Всякакъв вид организационна промяна, независимо дали е свързана със структурата, процесите, стила на работа или инфраструктурата (в контекста на дигитализацията), може да предизвика чувство на несигурност у екипа ви. Може би дори тревога. За вас, а дори и за екипа, има усещане за загуба на контрол.
В този блог разглеждаме как можете да поддържате – или да си върнете – контрола, когато въвеждате промени като лидер. Говорим за това как можете да създадете известна степен на предвидимост и да помогнете на екипа си да се чувства по същия начин.
В края на курса ще се чувствате подготвени да планирате ефективно успешни инициативи за промяна и да минимизирате стреса на целия екип, докато го водите през процеса.
Разбиране на лидерството в период на промени
И така, какво всъщност означава да водиш хората през промени?
Първата ви мисъл може да е да комуникирате визията си за планираната организационна промяна и след това да накарате екипа да съобрази действията си с новия начин на работа.
И сте прави.
Но хората се съпротивляват на промените. Именно затова управлението на промените включва и признаване и разбиране на причините за съпротивата, преодоляване на съпротивата и спечелване на подкрепата на служителите.
Хората не се съпротивляват на промяната. Те се съпротивляват на това да бъдат променяни!
Хората не се съпротивляват на промяната. Те се съпротивляват на това да бъдат променяни!
Полезно е да подходите стратегически към това как да ръководите организацията или екипа си през този период. Ето как:
- С правилния баланс между сила, твърдост, увереност и съпричастност можете да се съсредоточите върху това, от което се нуждае екипът ви, за да се възползва от промените, вместо да се изчерпи от тях.
- Когато успешно ръководите управлението на промените, поддържате нивата на производителност, лоялност и доверие. Превръщате промяната в възможност за растеж.
- Най-добрите лидери използват промените, за да развият по-дълбоки връзки между екипа и организацията.
От друга страна, какво се случва, ако не успеете да мислите критично за воденето през промени? Обратното на описаното по-горе – ниско морално състояние, нарушена лоялност, намалена производителност и стрес, произтичащ от несигурност и неудовлетворени нужди от адаптация.
3-те С на ефективното лидерство в период на промени
Воденето през промени се състои в комуникиране на „какво“ – тоест, какво трябва да се промени – и какво означава това за ежедневната рутина на вашите служители и техните общи KPI. Но „защо“ е също толкова важно. И това ни води до трите „С“ на ефективното лидерство при промени.
Трите „С“ на лидерството в период на промени могат да се тълкуват като „ясен-убедителен-достоверен“, „комуникация-сътрудничество-ангажираност“ или „яснота-смелост-ангажираност“. Въпреки че всички те са важни, бихме казали, че най-вече се нуждаете от яснота, консенсус и консултации.
яснота
По-вероятно е да получите подкрепата на служителите, когато екипът ви разбере причините за организационната промяна. Вие им искате да се справят с всички трудности, свързани с промяна в рутината, развиващи се системи или напълно нови цели – трябва да им обясните защо. Ако е възможно (и вярно), кажете им как успешната промяна ще им донесе ползи.
Нека разберем по-добре това с един пример.
Представете си, че ръководите компания за търговия на дребно и преминавате към друга платформа за електронна търговия. Естествено, екипите, вариращи от снабдяване и маркетинг до финанси и обслужване на клиенти, ще трябва да се запознаят с платформата. Звучи като много неприятности за нищо.
Но какво ще стане, ако обясните как преместването ще бъде от полза за всеки екип?
Обещанието за подобрено управление на запасите ще помогне на екипа ви по снабдяване да възприеме промяната положително, като приеме платформата, вместо да й се съпротивлява.
