Váš průvodce správou obsahu: Co to je a jak ji implementovat

Při provozování malé firmy obvykle nemáte s řízením obsahu žádné potíže – máte stálý objem, možná pár zaměstnanců a méně překážek, které musíte překonat při přípravě a publikování obsahu.

S rozšiřováním vašeho podnikání se věci začínají trochu komplikovat. Začnete přemýšlet o správném schvalovacím procesu, rozložení pracovní zátěže, publikování, pokynech pro značku a mnoha dalších faktorech, které ovlivňují úspěch vašeho obsahu. Strategie, které jste používali, když bylo vaše podnikání menší, již nejsou životaschopné – přerostli jste je. Je čas pořídit si větší boty, abyste se cítili pohodlně a mohli kráčet vpřed. 🚶

Tyto boty se nazývají správa obsahu. S jejich pomocí definujete pravidla pro systémy správy obsahu a zajistíte konzistentnost a přehlednost v celé organizaci.

V tomto článku probereme podrobnosti správy obsahu a nabídneme kroky pro vytvoření a implementaci pravidel a maximalizaci úspěchu pomocí ClickUp.

Co je správa obsahu?

Správa obsahu je soubor redakčních pokynů a pravidel, které řídí váš obsah. Podrobně popisuje všechny činnosti a procesy související s obsahem, aby každý člen vašeho týmu pro správu obsahu věděl, jak svou práci vykonávat s minimálním rizikem chyb a nesrovnalostí.

Neexistují žádná konkrétní pravidla ani zákony, které by určovaly, jak by měl vypadat váš model správy obsahu. Jeho vytvoření a aktualizace závisí na velikosti vaší společnosti, oboru činnosti a cílech.

Vaše správa obsahu se může například zaměřit na styl psaní příspěvků na sociálních médiích. Nebo může popisovat nástroje, které používáte v procesu tvorby obsahu, nebo definovat různé aspekty správy obsahu.

Ať už se zaměřujete na cokoli, zavedení rámce správy obsahu může zlepšit kvalitu vašeho obsahu, zajistit, že všichni členové týmu vědí, co mají dělat, a v konečném důsledku zvýšit spokojenost zákazníků.

Správa obsahu vs. strategie obsahu

Ačkoli jsou si v některých ohledech podobné, správa obsahu a strategie obsahu nejsou totéž.

Strategie obsahu se zabývá tím, jak využijete vytvořený obsah k dosažení svých cílů a k uspokojení vyhledávacích záměrů svých zákazníků. Při vytváření strategie obsahu vaší společnosti definujete svou cílovou skupinu a určíte způsoby, jak ji oslovit.

Na druhou stranu se správa obsahu více zaměřuje na celkový obraz. Zahrnuje celou cestu vašeho obsahu a zajišťuje konzistentnost v rámci celé společnosti.

Správa obsahu a strategie jdou ruku v ruce a jsou nezbytné pro úspěšný systém správy obsahu. ☯️

Výhody správy obsahu

Nastoupit do vlaku správy obsahu může znít jako časově náročné a komplikované. 🚂

Nebudeme vám lhát – někdy to může být náročné, ale úsilí se vyplatí, protože získáte spoustu výhod. Podívejme se na ty nejdůležitější.

Konzistentnost obsahu

Představte si tým deseti správců obsahu. Každý z nich má svůj jedinečný styl psaní, tón a preference, pokud jde o proces tvorby obsahu. Nyní si představte, že všichni pracují na stejné kampani na sociálních médiích. Výsledkem bude krásná směs chaosu a nekonzistence.

Správa obsahu tomu zabrání. Definováním pravidel pro tvorbu obsahu zajistíte, že všichni budou mít vodítko, kterým se budou řídit, pokud jde o styl, tón a technické požadavky. ⭐

Tímto způsobem minimalizujete riziko nesrovnalostí a zajistíte, že vaše společnost bude vnímána jako spolehlivá a důvěryhodná.

Lepší spolupráce a komunikace v týmu

Týmy bez jasně definovaných rolí a odpovědností se pravděpodobně setkají s problémem, který nebudou schopny správně vyřešit, protože nemají představu o tom, kdo co a jak dělá.

Jednou z oblastí, kterou správa obsahu řeší, je určení role každé osoby zapojené do vytváření, úprav, správy a monitorování obsahu. Když každý zná své povinnosti, riziko, že některé úkoly budou opomenuty nebo se budou překrývat, je minimální.

Díky tomu může spolupráce týmu dosáhnout nových výšin, protože každý chápe, co do ní vnáší. Při tvorbě a správě obsahu dochází k méně překážkám a zpožděním.

Vzhledem k tomu, že vytvoření a implementace modelu správy obsahu je týmová práce, budou vaši zaměstnanci moci aktivně přispívat a nabízet své nápady, jak model co nejlépe zfunkčnit. To posiluje vazby mezi členy týmu a dává jim pocit, že jsou ceněni, což zvyšuje jejich motivaci.

