Stejně jako vaše tělo závisí na optimální funkci různých orgánů, tak i projekt závisí na rolích, jako jsou projektoví manažeři, sponzoři projektu a zainteresované strany, aby dosáhl svých cílů. 🏁
Jasně definované role v projektu podporují odpovědnost. Každý člen týmu zná své povinnosti, což mu umožňuje převzít odpovědnost za své úkoly.
Když jsou role nejasné, nastává chaos. Více členů týmu se může neúmyslně pokusit provádět stejné úkoly současně a určit odpovědnost za výsledky projektu by bylo velmi obtížné.
Ať už budujete projektový tým od nuly nebo rozšiřujete stávající, představíme vám 20 klíčových rolí nezbytných pro úspěšnou realizaci projektu.
20 klíčových rolí v projektovém řízení
Mějte na paměti, že různé projekty a organizace budou mít různé projektové role. Pokud například přijímáte role Scrum, nemusíte mít tradičního projektového manažera, protože jeho povinnosti budou rozděleny mezi několik členů týmu. Na druhou stranu, rozmanitost rolí v projektovém řízení závisí také na velikosti a odvětví vaší organizace.
V této části vás seznámíme s 20 typickými rolemi v projektovém týmu a rozebíráme odpovědnosti každé z nich. Pojďme na to!
1. Projektový manažer
Dobří projektoví manažeři jsou architekty úspěchu projektu, protože dohlížejí na každou fázi jeho životního cyklu, od počátku až po dokončení. Plánují, organizují a komunikují projektové aktivity relevantním zainteresovaným stranám, čímž zajišťují hladký průběh a včasné dodání.
Projektový manažer je zodpovědný za:
- Vypracování komplexního projektového plánu, který nastiňuje cíle, rozsah a harmonogram projektu
- Delegování úkolů a koordinace projektového týmu s cílem zajistit úspěšné splnění cílů projektu
- Poskytování všech relevantních aktualizací stavu projektu zainteresovaným stranám projektu
- Zajištění toho, aby každá fáze životního cyklu projektu splňovala standardy kvality
- Sledování časových harmonogramů projektů a zajištění opatření ke zmírnění případných zpoždění
- Vedení schůzek projektového týmu a provádění úprav projektu v případě potřeby
2. Člen projektového týmu
V závislosti na velikosti projektu jsou členové projektového týmu profesionálové přidělení k různým rolím pod vedením projektového manažera.
Spolupracují, aby zajistili úspěšné provedení projektu tím, že:
- Plnění úkolů, které jim přidělil projektový manažer
- Hlášení pokroku v příslušných úkolech projektovému manažerovi
- Spolupráce s ostatními členy týmu při řešení výzev, které se objevují během životního cyklu projektu ♻️
- Dokumentace projektových procesů, do kterých jsou zapojeni
3. Zúčastněné strany projektu
Zúčastněné strany projektu tvoří různorodá skupina osob, včetně interních členů týmu i externích partnerů, jejichž zájmy jsou v různé míře ovlivněny výsledkem projektu.
Od investorů a dodavatelů po zákazníky a zaměstnance – všichni zúčastnění mají klíčové odpovědnosti, které jsou zásadní pro úspěch projektu. Mezi ně patří například:
- Poskytování zdrojů pro realizaci projektu
- Účast na rozhodovacím procesu projektu
- Definování rozsahu a cíle projektu
- Poskytování podpory pro zajištění úspěšné realizace projektu
- Identifikace potenciálních rizik, která mohou narušit realizaci projektu, a vývoj strategií pro jejich zmírnění
4. Sponzor projektu
Jako klíčový stakeholder projektový sponzor obvykle poskytuje nezbytnou podporu a zdroje k zajištění včasného a rozpočtově efektivního provedení projektu.
