Как да създадете база данни с съдържание (с шаблони)

Създаването на съдържание обикновено започва достатъчно просто: вие или вашата компания имате аудитория, вашата аудитория има въпроси и вие искате да отговорите на тези въпроси.

Може би започвате с блог, публикация в социалните медии или целева страница. А след това още една, и още една, и още една. Преди да се усетите, вече имате, е, много съдържание.

Но организирали ли сте я? И вашата организационна система мащабируема ли е?

Ако отговорът ви на някой от тези въпроси е някъде между „не знам” и „не”, не се притеснявайте! Не сте сами! В края на краищата, трудно е да предвидите нуждите, преди те да възникнат, особено в една толкова динамична и постоянно развиваща се област като съдържателния маркетинг.

Всъщност, екипите на ClickUp Marketing и Creative се сблъскват с нежеланите ефекти от бързия растеж на съдържанието, членовете на екипа, процесите и всичко останало. Естествено, ние използвахме ClickUp, за да създадем по-организирана система. И искаме да я споделим с вас!

Какво е база данни с съдържание?

Базата данни с съдържание описва система, чрез която дадено лице или екип консолидира съдържанието и неговия контекст (например дата на пускане, статус, анализи) по стандартизиран начин. Това се прави, за да се улесни създаването и поддържането на кампании, базирани на съдържание.

По-големите екипи поддържат база данни за всеки тип съдържание, което трябва да проследяват – целеви страници, блогове, реклами, публикации в социалните медии –, но по-малките екипи или отделни лица могат да съхраняват цялото си съдържание в една база данни, като го категоризират по тип.

Макар че информацията и безплатните шаблони в този блог са предназначени да служат като общи насоки, които да ви помогнат да създадете и поддържате собствена база данни, винаги ще има известна доза проби и грешки, докато определите кои компоненти са ви необходими, за да следите всичко на едно място.

Кратко описание на видовете бази данни

Разлика, която често ще чувате, когато се обсъждат бази данни, е между релационни и нерелационни бази данни.

Просто казано, релационната база данни съхранява информация в таблици и свързва свързана таблична информация. Тези връзки между различни точки от данни в различни таблици се наричат схема. Анализаторите на данни намират информация в релационна база данни, като търсят информация чрез език, специфичен за домейна, като SQL.

Нерелационните бази данни, от друга страна, не са задължително структурирани в таблици. Те са оптимизирани за типа съдържание, което съдържат, и една нерелационна база данни може да се състои от множество начини за представяне, етикетиране и търсене на информация.

Тъй като ClickUp ви позволява да създавате релационни бази данни без код за вашата работа, завършената ви база данни с съдържание ще прилича повече на традиционна релационна база данни: етикетите и категориите ще бъдат стандартизирани, а информацията ще се показва в таблици. Въпреки това, нищо в този блог няма да изисква познания по SQL или друг програмен език.

След като изяснихме това, нека да започнем!

Кой използва бази данни с съдържание?

Преди да прекарате часове в планиране, организиране и изграждане на база данни, си струва да се уверите, че вие и вашият екип действително ще се възползвате от нея.

Може би се питате: „Какви екипи всъщност използват бази данни с съдържание?“

Простият отговор е, че това е всеки човек или екип, който разполага с голямо количество съдържание, което трябва да организира, проследява и актуализира – с акцент върху частите „проследяване“ и „актуализиране“. Добрата база данни не само ще ви помогне да намерите съдържание, но и ще ви позволи да добавите показатели, статуси и качествена информация към това съдържание, за да можете да определите:

Така че, ако вие или вашият екип сте си задавали някой от тези въпроси, тогава си струва да обмислите създаването на база данни с съдържание.

Базите данни с съдържание са полезни за организиране на ресурсите на всеки тип екип, но обикновено проследяват информация за:

Въпреки че тази публикация ще обясни базите данни в контекста на екип за съдържателен маркетинг, информацията е приложима за всеки, който се опитва да управлява големи количества съдържание.

