Как да приложите стратегии за гъвкава трансформация

Според проучване от 2020 г. 71% от организациите използват гъвкава методология в цикъла на разработване на софтуер.

Това не бива да е изненада, като се има предвид, че екипи от различни индустрии, функции и размери възприемат гъвкави практики в една или друга форма заради предимствата им като простота, ефективност, бързина, производителност и др. Всъщност проучвания показват, че силна гъвкава култура може да повиши търговските резултати с 277%.

Въпреки това организациите многократно не успяват да преминат успешно към гъвкавост. Общата културна, поведенческа и организационна промяна, която изисква гъвкавата трансформация, може да бъде трудно постижима.

В тази публикация в блога разглеждаме начини, по които можете да приложите гъвкави стратегии за трансформация във вашата организация и да увеличите шансовете си за успех.

Преди да преминем към действие, нека изясним основните принципи.

Какво е гъвкава трансформация?

Агилната трансформация е процесът на възприемане на агилното мислене, методологии и практики в цялата организация. Това е пътят, по който една организация фундаментално променя своите оперативни, културни и стратегически подходи, за да стане по-агилна.

Това включва:

За да научите повече за това как това се прилага на практика, прочетете нашето ръководство за начинаещи за гъвкави методологии.

Въпреки че гъвкавата трансформация обикновено се свързва с разработката на софтуер, практиките са универсални и могат да се приложат към всеки екип или функция. Основните принципи, които стоят в основата на тази трансформация, са изброени по-долу.

Принципи и основни ценности на гъвкавата трансформация

Няколко софтуерни специалисти, недоволни от съществуващите инженерни практики, създадоха алтернативен подход, използвайки agile. Основните ценности на този нов подход са описани в agile манифеста, както следва.

Индивидите и взаимодействията са по-важни от процесите и инструментите

Agile подчертава важността на човешката комуникация и сътрудничество. Макар че agile процесите и инструментите са от съществено значение, човешките взаимодействия са необходими за изграждането на гъвкавост и адаптивност.

Например, един гъвкав екип ще даде приоритет на интервюта и разговори с потребители, вместо да разчита единствено на електронна поща или системи за издаване на билети, за да идентифицира основните причини.

Работещ софтуер вместо изчерпателна документация

Agile дава приоритет на предоставянето на функционален софтуер на потребителите възможно най-бързо. Това не означава, че документацията е ненужна, но фокусът трябва да бъде върху предоставянето на работещ продукт, който отговаря на нуждите на потребителите.

Например, вместо да прекарва месеци в изготвяне на подробни спецификации, един гъвкав екип би започнал с минимално жизнеспособен продукт (MVP) и би го развивал постепенно.

Сътрудничество с клиенти при договаряне на договори

Агилните екипи работят в тясно сътрудничество с клиентите, за да разберат техните нужди и да се адаптират в хода на проекта, вместо да се придържат стриктно към договорните условия.

На практика това включва редовни срещи, демонстрации на всеки две седмици, обратна връзка и ретроспективи.

Реагиране на промените чрез следване на план

Agile признава, че промяната е неизбежна и често полезна в жизнения цикъл на един проект. Затова agile екипите вграждат адаптивност в своята култура, което им позволява да отговарят на нуждите на клиентите, пазарните условия или технологичните промени.

Например, при разработването на iOS приложение, една гъвкава организация ще се адаптира бързо, ако пазарните сигнали ясно показват, че клиентите се нуждаят от уеб приложение.

Както виждате, тези ценности не се отнасят до използването на Scrum табло или управлението на забавяния. Те са фундаментални промени в начина, по който организациите провеждат своите операции. За да гарантирате успешна гъвкава трансформация, се нуждаете от подкрепата на най-високото ниво.

Ролята на мениджмънта в гъвкавата трансформация

Аджайл, като практика, набляга на самоуправляващите се екипи с плоска структура. Повечето аджайл организации избягват йерархиите и работят на базата на 360-градусова обратна връзка между колеги. Все пак, за да се осъществи трансформацията, е необходимо да има известно влияние отгоре надолу.

Ролята на различните лидери в гъвкавата трансформация е описана по-долу.

Аджайл треньор

Аджайл треньорът обучава екипите в аджайл методологии, улеснява практиките, организира събития и изглажда пътя на трансформацията. Той работи с екип за разработка на софтуер, който е нов в аджайл скрам, като му помага с:

Управление

Подкрепата на ръководството е от основно значение за успеха на гъвкавата трансформация. Ръководството определя визията, одобрява ресурсите, реорганизира структурите и води културната промяна към гъвкави ценности като прозрачност, овластяване и адаптивност.

