivé zhodnocení vašich současných systémů a vytvoření jasného plánu pro každou fázi – před spuštěním, během něj i po něm.

Pokud tyto kroky přeskočíte, riskujete zpoždění, nedorozumění nebo, v horším případě, že lidé tento nástroj vůbec nepřijmou. Dobrá zpráva? S správným kontrolním seznamem se těmto nástrahám můžete vyhnout a začít s jistotou.

V tomto článku si projdeme kroky, které vedou k úspěšné implementaci SaaS. Budeme také diskutovat o souvisejících výzvách a osvědčených postupech, které můžete použít k optimalizaci procesu (bez dopadu na vaše obchodní operace).

Pojďme začít.

Co je implementace SaaS?

Implementace SaaS se týká strategického procesu plánování, provádění a monitorování nasazení produktu SaaS v rámci organizace. Začíná definováním obchodních potřeb nástroje a pokračuje hladkou integrací, přijetím a neustálým zlepšováním jako součásti vašeho širšího technologického stacku.

Kontrolní seznam pro implementaci SaaS

V prostředí IT a vývoje softwaru se pracovní postupy mohou v jednotlivých odděleních značně lišit – design, vývoj, kontrola kvality, testování a další. Výzvy v oblasti produktového managementu se však často překrývají, například neefektivní předávání a sdílení znalostí.

Nasazení nového řešení SaaS vyžaduje promyšlený přístup. Jasný a praktický kontrolní seznam vám pomůže při implementaci.

Před implementací: Plánování a příprava

1. Definujte obchodní cíle

Musí existovat pádný důvod, který vede k potřebě nového softwaru. Jaký konkrétní problém se snažíte vyřešit?

Například, potýká se váš tým s nedodržováním termínů kvůli špatné přehlednosti úkolů, revizí kódu a implementačních pracovních postupů? Nebo možná dochází k neshodám v komunikaci mezi vývojáři a QA kvůli nesourodým nástrojům?

Ať už je to cokoli, mějte jasno ve svém cíli. V opačném případě může implementace rychle sejít z kurzu, což povede ke ztrátě času a úsilí.

Pomocí ClickUp Goals můžete své cíle převést na konkrétní úkoly. Můžete vytvářet cíle typu pravda/nepravda, finanční nebo číselné, definovat termíny a sledovat pokrok pomocí týdenních scorecardů.

Seskupte a roztřiďte své cíle s podrobnými popisy, aby vy i váš tým přesně věděli, na čem všichni pracují.

2. Posouzení aktuálního technologického stacku

Před implementací nového produktu SaaS důkladně zkontrolujte svůj současný softwarový ekosystém. Identifikujte všechny nástroje, které používá každé oddělení, a zdůrazněte překrývající se funkce nebo neefektivnosti.

Například více týmů může používat různá řešení pro správu úkolů, která nejsou dobře integrována. Takovéto izolované nastavení může vést k nesrovnalostem v datech a zpomalení spolupráce.

Uspořádejte si své poznatky pomocí ClickUp Docs, flexibilního nástroje pro dokumentaci vašich technologií. Vytvářejte vnořené stránky, vkládejte tabulky a přiřazujte komentáře v ClickUp, abyste mohli efektivně strukturovat a analyzovat informace.

Propojte úkoly přímo s vaším dokumentem, abyste zefektivnili další kroky, jako je plánování týmových diskusí.

3. Zajistěte si podporu zainteresovaných stran

Implementace SaaS vyžaduje finanční investice a není to tak jednoduché, jako se přihlásit k odběru nástroje, nasadit jej a okamžitě začít pracovat bez problémů. Během přechodného období, než dosáhnete stabilního pracovního postupu, pocítíte určité narušení.

Proto je důležité získat včasnou podporu od zainteresovaných stran. Jejich souhlas může rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu procesu zavádění.

⚠️ Jak je tedy přesvědčit?

Předložte obchodní případ pro změnu podložený daty. Ukažte například, jak automatizace ručního reportování aktualizací stavu úkolů nebo postupu nasazení může vašemu týmu ušetřit 10 hodin týdně.

Předem prodiskutujte potenciální problémy, jako jsou požadavky na školení o produktu a rozpočtová omezení. Můžete dokonce sdílet nástroje, které máte na mysli, a poskytnout jim jasnou představu o implementační strategii a o tom, jak strmá může nebo nemusí být křivka učení.

