Podle Project Management Institute (PMI) je celková výkonnost projektových kanceláří jedním z 10 klíčových faktorů úspěchu projektu. Bez ní je větší pravděpodobnost, že narazíte na problémy s objektivním sladěním, využíváním zdrojů a odpovědností.
Naštěstí můžete pomocí tohoto praktického průvodce vytvořit rámec správy PMO na míru. Provedeme vás správou PMO, vysvětlíme, proč je nutné ji implementovat, a představíme výhody, které můžete od efektivního rámce očekávat. 👀
Seznámíte se s různými složkami plánu řízení a rolí PMO v rámci organizace. Navíc vám nabídneme přizpůsobitelný pětikrokový plán pro nastavení efektivní struktury řízení projektů ve vaší společnosti.
Co je správa PMO?
Správa projektové kanceláře (PMO) je rámec procesů a postupů, které definují způsob rozhodování, řídí způsob zpracování projektů a hodnotí úspěšnost projektů. Tento rámec zajišťuje, že všechny projekty, politiky a postupy splňují cíle organizace, etické zásady a principy projektového řízení. 🙌
Správa projektů vytváří základ pro:
- Rozhodovací procesy
- Přidělování zdrojů
- Řízení rizik
- Strukturovaná odpovědnost
V závislosti na struktuře společnosti může řízení projektů vést projektový manažer, členové představenstva nebo více vedoucích zaměstnanců. Ve velkých organizacích může struktura řízení zahrnovat více kontrolních mechanismů ze strany vedoucích pracovníků z různých oddělení.
Řízení projektů je klíčovou součástí projektového managementu. Stanovuje jasné zásady a postupy, které zajišťují odpovědnost rozhodovacích orgánů. Zvyšuje také transparentnost, snižuje pravděpodobnost chyb, které mohou projekt zmařit, a zavádí standardizaci osvědčených postupů vašich projektových manažerů.
Porozumění PMO a jeho roli v organizaci
PMO je oddělení, které vytváří a sleduje standardy pro všechny projekty realizované společností. Liší se od projektového řízení, které dohlíží na každodenní úkoly, které přispívají k dosažení konkrétního výsledku. Správa PMO je širší rámec pravidel a předpisů určený k řízení všech aspektů projektů.
Úlohou PMO je standardizovat procesy související s projekty, aby byly v souladu s hodnotami a cíli společnosti a také s právními předpisy. PMO má obvykle hodnotovou nabídku, která shrnuje hodnotu, kterou společnost nabízí klientům nebo zákazníkům.
Zde je několik příkladů hodnotových nabídek PMO:
- Airbnb: „Airbnb existuje proto, aby vytvořilo svět, ve kterém se každý může cítit jako doma, a poskytuje zdravé cestování, které je lokální, autentické, rozmanité, inkluzivní a udržitelné.“
- Slack: „Slack šetří čas tím, že odstraňuje komunikační a systémové bariéry.“
- ClickUp: „Jedna aplikace, která nahradí všechny ostatní“
Zatímco tradiční procesy řízení PMO se zaměřovaly výhradně na zajištění dodržování řídících standardů, moderní PMO je strategičtější – nazývá se strategické PMO nebo podnikové PMO (EPMO). Strategické PMO není jen o dodržování, ale také o vytváření souladu, podpoře agility a využívání technologií k podpoře inovací. 💡
Místo toho, aby se strategické PMO soustředilo pouze na realizaci projektů a řízení plánů, sladí správu s očekáváními zainteresovaných stran a širšími obchodními cíli s ohledem na hodnotovou nabídku.
V minulosti vedoucí PMO hodnotil, zda projektové aktivity splňují správní pravidla. V moderním PMO vedoucí nyní vybírá projekty a strategické cíle, které splňují širší cíle společnosti.
Moderní PMO je také méně rigidní, co se týče struktury, než tomu bylo dříve. Rámce stále častěji využívají agilní metodiky, aby projekty a vedoucí týmů mohli snadněji provádět úpravy a přizpůsobovat se, aniž by narušili protokoly správy. ⚖️
Výsledkem jsou rámce s větším důrazem na mezifunkční spolupráci, spolupráci a flexibilní struktury rozhodování.
5 složek řízení projektů
Řízení projektů se skládá z několika složek – nejde pouze o seznam pravidel, která je třeba dodržovat. Podívejme se blíže na jednotlivé složky řízení projektů, včetně modelů, řízení rizik a kontrolních procesů. 🏊
1. Modely řízení
Model nebo rámec řízení by měl zohledňovat lidi, strukturu a informace ve vaší společnosti. Bude základem pravidel projektu, proto by měl být přístup přizpůsoben konkrétním potřebám vaší společnosti a projektu.