По същия начин маркетолозите ще проявяват по-малко съпротива към инструменти, които им помагат да вършат работата си по-бързо и по-ефективно. И кой екип за обслужване на клиенти няма да се зарадва от перспективата за по-малко проблеми при регистрацията и по-малко оплаквания от клиенти след първоначалната вълна от запитвания от типа „Къде мога да намеря историята на покупките си в новия дизайн на магазина ви?“
Не забравяйте да споделите ключовите показатели за ефективност (KPI) и практическите планове за действие с екипите и отделните лица, за да изясните вашите очаквания. Това не само формализира вашите очаквания, но и предоставя на екипа ресурс, към който те могат да се обръщат ежедневно.
консенсус
Всички говорят за съпротивата на хората срещу промените, но със сигурност вашият екип е идвал при вас с искания за промени (например „да си купим този инструмент за автоматизация“).
Поуката от историята? Хората приемат промените, които сами предлагат. Защо тогава да не се възползвате от тази идея, докато ръководите екипа си през промените?
Когато е възможно, поканете екипите и отделните лица да насочват, информират и участват в процеса на промяна във всякаква възможна степен. Започнете да разговаряте с тях още в ранния етап на идеята, а не след като тя вече е реализирана.
В горния пример, например, какво би станало, ако ръководителите на компанията за електронна търговия бяха провели среща, преди да изберат нова платформа? Представете си, че те питат екипите какви са най-големите им притеснения и след това се връщат, посочвайки платформата като решение на проблемите на служителите.
Изведнъж екипът изпитва чувство на отговорност и ангажираност към организационната промяна. Те поискаха подобрения и организацията предприе действия, за да облекчи техните трудности.
Разбира се, не винаги имате възможност да включите целия екип в някои решения. Например, какво да направите, ако просто се нуждаете от екипите, за да изпълнят конкретни действия, защото това е от решаващо значение за спазването на правилата? Няма въпрос за включване на екипа в такова решение. Е, в такива ситуации разчитате на първото С, а именно яснота.
💡Професионален съвет: Представянето на сценарии от типа „ако не направим това“ може да създаде консенсус, дори по отношение на едностранни решения, продиктувани от регулации или принуда.
Например, можете да посочите примери за това как неспазването на правилата може да доведе до глоби или загуба на репутация. По този начин, дори ако екипът ви не е участвал в вземането на решението, всички сте съгласни с по-нататъшните действия.
Консултация
Бъдете на разположение на екипа си за консултации по време на процеса на контрол на промените.
В зависимост от големината на организацията ви, може да искате да дадете правомощия на способни вътрешни „шампиони на промяната” (използвайте подобен термин), които да помагат, когато екипите и отделните лица имат въпроси или се оказват в затруднение.
В примера с миграцията на нашата платформа за електронна търговия, лидерите може да искат да назначат екип от хора, които са работили с платформата, към която възнамерявате да преминете, в предишни работни места. Алтернативно, това могат да бъдат хора, които са по-уверени в платформата, защото са били избрани за специално въвеждане от доставчика или по друга причина.
В по-широк контекст, ако организацията се окаже в затруднение при навигирането на промяната, работата с външен консултант може да ви помогне да избегнете капаните на неправилното й прилагане.
Ако се притеснявате от допълнителните разходи, сравнете цената за наемане на консултант с цената за това, че нещата не се правят както трябва.
Може да обмислите и как тези оптимизации ще се отразят на разходите, приходите и рентабилността. Изведнъж, плащането на част от тези потенциални спестявания или печалби, за да се свърши работата както трябва, може да не изглежда толкова лоша идея. Казано това, направете сметките и разберете компромисите.
Не може да се преувеличи значението на трите „С“ при воденето на промени. Когато водите промени с яснота и консенсус и оставате на разположение за консултации, вие водите промени ефективно – става лесно да прехвърлите визията на лидерството на тези, които действително я изпълняват.
💡Съвет от професионалист: Въпреки че може да се наложи да делегирате консултантски задължения, останете отворени и достъпни – отделете време и помогнете на екипа си да се почувства забелязан и ценен в този момент. Може да не знаете всички отговори, но е полезно екипът ви да види, че сте ангажирани да търсите отговорите заедно.
