Poptávka po talentech v oblasti projektového řízení neustále roste.
Do roku 2027 lze očekávat, že počet pracovníků zaměřených na projektové řízení vzroste o 33 %, což odpovídá téměř 22 milionům nových pracovních míst v různých odvětvích.
Do té doby budou zaměstnavatelé potřebovat téměř 88 milionů lidí v projektových manažerských pozicích, aby uspokojili poptávku na trhu. 😱
Jedná se však o práci s vysokými riziky. Až 91,5 % projektů překračuje rozpočet nebo termíny, přičemž méně než 1 % je dokončeno včas, v rámci rozpočtu a s přislíbenými přínosy.
Tyto neúspěchy zdůrazňují zásadní význam najímání správných projektových manažerů – profesionálů s dovednostmi a zkušenostmi, kteří zabrání nákladnému špatnému řízení projektů.
Jako personalista vám jasné názvy pracovních pozic v projektovém managementu pomohou najít ty správné talenty a vyhnout se nákladným zpožděním a překročením rozpočtu projektů. Podívejme se na různé typy projektových manažerů a jejich role.
Různé typy projektových manažerů
Projektové řízení není univerzální disciplína. Liší se v závislosti na složitosti vašeho odvětví, oddělení, které podporujete, a rozsahu projektu. A k tomu máte projektové manažery s různou úrovní dovedností a pravomocí.
Toto jsou nejběžnější typy projektových manažerů:
Projektoví manažeři na vstupní úrovni
Projektový manažer na vstupní úrovni, někdy nazývaný asistent nebo junior projektový manažer, je obvykle nováčkem v oboru nebo se do něj právě přesouvá. Tito manažeři tvoří nejpočetnější skupinu v každé projektové kanceláři.
Budou především pomáhat seniorním projektovým manažerům ve vaší společnosti s administrativními úkoly, vytvářet harmonogramy a koordinovat důležité projekty.
Jako začínající projektoví manažeři budou pomáhat řídit malé projekty nebo části významnějších iniciativ.
Projektoví manažeři střední úrovně
Projektoví manažeři střední úrovně jsou obvykle druhým nejpočetnějším okruhem pracovníků v jakékoli projektové kanceláři. Jsou to zkušení odborníci, kteří vám pomohou řídit střední až velké projekty.
Jsou schopni samostatně řídit celý životní cyklus projektového managementu . Můžete se na ně spolehnout, pokud jde o řízení týmu, plánování projektů, rozpočtování, komunikaci se zainteresovanými stranami a zmírňování rizik.
V této roli se od projektových manažerů často očekává koordinace napříč více týmy a odděleními, aby bylo zajištěno, že projekty jsou v souladu se strategickými cíli vaší společnosti.
Projektoví manažeři na seniorní úrovni
Senior projektový manažer může vést projekty s vysokými sázkami, které mají významný dopad na vaši organizaci. Tyto projekty mají obvykle velké rozpočty, zahrnují více týmů a oddělení a jsou spojeny se značným rizikem.
Seniorní projektový manažer by měl být schopen zvládnout odpovědnost za strategické plánování projektů, řízení zainteresovaných stran a zajištění souladu projektů s cíli organizace.
Specializovaní projektoví manažeři
Počet specializovaných projektových manažerů je stejně velký jako počet odvětví. Pocházejí z oblasti IT, stavebnictví, zdravotnictví, marketingu a dalších oborů, které vyžadují najmutí specializovaného projektového manažera.
Tito odborníci mají dlouholeté zkušenosti v daném odvětví a jsou experty na řízení komplexních projektů specifických pro jejich obor.
Například projektový manažer v oblasti IT řídí projekty vývoje softwaru, zatímco projektový manažer ve stavebnictví dohlíží na projekty, které vyžadují přísné dodržování bezpečnostních předpisů a časových harmonogramů.
➡️ Přečtěte si také: 3 tipy pro projektové řízení pro zaneprázdněné manažery (šablona zdarma!)
5 úrovní projektových manažerů
Pozice v projektovém managementu obvykle sledují strukturovaný kariérní postup, přičemž každá úroveň vyžaduje vyšší odborné znalosti a odpovědnost.
Porozumění těmto úrovním vám pomůže přesně posoudit kvalifikaci a zkušenosti uchazečů.
