Je konec měsíce a vy se díváte na hromadu údajů o zásobách, které je třeba uspořádat, sledovat a vykazovat. Máte otevřený list Microsoft Excel a buňky čekají na vyplnění.
Jak tento proces zjednodušit pomocí několika kliknutí?
V tomto průvodci vám ukážeme, jak spravovat zásoby v Excelu. Také se podíváme na to, jak si tabulka Excelu pro sledování zásob vede v porovnání se specializovaným softwarem pro správu zásob, abyste se mohli rozhodnout, který nástroj nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
⏰ 60sekundové shrnutí
Správa zásob může být výrazně zjednodušena pomocí správných nástrojů.
- Excel je nákladově efektivní řešení pro malé podniky, které chtějí sledovat a spravovat zásoby.
- Mezi klíčové funkce patří přizpůsobitelné šablony, automatizované výpočty a analýza založená na umělé inteligenci pro zjišťování trendů.
- Udržování přesných záznamů v Excelu vyžaduje pravidelné kontroly, aby se předešlo chybám a nesrovnalostem.
- Mezi časté problémy při správě zásob v Excelu patří nekonzistentní zadávání dat a manuální chyby.
- Specializovaný software pro správu zásob nabízí sledování v reálném čase, automatizaci a vylepšenou integritu dat.
- Díky automatizaci, přizpůsobitelným dashboardům a nástrojům pro vytváření reportů je ClickUp ideálním řešením pro škálování správy zásob v závislosti na růstu vaší firmy.
Porozumění tabulkám Excel pro správu zásob
Ať už provozujete malou firmu nebo dohlížíte na rozsáhlý provoz, potřebujete vědět, co máte na skladě a co dochází.
⭐ Doporučená šablona
Stává se správa skladových zásob ve vaší firmě v Excelu náročným úkolem? Usnadněte si ji a zjednodušte pomocí bezplatné šablony pro správu skladových zásob od ClickUp.
Efektivní správa zásob je klíčová pro analýzu hodnotového řetězce v každém podniku. Po celém světě mnoho podniků začíná se sledováním zásob nejjednodušším možným způsobem – pomocí tabulek Excel.
Proč používat Excel pro správu zásob
Zásoby jsou zboží a materiály, které podnik drží za účelem dalšího prodeje nebo výroby. Jsou to komodity, které váš podnik vlastní a které čekají na prodej nebo přeměnu v něco úžasného.
Zatímco větší organizace mohou potřebovat specializovaný software pro správu skladových zásob v e-commerce, menší podniky mohou využít jednoduchost a flexibilitu aplikace Excel. Tabulky Excel jsou univerzální nástroje, které vám pomohou sledovat, spravovat a analyzovat hodnotu vašich skladových zásob.
Zde je stručný přehled konkrétních funkcí programu Excel, díky nimž je ideální pro systém správy zásob:
Seznamy zásob
Excel vám umožňuje vést přehledné a dostupné záznamy, které vám pomohou sledovat stav zásob a změny ve skladových zásobách.
Představte si to jako svou digitální kartotéku. Uspořádejte produkty, množství a podrobnosti strukturovaným způsobem. Ručně upravujte množství a podrobnosti o produktech relativně snadno. Používejte vzorce, rozevírací seznamy a podmíněné formátování, abyste urychlili svou práci.
Automatizované výpočty
Díky vzorcům v Excelu budete trávit méně času kontrolováním čísel a více času řízením svého podnikání. Kalkulačku nepotřebujete. Použijte funkci (vzorec), vyberte buňky (hodnoty) a stiskněte klávesu Enter – je to tak jednoduché.
AI pro analýzu
Funkce „Analyzovat data“ v Excelu rozpoznává vzorce, předpovídá trendy a navrhuje opatření na základě vašich dat. Je to jako mít ve svém týmu mini datového vědce!
Šablony zásob
Excel nabízí hotové šablony skladových zásob se strukturovanými a přizpůsobitelnými možnostmi. Stačí vyplnit informace a můžete začít.
Zde je příklad šablony pro správu zásob v Excelu.
Techniky správy zásob v Excelu
Ačkoli Excel není specializovaným řešením pro správu zásob, nabízí výkonné funkce, které vám pomohou udržet pořádek a efektivitu. Podívejme se krok za krokem, jak vytvořit tabulku zásob v Excelu:
Krok 1: Vytvořte tabulku Excel pro skladové zásoby
Otevřete Excel a začněte s prázdným sešitem. Sešit je soubor, který obsahuje jeden nebo více listů. Stačí spustit Excel, kliknout na Soubor, vybrat Nový a zvolit Prázdný sešit.
