Промяната на работното място може да бъде нож с две остриета. От една страна, има вълнението от иновациите, а от друга – несигурността.
Когато вашата организация стартира нова инициатива, независимо дали е с цел да отговори на нова пазарна нужда или да повиши производителността и сътрудничеството, ръководството обикновено е оптимистично настроено, докато служителите се притесняват от предстоящите промени. Защо нещо толкова обещаващо предизвиква опасения?
Проучванията показват, че 41% от служителите се съпротивляват на промените поради липса на доверие в ръководството. Традиционните подходи често пренебрегват ролята на служителите, което води до съпротива и намалена производителност.
Успешната промяна изисква участието на всички. Моделът ADKAR – осъзнаване, желание, знание, способност и подкрепление – помага на лидерите и служителите да се справят ефективно с промяната и насърчава чувството за принадлежност.
В този блог ще разгледаме как инструменти за управление на промените като моделът ADKAR могат да улеснят прехода и да дадат възможност на вашите служители да превърнат предизвикателствата в възможности за растеж и развитие на умения.
Разбиране на модела ADKAR
Моделът за управление на промяната ADKAR е подход, ориентиран към резултатите. Той има за цел да помогне на организациите да преминат към желаната промяна, като минимизира съпротивата. Моделът ADKAR се състои от пет отделни етапа и елементи, които организациите трябва да планират и да преминат, за да постигнат ефективно управление на промяната.
Използването на модела ADKAR носи редица ползи както за отделните лица, така и за организациите:
- Удовлетвореност на служителите: Гарантира, че всички служители и помощен персонал на организацията са добре информирани и мотивирани за промяната, което повишава тяхната удовлетвореност.
- Подобрена организационна ефективност: Повишава ефективността на организацията чрез успешно управление на промените.
- Устойчива промяна: Подчертава важността на подкрепата по време на промяната, което насърчава методологиите за устойчива промяна.
- Намалена съпротива: Проактивно се справя с пречките и бариерите пред промяната, като намалява съпротивата, често драстично.
В допълнение към ADKAR, няколко други модела за управление на промяната, като 8-степенния модел на Котър и Force Field Analysis, помагат при трансформациите на екипа или организацията. Ето сравнителен преглед на всеки модел в таблицата по-долу:
| Модел | Фокус | Ключови компоненти |
|---|---|---|
| Модел за управление на промяната ADKAR | Индивидуална промяна | Осъзнаване, Желание, Знание, Способност, Укрепване |
| 8-степенният модел на Котър | Организационна промяна | Създаване на спешност, формиране на мощна коалиция, създаване на визия, комуникиране на визията, овластяване на действията, създаване на краткосрочни победи, консолидиране на постигнатото и затвърждаване на промените в културата. |
| Моделът на промяната на Льюин | Размразяване – Промяна – Замразяване | Размразяване на съществуващото състояние, внедряване на бъдещата промяна и замразяване на новото състояние |
| Рамката 7-S на McKinsey | Организационно съгласуване | Стратегия, структура, системи, стил, персонал, умения, споделени ценности |
| Анализ на силовото поле | Движещи и възпиращи сили | Идентифициране на сили, които подкрепят/се противопоставят на управлението на промяната, и разработване на стратегии за увеличаване на движещите сили и намаляване на възпиращите сили. |
Петте елемента на модела ADKAR
ADKAR е акроним, който означава:
Осъзнаване:Основата на ADKAR е комуникирането на необходимостта от промяна. Без да разберат защо промяната е необходима, заинтересованите страни могат да окажат съпротива или да се оттеглят.
Желание:Освен да се създаде осведоменост, служителите трябва да се чувстват мотивирани. Подчертаването на личните и организационните ползи от промяната може да стимулира тази мотивация.
Знания:Подходящото обучение и ресурсите за споделяне на знания и умения са от жизненоважно значение. Това дава възможност на служителите да се справят уверено с промените и да допринесат за успеха им.
Способност: Развитието на уменията на служителите е ключът към ефективната промяна. Организациите трябва да предоставят инструменти, обучение и системи за подкрепа, за да гарантират, че служителите могат да прилагат своите знания.
Укрепване: Поддържането на промяната е непрекъснат процес. Укрепвайте положителните поведения и отбелязвайте постигнатите успехи, за да поддържате ентусиазма и да предотвратите регресия.
Прочетете повече: Научете повече за важността на управлението на промените
Прилагане на модела ADKAR в реалния свят
При внедряването на промени трябва да възприемете структуриран и прозрачен подход. Моделът ADKAR предлага ясен процес за постигане на успешно управление на промените.
