Ако има нещо, което бизнес мениджърите разбират, то е следното: това, което е работило в миналото, може да не работи в бъдещето.
И, честно казано, ако не се направят промени, това може да има катастрофални последици – дори да доведе до закриване на компании. Конкретен пример? Само през 2023 г. 3200 частни компании, подкрепени от рисков капитал, фалираха – въпреки че бяха подкрепени с финансиране в размер на 27 милиарда долара.
Макар че използването на едни и същи инструменти, технологии, организационна структура или вътрешни процеси завинаги със сигурност би улеснило работата (и живота!), това не е сигурен път към успеха. Вместо това, лидерите на компаниите трябва да са готови да се адаптират към променящите се времена, като непрекъснато идентифицират потенциални области за подобрение. 👊
Внедряването на промени в цялата компания никога не е лесно, затова организациите разчитат на изпитани и доказани модели. Един от най-често избираните методи е 8-степенният модел на промяна на Котър, разработен от д-р Джон Котър през 1995 г. и преработван многократно оттогава.
По-долу ще разгледаме всеки етап от модела на Котър, неговите предимства и недостатъци, както и начините за прилагане на модела във вашата организация.
Какво е 8-степенният модел на Котър за промяна?
Стимулирането на промяната в една организация е деликатен баланс. Ако промяната се осъществи прекалено бързо, вероятно ще се сблъскате с препятствия, съпротива и недоволни служители. Но ако промяната се осъществи прекалено бавно, може да не постигнете целите си.
Именно тук се включва 8-степенният модел на промяна на Котър. 🙌
Моделът е разработен от Джон П. Котър, професор в Харвардския бизнес университет и автор на множество книги за управление на промяната, включително „Водене на промяната“, „Ускоряване“ и „ПРОМЯНА“.
Котър основава изследването си на 100 организации, преминаващи през промяна, като наблюдава кои стратегии са успешни и кои не. Резултатите от изследването му водят до осемстепенен процес, който помага на организациите да внедрят успешно нови процеси, технологии или други промени.
Моделът на Котър се счита за основен ресурс в управлението на промяната, т.е. рамка, която помага на отделните лица и компании да приемат промяната. Подобно на други модели за управление на промяната, 8-степенният модел на Котър помага за внедряване на подобрения в процесите, подготвя и подкрепя служителите и определя необходимите стъпки към промяната.
8 стъпки в модела за промяна на Котър
8-степенният модел на Котър предлага стъпка по стъпка ръководство за това как компаниите могат ефективно да внедряват промени – независимо дали те са свързани с лидерството, инструментите и технологиите или продуктовите линии. Осемте стъпки включват следното.
1. Създайте усещане за спешност
Едно от най-често повтаряните изречения в корпоративната среда е: „Е, така сме правили винаги.“ 🙅
Служителите са хора, а хората имат навика да правят това, което им е удобно. За да насърчите цялата организация да предприеме сериозни промени, ще трябва да положите големи усилия, за да ги убедите. Ако имате нужда да вдъхновите хората си да действат, обмислете да предприемете следните действия:
- Започнете диалог: Водете отворени и честни разговори със заинтересованите страни, доставчиците, клиентите и служителите за това защо промяната е необходима.
- Поставете нови цели: Създайте ясна визия за бъдещето, като обясните какви възможности ви очакват от другата страна на промяната.
- Съберете данни за отрасъла: Подкрепете аргументите си за необходимостта от промяна, като съберете както количествени, така и качествени измервания.
2. Изградете ръководна коалиция
Промяната не може да бъде осъществена от един човек. Вместо това, ви е необходима група от хора, посветени на вашата визия за бъдещето, които да служат като агенти на промяната във вашата организация.
Мислете за агентите на промяната като за проектни мениджъри, които осъществяват промяната. Те са тези, които ще комуникират с всички заинтересовани страни, ще разпределят задачите, ще получат подкрепата на изпълнителния екип и ще гарантират, че всичко ще бъде изпълнено навреме. С една дума, те ще водят вашата организация през всеки етап от процеса на промяна.
