Scrum екипи: Как да оптимизирате динамиката на отдалечените екипи

Вследствие на глобалната промяна към дистанционна работа, динамиката на екипа се подлага на изпитание като никога досега. Членовете на екипа са разпръснати географски в различни часови зони. Те работят от дома си в среда с удобства и разсейващи фактори, които организациите не могат да контролират.

Това може да бъде голямо предизвикателство, особено в екипите с олекотен Scrum. Структурата на Scrum разчита на самоуправляващи се екипи, които си сътрудничат, иновативни са и се адаптират към промените. Без подходяща динамика, отдалечените екипи са обречени на провал.

В тази публикация в блога ще разберем как да избегнем това.

Какво е Scrum екип?

Scrum екипът е мултифункционална група от хора, които работят заедно, за да доставят софтуерни продукти на малки стъпки. Scrum екипът е подобен на спортен отбор, в който всеки член има конкретна роля и всички работят за постигането на обща цел.

Типичният гъвкав Scrum екип е:

Мултифункционален: Включва специалисти по UI, UX, DevOps и качество, в допълнение към продуктовия собственик, Scrum Master и екипа за разработка.

Малък: Типичният Scrum екип се състои от по-малко от десет души. Екипите са проектирани да бъдат достатъчно малки, за да се управляват лесно, но и достатъчно големи, за да изпълняват значителна работа във всеки спринт.

Въпреки това, понякога, когато проектът е голям, съществува и възможност за съвместна работа на няколко Scrum екипа. Или един Scrum екип да бъде разделен на подекипи със специализирани умения.

Самоорганизация: Членовете на Scrum екипа са автономни и се самоуправляват. Те могат да дискутират, да не са съгласни и да разрешават конфликти помежду си.

Прозрачност: Scrum екипите използват исторически данни, за да изготвят планове. Те споделят обратна връзка открито и работят заедно, за да постигнат напредък.

Съвместно разположение: Традиционно Scrum екипите бяха разположени на едно място. С нарастващата популярност на дистанционната работа, това вече не е така, поне не в реалния свят. Все пак, за да успеят като екип, те се нуждаят от дигитално пространство за сътрудничество. Ще се спрем на това по-късно в тази статия.

Разбиране на Scrum екипите

Философията на agile-scrum фундаментално промени начина, по който се разработва софтуер. Вместо стария начин, при който проектите за разработка на софтуер продължаваха няколко години, винаги се придържайки към първоначалния план, независимо дали той вече е приложим или не, scrum дава приоритет на бизнес стойността, ориентираността към клиента и адаптивността. Това пътуване обаче не беше бързо.

Кратка история на Scrum

Концепцията за Scrum възниква от статия в Harvard Business Review от 1986 г., написана от Хиротака Такеучи и Икуджиро Нонака. Те правят паралел между ефективните, бързоразвиващи се и мултифункционални гъвкави екипи и играта ръгби.

Терминът „scrum“ е заимстван от ръгбито, където означава игра, при която членовете на отбора се събират плътно, за да подновят играта.

Няколко години по-късно Кен Швабер и Джеф Съдърланд разработиха Scrum като формален процес за разработка на софтуер, представяйки го на обществеността през 1995 г. По-късно това се превърна в манифест за гъвкава разработка.

Макар че Кен и Джеф първоначално са го разработили за разработката на софтуер, оттогава Джеф е помогнал на екипи от различни индустрии и функции да възприемат философията на Scrum.

Структура на Scrum екипа

Екипът по Scrum има три основни роли:

Ще разгледаме всяка роля в следващата част на тази публикация в блога.

Основни елементи на Scrum екипа

В допълнение към самоорганизиращата се мултифункционална група от хора, има няколко компонента и практики за Scrum екипите. Основните от тях са:

Scrum събития: Събития за сътрудничество, в които участват гъвкави екипи, като планиране на спринтове, ежедневни Scrum срещи, ретроспективи и др.

Термини от Agile Scrum: Общ език за Scrum екипа, включващ термини като спринтове, епоси, забавяния и др.

Артефакти: Три ключови Scrum артефакта, а именно: продуктов беклог, спринт беклог и продуктово увеличение.

Инструменти: Безплатен софтуер за управление на проекти, с който да практикувате Kanban, да записвате истории на потребители, да проследявате напредъка и др.

Ролята на Scrum екипа в разработването на случаи на употреба

Философията на Scrum е да се разработва софтуер на малки стъпки, които предлагат стойност за потребителя. За да разделят функциите на логически стъпки, екипите по Scrum трябва да разберат случаите на употреба от страна на клиентите.