Стъпка по стъпка ръководство за прилагане на модела ADKAR
Има пет стъпки за прилагане на модела за управление на промените ADKAR:
1. Осъзнаване
- Комуникация: Създайте документация, която обяснява необходимостта от промяна и потенциалните рискове от нейното неосъществяване.
- Участие: Ангажирайте ключовите заинтересовани страни в дискусиите и техните последствия.
- Разказ: Разработете убедителен разказ, който илюстрира ползите от промяната по убедителен начин.
Повишете осведомеността за промяната, за да привлечете вниманието и да подготвите служителите за участие. Приложете тази фаза в три стъпки, както е споменато по-горе.
Пример: Да предположим, че внедрявате нова CRM система, за да замените съществуващата с по-модерна опция.
Вие съобщавате на вашите екипи, фокусирани върху клиентите, за необходимостта от новия CRM, като подчертавате ползите му за управлението на клиентските данни. Като включвате персонала на CRM в процеса, вие подчертавате как новата система ще подобри ефективността на продажбите и възможностите за отчитане, помагайки на търговските представители да постигнат целите си.
2. Желание
Комуникацията не означава приемане. Вашите служители трябва да разберат стойността на промяната, за да могат активно да я приемат и да участват в нея. Следните ключови точки подчертават как можете да култивирате желанието за участие:
- Предимства: Подчертайте положителните резултати от внедряването на промени на двете нива – индивидуално и организационно.
- Притеснения: Работете активно за идентифициране на притесненията (например как промяната ще се отрази на работното време на служителите), за да намалите съпротивата.
- Неотложност: Създайте осведоменост и чувство за неотложност, като представите ясна перспектива за промяната чрез вътрешни анализи (например съотношението между разходите и ползите и икономическото въздействие на промяната).
Пример: Използвайки същия пример за внедряване на CRM, можете да подчертаете как новата система повишава производителността на екипа, подобрява удовлетвореността на клиентите и облекчава натоварването на представителите. Включете препоръки от ранни потребители, които са изпитали тези предимства.
3. Знания
Знанието е в основата на прилагането на модела ADKAR, тъй като то информира служителите за въздействието на промените върху организацията. Приложете фазата на знанието чрез следните стъпки:
- Обучение: Предлагайте комплексни програми за обучение, които са предназначени да предоставят на вашите служители нови умения за ефективно справяне с промените.
- Подкрепа: Осигурете постоянна подкрепа, за да помогнете на вашите служители да преодолеят предизвикателствата.
- Ресурси: Предоставете на лидерите и участниците учебни ресурси, като наръчници с инструкции и техническа документация за промяната.
Пример: Организирайте обучения за служителите, за да разгледате новите характеристики и функционалности на CRM. Създайте център за ресурси с видеоклипове и документация, за да подпомогнете внедряването на инструмента. Използвайте казуси, за да споделите знания и да илюстрирате най-добрите практики за ефективно използване на новата система.
4. Способност
Уверете се, че вашият екип има увереността и способността да осъществи промените. Както при всички умения, това се свежда до планиране, практика и нагласа. Стимулирайте способностите на вашите изпълнители на промени по следните начини:
- Пречки: Идентифицирайте навреме проблемите, които създават пречки, като липса на технологии или инструменти, неефективни процеси, културни бариери или организационни структури.
- Инструменти: Използвайте инструменти, базирани на изкуствен интелект, като системи за препоръки за лицата, които ще внедряват промяната.
- Овластяване: Насърчавайте отговорността и ангажираността, за да създадете положителна култура за постепенна промяна.
Пример: При внедряването на новата CRM система се уверете, че всички необходими ресурси – обучителни видеоклипове, софтуерни ръководства, семинари – са лесно достъпни за потребителите. Насърчавайте служителите да дават обратна връзка и да споделят своя опит, за да се създаде култура на отговорност.
⚡️Архив с шаблони: 10 безплатни шаблона за управление на промените с примерни планове
5. Укрепване
Наблюдавайте и засилвайте новите поведения и процеси у вашите служители след приемането на промените. Използвайте следните методи:
- Празнувайте: Признавайте и награждавайте знанията на хората, които допринасят за промяната.
- Подкрепа: Осигурете подкрепа и насоки за затвърждаване на променените процеси и поведения.
- Адаптирайте: Проследявайте напредъка на внедряването и правете необходимите корекции.
