Sledování zásob může být náročné, zejména pro firmy, které spravují více produktů a dodavatelů. Neustálé změny ve stavu zásob mohou vést k zmatkům, promarněným prodejním příležitostem a finančním ztrátám.
Bez organizovaného systému může sledování stavu zásob a toho, co je třeba doplnit, rychle vymknout z rukou.
Microsoft Excel nabízí řešení v podobě řady bezplatných šablon pro správu zásob. Tyto šablony poskytují strukturovaný rámec pro zaznamenávání produktů, sledování množství a správu dodavatelů. Díky své univerzálnosti jsou vhodné pro majitele malých podniků i velkých skladů a lze je přizpůsobit konkrétním potřebám.
Prozkoumejte tyto efektivní a uživatelsky přívětivé šablony Excel pro správu zásob, které pomáhají zefektivnit správu zásob.
Co dělá šablonu skladových zásob v Excelu dobrou?
Šablona skladových zásob v Excelu je předem navržená tabulka, která vám pomůže efektivně sledovat a spravovat stav zásob v Excelu.
Při hledání nejlepších šablon pro správu zásob zvažte tyto klíčové funkce:
- Přehlednost: Šablona by měla mít přehledné rozvržení s jasnými nadpisy, sekcemi a kategoriemi, aby bylo snadné zadávat a kontrolovat údaje o zásobách.
- Uživatelská přívětivost: Šablona by měla být intuitivní, aby se v ní váš tým mohl snadno orientovat – bez ohledu na jeho znalosti programu Excel.
- Automatizace: Měla by podporovat vestavěné vzorce pro výpočet součtů, což snižuje manuální úsilí a minimalizuje chyby.
- Přizpůsobitelnost: Dobrá šablona tabulky Excel pro inventář vám umožňuje přidávat nebo odebírat sloupce, začlenit konkrétní kategorie a použít prvky značky (například loga a barevná schémata), aby vyhovovala konkrétním potřebám vaší firmy.
- Vizuální znázornění: Mělo by obsahovat tabulky nebo grafy, které poskytují rychlý přehled o stavu zásob a trendech.
- Funkce pro spolupráci: Šablona by měla umožňovat více uživatelům prohlížet, upravovat a sdílet ji v reálném čase, což podporuje efektivní týmovou práci.
8 šablon Excel pro každodenní úkoly
Pojďme si představit osm nejlepších šablon pro inventář v Excelu, které vám pomohou zefektivnit správu zásob:
1. Šablona seznamu zásob s označením potřebného doplnění od společnosti Microsoft
Šablona seznamu zásob s označením potřebného doplnění od společnosti Microsoft poskytuje jednoduchý, ale účinný způsob, jak sledovat stav zásob, sledovat body pro doplnění a zajistit, abyste měli na skladě potřebné položky.
Šablona obsahuje sloupce jako ID skladové položky, název, popis, jednotková cena, množství na skladě a celková hodnota skladových zásob. Funkce podmíněného formátování automaticky zvýrazní položky, které je třeba znovu objednat. Pokud vaše zásoby oblíbené položky klesnou pod stanovenou úroveň, bude to okamžitě označeno, abyste ji mohli doplnit, než dojde.
Ideální pro: Majitele maloobchodních prodejen, kteří potřebují sledovat stav zásob a rychle objednávat rychle se prodávající zboží, aby nedošlo k jeho vyprodání.
2. Šablona pro inventář osobního majetku od společnosti Microsoft
Šablona pro inventář osobního majetku od společnosti Microsoft vám umožní přehledně rozdělit vaše osobní finance – nemusíte se prohrabovat nekonečnými tabulkami.
Můžete zadat různé kategorie aktiv, jako jsou 401(k), dluhopisy, úspory, akcie nebo dokonce fyzická aktiva, jako je vaše auto a dům, spolu s jejich příslušnými hodnotami. Integrovaný sloupcový graf promění vaše data v přehledný vizuální přehled a ukáže, které kategorie aktiv ve vašem portfoliu převládají.
Šablona je plně přizpůsobitelná – můžete upravit text, barvy, obrázky a styl grafu podle svých preferencí.
Ideální pro: Jednotlivce, kteří chtějí katalogizovat a vyhodnocovat svá aktiva, aby porozuměli svému finančnímu portfoliu.
3. Šablona skladových zásob od společnosti Microsoft
Šablona skladových zásob od společnosti Microsoft vám umožní sledovat vše, co se ve vašem skladu děje. Uspořádá vaše zásoby podle popisu položek, čísel SKU (Stock Keeping Unit) a konkrétních umístění v regálech.