Нека вземем за пример приложение за социални медии. Ако един от случаите на употреба е клиентът да качва изображения, които да споделя, тогава функциите, които трябва да се разработят в рамките на спринт, са потребителски акаунт > качване на изображения > хаштагове > описание > публикуване.

От друга страна, без използването на примера, екипът може да раздели това вертикално. Така че, спринтът може да включва функции като потребителски профил > потребителска снимка > URL на потребителския профил > статут на потвърден потребител > съвети за потребители и т.н. С този метод приложението ще има само функции за потребителски профил, което го прави неизползваемо, докато не бъде пусната функцията за споделяне.

И двата подхода са гъвкави, разбира се, но приложението прави функциите в спринта използваеми при стартирането.

Заедно, собственикът на продукта, Scrum майсторът и екипът за разработка адаптират примери за употреба към задачите.

Собственикът на продукта ще гарантира, че екипът за разработка разбира нуждите на потребителите и как те се превръщат във функционален софтуер.

Scrum майсторите ще ви помогнат да приоритизирате и организирате потребителските истории в списъка с задачи за ефективно планиране на спринтовете.

Екипът за разработка ще разбере обратната връзка от потребителите и ще внася подобрения по време на процеса.

С помощта на примери за употреба, Scrum екипите подобряват резултатите от разработката на софтуер. Това е само началото. Членовете на Scrum екипа извършват ежедневно няколко дейности, за да направят разработката на софтуер успешна. Някои от основните са както следва.

Роли в Scrum екипа

Екипът по Scrum има три основни роли: собственик на продукта, Scrum майстор и екип за разработка. Нека видим какво правят те и как членовете на екипа по Scrum работят заедно.

1. Собственик на продукта

Собственикът на продукта е като вокалист на група, който определя тона и посоката. Той е връзката между заинтересованите страни и екипа за разработка. Основните му отговорности са следните.

Определяне на визията

Собственикът на продукта очертава целите и визията за проекта. Той създава рамката на Scrum, като гарантира, че всички са съгласувани и знаят как изглежда успехът. Той прокарва линията на видимост от бизнес целите до инженерните дейности.

Притежаване и управление на продуктовия беклог

Собственикът на продукта е и донякъде собственик на забавените задачи. Той отговаря за забавените задачи по продукта и определя приоритетите въз основа на стратегията/целите за всеки спринт.

Комуникация със заинтересованите страни

Собственикът на продукта е единствената точка за контакт на бизнес екипа. Той комуникира с спонсора/клиента на проекта и предоставя редовни отчети.

Оценяване на обратната връзка

Добрите Scrum екипи открито дават и получават обратна връзка. Бизнес екипите и спонсорите/клиентите на проектите също правят същото. Ролята на продуктовия собственик е да събира, оценява, пресява и формулира обратната връзка за действие.

2. Scrum майстор

Scrum майсторът е мениджърът на групата, който се грижи тя да пристига навреме на концертите и да разполага с всичко необходимо, за да покаже пълния си потенциал.

Те са майстори на Scrum, а не на хора. Така че Scrum майсторът е фасилитатор и треньор на екипа, а не мениджър. Отговорностите на Scrum майстора включват:

Улесняване на Scrum церемониите

Scrum майсторите са отговорни за това екипът да следва всички Scrum практики. Те гарантират, че сесиите за планиране, ежедневните stand-up срещи, прегледите и ретроспективите протичат гладко и са продуктивни.

Премахване на препятствия

Scrum майсторът се справя с препятствията по пътя на екипа. Това може да бъде всичко – от конфликти между членовете на екипа за разработка до липса на бюджет за необходимия им инструмент за автоматизация. Ако има проблем, обадете се на scrum майстора.

Наставничество и подкрепа

Последователното следване на Scrum практиките изисква някой да държи екипите отговорни. Scrum майсторите помагат на екипа да остане фокусиран, като предлагат подкрепа и насоки за осигуряване на непрекъснато подобрение.

3. Екип за разработка

Екипът за разработка е вашата група от музиканти, всеки от които свири на свой инструмент, но всички допринасят за песента.

Най-важното за един Scrum екип за разработка е, че той е мултифункционален и разполага с всички необходими умения за изпълнение на задачите, от проектиране и разработка до тестване и внедряване. Колективните отговорности на екипа за разработка включват:

Доставяне на продуктовото увеличение

На основно ниво екипът за разработка отговаря за създаването на функционални и ценни продукти за всеки спринт. Те превръщат историята на потребителя от идея в функция чрез планиране, проектиране, разработване, тестване и внедряване.

