Ačkoli se téměř každý v určitém okamžiku ocitne v roli vedoucího, práce projektového manažera s sebou nese jedinečné a někdy nepředvídatelné povinnosti.
Jako projektový manažer a vedoucí týmu musíte dodržovat postupy a provozní pravidla přijatá ve vaší společnosti, ale také musíte být otevření zpětné vazbě a podle potřeby přizpůsobovat svůj pracovní postup.
Právě v tom se hodí šablony pro projektové řízení!
V tomto příspěvku se budeme zabývat některými metodikami projektového řízení a tipy, které vám pomohou zvládnout všechny výzvy, které se vám postaví do cesty. A dáme vám k tomu úžasnou šablonu pro projektové řízení v ClickUp.
1. Definujte své povinnosti
Je pondělí ráno a máte tři pohovory s potenciálními novými zaměstnanci.
Máte také 13 schůzek se současnými zaměstnanci a počet e-mailů ve vaší doručené poště stoupá nad hranici, odkud už není návratu.
Jak to zvládáte?
Nejprve si ujasněte, na co se jako manažer budete zaměřovat. Systematicky rozdělte svou celkovou roli na menší, lépe zvládnutelné části.
Díky hierarchii ClickUp je tento proces velmi jednoduchý. Můžete vytvořit projekty pro každou skupinu, kterou spravujete, v rámci jednoho centrálního prostoru. Poté můžete pomocí seznamů v rámci každého projektu rozdělit jednotlivé složky projektu. Zde je příklad:
Prostor: Správa > Projekt: Zaměstnanci > Seznamy: Zaměstnanec 1, Zaměstnanec 2 atd.
Platforma dokonce obsahuje hotové šablony projektů, které můžete přímo vložit do svého týmu a začít pracovat:
2. Sledujte svůj pokrok v reálném čase
Někdy nestačí pouze stanovit termín dokončení projektu nebo úkolu. Pokud potřebujete řídit více úkolů přidělených velkým skupinám lidí, může být opravdu obtížné zjistit, jak na tom vše stojí.
Řešení? Najděte způsob, jak získávat okamžité aktualizace od celého týmu v okamžiku, kdy dojde ke změnám.
V ClickUp to můžete snadno nastavit pomocí vlastních polí.
Vytvořte jedinečné sloupce úkolů pro správu kontaktních informací, stavu pokroku, odkazů na důležité dokumenty a dalšího.
Jakmile pověření pracovníci aktualizují tyto položky, získáte na jednom místě přehled o pracovních postupech všech zaměstnanců:
Můžete dokonce vytvořit přizpůsobené pracovní postupy pro každý ze svých projektů. Členové týmu mohou přesouvat úkoly z jedné fáze do druhé, takže vždy budete vědět, zda vše probíhá podle plánu:
Další důležitou funkcí ClickUp, kterou stojí za to vyzkoušet, je Reporting.
Díky reportům můžete snadno sledovat pokrok svých kolegů z různých úhlů pohledu v rámci stanoveného časového období. Zjistěte, na jakých úkolech se pracovalo, kdo má zpožděné úkoly a mnoho dalšího:
Na závěr se nezapomeňte podívat na funkci Portfolia v ClickUp. Portfolia vám umožňují shrnout všechny tyto skvělé plány do konečného přehledu na vysoké úrovni, takže můžete snadno sledovat pokrok a stav všeho ve vašem týmu.
3. Vždy plánujte dopředu
Součástí práce manažera je vyřizování mnoha různých požadavků. Ať už jste zodpovědní za nábor a školení nových zaměstnanců, dohled nad prodejním týmem nebo plánování velké akce, je pravděpodobné, že se nacházíte v pozici, kdy mnoho vašich spolupracovníků očekává, že budete jednat.
Jak tedy včas vyhovět všem těmto požadavkům a zároveň poskytovat jasnost a rozhodnost, kterou vaši kolegové potřebují?
Musíte myslet dopředu a vyhradit si čas potřebný k dokončení úkolů. Určete, kdy musí projekt začít, kdy skončit a vše mezi tím.
S funkcí Time View v ClickUp můžete přetahovat neplánované úkoly a přidávat data zahájení a termíny přímo do svého kalendáře.
Můžete je také barevně označit podle stavu nebo filtrovat kalendář podle přidělené osoby, abyste viděli, kdo na čem pracuje.
Nejste si jisti, kdy byste měli naplánovat daný úkol?
Zkuste přidat odhad času, který podle vás bude potřeba k dokončení úkolu. To vám pomůže lépe zařadit úkol do kalendáře, až budete připraveni.
Závěr
Bez ohledu na rozsah vašich manažerských povinností existují vždy nástroje, které vám pomohou zvládnout více práce za kratší dobu. Místo toho, abyste se snažili sledovat všechny úkoly a schůzky na lepících papírcích (nebo ještě hůře, v hlavě), proč nesynchronizovat své pracovní postupy na jedné ucelené platformě?