Úroveň 1: Projektový koordinátor
Projektový koordinátor je často pozice pro začátečníky, která poskytuje nezbytnou podporu projektovému týmu. Zajišťuje administrativní úkoly a pomáhá udržovat projekt na správné cestě tím, že spravuje dokumentaci, sleduje pokrok a plánuje schůzky.
Charakteristiky
- Efektivně komunikuje se zainteresovanými stranami a členy týmu.
- Schopnost zvládat více termínů najednou, aniž by došlo ke ztrátě soustředění
- Prokazuje silné schopnosti řešení problémů a schopnost kritického myšlení.
- Účinně vede příkladem nebo motivuje týmy
- Znalost softwaru a nástrojů pro řízení projektů k monitorování projektových metrik
- Zachovává klid i pod tlakem a inspiruje tým k optimismu.
Kariérní postup
- Tato role je odrazovým můstkem k pozicím, jako je junior projektový manažer.
Odpovědnosti
- Podporujte seniorní projektové manažery při plánování a přidělování zdrojů.
- Samostatně řídit malé projekty
- Pomáhejte při komunikaci se zainteresovanými stranami a dokumentaci projektu.
Požadované dovednosti
- Znalost komunikace a základních metodik projektového řízení
- Pohodlné používání nástrojů pro řízení projektů ke sledování úkolů a termínů
🔮 Hledejte: silné organizační a komunikační schopnosti, i když pocházejí z jiných než projektových manažerských pozic, protože jsou zásadní pro koordinaci úkolů a podporu týmů.
Úroveň 2: Junior projektový manažer
Junior projektový manažer začíná pracovat na menších projektech a zároveň podporuje senior projektové manažery při složitějších iniciativách. Tato role se zaměřuje na rozvoj vedoucích schopností a efektivní správu projektových zdrojů.
Charakteristiky
- Samostatně řídí menší projekty a podporuje větší a složitější projekty.
- Zlepšuje dovednosti v oblasti koordinace týmu a komunikace se zainteresovanými stranami.
- Získejte pokročilé znalosti nástrojů a softwaru pro řízení projektů.
Kariérní postup
- Obvykle postupuje do pozic projektových manažerů střední úrovně po zdokonalení základních dovedností v oblasti projektového řízení.
Odpovědnosti
- Dohlížejte na harmonogramy a zdroje projektů
- Řiďte komunikaci mezi zainteresovanými stranami, týmy a dodavateli.
- Identifikujte potenciální rizika a naplánujte strategie jejich zmírnění.
Požadované dovednosti
- Pokročilé schopnosti řešení problémů a multitaskingu
- Silné vedoucí a koordinační schopnosti
🔮 Hledejte: Schopnost řídit menší projekty a zároveň prokázat potenciál pro vedení. Nechte je, aby vám popsali reálný problém, který vyřešili.
Úroveň 3: Projektový manažer
Projektový manažer dohlíží na střední až velké projekty a zaměřuje se na řízení týmů, rozpočtů a realizaci projektů. Zajišťuje, aby projekty byly v souladu s obchodními cíli a byly dokončeny v rámci stanoveného rozsahu.
Charakteristiky
- Řídí složitější projekty zahrnující větší týmy a vyšší rozpočty.
- Zajišťuje vedení v oblasti řízení rizik, komunikace se zainteresovanými stranami a rozpočtování.
- Využívá pokročilý software pro řízení projektů pro sledování a reporting.
Kariérní postup
- Často postupuje na pozice senior projektového manažera nebo programového manažera.
Odpovědnosti
- Zajistěte včasné dodání projektů v souladu s obchodními cíli.
- Řiďte mezifunkční týmy a optimalizujte využití zdrojů.
- Sledujte rozpočty projektů a efektivně kontrolujte náklady.
Požadované dovednosti
- Odborné znalosti v metodikách projektového řízení, jako jsou Six Sigma, Agile a Waterfall.
- Silné vedoucí a rozpočtové schopnosti
🔮 Hledejte: Kandidáty, kteří umí pracovat s rozpočty, termíny a komunikací se zainteresovanými stranami. Požádejte je o podrobné příklady projektového řízení, jak realizovali projekty pod tlakem pomocí nástrojů pro správu úkolů.
