Чудили ли сте се някога защо някои екипи постоянно се преоткриват и процъфтяват, докато други се борят да се справят? Не сте сами! Много от нас са били в тази ситуация, чудейки се как да отключат следващото ниво на иновации и производителност на работното място.
Тайната съставка тук е „изграждането на капацитет“.
Става въпрос за това да се даде възможност на всеки член на екипа да разпознае и използва своите уникални силни страни.
В бизнеса, където промяната е единствената константа, способността да се изграждат и подхранват капацитети е „истинската“ разлика между проспериране и просто оцеляване.
Мислете за изграждането на капацитет като инвестиция в подобряване на инструментариума на вашия екип – с по-остри умения и дух на „можем да го направим“.
В този блог се обсъжда подробно изграждането на капацитет и неговите предимства. Споделяме примери и стратегии за развитие на организационния капацитет във вашите екипи или на индивидуално ниво.
⏰ 60-секундно резюме
- Изграждането на капацитет развива уменията и способностите на екипа чрез обучение по твърди и меки умения.
- Той се фокусира върху подобряването на способността за изпълнение, което се различава от планирането на капацитета, което разширява ресурсите.
- Този подход носи ползи, включително по-добро сътрудничество, иновации, стратегическо планиране, устойчивост и индивидуално развитие.
- Организациите обикновено го прилагат чрез програми за лидерство, семинари за повишаване на квалификацията, менторство, работни групи и обучение за застъпничество.
- Процесът на внедряване изисква категоризиране на уменията, персонализиране на обучението, документиране на процесите, измерване на напредъка и изграждане на външни контакти.
- За да постигнат успех, организациите трябва да укрепят мрежите от експерти, да ангажират заинтересованите страни и да гарантират устойчивост.
- Приложение като ClickUp позволява на екипите да откриват пропуски, да поставят цели и да проследяват напредъка си, всичко това в рамките на една и съща платформа.
Какво е изграждане на капацитет?
Терминът „изграждане на капацитет“ е процес, който позволява на екипите да развиват и укрепват своите умения и способности. Това от своя страна помага на екипа да постигне своите цели, да се справи с предизвикателствата на работното място, да установи добро управление и да допринесе по-ефективно за растежа на организацията.
Концепцията обхваща различни дейности, от усвояване на твърди умения като облачни изчисления или събиране и анализ на данни до развиване на меки умения като презентиране, стратегическо мислене, управление на времето и оценка на капацитета на институционално ниво.
Стратегията за изграждане на капацитет помага на хората да поемат отговорност за своето обучение, да определят своите нужди и приоритети и да създадат стратегически план за тяхното удовлетворяване, което води до стабилност в организацията.
Изграждане на капацитет срещу планиране на капацитет
Въпреки че изграждането на капацитет и планирането му могат да изглеждат сходни, те са две различни концепции, които са от жизненоважно значение за успеха на екипа.
Планирането на капацитета се фокусира върху способността на вашия екип да върши повече работа чрез разширяване на ресурсите му.
Изграждането на капацитет обаче се отнася до подобряването на способността на екипа да изпълнява тази работа, като се снабди с необходимите знания и умения.
Защо изграждането на капацитет е важно?
Когато изграждате капацитет за вашия екип или на организационно ниво, се проявяват следните ползи:
1. Повишено сътрудничество и производителност
Когато членовете на вашия екип имат общо разбиране за препятствията и възможностите за растеж, това води до споделяне на най-добри практики, обединяване на ресурси и учене от опита на другите.
Те са по-склонни да работят оптимално за постигане на общи цели, което повишава нивото на удовлетвореност и намалява изтощението. Изграждането на организационен капацитет укрепва общността и осигурява взаимна подкрепа на членовете за справяне с комплексни проблеми на работното място.
2. Повече място за иновации и креативност
Изграждането на капацитет насърчава хората да мислят творчески и да разработват нови идеи и решения за различни предизвикателства.
Това им помага да разширят обхвата на работата си, за да обслужват повече хора или да обслужват по-ефективно хората, с които вече работят.
Тази творческа свобода води до подобряване на бизнес процесите и по-високо морално състояние на служителите, което от своя страна оказва положително влияние върху организацията.
3. Стратегическо планиране и вземане на решения с поглед към цялостната картина
Изграждането на капацитет помага на членовете на екипа ви да виждат цялостната картина и да предвиждат проблеми в работата – например, ескалиращи бюджети на проекти, забавени доставки и неправилно управление на ресурсите.
Това ги изважда от постоянния реактивен режим и ги превръща в превъзходни стратези. С ясен списък от изисквания и стратегически план вашият екип може да взема информирани решения, дори когато възникнат пречки, като по този начин ефективно повишава капацитета на организацията.