Когато избирате тези лидери, имайте предвид следното:
- Не следвайте организационната си йерархия: Всъщност, понякога е най-добре да не включвате екип, съставен изцяло от мениджъри. Вместо това, наемете хора с разнообразен опит и различни нива на старшинство.
- Включете всички отдели: За да сте сигурни, че промяната ще проработи, включете представители от всеки отдел с различни умения и опит.
- Търсете страст: Понякога най-добрите агенти на промяната не са тези с най-голям опит, а тези, които имат ясна страст към вашата визия за промяна.
3. Формирайте стратегическа визия
За да осъществи ефективна промяна, екипът ви трябва да се обедини около една ясна визия. (И да, когато започнете процеса, екипът ви ще бъде залят с идеи и потенциални цели. Вашата задача е да се справите с хаоса!)
Обяснете ясно как бъдещето ще се различава от предишните ви инициативи. И покажете доказателства за това как тези нови промени ще бъдат от полза за корпоративната култура, продажбите или ежедневните процеси. За да започнете, обмислете следните въпроси:
- Определете вашите ценности: С помощта на вашата ръководна коалиция определете основните ценности за реализиране на промяната в компанията.
- Напишете своята визия: Напишете кратко и ясно изложение на визията си в две изречения, което да даде яснота на цялата компания.
- Проверете езика си: Ако попитате заинтересованите страни „Каква е нашата визия за промяната?“, бихте ли получили коренно различни отговори? Уверете се, че вашата коалиция има ясна представа за визията и повтаря един и същ език пред другите членове на екипа.
4. Наберете армия от доброволци
След като имате стратегия и визия, трябва да комуникирате тази визия. А най-подходящите хора да поемат тази задача са тези, които са обединени зад бъдещата възможност.
Доброволческата армия е група от хора, обединени в преследването на общи цели. Тези хора са отговорни за:
- Комуникиране на промяната: Те ще комуникират вашата стратегия на цялата организация.
- Справяне с препятствия: Вашата армия от доброволци ще се справи с всички притеснения и проблеми на другите служители.
- Променяйте курса, когато е необходимо: Както всеки лидер на промяната знае, първоначалният ви план може да не е безупречен. Вашата армия от доброволци трябва да създаде система за оценка на резултатите, срещи и проверки, за да може да прави корекции, когато е необходимо.
5. Улеснете действието, като премахнете пречките
Всяка организационна промяна – независимо дали променяте мисията си, целевата аудитория или вътрешните процеси – ще срещне препятствия. Ето защо критична стъпка в 8-степенния модел на промяна на Джон Котър е премахването на препятствията.
След като стратегията ви за промяна е готова, ще трябва непрекъснато да проверявате за пречки. За да се уверите, че усилията ви за промяна са успешни, предприемете следните действия:
- Проверете как се чувстват онези, които се съпротивляват на промяната: Винаги ще има членове на екипа, които се огорчават от внедряването на промяната. Проведете индивидуални срещи с тези лица, за да помогнете за идентифицирането (и разрешаването) на спорните въпроси.
- Погледнете извън вашите инициативи за промяна: Препятствия могат да възникнат навсякъде. Обмислете преразглеждане на длъжностните характеристики, системите за възнаграждения или награди, колегиалните оценки и организационната структура, за да придвижите проекта за промяна напред.
- Премахване на бариерите: Понякога ще бъдете принудени да премахнете потенциалните заплахи за промяната – било то хора, системи или инструменти и технологии.
6. Постигнете краткосрочни успехи
Внедряването на мащабна структура за промяна може да отнеме месеци (ако не и години). Този период може да бъде изпълнен с разочарования, препятствия и неуспехи, затова не забравяйте да празнувате всяка победа.
Разделете големия си проект за промяна на малки етапи. Всеки път, когато преминавате от една фаза на проекта към следващата, не забравяйте да наградите своя трудолюбив екип. Обмислете да предприемете следните стъпки:
- Награждавайте членовете на екипа си: Създайте система за награждаване на служителите за тяхната всеотдайност и упорита работа. (Това може да бъде свободно следобед, допълнителен ден към отпуска им или подаръчна карта).
- Споделяйте всеки важен момент: Публикувайте всеки успех в цялата компания. Помислете за създаването на мини истории за успеха и споделянето им на общо събрание на компанията.
