Вашата компания е преминал от 15-годишна счетоводна система към модерно облачно решение.
Вълнуващо подобрение, но какво следва след това? Хаос. 🤯
Екипите се сблъскват с непознати работни процеси, нарушени интеграции и намалена производителност.
Според скорошно проучване на WTW, едва 43% от служителите смятат, че тяхната организация управлява ефективно промените – значителен спад от почти 60% през 2019 г. Това подчертава необходимостта от солиден план за успешно управление на промените.
Тук на помощ идва списъкът за управление на промените.
В тази статия ще ви разясним как да създадете и изпълните практически списък за управление на промените. Ще обхванем всичко – от поставянето на ясни цели до ангажирането на заинтересованите страни и използването на инструменти като платформи за цифрово внедряване.
⏰ 60-секундно резюме
Успешното управление на организационните промени изисква внимателно планиране и изпълнение. Ето кратък преглед:
- Започнете с солиден план: Определете ясни цели, оценете готовността и разработете стратегии за формализиране на процеса на промяна.
- Ангажирайте лидерството: Лидерите трябва да подкрепят промяната, за да съгласуват екипите и да насърчат нейното приемане.
- Комуникирайте ефективно: Осигурете последователна комуникация и информирайте всички заинтересовани страни.
- Обучение и развитие: Оборудвайте екипите с необходимите умения за плавен преход.
- Справяне с съпротивата: Проактивно управлявайте предизвикателствата, за да насърчите приемането на промените.
- Проследявайте и поддържайте: Следете напредъка и усъвършенствайте процесите за дългосрочен успех.
Инструменти като ClickUp могат да опростят процеса чрез автоматизиране на работните потоци, проследяване на напредъка и насърчаване на сътрудничеството, за да се гарантира плавен преход.
Какво е управление на промените?
Управлението на промените подготвя екипите и организациите за преходи, независимо дали те включват нови процеси, инструменти, методи на работа или промени в организационната структура. Без него рискувате объркване, недоразумения и пропуснати възможности.
За да разберете важността му, ето един пример.
Придобиването на конкурента Elizabeth Arden от Revlon през 2016 г. Вместо да използва съществуващите ERP системи [Microsoft Dynamics AX и Oracle Fusion], Revlon въведе нова система SAP S4/HA с минимално планиране и лоша IT интеграция.
Резултатът? Спиране на производството, милиони загуби от продажби и съдебни дела от акционерите. 😱
Това подчертава важността на ефективното управление на промените.
Разработване на план за действие за управление на промените
Според McKinsey 70% от програмите за промяна не успяват да постигнат целите си поради съпротивата на служителите и липсата на подкрепа от страна на ръководството. Добре структуриран план минимизира прекъсванията, съгласува прехода с целите и осигурява подкрепата на заинтересованите страни.
Нека разгледаме това с един пример.
Да предположим, че сте регионален мениджър в банка и сте решили да замените системата за регистрация на клиенти с нова цифрова платформа. Въпреки че изглежда като технологично обновяване, то изисква внимателно изпълнение, за да се осигури плавен преход.
Ето как да планирате успешното преминаване на екипа ви през тази промяна.
- Определете ясни цели: Фокусирайте се върху цели като намаляване на времето за въвеждане в работата или подобряване на потребителското преживяване.
- Оценете готовността: Уверете се, че съществуващите работни процеси, инфраструктура и възможности на екипа са съобразени с новата система. Идентифицирайте пропуските и ги отстранете предварително.
- Формализирайте плана си: подайте заявка за промяна, в която очертавате целите, ползите, рисковете и необходимите одобрения от заинтересованите страни.
- Планирайте ефективна комуникация: Дръжте всички заинтересовани страни информирани, от вътрешни екипи до клиенти.
Внедряване на управление на промените
Планът за управление на промените изисква внимателно изпълнение, а силно лидерство е ключът към неговия успех. Лидерството е нещо повече от вземане на решения; то дава възможност на екипите да приемат промените и да управляват прехода ефективно.
Ефективно лидерство: Казус в управлението на промените
Лидерството на Джак Уелч като главен изпълнителен директор на General Electric трансформира компанията с ефективно лидерство в областта на промените. По време на неговия мандат от 1981 до 1998 г. пазарната стойност на GE се повиши от 13 милиарда долара на 450 милиарда долара.
Той постигна това чрез преразглеждане на процесите, внедряване на Six Sigma, спестяване на 10 милиарда долара и силно управление на екипа, съобразено с визията и ценностите на GE.
