Todoist vs. Microsoft To Do: Dilema správy úkolů

Zvládáte spoustu projektů a máte pocit, že jste na vrcholu světa! Ale v určitém okamžiku se vaše úkoly začnou hromadit – ztrácíte kontrolu a nemůžete si vzpomenout, co jste měli udělat. Jeden nebo dva (nebo tři nebo čtyři!) úkoly vám proklouznou mezi prsty a nastane chaos!

Nemůžete se soustředit a nemůžete najít cestu ven z nekonečného cyklu špatného řízení úkolů.

V tomto případě přicházejí na pomoc aplikace pro správu úkolů – pomáhají vám organizovat vaše dny, stanovovat priority a dodržovat termíny. Dvěma klenoty v oblasti správy úkolů jsou Todoist a Microsoft To Do.

Na první pohled nabízejí obě aplikace stejné funkce – inteligentní seznamy úkolů pro organizaci práce a života. Při bližším pohledu však zjistíte rozdíly v jejich schopnostech a dostupných možnostech.

V tomto článku se podrobně podíváme na hlavní funkce obou aplikací a probereme jejich klady a zápory, abychom vám pomohli vybrat si stranu v dilematu Todoist vs. Microsoft a stát se profesionálem v řešení vašich nejdůležitějších úkolů. 💪

Co je Todoist?

Todoist je oblíbená platforma pro správu úkolů, která vám umožňuje vytvářet seznamy úkolů, abyste si mohli strukturovat své dny a mít přehled o svých povinnostech. Ať už jej používáte pro práci, osobní záležitosti nebo obojí, Todoist vám pomůže zlepšit vaše organizační schopnosti – usnadňuje pečlivé plánování dne a zajišťuje, že žádný úkol nebude opomenut nebo zanedbán.

Mezi základní funkce, které Todoist nabízí, patří:

Vyberte si úrovně priority pro své úkoly, přizpůsobte si připomenutí a sdílejte své seznamy úkolů s kolegy (nebo členy rodiny či spolubydlícími), aby byli vždy v obraze.

Todoist nabízí desítky integrací, takže jej můžete propojit se svým e-mailovým nebo kalendářovým softwarem a snadno přiřazovat a plánovat úkoly.

Todoist nabízí mnohem více než jen jednoduché seznamy úkolů, ze kterých odškrtáváte splněné položky, a může se hodit každému, kdo chce posunout svou organizaci a pečlivost na novou úroveň. 📈

Funkce Todoist

Ano, Todoist je populární, ale čím se tato platforma liší od jiných aplikací pro správu úkolů? Podívejme se na některé z jejích vynikajících funkcí.

1. Kanbanové tabule

Kanbanové tabule jsou oblíbené agilní nástroje pro řízení projektů, které vám pomáhají vizualizovat vaše projekty a procesy a optimalizovat pracovní postupy. Todoist sice není platforma pro řízení projektů, ale nástroj pro správu úkolů, nastavování připomínek, sledování aktivity úkolů a další. Uznává výhody kanbanových tabulí a umožňuje svým uživatelům je využívat.

Stejně jako každá jiná aplikace pro správu úkolů, i Todoist vám umožňuje zobrazit vaše úkoly ve formě seznamů. Řekněme, že máte seznam s názvem „Marketingová strategie“ s několika kategoriemi, jako jsou „Nápady“, „Úkoly“ a „Probíhá“. Pokud kliknete na tři tečky v pravém horním rohu seznamu a vyberete možnost „Zobrazit jako tabuli“, seznam a jeho kategorie se změní na Kanban tabuli, kde jsou úkoly zobrazeny jako karty.

Todoist vám umožňuje přesouvat karty jednoduchým přetažením myší a snadno tak aktualizovat vaše procesy.

2. Šablony

Nechcete vytvářet seznamy úkolů od nuly? Todoist chápe, že možná nemáte čas nebo se bojíte, že něco vynecháte, a proto nabízí fantastické šablony. Obsahují předem připravené úkoly, které můžete přizpůsobit svým procesům.