Nyní máte k dispozici nové plátno, na kterém můžete vytvořit svůj nástroj pro sledování zásob.
Krok 2: Přidejte potřebné kategorie produktů jako sloupce
Nastavte pro své zásoby přehledné sloupce, ve kterých se snadno orientujete. První sloupec pojmenujte „Název produktu“ nebo „Popis položky“. Poté vytvořte další důležité sloupce, jako jsou SKU (skladová jednotka), stav zásob a body pro objednání.
💡Tip pro profesionály: Můžete ušetřit čas použitím jedné z vestavěných šablon pro správu zásob v Excelu.
Takto vypadá typický inventář v Excelu:
Vytvořte si co nejinformativnější a nejfunkčnější tabulku, abyste mohli rychle třídit a filtrovat data.
Krok 3: Upravujte množství podle toho, jak prodáváte
Přesná správa zásob je nezbytná pro efektivní plánování kapacity. Musíte přesně určit zdroje, jako jsou zásoby a skladovací prostory, které jsou potřebné k uspokojení současné a budoucí poptávky, aniž by došlo k přetížení vašich provozů.
Při realizaci prodejů udržujte stav zásob aktuální. Tím předcházíte vyprodání zásob i přetížení zdrojů.
Chcete-li aktualizovat své zásoby, najděte položku v tabulce a upravte množství v příslušném sloupci. Můžete použít jednoduché vzorce Excelu k automatickému výpočtu součtů a použít podmíněné formátování k zvýraznění položek, jejichž zásoby se tenčí, což vám pomůže udržet přehled o zásobách a vyhnout se jejich vyčerpání.
💡Tip pro profesionály: Pokud hledáte pokročilejší funkce pro správu nákupu, nástroje jako SAP Ariba a Coupa nabízejí hladkou integraci s Excelem. Tyto softwary pro správu nákupu vám umožňují spravovat procesy nákupu, jako je sledování objednávek a hromadné aktualizace.
Krok 4: Kontrola a audit dat
Pravidelné kontroly a audity vašich skladových údajů jsou nezbytné pro zajištění jejich přesnosti.
Pravidelně si udělejte čas na porovnání fyzických zásob s čísly v tabulce Excel. Hledejte nesrovnalosti, zastaralé informace nebo chybějící údaje o příchozích a odchozích zásobách.
Integrace logistického softwaru, jako je Oracle Transportation Management a Zoho Inventory, může tento proces zefektivnit díky sladění údajů o zásobách s sledováním v reálném čase.
Tyto audity pomáhají udržovat přesnost dat a poskytují vám přehled o trendech ve vašich zásobách, jako jsou kolísání úrovní zásob nebo sezónní změny poptávky. Tyto trendy mohou předpovídat budoucí potřeby, což v konečném důsledku vede ke zlepšení provozní efektivity a snížení nákladů.
Vyhněte se běžným nástrahám a chybám
Ruční správa zásob v Excelu je náchylná k chybám. Mezi časté chyby patří nekonzistentní zadávání dat, nesprávné označování produktů a zanedbávání aktualizace stavu zásob. Tyto chyby jsou důležité, protože mohou vést k nadměrným zásobám, nedostatku zásob a nepřesnému finančním výkazům.
Vzpomínáte si na nechvalně známý incident JP Morgan London Whale? V roce 2012 utrpěla společnost JP Morgan Chase ohromnou ztrátu ve výši 6 miliard dolarů, protože jeden ze zaměstnanců zkopíroval nesprávná data z jedné tabulky do druhé, aniž by upravil vzorce. Incidenty jako tento zdůrazňují důležitost přesnosti ve finanční správě a správě zásob.
Abyste se těmto úskalím vyhnuli, řiďte se následujícími osvědčenými postupy:
- Stanovte jasné pokyny pro zadávání dat, včetně konvencí pro pojmenování a aktualizace.
- Proškolte všechny uživatele v jednotném zadávání dat.
- Pořádat pravidelné opakovací školení, aby se předešlo potenciálním novým chybám v důsledku aktualizací.
- Mějte připravený nouzový plán pro případ neúmyslných chyb. Ten by měl zahrnovat okamžitou identifikaci chyby a informování týmu, aby byly nesrovnalosti vyřešeny ve stanoveném čase.
Poté proveďte důkladnou kontrolu dat, abyste opravili stav zásob, a analýzu příčin, abyste zabránili opakování problému.
Výhody a nevýhody programu Excel pro správu zásob
Pokud jde o správu zásob, Excel je jako spolehlivé staré auto ve vaší garáži. Možná to není nejnovější model, ale svou práci odvede – většinou.