С разрастването и разпределението на екипите става все по-трудно да се остане в центъра на бизнеса, тъй като всякакви недостатъци или прекъсвания в процедурите се усилват. Шаблонът за маркетингови екипи на ClickUp предлага решение за по-добро сътрудничество чрез консолидиране на всички маркетингови задачи, подобряване на видимостта в маркетинговия отдел и възможност за бърза реакция.

Защо да създадете база данни с съдържание?

Независимо дали сте екип от един или сто души, причините ви за създаване на база данни с съдържание вероятно ще попадат в една или повече от следните категории:

Въпреки че всеки от тези фактори е изиграл роля в решението на маркетинговия екип на ClickUp да създаде бази данни за блогове и целеви страници, най-голямата ни нужда беше мащабируемост.

С бързото разрастване на всеки екип, се нуждаехме от начин да вземем огромното количество информация, което се намираше в главите на няколко души, и да го направим достъпно за един съвсем нов екип, който не беше запознат с дългогодишните процеси и програми, специфични за ClickUp.

Но мащабируемостта е само едно от предимствата на добре поддържаната база данни с съдържание. Нека разгледаме и останалите:

1. Базите данни спестяват време на вашия екип.

Основната цел на ClickUp е да ви спести един ден всяка седмица, така че да бъдем реалистични, „спестява ви време“ винаги ще бъде наш приоритет номер едно. Но това не го прави по-малко вярно! В края на краищата, ако съдържанието не е групирано по стандартизиран начин, това означава, че или:

От друга страна, да съхранявате всичко в база данни е като да съхранявате всичките си игли в едно чекмедже с етикет „игли“, за да не се налага да ровите в купа сено, за да завършите проекта си за бродерия.

Просто казано, ако прекарвате по-малко време в търсене на информация, ще имате повече време да работите върху нейното създаване и подобряване.

Когато всички знаят къде да намерят нещо, това гарантира, че екипът ви няма да дублира усилията си, като създава от нулата нещо, което вече съществува, защото не е могло да го намери. Защото, да бъдем честни, в един или друг момент всички сме пресъздавали част от съдържанието, защото е било по-лесно, отколкото да го търсим като на съкровищница.

Освен това, съхраняването на съдържание в база данни – особено в такава, базирана в облака – гарантира, че всеки знае къде да намери най-новата версия на даден материал.

2. Базите данни правят мащабируемостта възможна.

Оставени на собствените си устройства, почти всички ще измислят своя собствена организационна система.

Когато сте единственият човек, който трябва да я използва, това е напълно нормално. Ако един или двама други трябва да се научат да работят с вашата система, дори и тя да е малко хаотична, обикновено това не е проблем.

Но когато екипът нарасне до десет, после до двадесет, а след това до сто души, които трябва да се адаптират към импровизирана система, създадена от един човек и често за един човек, тогава имате проблем.

Идеята на добре структурираната база данни с съдържание е да предотврати този проблем, преди той да възникне. Така че, дори ако в момента сте екип от един човек и организирате цялото си съдържание по начин, който ви устройва, обмислете дали тази система ще продължи да работи, когато десетки други хора трябва да я използват.

Ако отговорът ви е „може би“ или „😬“, тогава може би е време да подходите по-структурирано и стратегически към проследяването на съдържанието си.

3. Базите данни позволяват да анализирате и подобрявате съдържанието.

Едно от най-големите предимства на добре структурираната база данни е, че тя позволява на хората не само да намират неща (ако беше само това, тя би била просто библиотека с съдържание), но и дават контекст на съдържанието. Тоест, тя ви позволява да видите количествени данни като трафик, ангажираност, статус и история, които могат да ви помогнат да подобрите конкретно съдържание и да подобрите цялостното разработване на съдържание.

А когато всички имат достъп до базата данни, всеки може да генерира идеи, използвайки един и същ контекст, което може да доведе до някои нови и проницателни начини за подход към съдържанието.