ClickUp Whiteboards se hodí pro brainstorming, vytváření akčního plánu, mapování pracovních postupů týmu a stanovení časového rámce. Přidejte kontext ke své práci propojením s úkoly, soubory, dokumenty a dalšími.

Můžete také podpořit aktivní účast tím, že pozvete zainteresované strany, aby přispěly svými postřehy a zpětnou vazbou přímo na tabuli, a vytvořili tak podporu již od samého začátku.

4. Vyhodnoťte dodavatele SaaS a požádejte o ukázky

Nyní, když máte souhlas, je čas vybrat správný nástroj SaaS. Nezaměřujte se pouze na funkce, které nabízí, ale také zkontrolujte, zda je v souladu s vašimi obchodními cíli a zda se integruje do vašich pracovních postupů.

Aby byla tato část procesu snazší, vytvořte seznam funkcí, které jsou „nezbytné“ a „vítané“, na základě kroků 1 a 2.

Například hodnotíte dvě řešení SaaS pro sledování projektů.

Jeden nabízí vysoce přizpůsobitelné řídicí panely, ale postrádá integraci s vaším CI/CD pipeline, zatímco druhý poskytuje okamžitou integraci s GitHubem a podporuje správu sprintů a dokumentaci produktu.

⚠️ Jak si vybrat ten správný?

Vytvořte systém váženého bodování, abyste mohli pomocí seznamů z ClickUp Views stanovit priority toho, co je pro vás nejdůležitější.

Vytvořte srovnávací tabulku, ve které zdůrazníte silné a slabé stránky dodavatelů, například:

Tyto atributy můžete třídit, filtrovat a seskupovat, abyste mohli efektivně hodnotit dodavatele.

Plánujte a spravujte termíny ukázek pomocí kalendáře ClickUp, zatímco vyberete dodavatele. Přetahujte názvy dodavatelů v rámci platformy pro snadné plánování a zahajujte schůzky pomocí integrace Google Calendar a Zoom.

Využijte ukázky k projednání konkrétních případů použití ve vaší organizaci. Zeptejte se například: „Jak vaše platforma řeší závislosti úkolů mezi jednotlivými odděleními?“

Analýzou možností dodavatelů v rámci softwaru pro správu SaaS, jako je ClickUp, získáte přehled potřebný k tomu, abyste se mohli s jistotou rozhodnout.

5. Naplánujte práci a rozdělte odpovědnosti

Jakmile dokončíte průzkum platforem SaaS, stanovte jasný časový plán, aby implementace proběhla podle plánu. Rozdělte projekt do fází, jako jsou „Nastavení systému“, „Migrace dat“, „Školení týmu“ a „Spuštění“, a pro každou z nich stanovte termín.

Dále přiřaďte členům svého týmu odpovědnosti. Například vaši IT pracovníci mohou mít na starosti technickou implementaci, jako je migrace správných dat bez ztráty nebo duplikace. Váš vývojový tým možná bude muset usnadnit přijetí nástroje v rámci svých týmů.

Zobrazte si celý časový plán projektu pomocí Ganttových diagramů ClickUp. Kaskádové zobrazení poskytuje jasný přehled o závislostech úkolů a pomáhá vám:

Pomocí Ganttových diagramů můžete sledovat průběh v reálném čase a zajistit plynulý pracovní postup v každé fázi.

Pro podrobnější přístup použijte šablonu plánu implementace projektu ClickUp, abyste:

Stáhnout tuto šablonu

Naplánujte si pravidelné kontroly, abyste mohli sledovat pokrok a včas řešit případné překážky, a zajistili tak hladký průběh každé fáze.

Migrace a integrace dat

1. Audit, čištění a migrace dat

Při přechodu na nový nástroj SaaS musíte zajistit, aby data, která migrujete, byla čistá a přesná. K tomu musíte prozkoumat všechny používané tabulky, úložiště, testovací protokoly a nástroje pro sledování projektů.

Seskupte je do kategorií, jako jsou „Aktivní projekty“, „Archivovaná data“ a „Konfigurační soubory“, a vyhledejte duplicitní záznamy, zastaralé informace a chyby ve formátování, abyste mohli provést příslušné změny. Přistupujte k tomu jako k úklidu přeplněné skříně. Vybírejte vždy jeden datový soubor.

Seznamy úkolů ClickUp vám pomohou rozdělit každý krok, od extrakce až po nahrání dat. Pomocí funkce drag-and-drop můžete přeskupit položky nebo podpoložky relevantní pro proces migrace dat přesně podle svých potřeb.

