Управление на SEO проекти – 8 съвета за оптимизиране на работния процес [с шаблони]

Като ръководител на SEO в ClickUp и истински ентусиаст на производителността, ми харесва да оптимизирам работните процеси почти толкова, колкото и да оптимизирам търсенето.

Обичам предизвикателството да намирам нови начини за автоматизиране на задачите и подобряване на съществуващите процеси. Това не само прави работата на моите екипи по-ефективна, но и ни дава повече време през деня за нещото, което обичаме най-много – SEO! 🔎

Радвам се да споделя мнението си за управлението на SEO проекти и 8 съвета, които могат да помогнат на агенциите, мениджърите на SEO проекти и маркетинговите екипи да оптимизират работния си процес.

Какво е управление на SEO проекти?

Управлението на SEO проекти включва планиране, комуникация и изпълнение на всички дейности по оптимизация за търсачки.

Става въпрос за създаване на оптимален работен процес за управление на всеки етап от SEO кампанията. Това включва всичко – от разработване на стратегия до докладване на резултатите на заинтересованите страни или клиенти.

Защо управлението на проекти е важно за SEO?

Подобно на други маркетингови усилия, SEO кампаниите се възползват от принципите на структурирането и управлението на проекти, но все пак малко екипи имат специален SEO проектен мениджър.

Вместо това, отговорностите, които обикновено се поемат от проектния мениджър, се разпределят между членовете на SEO екипа, които и без това са натоварени с работа, което може да доведе до изчерпване и да попречи на производителността. 😢

Освен това, не е необичайно SEO мениджърите да изпълняват ролята на стратези, техници и мениджъри в един и същи ден.

Ние си сътрудничим с широк кръг от хора, като клиенти, автори на съдържание, инженери, SEM специалисти и акаунт мениджъри. Без SEO проектен мениджър, вие може да се наложи да бъдете лицето за контакт в тези взаимоотношения.

Възможността за междуфункционална комуникация и управление на множество SEO проекти в различни етапи е от съществено значение. Без управление на проекти задачите се губят, екипите не са съгласувани и кампаниите надхвърлят първоначалния обхват.

Нека си признаем, управлението на SEO проекти е подценено.

Софтуерът за управление на проекти е ключът 🔑

В света на SEO разполагаме с инструменти за проучване на ключови думи, анализ на съдържание, проследяване на класиране, анализи и други. Ние също така живеем в електронни таблици. Инструменти като Google Sheets или Excel често са най-добрият избор за данни и технически приложения. И макар че тези инструменти няма да изчезнат, те не са идеални за управление на SEO проекти.

Спредовските таблици не разполагат с важни ключови функции като проследяване на времето, автоматизация и взаимоотношения между задачите. Освен това визуализацията на отчетите е сложна и липсва гъвкавост. Опитали ли сте да създадете график на проекта или диаграма на Гант в Excel? Оуч.

Последното, което искаме, е да добавим още софтуер към нашите технологии. Съвременните инструменти за управление на проекти обаче са създадени, за да решат тези проблеми, като обединяват работата ви на едно място. С увеличаването на срещите с 69,7% и хората, които се чувстват все по-откъснати от колегите си, никога не е имало по-добро време да обновите решенията си за управление на работата.

Fade-in: ✨ Софтуер за управление на проекти ✨

От прости списъци със задачи до сложни гъвкави работни процеси, софтуерът за управление на проекти предоставя всички функции, от които се нуждаете, за да организирате SEO задачите, да сътрудничите с екипа си и да поддържате кампаниите си в правилната посока.

Тези инструменти могат да ви помогнат и при набирането на нови кадри. Разработете шаблони за задачи за въвеждане в работата, лесно създавайте SOP и създайте ясен канал за комуникация с новите си служители. По този начин ще можете да се съсредоточите върху по-важните предизвикателства при изграждането на идеалния SEO екип.

Кой е най-добрият софтуер за управление на проекти за SEO?

Съществуват стотици инструменти за управление на проекти, но кой от тях е подходящ за вас?

Истинският отговор е класическата фраза, с която сте запознати... зависи.