Podívejme se na některé výhody používání aplikace Excel pro všechny procesy správy zásob.
- Nákladová efektivita: Excel je mnohem nákladově efektivnější než většina specializovaného softwaru pro správu zásob.
- Přehlednost skladových zásob: Je snadné nastavit tabulku v Excelu, která vám poskytne přehled o tom, co je na skladě, co se rychle prodává a co tam leží od loňských vánočních slev.
- Multikanálová koordinace: Excel může sloužit jako jednotné místo pro správu vašich zásob, kde můžete koordinovat stav zásob, ať už prodáváte online, v kamenném obchodě nebo obojí.
Nyní se podívejme na několik důvodů, proč tato osvědčená stará řešení pro správu zásob nemusí být vždy tak dokonalá, jak bychom si přáli.
- Nedostatek automatizace: Absence vestavěných automatizačních funkcí v Excelu je pro současné uživatele velkým problémem.
- Náchylnost k chybám: Jedno špatné stisknutí klávesy a vaše zásoby se mohou vymknout kontrole rychleji, než stačíte říct „zpět“.
Software pro správu zásob vs. správa zásob v Excelu
Pro správu zásob můžete zvolit specializované alternativy k Excelu. Některé, jako například Google Sheets, jsou poměrně dobře známé; jiné jsou více specializované, jako například Oracle NetSuite.
Software pro správu zásob je speciálně navržen tak, aby pomáhal firmám sledovat a spravovat jejich skladové zásoby, objednávky, prodeje a dodávky. Automatizuje mnoho manuálních procesů, které jsou tradičně spojeny se správou zásob, a zlepšuje tak provozní efektivitu.
Rozhodující rozdíly mezi specializovaným softwarem pro správu zásob a správou zásob v Excelu jsou shrnuty v této tabulce:
| Aspekt | Software pro správu zásob | Správa zásob v Excelu |
| Uživatelská přívětivost | Navrženo speciálně pro úkoly související se zásobami, často s intuitivním rozhraním. | Známý mnoha uživatelům, ale není optimalizovaný pro správu zásob |
| Automatizace | Vysoká úroveň automatizace zadávání dat, aktualizací a reportingu | Velmi závislé na ručním zadávání |
| Přístup k datům v reálném čase | Poskytuje sledování a aktualizace stavu zásob v reálném čase. | Postrádá funkce v reálném čase, takže data mohou rychle zastarat. |
| Škálovatelnost | Snadno se přizpůsobí růstu podniku a větším zásobám | Omezená škálovatelnost; neefektivní pro velké datové soubory |
| Integrita dat | Silnější ochrana proti poškození dat a chybám | Náchylné k lidským chybám kvůli ručnímu zadávání dat |
| Spolupráce | Podporuje více uživatelů s řízeným přístupem a sledováním změn. | Omezené funkce pro spolupráci; náchylné k chybám, když více uživatelů provádí úpravy současně. |
| Integrace | Hladká integrace s jinými obchodními systémy (např. ERP, eCommerce) | Omezené integrační možnosti; často vyžaduje ruční přenos dat |
| Náklady | Obvykle zahrnuje poplatky za předplatné nebo licence. | Nízké náklady nebo zdarma |
| Reporting a analytika | Pokročilé nástroje pro vytváření reportů pro prediktivní analýzy a získávání poznatků | Základní funkce pro vytváření reportů; chybí pokročilé analytické nástroje |
| Přizpůsobení | Vysoce přizpůsobitelný konkrétním obchodním potřebám a pracovním postupům | Omezené možnosti přizpůsobení; primárně se spoléhá na předem připravené šablony |
Jak vidíte, specializovaný software pro správu zásob nabízí oproti Excelu významné funkční výhody. Díky tomu je vhodnější volbou pro podniky s komplexními potřebami v oblasti zásob. Jednou z obav je však jejich cena.
Co kdybyste mohli získat to nejlepší z obou světů? Robustní funkčnost za rozumnou cenu?
Výběr ClickUp pro správu zásob
ClickUp je přizpůsobitelná platforma pro správu práce, která nabízí vynikající funkce pro správu tabulek a mnoho dalšího.
Přizpůsobitelné panely, automatizované úkoly a oznámení v reálném čase vám pomohou udržet vaše zásoby v pořádku. Navíc nabízí řadu funkcí pro správu zásob, jako je bezpečné ukládání důležitých dokumentů, například potvrzení o přijetí zboží (GRN), v rámci úkolů.
Integruje se s dalšími nástroji, které často používáte, usnadňuje sledování času a nabízí pokročilé možnosti reportování. A díky rozsáhlé knihovně šablon vám ušetří práci při nastavování pracovního postupu.