Директор по човешките ресурси

Когато говорим за гъвкава трансформация, ръководителят на човешките ресурси (HR) не е първият, който ни идва на ум. Въпреки това, тяхната роля може да определи успеха или провала на проекта. CHRO отговаря за:

Те са отговорни и за културната промяна, като спомагат за създаването на среда, в която гъвкавите практики могат да процъфтяват чрез насърчаване на сътрудничеството.

На всеки етап организационното управление е от основно значение за улесняване на промяната. Ето етапите и как ще се развият.

Етапите на гъвкавата трансформация

В повечето организации преходът към гъвкавост може да бъде дълъг процес, който често трае месеци, ако не и години. Преминаването през следните етапи ще сведе до минимум случаите на връщане към старите начини на работа.

1. Разбиране и осведоменост

Преди да станат гъвкави, екипите трябва да разберат какво означава това и какво включва. Първата стъпка е да се разработи стратегически подход за повишаване на осведомеността относно гъвкавите методологии и техните предимства.

Обикновено това започва с обучението на ръководството и екипите на организациите относно гъвкавите принципи, ценности и рамки (напр. Scrum, Kanban). Целта е да се създаде общо разбиране за техния гъвкав модел.

2. Стратегия и ангажираност

Следващата стъпка е организацията да се ангажира с гъвкава трансформация и да разработи стратегия, включваща:

3. Пилотно внедряване

Преди да предприемат мащабни промени, организациите прилагат гъвкави практики в рамките на малък екип или проект. Това пилотно внедряване ви позволява да експериментирате с гъвкави методи в контролирана среда, да се поучите от опита и да направите необходимите корекции преди по-широкото внедряване.

4. Разширяване и мащабиране

Въз основа на успеха на пилотното внедряване, организациите разширяват гъвкавите практики към други екипи и отдели. На този етап се тества ефективността на гъвкавите практики в различни екипи.

5. Институционализация

Докато мащабирането внедрява гъвкави „практики“, фазата на институционализация вгражда гъвкави „ценности и принципи“ в културата на организацията. На този етап цялата организация вече не „работи гъвкаво“, а „е гъвкава“. Тази фаза се характеризира с:

6. Непрекъснато усъвършенстване

Да бъдеш гъвкав също изисква непрекъснато усъвършенстване. Това не е етап, а по-скоро непрекъснат начин на работа, при който екипите обмислят и подобряват своите гъвкави практики.

Въпреки че следват тези стъпки, организациите често правят грешката да преминават към гъвкави практики, без да трансформират и приемат гъвкавите ценности. За да успеете да станете гъвкави, трябва да разберете тази разлика.

Агилна трансформация срещу преход

Ако визуализирате описаните по-горе етапи, ще осъзнаете, че внедряването на гъвкава трансформация не е лесно. Да накарате всички в компанията да променят нагласата си към работата може да бъде предизвикателство.

Предизвикателства и препятствия при гъвкавата трансформация

Всяка организация, която преминава през гъвкава трансформация, се сблъсква със следните предизвикателства.

Съпротива срещу промяната

Agile е революционен подход, от ежедневните сутрешни събрания до приемането на промени дори в последните етапи на даден проект. Затова е разбираемо, че екипите се съпротивляват на тази промяна.

Отговорете на това предизвикателство, като:

Неадекватно обучение

Успешната гъвкава трансформация изисква обучение и непрекъснато усъвършенстване на уменията. В началото могат да бъдат полезни основни семинари по гъвкави практики. Впоследствие обаче екипите се нуждаят от достъп до гъвкави треньори и скрам майстори.

Културно несъответствие

Аджилните принципи често изискват значителна промяна в организационната култура, като се набляга на сътрудничеството, прозрачността и фокуса върху клиента. Тази промяна може да бъде трудна в традиционните организации със строги йерархии и силози.

Преодоляването на това предизвикателство изисква промени на изпълнително ниво. Бизнес лидерите трябва да въплъщават прозрачност и отвореност. Те трябва да демонстрират способността си да приемат обратна връзка и да се адаптират към промените.

Мащаб

Agile е по-лесно в екипи от 5-6 души, затова пилотните проекти често са успешни. Мащабирането му в голяма организация е съвсем друго нещо.

Успешното мащабиране изисква търпение и дългосрочна визия. Проектните мениджъри трябва да създадат гъвкави модели, да наблюдават внедряването им, да влияят върху промените и непрекъснато да преоценяват ситуацията, когато членовете на екипа се отклоняват от пътя.