Mezi povinnosti sponzorů projektu patří:
- Zajištění lidských, materiálních a finančních zdrojů potřebných pro úspěšnou realizaci projektů
- Hodnocení pokroku a stavu projektu
- Úprava a schvalování všech nezbytných změn v rozpočtu projektu
- Poskytování podpory po celou dobu životního cyklu projektu
5. Vlastník projektu
Vlastníkem projektu je obvykle vedoucí pracovník, který nese konečnou odpovědnost za úspěch nebo neúspěch projektu.
Na rozdíl od projektových manažerů, kteří jsou odpovědní za dohled a koordinaci činností projektu, se vlastníci projektu zaměřují na sladění obchodních výsledků projektu s cíli organizace.
Například pokud dojde ke změně preferencí spotřebitelů, která by mohla ovlivnit soulad projektu s tržními trendy, je povinností vlastníka projektu tuto změnu identifikovat a komunikovat.
Vlastník projektu spolupracuje s projektovým manažerem na dohledu nad iniciativami, jako je úprava marketingových komunikačních strategií za účelem zmírnění potenciálních hrozeb. Kromě toho spolupracuje se sponzorem projektu na zajištění zdrojů potřebných k realizaci těchto iniciativ.
Mezi povinnosti vlastníků projektů patří:
- Spolupráce s projektovým manažerem s cílem zajistit, aby byly cíle a záměry projektového řízení dosaženy včas a v rámci rozpočtu.
- Spolupráce se sponzorem projektu s cílem zajistit, aby byly k dispozici všechny zdroje potřebné k realizaci projektu.
- Získání podpory a souhlasu od relevantních zainteresovaných stran
6. Výkonný sponzor
Na rozdíl od sponzora projektu, který se zaměřuje na jednotlivý projekt, je výkonným sponzorem obvykle vrcholový manažer organizace nebo vysoký vedoucí pracovník dohlížející na více projektů. Mezi jejich hlavní odpovědnosti patří:
- Přijímání všech konečných rozhodnutí o změnách rozsahu
- Dohled nad přidělováním zdrojů pro více projektů v organizaci
- Sledování všech aktivit v životním cyklu projektu a vedení projektového manažera
- Zajištění souladu projektů organizace s celkovými cíli a posláním
7. Vedoucí projektu
Vedoucí projektů mají za úkol vést a motivovat projektový tým. Tím, že vytvářejí produktivní prostředí a vyvíjejí komunikační strategie, zajišťují, že každý člen týmu je zapojený a odhodlaný dosáhnout cílů projektu.
Jsou zodpovědní za:
- Vypracování strategií, které zvýší celkovou efektivitu projektového týmu
- Zajištění správné komunikace a spolupráce v rámci projektového týmu
- Řešení konfliktů a výzev, které mohou ovlivnit realizaci projektu
- Poskytování vedení a podpory členům projektového týmu
- Informování sponzora projektu o výzvách, kterým čelí tým a které vyžadují vedení nebo další zdroje
8. Obchodní analytik
Rozsah projektu se může měnit v důsledku měnících se požadavků, zpětné vazby od zainteresovaných stran nebo vnějších faktorů. Business analytik je zodpovědný za prozkoumání těchto změn, vyhodnocení jejich dopadu na úspěch projektu a určení jejich proveditelnosti před implementací.
Mezi jejich klíčové odpovědnosti v organizaci patří:
- Pomoc při určování rozsahu a cílů projektu
- Zajištění souladu výsledků projektu s obchodními potřebami
- Provádění studií proveditelnosti pro všechny navrhované změny
- Analýza a dokumentace požadavků projektu 📄
9. Řídící výbor
Řídící výbor, složený z vedoucích pracovníků z různých mezifunkčních týmů, slouží jako poradní orgán dohlížející na životní cyklus projektu. Jako klíčové zainteresované strany se snaží formovat projekt tak, aby byl úspěšný, a to poskytováním strategického vedení a směřování.
Mezi jejich hlavní odpovědnosti patří:
- Poskytování poradenství projektovému týmu ohledně správy omezených projektových zdrojů
- Přijímání důležitých rozhodnutí týkajících se rozsahu a cílů projektu
- Stanovení klíčových ukazatelů výkonnosti projektu, které lze použít k měření úspěchu projektu 📊
- Nabízíme postřehy a návrhy pro budoucí zlepšení projektů.
