Пълно ръководство за скрам срещите

Обмисляте ли да въведете процес на скрам срещи?

Но може би не сте сигурни как най-добре да проведете такава среща.

Докладът на Digital.ai за състоянието на Agile установи, че 81% от техническите специалисти казват, че тяхната организация следва някаква форма на Scrum. А с доклада на Broadcom, който показва, че екипите, които използват Full Scrum, получават с 250% по-висока оценка за качеството в сравнение с екипите, които не правят оценки, става ясно защо това е една от най-популярните agile практики.

Така че, ако се опитвате да се качите на влака на Scrum, ние не ви виним. Ето какво трябва да знаете, за да започнете.

Какво представляват скрам срещите?

Скрам срещите поддържат съгласуваност между заинтересованите страни, мениджмънта и екипите чрез кратка комуникация и бързо стратегическо планиране — всичко това с цел да се поддържа напредъка на проектите. Има пет вида скрам срещи:

Ще забележите, че всяка среща има своята цел, която е отразена в самото й име. Спринт планирането е за планиране на спринтове. Ретроспективите са ретроспективи.

Това е умишлено.

Защото скрам срещите са нещо като анти-срещи. Те не са сесии за обсъждане на напредъка, мозъчни атаки или дълги лекции от страна на главния изпълнителен директор. Те не са ненужни прекъсвания на работата ви по продукта.

Този процес е тактически, планиран в подходящо време и предназначен да поддържа екипите на една и съща страница, за да се избегнат комуникационни проблеми (всичко това с цел да се гарантира, че проектите няма да се сблъскат с ненужни пречки).

А, КАКВО Е SCRUM? Scrum е гъвкава рамка за управление на проекти, която се основава на ясни цели, сътрудничество, отчетност и предоставяне на добавена стойност. Тя разбива големите, сложни проекти на по-лесно управляеми части и създава гъвкавостта, от която екипите се нуждаят, за да се адаптират, когато нещата се променят по време на проекта. Терминът идва от сблъсъците в ръгбито: игра, при която отборът се събира накуп, с наведени глави, за да вземе топката.

Кой трябва да присъства на скрам срещите?

Повечето Scrum срещи са за екипа за разработка, Scrum майстора и продуктовия собственик, макар че има и някои изключения. Продуктовият собственик, например, може да не присъства на ретроспективите. А други заинтересовани страни могат да се присъединят към вас за Scrum срещата за преглед.

В идеалния случай целият ви скрам екип трябва да се състои от 10 или по-малко членове. Ако вашият скрам екип е по-голям, ръководството често го разделя на по-малки групи, които работят за постигането на обща цел.

5-те скрам срещи, за които трябва да знаете

1. Ежедневни скрам срещи

Един от най-популярните видове скрам срещи – според споменатия по-горе доклад „State of Agile Report“ – е ежедневната среща, известна още като ежедневна скрам среща. Тя трябва да бъде бърз преглед на целите, напредъка и потенциалните проблеми. Всеки човек в стаята трябва да може да отговори на три въпроса:

Терминът „standup“ (на крак) се е появил, защото този тип скрам срещи трябва да са кратки, затова много екипи ги провеждат на крак – за тези, които могат – за да не се чувства никой прекалено комфортно. Сега, когато много екипи работят дистанционно, е по-малко вероятно да стоим на крак, но целта на срещата все пак трябва да е да се запази максимална краткост.

2. Спринт планиране скрам

Целта на скрам срещата за планиране на спринта е да определите какво искате да постигнете в следващия спринт и как ще го постигнете. Тази среща за планиране на спринта обикновено трае около един час за всяка седмица от предстоящия спринт (например, ако спринтът ви е две седмици, срещата ви е два часа или по-малко).

Въпреки това, има начини да ги съкратите – например чрез добро предварително планиране и подходящи инструменти за проследяване на спринтовете. Този тип срещи помагат да разделите проблемите на по-лесно смилаеми части, което прави изгледа на списъка в ClickUp толкова гъвкав.

