Клиентите не искат много; те просто се нуждаят от яснота, актуална информация, лесен достъп до информация и начин да се свържат с вас, когато е необходимо. Но тези прости нужди често се превръщат в постоянни имейли, разпръснати файлове и срещи за обсъждане на състоянието, които се въртят в кръг, създавайки неудовлетворение и от двете страни.
Добре структурираният клиентски портал централизира всичко, така че клиентите винаги да знаят къде да търсят актуализации, документи и комуникация.
В тази публикация в блога ще разгледаме как да създадете клиентски портал в ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата! PS: Ще разгледаме няколко готови за употреба шаблона, с които ще можете да започнете да работите веднага. 💁
⏰ 60-секундно резюме
Следвайте тези стъпки, за да създадете клиентски портали с помощта на ClickUp:
Стъпка #1: Създайте специално пространство за клиенти в цифров формат
Стъпка #2: Централизирайте информацията за клиентите с ClickUp Docs
Стъпка 3: Организирайте задачите и проектите на клиентите
Стъпка 4: Подобрете комуникацията с клиентите с ClickUp Chat
Стъпка 5: Създайте табло за клиенти за проучване на данни в реално време с таблата на ClickUp.
Стъпка 6: Автоматизирайте повтарящите се работни процеси с ClickUp Automations
Стъпка 7: Интегрирайте външни приложения за по-добра функционалност с ClickUp Integrations
Какво е клиентски портал?
Клиентският портал е сигурно, централизирано пространство , където организациите и клиентите могат да си сътрудничат, да имат достъп до документи, да проследяват напредъка на проектите и да комуникират ефективно.
Систематизираните клиентски портали избягват разпръснатите имейли и предотвратяват недоразуменията, а ClickUp улеснява създаването на портали, които отговарят на вашия работен процес.
Вече не се притеснявайте, че чувствителна информация може да попадне в неподходящи ръце. С персонализираните разрешения в ClickUp можете да решите точно какво виждат и до какво имат достъп клиентите, като поддържате прозрачност, без да споделяте прекалено много информация.
От проследяване на задачи до автоматизирани актуализации, платформата предлага персонализирани опции за управление на множество клиенти.
💡 Съвет от професионалист: Въвеждането на клиентски портал може да срещне предизвикателства като ниска степен на приемане от страна на клиентите. За да преодолеете това, комуникирайте предимствата на портала, предлагайте стимули за ранните потребители и осигурете задълбочено обучение, за да се уверите, че клиентите се чувстват комфортно и са ангажирани с новата система.
Кой използва клиентски портал?
Организации като агенции, консултанти, свободни професионалисти, адвокатски кантори и доставчици на финансови услуги използват клиентски портали, за да споделят информация, без да разчитат на безкрайни имейли.
Ето някои професии, които използват такива портали за по-добро управление на клиентски проекти: ⚒️
- Маркетингови и креативни агенции: Споделяйте актуализации по проекти, дизайнерски ресурси и обратна връзка от клиенти в едно организирано пространство.
- Консултанти и треньори: Предоставяйте на клиентите структурирани планове, проследяване на напредъка и лесен достъп до ресурси.
- Юристи и финансови специалисти: Споделяйте поверителни документи, досиета по дела и финансови отчети по сигурен начин, като същевременно гарантирате спазването на нормативните изисквания.
- Екипи за обслужване на клиенти: Предложете на клиентите център за самообслужване с често задавани въпроси, билети и комуникация в реално време.
- ИТ и SaaS компании: Оптимизирайте регистрацията на клиенти, заявките за функции и текущата поддръжка чрез единен портал.
- Строителни и недвижими имоти: Предоставяйте на клиентите актуална информация за имотите, договорите и графиците на проектите в структурирана среда.
Как да създадете клиентски портал в ClickUp
Настройването на клиентски портал с помощта на ClickUp CRM може да звучи сложно, но всъщност е много лесно. Независимо дали се нуждаете от просто пространство за споделяне на файлове или от напълно интерактивен център с задачи, актуализации и автоматизация, платформата ви позволява да създадете портал, който работи за вас и вашите клиенти.
Ето стъпка по стъпка ръководство за създаване на ефективен портал. 👀
Стъпка #1: Настройте специално пространство за клиенти в ClickUp
Създайте специално работно пространство в ClickUp , за да поддържате цялата информация, свързана с клиентите, организирана и достъпна.
Влезте в ClickUp и създайте ново работно пространство с име „Примерен клиентски портал” с папка за всеки клиент в съществуващото ви работно пространство.
След това можете да импортирате информация за клиенти или проекти в ClickUp с няколко прости стъпки.