Vylepšená kvalita

Správa obsahu definuje všechny aspekty tvorby obsahu, od gramatických pravidel až po specifické požadavky a preference klientů. Díky těmto podrobným redakčním a značkovým pokynům můžete vy a váš tým dodávat prvotřídní obsah, který přesně odpovídá potřebám vašich klientů.

Správa obsahu je především o konzistentnosti. Pokud tedy budete postupovat správně a vytvoříte funkční rámec správy, budete schopni dodávat vysoce kvalitní obsah pokaždé! 😍

Lepší plánování a rozhodování

Správa obsahu obvykle zahrnuje definování kritérií pro monitorování a měření výkonu vašeho obsahu. Tyto cenné informace použijete jako základ pro plánování obsahu a správná rozhodnutí v budoucnosti, čímž maximalizujete dostupnost a potenciál svého týmu.

Jak vytvořit model správy obsahu pomocí ClickUp: 5 kroků

Existuje několik způsobů, jak vytvořit funkční model správy obsahu. Zde vám ukážeme, jak využít sílu ClickUp, komplexní platformy pro zvýšení produktivity, k vytvoření procesů pro správu obsahu ve vaší společnosti.

Než se pustíme do podrobného popisu tohoto procesu, musíme znovu zdůraznit, že správa obsahu není univerzálním řešením. Vytváříte ji v souladu s faktory, jako jsou:

Kroky, které popisujeme níže, slouží jako obecné pokyny, které můžete použít jako základ pro svůj model správy obsahu. Upravte je tak, aby vám pomáhaly, a nebránily vám. 💪

Krok 1: Stanovte si cíle

Nejedná se o krok jako takový, ale o cenný výchozí bod pro váš model správy obsahu. Pokud si nestanovíte cíle, riskujete, že vám uniknou důležité informace a podpoříte nejednotnost ve vašem týmu.

Nejprve si musíte položit otázku, proč tento rámec vytváříte. Své odpovědi zaznamenejte pomocí ClickUp Goals, jedinečné funkce pro stanovení a sledování cílů.

Vytvořte cíle a uspořádejte své úkoly do přehledných složek, abyste mohli sledovat svůj pokrok a centralizovat informace.

Přizpůsobte si, kdo má přístup k vašim cílům – pozvěte své správce obsahu, autory a editory, aby si prohlíželi a upravovali cíle, a zajistěte, že všichni směřují ke stejnému cíli.

Krok 2: Definujte role v týmu pro obsahový marketing

Správa a tvorba obsahu je týmová práce. Kromě autorů budete (možná) potřebovat editory, manažery SEO, stratégy obsahu, analytiky, designéry, schvalovatele a osoby zodpovědné za nahrávání obsahu.

Každý člen týmu je součástí soukolí tvorby a správy obsahu. Pokud jeden článek selže, celé soukolí se rozpadne. Abyste takovému scénáři předešli, musíte definovat role a odpovědnosti členů svého týmu. ⚙️

Neexistují žádná pevná pravidla – vytvořte strukturu, která nejlépe vyhovuje vašemu týmu a jeho silným stránkám.

Při definování rolí je dobré požádat svůj tým o zpětnou vazbu. ClickUp má pro tento účel ideální nástroj – ClickUp Whiteboards. Představte si ho jako digitální plátno, na kterém můžete se svým týmem brainstormovat a vymyslet ideální plán rozdělení rolí.

Tabule mají rozhraní typu drag-and-drop, takže nemusíte být umělecký génius, abyste mohli vyjádřit své myšlenky. Přidejte relevantní členy týmu na tabuli a začněte brainstormovat v reálném čase! 🧠

Zanechávejte poznámky a komentáře, propojujte své nápady a vytvořte přehled rolí týmu.

Jakmile stanovíte odpovědnosti jednotlivých osob, je čas je zaznamenat písemně pomocí ClickUp Docs, společného textového editoru, který vám umožní vytvářet, upravovat, sdílet a ukládat dokumenty.

Pro každou roli můžete vytvořit samostatný dokument a definovat odpovědnosti pomocí odrážek. Pokud chcete, můžete u každé odpovědnosti uvést další informace – to se hodí při školení nových zaměstnanců.

Přidejte svůj tým do příslušného dokumentu a umožněte mu, aby se k němu kdykoli vrátil. Dokumenty můžete v případě potřeby upravovat, aby odrážely nejnovější změny.

ClickUp Docs je ideální pro spolupráci – každá osoba v dokumentu má kurzor s jejím jménem nad ním. Tímto způsobem může více lidí upravovat stejný dokument s minimálním rizikem záměny. Vše se aktualizuje v reálném čase, takže vy a váš tým můžete hladce spolupracovat bez ohledu na to, kde se nacházíte.

Krok 3: Definujte pracovní postupy pro obsah

Definovali jste hráče, nyní je čas definovat hru. 🏐

V tomto kroku nastíníte všechny fáze, kterými váš obsah prochází, než je publikován. Tyto fáze mohou zahrnovat tvorbu nápadů, produkci obsahu, úpravy, vylepšení, schválení, publikaci, distribuci, kontrolu atd.