Úroveň 4: Senior projektový manažer
Senior projektoví manažeři vedou komplexní projekty, které mohou přesahovat rámec jednotlivých oddělení nebo regionů. Zaměřují se na strategické rozhodování a sladění projektů s dlouhodobými cíli organizace.
Charakteristiky
- Dohlíží na rozsáhlé, mezifunkční projekty
- Poskytuje strategické vedení a spolupracuje s významnými zainteresovanými stranami.
- Využívá pokročilé techniky projektového řízení pro sledování času a zdrojů.
Kariérní postup
- Potenciálně přechod do rolí jako programový manažer nebo portfolio manažer.
Odpovědnosti
- Vede projekty s vysokým rozpočtem od zahájení až po dokončení.
- Řiďte mezifunkční týmy napříč odděleními
- Vypracujte strategie, které sladí projekty s obchodními cíli.
Požadované dovednosti
- Pokročilé znalosti metodik projektového řízení
- Silné vůdčí schopnosti a strategické myšlení
🔮 Hledejte: Hluboké technické znalosti v kombinaci s vůdčími schopnostmi. Ujistěte se, že jsou schopni sladit velké, mezifunkční týmy se strategickými cíli. Rozhovor založený na scénářích může odhalit jejich styl rozhodování.
Úroveň 5: Programový/portfoliový manažer
Programoví a portfolioví manažeři dohlížejí na více projektů a zajišťují jejich soulad s širšími cíli organizace. Tyto pracovní pozice se nacházejí téměř na vrcholu hierarchie projektového managementu.
Tento projektový manažer zajišťuje, aby každý projekt přispíval k dlouhodobým strategiím. Někdy mohou být zařazeni do kategorie specializovaných projektových manažerů, jako je například projektový manažer ve stavebnictví, protože se zabývají konkrétním portfoliem stavebních projektů.
Charakteristiky
- Dohlíží na více projektů nebo programů a zajišťuje jejich soulad s obchodními strategiemi.
- Zajišťuje vedení napříč odděleními se zaměřením na alokaci zdrojů a podávání zpráv na vysoké úrovni.
Kariérní postup
- Často postupuje na pozice na úrovni vedení, jako je provozní ředitel (COO) nebo projektový ředitel (CPO).
Odpovědnosti
- Řiďte specializované projekty vyžadující specifické odborné znalosti v daném odvětví.
- Zajistěte dodržování průmyslových standardů a koordinujte specializované týmy.
Požadované dovednosti
- Odborné znalosti v oblasti řízení specializovaných týmů a hluboká znalost nástrojů specifických pro dané odvětví
🔮 Hledejte: Lidi, kteří mají zkušenosti s řízením více projektů najednou a jejich sladěním s obchodní strategií. Otestujte jejich strategické myšlení a spolupráci se zkušenými lidmi.
➡️ Přečtěte si také: Programový manažer vs. projektový manažer: Jak se liší jejich role?
Podpůrné role v projektovém řízení
Účinné řízení projektů není jen o projektovém manažerovi – zahrnuje také řadu podpůrných rolí, které pomáhají zajistit hladký průběh vašeho projektu.
Zde je několik základních podpůrných rolí:
- Koordinátoři projektů: Tito odborníci pomáhají projektovému manažerovi s administrativními úkoly, plánováním a dokumentací. Jsou mostem mezi projektovým manažerem a projektovým týmem. Zajišťují jasnou komunikaci a dodržování termínů.
- Obchodní analytici: Obchodní analytici spolupracují s klienty a dalšími týmy na definování požadavků projektu. Zajišťují, aby byly požadavky klientů správně interpretovány z hlediska obchodních požadavků a v souladu se strategickými cíli organizace.
- Vedoucí týmů: Vedoucí týmů řídí konkrétní projektový tým v rámci projektu. Podléhají přímo projektovému manažerovi a zajišťují, aby jejich tým dodržoval termíny a standardy kvality.
Dobří projektoví manažeři se spoléhají na podpůrné role, aby zajistili, že úkoly budou splněny včas a v rámci stanoveného rozsahu. Tyto projektové role usnadňují komunikaci, poskytují dodatečný dohled a zajišťují, že projekt zůstane v souladu s obchodními cíli.