Недостатъчни инструменти и инфраструктура

Агилните методологии често изискват специфични инструменти за проследяване на проекти, сътрудничество и комуникация. Липсата на подходящи инструменти може да попречи на агилната трансформация.

Например, екипите могат да изпитват затруднения без инструмент за управление на забавянията и планиране на спринтовете, което води до объркване и неефективност.

Инструменти, подпомагащи гъвкавата трансформация (включително ClickUp)

Добрата подготовка е половината от успеха. По същия начин, подходящите инструменти ще ви помогнат да направите трансформацията по-плавна.

Ако се чудите, вие казахте, че индивидуалните лица и взаимодействията са по-важни от инструментите. Да, така е. Затова не забравяйте, че тези инструменти не заместват взаимодействията или човешката креативност. Те просто ги подкрепят. Нека видим как ClickUp или всеки друг добър инструмент за управление на проекти може да го направи.

Агилно управление на проекти

Един надежден софтуер за гъвкаво управление на проекти може да постави много от вашите инициативи за трансформация на автопилот.

Или използвайте шаблона за гъвкаво управление на проекти ClickUp, за да преодолеете началните трудности при ръчното създаване на проекти.

Комуникация в реално време

Не можете да бъдете гъвкави, без да имате възможност да сътрудничите в реално време. ClickUp предлага десетки контекстуални начини да го направите.

Всички задачи в ClickUp имат вложени коментари, което позволява на екипите да обсъждат проблеми и идеи. Можете да редактирате съвместно, да добавяте коментари, да маркирате хора и да възлагате задачи в ClickUp Docs. Консолидирайте всичките си съобщения и ги контролирайте с помощта на изгледа ClickUp Chat.

Цялостна прозрачност

Частта от гъвкавата трансформация, свързана с непрекъснатото усъвършенстване, изисква ясна и пълна видимост на всеки етап от процеса. За да постигнете това, трябва да наблюдавате резултатите, да събирате данни и да изготвяте отчети. ClickUp ви позволява да направите всичко това и още много други неща като естествена част от процеса.

Задачите в ClickUp събират всички необходими данни, като начални/крайни дати, назначени потребители, приблизително/отследено време и др. Изгледът на времевата линия ви позволява да визуализирате целия работен процес с припокриващи се задачи или зависимости, ако има такива.

Високо персонализираният ClickUp Dashboard ви предоставя необходимите показатели. Някои от най-често използваните отчети са диаграми за изразходване и изчерпване, напредък на проекта и използване на ресурсите.

Идеи и иновации

Агилната трансформация се състои в обединяването на най-добрите умове за устойчиво решаване на сложни проблеми. Това изисква солидни функции за генериране на идеи.

ClickUp Whiteboard симулира виртуална конферентна зала, в която екипите могат да творят иновации. Обсъдете идеите си, като добавяте рисунки, стикери, потребители, документи и връзки. Когато приключите, създайте задачи директно оттук и се залавяйте за работа!

Най-добри практики в разработката на софтуер

Като екип за разработка, който преминава към agile, вие се нуждаете от специфични и специално проектирани инструменти. Различните функции на ClickUp са проектирани точно за тази цел!

Адаптивни работни процеси: Гъвкави адаптивни работни процеси, базирани на вашите нужди, от Kanban до Scrum и отвъд тях.

Проследяване на грешки: Получаване на доклади за грешки с ClickUp Forms, които могат да бъдат превърнати в проследими задачи с персонализирани полета, статуси и обобщения.

Управление на версиите: напълно интегриран Git pipeline, персонализирани release trains, agile тестване и checklists за пускане в експлоатация.

Управление на ресурсите: Преглед на натоварването, за да максимизирате капацитета на екипа, като използвате прогнози за времето, точки за спринт и преглед на наличността.

Документация: Автоматично генериране на пътни карти, планове за тестване, технически спецификации и др. с ClickUp AI.

След като инструментите са готови, сега е време да създадете рамки за измерване на ефективността.

Измерване на ефективността в процеса на гъвкава трансформация

Измерването на производителността е от решаващо значение в процеса на трансформация, тъй като предоставя информация за ефективността на гъвкавите практики и спомага за непрекъснатото усъвършенстване. Най-добрите гъвкави инструменти са снабдени с функция за наблюдение на производителността в реално време.

Повечето гъвкави организации, включително големи като Google, използват рамката „Цели и ключови резултати“ (OKR) за измерване на ефективността.

