Projektové řízení je komplexní činnost, která vyžaduje dovednosti, porozumění složitým výstupům a řízení lidí. Pokud lze projektové řízení přirovnat k lodi plující bouřlivými vodami, pak je projektový manažer kapitánem této lodi.
Projektoví manažeři musí vyhovět očekáváním klientů a zároveň spravovat zdroje a dodržovat termíny. Projektoví manažeři plánují průběh projektu, předvídají a řeší krize, vypořádávají se se složitými situacemi a instruují a motivují tým, aby projekt pokračoval.
Stručně řečeno, den v životě projektového manažera je doslova vzrušujícím dobrodružstvím. Pokud vás zajímá, co projektoví manažeři dělají, jak vypadá jejich typický den a jakým výzvám čelí každý den, čtěte dál.
Podělíme se také o několik praktických tipů a triků pro projektové manažery a seznam užitečných nástrojů, které zajistí, že vaše expedice zůstane na správné cestě a dosáhne svých cílů!
Co je to projektový manažer?
Projektový manažer je odborník zodpovědný za plánování, realizaci, řízení a uzavření projektů. Jako takový hraje projektový manažer klíčovou roli v celém životním cyklu projektu, zejména při zajišťování toho, aby se projekt neodchýlil od svého rozsahu, rozpočtu a časového harmonogramu.
Role a odpovědnosti projektového manažera
Role a odpovědnosti projektového manažera se mohou lišit v závislosti na povaze projektu, odvětví, organizační struktuře a dalších proměnných. Přesto se však převážně zabývají:
Plánování projektů
Vypracujte komplexní projektový plán, který nastíní návrhy, úkoly, dílčí úkoly, časové harmonogramy a zdroje. Konzultujte s klíčovými zúčastněnými stranami, abyste doladili podrobnosti, a zdokumentujte je v komplexním projektovém plánu zahrnujícím rozsah, cíle, rozpočet a výstupy.
Vedení týmu
Sestavte projektový tým, který se projektu ujme. Určete vedoucí týmu a delegujte jim práci a odpovědnosti. Kromě toho řešte širší otázky na úrovni projektu a udržujte motivaci týmu k dosažení obchodních cílů.
Komunikace
Zajistěte plynulou a efektivní komunikaci mezi členy týmu, sponzory projektu a dalšími zúčastněnými stranami. Pravidelně sdílejte aktuální informace o stavu projektu, pokroku, milnících a překážkách.
Řízení rizik
Identifikujte potenciální rizika nebo problémy a vypracujte strategie pro jejich zmírnění, abyste je mohli řešit nebo překonat; předvídejte změny a zavádějte plynulý plán řízení změn, aby nedocházelo k žádným narušením.
Správa rozpočtu
Vypracujte podrobný rozpočet projektu s dostatečnými rezervami a maržemi; přizpůsobte zdroje přidělenému rozpočtu a sledujte výdaje, abyste zabránili nadměrným nebo zbytečným výdajům.
Zajištění kvality
Identifikujte metriky výkonu nebo formulujte pokyny pro standardizaci kvality výstupů projektu; provádějte rutinní a pravidelné kontroly kvality, abyste zajistili, že výstupy projektu odpovídají stanoveným a dohodnutým parametrům.
Řízení časové osy
Vypracujte harmonogram projektu na úrovni projektu a úkolů; identifikujte závislosti a kritickou cestu, abyste eliminovali zbytečná zpoždění. Dodržujte tento harmonogram a koordinujte činnosti tak, aby byly všechny úkoly dokončeny včas.
Zapojení zainteresovaných stran
Identifikujte a spolupracujte s interními a externími klíčovými zainteresovanými stranami; řešte jakékoli obavy nebo vyhovujte přiměřeným požadavkům zainteresovaných stran, abyste zvýšili úroveň spokojenosti.
Řešení problémů
Řešte problémy, které mohou během životního cyklu projektu nastat; přijměte inovativní přístup zaměřený na řešení problémů, abyste mohli identifikovat strategie, které mohou zvýšit hodnotu projektu.
