Като проектен мениджър, значителна част от работната ви седмица вероятно е посветена на обработката на документи и организирането на информация. Тази административна работа може да отнеме ценно време, което би могло да бъде използвано за по-важни задачи.
Софтуерът за управление на документи е проектиран да облекчи ръчната работа, като организира и категоризира файлове, присвоява права за достъп и създава работни процеси за одобрения и ревизии.
В този наръчник ще се запознаем с най-добрите софтуери за управление на документи и как да ги използваме като централизирано място за споделяне на документи и сътрудничество!
Какво трябва да търсите в софтуера за управление на документи (DMS)?
При търсенето на система за управление на документи е от съществено значение да се даде приоритет на най-високо ниво мерки за сигурност, за да се защити поверителната информация, да се предотвратят нарушения на данните и да се спазват разпоредбите за защита на данните. Ключови функции като:
- Контрол на достъпа
- Криптиране
- Архивиране и възстановяване на данни
- Разрешения
- Функции за търсене
- Достъп до облак
Сътрудничеството също е задължителна функция във вашата система за управление на документи. Искате вашият екип да може да сътрудничи по документи в реално време, да възлага задачи, да оставя коментари и да споделя файлове по сигурен начин. И, разбира се, трябва да можете да намирате съдържание, без да въвеждате прекалено много команди!
И накрая, интеграцията с други инструменти за управление на проекти, като управление на задачи и проследяване на проекти, ще помогне на вашия екип да оптимизира междуфункционалните работни процеси. Тази интеграция насърчава сътрудничеството, споделянето на знания и подобрява процеса на вземане на решения.
10-те най-добри софтуера за управление на документи
1. ClickUp
ClickUp е всеобхватна платформа за продуктивност, предназначена за екипи от всякакъв размер, за създаване на красиви документи, уикита и други документи, които могат да бъдат свързани с работните процеси, за да реализирате идеите си с екипа си!
С пълни опции за персонализиране, ClickUp предлага гъвкаво преживяване, което помага да управлявате работната натовареност, да проследявате напредъка и да оставате свързани отвсякъде. Сътрудничеството е в основата на всяка функция, с множество инструменти, предназначени да поддържат междуфункционалните екипи актуализирани и съгласувани.
Освен това, ClickUp се интегрира с над 1000 други работни инструмента, което позволява на екипите да синхронизират цялата си работа и да оптимизират междуфункционалните процеси в една единствена платформа!
Най-добрите функции на ClickUp
- Подробен онлайн център за помощ, уебинари и поддръжка, които ще ви помогнат да използвате платформата в най-голяма степен.
- Динамична функция „Цели“, която позволява на екипа да се съгласува по отношение на OKR и да проследява напредъка по различни начини.
- Присвоени и свързани коментари във всеки ClickUp Doc, задача или Whiteboard
- Съвместни бели дъски за разработване на идеи в реално време заедно с екипа
- Отчети и табла за незабавен обзор на високо ниво на вашата работа
- Богат безплатен план завинаги и достъпни опции във всеки ценови план
- Множество изпълнители на задачи за пълна прозрачност на целия напредък
- Над 15 персонализирани изгледа за управление на задачите от всеки ъгъл
- Лесен за използване потребителски интерфейс с онлайн и офлайн режим
- Над 50 автоматизации за оптимизиране на работния процес на всеки проект
- Персонализирани статуси на задачите според нуждите на вашия проект
- Огромна библиотека с шаблони за всеки случай на употреба – от водене на бележки до проектни брифинги.
Ограничения на ClickUp
- Богатият набор от функции може да създаде крива на обучение за някои потребители.
- Не всички изгледи са достъпни в мобилното приложение – все още
Цени на ClickUp
- Безплатен план завинаги
- Неограничен план: 5 долара на потребител на месец
- Бизнес план: 12 долара на потребител на месец
- План Business Plus: 19 долара на месец за потребител
- План за предприятия: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 6500 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 3500 отзива)
2. Revver
Revver, по-рано Rubex, е онлайн система за управление на документи, създадена да помага на бизнеса да организира, съхранява и споделя документи по сигурен начин. Revver Docs е интегриран с популярни приложения за съхранение в облак като Google Drive, Dropbox, Box и OneDrive.
Платформата предлага и редица функции, като контрол на версиите на файловете, възможности за търсене на документи и сигурен контрол на достъпа, така че само оторизирани потребители да могат да преглеждат или редактират поверителна информация.