- Nabízíme poznatky a odborné znalosti, které vám pomohou při přijímání důležitých rozhodnutí během realizace projektu.
10. Koordinátor projektu
Na rozdíl od projektových manažerů, kteří se zabývají celkovým pohledem na projekt, se projektoví koordinátoři zaměřují především na administrativní úkoly, jako je sledování každodenních činností projektu.
Projektoví koordinátoři obvykle vyžadují méně praktických zkušeností s plánováním a realizací projektů a obecně absolvují méně kurzů projektového řízení než projektoví manažeři.
Mezi jejich hlavní odpovědnosti patří:
- Zajištění toho, aby všichni členové projektového týmu plnili své úkoly podle plánu
- Sledování časového harmonogramu projektu ⏲️
- Zajistěte, aby všechny projektové dokumenty, včetně zápisů z jednání a zpráv, byly snadno dostupné pro budoucí použití.
11. Odborníci na danou problematiku (SME)
Odborníci na danou problematiku disponují specializovanými znalostmi nebo dovednostmi relevantními pro projekt. Poskytují poznatky a pokyny pro splnění technických požadavků projektu.
Jsou zodpovědní za:
- Poskytování odborných znalostí a poznatků projektovému týmu
- Identifikace potenciálních technických problémů, které mohou ovlivnit realizaci projektu
- Zajištění souladu projektu s průmyslovými standardy a předpisy
- Poskytování rad ohledně strategií, které lze přijmout, aby bylo zajištěno správné provedení projektu.
12. Správce zdrojů
Správci zdrojů pečlivě plánují a přidělují zdroje projektu v rámci rozpočtových omezení.
Jsou zodpovědní za:
- Odhadování potřebných zdrojů projektu
- Strategické plánování, jak alokovat omezené zdroje projektu
- Pomoc při sestavování rozpočtu projektu
- Sledování výdajů projektu a zavádění úsporných opatření, aby se zabránilo překročení rozpočtu
- Hodnocení využití zdrojů s cílem zajistit jejich optimalizaci
13. Ředitel projektu
Na rozdíl od projektových manažerů, kteří se soustředí na jeden projekt, projektoví ředitelé řídí několik projektů v organizaci současně a přijímají klíčová rozhodnutí, která je posouvají vpřed.
Mezi jejich hlavní odpovědnosti patří:
- Zajištění správného rozdělení zdrojů mezi různé projekty
- Vypracování strategií řízení projektů, aby projekty společnosti pokračovaly podle plánu
- Zajištění včasného dokončení projektů v rámci rozpočtu 💸
- Identifikace rizik, která mohou narušit realizaci projektů
- Spolupráce s relevantními zúčastněnými stranami projektů v jejich pravomoci
14. Konzultant pro řízení projektů
Konzultanti v oblasti projektového řízení jsou neocenitelným externím přínosem, který organizacím po stanovenou dobu poskytuje specializovanou podporu. Radí jim, jak nejlépe optimalizovat procesy, a navrhují strategie pro zajištění úspěšné realizace projektů.
Mezi jejich hlavní odpovědnosti patří:
- Identifikace neefektivností v procesu řízení projektů
- Doporučení osvědčených postupů pro zajištění včasného dokončení projektu v rámci rozpočtu
- Pomáhá organizaci při navrhování projektových strategií, které jsou v souladu s jejími obchodními cíli.
15. Manažeři rizik
Manažeři rizik proaktivně identifikují a zmírňují potenciální hrozby, než mohou ovlivnit průběh projektu.
Jsou zodpovědní za:
- Identifikace rizik, posouzení jejich dopadu a stanovení jejich priority na základě závažnosti
- Vypracování plánů a strategií řízení rizik
- Sledování a kontrola rizik v průběhu celého životního cyklu projektu
- Implementace opatření pro reakci na rizika s cílem zmírnit hrozby a využít příležitosti
- Informujte zúčastněné strany o potenciálních rizicích, jejich dopadu a zavedených plánech na jejich zmírnění.