Tento krok je zásadní pro vytváření časových os, realistických plánů a strategií obsahu a minimalizaci rizika chyb nebo opomenutí.

ClickUp nabízí několik možností, které můžete využít k definování pracovních postupů pro obsah s maximální přesností:

Můžete například použít vlastní pole Soubor k připojení souborů k úkolům, abyste centralizovali informace, nebo vlastní pole Osoby k označení konkrétních členů týmu u různých úkolů.

Oceníte vlastní pole Vztahy. Pomocí něj můžete přizpůsobit, které úkoly nebo činnosti je třeba dokončit jako první, a zajistit správné pořadí, které podpoří vaše pracovní postupy.

Krok 4: Vytvořte redakční pokyny a postupy

Toto je jádro vašeho modelu správy obsahu – kde definujete všechny úkoly a činnosti související s obsahem ve vašich pracovních postupech a podrobně je popisujete.

Řekněme, že vaším cílem je stát se autoritou v oblasti zahradnictví. Tohoto cíle dosáhnete zveřejněním pěti úvodních článků na dané téma. Vysvětlíte různé postupy a nabídnete podrobné návody na plánování, pěstování a údržbu zahrad.

V této fázi definujete:

Také definujete, na co by se redaktoři měli při kontrole obsahu zaměřit a jaké KPI budete sledovat, abyste mohli měřit výkonnost obsahu.

Jakmile nastíníte všechna pravidla, pokyny a postupy související s vašimi pracovními postupy v oblasti obsahu, musíte je zdokumentovat a sdílet s příslušnými členy týmu. K tomu použijete již zmíněnou funkci ClickUp – ClickUp Docs.

O čem jsme ještě nemluvili, je bonusová funkce, kterou získáte v ClickUp Docs – ClickUp AI. Tento asistent psaní založený na umělé inteligenci vám pomůže s brainstormingem, editací a formátováním vašich dokumentů. Šetří vám čas a minimalizuje riziko chyb nebo nesrovnalostí tím, že píše celé SOP, shrnuje poznámky z jednání a generuje akční položky.

Na ClickUp Docs je pozoruhodné to, že je můžete propojit s úkoly. Tímto způsobem můžete vytvořit a udržovat konstantní tok informací a zajistit, aby členové vašeho týmu věděli, co mají dělat v různých scénářích.

Kromě přidání příslušných členů týmu do ClickUp Docs obsahujících informace o pravidlech a postupech je dobré je také zkontrolovat. To můžete provést buď:

To vám umožní provést svůj tým modelem správy obsahu a zajistit, aby mu všichni rozuměli.

A pokud potřebujete pomoc s vytvořením pravidel a postupů nebo chcete ušetřit čas zkratkou, prozkoumejte rozsáhlou knihovnu ClickUp s více než 1 000 šablonami pro různé účely.

Nezapomeňte se podívat na šablony SOP, které vám pomohou s vypracováním postupů správy obsahu. Všechny šablony ClickUp jsou přizpůsobitelné, takže je můžete upravit tak, aby odpovídaly vašim pracovním postupům. 🥳

Krok 5: Sledujte výkonnost procesu správy obsahu

Vytvořili jste model správy obsahu a teď si můžete oddechnout. Ne tak rychle!

Musíte sledovat výkonnost svého modelu, abyste zjistili, zda vyžaduje aktualizace. ClickUp Dashboards jsou k tomu ideální – pomocí více než 50 karet si můžete vytvořit vlastní kontrolní centrum a vizualizovat úspěch.

Kromě prohlížení dat je skvělým způsobem, jak zkontrolovat, zda váš model správy obsahu plní svůj účel, promluvit si se svým týmem. Koneckonců, jsou to oni, kdo podle tohoto modelu pracují, a mohou vám říct, zda některé oblasti vyžadují revize a vylepšení.

ClickUp nabízí několik způsobů komunikace s vaším týmem:

Formuláře ClickUp mají design typu drag-and-drop, takže je můžete vytvořit během chvilky. Jako stavební kameny pro svůj formulář použijte úkoly a vlastní pole.

Nejlepší na formulářích ClickUp je to, že můžete odpovědi proměnit v úkoly! Pokud například více členů týmu uvedlo, že by rádi viděli restrukturalizaci rolí, aby se přizpůsobily rostoucímu objemu práce a novým zaměstnancům, můžete tuto odpověď proměnit v konkrétní úkol. Poté přidejte pověřenou osobu a dejte jí za úkol prozkoumat, jak lze role restrukturalizovat, aby bylo zajištěno spravedlivé a optimální rozložení pracovní zátěže.

Osvojte si správu obsahu s ClickUp

Převezměte kontrolu nad svými modely správy obsahu pomocí ClickUp! Robustní sada funkcí této platformy vám umožňuje vytvářet, spravovat, sledovat a aktualizovat pravidla a postupy upravující váš obsah, aby byl v souladu s vašimi cíli.

Zaregistrujte se na ClickUp, sjednoťte svůj tým a udržte si náskok v oblasti obsahu! 🥇