3. Усъвършенстване на продуктовия беклог

Между срещите за спринт беклог и усъвършенстване, помолете вашия скрам екип да разгледа спринт беклога, да добави подробности и да отбележи приоритетите и зависимостите. От различните видове скрам срещи, тази зависи от организацията на екипа.

В противен случай, ако не поддържате спринт беклога организиран, продуктовите собственици и скрам майсторът няма да имат много информация, която да използват за планиране на следващия спринт.

4. Преглед на спринта

В края на всеки спринт е време екипите да представят работата си на продуктовия собственик (а понякога и на други заинтересовани страни).

Целта: обратна връзка.

Помислете за тази среща като демонстрация и възможност за заинтересованите страни да задават въпроси и да дават обратна връзка. Тази обратна връзка след това се добавя към списъка с задачи за бъдещо разглеждане.

5. Ретроспектива на спринта

Другата среща в края на спринта, която Scrum препоръчва, е ретроспективата. Но този път заинтересованите страни обикновено не присъстват в залата.

Това е просто обсъждане от самите екипи на това, което е минало добре, което не е минало добре, какво са научили и как трябва да се променят нещата в следващите спринтове.

Препоръчваме също така ретроспективи в края на по-мащабни проекти, като тези ретроспективи трябва да включват по-широк кръг от участници. Ръководството, маркетинговият екип и други заинтересовани страни могат да се присъединят, за да оценят приноса на всеки екип към комуникацията, координацията и GTM.

Разгледайте тези шаблони за ретроспектива на спринта!

НЕ ПРОПУСКАЙТЕ РЕТРОСПЕКТИВАТАИзследванията показват, че ефективността на екипа се повишава с цели 20%, когато се въведат ефективни ретроспективи.

Предимствата на скрам срещите

1. Направете сложните проекти по-лесни за управление

Скрам срещите се фокусират върху две неща: комуникация и стратегия. Независимо от типа на срещата, целта винаги трябва да бъде всички да са на една и съща страница по отношение на целите, статуса и проблемите, които трябва да бъдат решени.

Откритата комуникация е това, което поддържа екипите да се движат последователно напред (поддържайки висока скорост) към общите цели.

Без стратегическите точки за контакт, които ви предоставят срещите по Scrum, е много по-лесно управлението на вашия Scrum проект да излезе от релси. По-лошото е, че веднъж след като екипът или член на екипа излезе от релси без срещи за проверка, те могат да се отклонят доста от правилния път, като загубят време и пари и изкривят статистиките за скоростта за следващата среща за планиране на спринта.

2. Резултатите винаги са на първо място

Тези стратегически точки за контакт трябва винаги да напомнят на екипите за целта, към която работят. Независимо колко дълбоко се затъваме в детайлите на един проект, това напомняне е това, което ни държи на земята и ни движи към резултатите, към които се стремим.

3. По-висока удовлетвореност на клиентите

По-добри резултати, по-бърза доставка и по-щастливи екипи в крайна сметка означават по-добро преживяване за клиентите и по-високи оценки за удовлетвореност. Постоянството е ключът към доволни клиенти, тъй като в същото време изгражда повече доверие.

4. Намалете разходите!

Всеки един тип скрам среща носи финансова полза за компанията: ретроспективите правят екипите по-продуктивни с течение на времето. Срещите за преглед ни помагат да въведем обратната връзка бързо.

Ежедневните standup срещи гарантират, че проектите се изпълняват в срок и в рамките на бюджета (или поне ни информират, когато нещо не върви добре, за да можем да го поправим възможно най-бързо). А срещата за планиране на спринта свързва всичко, което правим, с бизнес целите и реалните финансови ползи.

5. Поддържайте връзка

Шестият принцип на Agile манифеста е, че личните срещи са най-добрият начин за обмен на информация с Agile екипите. Ето защо тези срещи са толкова важни за Agile организациите.