Začněte výzkumem a analýzou svých projektů, abyste zvážili, jak přísný musí být váš model řízení. Pro podniky pracující na vysoce zabezpečených projektech by měl být váš model řízení přísnější. Pro startupy pracující na inovativních produktech, které vyžadují rychlé změny, může být nutné, aby byl váš model řízení flexibilnější nebo přizpůsobivější.
Váš model řízení by měl minimálně splňovat následující požadavky:
- Zvažte rozsah projektů
- Stanovte pokyny pro časový harmonogram projektu.
- Řešte složitost různých projektů a životních cyklů projektů.
- Posuďte rizika a vytvořte struktury pro jejich snižování.
- Zapojte zpětnou vazbu od zainteresovaných stran
Mějte na paměti, že modely řízení by měly být také v souladu s cíli a hodnotami vaší společnosti. Například rámec řízení, který používá zábavní park, se bude výrazně lišit od rámce používaného daňovou firmou.
Proč? Protože poslání a hodnoty těchto agentur se liší. Zatímco zábavní park se může zaměřovat na bezpečnost návštěvníků, daňová firma se zaměří na dodržování předpisů. 🎡
Existuje několik různých modelů řízení projektů, které můžete zvážit, včetně:
- Model poradního výboru: Rámec, ve kterém skupina odborníků z daného odvětví funguje jako poradní výbor, který pomáhá generálnímu řediteli nebo jiným vedoucím pracovníkům při rozhodování v různých fázích projektu. Mezi běžné příklady odvětví, která tento model používají, patří hasičské sbory, školské obvody a neziskové organizace.
- Kontrolní cíle pro informace a související technologie (COBIT): Model COBIT, vyvinutý organizací ISACA, je model správy zaměřený na IT s důrazem na předpisy, dodržování předpisů a ochranu dat 🔐.
- Model řídícího týmu: Tento model, běžný v malých a středních podnicích, vytváří oddělení nebo řídící výbory s vedoucími pracovníky, kteří společně připravují základy pro správu. Je navržen tak, aby využíval odborné znalosti každého jednotlivce pro rychlejší rozhodování a společnou odpovědnost za správu napříč odděleními.
2. Odpovědnosti a povinnosti
Správa PMO stanoví role a odpovědnosti všech členů projektového týmu. Tím se zajistí lepší odpovědnost a jasně se definuje, kdo je zodpovědný za rozhodování v každé fázi životního cyklu projektového řízení. ✅
Díky včasnému nastavení standardů řízení mohou projektoví manažeři vytvořit lepší pracovní postupy a vyhnout se překážkám. Tím se eliminuje nejasnost ohledně toho, kdo v rámci projektu za co odpovídá. Současně vytvoření úrovní autority vede k jasné hierarchii odpovědnosti a usnadňuje udělování přístupu a oprávnění k prostředkům během projektu.
3. Zapojení zainteresovaných stran
Dobrý model řízení zapojuje do procesu všechny zainteresované strany projektu. Pokud jde o řízení projektů, mezi běžné zainteresované strany patří lidé pracující na projektu a sponzoři nebo investoři projektu. V rámci řízení jsou zainteresované strany větší skupinou jednotlivců, včetně všech, na které má projekt a jeho cíle dopad.
Při vytváření modelu řízení začněte identifikací všech potenciálních zainteresovaných stran. Dále by váš rámec měl vytvořit komunikační plány pro informování všech zainteresovaných stran, protokoly pro řízení očekávání a pokyny pro osoby s rozhodovací pravomocí.
4. Řízení rizik a problémů
Všechny projekty s sebou nesou určitá rizika a váš rámec řízení by se měl snažit tato rizika zmírnit, než projekt vykolejí. Při vytváření rámce řízení PMO vytvořte systém pro identifikaci, klasifikaci a prioritizaci rizik nebo problémů. Udržujte strukturu dostatečně flexibilní, aby bylo možné řešit různé typy problémů, ale zároveň dostatečně jasnou, aby všichni účastníci projektu mohli postupovat podle plánu řízení rizik.
5. Procesy řízení projektů kontrolní procesy
Nestačí jen vytvořit rámec řízení a nechat to tak. Účinný plán musí být pravidelně sledován a revidován. Musíte pravidelně porovnávat výsledky a úsilí s vaším základním modelem řízení. Posuďte všechny oblasti, kde nejsou dodržovány protokoly, a určete, zda je to způsobeno nejasnými pokyny nebo potřebou strukturálních změn. 👨🏽💻
Během hodnocení nezapomeňte získat zpětnou vazbu od rozhodovacích orgánů a zainteresovaných stran v souladu s plánem řízení. Pravidelným hodnocením můžete identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a přizpůsobit model řízení potřebám vaší společnosti.