4. По-голяма адаптивност и устойчивост
Изграждането на капацитет създава среда на непрекъснато учене и устойчиво развитие, в която хората могат ефективно да напредват в кариерата си, което е от решаващо значение за по-бързото адаптиране и изграждането на устойчивост сред екипите.
Тези качества ги правят по-добре подготвени да реагират на извънредни ситуации или кризи и спомагат за бързото възстановяване и преустройство.
5. Изпълнени очаквания на заинтересованите страни
Най-добрите екипи функционират като добре смазана машина. Те спазват сроковете, постигат целите и поддържат заинтересованите страни доволни от напредъка.
Изграждането на капацитет съгласува ресурсите с изискванията на даден проект за проактивно и съзнателно управление.
6. Максимално индивидуално развитие
Наличието на пространство за разпознаване на силните и слабите страни и за прилагане на различни тактики за справяне с тях повишава увереността на членовете на вашия екип.
Те са готови да поемат повече отговорности и да използват софтуер за управление на ресурсите, за да вършат работата си ефективно. Подкрепата за изграждане на капацитет развива и способността им да вдъхновяват и насочват другите.
💡 Професионален съвет: Научете как да използвате изкуствен интелект за изграждане на капацитет и други приложения, свързани с управлението на проекти. Гледайте видеото ни по-долу. 👇🏼
Примери за инициативи за изграждане на организационен капацитет
Въпреки че концепцията е широка, всеки може да я приложи на различни нива. Нека разгледаме няколко дейности за изграждане на капацитет:
1. Програми за развитие на лидерски умения
„Лидерът знае пътя, върви по него и показва пътя.“
Без солидно лидерство е почти невъзможно да се постигне нещо. Но това не означава, че хората на върха вземат по-важните решения за организацията. Вашите мениджъри и ръководители на екипи на различни нива допринасят за общата мисия и цели.
Програмата за развитие на лидерски умения насърчава стратегическото мислене, вземането на решения и уменията за управление на екип – например, инициативи за изграждане на капацитет за обучение на служители с висок потенциал, за да ги подготви за роли на изпълнително ниво.
2. Семинари за повишаване на квалификацията
Един от най-простите начини за изграждане на капацитет е да повишите квалификацията на членовете на екипа си чрез структурирани тактики за обучение.
Например, технологична компания може да организира интензивни курсове по програмиране за новопостъпили млади програмисти, за да могат те да направят скок напред и да работят по сложни проекти по-рано. Или производствена компания може да предложи обучение по нови производствени технологии.
3. Партньорства за наставничество
Ефективността на инициативите за изграждане на капацитет се увеличава с менторските партньорства, при които опитни професионалисти насочват младшите служители. Например, лидерските умения на младшите служители могат да бъдат развити, като се сдвоят с по-опитни служители. Това насочване може да бъде под формата на развитие на капацитет, личностно израстване или кариерни съвети.
Друг пример са двама служители с еднакъв опит, но в различни отдели, които се наставляват взаимно, за да усъвършенстват уменията си за управление на времето и да постигнат повече в настоящите си роли.
4. Работни групи
Понякога организационните процеси също се нуждаят от поправки. Работни групи, фокусирани върху премахването на неефективността, започват изграждането на капацитет, като оценяват системите, идентифицират несъответствията и ги поправят.
Например, ако вашият финансов екип все още създава ръчно фактури и разписки в Excel, създайте шаблони за такива често използвани документи. Или, ако няма подходящ процес за въвеждане на нови служители, създайте лесен за следване работен процес.
Чрез премахването на такива неефективности служителите спестяват време и имат по-голяма яснота за това как да вършат работата си. Вашият фокус върху определянето на производителността на служителите ще оптимизира резултатите и качеството на работата.
5. Обучение по политики и застъпничество
Друг начин за изграждане на капацитет е да насърчите членовете на екипа да участват в дейности, които повишават общественото съзнание за мисията на вашата организация в областта на социалната отговорност.
Това може да включва обучение за провеждане на кампании в подкрепа на конкретни каузи, доброволчество в НПО и нестопански организации или консултации за разработване на техники и стратегии за набиране на средства за дадена организация.
Тази форма на обучение ще увеличи разпределението на ресурсите и доброволческия потенциал, вложен в организацията.
Компоненти на дейностите за изграждане на капацитет
При изграждането на капацитет тези три елемента допринасят за практическото преживяване, независимо от областта на фокус или отдела.