Testování a hodnocení
Otestujte projekt, abyste ověřili, zda splňuje předepsané normy nebo specifikace; v případě potřeby vyplňte mezery.
Dokumentace
Zaznamenávejte každou fázi procesu vývoje projektu, od začátku do konce; sdílejte soubory, dokumenty, kontrolní seznamy, poznámky z denních schůzek o postupu prací atd. s příslušnými zúčastněnými stranami; po ukončení projektu připravte podrobnou případovou studii s hlavními body a poznatky.
Ukončení a předání
Zajistěte hladké uzavření projektu. To zahrnuje předání nebo přenos znalostí při dodání projektu majiteli.
Den v životě projektového manažera
Vzhledem k tomu, že role a odpovědnosti projektového manažera se liší v závislosti na organizaci, každodenní činnosti se u jednotlivých projektových manažerů výrazně liší.
Například den v životě projektového manažera pracujícího na dálku se bude výrazně lišit od dne manažera pracujícího v kanceláři.
Podobně projektový manažer IT v odvětví vývoje softwaru bude dodržovat jiné zásady projektového řízení než ten, který pracuje ve výrobním průmyslu. Žádné dva dny projektového manažera nemusí být stejné.
Den v životě projektového manažera během fáze plánování se bude výrazně lišit od jeho každodenního života během fáze zajištění kvality. První fáze bude zahrnovat budování týmu, strategické rozhodování a koordinaci, zatímco druhá fáze může zahrnovat pečlivé testování výkonu a hodnocení výstupů projektu.
Na základě těchto informací vám přinášíme přehled typického dne v životě projektového manažera:
Ranní rutina
První část dne v životě projektového manažera se točí hlavně kolem stanovení programu denních aktivit, organizace úkolů nebo činností, informování týmu a dohánění komunikace související s projektem.
Vaše ranní rutina bude tedy zahrnovat:
- Zkontrolujte všechny zprávy a e-maily, které jste mohli obdržet mimo pracovní dobu. Přečtěte si tyto zprávy a reagujte na ně – odešlete odpovědi, přidejte je do denního programu, přepošlete je vedoucím týmů nebo vrcholovému managementu atd. a stanovte priority odvozených akčních položek v závislosti na dopadu a naléhavosti.
- Projděte si plán, nevyřízené úkoly a eskalace z předchozího dne. Na základě těchto informací připravte nebo upravte program na daný den. Denní plán pro členy týmu obsahuje chronologický seznam činností, očekávané výstupy nebo milníky a další informace.
- Provádění kontrol týmu, synchronizačních schůzek a denních schůzek o pokroku, abyste získali přehled o dosaženém pokroku, překážkách a prakticky realizovatelných cílech. Může to také zahrnovat některé aktivity na budování týmu, pokud existují mezery v soudržnosti týmu.
- Příprava strategie na den nebo týden a získání podpory vedoucích týmů nebo členů. Sdělení všech těchto informací zúčastněným stranám, aby všichni měli stejné informace hned od začátku dne.
Tato část dne je věnována plánování, organizaci a komunikaci. Jelikož však ráno je člověk nejvíce nabitý energií a soustředěný, zvažte naplánování náročných úkolů na tuto část dne.
Polední povinnosti
Jak se den blíží k poledni, shon pomalu ustává. To však neznamená, že odpoledne nastává klid. Toto zklidnění prostě souvisí s přechodem projektového manažera do manažerské role, ve které sleduje a koordinuje všechny činnosti.
Toto se děje:
- Řiďte provádění úkolů, v případě potřeby poskytujte poradenství a pokyny a účastněte se týmových aktivit.
- Zajistěte, aby úkoly postupovaly podle navrhovaného plánu pro daný den; provádějte kontroly stavu a provádějte případné zásahy a přidělování zdrojů na podporu týmů.
- Účast na schůzkách s členy týmu, vedoucími týmů, sponzory projektu, vlastníky projektu, dodavateli nebo jinými zainteresovanými stranami; sdělování klíčových rozhodnutí nebo zpětné vazby příslušným týmům nebo jednotlivcům.