- Създайте предварително определен списък с фактори за успех: Как изглежда успехът (освен завършването на целия проект)? Когато постигнете дадена цел, не забравяйте да го отпразнувате с компанията.
7. Поддържане на ускорението
След като постигнете тези ранни успехи, как поддържате инерцията?
Гарантирайте успеха на вашата компания, като натискате по-силно – т.е. не отпускайте педала на газта в стремежа си към промяна. Като част от 8-степенния процес на Котър, надграждайте всеки успех, като прилагате следното:
- Сесии за преразглеждане и преглед: След всяка малка победа, спрете и обмислете слабите места в процеса. Оттам можете да подобрите плана си за проекта, за да продължите напред.
- Променете коалицията си: За да поддържате свежи идеи, изградете силна коалиция, като сменяте агентите на промяната.
- Преобразувайте процеса си на вземане на решения: Научете се да реагирате бързо, като разберете как можете да оптимизирате процеса си на вземане на решения.
8. Въведете промяната
Последната стъпка в процеса? Уверете се, че промените, за които сте работили толкова усилено, действително се запазват.
За да се уверите, че промените ще останат част от организационната ви култура и в бъдеще, предприемете следните действия:
- Приложете подход „отгоре-надолу“: Ръководителите и висшето ръководство трябва да напомнят на служителите за организационните промени по време на индивидуални срещи, фирмени събития и общи събрания.
- Увеличете вашите успешни истории: Създайте мини казуси за всеки успех, като напомняте на екипа си колко далеч сте стигнали като организация.
- Върнете се към вашите ценности и визия: За да сте сигурни, че всяка промяна ще се запази, върнете се към вашата визия. По този начин вашият екип никога няма да забрави защо сте направили тези промени.
Предимства и недостатъци на използването на 8-степенния модел за промяна на Котър
Моделът на Котър за управление на промяната в осем стъпки има своите предимства и недостатъци. Важно е да се вземат предвид и двете страни, когато решавате дали моделът е подходящ за вашата организация.
Предимствата на модела на Котър включват:
- Моделът е относително лесен за разбиране.
- Той предоставя ясна и структурирана пътна карта за внедряване на промени.
- Моделът набляга на обединяването около дългосрочни цели, като същевременно отбелязва краткосрочните успехи по пътя към тях.
- Моделът се фокусира върху получаването на подкрепа от цялата компания, включително влиятелни лица и младши служители.
- Силен акцент се поставя върху внедряването на промяната в корпоративната култура.
Сред недостатъците на 8-степенния модел за промяна са:
- Той е създаден основно за големи корпорации и може да не е подходящ за собственици на малки предприятия.
- Той обикновено е подходящ за строги организационни йерархии.
- Моделът е доста строг, което може да не отговаря на сложната природа на организационните промени.
- Моделът следва линейна времева линия (докато промяната може да бъде много по-нестабилна с множество повторения).
- Моделът не засяга психологическите и емоционалните фактори, свързани с промяната, което може да бъде предизвикателство за членовете на екипа.
Съвети за прилагане на 8-степенния модел за промяна на Котър
Преди да пристъпите към промени в цялата организация, се нуждаете от подходящите инструменти. За да гарантирате безпроблемно протичане на процеса на промяна (и да се уверите, че промените ще се запазят), следвайте тези съвети. 🤩
Не се страхувайте да преразгледате процеса си
Това, което работи в началото, може да не работи в средата или в крайните етапи на вашия проект. Когато това се случи във вашата организация, приемете го. Това е идеалната възможност да преразгледате процеса си за по-добро.
Обмислете използването на шаблоните за подобряване на процесите на ClickUp, за да оптимизирате плана си за промяна.
Ясно определете приоритетите
С помощта на етапите на ClickUp можете да превърнете дори и най-страховития план за промяна в постижими, лесни за изпълнение части.
Критичните задачи ще бъдат обозначени с удебелен шрифт и икона с ромб. Това гарантира, че всички са на едно мнение относно ключовите цели.
Можете също да видите как вашите етапи се свързват и допринасят за общите цели на проекта.