Белегът на истинския лидер е способността да се държиш дори и в условия на несъгласие. Освен това, ти правиш това с оглед на най-добрите интереси на организацията. Никога не губи това от поглед.
Ключови стъпки, умения и стратегии за ръководене в период на промени
В предишната част ви показахме нагласата, от която се нуждаете, за да подходите успешно към промените. В тази част ще говорим за това, което трябва да направите. Нека започнем с петте стъпки за успешно водене на инициативи за промяна, ръководени от насоките за нагласа, които разгледахме в предишната част.
Стъпка 1: Обявете ясна визия за организационна промяна
Можете да започнете обявяването с имейл и да го последвате с среща (или да използвате обратния подход). В двата случая, предоставете подробности за промяната заедно с обяснение. Постарайте се да установите цялата тази яснота и консенсус, за които говорихме, докато общувате.
Тази комуникация трябва да звучи силно, уверено и твърдо. Но не забравяйте да прочетете отново имейла си (или планираната реч), за да се уверите, че съдържа достатъчно емоция. Внесете ентусиазъм и съпричастност в разговора, в зависимост от контекста.
💡Професионален съвет: Използвайте AI асистента за писане на ClickUp Brain като партньор за мозъчна атака при създаването на тази комуникация и се уверете, че посланието и тонът са точно такива, каквито трябва да бъдат!
Стъпка 2: Дайте възможност за въпроси и коментари
„Е, как се чувстваме по този въпрос?“ е добър начин да започнете, ако сте направили обявлението си по време на среща.
Анкетите и въпросниците могат да следват имейли и други форми на текстова комуникация (те могат да бъдат анонимни). Изпратете устни проучвания до доверен партньор и го насърчете да направи същото в собствения си екип и отдел.
Това изглежда трудна задача и, разбира се, няма да е лесно, когато се сблъскате с несъгласие. Но разгледайте го като възможност за отворен диалог, шанс да разсеете съмненията.
Това е форум, на който можете да чуете за нуждите от адаптация, за да можете да вземете необходимите мерки. Това е възможност да разберете причината за съпротивата и да намерите начини да я преодолеете. Това е и моментът, в който постигате консенсус, като покажете нежеланите резултати от липсата на промяна.
💡Професионален съвет: Искате да помогнете на хората да ви дадат честна обратна връзка? Създайте анонимни анкети, така че служителите да могат да изразят своите страхове и съмнения без колебание. ClickUp Forms ви помага да създавате персонализирани анкети и ефективно да събирате мнения.
Стъпка 3: Очертайте какво ще се случи по-нататък
Влезте в срещата или съобщението за обявяване на промяната с подробен план за това, което ще се случи след това.
Разбира се, възможно е при някои видове трансформации всеки отдел да преживее промяната по уникален начин и да има съответно уникален план за действие.
Въпреки това, повечето от действията на отделните лица, екипи и отдели вероятно ще се повлияят и ще си взаимодействат. Отделете време, за да разберете кои части от плана трябва да бъдат обсъдени на срещите на организационно ниво и кои могат да бъдат делегирани на ниво отдел и екип.
Това е възможност за вас да изградите увереност и да разсеете съмненията и страховете, които съпътстват промяната. Когато планът ви изглежда солиден и изпълним, екипът ви вероятно ще се чувства по-малко стресиран.
Не забравяйте да очертаете срокове. Те трябва да бъдат възможно най-реалистични, за да се избегне създаването на ненужно напрежение. Предвидете резерв за закъснения.
Стъпка 4: Справяне с продължителната съпротива
Не всеки ще се изкаже на срещата на организационно ниво. Може да получите надеждна обратна връзка от анкети и проучвания, но голяма част от истинските настроения на екипа вероятно ще се проявят в разговорите.