- Úprava seznamu úkolů, cílů nebo milníků v závislosti na stavu úkolu, pokroku, změně priority nebo jakékoli jiné změně; aktualizace dokumentace, jako je burndown chart, projektové portfolio nebo Ganttův diagram, podle změn nebo vývoje.
Nezapomeňte si vzít oběd a udělat si přestávku, abyste načerpali nové síly. Využijte tento čas k posílení svého duševního a fyzického zdraví.
Večerní rutina
Večerní rutina je spíše závěrem denních aktivit. V této době budete tiše přemýšlet a reflektovat silné a slabé stránky, příležitosti, překážky a nerealizovaný potenciál.
V této fázi budete především:
- Podávejte zprávy o stavu projektu vrcholovému vedení a externím zainteresovaným stranám. Shromažďujte zpětnou vazbu, sdělte aktuální informace a potvrďte rozhodnutí – v podstatě všechny aktivity související s komunikací.
- Zhodnoťte pokrok dosažený během dne a porovnejte výsledky s nastavenými cíli, přičemž si poznamenejte překážky, se kterými jste se setkali, a řešení, která jste použili.
- Poznamenejte si nedostatky dne a přeneste je do dalšího dne; nastíňte tyto úkoly; vytvořte strategii řešení pro odstranění nedostatků; a přiřaďte jim priority.
- V případě potřeby připravte dokumentaci nebo zprávy na konci dne a sdílejte je s účastníky.
- Vypracujte plán na další den a sdílejte jej s týmy.
Postupně začněte uzavírat pracovní činnosti, abyste se mohli odhlásit a udržet si zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Odhlaste se ze svého pracovního e-mailu a dalších komunikačních kanálů a soustřeďte se na osobní nebo profesní rozvoj.
I když jsme se snažili pokrýt všechny důležité činnosti v rámci jednoho dne v životě projektového manažera, mějte na paměti, že tento časový rozvrh je pouze orientační a není neměnný. Jak již bylo zmíněno, rozvrh závisí na stavu projektu, požadavcích odvětví a osobních preferencích. Abyste se stali skvělým projektovým manažerem, zachovejte si flexibilitu.
Běžné výzvy projektového manažera
Ačkoli je pozice projektového manažera dynamická a vzrušující, přináší s sebou i řadu výzev. Zde je stručný přehled některých běžných výzev, které brání efektivnímu projektovému řízení:
Rozšíření rozsahu projektu
Rozšíření rozsahu projektu je neomezené, neregulované a neautorizované rozšíření rozsahu projektu. Může být důsledkem náhlé změny požadavků projektu, rozpočtových omezení nebo úpravy časového harmonogramu. Ať už je to jakkoli, řešení rozšíření rozsahu projektu je jednou z nejtěžších výzev pro projektového manažera – a přesto je to jedna z nejvíce nevyhnutelných výzev, vzhledem k tomu, že 33–37 % projektů se potýká s rozšířením rozsahu.
Omezené zdroje
Nedostatek nebo omezení zdrojů, jako je čas, rozpočet nebo členové týmu (talent), mohou představovat vážnou překážku při plnění požadavků projektu podle požadovaného harmonogramu.
Řízení očekávání klientů
Kromě omezených zdrojů musí projektoví manažeři také vyvažovat očekávání klientů. Musí zůstat dostatečně flexibilní, aby mohli vyhovět přiměřeným požadavkům na změny, ale ne příliš flexibilní, aby nedošlo k rozšiřování rozsahu projektu.
Řízení času
Projektoví manažeři musí plnit dvojí roli – musí být vlivnými manažery lidí a zdatnými manažery času. Řízení lidských zdrojů s ohledem na termíny a harmonogramy projektů však může být obtížné, zejména když nastanou závislosti nebo nepředvídané problémy.
Neustálá komunikace
Jak je nyní zřejmé, projektové řízení je náročná práce. Vyžaduje neustálou komunikaci s interními i externími zainteresovanými stranami a téměř vždy musíte být v pohotovosti. Jakékoli selhání komunikace může mít katastrofální následky.