Díky efektivnímu plnění těchto úkolů podpůrné role umožňují projektovým manažerům soustředit se na celkový obraz. K usnadnění této spolupráce využívají nástroje, které zjednodušují komunikaci a centralizují projektové úkoly na jedné platformě.
➡️ Přečtěte si také: Jak získat zkušenosti s projektovým managementem v práci
Jak ClickUp usnadňuje spolupráci
ClickUp, komplexní nástroj pro řízení projektů, může týmům pomoci organizovat úkoly, sledovat pokrok a hladce spolupracovat. Pro personalisty, kteří najímají projektové manažery, je to neocenitelný nástroj pro pochopení a zdokonalení dovedností požadovaných v různých rolích.
Díky široké škále funkcí ClickUp můžete svým projektovým týmům zajistit nástroje potřebné k úspěchu, přičemž budete mít přehled o časových plánech a výstupech a budete v synchronizaci.
Zde je několik funkcí, které vám mohou pomoci:
1. Řízení cílů
ClickUp Goals pomáhá projektovým týmům stanovit a sledovat jejich cíle. Umožňuje jim vizualizovat cíle, rozdělit je na menší úkoly a sledovat pokrok při jejich dosahování.
Funkce ClickUp Task Priorities umožňuje projektovým týmům upřednostnit nejdůležitější úkoly. Týmy mohou nastavit úrovně priority – „naléhavé“, „vysoké“, „střední“ a „nízké“ – aby se zajistilo, že žádný kritický úkol nebude zpožděn.
2. Spolupráce v reálném čase
ClickUp Docs umožňuje spolupráci v reálném čase s možností vytvářet, upravovat, komentovat a sdílet dokumenty. Projektoví manažeři mohou také vytvářet wiki stránky a zůstat plně v souladu s požadavky projektu.
Další užitečnou funkcí je ClickUp Whiteboards, vizuální pracovní prostor pro brainstorming, kde mohou týmy sdílet nápady, strategie a pracovní postupy v reálném čase.
3. Efektivní komunikace
Díky funkci ClickUp Assigned Comments mohou projektoví manažeři snadno delegovat úkoly a zajistit, aby každý člen týmu znal své povinnosti.
ClickUp Inbox naopak centralizuje veškerou komunikaci týmu a zajišťuje, že se žádná zpráva neztratí v záplavě ostatních.
Ať už váš projektový tým koordinuje práci napříč odděleními nebo řídí každodenní úkoly, sada funkcí pro spolupráci ClickUp mu pomůže lépe spolupracovat a dodávat projekty včas!
Pozice na vyšší úrovni v projektovém managementu
Jako personalisté a náboroví manažeři je důležité si uvědomit strategickou hodnotu, kterou vedoucí pozice v projektovém managementu přinášejí organizaci.
Jak projektoví manažeři postupují na vyšší pozice, přecházejí od řízení jednotlivých projektů k řízení celofiremních iniciativ.
Programový manažer
Programoví manažeři dohlížejí na více vzájemně propojených projektů, které přispívají k dosažení širšího organizačního cíle. Tato pozice v projektovém managementu vyžaduje, aby všechny projekty v rámci programu byly strategicky sladěny a efektivně řízeny, nikoli aby se řídil pouze jeden projekt.
Programoví manažeři fungují jako most mezi týmy a zajišťují optimalizaci zdrojů a dosažení zamýšlené hodnoty programu.
Klíčové odpovědnosti vedoucího pracovníka
- Zajistěte, aby každý projekt v rámci programu přispíval k širším cílům organizace.
- Usnadněte komunikaci a spolupráci mezi různými projektovými týmy.
- Zajistěte efektivní rozdělení zdrojů mezi všechny projekty, abyste předešli vzniku úzkých míst.
- Využijte nástroje k současnému sledování více projektů, monitorování pokroku a podávání zpráv vedení.
Portfolio manažer
Portfolio manažeři mají širší pohled než programoví manažeři. Dohlížejí na více programů nebo projektů a zajišťují, aby byly v souladu s dlouhodobou strategií organizace.
Tato role zahrnuje hodnocení úspěšnosti různých projektů s cílem zajistit, aby přidělování zdrojů na iniciativy vedlo k pozitivním změnám.
Klíčové odpovědnosti vedoucího pracovníka
- Dohlížejte na soubor projektů a programů a zajistěte, aby byly v souladu se strategickými cíli.