Най-добрите функции на Revver
- Оптично разпознаване на символи (OCR) за автоматично архивиране на документи в предварително определено място
- Разширено търсене за идентифициране на папки, в които липсват важни документи
- Многофакторна автентификация за достъп до документи
- Специализиран електронен подпис, който замества хартиените документи
- Програма за преглед на документи на два екрана
Ограничения на Revver
- Липсват инструменти за управление на задачите в сравнение с други системи за управление на документи.
- За достъп до центъра за помощ на Revver е необходима регистрация.
Цени на Revver
- Свържете се с Revver за подробности относно цените.
Рейтинги и отзиви за Revver
- G2: 4,3/5 (над 330 отзива)
- Capterra: 4,4/5 (880+ отзива)
3. Connecteam
Connecteam е софтуер за ангажираност на служителите и управление на екипи. Функцията му за документи улеснява екипите да си сътрудничат по документи, формуляри и анкети.
Съхранението на всички файлове, сертификати и бизнес документи на служителите на едно място може да промени изцяло работата на отделите по човешки ресурси и мениджърите. Централизираната система може да подобри ефективността и производителността, като позволява лесен достъп до документи, елиминира необходимостта от физическо съхранение и намалява риска от загуба или изгубване на файлове. С цифровото решение служителите от отдела по човешки ресурси могат лесно да търсят, извличат и споделят документи с колеги, дори ако работят дистанционно!
Най-добрите функции на Connecteam
- Функционалност „Бързи действия“ за бързо предприемане на действия, които засягат всички документи
- Разрешения за документи: само за преглед, качване, одобрение/отхвърляне и редактиране
- Пакет с документи (папки), които да се присвоят на отделни потребители или интелигентни групи
- Курсове за създаване на конкретни процеси, които служителите да преминават
- Срокове на валидност за всеки документ или тип запис
Ограничения на Connecteam
- Ограничени функции за сътрудничество в реално време
- Липсват възможности за автоматизация на работния процес
Цени на Connecteam
- Малък бизнес: Безплатен за до 10 потребители
- Базов: 29 $ на месец за първите 30 потребители
- Разширена версия: 49 долара на месец за първите 30 потребители
- Експерт: 99 долара на месец за първите 30 потребители
Оценки и рецензии за Connecteam
- G2: 4,3/5 (над 30 рецензии)
- Capterra: 4,8/5 (над 260 отзива)
4. Confluence
Confluence е система за работа в екип с функции за управление на документи, която позволява създаване, споделяне, организиране и обсъждане на работата с екипи от всякакъв размер. Тя помага на хората в дадена организация да си сътрудничат по проекти по-ефективно и ефикасно, като им позволява да съхраняват и споделят работата си на едно централно място.
С Confluence екипите могат да създават и споделят идеи, да редактират документи съвместно в реално време, да проследяват напредъка по проектите, да информират всички за промените чрез известия и много други. Освен това мощни функции като отчети, табла и интеграция с други инструменти помагат на екипите да бъдат в крак с проектите си!
Сравнете Confluence и Google Docs!
Най-добрите функции на Confluence
- Персонализиран фийд, който показва пространствата, които човекът е посетил наскоро, чернови страници в процес на създаване и активност на страниците.
- Редактиране в реално време с отдалечен екип или отдалечени служители
- Интеграции с Box, Dropbox и Google Drive
- Етикети на страници за ускоряване на търсенето на съдържание
- Функционалност за импортиране на Word документи
Ограничения на Confluence
- Екипите, които не се занимават с разработка на софтуер, ще имат затруднения при усвояването на инструмента.
- Проектиран и с цена, подходяща за сътрудничество на корпоративно ниво (Вижте тези алтернативи на Confluence )
Цени на Confluence
- Безплатно: За 10 потребители (само месечен абонамент)
- Стандартен: 5,75 долара на потребител (приблизителна цена)
- Премиум: 11 долара на потребител (приблизителна цена)
- Enterprise: Свържете се с Confluence за подробности
Оценки и рецензии за Confluence
- G2: 4. 1/5 (над 3000 отзива)
- Capterra: 4,4/5 (над 2000 рецензии)
5. DocuPhase
DocuPhase е решение за управление на документи, което помага на организациите да поемат контрол над своите процеси, базирани на хартия. То предоставя платформа за заснемане и управление на документи, оптимизиране на работните процеси и подобряване на сътрудничеството. С DocuPhase потребителите могат безопасно да съхраняват, управляват и имат достъп до всички видове документи от всяка точка на света чрез облачни или локални инсталации.