16. Ředitel projektové kanceláře (PMO)
Projektová kancelář zajišťuje konzistentnost postupů projektového řízení. Dosahuje toho tím, že vyvíjí a zdokonaluje metodiky projektového řízení a školí projektové manažery a další členy týmu. Projektová kancelář hraje klíčovou roli v projektovém řízení podniku tím, že dohlíží na alokaci zdrojů mezi různými projekty.
Ředitel PMO je vedoucí pracovník, který zastává klíčovou manažerskou roli v organizaci tím, že optimalizuje provoz a výkonnost PMO. Mezi jeho hlavní odpovědnosti patří:
- Sledování realizace všech projektů v organizaci
- Přidělování zdrojů na podporu realizace projektů společnosti
- Stanovení klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) pro sledování výkonnosti a pokroku projektu
- Zajištění souladu všech projektů s cíli a prioritami organizace
- Sledování činností v oblasti řízení rizik pomocí PMO
17. Funkční manažer
Funkční manažer stojí v čele konkrétní jednotky nebo oddělení a zodpovídá za všechny operace v rámci této jednotky nebo oddělení. Zabývá se řízením každodenních činností, poskytováním zdrojů a optimalizací procesů ve své funkční oblasti.
Jsou odpovědní za:
- Zajištění souladu činností v jejich funkční oblasti s politikami a standardy organizace
- Stanovení KPI pro příslušnou funkční oblast
- Zajištění efektivního přidělování zdrojů v rámci jejich oddělení
- Identifikace potenciálních rizik, která mohou ovlivnit realizaci projektů v jejich funkční oblasti
18. Manažer kvality projektu
Manažeři kvality projektů udržují přísné standardy kontroly a zajištění kvality napříč projekty v organizaci.
Jsou odpovědní za následující:
- Vývoj šablon, opatření a standardů pro kontrolu kvality při realizaci projektů
- Zajištění včasného provedení všech nezbytných kontrol
- Identifikace rizik kvality a navrhování strategií k jejich zmírnění
- Identifikace a řešení problémů s kvalitou a neshod
- Spolupráce se zainteresovanými stranami za účelem pochopení jejich očekávání ohledně kvality
19. Manažer nákupu
Manažeři nákupu jsou zprostředkovatelé, kteří propojují projektový tým s dodavateli nebo prodejci společnosti.
Přispívají k projektovému týmu tím, že:
- Spolupráce s projektovými manažery za účelem pochopení požadavků projektu a identifikace potřebných materiálů, služeb a odborných znalostí
- Vyhledávání a identifikace potenciálních dodavatelů, hodnocení jejich schopností, reputace a dosavadních výsledků
- Vypracování a zavedení transparentního procesu kvalifikace dodavatelů, výběr vhodných dodavatelů pro další spolupráci
- Vyjednávání smluv s vybranými dodavateli, zajištění optimálních podmínek týkajících se ceny, kvality, dodacích lhůt a platebních podmínek
- Správa smluv v průběhu projektu, zajištění dodržování dohodnutých podmínek 📃
20. Komise pro řízení změn (CCB)
Komise pro řízení změn se skládá z odborníků, kteří řeší neočekávané výzvy a příležitosti během životního cyklu projektu.
Jsou zodpovědní za:
- Hodnocení a řízení všech navrhovaných změn s cílem určit jejich dopad na realizaci projektu
- Hodnocení proveditelnosti zavedení navrhovaných změn
- Schvalování nebo zamítání navrhovaných změn projektu
- Dokumentace požadavků na změny, hodnocení a činností souvisejících s jakoukoli navrhovanou změnou
Jak implementovat projektové role ve 4 krocích
Nyní, když jsme identifikovali klíčové role v projektu, je dalším krokem zajistit jejich úspěšnou implementaci ve vaší organizaci. Právě zde přichází na pomoc software pro řízení projektů.
