Преди да започнат какъвто и да е проект, едно от първите неща, които мениджърите определят, е краен срок, т.е. денят, преди който проектът трябва да бъде предаден. Крайният срок, известен още като дата на падеж, действа като ограничител за проекта.
В проучване сред продуктови мениджъри Gartner установява, че 45% от пусканията на продукти се забавят с поне един месец! В различните проекти, отдели, организации и географски райони пропускането на срокове е доста често срещано явление по различни причини.
В тази публикация в блога разглеждаме защо спазването на сроковете е от съществено значение, с какви предизвикателства се сблъсквате и как да подобрите шансовете си да спазвате сроковете в проектите си.
Важността на спазването на сроковете
С подписването на договора проектните екипи поемат ангажимент да спазят крайния срок. Самият този ангажимент е достатъчна причина да го спазят. Но има и още нещо.
Достоверност: Спазването на поетите срокове е основен показател за достоверност. То показва, че сте надежден и заслужаващ доверие.
Оперативна ефективност: Изпълнението на проект в срок демонстрира вашите умения, способности и оперативна ефективност. Показва, че можете да оценявате, планирате и изпълнявате проекти.
Финансова предпазливост: Понякога договорите съдържат клаузи за неустойки при забавяне на доставката, което означава, че можете да загубите пари, ако не спазите сроковете на проекта. Изпълнението на проекта в срок ви гарантира, че ще получите договореното възнаграждение.
Свобода да планирате предварително: Когато знаете, че даден проект ще бъде завършен навреме, можете да планирате следващия с увереност. Това спомага за непрекъснатостта на бизнеса и, по-нататък, за печалбата.
Макар че спазването на сроковете е най-основното професионално задължение, то не винаги е лесно.
Чести предизвикателства при спазването на крайните срокове
Организациите често се сблъскват с предизвикателства при спазването на сроковете, към които са се ангажирали. Ето някои от най-често срещаните.
Прекалено ангажирани: Екипът по продажбите може да е преувеличил срока, който проектните екипи се мъчат да спазят.
Подценяване: Проектните екипи често подценяват необходимите усилия и се ангажират с невъзможни кратки срокове.
Неизпълнимо планиране: Проектните екипи се нуждаят от време, за да разберат изискванията и да увеличат усилията си. Като планират задачите от първия ден, проектните мениджъри поставят себе си и своите екипи в положение, в което не могат да спазят крайния срок.
Лошо определяне на приоритетите: Задачите имат йерархия и зависимости. Ако не ги приоритизирате правилно, екипите ще бъдат изтласкани към хаос и объркване, което в крайна сметка ще доведе до пропускане на сроковете.
Липса на сътрудничество: Когато различните членове на екипа не комуникират редовно помежду си, информацията може да се изгуби. Това води до некачествено изпълнение, което трябва да се преработи, което допълнително удължава сроковете.
Добрата новина е, че хиляди организации са се сблъсквали с тези предизвикателства и са разработили доказани стратегии и най-добри практики за преодоляването им. Нека се вдъхновим от тях!
10 доказани стратегии за спазване на сроковете
За да бъде един краен срок постижим, той трябва да бъде реалистичен, т.е. работата да може да бъде разумно завършена в рамките на този срок.
Преди да определите крайните срокове за проекта, разберете ясно обхвата му. Очертайте задачите, планирайте размера на екипа, преценете необходимите човекочаса и изгответе графика за изпълнение. Само ако всичко изглежда постижимо, се ангажирайте с него.
Сега, след като сте се ангажирали с реалистичен краен срок, ето десет доказани стратегии за спазването му.
1. Разделете проекта на задачи и подзадачи
Рим не е бил построен за един ден; същото важи и за вашия проект. Затова разделите проекта си на управляеми части от по-малки задачи.
- Изяснете целите на проекта
- Създайте ясна йерархия на задачите и подзадачите, като се уверите, че една задача е продължение на следващата
- Напишете подробни инструкции/потребителски истории за всяка задача, за да сте сигурни, че членовете на екипа разбират какво трябва да направят
- Създайте етапи, които отбелязват завършването на конкретни фази от проекта
- Назначете потребители и супервайзори за всяка задача, за да осигурите равномерно разпределение на натоварването
- Включете контролни списъци, за да се уверите, че задачата е изпълнена според очакваните стандарти
- Задайте начални дати и крайни срокове за всяка задача
- Приоритизирайте внимателно задачите и подзадачите
Не забравяйте оперативните си задачи, като ежедневни срещи, ретроспективи, отчитане и др.
2. Използвайте софтуер за управление на проекти
Основната цел на софтуера за управление на задачи е да облекчи оперативната тежест върху вас и вашия екип. Инструменти за управление на проекти като ClickUp могат да ви предоставят следните възможности:
Видимост: Всеки член на екипа може да види каква работа е планирана, какво се прави, какво остава и др. Това помага на всички да разберат контекста и да допринесат цялостно.