И тъй като 52% от служителите казват, че са се чувствали изолирани от своите екипи в някакъв момент през изминалата година, е време да се върнем към добре организираните, стратегически скрам срещи, които поддържат екипите в синхрон по всички въпроси – от забавяния до спринтове и ежедневни задачи.

Как да проведете ефективна скрам среща

Как да се уверите, че вашите скрам срещи постигат целите си? Ето четири съвета от експертите:

1. Определете времето и се придържайте към него

Скрам срещите са важни. Те съгласуват екипите по отношение на какво трябва да се направи, от кого и кога. Те позволяват на всички да се свързват и да си сътрудничат редовно. И дават приоритет на стратегията.

Но все пак това са срещи и все пак има работа за вършене. Затова ги правете достатъчно дълги, за да бъдат ефективни, и достатъчно кратки, за да поддържат вниманието.

С други думи: ако кажете, че срещата ще продължи един час, спазете това време или го съкратете.

2. Започнете с приоритет номер едно

Ако има нещо, което искате екипите да запомнят след срещата ви, какво е то? Какъвто и да е отговорът ви, това е нещо, с което трябва да започнете и да завършите. Не позволявайте прекалената информация да засенчи вашите приоритети.

А КАКВО, АКО ИМА ПОВЕЧЕ ОТ ЕДИН ПРИОРИТЕТ?Разбираме ви. В сложните организации има много елементи, които се борят за мястото на най-висок приоритет. Но истината е, че ако искате продуктивни екипи, просто не можете да им дадете неподредени списъци с приоритети и да очаквате, че всичко ще бъде свършено. Проектните мениджъри и ръководството трябва да се съберат и да подредят приоритетите, преди да ги предадат на екипите.

3. Дайте на екипите възможност за избор... но не прекалено много

Имате нужда екипът да вземе решения по време на срещата за скрам? Дайте им варианти... но не прекалено много. Проучванията показват, че прекалено многото варианти могат да бъдат парализиращи. Ето защо ръководството трябва да работи за усъвършенстване на избора на екипа, преди да внесе важни решения на срещата.

4. Използвайте подходящите инструменти

Scrum табла, планиране на спринтове, диаграми на Гант, инструменти за проследяване... Скрам срещите са по-ефективни с инструменти, които ви помагат да проследявате и споделяте информация в реално време. От Trello до ClickUp (разбира се), имате много опции, за да поддържате екипите на една и съща страница и да представяте информацията по полезен и визуално интересен начин.

ОСВОБОДЕТЕ ЕКИПИТЕ СИ, ЗА ДА СЕ СЪРЕДОТОЧАТ ВЪРХУ РАБОТАТАЕдин чудесен инструмент не само ви помага да сте в крак с ежедневната работа на екипа си... той може и значително да съкрати срещите ви, освобождавайки всички да се съсредоточат върху работата, която имат да вършат. Както казва Алайна Маракота от Vida Health за ClickUp: „Беше феноменално да видим колко време спестихме в срещите, откакто преминахме към ClickUp. Това, което преди ни отнемаше три часа седмично за планиране на събития и актуализации, сега ни отнема малко повече от час. Екипите, които участват в процеса, сега имат повече време да се фокусират върху по-важни маркетингови приоритети.“

Първи стъпки със скрам срещите

Така ще разберете какво представляват скрам срещите, как функционират и какви най-добри практики трябва да имате предвид...

Сега, ако все още не сте напълно преминати към Scrum, как да стигнете дотам?

Отговорът – както при повечето големи промени в една компания – обикновено изисква промени в нагласата, процеса и инструментите.

1. Привлечете екипите

Без пълното участие на вашите екипи тези срещи няма да бъдат толкова ефективни, колкото биха могли да бъдат. Ето защо е необходимо да получите тяхната подкрепа. Обяснете на вашите екипи как тази нова структура ще им помогне – съкращаване на срещите, освобождаване на време за творчество и т.н.