Например, при извършване на одит на социалните медии, специалистът може да погледне блог публикация с висок трафик и ангажираност в база данни с съдържание и да осъзнае, че тя включва статистически данни, които могат да бъдат използвани за създаване на поредица от публикации в LinkedIn. Маркетинг специалистът по имейл може да види същата публикация и да осъзнае, че тя включва разбивка на процеса, която би била чудесна инфографика за предстоящ бюлетин.

Простото контекстуализиране на съдържанието и предоставянето му на разположение на всички позволява по-добро разбиране на групата и насърчава разпространението на най-ефективното съдържание.

Организирането и проследяването на всичко на едно място улеснява екипите, работещи с данни, да сравняват ефективността на съдържанието, за да могат да преценят какво работи и какво не, и да направят подходящи промени в стратегиите за платен или органичен контент.

Какво трябва да съдържа базата данни с съдържание?

Решението коя информация да включите в базата данни с съдържание ще варира в зависимост от вида съдържание, което проследявате, и причината, поради която го проследявате, но ето някои добри насоки, които можете да следвате:

1. Започнете с основните елементи.

Първо, трябва да определите какъв вид ресурси – уеб страници, публикации в социални медии, блогове или всичко изброено – трябва да организирате и проследявате. След това трябва да решите как ще проследявате тези ресурси.

Ако съдържанието, което проследявате, може да се разглежда като колекция от елементи, тогава „начинът, по който го проследявате“ е контейнерът за съхранение, който използвате за организиране на материала. Трябва да изберете контейнер за съхранение, който е лесен за опаковане, побира цялата необходима информация и може лесно да бъде етикетиран и намерен по-късно.

Ако използвате ClickUp за създаване на база данни, ви препоръчваме да използвате задачи за съхранение на отделни части от съдържанието. Но ще разгледаме това по-подробно в следващата ни секция.

2. Решете как ще категоризирате съдържанието.

След като решите какъв тип (или типове) съдържание проследявате и как го съхранявате, трябва да решите как да го категоризирате.

В случая с ClickUp поддържаме отделна база данни за блогове и целеви страници и ги категоризираме по категории.

Блоговете са групирани по теми, затова включваме персонализирано поле с опции като Agile, CRM, Tools, Work/Life и др.

Целевите страници са групирани по тип, така че едно и също потребителско поле в задачата на целевата страница съдържа опции като Характеристика, Конкурент, Екип, и т.н.

Когато създавате свои собствени етикети, независимо дали решите да ги категоризирате по теми или не, не забравяйте, че най-важното е да използвате етикетите последователно. Уверете се, че вие и вашият екип разбирате какво означава всеки етикет и че правописът и използването на главни букви в етикетите са последователни.

3. Решете каква друга информация трябва да съхранявате.

След като вече сте решили какво ще съхранявате в базата данни и как ще го организирате, можете да започнете да попълвате подробностите. На този етап е добре да обмислите няколко ключови въпроса:

Отговорите на тези въпроси ще ви помогнат да решите каква информация трябва да включите в задачите на базата данни. (Или, ако не използвате ClickUp, какъвто и да е „контейнерът“, който използвате за съхранение на информация за съдържанието. )

В следващата секция ще разгледаме някои от конкретните детайли, които проследяваме в нашата база данни.

4. Начертайте процесите, които ще се управляват в базата данни.

Базата данни е полезна само ако помага на вас и вашия екип да консолидирате информацията и да оптимизирате съществуващите работни процеси.

В края на краищата, ако не искате да правите нищо с вашето съдържание, защо да губите време да го добавяте в база данни?

Докато решавате кои детайли да проследявате, обмислете и как те ще помогнат на вас и вашия екип да свържете базата данни с всички съществуващи процеси, свързани със съдържанието.