Но преди всичко членовете на SEO екипа разчитат на междуфункционална работа, за да постигнат целите си.

Най-добрият ми съвет е да намерите платформа за управление на проекти, която работи най-добре не само за вас, но и за другите екипи, с които работите. Без ангажимент от всички страни, новите инструменти ще създадат нови бариери и ще отменят оперативните предимства, които носят със себе си.

8 съвета за управление на SEO проекти 📝

А сега и най-интересното.

Ето моите най-важни съвети за агенции и вътрешни екипи, които управляват работния си процес в софтуер за управление на проекти.

1. Създайте база данни за съдържанието на вашия сайт

Едно от първите неща, които правя, когато се заемам с SEO за нов уебсайт, е да създам директория на сайта – електронна таблица с всички страници на сайта, разделени по подпапки. Обикновено импортирам тези данни от инструмент като Ahrefs или Screaming Frog и включвам атрибути като URL, заглавие на страницата, вътрешни линкове и др.

Това има много предимства, включително идентифициране на възможности за пренасочване, страници, които нямат вътрешни линкове, или просто разпознаване на съдържание, за което не сте знаели! Това не само може да подобри видимостта на SEO екипа, но и други членове на маркетинговия екип или отдели ще се възползват от лесно достъпна таблица с цялото ви съдържание на едно място.

Но как да разберем какво се прави с цялото това съдържание?

Създаването на база данни с съдържание във вашия инструмент за управление на проекти има много предимства. Тя осигурява видимост на активната работа, показва исторически актуализации и прави всяка страница бързо достъпна. Когато започнете да използвате автоматизацията и взаимоотношенията между задачите, за да стандартизирате процесите, постоянно ще откривате нови начини за оптимизиране на работния си процес. Това помага на цялата ви организация, а не само на вашия SEO екип.

В ClickUp използваме комбинация от табличен изглед и персонализирани полета, за да създадем централизирано място за цялата история и атрибути на нашето съдържание. Всеки път, когато има актуализация на дадена статия, свързаната с нея задача отразява тази дейност.

Ето списък с атрибути, които можете да използвате като персонализирани полета за вашата база данни с съдържание:

Може да ви се стори труден проект, но ако вече сте създали директория на сайта в електронна таблица, можете да използвате функцията за импортиране на CSV файлове в повечето платформи за управление на проекти, за да ви спести част от работата!

Нуждаете се от помощ, за да започнете?

Разгледайте този наръчник за създаване на база данни с съдържание или се запознайте с нашия шаблон за база данни с блогове.

2. Разчитайте на повтарящи се задачи за рутинна работа

Повтарящите се задачи са често срещана, но подценявана функция в софтуера за управление на проекти. Те ви позволяват автоматично да възпроизвеждате или отваряте отново задачи, след като са били завършени или е изтекла определена дата.

SEO отговорностите са разнообразни, но има много повтарящи се действия, които могат да бъдат улеснени чрез задействане на повтаряща се задача. Те могат да подобрят отчетността, да предотвратят дублирането и, най-важното, да ви спестят време. Ето няколко примера за повтарящи се SEO задачи, които използваме в ClickUp:

Една от любимите ми повтарящи се задачи е седмичната ни дискусия за ресурсите! Всеки член на SEO екипа има за задача да намери подходящ ресурс с няколко ключови точки. Това може да бъде почти всичко – статия в блог, електронна книга, нов инструмент, предстоящ уебинар и т.н.

Разбира се, ние използваме повече от един ресурс на седмица, но това ни помага да изберем най-влиятелния, за да започнем диалог. Да бъдем в крак с новостите в SEO е от съществено значение за нашето оцеляване, а тази задача ни помага да поддържаме постоянен диалог относно обучението и стратегията.

3. Използвайте персонализирани статуси, които се адаптират към всеки работен процес

Задаването на прости статуси на задачите като „завършено“, „в процес“ и „изпълнено“ е чудесна отправна точка за управлението на проекти в много отдели. Но за SEO екипите простите опции за статус са ограничаващи и неясни, особено като се има предвид, че голяма част от нашата работа е непрекъсната и изисква уникален процес. Може да оптимизираме начална страница, да управляваме кампания за линкове или да правим проучване на ключови думи, но всяка задача включва много различен работен процес.