Платформата предлага набор от функции, като заснемане и индексиране на документи, възможности за търсене, маршрутизиране и одобрение на документи, инструменти за онлайн сътрудничество, одитни следи и контрол на версиите!
Най-добрите функции на DocuPhase
- Оптично разпознаване на символи (OCR) за четене и интерпретиране на определени данни
- Персонализирани разрешения за различни видове бизнес процеси
- Автоматични предварително зададени етикети и термини за индексиране на входящите файлове
- Разширени функции за търсене, за да намерите точната информация
- Интеграции с NetSuite, Dynamics, Sage и други
Ограничения на DocuPhase
- Ограничени възможности за обучение за усвояване и внедряване на софтуера
- Насочен към автоматизация на счетоводството
Цени на DocuPhase
- Свържете се с DocuPhase за цени
Оценки и рецензии за DocuPhase
- G2: 4,2/5 (15+ отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 70 отзива)
6. Bloomfire
Bloomfire е софтуер за споделяне на знания, който спомага за увеличаване на сътрудничеството и производителността в екипа. Той дава на потребителите възможност да съхраняват и споделят информация, документи, видеоклипове, изображения и друго съдържание по сигурен начин в организирана платформа. Може да се използва като вътрешна уики, интранет или дори платформа за електронно обучение.
Платформата улеснява намирането и управлението на съдържание, така че екипите да могат да работят заедно по-ефективно. Тя също така предоставя мощни възможности за търсене, така че потребителите да могат бързо да получат достъп до необходимата им информация.
Най-добрите функции на Bloomfire
- Богат текстов редактор с графики, изображения, аудио и видео функционалност
- Опции за маркиране за преглед и масов импорт/експорт
- Обратни връзки за подкрепа на бизнес процесите
- Генерирани от AI етикети за по-добро съхранение на документи
- Съдържание с въпроси и отговори, подлежащо на търсене
Ограничения на Bloomfire
- Липса на интеграции в сравнение с други решения за управление на документи
- Липса на функции за сътрудничество
Цени на Bloomfire
- Bloomfire започва от 25 долара на потребител на месец, в зависимост от обема и модела.
Оценки и рецензии за Bloomfire
- G2: 4,6/5 (над 460 отзива)
- Capterra: 4,3/5 (над 200 отзива)
7. SharePoint
Sharepoint е система за управление на документи в предприятието, която помага на екипите да споделят и управляват съдържание в екосистемата на Microsoft Office. Тя предоставя централизирано пространство, в което екипите могат да съхраняват, организират и споделят документи, данни и ресурси от всяко устройство. Sharepoint разполага и с мощни функции като инструменти за сътрудничество, които позволяват на екипите да работят заедно в реално време, и възможности за контрол на версиите, за да проследяват промените в съдържанието.
Платформата предлага и множество функции за сигурност, които спомагат за гарантиране на безопасността на данните, като например разрешения на базата на роли и възможности за одит. С тази мощна платформа екипите могат да оптимизират работния си процес, да повишат ефективността на организацията и да създадат по-благоприятна среда за сътрудничество.
Най-добрите функции на SharePoint
- In-Place Holds за програмно запазване на съдържанието от изтриване или редактиране
- Библиотеки с документи с версии и контрол на достъпа
- Офлайн преглед и редактиране на Mac или PC
- 1 TB пространство за съхранение в OneDrive на потребител
- Сътрудничество в реално време
Ограничения на SharePoint
- За да използвате Sharepoint в пълния му потенциал, е необходимо да закупите допълнителен софтуер на Microsoft.
- Не е интуитивен при софтуер, различен от Microsoft
Цени на SharePoint
- SharePoint Online Plan 1: 5 долара на потребител на месец, годишен абонамент
- SharePoint Online Plan 2: 10 долара на потребител на месец, годишен абонамент
- Office 365 E3: 23 долара на потребител на месец, годишен абонамент
Оценки и рецензии за SharePoint
- G2: 4/5 (над 8200 отзива)
- Capterra: 4,3/5 (над 4900 отзива)
Разгледайте тези алтернативи на SharePoint!
8. Notion
Notion е всеобхватно работно пространство за управление на документи и сътрудничество в екип. То служи като инструмент за база данни, с който екипите могат да създават, съхраняват, организират и споделят документи на едно централизирано място.
Екипите могат да създават глави и подраздели за организиране на документи, да настройват персонализирани шаблони за бърз достъп до често използвано съдържание, да добавят етикети и коментари, за да следят важната информация, и да задават задачи и крайни срокове за съвместно управление на проекти.