Mezi hlavní funkce patří:
- Výpočet celkové hodnoty zásob: Okamžitě zjistěte celkovou hodnotu svých zásob.
- Umístění a organizace zásob: Díky těmto šablonám můžete rychle určit místo skladování položek a udržet sklad v pořádku.
- Upozornění na doplnění zásob: Šablona označuje položky, které je třeba doplnit, takže nemusíte hádat a máte jistotu, že vaše nejprodávanější produkty budou vždy skladem.
- Tisk seznamu pro vychystávání: Seznam pro vychystávání můžete vytisknout přímo z Excelu. Poskytuje vašemu týmu jasný návod, co vychystat a kde to najít při přípravě objednávek.
Ideální pro: Skladové manažery v maloobchodních nebo e-commerce podnicích, kteří potřebují sledovat stav zásob pro přesné a včasné vyřizování objednávek.
4. Šablona tabulky pro inventář od Template.net
Šablona tabulky pro inventář od Template.net je další šablona pro sledování majetku, která vám umožní:
- Do záhlaví zadejte klíčové údaje, jako je název společnosti, slogan, adresa a kontaktní informace.
- Ukládejte důležité informace, jako jsou SKU, popisy položek, množství na skladě, jednotkové náklady a celkové hodnoty.
- Zaznamenávejte všechny pohyby zásob – nákupy, prodeje, vrácení a úpravy – aby vaše záznamy byly přesné a aktuální.
- Sledujte stav zásob v reálném čase a nastavte si upozornění na doplnění zásob, abyste se vyhnuli vyprodání nejprodávanějších produktů nebo nadměrnému skladování produktů, které se prodávají pomalu.
- Sledujte kontakty na dodavatele, dodací lhůty a ceny, abyste zefektivnili doplňování zásob.
Ideální pro: Majitele malých podniků, kteří pracují s více dodavateli a produktovými řadami.
5. Šablona skladových zásob od Template.net
Správa skladových zásob může být neustálou výzvou – produkty přicházejí a prodávají se a sledovat vše může být obtížné. Šablona skladových zásob od Template.net však všechny tyto informace uchovává na dosah ruky.
Nabízí funkce jako:
- Sledování zásob v reálném čase: Na ovládacím panelu se zobrazuje celkový pohyb zásob – 225 položek přibylo, 150 položek ubývalo a 75 položek zbývá – což vám poskytuje jasný přehled pro rychlé rozhodování o doplnění zásob.
- Vizuální znázornění: Čárový graf porovnává položky přijaté a prodané v průběhu času a zdůrazňuje trendy, jako jsou dobře prodávaná pánská trička nebo špatně prodávané tenisky. Radarový graf rozděluje zásoby do kategorií, jako je oblečení a obuv.
- Sekce Poznámky: Tuto oblast použijte pro doplňující informace, jako jsou speciální pokyny pro manipulaci nebo poznámky k propagaci prodeje.
Ideální pro: Maloobchodní prodejny oděvů a obuvi, které potřebují sledovat sezónní zásoby, jako jsou zimní bundy a letní sandály, aby mohly optimalizovat stav zásob během špičkových nákupních období.
6. Šablona tabulky pro správu zásob v dopravě a logistice od Template.net
Šablona tabulky pro správu zásob v dopravě a logistice od Template.net spravuje najednou celou řadu logistických dat:
- Popis položky: Získejte přehledný popis každé položky na první pohled.
- Číslo dílu a dodavatel: Tyto údaje jsou zásadní pro objednávání nových zásob a udržování dobrých vztahů.
- Stav zásob: Sledujte, co máte, co přichází a co odchází, abyste měli přehled o svých zásobách.
- Body pro objednání: Vězte, kdy je třeba objednat nové zásoby, abyste se vyhnuli jejich nedostatku. Systém to za vás automaticky spočítá, takže se nemusíte namáhat.
Navíc, když vyberete položku, ostatní pole se automaticky vyplní nebo vypočítají, což vám ušetří čas a sníží počet chyb.
Ideální pro: Logistické manažery, kteří potřebují sledovat zásoby, aby zabránili narušení přepravních operací.
➡️ Další informace: Software a nástroje pro správu nákupu a šablony pro správu zásob v Google Sheets
7. Šablona pro správu zásob od Template.net
Šablona pro správu zásob od Template.net vám poskytne okamžitý přehled o stavu vašich zásob.
Sleduje vaše jednotkové náklady a ceny, což vám pomáhá pochopit celkové ziskové marže. Můžete také získat přístup k podrobnostem o dodavateli pro každý produkt, což usnadňuje a zrychluje objednávání.