Например, представете си кампания за изграждане на линкове, която е посочена като „В процес на изпълнение“. Какво означава това? В момента търсите URL адреси за тази кампания? Търсите контакти? Поддържате връзки в пощенската си кутия?

Използването на персонализирани полета за статус подобрява видимостта на това, което се случва с дадена задача. То също така улеснява филтрирането, приоритизирането и използването на автоматизация в работата ви!

Много инструменти за управление на проекти предлагат функция за персонализиране на статуса. Ако не е така, една чудесна алтернатива е да използвате персонализирани полета, за да проследявате в какъв „статус“ се намира дадена задача.

Кой е по-добрият вариант?

Честно казано, това зависи от това как предпочитате да визуализирате проектите си, от заинтересованите страни и от това доколко разчитате на подзадачи.

Ето различни оформления на статуса, вдъхновени от някои от нашите работни процеси в ClickUp.

4. Използвайте мисловни карти, за да визуализирате групите си теми

Създаването на центрове за съдържание е популярна SEO стратегия за изграждане на авторитет в търсенето около групи от теми. За нас често е полезно да проучваме и визуално да картографираме нашите центрове, за да видим как са организирани нашите стълбове и групи.

Има някои страхотни SEO инструменти като Screaming Frog, които ви позволяват да създавате архитектура на сайта и визуализации на индексирането. За съжаление, този вид инструменти все още не ви помагат да визуализирате планираното съдържание и как то се свързва с вашите активни страници.

Мисловните карти или виртуалните бели дъски са чудесно решение на този проблем. Можете да третирате всеки възел като страница със съдържание, а връзката между възлите като вътрешна връзка. Има много инструменти за мисловни карти, които могат да ви помогнат да създадете тези визуализации.

С ClickUp Whiteboards не само можете да създавате мисловни карти, но и да свържете всеки възел с задачата, в която се намира страницата. Създайте двупосочна връзка между базата данни с вашето съдържание и клъстерите, за да сте винаги на един клик разстояние от това да видите къде се вписва всяка страница в екосистемата на вашата тема.

Бонус: AI SEO инструменти

5. Използвайте автоматизацията на задачите

Нека поговорим повече за автоматизацията. От проследяване на класирането на ключови думи до технически одити, стратезите използват много инструменти за автоматизация за SEO.

Но използвате ли автоматизация в работния процес на вашите проекти?

Ако имате стандартизирани процеси, нека автоматизацията на задачите бъде помощникът, който поддържа вашите SEO проекти в ред.

Разгледайте работния си процес и си задайте въпроса:

Основни примери за това как проектните мениджъри могат да автоматизират задачите

Това не само рационализира ръчните усилия, но и намалява оперативното време, ограничава риска и дори може да подобри приоритизирането.

Примери за автоматизация на SEO задачи, които използваме в ClickUp

Когато се публикува нова статия в блога ➡️ автоматично възлагайте подзадача на член от SEO екипа да добави вътрешни линкове.

Значението на вътрешните линкове не е тайна. Важно е да свържете съществуващото си съдържание с новото, но трябва да го направите, когато публикацията ви бъде пусната онлайн. Ако публикувате много статии, това лесно може да ви убягне. Използвайте автоматизация, за да синхронизирате този етап точно. 👌

Когато е зададено полето за приоритет на линка ➡️ добавете задачата за блога или целевата страница към списъка с приоритети на линковете, създайте и възложете подзадача на член на SEO екипа.

Ние управляваме усилията си за изграждане на връзки вътрешно. Като се има предвид инвестицията, която стои зад изграждането на ценни партньорства и наблюдението на резултатите, трябва да бъдем внимателни с времето си.

Когато установим, че дадено съдържание се задържа въз основа на авторитета на линка, може да решим да му дадем приоритет.

Едно просто избрано меню автоматично създава задача за отчетност и проследяване на тези усилия. То също така я добавя към специфичен списък в публично споделен изглед.

Какво означава това?