Jak používat rámec řízení PMO
Zde je návod, jak efektivně vytvořit a používat rámec řízení projektů. V pouhých pěti krocích můžete vytvořit model, který bude vyhovovat specifickým potřebám a hodnotám vaší společnosti. 🏆
- Identifikujte zainteresované strany: Vytvořte seznam všech, na které bude mít projekt dopad, včetně členů týmu a externích aktérů, jako jsou prodejci a dodavatelé.
- Stanovte cíle: Identifikujte a upřednostněte obchodní cíle, poslání společnosti, projektovou chartu a hodnoty projektu.
- Navrhněte a implementujte strukturu řízení: Vytvořte transparentní strukturu, která stanoví role, očekávání a odpovědnost všech zainteresovaných stran. U větších organizací bude tento proces složitý a může zahrnovat rozdělení na různé rady, dceřiné společnosti nebo revize oddělení. Jasně stanovte, jak budou přijímána rozhodnutí, kdo je za ně odpovědný a jak budou tyto procesy řízení kontrolovány.
- Definujte a sledujte pokrok: Vysvětlete, jak vypadá dodržování rámce řízení PMO, a pravidelně sledujte pokrok od zahájení projektu až po jeho dokončení.
- Zkontrolujte a vyřešte případné nesrovnalosti: Správa je nepřetržitý proces. Zaveďte systém kontroly a pravidelně jej revidujte, abyste zajistili dodržování předpisů a aktualizovali postupy s cílem odstranit případné nedostatky ve stávajícím rámci řízení.
Tyto kroky by měly být považovány za obecné pokyny, nikoli za striktní návod. Společnosti s komplexními strukturami PMO budou potřebovat více kroků a možná budou muset tyto kroky rozdělit na lépe zvládnutelné segmenty.
Nezapomeňte přizpůsobit svůj rámec řízení konkrétním potřebám vaší firmy a model přehodnoťte, zejména v počáteční fázi, abyste mohli provádět změny v průběhu procesu.
Výhody správy PMO a budoucí trendy
Je zřejmé, že vytvoření správy PMO pomáhá vaší organizaci splnit pravidla compliance, ale přináší také hodnotu, kterou byste možná nečekali. Ve skutečnosti se čas věnovaný nastavení těchto pravidel a pokynů vyplatí, pokud jde o přizpůsobivost, výběr projektů a rozhodování. ⚒️
Zde je několik výhod efektivního rámce řízení:
- Lepší zaměření projektu: Díky jasnějším procesům, hodnotové nabídce a řídícím orgánům je pro vedoucí pracovníky snazší vybrat projekty, které nejvíce přispívají k celkovému zisku společnosti.
- Jasnější očekávání a odpovědnost: Díky pravidlům, která upravují očekávání a pravomoci, všichni členové týmu vědí, kdo je za co zodpovědný. To znamená větší odpovědnost za vlastní role a méně nedorozumění.
- Vylepšené řízení rizik: Správa PMO vytváří strukturu rozhodování, která vedoucím týmů usnadňuje posuzování a prevenci rizik. Vědět, kdo je zodpovědný za rozhodování, také usnadňuje eskalaci – členové týmu vědí, koho mají informovat, aby mohli rychle jednat.
- Rychlejší přizpůsobivost: Díky inovativním pokynům mohou vedoucí pracovníci snadněji přizpůsobovat a měnit projekty a aktualizovat řídící struktury tak, aby odrážely tyto změny.
Díky digitální transformaci se tradiční firemní procesy mění závratnou rychlostí – a řízení PMO není výjimkou. S příchodem práce na dálku, umělé inteligence a automatizace se musí PMO přizpůsobit a vybudovat struktury, které tyto změny zohlední.
Zde jsou některé z budoucích trendů správy PMO:
- Přijetí digitální transformace a automatizace: Algoritmy umělé inteligence a strojového učení poskytují prediktivní analýzu potenciálních rizik a zpoždění projektů. Díky zrychlení této analýzy mohou pracovníci PMO vytvářet komplexnější plány řízení rizik a projektů a zefektivnit správu projektového portfolia za poloviční dobu.