Tato funkce je ideální pro zajištění odpovědnosti – umožňuje vám přidat přiřazenou osobu k úkolům, které vyžadují akci konkrétního člena týmu.

2. Naplánujte a otestujte integraci se systémy

Migrace dat je jen jedním z dílků skládačky. Skutečná magie se odehrává v integraci. Vaše platforma by měla snadno komunikovat se stávajícími CRM, ERP, účetními systémy a dalšími nástroji SaaS, pokud nějaké máte.

Konkrétněji řečeno, musíte mít jasno v tom, jak se jednotlivé systémy propojí, jaká data nebo akce mezi nimi budou proudit a jaké jsou očekávané výsledky.

Pomocí ClickUp Mind Maps můžete navrhnout vizuální diagramy těchto spojení. Pomocí pokročilého třídění a vlastních barev můžete organizovat a zvýrazňovat priority.

Přizpůsobení a nastavení

1. Nakonfigurujte SaaS pro pracovní postupy a automatizujte úkoly

Úspěšný plán implementace SaaS je založen na přizpůsobení. Univerzální přístup však málokdy funguje. Musíte se podrobně seznámit se svými procesy a zjistit, co vám vyhovuje.

❓Jaké jsou klíčové kroky v každodenních operacích SaaS vašeho týmu?

❓Které oblasti jsou náchylné k překážkám?

Identifikujte tyto kritické body a automatizujte opakující se, časově náročné úkoly pomocí ClickUp Automations.

Můžete například spouštět upozornění ve Slacku, když jsou v monitorovacím nástroji detekovány chyby s vysokou prioritou nebo naplánovat retrospektivy sprintů vždy, když je úkol dokončen. ClickUp vám poskytuje přístup k více než 100 předem připraveným šablonám automatizace.

Přizpůsobte si svůj pracovní prostor pomocí vlastních polí ClickUp. Použijte je k přidání kontaktních údajů dodavatelů, sledování bodů Scrum a vytváření rozevíracích nabídek.

Každý typ vlastního pole lze použít libovolný početkrát a každý projekt je vytvořen tak, aby obsahoval pole, která nastavíte.

2. Nastavte role a oprávnění uživatelů

Tento krok je více než jen poskytnutí kontroly přístupu. Jedná se o vytvoření systému odpovědnosti a důvěry. Musíte definovat role na základě hierarchie a odpovědnosti vašeho týmu.

Zastavte se na chvíli a zamyslete se:

📌 Kdo potřebuje přehled o celkovém postupu projektu?

📌 Kdo potřebuje přístup k úpravám konfigurací?

📌 A kdo by se měl soustředit výhradně na své přidělené úkoly?

Jasné odpovědi na tyto otázky pomohou strukturovat implementaci SaaS tak, aby byla co nejefektivnější a nejbezpečnější.

Nejjednodušší způsob je vytvořit šablony rolí, jako jsou administrátoři, vedoucí týmů, projektoví manažeři, vývojáři a inženýři QA, a přiřadit jim princip minimálních oprávnění, takže přístup udělíte pouze těm, kteří jsou pro danou roli nezbytně nutní.

Školení a zaškolení zaměstnanců

1. Vypracujte školení a naplánujte zaškolení

Bez ohledu na to, jak uživatelsky přívětivý váš nástroj SaaS údajně je, úspěšná implementace závisí na vybavení týmu sebedůvěrou a kontextem, které potřebuje, aby jej mohl efektivně používat každý den.

Začněte proto úvodní schůzkou, na které představíte účel nástroje a předvedete jeho hodnotu. Poté zorganizujte praktická cvičení, aby se týmy naučily platformu ovládat a řešit fiktivní problémy v testovacím prostředí.

Použijte fázový přístup k onboardingu – začněte s malou skupinou členů týmu, kteří mohou fungovat jako „pokročilí uživatelé“ nebo šampioni.

Nechte je otestovat funkce, poskytnout zpětnou vazbu a fungovat jako první kontaktní místo pro podporu svých kolegů. Tím se minimalizuje odpor a zajistí se, že všichni budou připraveni, až bude nástroj SaaS zaveden v celé společnosti.

Připravte si podpůrné materiály, jako jsou podrobné průvodce, videonávody a často kladené otázky, které můžete průběžně používat jako referenci. ClickUp Docs je užitečný nástroj pro vytváření dynamické znalostní báze, kterou lze snadno aktualizovat a sdílet v rámci celé organizace. Kromě toho využijte vlastní podpůrné zdroje nástroje SaaS, jsou-li k dispozici.