Platforma obsahuje více než 60 šablon rozdělených do mnoha kategorií, jako je marketing a prodej, kreativita, design a produkty a management. Pokud nechcete kategorie procházet ručně, použijte vyhledávací lištu a najděte správnou šablonu na základě zadaných klíčových slov.

Řekněme, že plánujete akci – použijte šablonu pro plánování akcí Todoist, která třídí úkoly podle toho, kdy je třeba je dokončit. Máte tři kategorie – Před akcí, V den akce a Po akci. Každá kategorie je dále rozdělena, aby se usnadnila organizace. Například v kategorii Před akcí máte podkategorie jako Místo konání, Catering a Řečníci. Odškrtávejte úkoly ze svých seznamů, dokončujte je a užijte si úspěch své akce. 🏅

3. Sledování trendů produktivity

Znalost vaší produktivity v minulosti vás může inspirovat k dalšímu úsilí a poskytnout vám cenný přehled o tom, čeho jste dosáhli. Todoist vám umožňuje stanovit cíle produktivity a sledovat trendy, abyste viděli, čeho jste dosáhli na denní a týdenní úrovni, a sledovali sérii dosažených cílů.

Aplikace vám také umožňuje zobrazit historii vašich aktivit, filtrovat je podle projektu nebo osoby a získat objektivní údaje o efektivitě vaší práce a práce vašeho týmu.

Kromě zobrazení počtu splněných úkolů vám Todoist umožňuje zobrazit konkrétní úkoly, které jste ze svých seznamů vyškrtli. To vám pomůže sledovat aktivitu a vizualizovat cesty, které vedou k dokončení velkých projektů! 🥰

Další cennou funkcí je Todoist Karma, která vám za používání pokročilých funkcí a plnění úkolů přiděluje body. Pokud jste soutěživí a máte rádi pocit úspěchu, tato gamifikovaná funkce se vám bude líbit.

Ceny Todoist

*Uvedená cena se vztahuje k ročnímu fakturačnímu modelu.

Co je Microsoft To Do?

Microsoft To Do je jednoduchá aplikace pro správu úkolů založená na seznamech úkolů. Umožňuje vám rozdělit práci na menší, lépe zvládnutelné části (úkoly) a řešit je jeden po druhém, až dosáhnete svých cílů. ✔️

Microsoft To Do může být ideální volbou pro uživatele, kteří hledají jednoduchost. Tato aplikace vám pomůže mít přehled o vašich dnech a spolupracovat s ostatními od samého začátku, aniž byste museli ztrácet čas seznámením se s rozhraním.

Platforma sice není nijak zvlášť propracovaná, ale pro mnoho uživatelů je více než dostačující k úspěšnému řízení povinností. Kromě vytváření seznamů úkolů můžete nastavovat termíny a připomenutí, určovat priority, kategorizovat, připojovat soubory a přidávat poznámky, abyste vylepšili svou organizaci.

Funkce Microsoft To Do

Podívejme se, jaké funkce dělají zdánlivě základní aplikaci pro správu úkolů, jako je Microsoft To Do, tak atraktivní.

1. Seznamy úkolů

Microsoft To Do ve výchozím nastavení obsahuje několik seznamů úkolů, které vám pomohou sledovat vaše plánované aktivity a povinnosti.

První seznam je Můj den, kde najdete úkoly naplánované na „dnes“ a následující dny. Poskytuje vám obecný přehled o vašem denním programu a můžete použít možnosti třídění k uspořádání úkolů podle faktorů, jako je důležitost, termín splnění, první písmeno nebo datum vytvoření.

Další seznam je Důležité a zobrazuje úkoly, které jste označili jako důležité stisknutím hvězdičky vpravo. ⭐

Třetí seznam je Plánované, ve kterém najdete všechny úkoly s termínem splnění.