Например, да предположим, че сте създали база данни за всичките си уеб страници и се нуждаете от някой от екипа си, който да проверява публикациите на всеки шест месеца от датата на публикуването им за точността на информацията. Бихте искали да се уверите, че всяка задача за уеб страница съдържа статус „Необходима проверка“ или „Необходимо актуализиране“ и краен срок. Можете дори да добавите проверяващия като отговорно лице за задачата, за да посочите ясно неговите отговорности.

Гарантирането, че съдържанието ви е лесно за намиране и включване в работните процеси, ще спести време на екипа ви и ще улесни обучението на новите членове на екипа за използване на базата данни и усвояване на вътрешните процеси.

Освен това, последователното проследяване на статуси, етикети и показатели ще ви позволи да настроите автоматизации за поддържане на базата данни и улесняване на процесите. Повече за автоматизациите след малко.

Как да създадете база данни с съдържание

Когато решите да създадете база данни с съдържание за вас и вашия екип, първо се уверете, че всички, участващи в проекта, знаят проблемите, които тази база данни ще реши. Можете да направите това с прост списък, като този, показан по-долу за база данни с блог:

Проблеми, свързани със съдържанието на блога:

От тези проблемни точки създайте описание от едно до две изречения за базата данни:

„Тази база данни с блогове е предназначена да служи като централен справочник за блоговете на ClickUp. Моля, избягвайте да създавате задачи за блогове на други места в ClickUp, съхранявайте цялата relevantна информация за блога в съответната задача и актуализирайте информацията за задачата, когато извършвате редакции на текста или SEO.“

Това дава на настоящите и новите членове на екипа малко контекст за това как трябва да се използва базата данни. Например, в примера по-горе казваме, че цялата информация от блога трябва да се съхранява в базата данни.

Можете също да използвате посочените по-горе проблемни точки, за да решите каква информация да включите в базата данни и как да я съхранявате и организирате. Направете това, като очертаете как възнамерявате да използвате базата данни, за да решите всеки проблем:

Повтарянето на този процес за всеки основен проблем гарантира, че базата данни решава правилните проблеми.

За да визуализираме резултатите от този процес, нека разгледаме една от задачите в базата данни на блога на ClickUp:

Въпреки че вашата база данни може да е конфигурирана по различен начин и да съдържа различна информация от примера по-горе, това би трябвало да ви даде добра отправна точка за вас и вашия екип. С шаблона за управление на съдържание на ClickUp можете лесно да планирате и изпълните доставката през множество маркетингови канали. Той също така осигурява ясна видимост на вашия план за разпространение на съдържание.

Друг важен аспект е как искате да преглеждате цялата тази информация на високо ниво. Макар че е важно цялата информация за дадено съдържание да е консолидирана на едно място, също толкова важно е да можете бързо и лесно да сортирате, филтрирате, групирате и търсите множество елементи от съдържанието. Тук на помощ идват изгледите на ClickUp.

Въпреки че можете да визуализирате базата данни по различни начини в ClickUp, тук ще разгледаме по-подробно два от най-подходящите за бази данни изгледа:

1. Изглед на списък

Изгледът „Списък“ е изключително полезен за бързо групиране и филтриране на съдържанието ви по различни начини, за да получите по-добра представа и да направите сравнения между различните видове съдържание. По подразбиране изгледът „Списък“ групира информацията по статус, но детайлните опции за филтриране и сортиране на ClickUp ви позволяват да показвате съдържанието въз основа на всякаква променлива.

Както бе посочено по-горе, често групираме по категория съдържание, но базата данни може също така лесно да бъде групирана по статус на базата данни, отговорно лице, краен срок и др.

За да използвате правилно многото опции за групиране, филтриране и сортиране, които са налични в изгледа на списъка (между другите), е от съществено значение да установите и поддържате ясни и последователни конвенции за именуване в цялата си база данни.

2. Изглед на таблица

Табличният изглед ви дава обща представа за съдържанието на базата данни. Този изглед е идеален за съхранение и преглед на аналитични данни за съдържанието (като трафик, процент на кликвания и процент на конверсии) и за бързо визуализиране на състоянието на многобройни отделни елементи от съдържанието.