Разделете проекта си на няколко фази
Аджил методологията е често използвана тактика, при която мениджърите разделят един голям проект на по-малки фази, известни като спринтове. Чрез прилагането на тази стратегия можете да поддържате мотивацията на екипа си и да продължавате да празнувате всяка малка победа.
С помощта на изгледа „Табло“ на ClickUp можете да приложите методологията Agile, като разделите проекта си на етапи или спринтове и създадете визуален работен поток.
Създайте визуализация на вашите процеси
С високо сътрудническите и визуални инструменти за картографиране на процесите на ClickUp, вашият екип може да се споразумее за графици, да наблюдава напредъка и да оптимизира процесите.
Функцията „Бяла дъска“ на ClickUp е идеална за това. Тя помага на вашия екип да прави визуални мозъчни атаки, да разработва стратегии и да създава карти на процесите. Освен това, всички можете да сътрудничите на дъската в реално време.
Създайте ръководство за йерархията
С йерархията на ClickUp платформата е проектирана да ви помага да поддържате организация от най-общата картина до най-малките детайли. Това означава, че с помощта на пространства, папки и списъци можете да създадете структуриран изглед на екипите и проектите. Оттам можете да добавяте задачи, подзадачи, вложени подзадачи и списъци за проверка, за да организирате работата, да следите и да разпределяте всяка стъпка по пътя.
Срещнете се с екипа си там, където се намира
Различните членове на екипа усвояват информацията по различни начини. За щастие, с персонализираните изгледи на ClickUp можете да сте сигурни, че всички са в крак с процесите на управление на промяната.
ClickUp Views предлага над 15 начина за обработка на информация, задачи и приоритети. Служителите могат да използват изгледа с списък, за да видят задачите за деня, да създадат изглед с календар, за да видят предстоящите проекти, или да използват изгледа с табло, за да разберат етапите на всеки проект.
Не започвайте от нулата
Началните етапи на процеса на управление на промяната могат да бъдат прекалено обременяващи. Помогнете за стартирането на процеса, като използвате шаблоните за управление на промяната на ClickUp.
Например, с шаблона за план за управление на промяната на ClickUp можете да планирате, наблюдавате и внедрявате промени в цялата организация. С ясен график, анализ на управлението на риска и план за комуникация със заинтересованите страни разполагате с необходимите инструменти за успешно осъществяване на критични промени.
Често задавани въпроси
1. Какво представлява 8-степенният модел на Котър в сестринското дело?
Внедряването на промени в областта на здравеопазването е деликатен процес. С 8-степенния модел на Котър медицинските сестри могат да внедряват промени в технологиите, процесите, процедурите и служебните задължения.
2. Колко етапа има в модела за промяна на Котър?
Моделът на Котър за промяна включва осем етапа: създаване на чувство за спешност, изграждане на ръководна коалиция, формиране на стратегическа визия, набиране на доброволци, улесняване на действията чрез премахване на пречките, постигане на краткосрочни успехи, поддържане на ускорението и въвеждане на промяната.
3. Защо да използвате 8-степенния модел на промяна на Котър?
8-степенният модел на промяна на Котър е основна рамка за управление на промяната в организациите. Можете да използвате стъпките, за да обедините разнородна група от членове на екипа, за да определите цели, разработите стратегия и внедрите необходимите промени или подобрения в процесите.
Използвайте ClickUp, за да приложите 8-степенния модел на Котър за промяна
8-степенният модел за промяна на Котър е изпитана и доказана методология за осъществяване на промени в цялата организация. Моделът насърчава лидерите на компаниите да определят ясна визия, да дефинират приоритети, да наемат ентусиазирани хора, които да поемат ръководството, и да отбелязват малките постижения.
За да се уверите, че планът ви за управление на промяната е успешен, използвайте ClickUp. ClickUp е всеобхватна платформа за продуктивност, която помага на екипите да работят по-ефективно. ClickUp включва незаменими инструменти като етапи, йерархични ръководства, персонализирани изгледи и шаблони за картографиране на процеси, за да направите промените си трайни. 👏👏
ClickUp предлага хиляди шаблони, стотици интеграции и над 100 автоматизации, за да направи вашия план за управление на промяната успешен. За да видите как, опитайте ClickUp безплатно още днес.