Šablona navíc obsahuje vizuální znázornění (tabulky, sloupcové grafy a výsečové grafy) vašich zásob podle produktu a kategorie.
Ideální pro: Manažery restaurací, kteří potřebují analyzovat míru spotřeby konkrétních surovin, aby minimalizovali plýtvání a udrželi dostupnost jídelního lístku.
8. Šablona fyzické inventury skladu od WPS Office
Šablona fyzické inventury skladu od WPS Office vám poskytne kompletní přehled o stavu skladových zásob, což vám umožní sledovat suroviny, hotové výrobky a obaly.
Hlavní funkce:
- Přehledné rozdělení do kategorií: Rozdělí celý váš sklad do přehledných kategorií – suroviny, polotovary, hotové výrobky a spotřební materiál.
- Skutečné vs. systémové zásoby: Do sloupců můžete zaznamenat počet zásob a poté jej porovnat s čísly v systému. Můžete zaznamenat jakýkoli přebytek (nadbytečné zásoby) nebo ztráty (chybějící položky), což pomáhá rychle identifikovat potenciální problémy.
- Sledování finančních prostředků: Šablona sleduje, kolik položek máte a jakou mají hodnotu. Díky polím pro jednotkovou cenu a celkovou částku v dolarech můžete snadno sledovat finanční dopad vašich zásob.
Ideální pro: Skladové manažery ve výrobě, kteří potřebují sledovat nesrovnalosti ve skladových zásobách pro efektivní správu zásob a přesné finanční výkaznictví.
Omezení používání Excelu pro sledování zásob
Excel je sice cenově dostupný a přístupný nástroj pro správu zásob, má však řadu omezení:
- Ruční zpracování: Excel vyžaduje ruční zadávání dat, což může vést k chybám, zejména při správě velkých objemů dat.
- Výzvy v oblasti spolupráce: Současná editace v Excelu může vést k problémům s kontrolou verzí a konfliktům dat.
- Žádná automatizace složitých procesů: Excel dokáže automatizovat základní výpočty, ale pokročilejší procesy správy zásob, jako je předpovídání poptávky nebo automatické objednávání, je obtížné implementovat.
- Nedostatečná integrace: Integrace Excelu s jiným ERP nebo CRM softwarem často vyžaduje ruční importy a exporty, což může být časově náročné.
- Omezená bezpečnost: Excel postrádá robustní bezpečnostní funkce specializovaného softwaru, což ho činí méně ideálním pro správu citlivých údajů o zásobách.
- Vizuální omezení: Excel postrádá pokročilé nástroje pro vizualizaci dat, jako jsou interaktivní panely nebo dynamické grafy. To ztěžuje sledování trendů, rozpoznávání vzorců nebo získávání hlubších poznatků o výkonu zásob.
V důsledku toho roste poptávka po alternativách k Excelu, které lépe vyhovují požadavkům moderních podniků.
Alternativy k šablonám Excel pro inventář
Pro podniky s komplexními dodavatelskými řetězci může být efektivnější specializovaný software pro správu zásob.
Právě v tom vám pomůže ClickUp.
Přizpůsobitelné panely nabízejí přehledný přehled zásob a sledují klíčové ukazatele, jako je obrat, body pro objednání nové dodávky a výkonnost dodavatelů – vše na jednom místě pro chytřejší rozhodování. Navíc můžete nastavit upozornění a připomenutí pro nízké úrovně zásob, potřebu doplnění zásob nebo objednávky zásilek.
Navíc může více členů týmu současně přistupovat k údajům o zásobách a aktualizovat je, takže všichni – od skladníků po manažery – mají k dispozici aktuální informace.
A to nejlepší? ClickUp nabízí obrovskou sbírku předem připravených šablon pro správu zásob, díky kterým můžete hned začít, což z něj dělá efektivní software pro správu zásob.
Podívejme se na některé z nich.
1. Šablona skladových zásob ClickUp
Šablona ClickUp Inventory Template centralizuje vše na jednom místě – kontakty dodavatelů, stav plateb a další informace –, takže už nemusíte neustále přecházet mezi tabulkami, e-maily a objednávkovými formuláři.
Nabízí:
- Vlastní zobrazení: Získejte více pohledů na své zásoby – například „Zobrazení dodavatelů“, kde uvidíte, kteří dodavatelé co dodávají, nebo „Zobrazení zásob“, kde můžete podrobně sledovat aktuální stav zásob.
- Vlastní pole: Sledujte vše od nákladů na jednotku až po body pro objednání, což usnadňuje předpovídání potřeb.
- Automatizace: Nastavte si vlastní pravidla automatizace, která vám připomenou, kdy je třeba doplnit zásoby nebo kdy jsou splatné platby.