Табличният изглед е изключително полезен, ако създавате релационна база данни без код за вашето съдържание. За да постигнете това, просто включете персонализирани полета, които позволяват добавянето на връзки, които след това ще бъдат достъпни от табличния изглед, позволявайки на потребителите да преминават към свързана информация с едно кликване.

По същия начин използвайте функциите взаимоотношения и зависимости в рамките на задачите, за да организирате ясна, безкодова релационна база данни.

Макар че това са двата изгледа, които екипът на ClickUp използва най-често за създаване и поддържане на съдържание в базата данни, те в никакъв случай не са единствените полезни изгледи за тази цел.

По-малка база данни, която е силно ориентирана към работния процес, може да се възползва от изгледа Kanban Board на ClickUp.

Базата данни със съдържание за социални медии може да се използва и като календар за съдържание чрез изгледа „Календар“ на ClickUp.

Не се чувствайте обвързани с конкретен изглед, когато планирате и изграждате базата данни с съдържание – просто не забравяйте да поддържате последователност в категориите и етикетите, за да можете лесно да ги филтрирате и групирате по-късно във всеки изглед, който изберете.

Как да поддържате база данни с съдържание

Така че вашата база данни е готова! Цялото ви съдържание е подредено в задачи, които са сортирани в лесни за навигация изгледи. Работата ви е свършена, нали?

Не съвсем.

Сега, когато разполагате с напълно функционална база данни с съдържание, е време да я пуснете в действие! В крайна сметка, базата данни трябва да улеснява проследяването, анализирането и актуализирането на съдържанието. Но това означава, че вие и вашият екип все пак трябва да извършвате проследяването, анализирането и актуализирането.

Преди да преминем към процесите и работните потоци, нека прегледаме няколко прости основни правила, които ще направят поддържането на базата данни възможно в дългосрочен план.

1. Осигурете видимост.

Просто казано, това означава да се уверите, че всеки, който има нужда да използва базата данни, има достъп до нея и знае къде се намира, как да я навигира и как (и кога) да актуализира правилно съдържанието в нея.

Ако новите служители се нуждаят от достъп до базата данни, не забравяйте да включите инструкции за работа с нея в материалите за въвеждане в работата, за да улесните обучението.

Уверете се, че всички ваши вътрешни наръчници и стандартни оперативни процедури (SOP) са актуализирани с ясни инструкции за правилното използване на базата данни. В противен случай рискувате да се получи игра на „телефон“ с важната информация, тъй като SOP се предават устно или в единични имейли и Slack съобщения.

Накрая, осигуряването на подходяща видимост намалява вероятността вие и вашият екип да дублирате работата си, като създавате едно и също съдържание в няколко задачи или списъци.

2. Създайте отчетност.

Уверете се, че всеки знае ролята си в поддържането на базата данни. По този начин ще избегнете дублирането на задачи или, още по-лошо, надпреварата, при която един човек прави нещо, а друг го отменя и така нататък.

Всичко това означава, че поддържането на база данни с съдържание трябва да бъде колективно усилие. Например, ако работите по поддържането на база данни с блог за технологична компания, можете да разпределите отговорностите, както следва:

След като определите кой за какво отговаря, следващата стъпка е да разберете как всеки заинтересован ще знае кога да направи какво.

3. Автоматизирайте напомнянията и предаването на задачи.

Автоматизацията може да бъде изключително полезна, защото спестява време на екипа ви и намалява човешките грешки. Но преди да автоматизирате нещо, задайте си въпроса: „Какво трябва да се случи всеки път, когато екипът ми и аз създаваме определено съдържание?“

Това е важен въпрос, на който трябва да се отговори, защото много от стъпките в процеса са променливи и могат да се променят в зависимост от типа и контекста на съдържанието. Променливите стъпки и процеси обикновено трябва да бъдат ръчни, тъй като в тези случаи автоматизацията може да причини повече проблеми, отколкото да реши.