Самоорганизация

Членовете на Scrum екипа са автономни и имат силно чувство за отговорност. Когато казваме „самоорганизиращ се“, имаме предвид, че екипът за разработка колективно решава как да изпълни най-добре работата си, кой какво прави, кой помага на кого и как се изпълняват задачите.

Непрекъснато усъвършенстване

Екипът за разработка е в сърцевината на продукта. По този начин той има възможността да идентифицира пропуските и да направи възможно непрекъснатото усъвършенстване в най-малките детайли. След всеки спринт екипът за разработка обмисля как да стане по-ефективен и коригира поведението си съответно.

Макар Scrum да е една от най-добре дефинираните рамки, управлението на екип не е лесно. То носи със себе си предизвикателствата, които ще обсъдим по-нататък.

Често срещани предизвикателства в управлението на Scrum екипи

Предизвикателствата в управлението на Scrum екипи могат да бъдат технологични, управленски, културни или ориентирани към процесите. Нека разгледаме няколко често срещани такива.

Липса на яснота в ролите: Когато екипът е малък и мултифункционален, отговорностите могат да се припокриват. Например, UX дизайнерът и фронтенд разработчикът могат да изпълняват припокриващи се задачи. Без ясна представа за границата между двете роли може да възникнат ненужни обърквания и конфликти.

Решение: Това предизвикателство може да бъде преодоляно с ясно определени роли, комуникация и управление на задачите.

Липса на бизнес перспектива: Собственикът на продукта предоставя на екипа за разработка бизнес перспективата. Въпреки това, понякога бизнесът може да държи собствениците на продукти в неведение, засенчвайки екипите за разработка на софтуер.

Решение: Собственикът на продукта трябва да се заеме с този въпрос с чувство за отговорност. Инструменти като анкетни формуляри или разговори за проучване могат да бъдат полезни.

Планиране на спринтове: Доброто планиране на спринтове включва прогнозиране и оценяване на усилията. Въпреки това, Scrum екипите се борят с прекалено ангажираност или подценяване на задачите, което води до незавършена работа или изчерпване.

Решение: За да се справите с това предизвикателство, са необходими точни и висококачествени данни.

Връщане към старите практики: Когато традиционен екип за разработка на софтуер започне да използва Scrum, той винаги е изложен на риска да се върне към старите практики или да изпълнява agile събития повърхностно.

Решение: За да преодолеят това предизвикателство, екипите трябва да инвестират в управление на промените и обучение. Това не е еднократна промяна, а непрекъснат процес на учене.

Неефективна комуникация: Scrum екипите процъфтяват благодарение на комуникацията. Те трябва да общуват помежду си в реално време и в контекста.

Решение: Това е възможно благодарение на добра платформа за комуникация/сътрудничество.

Постоянно променящи се приоритети: Адаптивността е основна характеристика на Scrum екипа. Все пак, постоянно променящите се приоритети могат да бъдат разочароващи. Адаптирането към тези промени, като същевременно се поддържа производителността и не се компрометират обхватът или крайните срокове на проекта, изисква изключително гъвкава и устойчива екипна динамика.

Решение: Можете да модерирате промените с бизнес екипите. Но ако работите за стартираща компания в ранен етап, ще експериментирате и промените са неизбежни. Можете да се справите с това предизвикателство чрез по-тясно сътрудничество.

Как успешно да управлявате Scrum екипи

Един успешен Scrum екип се нуждае от инструменти и процеси, които да подпомагат гъвкавото управление на проекти. Софтуерът за гъвкаво управление на проекти ClickUp е специално създаден за тази цел. Нека видим как можете да използвате ClickUp, за да се справите с всяко от посочените по-горе предизвикателства.

Яснота на ролите с управление на задачите

За да бъдат гъвкави, Scrum екипите се нуждаят от яснота в ролите си. Добър инструмент за управление на задачите може да бъде от голяма помощ.

Използвайте задачите на ClickUp и създайте Scrum табло, за да управлявате спринта.

Бизнес перспектива с ClickUp Forms

Ролята на продуктовия мениджър е свързана както с управлението на бизнес заинтересованите страни, така и с гъвкавия екип. Това означава, че продуктовите мениджъри се нуждаят от инструменти за ясна комуникация с спонсора/клиента на проекта.

ClickUp Forms улеснява събирането на информация, като задава конкретни въпроси на заетите бизнес заинтересовани страни. То създава контекста за всякакви бъдещи разговори, които може да се наложат.

