Клиентите са ключът към успеха на вашия бизнес.
Независимо дали сте начинаещ в управлението на клиентски проекти или професионалист, знаете, че работата с техните акаунти може да бъде трудна. Управлението на проекти е едно, но управлението на клиенти е съвсем друго нещо.
Не става въпрос само за ежедневни задачи, тримесечни цели и потапяне в работата. Сега трябва да добавите към това и разрешаване на конфликти, дипломатична комуникация и управление на очакванията.
Някои клиенти ще правят заявки в срокове, които просто не са реалистични за вашата индустрия. Други може да имат личности, които затрудняват комуникацията. Освен това има и натиск да се реализират печалби и да се постигнат цели.
С всичко това на плещите си, лесно е да разберете защо управлението на клиентски проекти е трудно. За щастие, изучаването на стратегии за управление на клиентски проекти може да го направи по-лесно и да ви направи по-ефективни в работата си – особено с подходящия инструмент за управление на проекти.
Тук ще разгледаме какво всъщност означава управлението на проекти за клиенти и ще прегледаме четирите основни етапа. След това ще споделим някои от най-добрите стратегии на нашия проектен екип за вашите клиенти, за да ви помогнем да се справите с всяка ситуация. 🙌
Какво е управление на клиентски проекти?
Управлението на клиентски проекти включва управление на комуникацията с клиента, очакванията и резултатите, като същевременно се контролира вътрешната работа, необходима за постигане на целите на клиента. То се различава от обичайното управление на проекти, тъй като работата включва постоянни входящи данни от клиента или резултати, специфични за вашия клиент, а не за вашия собствен бизнес.
Има известно припокриване с нормалното управление на проекти в ежедневната работа. Проектните мениджъри или ръководителите на екипи ще планират и разпределят задачите, ще създадат резултати и ще планират проекта от начало до край.
Разликата при клиентските проекти е, че ще трябва да изготвите планове за комуникация с клиента, да управлявате промените в обхвата на проекта и да изградите отношения с клиента. Мислете за това като за управление на вътрешния си екип и управление на външен екип от заинтересовани страни.
Една голяма разлика в управлението на клиенти е компонентът на комуникацията – и често именно тук мениджърите на клиентски проекти се оказват в трудни ситуации. Клиентите може да не разбират вашата индустрия толкова добре, колкото вие, а освен това имат и свои собствени натиск за печалба.
Те могат да отправят искания, които вашият екип не може да изпълни. В други случаи те могат да реагират нелюбезно на докладите за напредъка или да изискват промени, които не са осъществими. Вашата задача като мениджър на клиентски проекти е да използвате техники за управление на очакванията, контрол на разговорите и гарантиране на успеха на клиентите.
4 етапа на управление на клиентски проекти
Като мениджър на клиентски проекти, вие знаете всичко за жизнения цикъл на проекта, който обикновено се разделя на четири фази: започване, планиране, изпълнение и приключване. Това, което може би не знаете, е как всяка от тези фази има уникални компоненти, когато се прилагат към клиентски проекти. Тук ще разгледаме всяка фаза и какво трябва да имате предвид.
1. Започване
Това е началната фаза, в която събирате информация и определяте очакванията на проекта и клиента. На този етап ще планирате бюджета, ще очертаете общата рамка на графика на проекта и ще определите крайните резултати и подробностите по проекта. 🤔
Тук ще вземете предвид нуждите на клиента, ще съберете данни и ще поставите основите за успешен проект както вътрешно, така и с клиента. Макар това да изглежда лесно, на този етап е изключително важно да обърнете внимание на детайлите.
Това е така, защото е лесно да пропуснете важни части от информацията, които по-късно могат да провалят проекта. Клиентът може да не знае как да комуникира това, което иска или от което се нуждае. Ако не се справите с това в началото, по-късно ще имате проблеми при управлението на очакванията и резултатите.
На този етап се съсредоточете върху създаването на ясни очаквания, цели и обхват на проекта. Срещайте се с клиента няколко пъти, уверете се, че разбирате какво иска, и го повторете ясно, за да покажете, че сте на една вълна.
2. Планиране
Следващата стъпка е планирането. Този етап понякога се припокрива с етапа на иницииране, но заслужава да бъде споменат, тъй като изисква значителен обем работа. Тук ще създадете описание на работата и ще изготвите графика на проекта — обикновено в инструмент за управление на проекти като ClickUp. 🗺️
Като проектен мениджър, вие ще изготвите плана на проекта и ще го разделите на управляеми задачи както за членовете на екипа ви, така и за клиента. Тук ще добавите крайни срокове за работата по проекта, ще определите ясни етапи и ще разпределите задачите на всеки, участващ в проекта.
Това важи и за клиентите. Помислете къде клиентите ще трябва да дадат обратна връзка, като например рецензии и одобрения. Обмислете дали клиентът трябва да предостави нещо на вашия екип, за да завърши работата.
Създайте задачи за клиентите си и определете реалистични срокове за изпълнението им. Не забравяйте да комуникирате очакванията си и да улесните клиентите в изпълнението на тяхната част от работата.