Колкото по-ясно хората виждат крайната цел (за себе си, своите екипи и бизнеса), толкова по-вероятно е да се ангажират изцяло с всяка промяна, включително и скрам.

2. Направете необходимите промени в процеса

Разгледайте съществуващите процеси във вашата компания с оглед на Scrum. Какво трябва да се промени? Трябва ли екипите да актуализират напредъка си в инструментите ви преди срещата? Трябва ли ръководството да се подготвя за срещите по нов начин?

Трябва ли проектните мениджъри и скрам майсторът да изчистят забавените задачи преди срещата? Колкото по-ясно и по-рано съобщите за необходимите промени в процеса, толкова по-лесно ще преминете към скрам.

Това също така позволява на целия ви скрам екип да действа бързо, което ще докаже на екипите, че обещанията, които сте дали (например за освобождаване на време и творчество), са основателни.

3. Изберете инструменти, които ви подпомагат

Поддържат ли вашите настоящи инструменти новите ви начини на работа или ви пречат? Вместо да започвате с инструменти и да се опитвате да вкарате новите си процеси в тях, започнете с това да помислите какво трябва да правят инструментите, за да ви подпомагат, и след това изберете скрам инструменти въз основа на тези критерии.

Разбираме, че промяната на инструментите може да изглежда като голямо предизвикателство, но също така знаем, че без подходящите инструменти, дори и най-добрите намерения за преминаване към agile практики могат да се провалят. Затова определете приоритетите си и не попадайте в капана на погрешната преценка за потъналите разходи, като продължавате да използвате стари, вече неполезни инструменти.

ЧАКАЙТЕ... КАКВО Е ЗАБЛУДАТА ЗА НЕВЪЗВРАТНИТЕ РАЗХОДИ?Заблудата за невъзвратните разходи ни казва, че хората са по-склонни да правят лоши избори, след като вече са „потопили разходи“ в тези избори. Ето защо хората остават в отношения, които вече не им носят полза („но аз вече инвестирах две години в това!“), или продължават да влагат пари в проекти, които явно са се провалили („но ние вече похарчихме 100 000 долара за тази функция!“). Това може да ви накара да продължите да използвате безполезни инструменти, защото „вече сте похарчили парите“. Експертите казват, че когато взимате решения, трябва да игнорирате потъналите разходи и да се фокусирате върху разходите занапред. Ще ви струва ли повече или по-малко утре, ако се откажете от стария инструмент и изберете този, който по-добре пасва на вашия бизнес?

Полезни шаблони за срещи по метода Scrum

Според скорошно проучване сред клиентите, шаблоните на ClickUp са сред трите най-ценни функции, които предлагаме. Честно казано, не сме изненадани. Наличието на добър шаблон облекчава напрежението.

Знаете точно каква информация ви е необходима и как да я представите – не е необходимо да правите задълбочени проучвания за най-добрите практики. Ето два шаблона за скрам, с които да започнете новата си практика:

1. Шаблон за скрам среща на ClickUp

Създаден, за да оптимизира ежедневните ви срещи, шаблонът за скрам срещи на ClickUp помага на екипите да се фокусират върху това, което е направено, което трябва да бъде направено и потенциалните пречки, които се очертават на хоризонта.

2. Шаблон за гъвкаво управление на Scrum от ClickUp

Чудесно е за използване при срещи за планиране на спринтове, ретроспективи, подреждане на забавени задачи и др. Шаблонът за гъвкаво управление на Scrum на ClickUp включва и документ „Как да започнете“, който ще помогне на Scrum майстора да персонализира вашите срещи. Никой член на екипа не трябва да остава в неведение!

Започнете с ClickUp

Ако сте готови да започнете, ние сме тук, за да ви помогнем.

Независимо дали сте начинаещ или опитен скрам майстор, ClickUp разполага с множество шаблони и гъвкави функции, които ще ви помогнат да проведете скрам срещите си безпроблемно. А нашият план „forever-free“ е (както се досещате) безплатен завинаги. Опитайте ни още днес.