Seznam Přiřazeno mně zobrazuje všechny úkoly, které vám byly přiřazeny v aplikaci nebo v Microsoft Planner (plánovací aplikaci společnosti Microsoft). Seznam Úkoly pak komplexně shrnuje všechny vaše přiřazené povinnosti.

Tyto seznamy nemusíte používat – Microsoft To Do vám umožňuje vytvořit si vlastní stisknutím možnosti Nový seznam v nabídce na pravé straně obrazovky.

2. Připomenutí

Představte si, že otevřete aplikaci se seznamem úkolů a zjistíte, že máte na dnešek naplánovanou důležitou schůzku. Je ale 11 hodin a schůzka byla v 10. Naštěstí můžete těmto nočním můrám zabránit pomocí funkce připomenutí v Microsoft To Do. ⏰

Kromě přidání termínu splnění úkolů můžete nastavit připomenutí, abyste měli přehled o svých dnech a nezmeškali důležité činnosti.

Vyberte datum a čas tak, že vyberete úkol a zvolíte možnost Připomenout na panelu nástrojů na pravé straně obrazovky. Microsoft To Do vám v určený čas pošle oznámení na vaše zařízení a pomůže vám snížit stres, dodržet termíny a spravovat svou práci jako profesionál.

3. Nastavení úkolů

Vzhledem k tomu, že Microsoft To Do je jednoduchá aplikace pro správu úkolů, nabízí překvapivě podrobná nastavení pro organizaci rozhraní a seznamů.

Nastavení najdete v pravém horním rohu aplikace – klikněte na ikonu ozubeného kolečka, abyste se k nim dostali. ⚙️

Zobrazí se seznam nastavení, která můžete přizpůsobit přepnutím přepínače. Můžete například zvolit, zda chcete nové úkoly umístit nahoru, přehrát zvuk při dokončení nebo odeslat připomínky.

Od obecných nastavení po přizpůsobení seznamů a propojených aplikací – Microsoft To Do vám dává plnou kontrolu a umožňuje vám vytvořit prostor, který odpovídá vašim plánovacím potřebám.

Ceny Microsoft To Do

Todoist vs. Microsoft To Do: Porovnání funkcí

Todoist a Microsoft To Do slouží stejnému účelu – pomáhají vám vytvářet seznamy úkolů a spravovat je, abyste zlepšili organizaci a produktivitu. Vybrat si favorita není vůbec snadné, proto se podívejme, jak si tyto dvě aplikace vedou ve třech klíčových aspektech – integraci, spolupráci a vytváření úkolů.

1. Integrace

Propojení s různými platformami pro produktivitu, správu projektů a spolupráci může zvýšit efektivitu a odemknout další funkce. Todoist i Microsoft To Do nabízejí desítky integračních možností, které uspokojí vaše potřeby.

Todoist se integruje s více než 80 aplikacemi rozdělenými do kategorií, jako je sdílení souborů a obsahu, sledování času a hlasoví asistenti.

Microsoft To Do, jak jste asi uhodli, se více zaměřuje na integraci v rámci ekosystému Microsoftu. Můžete jej snadno propojit s aplikacemi jako Outlook, OneDrive a Microsoft Teams.

Todoist i Microsoft To Do se mohou připojit k Zapieru, což otevírá dveře k tisícům softwarových integrací.

V této oblasti není jasný vítěz. Microsoft To Do může být tou správnou volbou, pokud již pracujete s aplikacemi Microsoft. Pokud však chcete větší univerzálnost, Todoist se jeví jako lepší volba.

2. Možnosti spolupráce

Pokud pracujete v týmu, budou vás zajímat možnosti, které podporují spolupráci a komunikaci.

Todoist nabízí celou řadu takových funkcí, včetně komentářů k úkolům, snadného delegování úkolů a sledování. Podporuje prostředí příznivé pro spolupráci, kde můžete sledovat trendy produktivity každého člena týmu a tyto informace využít pro budoucí plánování a správu pracovní zátěže.