ClickUp je jedním z nejlepších softwarových řešení pro řízení projektů, které jsou dnes k dispozici. Disponuje komplexní sadou funkcí, které zefektivňují řízení projektů a implementaci projektových rolí.
Mezi výhody používání softwaru pro řízení projektů, jako je ClickUp, patří:
- Přizpůsobitelné role, oprávnění a úrovně přístupu v závislosti na rolích a odpovědnostech členů projektového týmu.
- Funkce pro spolupráci, které usnadňují práci se všemi zúčastněnými stranami v reálném čase
- Šablony pro řízení projektů s předem připravenými pracovními postupy, které zajistí hladký průběh vašeho projektu od začátku do konce.
Díky rozsáhlým funkcím ClickUp můžete hladce implementovat a spravovat projektové role pomocí následujících čtyř kroků:
Krok 1: Definujte role a odpovědnosti v rámci projektu
Prvním krokem při implementaci projektových rolí je jasné definování odpovědností každého jednotlivce na základě rozsahu a cílů projektu. Tato jasnost podporuje odpovědnost, protože každý člen projektového týmu si bude vědom svých oblastí odpovědnosti.
Aby byl tento krok snazší, zvažte použití hotové šablony rolí a odpovědností. Ačkoli existuje mnoho možností, důrazně doporučujeme šablonu rolí a odpovědností v projektovém řízení ClickUp.
Tento přizpůsobitelný dokument vám umožňuje jasně nastínit prvky, jako jsou cíle a záměry, role v projektu a odpovědnosti, pomocí čtyř hlavních podsekcí:
- Název projektu: Zde mohou uživatelé zadat název projektu, jeho cíle a obecné záměry. Tato část je obzvláště užitečná pro zainteresované strany, jako je například projektový ředitel, který dohlíží na více projektů.
- Seznamte se s týmem: V této sekci mohou uživatelé uvést všechny organizační role, od vlastníka projektu po manažera nákupu, a nastínit jejich příslušné odpovědnosti a úkoly.
- Časový plán projektu: Uživatelé, zejména projektoví manažeři, mohou tuto sekci využít k přesnému definování časových plánů pro milníky projektu. Tím je zajištěno, že všechny zúčastněné strany jsou informovány o předpokládaných termínech projektu.
- Rozpočet a zdroje: Tato část se zaměřuje na podrobný popis finančních a zdrojových potřeb, které jsou nezbytné pro realizaci projektu.
Jakmile přizpůsobíte šablonu potřebám svého projektu, můžete udělit přístup všem relevantním zúčastněným stranám a vygenerovat sdílený odkaz na dokument. Tento odkaz můžete odeslat prostřednictvím nativní platformy pro komunikaci v reálném čase ClickUp – ClickUp Chat.
Krok 2: Přiřaďte role členům týmu
Druhým klíčovým krokem při implementaci rolí v projektu je přiřazení rolí a úkolů příslušným členům týmu. Chcete-li tento proces nastartovat, vytvořte nový pracovní prostor v ClickUp a zapojte všechny relevantní zúčastněné strany.
Poté můžete každému zúčastněnému přidělit uživatelské role a udělit jim konkrétní práva a oprávnění na základě jejich odpovědností. Mezi dostupné role v ClickUp patří:
- Vlastník: Vlastník je osoba, která nastavuje a konfiguruje pracovní prostor. Ve většině případů je vlastníkem projektový manažer nebo vysoký vedoucí pracovník, například sponzor projektu.
- Správci: Správci jsou uživatelé, kteří dohlížejí na pracovní prostor vytvořený vlastníkem a spravují jej. Mohou udělit přístupová oprávnění ostatním uživatelům, aby mohli spolupracovat na projektových dokumentech a úkolech v rámci pracovního prostoru. Obvykle je tato role přidělena zainteresovaným stranám, jako je vedoucí projektu nebo funkční manažer.
- Člen: Členové jsou interní zainteresované strany v organizaci. Mají oprávnění vytvářet složky, seznamy a dokumenty v rámci pracovního prostoru. Mohou také sdílet dokumenty s ostatními uživateli, což podporuje plynulou spolupráci.