Vzhledem k tomu, že v této fázi je třeba udělat mnoho věcí, použijte šablonu plánu zavádění školení ClickUp, abyste vše zorganizovali:

Stáhnout tuto šablonu

Tento strukturovaný přístup zajistí, že váš tým bude vybaven znalostmi a sebedůvěrou potřebnými k plnému přijetí nového nástroje.

2. Shromažďujte zpětnou vazbu

Školení není jednorázová událost, ale průběžná činnost.

Nejlepší způsob, jak vylepšit proces zapracování a zvýšit míru přijetí, je naslouchat zkušenostem vašeho týmu a aktivně je opakovat. Proč nevytvořit zpětnou vazbu, která začne během školení a bude pokračovat i v prvních dnech používání platformy?

Odpovědi můžete zaznamenávat pomocí formulářů ClickUp, které jsou vysoce přizpůsobitelné a snadno vyplnitelné.

Nebo provádějte během školení živé ankety nebo rychlé kvízy, abyste zjistili, jak tým reaguje. Pokud jsou některé koncepty nástroje nejasné, můžete přizpůsobit tempo školení a rozebrat je na konkrétní funkce.

Testování a spuštění

1. Testování před spuštěním a plán zálohování

Vybrali jste software a ušli jste dlouhou cestu, proškolili jste členy svého týmu a migrovali jste důležitá data. Každý ví, jakou roli má hrát, a konečně nastal čas. Ale počkejte, před implementací SaaS je ještě jeden krok.

Musíte nástroj znovu otestovat, zachytit chyby, ověřit konfigurace a potvrdit přesný přenos dat. Například požádejte vývojáře, aby propojili požadavky na stažení, specialisty QA, aby zaznamenali chyby, a manažery, aby vygenerovali zprávy pro ověření použitelnosti.

2. Sledujte spuštění v reálném čase

Váš tým začne nástroj používat po spuštění implementace SaaS. Jedná se o velmi důležitý moment, který vyžaduje pečlivý dohled, a měli byste mít k dispozici všechny síly, abyste mohli zachytit a vyřešit problémy, jakmile se objeví.

Pomocí dashboardů ClickUp můžete sledovat metriky, jako je aktivita uživatelů, dokončené úkoly nebo výkon systému. Můžete například zkontrolovat, zda se aktualizace úkolů vývojářů správně synchronizují s projektovými tabulemi nebo zda se spouštějí upozornění podle očekávání.

Máte nějaké dotazy týkající se implementace softwaru pro řízení projektů?

Můžete se zeptat ClickUp Brain na jakoukoli otázku a ten prohledá všechny panely ve vašem pracovním prostoru, aby vám poskytl relevantní informace. Tím se minimalizují zbytečná přerušení a váš tým získá data, která potřebuje, aby se mohl během spuštění soustředit a pracovat efektivně.

Hodnocení po implementaci

1. Proveďte analýzu a sledujte klíčové ukazatele výkonnosti (KPI)

Implementace SaaS není nikdy jednorázový proces. Jakmile se váš tým přizpůsobí práci s novým nástrojem, věnujte pozornost tomu, které funkce se používají nejčastěji a jaké další funkce by váš tým uvítal.

Je tento nástroj dobře integrovatelný s vašimi ostatními softwarovými systémy? Funguje hladce a s minimem závad?

Po spuštění naplánujte pravidelné individuální nebo týmové schůzky, abyste získali přehled o tom, co funguje a co ne. Měli byste také vyhodnotit výkonnost ve srovnání s cíli stanovenými během plánovací fáze. Například:

🤔 Zlepšila se spolupráce mezi týmy?

🤔 Zlepšila se míra dokončení úkolů?

🤔 Jsou cykly nasazení rychlejší?

Strukturovaná analýza pomáhá zdokonalit budoucí implementace a zajišťuje, že platforma SaaS splní své sliby.

2. Nastavte průběžnou podporu

Každý, kdo tento nástroj používá, by měl mít možnost vyhledat pomoc, kdykoli to bude potřebovat. Proto mějte vždy po ruce své IT pracovníky nebo vybrané odborníky, kteří budou schopni okamžitě řešit případné problémy.

Váš tým by měl mít přístup k podpůrným zdrojům poskytovatele SaaS (např. živý chat nebo centrum nápovědy). Jakmile týmy objeví nové funkce nebo aktualizace, uspořádejte opakované školení nebo poskytněte aktualizované průvodce, aby všichni zůstali informováni.