Vyhoření
Nutnost implementovat metodiky neustálého zlepšování procesů, udržovat komunikaci, zajišťovat dodržování předpisů a zákonů, udržovat spolupráci a udávat směr může být pro kohokoli, i pro ty nejlepší projektové manažery, velkou zátěží, která může vést k vyhoření.
Nedostatek autority
Ačkoli projektový manažer řídí všechny záležitosti, členové týmu ho nemusí vnímat jako autoritu kvůli svému úzkému pohledu na věci. Takový odpor může ztěžovat výkon kontroly, vlivu a vedení nad členy týmu.
Nástroje a technologie
Zavedení správného softwaru pro projektové řízení a jeho propagace v celé organizaci může být obtížné. Na trhu je k dispozici několik možností a rozhodnout se pro jednu z nich může být těžké. Současně s tím je po implementaci nutné absolvovat rozsáhlé školení a zaškolení na platformě, nemluvě o souvisejících prostojích během procesu učení.
Bonus: Příklady životopisů projektových manažerů!
Několik tipů, jak přežít den projektového manažera
Aby projektový manažer přežil a prosperoval, potřebuje efektivní plánování, záměrnou komunikaci a dynamickou agilitu. Kromě běžných tipů pro projektové manažery jsme sestavili několik každodenních tipů pro organizované řízení projektů:
- Začněte svůj den s jasným plánem a stanovenými prioritami. Čím lépe to zvládnete, tím produktivnější bude váš den, protože se budete soustředit na to, co je opravdu důležité nebo vyžaduje okamžitou pozornost.
- Udržujte si dostatečnou rezervu pro případné změny v průběhu dne, abyste mohli reagovat na měnící se priority nebo nové informace.
- Procvičujte techniky jako časové blokování, zejména při provádění náročných úkolů, abyste mohli dodržovat předepsané časové úseky a dosáhnout maximální produktivity.
- Doplňte své dovednosti v oblasti řízení úkolů jasnou, otevřenou a oboustrannou komunikací, abyste aktivně zapojili členy svého týmu a zainteresované strany do celého životního cyklu projektu.
- Využijte triky, jako je pravidlo dvou minut, abyste se vyhnuli prokrastinaci a řešili problémy včas – ještě než se promění v potenciální problémy nebo eskalace.
- Delegujte úkoly a odpovědnosti podle dovedností, talentu, schopností a pracovní zátěže členů týmu. Dejte jim pravomoc a autoritu, aby převzali odpovědnost za své úkoly.
- Využijte šablony pro různé fáze projektového řízení, od šablon pro zahájení projektu až po šablony pro řízení změn, abyste mohli efektivně zvládat takové výzvy.
- Během dne si občas udělejte přestávku. Využijte tento čas k dobytí energie tím, že se vzdálíte od svého stolu a věnujte se mindfulness, meditaci nebo dokonce lehkému cvičení.
- Upřednostňujte péči o sebe, abyste zvládali stres. Vyspěte se dostatečně, nevynechávejte jídla a udržujte zdravé hranice, abyste dosáhli rovnováhy mezi osobním a pracovním životem.
- Neváhejte oslavovat milníky, ať už jsou jakkoli malé. Uznání úsilí a úspěchů vašeho týmu udržuje morálku a pomáhá členům týmu vizualizovat jejich přínos.
- Získejte na konci dne zpětnou vazbu od svého týmu a zainteresovaných stran, abyste zajistili soulad mezi svými cíli a činy. Rozvíjí to také myšlení založené na neustálém učení a zdokonalování.
Nástroje a techniky používané projektovými manažery pro každodenní úkoly
Vzhledem k rozmanitosti povinností mohou projektoví manažeři využívat řadu nástrojů k provádění široké škály úkolů. Mezi tyto nástroje a platformy patří
Sledování úkolů
Chcete-li vytvořit plán vývoje projektu, vyplňte seznam úkolů, přiřaďte úkoly a označte jejich průběh. Vedejte si záznamy o čase stráveném na úkolu, abyste mohli efektivně spravovat čas a efektivně přidělovat zdroje.