Тук на сцената излизат вашите „шампиони на промяната“, ръководителите на отдели и мениджърите на екипи. Те не само трябва да очертаят очакванията на екипно и индивидуално ниво, действията и ресурсите, свързани с промяната, но и просто да разговарят.
Попитайте хората как се чувстват, докато пиете кафе (или ядете пица?) с екипа. Приветствайте откровените коментари. Поканете хората да поискат време насаме, ако имат въпроси, които се срамуват да зададат, или мнения, които се притесняват да изразят.
Докато насърчавате екипа си да се включи в диалог след обявяването, подчертайте необходимостта от взаимно уважение и емпатия в тези разговори.
Стъпка 5: Отчитайте всяка победа
В суматохата от отмятане на задачите от мащабния план за трансформация, който представихте в стъпка 3, е естествено да не изпускате от поглед целта (и да не отпускате педала на газта). Въпреки това, отделете време, за да отбележите и празнувате постигнатите успехи. Аплодирайте постиженията. Изразете признателност. Купете им торта! (кой не обича торта?)
Прочетете повече: Съвети за мотивиране на екипа ви
А какво да кажем за отдалечените екипи?
Ако имате отдалечен или хибриден екип, следвайте всички горепосочени стъпки, но настоявайте за индивидуални, приятелски телефонни разговори за проверка. Можете да научите много от тона на гласа на някого и още повече от личното взаимодействие. Насърчавайте хората да включват камерите си за онлайн срещи или поне покажете собственото си лице, за да споделите искреността на чувствата, които описахме в първата стъпка.
Преди да излезете навън, подгответе се добре
Воденето през промени е трудна задача и в такива случаи най-добрият начин да укрепите увереността си е да бъдете подготвени.
За лидерите на промяната е добра идея да отделят време за планиране на комуникацията (дори и за всяка дума в имейл или реч), да се фокусират върху слушането (а не само върху чуването), да се поставят на мястото на екипа си и да се организират.
Комуникация
Прозрачната комуникация е от решаващо значение за воденето на екипа през промените. Планирайте поредицата от имейли, речи и ключови послания, които възнамерявате да изпратите. Бъдете честни, прости и конкретни. Предложете ясна визия и факти, свързани с предложените инициативи за промяна, вместо реторика.
Умения за слушане
Като лидер вероятно вече сте добър слушател. Сега е моментът да се възползвате от тази способност повече от всякога. Това е втората стъпка от процеса на промяна (и компонентът „консенсус“ от 3-те С).
Емоционална интелигентност
Високият EQ става все по-важен за доброто лидерство, дори и когато всичко е както обикновено. Прочетете статии от експерти по темата и се абонирайте за безплатни ресурси, които могат да ви помогнат да усъвършенствате тези умения. Емоционалната интелигентност ви помага да възприемате емоциите, които не се изразяват, и да реагирате съответно.
Прочетете повече: Емоционална интелигентност на работното място
Организация на задачите
Използвайте инструмент за управление на промените, за да оптимизирате процеса, да проследявате напредъка и да улесните сътрудничеството по време на инициативи за промяна.
Тук софтуерът за управление на промените като ClickUp може да ви помогне да консолидирате всичките си задачи по управление на промените на една платформа.
ClickUp Docs
С ClickUp Docs вие и вашият екип можете да създавате, споделяте и сътрудничите по документи в реално време. Това опростява процеса на съставяне и актуализиране на проектни брифинги, бележки от срещи, стратегически документи и други документи, които могат да допринесат за вашия преходен проект.
Можете да централизирате задачите, връзките и коментарите, като ги добавите директно към тези документи.
Лидерите на промяната обичат ClickUp Docs, защото им позволява да:
- Създавайте лесно нови ресурси, използвайки готови шаблони
- Споделяйте инструкции, идеи и коментари и се връщайте към тях, когато е необходимо.