Пример: След успешното стартиране на CRM, организирайте събитие за признание, за да отпразнувате усилията на екипа. Съберете обратна връзка чрез анкети, за да идентифицирате предизвикателствата и областите за подобрение, като затвърдите ангажимента към култура на непрекъснат растеж и адаптация.
💡Професионален съвет: Използвайте формулярите на ClickUp, за да събирате обратна връзка от служителите, за да разберете техните притеснения, потенциални планове за подобрения и предложения за продължаване на приемането на промените.
Изследване на комуникацията и овластяването в екипа
Овластяването и проучването на екипа са от жизненоважно значение за ефективното управление на промените.
Представете си стая, пълна с заинтересовани страни, които обсъждат предстояща организационна промяна. Дискусията едва ли ще се върти само около логистиката; тя ще бъде насочена към създаването на среда на сътрудничество, в която промяната ще бъде успешна, защото всички я подкрепят. За да се случи това, всяко мнение трябва да има значение. Трябва да вземете предвид гледните точки на всички засегнати лица, защото в крайна сметка те ще отговарят за успеха на промяната.
Отчитането на различни гледни точки може да породи иновативни идеи, които да движат вашата организация напред. Като насърчавате отворения диалог, вие каните екипа си да бъде част от пътуването.
Предимства на овластяването на екипа:
Отговорност: Екипът, на който са дадени правомощия, активно проучва промяната и нейните последици, като се чувства по-уверен в приноса на своите знания и умения.
Например, екипът се насърчава да предложи предпочитаните от него комуникационни инструменти и платформи за сътрудничество по време на инициатива в цялата компания за въвеждане на дистанционна работа. Чрез включването на служителите в процеса на вземане на решения организацията увеличи подкрепата и идентифицира инструменти, които най-добре отговарят на техния стил на работа, което доведе до по-плавен преход и по-висока производителност.
Иновации: Изследователски дейности, като сесии за мозъчна атака, водят до уникални иновативни идеи, които подобряват ефективността и ефикасността на внедряването на промените.
Например, представете си екип за разработка на софтуер, натоварен с прехода към гъвкав работен процес. Чрез редовни „дни на иновациите“ екипът предлага и тества нови подходи към управлението на проекти, което в крайна сметка подобрява скоростта на доставка и качеството на продукта.
Морал: Екипите с по-голяма самостоятелност имат по-висок морал и адаптивност при справянето с предизвикателства.
Например, в търговска организация, която преминава през мащабно обновяване на системата, мениджърите провеждат редовни сесии за обратна връзка, по време на които служителите могат да изразят своите опасения и предложения. Този отворен диалог повишава морала на екипа и позволява на управлението на промените да се справи проактивно с потенциалните проблеми, което води до по-плавен преход.
Идентифицирани предизвикателства: Изследователските дейности помагат да се идентифицират потенциални предизвикателства, които биха могли да застрашат операциите, и да се подготвите за тях предварително.
Например, по време на сливане се формират мултифункционални екипи, които обсъждат предизвикателствата, свързани с интеграцията. Тези дискусии разкриват риска от потенциални културни различия и оперативни затруднения. Предварителното знание за това помага на организацията да разработи целенасочени стратегии за справяне с тези проблеми, преди те да ескалират.
Сътрудничество: Изследването насърчава сътрудничеството и работата в екип, подобрява комуникацията и разбирането на промяната.
Например, здравна организация, която внедрява нова система за електронни здравни досиета (EHR), организира интердисциплинарни семинари за персонала, за да споделят идеи и да натрупат знания. Това насърчава сътрудничеството и създава чувство за общност, като прави промяната да изглежда като колективно усилие.
Прочетете още: Разгледайте 10-те най-добри софтуера за управление на промените през 2024 г.
Прилагане на ADKAR с ClickUp
Планирането на преход към ADKAR може да бъде трудна задача.
За щастие, този процес може да стане много по-гладък и по-лесно управляем с подходящите инструменти.
Въведете ClickUp : многофункционална платформа, предназначена да повиши производителността и сътрудничеството. С помощта на ClickUp можете да опростите всяка стъпка от стратегията за управление на промените ADKAR, като гарантирате, че всички са съгласувани и ангажирани. Нека разгледаме как можете да използвате ClickUp ефективно в рамките на ADKAR.