Създаване на екип за управление на промените
След като лидерството е на място, следващата стъпка е създаването на екип за управление на промените. Според модела ADKAR на Prosci [Осъзнаване, Желание, Знание, Способност и Укрепване], екипът трябва да включва:
- Изпълнителен спонсор: Насърчава съгласуваността и отчетността
- Мениджър по промяната: Разработва и изпълнява стратегии за промяна.
- Функционални ръководители: Представляват отделите и предоставят информация
- Ръководител комуникации: Управлява съобщенията, за да гарантира осведомеността
- Ръководител на обучението: Развива уменията на служителите за прехода
Разпределянето на роли въз основа на експертни познания и осигуряването на ефективно управление на ресурсите ще гарантира, че екипът е подготвен да се справи с всички предизвикателства по време на фазата на внедряване.
Стъпки за изпълнение на плана за действие за управление на промените
Прилагането на план за управление на организационни промени изисква подкрепа от ръководството, ясна комуникация и структуриран подход. Тези елементи гарантират плавен преход и помагат на вашия екип да се справи ефективно с промените.
- Стратегия и планиране на управлението на промените
- Оценки на готовността за промяна
- Лидерско спонсорство и подкрепа
- Ясна и последователна комуникация за управление на промените
- Цялостно обучение и развитие
- Управление на съпротивата
- Устойчивост и дългосрочен успех
Сега нека разгледаме подробно всяка от тези стъпки.
1. Стратегия и планиране на управлението на промените
Ясната и приложима стратегия поддържа процеса организиран и осигурява съгласуваност в екипа.
Ключовите стъпки включват:
- Определете ясни цели, за да установите показатели за успех на инициативата за промяна.
- Определяне на етапи и срокове за проследяване на напредъка и поддържане на темпото
- Разпределяне на конкретни роли и отговорности, така че всеки да знае своята част
- Разпределяне на ресурси – бюджет, инструменти и персонал – за да се отговори на нуждите на проекта
- Планиране на рисковете с стратегии за смекчаване, за да се избегнат прекъсвания
2. Оценки на готовността за промяна
Националната здравна служба на Обединеното кралство [NHS] стартира система за електронни записи на стойност 12 милиарда лири през 2002 г., но тя се провали поради лоша оценка на готовността, особено по отношение на обучението на персонала и осигуряването на съвместимост на техническата инфраструктура. Това доведе до забавяния и в крайна сметка до провал.
Оценката на готовността на организацията гарантира по-плавен преход. За да постигнете това:
- Проведете анализ на текущото състояние, за да оцените работните процеси, инфраструктурата и системите.
- Оценете готовността на служителите, като идентифицирате потенциални пропуски в знанията или нагласите
- Подчертайте уменията или недостига на ресурси, които биха могли да повлияят на приемането
- Измерете доколко промяната съответства на корпоративната култура, за да предвидите точките на съпротива.
💡Съвет от професионалист: Извършете пилотен тест с по-малка група, преди да внедрите промените в цялата организация. Това може да ви помогне да идентифицирате непредвидени проблеми и да усъвършенствате плана.
3. Лидерско спонсорство и подкрепа
Лидерите действат като шампиони на промяната, като насърчават доверието, определят очакванията и дават насоки. Активното им участие насърчава ангажираността на екипа и приемането на нови процеси.
Ето как да се уверите, че лидерите активно подкрепят промяната:
- Ангажирайте ги рано: Съгласувайте инициативата за промяна с целите на организацията и нейните приоритети.
- Представете силни аргументи: Използвайте данни, за да комуникирате ясно ползите и рисковете.
- Дръжте ги в течение: Предоставяйте редовни актуализации за напредъка и предизвикателствата.
- Покажете тяхното влияние: Подчертайте как тяхното участие стимулира ангажираността на екипа и постигането на резултати.
4. Ясна и последователна комуникация
Комуникацията е основата на промяната и трябва да я планирате проактивно. Споделяйте редовно актуална информация, отговаряйте на въпроси и се уверявайте, че всички разбират своята роля. Прозрачността изгражда доверие и осигурява плавен преход.
Уверете се, че:
- Споделяйте редовно актуална информация за напредъка, ключовите решения и графиците.
- Отговаряйте своевременно на опасенията и въпросите, за да изградите доверие.
- Подчертайте ползите от промяната, за да насърчите нейното приемане.
Прочетете също: Топ 10 инструменти за асинхронна комуникация
5. Всеобхватно обучение и развитие
Обучаването на екипите с подходящи умения гарантира по-гладка интеграция на промените. Ето няколко неща, които можете да опитате:
- Създайте персонализирани програми за обучение въз основа на нуждите на служителите
- Предлагайте практически сесии за работа с инструменти или системи.