1. Укрепване на екосистемата
При изграждането на капацитет едно от най-добрите неща, които можете да направите, е да създадете мрежа или екосистема от доставчици, консултанти и технологични доставчици, които колективно да отговорят на вашите различни нужди.
Мрежовият подход на системно ниво гарантира, че инициативите не са изолирани, а получават подкрепа от всеобхватна експертиза, ресурси и инфраструктурна рамка.
2. Ангажирайте заинтересованите страни
Чрез включването на заинтересованите страни в определянето и изпълнението на целите, вашите дейности за изграждане на капацитет вероятно ще бъдат подходящи за нуждите и контекста на вашата целева аудитория. Тази уместност гарантира, че усилията за изграждане на капацитет са добре приети и целенасочени.
3. Обмислете бъдещите последици от усилията
Създайте инициативи за изграждане на капацитет, които могат да бъдат мащабирани и адаптирани с течение на времето, като носят ползи в дългосрочен план. Предвиждайте нуждата от ресурси, така че членовете на екипа, които се нуждаят от най-голяма подкрепа, да не се налага да чакат прекалено дълго.
Едновременно с това дайте възможност на отделните лица да продължат инициативите самостоятелно. Това включва развиване на умения в технически области и области като менторство, обучение и трансфер на знания.
Като държите тези компоненти на преден план при участието си в дейности за изграждане на капацитет, ще укрепите партньорствата и ще постигнете резултатите, които търсите за вашия екип.
📮ClickUp Insight: 37% от работниците изпращат бележки за последващи действия или протоколи от срещи, за да проследяват задачите, но 36% все още разчитат на други, фрагментирани методи.
Без единна система за записване на решения, ключовите идеи, от които се нуждаете, могат да се загубят в чатове, имейли или таблици. 📊 Искате да разберете как това се отразява на производителността на вашия екип? Изтеглете пълния Доклад за състоянието на комуникацията на работното място.
Пет стъпки за изграждане на капацитет на работното място
С правилния подход изграждането на капацитет може да промени изцяло вашия екип (и организация). Ето пет стъпки, които ще ви помогнат да започнете:
1. Категоризирайте способностите като основни, поддържащи и стратегически
Оценете конкретните нужди на вашия екип. Провеждайте анкети и интервюта и организирайте групови дискусии, за да разберете различните пречки, пред които са изправени различните членове на екипа.
Въз основа на събраната информация, избройте всички основни умения (основни), полезни умения (подкрепящи) и умения, които могат да осигурят конкурентно предимство (стратегически).
Например, основните способности включват базови професионални умения, подкрепа, екипно сътрудничество и комуникативни умения, а стратегията може да включва напреднали технически познания (например кодиране).
Въз основа на класификацията, определете SMART цели за изграждане на капацитет. Например:
Конкретно: Подобряване на уменията на екипа ви за разработка на софтуер в JavaScript рамки като Node. js и React.
Мярка: Всеки член на екипа трябва да завърши курс за напреднали по пълноценно разработване и да реализира проект, използвайки технологиите, като демонстрира поне 20% увеличение на ефективността на разработването. Визуализирайте и управлявайте всеки проект с ClickUp Whiteboard.
Постижимо: Осигурете достъп до онлайн курсове и вътрешни обучения и определете редовно време за обучение.
Важно: Подобряването на набора от умения е от съществено значение за повишаване на качеството на вашите софтуерни продукти.
Срок: Поставете си за цел да завършите обучението в рамките на девет месеца.
Можете да извършвате изграждане на капацитет и планиране на капацитет в Excel, за да получите ценна информация за натоварването на вашия екип за текущи и бъдещи проекти. Въпреки това, Excel може да не е най-добрият инструмент за изграждане на капацитет поради ограничените функции за сътрудничество и липсата на интерактивни изгледи за управление на проекти, като изглед „Списък“, „Календар“ и „Табло“.
Алтернативно, ClickUp разполага с всичко необходимо за оптимизиран процес на изграждане на капацитет и готови шаблони, с които можете да започнете веднага.
Постигнете успех по-бързо с помощта на ClickUp Goals. Определете ясни срокове, измерими цели и автоматично проследяване на напредъка на платформата, за да може вашият екип винаги да е в крак с нещата.
2. Персонализирайте програмите за обучение в различни формати
След като сте определили целта, имайте предвид, че отделните лица могат да имат различни отправни точки. Персонализирайте програмите за изграждане на капацитет, така че членовете на вашия екип да могат да ги адаптират в зависимост от целите и задачите.
Уверете се, че материалите и методите на преподаване отговарят на различни стилове на учене и способности.