Naopak Microsoft To Do v této oblasti nevyniká. I když můžete úkoly přiřazovat konkrétním členům týmu, je tento proces poněkud časově náročný. Ke každému úkolu můžete přidávat poznámky, ale nemůžete přidávat komentáře, což může bránit plynulé spolupráci a komunikaci.

Todoist vítězí v oblasti funkcí pro spolupráci – je vhodný pro malé i velké týmy a umožňuje sledovat trendy a vzorce. Microsoft To Do je naopak dobrou volbou pro jednotlivce a menší týmy.

3. Funkce pro vytváření úkolů

Nechcete aplikaci pro správu úkolů, která dělá z jejich vytváření, což je její primární účel, noční můru. Naštěstí to neplatí pro žádného z našich soutěžících – oba vám umožňují vytvářet úkoly několika kliknutími. Můžete také přidávat přiřazené osoby, termíny a priority. Existuje však několik rozdílů, kterých byste si měli být vědomi.

Todoist vám například umožňuje vytvářet podúkoly v rámci podúkolů, zatímco Microsoft To Do tuto funkci nenabízí. Navíc s Todoistem můžete v rámci svých seznamů vytvářet sekce, abyste mohli úkoly organizovat podle požadovaných kritérií, což v Microsoft To Do není možné.

Připomenutí úkolů je funkce dostupná v obou aplikacích, ale v tomto ohledu má Microsoft To Do mírnou výhodu. Na rozdíl od Todoistu, který pro přístup k této funkci vyžaduje předplatné plánu Pro, Microsoft To Do ji poskytuje zdarma. Je však třeba poznamenat, že s plánem Pro Todoist získáte další výhodu v podobě možnosti používat přirozený jazyk pro nastavení připomenutí (a dalších podrobností úkolů), což může investici vyplatit.

Pokud jde o stanovení priorit, Microsoft To Do vám umožňuje označit úkoly s vysokou prioritou hvězdičkou. Todoist vám umožňuje vybrat si mezi čtyřmi úrovněmi priority a organizovat své pracovní postupy tak, abyste snadno dodrželi termíny. 💪

Todoist vs. Microsoft To Do na Redditu

Co říkají uživatelé Redditu o souboji Microsoft To Do vs. Todoist? Podívejme se na některé z jejich komentářů.

Jeden uživatel uvedl, že používá oba, ale dává přednost Todoistu kvůli jeho pokročilým možnostem:

„Stále mezi nimi přecházím, ale dávám přednost Todoistu. Velkým lákadlem jsou možnosti přirozeného jazyka a opakujících se úkolů. ”

Jiný uživatel se přiklonil k Microsoft To Do kvůli jeho integraci:

„Pokud vaše kancelář plně využívá sadu 365 spolu s plánovačem, integrace je skvělá, protože úkoly, které vám byly přiděleny prostřednictvím plánovače, se hladce propojí. ”

Seznamte se s ClickUp – nejlepší alternativou k Todoist a Microsoft To Do

Výběr mezi Todoist a Microsoft To Do často spočívá v kompromisu. Na jedné straně máte robustní možnosti správy úkolů, i když s mírně komplikovanějším rozhraním. Na druhé straně máte snadno použitelnou aplikaci ze sady Microsoft, ale bez pokročilých funkcí.

Co když vám řekneme, že se nemusíte spokojit s kompromisem? ClickUp může být vaší platformou pro správu úkolů a pomůže vám dosáhnout úrovně organizace a produktivity, o které jste nikdy nesnili. Nabízí fantastické možnosti pro plánování, organizování, přidělování a sledování úkolů a klade důraz na spolupráci v reálném čase.

Díky svým neuvěřitelně rozmanitým funkcím se ClickUp dostal na seznam Forbes 2023 Cloud 100 – seznam 100 nejlepších soukromých cloudových společností. Podívejme se na některé funkce, díky kterým je ClickUp fantastickou alternativou k Todoist a Microsoft To Do!

1. ClickUp Docs

Přiřazování, organizování a spolupráce na úkolech je snadné díky ClickUp Docs – jedinečné funkci správy dokumentů této platformy.