Това означава, че всеки от нашите партньори за съвместен маркетинг, които имат достъп до нашия списък, ще виждат актуализациите в реално време. 👏

След като настъпи крайният срок ➡️ променете статуса на задачата на „одит“, приложете списък за оптимизация и я възложете на член на SEO екипа.

Този пример свързва две автоматизации. В SEO е важно често да проверявате, тествате и обновявате съдържанието си. Понякога това се налага поради спад в производителността или може би планирате цялостно преразглеждане на сайта. Не ви предлагам да се откажете от тези усилия и да разчитате изцяло на горната автоматизация, но такава автоматизация може да бъде универсално решение за поддържане на връзка с производителността на съдържанието ви.

Разбира се, не цялото съдържание е еднакво.

За вечно актуалните статии може да не е необходимо да извършвате одит по определен график. Можете да добавите персонализирано поле или да маркирате задачата като „вечно актуална“ и да създадете правило, което да предотвратява задействането на автоматизацията.

Създайте персонализирани правила за всички видове съдържание!

6. Създайте база данни за изграждане на връзки и маркетингови партньорства

Формулата за подобряване на SEO авторитета се развива постоянно. Тя става все по-трудна, диалогична и изисква повече креативност. Не може да се отрече ползата от разширяването на присъствието на вашата марка във всички канали и влиянието, което това може да има върху Google.

SEO професионалистите подхождат към този растеж, като имат предвид социалните медии, PR и мениджърите на съдържание. Един от най-добрите начини да започнете да се подобрявате в тази област като екип е да създадете база данни за всичките си съвместни маркетингови взаимоотношения!

Ключови взаимоотношения за вашата база данни за съвместен маркетинг

Базата данни за съвместен маркетинг е централен хъб за всички важни хора и марки, с които си сътрудничите. Това може да бъде всичко – от автори на гостуващи публикации до партньори в уебинари.

Гост-автори

Тъй като Google продължава да подобрява способността си да разпознава и награждава експертизата в търсенето, все повече маркетингови екипи подхождат към създаването на съдържание с оглед на E-A-T. Когато започнете да изграждате мрежа от гост-автори и лидери на мнение, се появяват възможности за създаване на авторитетно съдържание. Ето няколко примера:

Изграждане на връзки

Има много традиционни кампании за изграждане на връзки, които все още работят.

Ако се занимавате с изграждане на връзки, ще ви е от полза да поддържате организирани вашите взаимоотношения. Независимо дали управлявате мащабни кампании за популяризиране, работите с услуга за изграждане на връзки или просто си сътрудничите с подобни марки, създайте исторически архив на тези усилия в инструмента си за управление на проекти!

Социални влиятелни лица

В зависимост от марката/марките, с които работите, връзките с влиятелни лица в социалните медии могат да бъдат маркетингов двигател за социално доказателство и разширяване на влиянието. Има ли различни начини, по които можете да си сътрудничите с тези застъпници? Имат ли други членове на екипа достъп до тези контакти, за да предложат възможности за съдържание? Добавете ги към вашия маркетингов CRM изглед!

Клиенти

Надяваме се, че вашата компания вече разполага с база данни на клиенти. Най-доволните и успешни клиенти ще бъдат вашите най-големи поддръжници. Търсите ключов сътрудник, който да ви помогне с инициатива за съдържателен маркетинг? Не пренебрегвайте тази мрежа!

Как да създадете своя списък за съвместен маркетинг

В зависимост от вашия екип и областите, на които се фокусирате, вероятно няма да ви е необходим CRM инструмент с пълен набор от услуги за тази база данни. Софтуерът за управление на проекти с таблични изгледи и персонализирани полета предлага лесен начин да организирате вашите маркетингови контакти и да ги направите достъпни за целия ви екип.

В зависимост от размера на вашата компания, можете да изберете да го запазите прост и да организирате тази информация в електронна таблица – и винаги можете да импортирате таблицата си в инструмента за управление на проекти по-късно!