3. Изпълнение
По време на фазата на изпълнение вашата работа се прехвърля от планиране към управление. Вашият екип ще се заеме с изпълнението на задачи, които ще ги доближат с една стъпка по-близо до крайния резултат. Вашата роля сега включва наблюдение на графика, за да се уверите, че всичко върви по план. ✍️
Ще трябва да се намесвате, когато е необходимо, за да помогнете на членовете на екипа да преодолеят препятствията. Освен това ще имате надзор над работните процеси и ще трябва да предприемете действия, ако нещо бъде пропуснато, забавено или произведено неправилно.
Вашата работа като комуникатор също заема централно място в този етап от процеса на управление на клиенти. Ще трябва да предоставяте редовни актуализации на екипа си, различните отдели и клиента.
Освен това ще трябва да разрешавате всякакви разногласия и да помагате за разрешаването на възникнали конфликти – независимо дали са в рамките на вашия екип или са свързани с проблем на клиент. Това означава да предоставяте насоки на членовете на екипа за водене на трудни разговори или да се намесвате, за да поемете нещата в свои ръце, ако има реален проблем.
4. Завършване
Вие сте свършили работата, екипът ви е изпълнил всички цели и клиентът е получил установените резултати. Но работата ви тук все още не е приключила. Сега е време да направите отчет и да прегледате проекта. 🛠️
Отделете време, за да прегледате какво е минало добре в проекта и какво се нуждае от подобрение. Сътрудничейте с членовете на екипа, за да архивирате работата и да запазите шаблони, които могат да бъдат полезни за бъдещи проекти. Затворете всички ненужни задачи и почистете работното си пространство за управление на проекти за следващия проект.
Сега е моментът да се свържете с клиента и да проверите дали има друга работа, която можете да му предложите в бъдеще. Може би има подобен проект, с който се нуждае от помощ, или може да препоръча вашите професионални услуги на друга организация.
Как да се справяте с проектите на клиентите: 7 практически стратегии
Сега, когато вече знаете общия обхват на процеса на управление на проекти за клиенти, вероятно се чудите как можете да бъдете по-ефективни.
Събрахме няколко стратегии, които можете да опитате още днес, за да постигнете по-голям успех в проектите на клиентите си. От софтуер за управление на проекти до съвети за комуникация – ще откриете техники, които ще ви помогнат да свършите работата. 💪
1. Използвайте софтуер за управление на проекти
Управлението на проекти не е лесно. В зависимост от мащаба на работата, вие се занимавате с задачи за няколко отдела, комуникирате с клиенти и следите графиците на различните екипи. 👨🏽💻
Използването на електронна таблица като Excel просто няма да е достатъчно. Вместо това, обърнете се към инструмент като софтуера за управление на проекти на ClickUp. Той предлага стотици функции, включително автоматизация на задачите, приоритизиране и множество изгледи за оптимизиране на работните процеси.
Този софтуер за управление на проекти е напълно персонализируем, така че можете да създадете едно или няколко работни пространства, които са проектирани според нуждите на вашия проект. Създайте табла за управление на напредъка на проекта и създайте табло за клиенти, където те могат да обработват одобрения, прегледи и да дават обратна връзка.
Интеграцията с инструменти като Slack прави комуникацията по-бърза и по-лесна от всякога. Незабавните известия и тригерите за задачи поддържат работата в движение и информират клиентите и заинтересованите страни, когато бъдат постигнати важни етапи.
Допълнителната функционалност включва мисловни карти за мозъчна атака в началната фаза и уикита за изграждане на база от знания за работа с клиентската комуникация. Освен това има повече от хиляда шаблона за създаване на документи като проектна харта, описание на работата или договор с клиент.
2. Използвайте визуални инструменти за привличане на клиенти
Лесно е да се изгубите в страници и страници с думи. Вместо да информирате клиентите си с дълги имейли и официални изявления, дайте им визуални инструменти, с които да следят напредъка на проекта.
Множеството изгледи на ClickUp, включително Kanban табла и диаграми на Гант, позволяват на клиентите да визуализират работния процес и да видят как стоят нещата. Те получават информация в реално време за състоянието на проекта, така че могат да проверяват, без да ви безпокоят постоянно.
Контролирайте достъпа, като зададете разрешения и ограничите видимостта на клиента само до задачите, които трябва да вижда. Споделете клиентския портал в началото и предложете кратко обучение или уебинар, за да им помогнете да се ориентират в инструмента, ако не знаят как.
Най-хубавото е, че клиентският портал улеснява привличането на клиенти и стартирането на проекти. Добавете задачи за клиента, за да подпише договора си и да даде обратна връзка за предложените резултати. Задайте крайни срокове и използвайте портала, за да проследявате комуникацията и напредъка с началото на проекта.