- Поканете всички да споделят своите мисли
ClickUp Whiteboards
С ClickUp Whiteboards можете да проследявате спринтовете си за управление на промените и да каните екипа да дава предложения за бъдещи стъпки, благодарение на функциите за сътрудничество. Можете да създавате множество бели дъски и дори да каните гост потребители от екипите на доставчици или клиенти да имат достъп до белите дъски, когато е необходимо.
Хората обичат белите дъски на ClickUp, защото те ви позволяват да:
- Обменяйте идеи точно там, където се извършва работата
- Включете външни екипи
- Превърнете идеите в действия с лекота
ClickUp Clips
Сътрудничеството отнема по-малко време и е много по-бързо с ClickUp Clips, което ви позволява да записвате екрана си, да изрязвате ключова информация и да споделяте тези клипове с екипа си. Можете да споделяте инструкции и нови начини за работа с пълна яснота, за да могат екипите да имат достъп до тях, когато им е удобно.
Потребителите на ClickUp обожават тази функция, защото тя им позволява да:
- Покажете, вместо да разказвате, за да елиминирате объркването и грешките, свързани с „изгубеното в превода“.
- Запазете клипове за повторна употреба, като по този начин намалите необходимостта от повторения (и повече срещи!).
- Споделяйте автоматизирани транскрипти за членовете на екипа, които предпочитат писмени инструкции
Също така полезно: Трите фази на гладкото управление на промените
Започнете силно с предварително създадени шаблони
ClickUp ви подкрепя и с полезни ресурси, включително полезни шаблони за управление на промените, които ви помагат да планирате и да започнете процеса.
шаблона на ClickUp за управление на промените
Чудесен начин да дадете старт на инициативи за промяна е с помощта на списък за проверка, където може да ви бъде полезен шаблона за списък за проверка за управление на промените на ClickUp.
Този шаблон за планиране ви позволява да определите целите си за промяна, да очертаете съответните процеси и протоколи, да подготвите екипите си за прехода и да проследявате напредъка през всеки етап от процеса на управление на промяната.
Шаблон за предложение за промяна на ClickUp
Друг полезен ресурс е шаблона за предложения за промени на ClickUp, който можете да използвате, когато предлагате промени, които се нуждаят от одобрение от страна на лицата, вземащи решения, и бизнес партньорите.
Този планиращ инструмент ви помага да очертаете всички необходими стъпки и ресурси, от които се нуждаете за успешна промяна, да създадете реалистичен график и бюджет с увереност и да държите всички в течение за това, което се случва и защо.
Шаблон за прост план за управление на промените на ClickUp
Ако сте малка фирма и искате да поддържате нещата прости, шаблоните за управление на промените на ClickUp са мястото, от което трябва да започнете.
Този шаблон ви помага да започнете с практически план, дори ако никога преди не сте използвали инструмент за планиране и управление на проекти. Изгответе план, проследявайте промените и идентифицирайте проблемите ефективно. Можете дори да създавате и редактирате подкатегории, за да отговарят на уникалния контекст на вашия проект.
Водете през промените, вдъхновявайте екипите с ClickUp
Ръководството в период на промени е свързано с предизвикателства и временни проблеми с адаптирането, но може да бъде и изпитание за невероятни трансформации.
Изчисленият подход, последователната комуникация, искреното слушане и представянето на цялостната картина на екипа ви могат да ви помогнат да се справите с промените с минимални сътресения.
Освен това, подгответе се да посрещнете съпротивата с емпатия и отвореност и имайте предвид, че може да се наложи да се срещнете индивидуално с противниците, да отговаряте на въпроси и да постигнете съгласие.
Повече от всичко, се впуснете в промяната, въоръжени с план, спокойствие и платформа като ClickUp, която ви помага да реализирате този план до съвършенство.
Предстои ли ви промяна в близко бъдеще? Регистрирайте се безплатно в платформата за управление на промените на ClickUp и започнете да подреждате нещата, за да имате един чудесен старт.