- Přijímejte důležitá rozhodnutí týkající se prioritizace, pokračování nebo úpravy projektů.
- Zajistěte efektivní využití zdrojů v rámci celého portfolia.
- Využijte nástroje pro správu portfolia k konsolidaci reportingu, řízení rizik a poskytování aktualizací v reálném čase zainteresovaným stranám.
Provozní ředitel (COO)
Na vrcholu hierarchie projektového managementu stojí provozní ředitel (COO), který dohlíží na všechny projekty a provozní činnosti v celé společnosti.
COO zajišťuje, aby každý projekt byl v souladu se strategickými cíli a vizí společnosti. Tato role nabízí poradenství v oblasti rozsáhlých operací, správy zdrojů a celopodnikových iniciativ.
Klíčové odpovědnosti vedoucího pracovníka
- Poskytujte strategické vedení a směřování pro všechny provozní projekty a programy.
- Zajistěte, aby všechny projekty byly v souladu s cíli společnosti.
Nástroje na podporu projektových manažerů při včasném dodávání projektů
Poskytnutí správných nástrojů je nezbytné pro posílení vašich projektových týmů a zajištění včasného a úspěšného dokončení projektů.
Nástroj ClickUp pro řízení projektů je dynamický a můžete jej přizpůsobit tak, aby vyhovoval všem potřebám projektových manažerů. Ať už vaši projektoví manažeři potřebují software pro řízení projektů ke sledování úkolů, správě časových harmonogramů nebo dohledu nad složitými projekty, ClickUp nabízí přizpůsobitelné funkce, které se přizpůsobí každé roli.
S tímto nástrojem mohou projektoví manažeři na vstupní úrovni sledovat jednotlivé úkoly a termíny. Na druhé straně jej mohou seniorní projektoví manažeři používat ke správě portfolií, dohledu nad zdroji a prosazování strategických cílů.
Umožňuje také projektovým manažerům v různých rolích efektivně plánovat, realizovat a sledovat své projekty, což vede k úspěchu a produktivitě při každém úkolu.
Výhody používání ClickUp pro řízení projektů
ClickUp nabízí několik klíčových výhod, které pomáhají projektovým manažerům dosahovat vysoce kvalitních výsledků:
- Všestrannost: Přizpůsobte se jakémukoli projektu, ať už se jedná o Agile, Waterfall nebo hybridní projekt, díky čemuž je ClickUp vhodný pro různá odvětví a týmy různé velikosti.
- Přizpůsobení: Přizpůsobte svůj pracovní postup tak, aby dokonale vyhovoval vašim jedinečným potřebám, pomocí vlastních polí, vlastních stavů, více než 15 vlastních zobrazení a šablon.
- Spolupráce: Zlepšete komunikaci v týmu a zajistěte, aby všichni byli na stejné vlně díky úpravám v reálném čase, komentářům a chatu ClickUp.
- Řízení úkolů: Rozdělte úkoly a snadno sledujte jejich průběh, od jednoduchých seznamů úkolů až po složité časové plány projektů.
- Automatizace: Automatizujte opakující se úkoly, abyste ušetřili čas a snížili počet chyb, což vašemu týmu umožní soustředit se na to, co je skutečně důležité.
- Integrace: Hladká integrace s dalšími nástroji, které již používáte, jako jsou Slack, Google Drive a Microsoft Office, umožňuje centralizovat veškerou vaši práci.
- Reporting: Čiňte informovaná rozhodnutí a optimalizujte procesy pomocí podrobných reportů a dashboardů.
Hledal jsem platformu pro řízení projektů a našel jsem tu nejlepší. Hned jsem měl pocit, že ClickUp může vyřešit všechny naše problémy a vytvořit originální řešení, která nám přinesou výhody, jaké jsem si ani nedokázal představit.
Hledal jsem platformu pro projektové řízení a našel jsem tu nejlepší. Hned jsem měl pocit, že ClickUp může vyřešit všechny naše problémy a vytvořit originální řešení, která nám přinesou výhody, jaké jsem si ani nedokázal představit.