3. Изгответе ясни планове за комуникация
Едно от основните препятствия в проектите на клиенти е комуникацията. Всички имаме различни начини на общуване, а някои от нас са по-ясни от други. Преодолейте шума и стигнете до същността на това, което очаква вашият клиент, като създадете ясни планове и канали за комуникация. 🎙️
Колекцията от шаблони за комуникационни планове на ClickUp ви помага да управлявате честотата, съдържанието и целите на дискусиите с вашите клиенти. Използвайте ги, за да създавате редовни актуализации на проекти, стратегии за съобщения и комуникационни матрици, за да държите всички в течение, когато е необходимо.
След като имате план за комуникация, автоматизирайте известията в платформата си за управление на проекти, за да изпращате актуализации или напомняния, за да поддържате връзка с клиента.
4. Създайте опростен процес на одобрение
Друга пречка, с която се сблъскват мениджърите на проекти, свързани с клиенти, е забавянето на одобренията от страна на клиента. Независимо дали издавате фактури, изпращате ценови договори или търсите одобрение за проект на крайния продукт, ключово значение има получаването на съгласието на клиента.
Използвайте ClickUp, за да създадете оптимизиран работен процес за одобрение за заявки, проследяване и одобрение на следващите стъпки. Влезте във визуалната бяла дъска, за да обсъдите процеса на одобрение с членовете на екипа или да покажете на клиента какво да очаква. Създавайте задачи, актуализирайте възложените лица и добавяйте етикети, за да ускорите процеса на преглед.
5. Поставете си реалистични, постижими и прозрачни цели
Сигурен начин да провалите проекта си от самото начало е да поставите цели, които не са реалистични, ясни или постижими. Тъй като клиентите не са експерти в управлението на проекти, те могат да предложат идеи, които няма да проработят във вашата индустрия.
Друго нещо, за което трябва да внимавате, са клиентите, които мислят, че знаят какво искат, но думите или действията им може да не отразяват тези желания. Вашата задача е да управлявате техните очаквания, като им обясните какво е възможно и какво не е. Колкото по-ясни сте, толкова по-добре ще се подготвите за успех. 👀
Използвайте инструмент като шаблона за успех на клиента на ClickUp, за да разберете какво мисли клиентът ви и да разберете неговите очаквания. Това е чудесен начин да покажете, че ви е грижа за клиентското преживяване. Освен това ще сте на една вълна или поне ще генерирате идеи за обсъждане, когато става въпрос за крайни резултати.
След като постигнете споразумение относно резултатите и целите на проекта, запишете ги в инструмент като ClickUp Docs. По този начин ще имате записи от обсъжданията си и ще можете да управлявате промените в обхвата спрямо договорения план. Освен това тези документи могат да се споделят, което улеснява комуникацията на промените и целите директно с вътрешния ви екип.
6. Визуализирайте графиците и определете ясни крайни срокове, времеви рамки и етапи
Както при всички проекти, ключът към успеха е да бъдете организирани и да планирате предварително. Започнете с използването на инструмент като ClickUp за управление на задачите и определяне на графици за проекта. Използвайте различните изгледи, за да получите представа за натоварването на всеки член на екипа и да разпределите задачите в реалистичен график.
Интегрирайте инструмент за проследяване на времето, за да видите колко време отнема всяка задача, и коригирайте графика според нуждите. Създайте списъци за проверка, за да държите екипа на проекта в течение за състоянието на проекта и следващите стъпки.
7. Използвайте CRM за управление на взаимоотношенията с клиентите и подобряване на отчетността
Ако работите в сфера, ориентирана към клиентите, вероятно работите с повече от един клиент едновременно. Проследяването на техните данни, комуникации и проекти може да бъде трудно, ако не сте организирани. Използвайте CRM на ClickUp, за да следите удовлетвореността на клиентите, да централизирате контактите с тях и да създадете бази данни за по-добро отчитане. 📈
Съхранявайте контакти, за да можете лесно да се свържете с клиентите си в любой момент, и добавяйте персонализирани полета за акаунти, проекти и стилове на комуникация. Използвайте CRM шаблони, за да спестите време при изготвянето на информация за клиенти, проследяването на състоянието на клиентите и подобряването на процесите по отчитане.
Използвайте исторически данни и показатели за проекти от вашата CRM система, за да подобрите отчетността към клиентите. Таблата и диаграмите ви позволяват бързо да генерирате визуални разбивки на състоянието на проекта. След това вземете показателите и ги превърнете в впечатляваща презентация за вашия клиент.
CRM улеснява проследяването на всички взаимодействия с клиенти и резултатите от тези дискусии. Освен това, показателите позволяват на вашия екип да изготвя отчети за състоянието за минути, а не за часове.
Управлявайте проектите на клиентите си с ClickUp
Управлението на проекти за клиенти може да бъде трудно, но благодарение на тези стратегии за успех ще се справите с предизвикателството. От софтуер за управление, който опростява въвеждането на клиенти и оптимизира работните процеси, до съвети за комуникация – има лесни начини да подобрите проектите на вашите клиенти.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и започнете да изграждате по-добри взаимоотношения с клиентите си и да управлявате успешни клиентски проекти. С функциите за автоматизация на работния процес, таблата за управление и базите данни разполагате с всичко необходимо, за да постигнете важни резултати за всички видове клиенти. ✨