Уверете се, че данните са свързани с конкретни персонализирани полета в ClickUp , за да се показва информацията за проекта в подреден формат и готова за използване.
След като данните за проекта са готови в ClickUp, вие или вашите клиенти можете да използвате персонализирани изгледи, като например изглед „Списък“, за да направите информацията лесно достъпна.
От друга страна, ClickUp Custom Statuses ви позволява да маркирате жизнения цикъл на клиентския проект, като например „В очакване“, „В процес“, „Преглед“ и „Завършено“. Обмислете да зададете разрешения от самото начало, за да контролирате какво могат да виждат и редактират клиентите. Това гарантира, че те имат достъп само до съответните задачи и документи.
🤝 Приятелско напомняне: Внедрете двуфакторна автентификация (2FA) и еднократно влизане (SSO), за да гарантирате сигурен достъп до чувствителна информация. Това изгражда доверие у клиентите по отношение на защитата на данните.
Стъпка #2: Централизирайте документацията на клиентите
Всеки клиентски портал се нуждае от структурирана база от знания, където клиентите могат да имат достъп до важни ресурси като указания и отчети. Добавете Doc View в горната част, до обзора, и съхранявайте там всички важни документи.
Просто използвайте Slash команди в Doc view, за да създадете или вградите документация с помощта на ClickUp Docs. Той действа като интерактивен център за съхранение на клиентски договори, предложения, често задавани въпроси и политики на едно място. Можете също да създадете пътни карти за проекти или ръководства за въвеждане за лесно справяне.
От вграждането на мултимедийно съдържание и връзки с богати опции за форматиране до добавянето на задачи, свързани с конкретни проекти, Docs централизира вашата база данни. Освен това можете да използвате Doc Relationships, за да свържете документи, свързани с клиенти, между задачи и проекти за бърза навигация.
Стъпка 3: Организирайте задачите и проектите на клиентите
Управлението на работата с клиенти може бързо да се превърне в хаос – различни проекти, променящи се приоритети и безкраен списък със задачи. Създайте задачи в ClickUp, за да създадете гъвкава структура за организиране на вътрешни задачи, проекти и задания.
Създавайте конкретни задачи за различни клиентски проекти с приоритетни флагове, отговорни лица и описания на задачите, за да разпределяте лесно ресурсите. Всяка задача има и подзадачи и списъци за проверка, които ви помагат да я разделите на изпълними стъпки.
Например, дигитална агенция може да създаде списъци със задачи като „Разработване на уебсайт“ с подзадачи като „Одобрение на дизайна“, „Качване на съдържание“ и „Окончателно тестване“. Можете също да активирате зависимости между задачите за последователно изпълнение. Това ви спестява часове от забавяния и предотвратими затруднения в работните процеси по проекта.
💡 Съвет от професионалист: Включете цветовете на бранда на вашата компания в клиентския портал, за да постигнете единна идентичност на бранда. Освен това, използвайте висок контраст между цвета на текста и фона, за да подобрите четливостта. Можете да използвате успокояващи цветове като синьо или зелено за фон, за да създадете усещане за доверие и професионализъм.
Стъпка 4: Подобряване на комуникацията с клиентите
Един добър портал улеснява комуникацията. Включете ClickUp Chat, достъпен в лявата странична лента, за да поддържате разговорите без да се губите в безкрайни имейл вериги.
Създайте специални канали за проекти, публикувайте бързи актуализации, провеждайте дискусии в реално време и използвайте коментари в низове, за да поддържате всичко свързано с правилните задачи. С вградените известия никой няма да пропусне нищо. Това е просто, безпроблемно и по-малко хаотично.
Ето и някои други начини, по които можете да използвате ClickUp Chat:
- Превърнете съобщенията в изпълними задачи с помощта на генерирани от изкуствен интелект подробности, за да гарантирате отчетност.
- Свържете съответните задачи, ClickUp Docs или други ресурси за лесен достъп.
- Използвайте Публикации, за да споделяте важни съобщения и постижения.
- Стартирайте SyncUps директно от чата за безпроблемни срещи с клиенти.
📖 Прочетете също: Най-добрият B2B CRM софтуер за екипи по продажбите
Искате да си сътрудничите по-добре с клиентите си? Използвайте ClickUp Whiteboards! Вижте как. 👇🏼
💡 Съвет от професионалист: Добавете ClickUp Form View към клиентския си портал, за да направите процесите по приемане на проекти много по-структурирани и лесни за проследяване.
Стъпка 5: Създайте клиентски табло за проучване на данни в реално време
Клиентите обичат яснотата.
Предоставяйки им достъп до персонализиран клиентски табло, те могат да проверяват ключови показатели по всяко време – без чакане, без размяна на имейли, само необходимата информация.