- Предоставяйте достъпни ресурси за обучение, като например ръководства за управление на промените или модули за електронно обучение.
- Измервайте резултатите от обучението, за да гарантирате запаметяването и прилагането на знанията.
- Насърчавайте обратната връзка, за да подобрявате непрекъснато ефективността на обучението.
6. Управление на съпротивата
Промяната често среща съпротива и управлението й е от съществено значение за преодоляване на препятствията и осигуряване на сътрудничество.
Ето как можете да планирате проактивно:
- Идентифицирайте потенциалните източници на съпротива на ранен етап
- Ангажирайте заинтересованите страни чрез отворени диалози, за да разберете техните притеснения.
- Предлагайте системи за подкрепа, като менторство или допълнително обучение.
- Отпразнувайте и засилете положителното въздействие на промяната върху отделните лица и екипите.
💡Съвет от професионалист: Предлагайте индивидуални сесии за наставничество на служителите, които се затрудняват да се адаптират към промяната. Персонализираната подкрепа може да им помогне да се чувстват по-уверени и ангажирани.
7. Устойчивост и дългосрочен успех
За да се запази промяната, фокусирайте се върху непрекъснатото усъвършенстване и ангажираност. Уверете се, че:
- Наблюдавайте напредъка след внедряването и проследявайте ключовите показатели.
- Усъвършенствайте процесите въз основа на обратна връзка и данни за ефективността
- Празнувайте важни събития и успехи, за да мотивирате екипите
Следвайки този списък за управление на промените, вашият екип може уверено да се справи с всяка промяна, като гарантира незабавен и дългосрочен успех.
Прочетете също: Какво е управление на промените? 3 фази за плавен преход
Практически стъпки за ускоряване на промяната
Управлението на организационните промени може да бъде предизвикателство, но подходящите инструменти и стратегии го превръщат в структуриран и постижим процес. Един от тези инструменти е ClickUp.
ClickUp е всеобхватен софтуер за управление на промените, който помага за по-плавно преминаване и ефективно изпълнение на организационните промени. Ето как можете да ускорите промените с комбинация от стратегия и възможностите на ClickUp:
Определете ясни цели и съгласувайте заинтересованите страни с ClickUp Goals.
Определянето на ясни цели и показатели е от съществено значение за съгласуването на заинтересованите страни в организацията по време на инициативи за промяна. ClickUp Goals предлагат ефективен начин за управление на този процес, като помагат на екипите да определят, проследяват и съгласуват целите по ефективен начин.
Например, свързването на задачите с целите автоматично проследява напредъка, като предоставя ясна представа за приноса на всеки екип към организационните цели.
Функцията Progress Roll-up ви позволява да проследявате свързани цели на едно място, особено по време на мащабни инициативи за промяна. Тази функция позволява на лидерите да виждат цялостната картина и да осигуряват съгласуваност между различни екипи.
Целите „Вярно/Невярно“ улесняват проследяването на важни стъпки, като инсталиране на софтуер или обучения, като предлагат ясни показатели за напредъка.
Ето какво казва един клиент за възможностите на ClickUp:
Целите на цялата организация са лесни за проследяване, а планирането става по-лесно, тъй като можем да проверим дали сме в съответствие с целите в по-широк план.
Целите на цялата организация са лесни за проследяване, а планирането става по-лесно, тъй като можем да проверим дали сме в съответствие с целите в по-широк план.
Проследявайте напредъка в цялата организация с таблата за управление на ClickUp.
ClickUp Dashboards предоставя в реално време единен изглед на ключовите данни, осигурявайки оптимална комуникация през целия процес на управление на промените. Чрез настройване на джаджи [като диаграми и списъци] и карти, можете да се фокусирате върху ключови данни като завършени задачи, натоварване на екипа и крайни срокове.
С интеграция с функции като спринтове, проследяване на времето и персонализирани полета, можете да проследявате и коригирате показателите на проекта в реално време. Това ви помага да бъдете проактивни в управлението на промените. Таблото за управление насърчава сътрудничеството, като улеснява споделянето и гарантира, че всеки има достъп до актуална информация.
Автоматизирайте работните процеси с ClickUp, за да намалите повтарящите се задачи.
ClickUp Automation опростява управлението на промените чрез автоматизиране на повтарящи се задачи, което намалява ръчните грешки. ClickUp поддържа над 100 шаблона за автоматизация.
Ето някои основни примери за автоматизация в управлението на промените:
- Актуализации на статуса на задачите: Автоматично актуализирайте статуса на задачите, докато те преминават през работния процес на управление на промените.
- Корекции на възложените задачи: Преразпределяйте задачите или уведомявайте членовете на екипа, когато отговорностите се променят, за да се гарантира отчетността.