Pokud máte různé oddělení, jako je prodej, nákup a finance, šablona nabízí dobře strukturovaný formát pro efektivní organizační plánování.
Ideální pro: Provozní manažery ve firmách s více odděleními, kteří potřebují centralizovaný systém pro zefektivnění sledování zásob.
Další informace: 10 nejlepších logistických softwarů (recenze a ceny)
2. Šablona zprávy o zásobách ClickUp
Šablona skladové zprávy ClickUp vám pomůže rychle doplnit nejprodávanější zboží a zbavit se pomalu se prodávajícího zboží, které jen zabírá místo na regálech.
Jak vám to pomůže:
- Přehledné zobrazení stavu zásob: Díky přehlednému formátu tabulky v šabloně můžete snadno zobrazit všechny podrobnosti o zásobách, aniž byste museli procházet nekonečné řádky dat.
- Snadné zadávání dat: Díky možnosti zadávání dat bez nutnosti programování je úprava podrobností o produktech hračkou – stačí kliknout, zadat údaje a hotovo.
- Analytické nástroje: Zjistěte vzorce pohybu zásob, předvídejte špičky v poptávce a upravujte své objednávky.
Ideální pro: manažery e-commerce, kteří spravují rozmanité produktové řady.
3. Šablona pro správu zásob ClickUp
Šablona pro správu zásob ClickUp je nástroj v reálném čase pro sledování množství produktů, objednávek, dodavatelů a dokonce i kolísání nákladů – vše v jednom přehledném a snadno spravovatelném nastavení.
Pomáhá předcházet nadměrnému nebo nedostatečnému skladování díky vestavěným upozorněním a plánovaným kontrolám. Můžete činit informovaná rozhodnutí o načasování objednávek a investicích na základě analýzy změn nákladů a trendů ve skladových zásobách.
Pomocí časové osy můžete sledovat změny ve skladových zásobách v průběhu času a být tak připraveni na nárůst poptávky během sezónních špiček, jako je například Black Friday.
Ideální pro: Maloobchodníky a správce skladových zásob, kteří chtějí zajistit, aby všichni – od provozního manažera po prodejní tým – měli stejné informace o stavu skladových zásob a potřebách doplnění zásob.
4. Šablona ClickUp pro kancelářské zásoby
Šablona ClickUp Office Inventory Template organizuje vaše kancelářské zásoby – ať už se jedná o notebooky, občerstvení nebo nekonečné zásoby kávy.
Díky funkcím pro sledování času můžete sledovat délku úkolů, odhalit úzká místa (například zpoždění dodavatelů) a upravit svůj plán objednávek, ať už dřívějším opakovaným objednáním nebo přechodem k spolehlivějšímu dodavateli.
K přímé komunikaci o problémech nebo změnách v zásobách můžete také využít funkci Zobrazení konverzace . Pokud dojde ke zpoždění dodávky nové objednávky, označte členy týmu, aby byli všichni informováni a nikdo nebyl zaskočen.
Ideální pro: Vedoucí kanceláří nebo administrativní týmy, které spravují kancelářské potřeby.
5. Šablona pro správu kancelářských potřeb ClickUp
Šablona ClickUp pro inventář kancelářských potřeb nabízí přehled všech potřeb, které vaše kancelář potřebuje.
Obsahuje vlastní pole pro sledování objednávek do kanceláře, například:
- Celkové náklady: Vypočítá celkové náklady na objednávku na základě jednotkové ceny a množství.
- Oddělení: Přiřazuje každou objednávku k oddělení pro snadné sestavování rozpočtu.
- Stav platby: Sleduje, zda je položka zcela zaplacena, částečně zaplacena nebo čeká na zaplacení. Například vánoční ozdoby stojí 40 dolarů, ale pokud je označena jako „Částečná platba“, budete vědět, že je třeba kontaktovat dodavatele.
Ideální pro: Vedoucí kanceláří, kteří zpracovávají velké objemy smluv s dodavateli, hromadné objednávky nebo opakující se potřeby zásobování.
6. Šablona inventáře IT ClickUp
Šablona ClickUp IT Inventory Template je komplexní řešení, které poskytuje kompletní kontrolu nad technologickým inventářem s automatickými připomenutími a závislostmi.
Můžete nastavit čtvrtletní připomenutí pro kontrolu dostupnosti licencí nebo propojit objednávky hardwaru, aby se jedna úloha automaticky aktualizovala po dokončení druhé.
Souhrnný přehled nabízí rychlý přehled o tom, co je skladem a co je v objednávce, zatímco aktuální přehled skladových zásob zobrazuje podrobný seznam položek na skladě.