ClickUp Dashboards предоставя на вашите клиенти място на първия ред за наблюдение на техните проекти. Създайте персонализиран интерфейс с диаграми и показатели по заявка, за да им дадете възможност да проверяват актуализациите, когато е необходимо. Изберете от над 50 персонализирани джаджи, за да покажете процента на завършеност на проекта и отчети за напредъка по активни задачи или крайни срокове.
Искате да го направите по-персонализиран? Добавете логото им, променете цветовете и подредете картите по начин, който е подходящ за тях. Можете също да добавите карти за проследяване на времето, за да регистрирате отработените часове и да споделяте точно времевите разписания с клиентите.
Например, консултантска фирма може да създаде табло, което показва етапите на проекта, фактурите на клиентите и анализите на ангажираността на едно място.
🤝 Приятелско напомняне: Използвайте подходящи изображения или икони, за да насочвате потребителите в портала, като по този начин направите софтуера за управление на проекти в клиентския портал визуално привлекателен и функционален.
Стъпка 6: Автоматизирайте повтарящите се работни процеси с ClickUp Automations
Помислете за цялото време (и пари), които се губят за повтаряне на едни и същи задачи – разпределяне на работа, изпращане на напомняния и проследяване на фактури. Това бързо се натрупва. С подходящия работен процес можете да автоматизирате всичко това.
ClickUp Automations ви позволява да автоматизирате работните си процеси, да настроите тригери и действия и да управлявате повтарящи се задачи като регистрация на клиенти, проследяване и изпращане на актуализации по проекти.
Например, можете да автоматизирате целия процес на регистрация на клиенти. Когато нов клиент бъде добавен към работната среда, ClickUp автоматично ще създаде списък „Регистрация на клиенти“, ще възложи задачите на специалиста по регистрация, ще зададе крайни срокове и ще промени статуса на задачите.
Натъкнах се на ClickUp, докато търсех клиентски портал; не подозирах, че той ще се превърне в нашия виртуален офис, защото може да прави много повече. Той замени много други софтуери и разходи и може да се персонализира според типа процеси на всеки от нашите екипи. Използвам го лично и професионално и помагам на другите да правят същото. ClickUp за цял живот!
Натъкнах се на ClickUp, докато търсех клиентски портал; не подозирах, че той ще се превърне в нашия виртуален офис, защото може да прави много повече. Той замени няколко други софтуера и разходи и може да се персонализира според типа процеси на всеки от нашите екипи. Използвам го лично и професионално и помагам на другите да правят същото. ClickUp за цял живот!
Стъпка 7: Интегрирайте външни приложения за по-добра функционалност
Интеграциите на ClickUp с трети страни ви позволяват да свържете клиентския си портал с често използвани инструменти за по-гладко преживяване. Това ви позволява да синхронизирате предпочитания софтуер на вашите клиенти, като същевременно подчертавате загрижеността си за техните предпочитания.
Можете да използвате ClickUp Integrations, за да се интегрирате с други инструменти като:
- Google Drive и Dropbox: Осигурете сигурно и безпроблемно споделяне на файлове в цялата организация с общи папки в Google Drive.
- Microsoft Teams: Уведомявайте клиентите за актуализации по проектите в предпочитаната от тях платформа за комуникация.
- CRM инструменти (HubSpot, Salesforce и др.): Синхронизирайте данните за клиентите за цялостно управление на взаимоотношенията с клиентите.
- Google Calendar: Синхронизирайте крайните срокове с Google Calendar за автоматизирано планиране.
Например, адвокатска кантора може да интегрира Google Drive, за да съхранява договори и разговори с клиенти, като автоматично ги свързва със съответните задачи в ClickUp.
📮ClickUp Insight: 92% от работниците използват непоследователни методи за проследяване на задачите, което води до пропуснати решения и забавяне на изпълнението.
Независимо дали изпращате бележки за проследяване или използвате електронни таблици, процесът често е разпръснат и неефективен. Решението за управление на задачите на ClickUp осигурява безпроблемно преобразуване на разговорите в задачи, така че екипът ви да може да действа бързо и да остане съгласуван.
Шаблони за клиентски портал в ClickUp
Шаблоните за клиентски портал на ClickUp оптимизират комуникацията с клиентите и управлението на проекти. Тези шаблони са персонализирани и лесни за използване и предоставят централизирано пространство, където клиентите могат да имат достъп до подробности за проектите, графици и задачи.