- Přechod k rozhodování založenému na datech: Data jsou klíčová a jsou hnací silou rozhodnutí ve většině každodenních obchodních situací. Stále častěji se také stávají klíčovou součástí rámců PMO. Namísto určení osoby s rozhodovací pravomocí se modely PMO zabývají podrobněji tím, jak by měla být rozhodnutí přijímána, jaké metriky by měla ovlivňovat rozhodnutí a jaké monitorovací procesy je třeba dodržovat, aby byla zajištěna výkonnost projektu 🎯.
- Důraz na inovace a neustálé zlepšování: Tradičně bylo řízení PMO jednorázovým procesem. Dnes se neustále vyvíjí a vedoucí pracovníci PMO se poučují z úspěchů i neúspěchů. Neustálé aktualizace podporují inovace a zlepšují standardní postupy.
- Přijetí agilních metodik řízení projektů: Vzhledem k tomu, že změna je neustálou silou, vedoucí pracovníci PMO přijímají agilní metodiky, které umožňují projektům přizpůsobit se změnám prostředí, aniž by došlo k narušení jejich průběhu.
Nastavení efektivního rámce řízení PMO
Jste připraveni nastavit rámec řízení PMO? Zde najdete praktické kroky k vytvoření efektivního plánu řízení PMO. Každý z nich je podložen základními principy a osvědčenými postupy, které můžete dodržovat, abyste každý krok přizpůsobili potřebám svého podnikání.
1. Analyzujte svou stávající organizaci
Než budete moci vytvořit efektivní rámec řízení PMO, musíte zkontrolovat, jak jsou projekty v současné době řízeny ve vaší společnosti. Zamyslete se nad tím, na jaké typy projektů se zaměřujete a zda pro ně existují nějaké rámce. Zeptejte se sami sebe, zda máte plány pro řízení projektových zdrojů a zda existují nějaké pokyny pro přidělování zdrojů. 💰
Další věci, které je třeba zvážit, zahrnují:
- Jak zvládáte změny v projektech?
- Jak vybíráte a stanovujete priority projektů?
- Jsou projekty obvykle dodávány včas a co se stane, pokud tomu tak není?
- Mají členové týmu a vedoucí projektů klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) nebo jiné metriky pro hodnocení výkonnosti projektu?
Jakmile zjistíte, jaké procesy již máte zavedeny, můžete je restrukturalizovat nebo vytvořit nové, které budou sloužit jako základ vašeho plánu řízení.
2. Definujte účel a strukturu vašeho PMO
Vaše PMO by mělo mít svůj účel, ať už se jedná o vytváření poradenských poznatků pro splnění regulačních požadavků nebo budování procesů pro dodání projektů včas a v rámci rozpočtu. Jasně definujte účel svého PMO a poté vytvořte základní strukturu pro splnění těchto cílů.
Pokud potřebujete PMO pro strategické účely, budete potřebovat strukturu, která nastíní pracovní postupy a kroky rozhodování vedoucí k dosažení konkrétního cíle. Pokud potřebujete poradenské PMO, může vaše struktura zahrnovat radu nebo poradní výbor jako součást struktury. Mějte na paměti, že pokud je vaše organizace velká nebo složitá, můžete mít několik plánů PMO pro různé cíle nebo na různých úrovních.
Pomocí nástroje jako ClickUp Goals jasně definujte své cíle, rozvrhněte pracovní postupy a vyznačte milníky, abyste dosáhli požadovaných výsledků. Díky integrovaným nástrojům pro brainstorming a měřitelným cílům je snadné definovat a sledovat pokrok vašeho rámce PMO.
3. Najděte ty správné lidi
Rámec řízení PMO je účinný pouze tehdy, pokud jsou jeho zaměstnanci efektivní. Můžete se rozhodnout využít zaměstnance, kteří již ve vaší společnosti pracují, nebo přivést osoby zvenčí, které budou zastávat klíčové pozice v rámci PMO. 🤝
Ať už se rozhodnete pro jakoukoli strukturu, zvažte dovednosti nezbytné pro úspěch vašeho rámce. Může se jednat o měkké dovednosti, jako je diplomacie nebo rozhodování, nebo o tvrdé dovednosti, jako jsou certifikace od regulačních orgánů.
4. Jasně stanovte osvědčené postupy
Správa PMO je proces řízení změn, proto je pro úspěch klíčová jasná komunikace a očekávání. Definujte metodiky a osvědčené postupy, které očekáváte, že budou všichni účastníci používat. Tyto osvědčené postupy by měly pokrývat vše od rozpočtování a využívání zdrojů až po řízení rizik a postupy zajištění kvality.