Включете семинари, обучение на работното място и онлайн курсове, за да поддържате процеса на развитие на уменията ангажиращ и ефективен.
Например, за да подобри уменията си в JavaScript frameworks, екипът може да прави интерактивни упражнения по кодиране, да посещава семинари, където да кодира в реално време и да получава незабавна обратна връзка, както и да си партнира с опитни разработчици, които споделят най-добрите практики и съвети.
Освен това, насърчавайте екипа си да работи по малки проекти или задачи, използвайки рамките, преди да е готов да се заеме с мащабен проект.
3. Документирайте критичните процеси с инструменти за сътрудничество
За да постигне целта, вашият екип трябва да има ясен план за това как да я постигне. Това не само ще премахне неясността относно следващите стъпки и ще подобри ефективността, но и ще подкрепи дългосрочната устойчивост, докато служителите продължават напред.
Разработете подробни ръководства с постъпкови инструкции, времеви рамки, роли и отговорности, както и всички необходими шаблони или протоколи за използване на ресурсите.
Включете всички членове на екипа в процеса на документиране. Съберете информация от първа ръка и опит, които са от решаващо значение за отразяване на реалността на това как функционират процесите и къде могат да бъдат направени подобрения.
Управлявайте графиците на множество L&D проекти, проследявайте напредъка и гарантирайте, че всички аспекти на проекта са в съответствие с целите на екипа и организацията, като използвате диаграмите на Гант в ClickUp.
Задайте зависимости на задачите си, като ги свържете с други задачи, файлове, документи и др. Визуализирайте всеки процес с екипа си и го направете лесен за проследяване. Тази функция е важна за изброяване на стъпките, необходими за изграждане на капацитет, и за гарантиране, че всички дейности са на път.
Създайте рутина за преглед и актуализиране на документацията на процесите – тъй като процедурите се развиват и с времето се натрупват нови познания.
4. Определете показатели за измерване и оценка
Проследявайте напредъка на всички членове на екипа и оценявайте цялостното въздействие на стратегията си за изграждане на капацитет, като използвате следните показатели:
Придобиване на умения: Измерете подобрението в конкретни компетенции или умения преди и след завършване на обучението. За тази цел използвайте оценки на капацитета, провеждайте тестове или симулации.
Нива на ангажираност: Следете нивото на ангажираност и участие в програмата. Разработвайте анкети за удовлетвореност от работата, уместност на обучението и приложимост, за да определите мнението на вашия екип.
Процент на завършилите: Проследявайте процента на членовете на екипа, които са завършили обучението. Ниският процент на завършилите може да е признак за проблеми с дизайна или релевантността на програмата.
Използване на уменията: Количествено измерете подобренията в работните резултати след обучението. Потърсете промени в нивата на производителност (например по-бързо изпълнение на задачите) и качеството на резултатите (например подобрена обратна връзка от заинтересованите страни).
Проследявайте способностите на вашия екип с шаблона за матрица на способностите на ClickUp!
5. Свържете се с други организации
Макар че е необходимо да разполагате с инструменти за планиране и изграждане на капацитет за вътрешно споделяне и развитие на знания, трябва също така да се ангажирате да се свързвате с колеги от други организации и да се учите от тях.
Създайте списък с проблеми и предизвикателства, за които бихте искали да получите помощ от другите, и започнете да ги търсите, за да разберете какво са направили, което бихте искали да повторите.
Такива връзки често водят до създаването на подкрепящи мрежи, които предлагат насоки, наставничество и възможности за професионално развитие. Това не само повишава капацитета на отделните организации, но и укрепва индустрията и общностите.
Освен това, обмислете използването на шаблони за планиране на капацитета, за да управлявате ресурсите си и да видите дали те са под, над или на капацитет.
Например, шаблонът за планиране на ресурсите на ClickUp е удобен начин да разпределите ресурсите в екипа и да визуализирате капацитета на ресурсите на едно място. Използвайте тези познания, за да оптимизирате работната натовареност, да предвидите потенциални проблеми и да съгласувате екипите по отношение на това, което е най-важно за организацията.
Използвайте потенциала на вашия екип с дейности за изграждане на капацитет
Много екипи в дадена организация често се оказват претоварени и се борят да отговорят на променящите се изисквания само защото не разполагат с подходящите компетенции или далновидност, за да продължат напред.
Променете нещата с изграждането на организационен капацитет.
Идентифицирайте пропуските в уменията на членовете на вашия екип, за да съобразите обучителните програми с целите на вашата организация и да насърчите управлението на талантите – достъп до стотици предварително създадени рамки за структурирано обучение, проследяване на напредъка и измерване на вашите усилия за изграждане на капацитет.