Ideální pro: IT manažery a správce systémů, kteří dohlížejí na různorodá technologická aktiva.
➡️ Číst více: 10 nejlepších softwarových nástrojů pro řízení provozu
💡Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Brain k automatickému vyplňování údajů, jako jsou náklady na produkty nebo změny dodavatelů, a zkraťte tak čas potřebný pro zadávání dat. Aplikace také informuje členy týmu, když se změní stav zásob nebo když je třeba věnovat pozornost určitým položkám. Umí také shrnout komentáře a zpětnou vazbu, čímž zefektivňuje týmové diskuse o zásobách.
7. Šablona pro inventář restaurace ClickUp
Šablona ClickUp Restaurant Inventory Template vám pomůže sledovat stav zásob důležitých surovin, omezit plýtvání a zabránit vyprodání zásob.
Šablona obsahuje několik zobrazení, včetně:
- Týdenní přehled spotřeby: Zobrazuje týdenní spotřebu jednotlivých položek – pokud vaše restaurace spotřebuje týdně 20 liber parmazánu, můžete upravit objednávky tak, aby nedocházelo k nadměrnému nákupu nebo nedostatku zásob.
- Zobrazení skladování položek: Uspořádá všechny položky v kuchyni, spíži, lednici a mrazáku přiřazením konkrétních skladovacích míst.
- Zobrazení nedostupných položek: Sleduje vše, co dochází nebo je zcela nedostupné, takže přesně víte, co je třeba znovu objednat.
- Zobrazení data expirace: Umožňuje vám třídit položky podle data expirace, abyste je stihli včas spotřebovat a zabránili plýtvání.
Ideální pro: Majitele malých a středních restaurací, kteří dohlížejí na každodenní provoz kuchyně a potřebují přesný nástroj pro správu zásob.
8. Šablona objednávky a skladových zásob ClickUp
Šablona ClickUp pro nákupní objednávky a skladové zásoby je navržena tak, aby sledovala každou objednávku a spravovala stav zásob a údaje o dodavatelích.
Použijte je k uspořádání skladových položek podle kategorií, ID produktů nebo dodavatelů. Můžete také ukládat klíčové informace o dodavatelích přímo ve svém pracovním prostoru – kontaktní údaje, ceny a dodací lhůty. Tak uvidíte, kdo nabízí nejlepší podmínky a nejrychlejší dodání.
Navíc si v ClickUp nastavte opakující se úkoly pro pravidelné objednávky a použijte připomenutí ClickUp, abyste dostali upozornění, když je čas zadat další objednávku.
Ideální pro: Podnikatele, kteří hledají software pro správu zásob, který umožňuje sledovat objednávky a automatizovat jejich opakované zadávání.
➡️ Číst více: 10 nejlepších softwarů pro správu objednávek
9. Šablona jednoduchého obchodního inventárního registru ClickUp
Šablona ClickUp Simple Business Inventory Register Template organizuje celé vaše zásoby do přehledných sekcí označených barevnými kódy, jako jsou „Out of Stock“ (vyprodáno), „Critical“ (kritické) a „Reorder“ (objednat znovu), takže už nikdy nepřijdete o prodej kvůli nízkým zásobám.
Obsahuje 15 vlastních polí pro uložení údajů o každé položce:
- Množství zásob: Zobrazuje, kolik zásob vám zbývá.
- Množství objednávky: Určuje množství zásob, které má být objednáno, když hladina dosáhne kritického bodu.
- Informace o dodavatelích: Sleduje, u kterých dodavatelů jste objednali, a jejich kontaktní údaje.
- Úroveň pro objednání: Nastavuje hranici pro objednání a odesílá upozornění, když zásoby klesnou pod tuto úroveň.
Ideální pro: Majitele kaváren, kteří potřebují jednoduchý systém pro správu skladových zásob základních surovin.
Hladké řízení zásob s ClickUp
Efektivní správa zásob zajišťuje optimalizaci skladových zásob, kontrolu nákladů a vysokou spokojenost zákazníků.
Ačkoli Excel nabízí řadu šablon pro zefektivnění procesu sledování zásob, spoléhání se výhradně na tabulky může vést k neefektivitě a komplikacím, jakmile vaše skladové potřeby a podnikání porostou.
ClickUp jde nad rámec jednoduchého sledování. Díky funkcím, jako je spolupráce v reálném čase, automatická upozornění na doplnění zásob a pokročilé nástroje pro vizualizaci dat, vám umožňuje spravovat zásoby snadno a přesně.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a změňte způsob, jakým spravujete své zásoby.