- Управление на приоритетите: Задействайте действия като коментари или известия, когато приоритетът на дадена задача се промени [например от „Висок“ на „Критичен“].
- Проследяване на етапи : Задайте тригери за изпращане на актуализации или създаване на последващи задачи при постигане на определени етапи.
- Наблюдение на крайни срокове: Автоматизирайте напомнянията или ескалирайте задачите, чиито крайни срокове наближават, за да поддържате напредъка.
Създайте надежден списък с шаблона за списък за управление на промените на ClickUp.
Промените на организационно ниво могат да изглеждат прекалено сложни, но шаблонът за списък за управление на промените на ClickUp е тук, за да опрости процеса.
Ето как шаблони за управление на промените като този могат да ускорят процеса ви:
- Определете ясни стъпки за промяна: Очертайте всяка фаза от планирането на управлението на промените, от планирането и съгласуването със заинтересованите страни до изпълнението и оценката, като поддържате всичко в правилната посока.
- Насърчавайте сътрудничеството в екипа: възлагайте задачи, определяйте приоритети и оставяйте коментари директно в шаблона, за да осигурите последователна комуникация и отчетност във всички екипи.
- Проследявайте напредъка в реално време: Използвайте табла за визуализиране на ключови показатели и подобряване на управлението на процесите, като гарантирате, че инициативите за промяна вървят по план, като минимизирате пречките.
- Автоматизирайте повтарящите се задачи: Опростете работните си процеси чрез автоматизиране на рутинните актуализации и известия, като сведете до минимум закъсненията и ръчните грешки.
- Адаптирайте го според нуждите си: Използвайте до 15 персонализирани статуса на задачите, като предложение, в процес на преглед, одобрено и изпълнено, за да съответстват перфектно на вашия процес на управление на промените.
Започнете стратегията си с шаблона за прост план за управление на промените на ClickUp.
Шаблонът „Прост план за управление на промените“ на ClickUp е идеален за прости проекти, които изискват ясна структура без излишни елементи. С лесни за следване стъпки той рационализира процеса на промяна, помагайки на вашия екип да премине гладко и ефективно.
Максимизиране на възвръщаемостта на инвестициите в управлението на промените
Проучване на McKinsey установи, че ефективното управление на промените на всички организационни нива може да доведе до 143% възвръщаемост на инвестициите.
Проследяването на напредъка и резултатите от инициативите за промяна е безпроблемно с инструментите за отчитане на ClickUp, като ClickUp Dashboards и ClickUp Workload view.
С тези инструменти можете да:
- Проследявайте ежедневната работна производителност на екипа си
- Идентифицирайте кои са претоварените или недостатъчно натоварените служители, за да намалите пречките и да разпределите ефективно ресурсите.
- Определете областите, които се нуждаят от подобрение, и поддържайте постоянни резултати.
Най-добри практики за поддържане на промяната
Макар че поддържането на промяната е от съществено значение, също толкова важно е да се разпознават и преодоляват пречките, които могат да попречат на нейния успех. Нека обсъдим някои най-добри практики, които помагат на екипите да поддържат промяната.
- Въведете промяната в организационната култура: За да се гарантира дългосрочен успех, промяната трябва да стане част от основните ценности и убеждения на организацията. Осигурете ангажираност на ръководството на всички нива. Можете също да включите ценностите на промяната в мисията и визията на компанията.
- Създайте ясни, измерими етапи: Поставянето на цели помага да проследявате напредъка и да поддържате фокуса през целия процес на промяна. Поставете краткосрочни и дългосрочни цели, за да измервате успеха. Използвайте ClickUp Tasks, за да разделите етапите на постижими задачи.
- Насърчавайте непрекъснати цикли на обратна връзка: Редовната обратна връзка гарантира, че всички проблеми се решават бързо и насърчава ангажираността на служителите. Използвайте анкети или редовни проверки, за да събирате обратна връзка от служителите. Анализирайте обратната връзка, за да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение.
Казуси за успешни приложения на управлението на промените
1. Дигиталната трансформация на IKEA
Под ръководството на Барбара Мартин Копола IKEA прегърна цифровата трансформация, за да остане актуална в променящата се икономика.
- Ключови приоритети: IKEA се фокусира върху това да стане по-достъпна, да поддържа достъпни цени и да насърчава устойчивостта. Дигиталните инструменти позволиха нови онлайн продажби и услуги за доставка, подобрявайки достъпа на клиентите.
- Междуфункционално сътрудничество: Копола даде възможност на екипите да вземат бързи решения, особено по време на COVID, което доведе до по-бързо изпълнение и адаптиране.