Например, ако целта на вашия проект за гъвкава трансформация е успешно да разширите гъвкавите практики във всички екипи за разработка, вашите ключови резултати биха били:

Някои от най-често използваните ключови показатели за ефективност (KPI) в гъвкавите екипи са:

Технически дълг: Намаляване на задачите, маркирани като технически дълг, с %

Честота на внедряване: Намалете времето за изграждане с b%. Поставете c% от услугите в процес на непрекъсната интеграция/непрекъсната доставка (CI/CD).

Производителност: Намалете времето за зареждане с d%, увеличете времето за работа с e%.

Качество на кода: Осигурете обучение по сигурност за всички разработчици. Провеждайте оценка на уязвимостта и обучение по проникване (VAPT) на всеки шест месеца.

Удовлетвореност на клиентите: Увеличете нетния индекс на препоръчителност (NPS) с f%.

С това нека видим как се осъществява гъвкавата трансформация в реалния свят.

Реални примери за успешни гъвкави трансформации

Избрали сме примери от индустрията, за да илюстрираме какви резултати може да донесе една успешна гъвкава трансформация.

Застраховане

State Farm, една от най-големите компании за имуществено и корпоративно застраховане в САЩ, се впусна в пътешествие към гъвкава трансформация.

Трансформация: Въвеждане на DevOps, стандартизиране на циклите на разработка, използване на инструменти с отворен код и интегриране на задачи като отстраняване на грешки в контекста.

Резултати: Повишена ефективност, по-къси цикли на внедряване, автоматизирано внедряване, по-висока наличност и производителност.

Ако се чудите, ето един изчерпателен блог пост на тема DevOps срещу agile .

Търговия на дребно

Target, голям търговец на дребно в САЩ, започна гъвкава трансформация, за да подобри своите цифрови и електронни търговски възможности.

Трансформация: продуктово мислене, внедряване на DevOps, модернизация на стари системи, API, CI/CD

Резултати: Възможност за създаване на предложения, базирани на данни, намаляване на оперативните разходи и подобряване на ефективността.

Здравеопазване

Cerner Corporation, водещ доставчик на технологични решения в областта на здравеопазването, възприе гъвкав подход, за да предостави по-бързо по-голяма стойност на доставчиците на здравни услуги.

Трансформация: Модернизация и миграция на стари системи

Резултати: 5% увеличение на производителността с новия екип.

Финанси

ING Bank, глобална финансова институция с холандски произход, премина през гъвкава трансформация в продължение на десетилетие. Добрата новина е, че те разбират, че следващият етап от пътуването вече е в ход.

Трансформация: Развиващ се организационен модел, изграден около племена, отряди и глави. Прилагане на DevOps и непрекъснато доставяне. Обновен модел за управление на производителността.

Резултати: Увеличаване на циклите на пускане на пазара от 2 месеца на 2 седмици. Увеличаване на показателите за удовлетвореност на клиентите и ангажираност на служителите.

Предимствата на гъвкавата трансформация

Примерите по-горе ясно показват, че организациите могат да извлекат редица предимства от гъвкавата трансформация. Най-често срещаните са следните.

Сътрудничество

Agile процъфтява благодарение на човешкото взаимодействие. Тя създава среда, в която мултифункционални екипи работят в тясно сътрудничество, комуникират редовно и споделят свободно знания. Scrum събития и ритуали като ежедневни stand-ups и sprint retrospectives са създадени, за да позволят това.

Ефективност

Като разделят проектите на по-малки, управляеми части, гъвкавите екипи могат да се съсредоточат върху предоставянето на стойност по-бързо и с по-малко ресурси. Това намалява загубите, като минимизира прекъсванията и елиминира ненужната работа.

Ефективност

Един гъвкав екип използва спринтове, за да се фокусира върху предоставянето на функции в кратки срокове. Този подход им позволява бързо да коригират приоритетите въз основа на обратната връзка и да създават продукти, които отговарят на нуждите на клиентите.

Възвръщаемост на инвестицията

Агилните методологии водят до по-висока възвръщаемост на инвестициите благодарение на по-бързото предоставяне на функции, по-доброто качество на продуктите и намаления риск. Ранното предоставяне на работещ софтуер често намалява времето за пускане на пазара, което позволява по-ранно генериране на приходи.

Морал на служителите

Агилните практики дават възможност на самоуправляващите се екипи, насърчават чувството за принадлежност и създават по-мотивираща работна среда. Агилните екипи често имат автономия да решават как да работят, което им позволява да вършат отлична работа по свои собствени правила.