ClickUp Whiteboards ви помага да провеждате свободни сесии за мозъчна атака и открития, като същевременно записвате важните точки постепенно.

Оптимизирано планиране на спринтове с качествени данни

Инструментът за управление на проекти на ClickUp е проектиран да използва изключителния обем данни, който всеки спринт може да генерира.

Научете повече за вашите служители: Добавете приблизителни времена и проследявайте времето, необходимо за всяка задача. Използвайте изгледа „Работна натовареност“, за да видите наличността и производителността на всеки член на екипа за разработка, така че да можете да разпределите ресурсите съответно.

Управлявайте графиците: Използвайте изгледа на диаграмата на Гант, за да визуализирате проекта си във времето. Наблюдавайте зависимостите и изготвяйте съответните планове. Плъзгайте и пускайте задачите върху времевата линия, за да коригирате крайните срокове.

Използвайте данните: Използвайте таблата на ClickUp, за да съберете различните видове данни, които събирате, като например изпълнени задачи по седмици, приоритети, статус на проекти и др.

Придържайте се към Scrum с подходящите ресурси

Предотвратяването на отклоняването на вашите екипи от Scrum изисква усилия. ClickUp предлага някои инструменти за управление на промените, които позволяват това.

Документирайте най-добрите практики с ClickUp Docs. Напишете хартата на проекта, списъците за проверка и т.н. и ги споделете с целия екип за лесен достъп.

Използвайте ClickUp Goals, за да насочите екипите към по-цялостно прилагане на Scrum. Задайте цели, свързани с Scrum, като провеждане на редовни standup срещи или писане на подробни потребителски истории.

Автоматизирайте стандартните процеси с ClickUp Automations. Настройте прости работни потоци от типа „ако-тогава-това“ за промяна на статуса, когато дадена стъпка е завършена, или за уведомяване на Scrum мастъра, когато дадена задача е просрочена.

Ако сте начинаещ в управлението на Scrum/агилни екипи, използвайте някой от шаблоните за Scrum, достъпни на платформата. Особено шаблона за агилно управление на Scrum на ClickUp, който поддържа цялостно агилно управление на проекти.

Предизвикателствата, свързани с неефективната комуникация и променящите се приоритети, се решават най-добре с по-добра комуникация, която ще обсъдим по-нататък.

Ефективна комуникация и сътрудничество в Scrum екипите

Екип, чиито членове не общуват помежду си, не може да бъде успешен. Дистанционните екипи се нуждаят от всичко, което могат да получат, за да си сътрудничат ефективно. Функциите за сътрудничество на ClickUp са проектирани с оглед на това.

Напишете и споделете с ClickUp

Ако вашият екип работи асинхронно, той се нуждае от начини за писмена комуникация. Имейлите могат да бъдат досадни за тази цел. Опитайте ClickUp Docs, за да запишете процеси, стандарти, събития и т.н. Можете също да пишете протоколи от вашите срещи и да ги споделяте с всички заинтересовани страни за по-голяма прозрачност.

Какво е по-готино? Използвайте ClickUp AI, за да коригирате и обобщите текста си. Вече не трябва да се притеснявате, че „не сте писател“!

Мислете заедно

Scrum екипите прекарват много време в обсъждания, мозъчни бури и планиране на работата си. За това е необходимо съвместно работно пространство. ClickUp Mind Maps ви позволява да планирате работни процеси, да създавате връзки и да управлявате задачи директно оттам!

Ако предпочитате да документирате нещата, редактирайте ClickUp Docs като екип в реално време. Вижте кой е онлайн с ClickUp Collaboration Detection и го поканете да се присъедини към вас в документа незабавно.

Останете информирани

Използвайте Scrum инструменти като Kanban табла, за да следите напредъка в реално време визуално. Персонализирайте известията чрез имейл, мобилно приложение, настолно приложение или браузър според вашите предпочитания.

Насърчавайте гъвкава култура

Уверете се, че организационната ви култура е идеална за гъвкаво разработване на софтуер. Създайте среда, в която членовете на екипа се чувстват комфортно да споделят идеи, обратна връзка и притеснения, без да се страхуват от осъждане. Организирайте редовни сесии за споделяне на знания, където членовете на екипа могат да споделят опит, научени уроци от минали проекти или свои собствени преживявания.