Usnadněte všem týmům a jednotlivcům vyhledávání těchto osvědčených postupů a jejich implementaci v každé fázi projektu. Čím jasnější budete a čím snazší lidem implementaci těchto pokynů usnadníte, tím větší je pravděpodobnost, že váš projekt bude úspěšný.
5. Implementujte a monitorujte plán řízení PMO
Po dokončení všech přípravných prací je čas implementovat a monitorovat rámec řízení PMO. Použijte nástroj, jako je software pro řízení projektů ClickUp, k monitorování pracovních postupů, sledování pokroku a získání podrobných přehledů v průběhu celého životního cyklu projektu. 📈
Vytvořte přizpůsobený systém řízení projektů, který definuje procesy, odpovědnosti a postupy. Přidejte vlastní pole, závislosti a priority a využijte filtrované zobrazení k prohlížení nejdůležitějších informací. Použijte jej ke správě všech prvků správy PMO, od stanovení cílů až po vytváření a sdílení informací prostřednictvím ClickUp Docs.
Pomocí několika zobrazení ClickUp můžete projekty a úkoly zobrazit jako seznamy, tabule nebo panely. S ClickUp je snadné přizpůsobit procesy díky integrovaným nástrojům AI a automatizacím, které zjednodušují pracovní postupy. Navíc vysoká míra přizpůsobení znamená, že můžete v případě potřeby provést změny, aniž by to mělo významný dopad na časový harmonogram projektu. ⏳
ClickUp také nabízí více než 1 000 šablon, které usnadňují vytváření pokynů PMO a standardních operačních postupů (SOP). Pomocí šablon pro řízení projektů stanovte cíle a procesy, které navazují na váš plán správy PMO.
6. Podle potřeby revidujte a aktualizujte
Správa PMO není jednorázový projekt. Vytvořte a pravidelně plánujte kroky k přezkoumání vašich procesů a postupů. Vytvořte systém pro označování problémů a eskalujte je správné osobě, aby bylo možné rychle provést změny. 🚨
Mějte na paměti, že požadavky na PMO se mohou měnit s růstem vaší organizace nebo s jejím vstupem do nových odvětví. Buďte přizpůsobiví a proaktivní, pokud jde o restrukturalizaci nebo vytváření nových PMO podle potřeby.
Časté dotazy
Chcete se dozvědět více o rámcích řízení PMO? Zde najdete nejčastější dotazy a odpovědi na ně.
1. Co je to rámec PMO?
Rámec PMO je soubor pravidel a předpisů, které určují, jak by měly manažerské týmy a jednotlivci zacházet se všemi aspekty projektového procesu. Rámec obvykle zahrnuje sladění řídících pravidel s širšími posláními a hodnotami společnosti. Přesný rámec se liší od společnosti k společnosti a je přizpůsoben složitosti a potřebám daného podniku.
2. Jak nastavit správu PMO?
Chcete-li nastavit správu PMO, musíte analyzovat svou stávající organizaci, definovat cíle a zainteresované strany a určit rozsah modelu správy. Na základě těchto informací vyberete vhodné osoby, vytvoříte rozhodovací procesy a stanovíte osvědčené postupy a metodiky správy. Jakmile vytvoříte správu PMO, budete ji chtít pravidelně revidovat a podle potřeby aktualizovat.
3. Jaké jsou tři pilíře řízení projektů?
Tři pilíře řízení projektů zahrnují strukturu, lidi a informace. Struktura se skládá ze všech rozhodovacích procesů, pracovních postupů a závislostí spolu s jasnými vysvětleními všech postupů, které musí členové týmu dodržovat. Pilíř „lidé“ představuje management, který najímá správné osoby pro každý úkol. Pilíř „informace“ zahrnuje komunikační plány, které usnadňují aktualizace a jasná očekávání pro diskuse, když nastanou problémy s projektem.
Implementujte efektivní rámec PMO pro úspěšnější projekty
Účinný rámec PMO může zvýšit úspěšnost vašich projektů. Od lepších pracovních postupů po rady od vysoce kvalifikovaných odborníků – PMO je jedním ze způsobů, jak zajistit, aby všechny vaše projekty přinášely vaší společnosti větší hodnotu.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a začněte spravovat svůj rámec PMO. Využijte jej k vytvoření základů svého rámce s jasně definovanými cíli a záměry. Navíc zefektivněte rozhodovací procesy pomocí úkolů, které rozdělují odpovědnost a povinnosti v rámci celé vaší organizace. Od sdílení dokumentace po plánování plynulejších procesů – ClickUp dělá správu PMO hračkou. ✨