Podívejte se blíže na některé řešení pro správu zásob od ClickUp.
Automatizace a efektivita
ClickUp je moderní, uživatelsky přívětivé řešení, které zefektivní proces správy zásob.
Šablony pro správu dodavatelů zjednodušují proces sledování informací o dodavatelích a jejich výkonu. Integrovaná automatizace, jako jsou opakující se úkoly a spouštěče úkolů, urychluje koordinaci dodavatelů a zjednodušuje správu objednávek.
Díky funkcím, jako je automatické sledování zásob, aktualizace v reálném čase a upozornění na nízké zásoby, je ClickUp jako osobní asistent, který se věnuje kontrole vašich zásob.
Náklady a flexibilita
Excel je velmi cenově dostupná a pohodlná volba. Tyto výhody však mají svou cenu: správa složitých tabulek Excel vyžaduje více času a úsilí, jak vaše podnikání roste.
ClickUp zároveň nabízí pokročilé možnosti za malý poplatek za předplatné. (Samozřejmě je ClickUp k dispozici také v bezplatné verzi na celý život.
Díky vlastním polím a několika zobrazením ClickUp máte flexibilitu zobrazit si informace tak, jak chcete.
Je důležité si uvědomit, že ClickUp můžete využít i pro jiné účely. Například software ClickUp pro řízení provozu může pomoci vaší rostoucí firmě.
Škálovatelnost
ClickUp je navržen s ohledem na škálovatelnost. Ať už spravujete zásoby pro malou firmu nebo velký podnik, ClickUp může růst spolu s vámi.
Efektivně zpracovává velké objemy dat a poskytuje pokročilé reporty a analýzy prostřednictvím přizpůsobitelných dashboardů ClickUp, které vám pomohou činit informovaná rozhodnutí v závislosti na vývoji vašeho podnikání.
Šablonu pro správu zásob ClickUp lze přizpůsobit vašim potřebám, což usnadňuje nastavení a správu zásob s minimálním úsilím. Je také snadno škálovatelná.
Zde jsou některé z jeho hlavních funkcí:
- Předem připravená vlastní pole pro sledování podrobností o zásobách, jako jsou popisy položek, stav zásob a body pro objednání nových zásob.
- Snadno použitelné zobrazení, včetně seznamu, kalendáře a tabule, pro správu úkolů a plánů souvisejících se zásobami.
- Závislosti úkolů a připomenutí zajišťující včasné doplnění zásob a kontrolu skladových zásob
- Přizpůsobitelné panely pro sledování metrik a výkonu zásob
- Integrace s dalšími nástroji, jako je Slack a e-mail, pro efektivní komunikaci a oznámení.
- Funkce spolupráce v reálném čase, které umožňují členům týmu současně aktualizovat informace o zásobách.
- Zjednodušená automatizace pracovních postupů pro snížení manuálních úkolů a zvýšení efektivity
Přechod z aplikace Excel na ClickUp pro správu zásob
👀Věděli jste, že: Podle studie společnosti Acuity Training používá Microsoft Excel přibližně 54 % podniků po celém světě, což představuje více než 2 miliardy uživatelů. Je zřejmé, že Excel dělá něco správně. Je pravděpodobné, že i vy jste ho někdy použili.
S růstem vaší firmy však možná budete muset zvážit robustnější řešení pro správu zásob, jako je ClickUp.
Jste připraveni na upgrade?
Pokud zjistíte, že vaše zásoby přerůstají možnosti tabulky, možná je na čase zvážit upgrade. Zde je několik příznaků:
- Pokud trávíte více času opravováním chyb než správou zásob, může vás brzdit nedostatek pokročilé automatizace v Excelu.
- S rozšiřováním zásob může být sledování všeho v Excelu velmi náročné.
- Pokud potřebujete aktualizace v reálném čase a automatizaci, ruční procesy v Excelu vás mohou zpomalovat.
- Pokud se na správě zásob podílí více lidí, koordinace prostřednictvím jediného tabulkového procesoru může být chaotická.
Přechod od správy zásob v Excelu k ClickUp
Přechod z Excelu na ClickUp nemusí být nijak složitý.
Začněte tím, že přenesete své stávající údaje do přizpůsobitelných dashboardů ClickUp. Tyto dashboardy vám umožňují vytvářet dynamické seznamy, sledovat stav zásob a spravovat objednávky z více prodejních kanálů na jednom místě.
Zde je postup krok za krokem:
Exportujte data z Excelu
Začněte exportem údajů o zásobách z aplikace Excel (ve formátu XLSX, XLS nebo CSV) a jejich importem do aplikace ClickUp.