- Hosté: Hosté jsou obvykle externí zúčastněné strany, jako jsou dodavatelé, kterým jsou udělena omezená přístupová práva. Mohou zobrazit pouze pracovní položky, které s nimi sdílí vlastník, správci nebo členové, což zajišťuje, že mají přístup k relevantním informacím o projektu, aniž by byla ohrožena jejich soukromí.
Krok 3: Stanovte vztahy mezi rolemi
Neefektivní komunikace je významnou výzvou v projektovém řízení. Zvažte scénář, kdy funkční manažer potřebuje zdroje od manažera zdrojů pro svou funkční oblast. Bez jasného určení, na koho se obrátit (a stanovených vztahů mezi rolemi), by docházelo k zbytečným zpožděním, která by narušovala realizaci projektu.
Aby se tyto problémy zmírnily, společnosti často používají šablony organizačních schémat, aby všichni věděli, na koho se v konkrétních situacích obrátit. ClickUp tento proces zjednodušuje pomocí šablony organizačního schématu ClickUp.
Chcete-li začít, stačí přidat šablonu do svého pracovního prostoru a shromáždit informace o všech rolích a odpovědnostech v rámci organizace.
Pokud jste již vytvořili a přizpůsobili šablonu rolí a odpovědností v rámci projektového řízení ClickUp, bude proces shromažďování informací mnohem snazší, protože dokument již obsahuje všechna potřebná data.
Dále budete muset přizpůsobit šablonu organizačního schématu. Tato šablona obsahuje tabuli ClickUp, do které můžete vkládat tvary, jako jsou obdélníky. Tvary zahrnují jména členů projektového týmu, pracovní pozice, kontaktní informace a konkrétní odpovědnosti.
Pomocí spojovacích čar propojte tvary a znázorněte vztahy podřízenosti mezi těmito rolemi. V průběhu času a s příchodem změn můžete graf aktualizovat přidáním nebo odstraněním tvarů, aby odrážel změny v pozicích nebo personálu.
Krok 4: Sledování rolí v projektu
Úspěšná implementace projektových rolí vyžaduje pečlivé sledování odpovědností a úkolů. Obvykle je to projektový manažer, kdo stojí v čele těchto snah a využívá k tomu různé nástroje a techniky.
Skvělým způsobem, jak toho dosáhnout, je využití více než 15 zobrazení ClickUp. Například zobrazení Ganttův diagram umožňuje projektovým manažerům nastínit časový plán projektu a činnosti nezbytné pro jeho realizaci. Toto grafické znázornění usnadňuje sledování pokroku jednotlivých zúčastněných stran při plnění jejich úkolů.
Mezi další zobrazení ClickUp patří:
- Zobrazení seznamu: Nejjednodušší formát zobrazení, který vám umožňuje snadno přidávat, odebírat a měnit pořadí úkolů v jednoduchém seznamu.
- Zobrazení tabule: Pokud dáváte přednost vizuálnímu znázornění svých úkolů, je toto zobrazení ideální, protože úkoly zobrazuje jako karty na tabuli ve stylu Kanban.
- Zobrazení kalendáře: Časová osa úkolů s uvedením jejich začátku a konce spolu s termíny splnění, ideální pro správu termínů a plánování obsahu.
Transformace řízení rolí v projektu pomocí ClickUp
Úspěch projektu závisí na koordinované spolupráci jednotlivců, kteří zastávají různé role a mají různé odpovědnosti. Dobře definované role snižují riziko nejasností, zpřehledňují komunikační kanály a podporují odpovědnost.
ClickUp je skvělý nástroj pro zefektivnění tohoto procesu pomocí přizpůsobitelných organizačních schémat, šablon specifikací rolí, Ganttových diagramů a dalších funkcí. Zaregistrujte se ještě dnes a optimalizujte své pracovní postupy v oblasti správy rolí a zajistěte hladký průběh projektů! ⭐