Ако стъпките в даден процес са фиксирани и се повтарят всеки път, когато създавате съдържание, те са идеални кандидати за автоматизация.

Ще се запознаем с няколко автоматизации, които екипът на ClickUp използва за поддържане на базата данни на своя блог, но имайте предвид, че те са описателни, а не предписателни, така че ги използвайте като общи примери, а не като точни указания за настройване на вашите собствени автоматизации.

Много от автоматизациите на базата данни на блога ClickUp служат за управление на процеси, които се извършват в продължение на няколко седмици или месеца. В края на краищата, хората забравят нещата с течение на времето, а автоматизациите, ако са конфигурирани правилно, не забравят. Нека разгледаме един практически пример за това:

Една от основните ни автоматизации опростява различните статуси на задачите, през които преминава един блог, за лесно справяне в базата данни на блога, като използва полето „Статус на базата данни“:

Автоматизацията на крайния срок гарантира, че ефективността на публикацията в блога ще бъде анализирана в някакъв момент през следващите шест месеца.

Допълнителна автоматизация е настроена, за да гарантира, че след изтичането на шестте месеца полето „Статус на базата данни“ се променя на „Одит“. Това от своя страна задейства автоматизация за създаване на нова подзадача за оценка на ефективността, в която екипът за SEO анализира ефективността на блога и определя дали са необходими актуализации.

Накратко, автоматизацията може да ви помогне да стандартизирате процесите и да не забравяте продължителните работни потоци.

4. Дръжте нещата прости!

Опитайте се да запазите всичко възможно най-просто, от конвенциите за именуване до автоматизациите. Това ще улесни значително намирането на нещата и ще направи много по-лесно запознаването на вашия екип (и всички бъдещи служители) с базата данни и работните процеси, които тя обхваща.

Ако се нуждаете от помощ за опростяване на работния си процес, използвайте шаблона за творчество и дизайн на ClickUp, за да създадете ясна разбивка на маркетинговия си работен процес. Този шаблон поддържа общи маркетингови аспекти като формуляри за попълване, заявки за кратко съдържание и управление на библиотеки с активи, така че има пряк път към това как работи процесът ви за съдържателен маркетинг.

Започнете

Най-трудната част от един такъв проект може да бъде самото начало. В края на краищата, създаването на база данни с съдържание е огромно начинание, което може да доведе до парализа на анализа.

Ако създавате базата данни от нулата, било то с ClickUp или друг инструмент за управление на задачи или проекти, започнете да планирате базата данни, като следвате основните стъпки, описани в този блог:

Тъй като очертаването и проследяването дори на тези първи стъпки може да се окаже малко прекалено, особено ако имате работа с голямо количество или няколко вида съдържание, опитайте да организирате мислите си с помощта на Mind Maps на ClickUp.

Това ще ви позволи да очертаете базата данни на високо ниво, като същевременно визуализирате как отделните елементи се отнасят един към друг.

Можете също да използвате Docs в ClickUp, за да съхранявате бележки и да сътрудничите в реално време с екипа си по отношение на структурата и внедряването на базата данни. Това гарантира, че всички са на една и съща страница и улеснява делегирането на отговорности, когато сте готови да започнете да изграждате.

За да започнете с планирането, изтеглете нашите безплатни шаблони за база данни с блогове и целеви страници. Тези шаблони за съдържание са базирани на базите данни с блогове и целеви страници на маркетинговия екип на ClickUp, така че са изпитани и проверени.

Един последен съвет, който трябва да имате предвид при планирането, изграждането и поддържането на вашата база данни с съдържание: включете целия си екип.

Ангажирането на целия ви екип от самото начало гарантира, че:

Ако се нуждаете от отличен инструмент за сътрудничество, който също така служи като перфектен инструмент за база данни с съдържание, тогава не търсете по-далеч от ClickUp. Започнете с екипа си с нашия план Free Forever и обединете сътрудничеството в екипа, инструментите за бази данни и управлението на работата на едно място.