Нека разгледаме някои от тях, които можете да използвате. 📝
1. Шаблон за бързо стартиране на клиентски услуги в ClickUp
Шаблонът за бързо стартиране на клиентски услуги в ClickUp оптимизира ефективно процесите по управление на клиентите. Неговият цялостен подход към управлението на клиентските акаунти ви позволява да определяте обхвата на заявките и да проследявате безпроблемно напредъка на проектите.
Шаблонът включва пример за проект, който предоставя практична справка, за да ви помогне бързо да визуализирате как да приложите всяка функция в реални ситуации.
Освен това, екипната уики страница спомага за безпроблемно споделяне на знания. Този лесен за употреба шаблон се фокусира върху ключови елементи, които дават отлични резултати, и е идеален за подобряване на обслужването на клиентите без сложни настройки.
2. Шаблон за CRM в ClickUp
ClickUp CRM Template подобрява управлението на взаимоотношенията с клиентите, като предоставя организиран начин за управление на потенциални клиенти и поддържане на взаимоотношения с клиенти.
Независимо дали сте стартираща или утвърдена компания, този шаблон предоставя структуриран, но гъвкав начин за проследяване на взаимодействията с клиенти, напредъка в продажбите, завършените задачи и последващите действия, без да се налага да се занимавате с разпръснати таблици или несвързани инструменти.
Организирайте списъци с потенциални и съществуващи клиенти и следете процеса на стартиране на кампаниите си чрез гъвкави графични изгледи. Шаблонът CRM ви позволява също да проследявате взаимоотношенията с клиентите чрез показатели като оценки за удовлетвореност, подновени договори и разрешени запитвания.
3. Шаблон за сътрудничество за успех на клиенти в ClickUp
ClickUp Client Success Collaboration Template проследява пътя ви от идеята, изпълнението и прегледа на резултатите до мерките за задържане на клиенти.
Можете да добавяте карти и подзадачи в рамките на задачите, за да си водите бележки на различни етапи от сътрудничеството, като например по време на въвеждането, месечните проверки, след подписването на договора и др.
Следете процента на привличане и подновяване на клиенти и информирайте екипите си за областите, които могат да бъдат подобрени при работа с конкретни клиенти. Можете също да добавите формуляри за събиране на данни за клиенти по време на различни фази на проекта и да създадете ръководства за по-добро разбиране на проекта.
⚙️ Бонус: Достъп до допълнителни шаблони за управление на клиенти, за да имате преднина при създаването на клиентски портал с много функции.
Най-добри практики за управление на клиентски портали
Освен непрекъсната оптимизация, ефективният клиентски портал включва дигитализирани стратегии за управление на клиенти и неограничени възможности за персонализиране.
Ето някои най-добри практики за създаване на ефективен клиентски портал:
- Персонализирайте портала според нуждите на клиентите: Адаптирайте таблата, изгледите на задачите и разрешенията, за да ги съобразите с предпочитанията на клиентите и изискванията на бранша, с цел да подобрите ангажираността и използваемостта.
- Автоматизирайте рутинните взаимодействия с клиенти: Използвайте ClickUp Automations, за да изпращате актуализации на статуса, да възлагате задачи и да задействате напомняния, като спестявате време и гарантирате навременни отговори.
- Наблюдавайте ефективността и ангажираността на портала: Проследявайте активността на клиентите, степента на изпълнение на задачите и обратната връзка с помощта на таблата за управление на ClickUp, за да идентифицирате потенциални пречки и да подобрите ефективността.
- Осигурете сигурен достъп и разрешения на базата на роли: Задайте персонализирани разрешения, за да контролирате видимостта на данните, като предоставяте на клиентите достъп само до съответните файлове, проекти и комуникации.
- Поддържайте редовни актуализации и прегледи: Планирайте периодични одити, за да усъвършенствате работните процеси, актуализирате ресурсите и подобрите функциите на портала въз основа на обратната връзка от потребителите.
- Опростете комуникацията с ClickUp Chat: Централизирайте дискусиите, като маркирате клиенти в коментарите към задачите и използвате чат в реално време, което намалява необходимостта от разпръснати имейли.
⚙️ Бонус: Открийте някои изпитани и проверени тайни, за да следите клиентите си без усилие.
Отворете портала към успеха с ClickUp
Добре проектираният клиентски портал насърчава прозрачността и по-доброто взаимодействие с клиентите. Инструменти като ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата, осигуряват максимална гъвкавост за създаване на персонализиран, високопроизводителен централен хъб за много клиенти.
Неговите функции, като ClickUp Docs за управление на знанията, персонализирани табла за мониторинг на KPI и чат за вътрешна и външна комуникация, гарантират, че всичко върви по план.
Получавате и готови шаблони, с които лесно да поддържате връзки с клиентите.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес. ✅