Nastavte si vlastní pracovní postupy
Přizpůsobte šablonu skladových zásob ClickUp tak, aby vyhovovala vašim procesům správy skladových zásob, ať už se jedná o sledování stavu zásob, správu objednávek nebo nastavení upozornění na doplnění zásob.
S šablonou skladových zásob ClickUp můžete:
- Centralizujte všechna data o zásobách do jednoho přehledného pracovního prostoru pro snadný přístup a správu.
- Efektivně sledujte stav zásob, prodej a objednávky v reálném čase, abyste nikdy neměli nedostatek základních položek.
- Automatizujte aktualizace a reporting, snižte počet manuálních chyb a ušetřete čas při auditu zásob.
Chcete-li optimalizovat správu zásob, vylepšete tuto šablonu přidáním vlastních stavů, jako jsou „Skladem“, „Nízký stav zásob“ a „Vyprodáno“. Můžete také přidat vlastní pole, jako jsou „SKU“, „Dodavatel“, „Bod pro objednání“ a „Poslední objednávka“, abyste měli přehled o důležitých informacích o zásobách a získali komplexní přehled o stavu vašich zásob.
Sledujte a upravujte
Jakmile bude váš systém zprovozněn, sledujte jeho výkonnost a podle potřeby provádějte úpravy, abyste optimalizovali správu zásob.
Automatizace a reportování v reálném čase ve správě zásob
Jednou z největších výhod přechodu na ClickUp jsou funkce automatizace a reportování v reálném čase. S ClickUp Automations můžete automatizovat zadávání a aktualizace dat, čímž snížíte riziko lidské chyby a uvolníte čas pro strategičtější činnosti.
Díky reportům v reálném čase v ClickUp můžete jediným kliknutím generovat aktuální přehledy, které vám pomohou rychle se rozhodovat na základě podložených informací.
📮ClickUp Insight: 21 % respondentů chce využít AI k profesionálnímu zdokonalení tím, že ji aplikuje na schůzky, e-maily a projekty. Ačkoli většina e-mailových aplikací a platforem pro správu projektů má AI integrovanou jako funkci, nemusí být dostatečně plynulá, aby sjednotila pracovní postupy napříč nástroji. Ale my jsme v ClickUp přišli na to, jak to funguje!
Díky funkcím pro správu schůzek založeným na umělé inteligenci ClickUp můžete snadno vytvářet body programu, zaznamenávat poznámky ze schůzek, vytvářet a přiřazovat úkoly z poznámek ze schůzek, přepisovat nahrávky a mnoho dalšího – díky našemu AI notetakeru a ClickUp Brain. Ušetřete až 8 hodin schůzek týdně, stejně jako naši klienti ve společnosti Stanley Security!
A to nejlepší jsme si nechali na konec: ClickUp Brain.
ClickUp Brain je vestavěný, plně integrovaný AI asistent ClickUp. Můžete k němu přistupovat odkudkoli v rámci platformy ClickUp. Zde je návod, jak jej využít:
- Položte mu otázky („Jaká je aktuální obrátka našich zásob a jak se liší od loňského roku?“)
- Vytvářejte tabulky a přehledy („Ukaž mi tabulku všech položek, které byly během loňské vánoční sezóny vyprodány, a aktuální poptávku po nich”).
- Vytvářejte zprávy („Napište stručné shrnutí měsíčních změn ve stavu zásob obuvi v tomto roce“)
🎨Zajímavost: 80letý japonský umělec Tatsuo Horiuchi vytváří nádherné obrazy japonského života, umění a krajiny... pomocí aplikace Microsoft Excel!
Automatizujte správu zásob pomocí ClickUp
Jeden moudrý člověk kdysi řekl: „Globální ekonomika je postavena na dvou věcech: spalovacím motoru a Microsoft Excelu. “ Excel si skutečně zaslouží uznání.
Excel může malým podnikům pomoci zlepšit správu zásob. Jakmile však vaše firma poroste, budete vědět, že je čas přejít od systému správy zásob v Excelu k něčemu lepšímu.
ClickUp nabízí moderní, škálovatelné řešení pro správu zásob s automatizací, přehledy v reálném čase a šikovnými funkcemi, kterým tabulkový procesor Excel prostě nemůže konkurovat. Obsahuje také mnoho dalších řešení, jako je společná dokumentace a chat v reálném čase, díky nimž je vhodnou aplikací typu „vše v jednom“ pro všechna oddělení. Pro progresivní obchodní profesionály je jeho škálovatelnost a flexibilita nezanedbatelnou výhodou.