➡️ Přečtěte si také: Jak vytvořit Ganttův diagram pro řízení projektů
Přehled funkcí: Ganttovy diagramy, správa úkolů, sledování času
Zde je přehled funkcí, které mohou být pro váš projektový tým přínosné:
1. Ganttovy diagramy
Zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp umožňuje projektovým manažerům vytvářet vizuální časové osy, které zobrazují závislosti úkolů a průběh projektu v jediném zobrazení. To umožňuje projektovým manažerům rozdělit úkoly, sledovat stav každého z nich a upravovat termíny na základě změn v rozsahu nebo dostupnosti zdrojů.
Možnosti přizpůsobení zobrazení v Ganttových diagramech umožňují projektovým manažerům sledovat závislosti projektů, kritické cesty a aktualizace úkolů v reálném čase. Díky tomu mohou upravovat časové osy a dodávat jednotlivé fáze projektu včas.
2. Řízení úkolů
Funkce ClickUp Tasks umožňuje projektovým manažerům vytvářet a přidělovat úkoly členům týmu, aby všichni znali své role a termíny. Systém také umožňuje uživatelům přidávat komentáře, připojovat soubory a sledovat plnění úkolů.
Úkoly umožňují projektovým manažerům přepínat mezi seznamy, kanbanovými tabulemi nebo kalendářovými zobrazeními v závislosti na jejich preferovaném způsobu práce. Uložení všech informací na jednom místě pomáhá zjednodušit komunikaci a zlepšit spolupráci týmu.
3. Sledování času
Funkce ClickUp Project Time Tracking umožňuje projektovým manažerům sledovat čas strávený na konkrétních úkolech. Tím je zajištěno, že projekty zůstanou v rámci rozpočtu a alokace zdrojů bude efektivní.
Je hladce integrován do správy úkolů, což projektovým manažerům umožňuje sledovat průběh úkolů a produktivitu týmu v reálném čase a posoudit, co je třeba udělat, aby byly milníky projektu splněny včas.
Osvědčené postupy pro včasné dodání projektu
Bez ohledu na to, jaké nástroje projektoví manažeři požadují nebo znají, jako personalista nebo náborový manažer byste se během pohovorů měli zeptat, zda při svých každodenních úkolech dodržují osvědčené postupy, jako například:
- Rozdělte projekty na menší úkoly a stanovte termíny
- Upřednostňujte úkoly podle naléhavosti a dopadu
- Pravidelně komunikujte se zainteresovanými stranami, abyste předešli nedorozuměním.
- Používejte software pro řízení projektů ke sledování pokroku v reálném čase.
- Sledujte přidělování zdrojů a v případě potřeby provádějte úpravy.
Jak ClickUp pomáhá dodržovat časové plány a rozpočty
Brent Flyvbjerg uvádí, že méně než 1 % projektů je dokončeno včas, v rámci rozpočtu a přináší slíbené výhody.
ClickUp poskytuje funkce a šablony, které pomáhají projektovým manažerům dodržovat časové plány a rozpočty:
- ClickUp Šablony : Spravujte časové plány projektů, rozpočty a priority úkolů, abyste zajistili, že projekty začnou správným způsobem, pomocí předem připravených šablon pro řízení projektů.
- ClickUp Opakující se úkoly : Automaticky plánujte opakující se úkoly, aby projekty postupovaly konzistentně.
- ClickUp Milestones : Označte klíčové milníky, abyste zajistili dodržení důležitých termínů.
- Správa rozpočtu: Sledujte náklady a zajistěte, aby projekty nepřekročily rozpočet, pomocí funkcí jako ClickUp Project Time Tracking a Custom Fields.
Najměte ty správné projektové manažery s ClickUp
Porozumění názvům, úrovním a podpůrným rolím projektových manažerů je pro personalisty a náborové manažery zásadní. Každý pracovní název v oblasti projektového řízení odráží jinou úroveň odpovědnosti a odbornosti, takže přesné určení těchto rolí projektových manažerů vám zajistí, že najmete toho správného kandidáta.
Díky funkcím ClickUp, jako je správa cílů, sledování úkolů, Ganttovy diagramy a další, mohou organizace zdokonalit své procesy řízení projektů a zajistit, aby jejich projektové týmy měly k dispozici ty nejlepší nástroje pro dosažení úspěchu.
Zaregistrujte se tedy na ClickUp, abyste zvýšili efektivitu řízení projektů a pomohli týmům zůstat organizovanými a v souladu s obchodními cíli.