Достъп: Цялата информация относно проекта е събрана на едно място, до което всеки може да има достъп, когато има нужда. Буквално, дръжте всички на една и съща страница.
Сътрудничество: Имате въпрос към колега? Просто оставете коментар под задачата и маркирайте колегата. Той ще бъде уведомен и ще ви отговори в контекста, навреме.
Връзки: Един проект е нещо повече от просто набор от задачи. Той включва документация, работни процеси, разговори и друга институционална информация. Инструмент като ClickUp може да направи тези връзки достъпни за всеки член на екипа.
Оценка: Ако сте управлявали подобен проект в ClickUp преди, вече разполагате с всички необходими оперативни данни. С тях можете бързо да оцените усилията и да планирате спазването на крайните срокове.
Ежедневно планиране: ClickUp може да служи и като приложение за ежедневно планиране, като ви дава ясна представа за работата, която трябва да бъде свършена от вас и вашия екип всеки ден.
С помощта на ClickUp, който се грижи за аспектите на „управлението на проекти“, членовете на вашия екип могат да се съсредоточат върху своите задачи.
3. Обърнете внимание на зависимостите
Сигурен начин да пропуснете сроковете е да приемете, че задачите работят в изолация и могат да бъдат изпълнени независимо една от друга. В действителност повечето задачи в даден проект са зависими една от друга.
Например, екипът за разработка може да започне работа по началната страница едва след като екипът за дизайн е завършил потребителския интерфейс. За да бъде проектиран потребителският интерфейс, авторът трябва да е написал текста. Той може да го направи едва след като бизнес екипът му е предоставил кратко описание.
Забавяне на който и да е етап ще отложи крайния срок или ще окаже ненужен натиск върху тези, които работят по последните стъпки. Макар че подробният график помага, друго нещо е да го управлявате.
Обърнете внимание на зависимостите, докато задавате задачите. Задачите в ClickUp ви позволяват да задавате срокове за всяка задача и подзадача. Съберете екипа и обсъдете зависимостите с тях. Получете тяхното съгласие да спазват сроковете в интерес на проекта.
Очертайте тези зависимости, като използвате приоритетите на задачите в ClickUp, така че всеки член на екипа да знае последствията от закъсненията си.
Ако не сте сигурни как да приоритизирате задачите и зависимостите, разгледайте шаблоните за приоритизиране на ClickUp за помощ.
4. Използвайте S-кривата
S-кривата е математическа графика, която изобразява кумулативни точки от данни по ос X и Y. Типичен проект има формата на буквата S, откъдето идва и името.
Да предположим, че разработвате софтуер за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM). Преди да започнете да пишете код, трябва да разберете индустрията, типа клиенти, които ще имате, информацията, която ще трябва да събирате, и т.н. Това отнема време в началото.
Ако планирате задачите по кодиране от първия ден, ще пропуснете крайните срокове и ще се изправите пред закъснения през цялото време.
Планирането на времето и напредъка под формата на S-крива ви помага да започнете бавно и да ускорите изпълнението на задачите с течение на времето.
Използвайте началната и крайната дата на ClickUp за всяка задача, за да се уверите, че сте подредили графика. По този начин ще имате време за почивка в началото на проекта и ще можете да наберете скорост, когато се почувствате уверени.
5. Планирайте резервно време
Една от най-големите грешки, които правят проектните мениджъри, е да се ангажират с кратки срокове и след това да натрупват критични задачи в прекалено кратък период от време. Това създава два конкретни проблема.
- Това създава чувство за спешност, като елиминира всякаква възможност за иновации или фокусиране върху качеството
- Не оставяйте място за неизбежни обстоятелства, като например лична спешна ситуация на член от екипа
Когато планирате някакъв проект, предвидете малко резервно време в приложението си за планиране на работата. Дайте на членовете на екипа си пространство да дишат, за да бъдат креативни, а не само да се опитват да изпълнят задачите.
Функциите за управление на времето на ClickUp могат да ви помогнат! След като сте настроили задачите, подзадачите и зависимостите, използвайте изгледа на календара на ClickUp, за да видите цялостната картина.
Ако крайните срокове са твърде близки, преместете ги с плъзгане и пускане в друг ден. Това автоматично ще пренареди и зависимите задачи по-нататък.
Но не забравяйте закона на Паркинсън, който гласи, че работата се разширява, за да запълни времето, което е на разположение за нейното завършване. Избягвайте да си давате прекалено много резервно време, за да не протакате. Крайните срокове показват спешността, с която проектът трябва да бъде завършен.
6. Избягвайте разширяването на обхвата
Разширяване на обхвата е когато клиентът/спонсорът на проекта прави промени или допълнения към първоначалните цели на проекта. Разширяването на обхвата обикновено води до увеличаване на работата, която трябва да бъде свършена, добавяне на нови задачи по средата на проекта и нарушаване на подхода към сроковете.