Управление на задачите
ClickUp Tasks е универсален инструмент за управление на работата ви, индивидуално или като част от екип. Той ви позволява да работите с персонализирани полета, зависимости, крайни срокове, времеви прогнози и др. С него можете да:
- Идентифицирайте и категоризирайте вашите ADKAR задачи
- Задайте нива на приоритет
- Свържете свързаните задачи ADKAR и назначете членове на екипа за изпълнение на промените.
Пример: Представете си, че сте натоварени със задачата да разработите комуникационен план за информиране на заинтересованите страни за предстоящите промени. Създайте задача в ClickUp, в която подробно опишете какво трябва да бъде съобщено, кой е отговорен и кога трябва да бъде направено. Използвайте персонализирани полета, за да зададете нива на приоритет и крайни срокове, за да поддържате всичко в ред.
Разпределете конкретни задачи на членовете на екипа и определете срокове, за да гарантирате навременното им изпълнение. По този начин всички ще носят отговорност и ще се фокусират върху еднакво важни роли за повишаване на осведомеността.
Централизирана комуникация
Сътрудничество с членовете на екипа в реално време с ClickUp Chat. Тази функция ви позволява да:
- Споделете актуализациите на ADKAR с членовете на екипа
- Връзка към ресурсите на ADKAR в прозореца за чат
- Сътрудничество безпроблемно навсякъде във вашето работно пространство
Пример: Можете да споделяте актуална информация, да отговаряте на въпроси и да събирате обратна връзка относно притесненията на служителите. Използвайте това пространство, за да обсъдите ползите от промяната и как тя се отразява на индивидуалните роли, като по този начин създадете усещане за спешност и важност.
ClickUp предлага централизирана платформа за съхранение на цялата ви документация по ADKAR (осведоменост, желание, знания, способности, подкрепление) – с ClickUp Docs. Това може значително да оптимизира процесите ви за управление на промените и да подобри цялостната ефективност на проекта.
Използвайте тази функция, за да:
- Създайте ADKAR документация, като например диаграми на процесите, които описват напредъка на ADKAR, или документация за новата промяна, която внедрявате.
- Сътрудничество с екипа по време на екипното проучване, за да откриете уникални перспективи
- Свържете вашите документи с работните процеси на ADKAR, за да дадете възможност на всички заинтересовани страни да имат лесен достъп до тях.
Видимост и прозрачност
Таблото за управление на ClickUp подобрява видимостта на резултатите от промяната по модела ADKAR. Чрез ефективното използване на това табло можете да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение, и да вземете решения, основани на данни, за да гарантирате успешното им внедряване.
Използвайте тази функция, за да:
- Създайте табло, което проследява ключовите показатели за ефективност (KPI), свързани с инициативата за промяна.
- Персонализирайте данните ADKAR, които се визуализират на таблата
- Централизирайте показателите за отчитане на времето, за да следите напредъка на ADKAR.
- Визуализирайте натоварването на изпълнителите на промени ADKAR на едно централно място.
👀 Колкото повече знаете: Използвайте методологията за управление на промените на Prosci, която се фокусира върху изграждането на осведоменост, желание, знания, способности и подкрепа, за да ангажирате ефективно служителите и да насърчите по-доброто разбиране на организационната промяна.
Готови за употреба шаблони
ClickUp предлага готови шаблони, които можете да използвате, за да приложите лесно модела за управление на промените ADKAR:
1. План за управление на промените на ClickUp
Използвайте плана за управление на промените на ClickUp, за да оптимизирате значителните промени във вашата организация. Той ви позволява да направите първата стъпка към процеса на управление на промените, като ви предоставя ключови елементи за изготвяне на план за действие. Използвайте този шаблон, за да:
- Разработете подробни планове за действие за всеки етап от ADKAR.
- Прилагайте протоколи и следете напредъка, за да насочвате процеса ADKAR.
- Получете висока видимост на ADKAR процесите, като разделите текущите и предстоящите задачи.
Прочетете още: Научете как да контролирате ефективно управлението на промените
2. Списък за управление на промените в ClickUp
Използвайте списъка за управление на промените на ClickUp, за да приложите активно управление на промените и да контролирате процеса ADKAR. Той ви помага да прецените дали стратегията ви за управление на промените е на път да успее. Този шаблон ви помага да:
- Определете целите на промяната
- Очертайте процесите и протоколите, които са свързани с промяната.
- Подгответе екипите си за прехода
- Проследявайте непрекъснато напредъка, докато ADKAR напредва
Можете да използвате и шаблони като документа за план за управление на промените на ClickUp. Те ви помагат да очертаете стратегиите за процеса ADKAR и бързо да въведете промени, без да нарушавате работните процеси.