Tato možnost vám umožňuje vytvářet, upravovat a sdílet dokumenty související s projekty a úkoly. Ať už poskytujete pokyny nebo přidáváte další informace pro svůj tým, ClickUp Docs může být cenným doplňkem vašeho arzenálu pro správu úkolů. Umožněte členům svého týmu upravovat dokumenty související s úkoly a spolupracovat v reálném čase, bez ohledu na to, kde se nacházejí.

Jakmile dokončíte dokument, můžete jej propojit s úkolem, abyste zlepšili organizaci a centralizovali své pracovní postupy.

Všechny prvky v ClickUp Docs jsou přizpůsobitelné, takže můžete své dokumenty přizpůsobit povaze svých úkolů a projektů a celkové dynamice týmu.

2. ClickUp AI

Vylepšete své schopnosti správy úkolů pomocí ClickUp AI. Tento jedinečný asistent pro psaní využívá sílu umělé inteligence, aby vám pomohl vytvářet, organizovat a spravovat úkoly a projekty.

Pomocí ClickUp AI můžete shrnout dokumenty a extrahovat relevantní informace, na základě kterých budete vytvářet a přiřazovat úkoly. Můžete jít ještě o krok dál a nechat nástroj generovat akční položky pro vaše dokumenty a úkoly!

Díky této výkonné funkci je vytváření dokumentů a úkolů hračkou – dokáže generovat nápady a pomáhá vám brainstormovat. Můžete ji také použít jako osobního editora, který vám pomůže psát jasněji a poutavěji.

ClickUp nabízí řadu šablon AI promptů, které vám pomohou „komunikovat“ s chatboty, jako je ChatGPT, a dosáhnout tak maximální produktivity. Ačkoli doplňkové funkce AI nejsou v bezplatné verzi ClickUp k dispozici, tento nástroj vám ušetří čas při dokončování úkolů a psaní lepších zpráv.

3. Šablona denního seznamu úkolů ClickUp

Šablony mohou správu úkolů zrychlit a usnadnit – místo toho, abyste vytvářeli seznamy úkolů od nuly, můžete použít předem připravené položky a ušetřit čas při dokončování úkolů. ClickUp nabízí působivou knihovnu s více než 1 000 šablonami, z nichž mnoho se týká správy více úkolů, organizace a funkcí pro spolupráci na stejné platformě.

Šablona ClickUp Daily To-Do List může být ideální volbou, pokud hledáte jednoduché a přehledné šablony projektů, které vám pomohou udržet správný směr.

Tato šablona úkolů je seznam úkolů se třemi podúkoly – ranní rutina, odpolední rutina a večerní rutina. Každý podúkol je dále rozdělen do kategorií, jako je čtení knihy a snídaně s vysokým obsahem vlákniny v rámci ranní rutiny. Každý úkol zařaďte do kategorie a sledujte své pokroky.

Je zřejmé, že tato šablona denního kontrolního seznamu se zaměřuje spíše na váš osobní život než na práci. To však můžete rychle změnit, protože každý prvek je přizpůsobitelný. Nahraďte aktuální seznamy a podúkoly věcmi souvisejícími s prací, přidejte členy svého týmu, přidejte komentáře k úkolům, začněte odškrtávat položky ze svého kontrolního seznamu a užijte si pocit úspěchu! 😎

Porovnejte Notion a Todoist!

ClickUp: Žonglujte s úkoly se zavřenýma očima

Výběr nástroje pro efektivní správu úkolů by neměl být kompromisem – zasloužíte si to nejlepší, a tím je ClickUp!

Díky pohodlným možnostem vytváření a správy úkolů, AI asistentovi a více než 1 000 integrací a šablon může být ClickUp tajnou zbraní, která vám pomůže zvládnout vaše úkoly a zvýšit produktivitu. Vyzkoušejte bezplatný plán ClickUp a objevte jeho výhody. 🙌