Като проектен мениджър, ваша отговорност е да избегнете разширяването на обхвата. Можете да го направите, като съберете ясни изисквания още в началото. Шаблоните за документи с изисквания към продукта (PRD) на ClickUp са чудесна отправна точка.
Алтернативно, можете да препланирате проекта с нов краен срок, за да се съобразите с новия обхват.
7. Проследявайте напредъка
Били ли сте някога в ситуация, в която крайният срок е днес, а вие сте далеч от завършването на проекта? Това се случва особено когато управлявате няколко проекта едновременно.
За да не се претоварвате в последния ден, редовно следете напредъка си.
- Погледнете таблото на ClickUp, за да видите графиките за изразходване и изчерпване
- Вижте изгледа на натовареността, за да разберете кой е предсрочно или закъснява. Предложете помощ на тези, които се затрудняват
- Използвайте изгледа Kanban, за да сортирате задачите по статус
- Използвайте диаграмата на Гант, за да визуализирате предстоящите задачи и тяхната взаимозависимост
- Използвайте календарния изглед, за да видите бъдещите задачи по дни, седмици или месеци
8. Управлявайте времето ефективно
Един от критичните фактори за успешното изпълнение на проекта е управлението на времето. Можете да се уверите, че сте на прав път, като наблюдавате, проследявате и управлявате времето на екипа си. Освен това можете да се уверите, че никой не е претоварен и не работи безкрайни часове. И не ги поставяте в положение, в което да не успеят да спазят кратките срокове.
Въпреки че на пазара се предлагат няколко инструмента за управление на времето, най-подходящ за вас ще бъде този, който е проектиран да използва проследяването на времето за успеха на проекта.
Функцията за проследяване на времето на ClickUp прави точно това. Вашият екип може да използва ClickUp, за да проследява времето от всяко устройство. Те могат да стартират и спират таймера, докато изпълняват задача, или да добавят време със задна дата с ръчно проследяване.
Те могат да добавят бележки към времевите записи, за да посочат точно за какво са отделили време. Могат също така да приоритизират задачите, използвайки матрицата за управление на времето директно в ClickUp.
Като проектен мениджър имате достъп до подробни времеви разписания, както и до прогнози и отчети за изразходваното време. Използвайте тази информация, за да разберете как се представя всеки член на екипа и да им предоставите необходимата помощ.
9. Автоматизирайте всичко, което можете
Всеки ден трябва да се изпълняват десетки малки, повтарящи се задачи по управление на проекти. Проектните мениджъри често използват приложения с ежедневни списъци за проверка, за да се уверят, че задачите са изпълнени.
Освен това, не е необходимо да правите всичко това ръчно. Автоматизирайте колкото се може повече, за да освободите време за решаване на проблеми и да бъдете полезни на екипа си. ClickUp Automations разполага с над 100 предварително създадени работни процеси за всички видове проектни сценарии, като например:
- Добавяне на изпълнител при промяна на статуса
- Изпращане на уведомление на потребителя при промяна на приоритета
- Създавайте повтарящи се задачи на определени дати
- Добавете наблюдател, когато крайният срок изтече
- Уведомете мениджъра, когато отчетеното време надвиши очакваното време
Нови в автоматизацията? Ние сме тук, за да ви помогнем. Ето нашият наръчник за автоматизация с примери!
10. Общувайте проактивно с всички заинтересовани страни
Въпреки всичките ви усилия, понякога не можете да спазите срока поради фактори, които са извън вашия контрол. Например, глобалната пандемия или войната в Украйна създадоха неразрешими проблеми в веригата на доставки, които отложиха сроковете на няколко организации.
Когато срокът е на път да бъде пропуснат, информирайте заинтересованите страни. Уведомете спонсора на проекта или клиента, че се очакват закъснения. Говорете с екипа по проекта, за да видите дали можете да направите нещо, за да завършите проекта по-близо до крайния срок.
Никога повече не пропускайте краен срок
Да дадеш обещание и да го спазиш е белег на професионализъм. Като обещание, крайните срокове са важни.
Макар да е широко прието, че понякога сроковете се пропускат, закъснението не дава добра представа за вашите умения за управление на проекти.
Подобрете управлението на проектите си и никога не пропускайте краен срок с ClickUp. Имате ли нужда да планирате проекта си? Използвайте задачи. Имате ли нужда да го планирате? Използвайте дати и часове. Притеснявате ли се за зависимостите между задачите? Свържете задачите лесно.
Не сте сигурни дали крайните срокове са реалистични? Използвайте календара или изгледа на натоварването, за да видите какво е възможно. Искате да следите напредъка? Използвайте таблото. Управлявате няколко проекта едновременно? Няма проблем!
ClickUp е проектиран с всички инструменти, от които се нуждаете, за да останете на курс. Не сте убедени? Вижте сами.