Алтернативно, ако не ви пречи да добавите още една платформа към вашия технологичен набор, можете да използвате инструмент като Buzzstream, който да служи като цялостна платформа за вашите усилия за създаване на връзки. Въпреки това, освен ако целият ви маркетинг екип не използва платформата, ще пропуснете предимствата на сътрудничеството и видимостта.

Най-важното, което трябва да запомните, е: Не изолирайте съвместните си маркетингови усилия!

7. Споделяйте проектите си с гости и публични прегледи

Независимо дали управлявате клиенти или аутсорсвате работа, софтуерът за управление на проекти може да установи сигурна връзка с хора извън вашата организация. Има безброй начини да използвате гост функции и споделени изгледи за вашите SEO кампании.

Ето два основни примера за обединяване на външни потребители и вашите проекти на едно място.

Обясняване на SEO усилията на вашите клиенти

SEO е един от най-неуловимите компоненти на дигиталната маркетингова стратегия. Въпреки че вашите клиенти може би разбират стойността на SEO, все пак е полезно да им дадете ясна представа за това, което се случва.

Ако имате късмета да разполагате с посветени SEO проектни мениджъри, вероятно вече имате добра система за информиране на клиентите си. Но от личен опит съм установил, че дори когато отделяте време за тези актуализации, натоварените графици и конфликтните часови зони затрудняват поддържането на постоянна комуникация.

Софтуерът за управление на проекти може да ви помогне да свършите част от тази работа. Като предоставите на клиентите си достъп до графиците на проектите или конкретни задачи, те могат да следят текущите дейности и напредъка по всяко време.

Ключът е да се стремите към простота. Ако вашите клиенти вече имат достъп до всичко или са претоварени с известия в електронната си поща, тези допълнителни точки за достъп ще навредят повече, отколкото ще помогнат.

Малко от вашите клиенти ще искат да се задълбочават в отделни задачи, за да видят подробностите. Вместо това, предоставете им обща представа за това, което се случва, като използвате изглед, достъпен чрез URL. Това ще им даде спокойствие, знаейки, че могат лесно и просто да видят върху какво се работи, особено ако това е само на едно или две кликвания разстояние.

За по-големи или по-ангажирани клиенти, обмислете да ги добавите като гости в работното си пространство. Все пак, ограничете и персонализирайте техния достъп.

Още по-добре, създайте прозрачна среда за задачите от началото на проекта и след това. Това добавя допълнително доверие от самото начало и ви позволява да отделяте повече време за постигане на целите на вашите клиенти.

Управлявайте вашите аутсорсинг услуги

Някои от най-успешните кампании са резултат от работата на вътрешни и външни маркетинг специалисти. Тези екипи не биха били толкова успешни без инструменти за управление на SEO проекти и сътрудничество. Независимо дали работите с външни автори на съдържание или агенция за изграждане на линкове, възможността да комуникирате в рамките на една и съща платформа с вътрешния си екип ви спестява много главоболия.

Подобно на работата с клиенти, можете да създадете среда за сътрудничество с избрана видимост на проектите. По този начин ще продължите да се възползвате от всички най-добри функции на софтуера за управление на проекти, без да компрометирате чувствителната информация на компанията.

Най-добрите изгледи на проекти за споделяне на работа

Освен основните списъци със задачи, ето някои от най-добрите визуализации на проекти, които можете да споделите с хора извън вашата организация.

Диаграми на Гант: Чудесни за кампании или проекти с график, клиентите и изпълнителите могат да използват диаграмите на Гант, за да видят лесно дали текущите инициативи напредват и отговарят на очакванията.

Kanban Boards: Изгледът на таблото е чудесен поради своята простота и популярност. Често всичко, от което се нуждае клиентът, е да види задачите в опашката, в процес на изпълнение и завършени. Това бързо дава увереност, че работата напредва, без да е необходимо да се впускате в отделните задачи.

Табло: За по-сложни кампании функцията „табло“ може да ви помогне да съберете задачи и данни от различни проекти в един единствен изглед. С инструменти като ClickUp можете дори да вградите елементи като отчети и таблици от Google Data Studio в същото табло!