Най-добрите функции на Notion
- История на версиите, която ви позволява да се върнете към по-ранни версии на даден документ
- Безпроблемна интеграция с услуги за съхранение в облак за лесно прехвърляне на данни
- Съвместно редактиране, което поддържа множество потребители в един документ
- Контрол на достъпа с подробни разрешения за файлове и страници
- Мобилен достъп за отваряне и изпращане на файлове в движение
Ограничения на Notion
- Високата степен на гъвкавост може да бъде предизвикателство, когато не знаете откъде да започнете или как да организирате информацията ефективно (вижте алтернативите на Notion ).
- Ограничен достъп до разширени контроли, освен ако не сте на план Enterprise
Цени на Notion
- Безплатна версия
- Стандартен: 8 долара на потребител на месец
- Премиум: 15 долара на потребител на месец
- Enterprise: Свържете се с Notion за подробности
Оценки и рецензии за Notion
- G2: 4,7/5 (над 1700 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 1400 отзива)
9. Box
Box е софтуер за управление на документи и услуга за споделяне на файлове. Той предоставя решения за сигурно съхранение, сътрудничество и комуникация, за да помогне на организациите да съхраняват, споделят и управляват своите документи, електронни таблици и други цифрови файлове в облака. С Box потребителите могат да имат достъп до съхранените си файлове от всяко устройство и лесно да ги споделят с колеги или външни партньори.
Платформата предлага и функции като версиониране, за да следите промените в документите във времето, криптиране за допълнителна сигурност на чувствителната информация и детайлни контроли на разрешенията, за да решите кой има достъп до кои данни. Освен това Box предоставя функции от корпоративно ниво, като интеграция със съществуващи ИТ системи и политики за сигурност, персонализиране на брандинга и потребителското преживяване, както и мощни аналитични възможности.
Най-добрите функции на Box
- Вградена защита срещу изтичане на данни и откриване на киберзаплахи, поддържани от усъвършенствани инструменти за машинно обучение
- Интеграция с популярни работни приложения като ClickUp, Microsoft Teams и Oracle NetSuite
- Споделяне на файлове с едно кликване за лесно изпращане на големи файлове
- Box Notes за създаване на планове и графици за проекти
- Box Sign за неограничени електронни подписи
Ограничения на Box
- Опитът да отворите няколко PDF файла от интерфейса за търсене на Box Drive може да доведе до грешка.
- Криптирането с частен ключ е платена функция.
Цени на Box
- Свържете се с Box за подробности
Оценки и рецензии за Box
- G2: 4,2/5 (над 4800 отзива)
- Capterra: 4,4/5 (над 5000 отзива)
10. Brandfolder
Brandfolder е онлайн платформа за управление на цифрови активи, която позволява на бизнеса да съхранява, организира, споделя и проследява своите брандови активи. Платформата служи като централизиран център за управление на всички брандови материали на компанията, включително изображения, лога, видеоклипове, документи, маркетингови материали, презентации и др.
С интуитивния интерфейс на Brandfolder потребителите могат бързо и лесно да имат достъп, да управляват, споделят и проследяват всички свои бранд активи на едно място. Освен това, мощните инструменти на Brandfolder улесняват контрола върху начина, по който се използват и разпространяват активите, така че брандингът на вашата компания да остане последователен във всички канали!
Най-добрите функции на Brandfolder
- Настройки за публични и частни активи за важни документи
- Управление на потребителите с бърз достъп до информация за тях
- Поддръжка на множество файлови формати за създаване на документи
- Функция за качване на файлове от външни партньори
- Масово качване с действия „плъзгане и пускане“
Ограничения на Brandfolder
- Изпращането на няколко документа за одобрение не е поддържана функция.
- Липсват възможности за персонализиране при плановете, които не са за предприятия.
Цени на Brandfolder
- Свържете се с Brandfolder за цени
Оценки и рецензии за Brandfolder
- G2: 4,5/5 (над 1100 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 430 отзива)
Най-добрият инструмент за съвместно управление на документи: ClickUp Docs
ClickUp е идеалният избор за екипи, които търсят цялостна система за управление на документи, с която да управляват всички видове вътрешно и клиентско съдържание.
Многофункционалността на платформата се простира до широката гама от инструменти за управление на проекти и сътрудничество, което я прави цялостно решение за екипи, които искат да оптимизират работния си процес. Започнете да използвате ClickUp Workspace още днес!