Ролята на Scrum екипа в управлението на проекти

В Scrum екипа няма роля „проектен мениджър“ (въпреки че може да има). Очаква се автономните самоорганизиращи се екипи да се управляват сами. Въпреки това, управлението на Scrum проекти може да се възползва от помощ в следните области

Най-важното е, че разработката на софтуер е тясно свързана с нуждите и очакванията на крайния потребител в Scrum. Това изисква тясно сътрудничество между бизнеса и инженерите. За щастие, два конкретни фактора улесняват това.

Потребителски истории в Scrum

Потребителските истории са кратки, прости описания на дадена функция от гледна точка на потребителя, които помагат на екипа да се фокусира върху предоставянето на стойност на клиента. Във всеки спринт Scrum екипите работят по множество потребителски истории.

Екипът по Scrum си сътрудничи, за да:

Бизнес анализатори

Когато говорим за Scrum екип, не често споменаваме бизнес анализатора като роля. Въпреки че има различия в мненията относно мястото на бизнес анализаторите в Scrum процеса, тяхната роля е по-ясна.

В един Scrum екип, в който има ролята на бизнес анализатор, той помага да се разберат бизнес нуждите, да се превърнат в практически задачи и да се гарантира, че разработените решения отговарят на изискванията. Неговата роля включва:

Сега, когато имате всичко необходимо за управлението на Scrum екип, нека преминем към последната част: измерване на резултатите.

Показатели за ефективност за Scrum екипи

За да знаете дали се справяте добре, се нуждаете от подходящи показатели, които измерват производителността, ефективността и бизнес стойността. Ето някои от най-популярните ключови показатели за ефективност за Scrum екипи.

Скорост на разработване

Количеството работа, което един екип извършва по време на спринт, обикновено измервано в точки или часове. Скоростта на разработка е друг начин за измерване на производителността.

Burnup/burndown

По време на спринта, burn-up проследява завършената работа, а burn-down – оставащата работа. Scrum екипите използват burnup/burndown диаграми за спринтове, епични задачи или релийзи, обхващащи няколко спринта.

Време за изпълнение и цикъл

Както времето за изпълнение, така и времето за цикъл измерват времето до завършване. Времето за изпълнение е от момента на заявката до момента на доставката. Времето за цикъл е от момента на започване на работата до нейното завършване.

Кумулативна диаграма на потока

Диаграмата на кумулативния поток визуализира състоянието на задачите в различните етапи на процеса на разработка. Проектните мениджъри я използват, за да идентифицират пречките и ефективността на потока.

Плътност на дефектите

Това е мярка за качество, която се отнася до броя на откритите дефекти на единица извършена работа.

Избягали дефекти

Това също е мярка за качество, но по-сериозна. Избягалите дефекти проследяват броя на бъговете, които достигат до клиента, като предоставят информация за ефективността на процеса на осигуряване на качеството.

Показатели за потребители/използване

В зависимост от продукта, който създавате, можете да измервате няколко показателя за потребители/използване, като например:

Управлявайте ефективно Scrum екипите с ClickUp

Агилните Scrum екипи са в сърцевината на разработката на софтуер. Отвъд правилата, процесите и рамките, Scrum се отнася до хората, тяхната съвместна работа и стойността, която създават колективно.

С нарастващата дигитализация на света, всички видове организации по целия свят ще разработват големи и сложни приложения. Това ще изисква още по-голям акцент върху гъвкавостта, адаптивността и автоматизацията.

Няма да е изненада да видим ботове, които работят заедно с човешки екипи, използвайки изкуствен интелект за по-голяма ефективност. Управлението на екип от хора и изкуствен интелект ще изисква нови методи и инструменти.

ClickUp е проектиран да се адаптира. Той е изключително гъвкав, за да отговори на широка гама от потребителски нужди. От управление на строителството до разработване на мобилни приложения, гъвкавите Scrum екипи използват ClickUp и го персонализират според своите нужди.

Вижте как можете да управлявате вашите Scrum екипи с ClickUp.

Често задавани въпроси за Scrum екипите

1. Какво е един Scrum екип?

Scrum екипът е малка, мултифункционална група от хора, които работят заедно, за да доставят софтуерни продукти на малки части. Въпреки че Scrum първоначално се прилагаше в софтуерната индустрия, философията му може да се приложи към всеки проект.

2. Кои са членовете на Scrum екипа?

Един Scrum екип се състои от продуктов мениджър, Scrum майстор и екип за разработка.

3. Какво означава Scrum?

Думата „scrum” не е съкращение или акроним. Тя е заимствана от ръгбито, където означава игра, при която членовете на отбора се събират накуп, за да подновят играта.