- Интегриране на устойчивостта: IKEA съчета цифровите инструменти с устойчивостта, като въведе кръгова бизнес модел, позволяващ на клиентите да рециклират продуктите. На Черния петък 100 000 артикула бяха върнати за рециклиране.
Трансформацията на IKEA подчертава силата на интегрирането на цифрови инструменти с основните бизнес ценности за устойчиво развитие.
2. Трансформация на човешките ресурси в Adobe за стратегическа промяна
Преходът на Adobe към облачен модел през 2011 г. наложи трансформация не само в продуктовата стратегия, но и в функцията на човешките ресурси.
- Адаптиране към новия бизнес модел: Adobe премина от продажба на лицензиран софтуер в кутии към предлагане на абонаменти в облака. Тази промяна наложи HR да еволюира от традиционна административна роля към такава, която подкрепя иновациите и растежа на служителите.
- Подход към човешките ресурси, ориентиран към човека: Човешките ресурси преминаха от офис-базирани операции към по-интерактивни, като служителите посещават лично колегите си, за да им предложат помощ и да насърчават непрекъснати цикли на обратна връзка.
- Преминаване към непрекъсната обратна връзка: Годишните прегледи бяха заменени с метода „check-in”, който позволява на служителите да определят и проследяват целите си непрекъснато.
Преодоляване на пречките пред управлението на промените
Както видяхме при организации като JPMorgan, IKEA и Blackwoods, управлението на промените изисква последователни усилия и способност да се справяте с предизвикателствата.
По-долу са изброени често срещани препятствия, с които организациите се сблъскват по време на инициативи за промяна, заедно със стратегии за преодоляването им:
Съпротива от страна на служителите
Служителите често се съпротивляват на промените поради страх от неизвестното или удобството на статуквото. За да преодолеете съпротивата, включете служителите на ранен етап, осигурете обучение и подчертайте личните и професионалните ползи.
Липса на съгласуваност в ръководството
Усилията за промяна могат да се провалят, ако лидерите не са единни или не са напълно ангажирани с трансформацията. Висшето ръководство трябва да определи ясна визия и да дава пример.
Недостатъчни ресурси и подкрепа
Успешната промяна изисква подходящи ресурси, като време, инструменти и персонал. Организациите трябва да оптимизират процеса на управление на работния поток, да разпределят достатъчно ресурси и да осигурят подходящи механизми за подкрепа.
Културно несъответствие
Културното несъответствие може да попречи на желаните промени. За да преодолеят това, лидерите на промяната трябва да работят за постепенно променяне на културата, като насърчават нови ценности чрез лидерско поведение и ги затвърждават с целенасочени инициативи и комуникации.
Ролята на непрекъснатото обратно свързване и адаптиране
Непрекъснатото обратно свързване и адаптиране са от решаващо значение за гарантиране на устойчивост и ефективно развитие на промените.
Проучване на McKinsey & Company установи, че ефективните системи за обратна връзка повишават ангажираността на служителите с 14,2% и променят резултатите с 30%.
Ето как организациите могат да приложат този подход с ClickUp:
Събирайте обратна връзка с формулярите на ClickUp
Използвайте формулярите на ClickUp, за да събирате обратна връзка от екипи, заинтересовани страни и служители. Това гарантира, че гледната точка на всеки ще бъде взета под внимание, което помага за ранното идентифициране на евентуални проблеми и извършването на необходимите корекции в стратегията за промяна.
Използвайте коментарите в ClickUp за постоянна комуникация.
С ClickUp Comments можете да осигурите постоянна комуникация и сътрудничество. Когато коментарите изискват действие, възложете ги, за да сте сигурни, че нищо няма да бъде пропуснато.
💡Съвет от професионалист: Планирайте тримесечни проучвания за „проверка на пулса“ с помощта на ClickUp Forms, за да следите настроенията на служителите и степента на приемане.
Задавайте въпроси като „Какви са вашите опасения относно тази промяна?“ или „Какви ресурси са ви необходими, за да се адаптирате?“ Това може да ви помогне да откриете скрити предизвикателства.
Успешно прилагане на стратегията ви за управление на промените
Ефективното управление на промените не се състои само в изпълнението на процес за управление на промените, а в това да се водят хората през трансформацията с увереност и яснота.
Когато погледнем към бъдещето, значението на непрекъснатата обратна връзка, адаптивността и ангажираността на служителите ще става все по-голямо. Организациите, които дават приоритет на тези аспекти, ще осигурят плавен преход и дългосрочен успех.
Създайте своя списък за управление на промените и насочете екипа си към успеха. Започнете с ClickUp още днес! 🚀