Běžné výzvy při implementaci SaaS

Zavedení čehokoli nového s sebou přináší nevyhnutelné třenice. V kontextu implementace SaaS se nejčastěji setkáte s následujícími problémy:

1. Odpor ke změnám

Toto je jedna z nejčastějších překážek, se kterými se při implementaci setkáte.

I technicky zdatné týmy mohou klást odpor jednoduše proto, že zavedení nového nástroje SaaS vyžaduje další úsilí – naučit se jej používat, migrovat data a upravit pracovní postupy. Tento odpor může vést k negativním reakcím a bránit zavedení, pokud jejich obavy neověříte.

2. Nesoulad mezi očekáváními od produktu a realitou

Podniky často investují do nástroje SaaS, aniž by řádně zvážily, zda je nejvhodnější pro jejich potřeby a tým, který jej bude používat. K tomu obvykle dochází, když do rozhodování nezapojíte správné osoby. Proto si zajistěte jejich podporu včas.

3. Technické nekompatibility

Pokud se váš nástroj SaaS neintegruje s vašimi stávajícími systémy, může to narušit pracovní postupy a prodloužit proces migrace dat. Proto je třeba integrace při výběru dodavatele důkladně zhodnotit, aby se předešlo pozdějším problémům s kompatibilitou.

4. Průběžná údržba

Jakmile je nástroj nainstalován, vyžaduje průběžné monitorování, aktualizace a optimalizaci, aby přinášel trvalé výhody vašemu týmu. Vytvořte plán průběžného hodnocení a údržby, aby nástroj odpovídal požadavkům vašeho týmu.

Osvědčené postupy implementace SaaS

1. Spravujte bezpečnost a přístupnost údajů o dodržování předpisů

Robustní bezpečnostní opatření by měla být klíčovou součástí vašeho kontrolního seznamu pro uvedení produktu na trh.

Důvodem je to, že přidání nového nástroje SaaS do vaší technologické infrastruktury s sebou nese riziko úniku dat nebo nesprávné správy.

🌻 Osvědčená praxe: Před spuštěním musíte zajistit, aby vybraný nástroj vyhovoval interním zásadám a průmyslovým standardům.

Například při zavádění CRM zajistěte, aby citlivé informace o klientech byly přístupné pouze příslušným členům týmu. Mnoho příkladů SaaS, jako jsou Jira a Salesforce, nabízí pokročilé funkce zabezpečení dat, které lze během implementace přizpůsobit.

2. Zajistěte hladký přechod

Mnoho organizací provádí upgrade svých systémů najednou, což vede pouze k zmatku mezi členy týmu a potenciálním problémům s integrací do stávajícího technologického ekosystému. Místo toho doporučujeme postupovat po fázích, které vám umožní testovat nástroj po částech.

🌻 Osvědčená praxe: Poznamenejte si, co funguje a co ne, promluvte si se svým týmem o vylepšeních a poté přejděte k další fázi. Kromě toho nezapomeňte nabídnout dostatečné školení, aby bylo možné co nejlépe využít funkce, které nástroj SaaS nabízí.

3. Začleňte marketing do plánu zavádění

Zatímco marketingové strategie jsou často spojovány s externím publikem, aplikace marketingových strategií SaaS interně může pomoci podpořit přijetí.

🌻 Osvědčená praxe: Propagujte výhody nástroje prostřednictvím kampaní – například e-mailových aktualizací, týmových prezentací nebo krátkých demo videí, která ukazují, jak nástroj SaaS řeší každodenní výzvy. Použijte komunikační plán projektu, abyste zajistili, že se tyto aktualizace efektivně dostanou ke všem zúčastněným stranám.

Navrhněte si plán implementace SaaS

Implementace SaaS může být hladká a pozitivní zkušenost, pokud ji správně naplánujete.

Jaké je tajemství úspěchu? Zapojte celý tým, aby všichni zúčastnění mohli přispívat svými nápady a sdílet zpětnou vazbu v každé fázi procesu. Nezapomeňte, že investujete do nástroje SaaS za účelem zefektivnění svého podnikání, proto je důležité, aby lidé, kterých se to týká, měli také slovo v tom, jaký software je pro ně nejužitečnější.

Postupujte podle něj a brzy začnete sklízet plody své softwarové aktualizace. Nakonec můžete celý proces implementace SaaS zjednodušit pomocí ClickUp.

Naše sada funkcí, včetně cílů a dashboardů, je navržena tak, aby vám usnadnila práci. Navíc můžete použít hotové šablony, abyste mohli rychle a bez problémů začít.

Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes zdarma.