Привличане на таланти

Адаптивните организации се считат за далновидни и гъвкави, което ги прави по-привлекателни за най-талантливите кадри, които търсят динамична и гъвкава работна среда. Това ви дава конкурентно предимство на пазара.

Удовлетвореност на клиентите

Agile непрекъснато предоставя стойност на клиентите, като включва обратна връзка във всяка итерация, за да гарантира, че крайният продукт отговаря на техните нужди и очаквания. Естествено, клиентите са по-склонни да бъдат доволни.

Агилна трансформация за бъдещето

Agile е на почти четвърт век, като футуристичните организации са възприели модела още през 2000 г. През това време видяхме как принципите и практиките се развиват, отстъпвайки място на хибридни модели, които включват DevOps, Scrum, Lean, Kanban и други философии.

Някои от основните начини, по които тя ще се развива в бъдеще, са:

Възходът на изкуствения интелект: Agile/DevOps моделите винаги са благоприятствали автоматизацията. С генеративния изкуствен интелект и свързаните с него съвременни инструменти, екипите могат да автоматизират по-голяма част от продуктовата документация, управлението на проекти и т.н., така че отделните лица да могат да се съсредоточат върху иновации, създаващи стойност.

Отвъд разработката на софтуер: екипите по човешки ресурси, маркетинг, финанси и операции също виждат предимствата на гъвкавия подход и го адаптират към своите нужди.

Мащабиране: С увеличаването на броя на големите организации, които възприемат гъвкавия подход, ще продължи да се набляга на мащабираните гъвкави рамки като SAFe (Scaled Agile Framework), LeSS (Large-Scale Scrum) и DaD (Disciplined Agile Delivery).

ClickUp и Agile Transformation: създадени един за друг

„ClickUp ми помага да се измъкна от „хаоса“. Сега можем да бъдем максимално проактивни по отношение на проектите, по които работим“, казва Келок Ирвин, продуктов мениджър в Powerflex. Това е една от многото причини, поради които ClickUp е чудесен инструмент за гъвкава трансформация.

ClickUp помага да разделите сложния и многостранен проект за гъвкава трансформация на управляеми задачи. Той също така ясно комуникира очакванията и критериите за приемане на всички заинтересовани страни.

Белият борд, мисловите карти, документите и коментарите на ClickUp помагат на екипите да си сътрудничат ефективно в контекста. ClickUp Brain ускорява управлението на проекти, автоматизира повтарящите се процеси и работи като личен асистент на всеки член на екипа. Адаптивните шаблони на ClickUp улесняват стартирането на вашето пътуване.

Този всеобхватен инструмент е лесен за употреба и може да се персонализира, като е идеално подходящ както за технически, така и за нетехнически екипи.

Настройте своя гъвкав проект за трансформация за успех. Опитайте ClickUp безплатно още днес!

Често задавани въпроси за гъвкавата трансформация

Кои са трите стълба на Scrum?

Трите стълба на Scrum са:

Кои са четирите стълба на гъвкавостта?

Четирите стълба, известни още като основни ценности, на agile са:

Каква е ролята на мениджмънта в успешната гъвкава трансформация?

Ръководството играе ролята на защитник и надзорник на гъвкавата трансформация. Отговорностите му обхващат редица стратегически, подкрепящи и лидерски функции:

Визия и стратегия: Определяне на пътната карта и етапите на трансформацията, като се гарантира съгласуваност с общите стратегически цели на организацията.

Управление на промените: Осигуряване на ясна комуникация относно целта, напредъка и предимствата на трансформацията, отговаряне на опасенията и съпротивата и ангажиране на служителите през целия процес.

Измерване и коригиране: Проследяване на напредъка, измерване на резултатите спрямо предварително определени KPI и адаптиране, ако е необходимо, за да се гарантира, че трансформацията продължава по план.

Каква е ролята на agile треньора в agile трансформацията?

Аджайл треньорът играе ключова роля в улесняването и насочването на процеса на аджайл трансформация в дадена организация. Неговите отговорности включват:

Адаптивно обучение и менторство: Обучение на екипи и отделни лица по адаптивни принципи, практики и рамки (като адаптивни Scrum, Kanban и Lean).

Промяна в културата и мисленето: Моделиране на гъвкави поведения и ценности в стила на лидерство и процесите на вземане на решения.

Подобряване на процесите: оценяване на настоящите работни практики, идентифициране на пропуските и въвеждане на подобрения

Подобряване на сътрудничеството: Създаване на среда за сътрудничество в рамките на екипите и между тях, премахване на бариерите и насърчаване на отворената комуникация.