Správa kalendáře
Naplánujte si denní rutinu po hodinách a poté rozvrh na týden, měsíc nebo rok. Získáte tak přehled o termínech a budete je moci lépe spravovat.
Komunikační nástroje
Komunikujte s interními a externími zainteresovanými stranami. Taková komunikace musí probíhat synchronně i asynchronně.
Platforma pro spolupráci a sdílení dokumentů
Platformy pro sdílení dokumentů, nejlépe cloudové, usnadňují plynulou spolupráci a sdílení souborů mezi členy týmu.
Projektové panely
Získejte ucelený přehled o celém projektu a základních metrikách. Takové dashboardy by měly vizuálně prezentovat data jako Kanban tabule nebo Ganttovy diagramy a aktualizovat se v reálném čase.
Nástroje pro řízení změn
Sledujte všechny žádosti o změnu a formalizujte proces jejich posuzování a schvalování.
Průzkumy a zpětná vazba
Jak získat zpětnou vazbu od členů týmu a dalších klíčových zainteresovaných stran
Dobrý projektový manažer využije celou řadu takových nástrojů k zefektivnění projektového řízení. Výjimečný projektový manažer však takové nesourodé systémy zavrhne a zvolí projektový software, který zahrnuje vše výše uvedené a ještě mnohem více.
Zde představujeme ClickUp pro projektové řízení.
ClickUp je špičková platforma pro řízení práce a produktivity vyvinutá pro projektové manažery.
Funkce ClickUp, díky kterým je tato aplikace jedinou, která nahradí všechny ostatní:
Dashboardy
Bohaté interaktivní panely, které prezentují data související s projektem v různých pohledech. Získejte snadný přístup ke všem důležitým informacím.
ClickUp AI
Přenechejte tvorbu obsahu výkonné umělé inteligenci ClickUp, která zvládne vše – od vytváření projektových plánů až po psaní podrobných zpráv.
Sprinty
Provádějte denní sprintové schůzky se svým projektovým týmem několika kliknutími.
Dokumenty
Pro sdílení všech souborů a dokumentů souvisejících s projektem na centralizované platformě
Sledování času
Využijte každou vteřinu díky funkci sledování času v ClickUp.
Chat
Komunikace v reálném čase s vaším týmem a dalšími zúčastněnými stranami
Tabule
Pro brainstorming, výměnu nápadů, společnou analýzu nebo strategické rozhodování s vaším týmem.
Šablony
Bohaté šablony pro projektové řízení, díky kterým nemusíte začínat od nuly.
Integrace
Chcete ClickUp začlenit do své stávající technologické infrastruktury? Žádný problém, ClickUp nabízí nativní integraci se všemi aplikacemi pro podnikání a produktivitu.
To vše a mnohem více. Staňte se profesionálem v projektovém řízení s ClickUp!
Usnadnění projektového řízení: jeden den po druhém
Úspěšní projektoví manažeři se nerodí. Jsou výsledkem pečlivého plánování a následné důsledné realizace.
Většinu výsledků můžete dosáhnout tím, že budete dodržovat organizovaný a strukturovaný plán svých každodenních činností. Den v životě úspěšného projektového manažera by měl začít tím, že si přečtete všechny e-maily a zprávy, naplánujete denní úkoly a výstupy a domluvíte se se svým týmem.
Poté jim umožněte pracovat samostatně a zasáhnout, kdykoli je to potřeba. Zůstaňte v pozadí k dispozici a přístupný pro podporu a pomoc a koordinujte všechny hlavní činnosti.
Na konci dne zdokumentujte výsledky, pokrok a zjištění. Spolupracujte, komunikujte a kontrolujte podle potřeby.
Samozřejmě by to nebylo možné bez správné sady nástrojů. Namísto volby z nepřeberného množství nástrojů a technologií, které jsou neefektivní a drahé, zvažte konsolidaci všeho.
Výkonný nástroj pro projektové řízení, jako je ClickUp, splňuje všechny požadavky a vyhovuje všem vašim obchodním potřebám.