Документи: От SEO стратегически планове до ново съдържание, екипите прекарват много време в Документи. Вашите клиенти или аутсорсинг екип са по-запознати с споделените документи, което ги прави очевиден кандидат за сътрудничество. Независимо дали използвате отделен софтуер като Google Docs или вашият софтуер за управление на проекти има вградени Документи, със сигурност ще разчитате на този полезен инструмент.

8. Общувайте разумно с подходящото средство

В един свят, който с всеки изминал ден става все по-отдалечен и асинхронен, изборът на метод за комуникация може да бъде труден. Екипите често трябва да се научат да комуникират ефективно чрез имейл, директни съобщения, коментари към задачи, виртуални срещи, запис на екрана и т.н. 🥵

Предвид колко много междуфункционална комуникация се осъществява в управлението на SEO проекти, ние се сблъскваме с това предизвикателство всеки ден. Независимо дали комуникирате с клиенти или с членове на вътрешния екип, изборът на най-подходящата форма на комуникация в подходящия момент може да предотврати ненужни разочарования и грешки.

Какви стъпки можем да предприемем, за да се подобрим?

1. Определете насоки за цялата компания

Разработете стратегия за вътрешна комуникация, която може да бъде приложена в цялата организация. Това помага на всички да бъдат на една вълна и улеснява приобщаването на нови членове на екипа.

2. Създайте документи „Работа с мен“

Колкото и полезни да са организационните насоки, ние не сме роботи. Всеки има свои предпочитания за това как работи и комуникира. Създаването на наръчник за това как да се работи с вас може да бъде изключително ценно, особено за мениджърите.

3. Използвайте софтуер за управление на проекти

Използвайте инструменти за управление на проекти с вградени комуникационни функции. Те улесняват работата с екипа ви, без да се налага да преминавате от едно приложение в друго. ClickUp, например, разполага с вградени задачи, чат, имейл, запис на екрана и над 1000 интеграции. 🤩

Любимата ми функция за комуникация при управлението на SEO проекти

Обичам инструментите за запис на екрана.

И не само защото съответства на моя тип личност .

SEO често се...разбира погрешно. Нашата способност да изразяваме обратна връзка с ръководители или клиенти е умение, което усъвършенстваме с времето. Все пак, много прости въпроси нямат прости отговори, а понякога те просто са погрешни въпроси!

В такива ситуации моят избор е запис на екрана. Това е идеалният компромис между изпращането на огромно количество текст и провеждането на виртуална видеоконференция. Ето няколко ключови примера за употреба:

Има много безплатни инструменти за запис на екрана, които могат да ви помогнат да постигнете това. Освен ако софтуерът ви за управление на проекти вече не разполага с тази функция. 😉

С Clip by ClickUp можете да започнете запис директно в задачата или от лентата с инструменти, без да се налага да изтегляте друго разширение за Chrome. Можете също да генерирате линк, за да изпратите видеото си директно.

Допълнителен съвет: Когато изпращате видеото, включете продължителността му и кратко резюме на съдържанието му. Това ще създаде очаквания и получателят ще го оцени!

Приемете вашата собствена методология

Надяваме се, че тези съвети за управление на SEO проекти ще ви помогнат да спестите време! Няма универсален подход за управление на вашите SEO задачи. Възползвайте се от софтуера за управление на проекти, който може да се персонализира, и създайте процеси, които са най-подходящи за вашия екип. Най-важното е да продължавате да оптимизирате работния си процес, точно както бихте направили с SEO кампания.

Използвам ClickUp за управление на SEO проекти от 2018 г. Всъщност, харесах го толкова много, че се присъединих към компанията през 2020 г.! Нашата мисия е да направим света по-продуктивен в работата. Искате ли да разгледате по-отблизо как това може да се направи на нашата платформа? Изпробвайте ни безплатно завинаги и започнете с нашия шаблон за управление на SEO проекти.

Ако вече сте се обвързали с съществуващ софтуер, можете да приложите някои от съветите, които съм изброил, с настоящите си инструменти. Не се притеснявайте, винаги можете да импортирате по-късно! 😉

Бих се радвал да чуя за вашия подход към управлението на SEO проекти! Свържете се с мен в Linkedin или Twitter.