Шаблонът за предложение за промяна на ClickUp ви позволява да създавате първоначални чернови, за да обясните подробно процеса на промяна.
Прочетете още: Научете как да подадете правилно заявка за промяна
Предизвикателства и решения при прилагането на модела ADKAR
1. Съпротива срещу промяната
Много хора се съпротивляват на промените, защото са свикнали с съществуващите процеси и се чувстват комфортно с тях. Тази пасивна съпротива може да произтича от страх от неизвестното или скептицизъм относно ползите от промяната.
Какво можете да направите:
Отворена комуникация: Създайте дискусионни форуми, където служителите могат да изразят своите опасения и да задават въпроси. Тази отвореност насърчава доверието и може да облекчи страховете.
Пример: Здравна организация срещна съпротива при въвеждането на нова система за електронни здравни досиета (EHR). Ръководството организира общи събрания, на които служителите можеха да изразят своите опасения и да получат незабавен отзив. Този подход помогна за преодоляване на тревогите относно прехода и подчерта ползите, като например подобрено обслужване на пациентите.
Включете заинтересованите страни: Активно включете служителите в процеса на промяна, за да им дадете чувство за принадлежност. Освен това, определянето на лидери на промяната е от съществено значение в процеса на управление на промяната, тъй като тези лица помагат за ранното идентифициране на проблеми и улесняват по-плавния преход.
Пример: Производствена компания сформира фокус групи с работници от фабриката и от първа линия, за да събере мнения за новите процеси. Чрез интегриране на обратната връзка от служителите в стратегията за промяна, организацията намали съпротивата и увеличи подкрепата.
2. Липса на ангажираност от страна на заинтересованите страни
Заинтересованите страни може да не разберат напълно или да не подкрепят инициативата за промяна, което води до намалена мотивация и ангажираност.
Какво можете да направите:
Ранно участие: Ангажирайте заинтересованите страни от самото начало на процеса на промяна, за да насърчите разбирането и да изградите ангажираност.
Пример: Финансова институция въведе нова програма за съответствие, като първоначално ангажира ключови заинтересовани страни, включително висши ръководители и служители, отговарящи за съответствието, в етапите на планиране. Това участие гарантира, че техните идеи формират инициативата, което води до по-силна подкрепа в различните отдели.
Персонализирана комуникация: Персонализирайте комуникацията в зависимост от аудиторията, за да гарантирате яснота и уместност.
Пример: При внедряването на нова система за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM), една търговска компания подготви презентации, съобразени с нуждите на различните заинтересовани страни, включително екипите по продажби, маркетинг и поддръжка. Като обърна внимание на конкретните ползи от CRM за всяка група, организацията повиши ангажираността и ентусиазма на заинтересованите страни за улесняване на промяната.
3. Неясни цели
Предизвикателство: Неясно определените или двусмислени цели могат да попречат на приемането и да създадат объркване сред служителите относно посоката на инициативата за промяна.
Какво можете да направите:
Определете ясни цели: Задайте конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времеви рамки (SMART) цели, които да насочват процеса на промяна.
Пример: Когато един технологичен стартъп реши да премине към гъвкаво управление на проекти, той определи ясни цели, като например намаляване на времето за изпълнение на проектите с 20% в рамките на шест месеца. Тази яснота мотивира екипите и им даде конкретна цел, към която да се стремят.
Споделяйте редовно информация за напредъка: Предоставяйте текуща информация, за да информирате служителите за напредъка и корекциите в целите.
Пример: Образователна институция, внедряваща нова учебна програма, предоставяше редовни бюлетини и актуализираше срещите, за да споделя напредъка към постигането на целите. Тази прозрачност помогна за поддържане на динамиката и за ангажиране на всички с инициативата за промяна.
Насърчавайте успешни трансформации с ClickUp
Промяната е естествена част от организационния растеж, а ефективното управление на промяната е от решаващо значение за успеха. Правилният начин за въвеждане на промяна е да се приеме, че съществуващите процеси и работни потоци ще се развиват. Излизането от зоната на комфорт е начинът, по който организациите растат, а промяната показва пътя.
ClickUp улеснява този преход с много инструменти, шаблони и функции, които подобряват вашите работни процеси и сътрудничество. Използвайте ClickUp, за да насочвате процеса ADKAR, да го наблюдавате и да поддържате екипа си в синхрон на всеки етап. Регистрирайте се безплатно още днес!