Имали ли сте някога един от онези моменти на тежка работа, когато осъзнавате, че прекарвате прекалено много време в копиране на данни между системи и форматиране на клетки в работни листове, вместо да разработвате стратегии и да иноватирате? Е, не сте сами.
Около 60% от организациите съобщават, че техните екипи губят пет часа седмично за ръчни задачи и повтарящи се процеси – това е приблизително 1,5 месеца годишно! И много от тях са специалисти с познания и средства за автоматизиране на задачите; представете си колко изтощителни биха били тези повтарящи се задачи за други екипи.
Добрата новина е, че можете да си върнете това ценно време, като автоматизирате рутинните и повтарящи се задачи. Това ви освобождава да се занимавате с по-предизвикателните аспекти на работата си и да увеличите ефективността си.
За да ви помогнем в това начинание, ето нашето бързо и лесно 5-стъпково ръководство за автоматизиране на повтарящи се задачи.
Разбиране на автоматизацията на задачите
Автоматизацията на задачите използва технологиите, за да оптимизира и изпълни задачите с минимална или никаква човешка намеса. Това включва използването на софтуер, платформи и инструменти за:
- Възпроизвеждайте човешки действия, които могат да бъдат толкова прости, колкото копирането на данни, или толкова сложни, колкото извършването на действия въз основа на условна логика.
- Изпълнете задача, като следвате предварително определени стъпки и инструкции.
- Реагирайте на конкретни ситуации или събития и задействайте последващи действия
Целта е да делегирате задачите на подходящи цифрови решения за по-голяма точност, продуктивност и ефективност. В следващите раздели ще бъдат обсъдени подробно ползите от това.
Защо трябва да автоматизирате повтарящите се задачи?
Автоматизацията на работния процес носи ползи за отделните лица и бизнеса по следните начини:
- Спестява време и усилия, като се справя с рутинните процеси. Това време може да се използва за по-творчески, иновативни или стратегически занимания.
- Елиминира повтарящите се или излишни задачи и оптимизира работните процеси, което позволява на хората да бъдат по-продуктивни, да изпълняват задачите по-бързо и да постигат по-добри резултати.
- Минимизира човешките грешки, като следва предварително определени правила за точни бизнес процеси.
- Създайте марка, базирана на последователност и надеждност, тъй като автоматизираните процеси осигуряват еднакви резултати.
- Повишава морала на служителите и удовлетворението от работата, тъй като хората вече не се занимават с рутинни или досадни задачи.
- Намалява разходите чрез понижаване на разходите за труд, свързани с ръчните задачи. Също така осигурява икономии на разходи чрез намаляване на скъпите грешки, които могат да доведат до скок в оперативните разходи.
- Поддържа мащабируемост, което позволява на бизнеса да увеличава работната си натовареност или капацитет, без да се налага значително увеличаване на човешките ресурси. Това позволява на бизнеса да се адаптира към променящите се изисквания и различни темпове на растеж.
- Позволява на екипите да събират, поддържат и актуализират данни в реално време, което спомага за информираното вземане на решения и по-добри резултати.
- Повишава удовлетвореността на клиентите, като осигурява безпроблемно обслужване.
- Отключва истинския потенциал, като освобождава човешките ресурси за по-взискателни или сложни задачи, като изграждане на взаимоотношения с клиенти и продуктови иновации.
- Осигурява сигурност и цялост на данните, тъй като не изисква ръчно въвеждане и обработка на данни.
Как да автоматизирате повтарящи се задачи: Ръководство от 5 стъпки
Както обещахме, ето нашето стъпка по стъпка ръководство за автоматизиране на повтарящи се задачи:
Стъпка 1: Идентифицирайте повтарящата се задача
Първо, трябва да идентифицирате повтарящите се задачи, които отнемат време и усилия.
Ето как можете да го направите:
- Създайте списък със задачи. Той трябва да съдържа всички ваши задачи, заедно с тяхната приоритетност, честота и цел.
- Използвайте инструмент за отчитане на времето, за да изчислите времето, необходимо за изпълнение на всяка задача.
- Консултирайте се с експерти или сътрудничете с екипа си, за да съберете всички подробности, свързани с повтарящите се задачи.
Повтарящите се задачи са тези, които се изпълняват често, отнемат много време и могат да доведат до грешки. Въпреки това, може да откриете и други задачи, подходящи за автоматизация. Те могат да бъдат:
- Задачи, базирани на правила, които следват добре дефинирани правила или логика. Например, автоматизация на имейли за изпращане на автоматични отговори на входящи имейли.
- Софтуерни задачи, които могат да бъдат автоматизирани с помощта на съществуващ софтуер с вградени функции за автоматизация. Например, как можете да автоматизирате Excel, за да извършва изчисления.
- Занимаващи много време задачи, които изискват минимален човешки надзор, но отнемат значително количество време. Например, DevOps автоматизация за наблюдение на системи за регистриране на грешки и сигнализиране на инциденти.
- Задачи по въвеждане и обработка на данни, при които трябва да събирате, управлявате, организирате, актуализирате и използвате данни, за да постигнете бизнес целите си. Например, можете да използвате инструмент за автоматизация на продажбите в комбинация с CRM, за да персонализирате продажбеното преживяване.
Идентифицирайте систематично такива задачи, докато се подготвяте за следващата фаза – дайте приоритет на целевите области, които ще донесат най-големи ползи от автоматизацията.
Стъпка 2: Измерете потенциала за автоматизация
Въпреки че вероятно имате дълъг списък със задачи, подходящи за автоматизация, нека се съсредоточим върху повтарящите се.
На този етап измервате потенциала за автоматизиране на повтарящи се задачи. За да го изчислите, трябва да анализирате следните параметри:
| Задачи, които обикновено са подходящи за автоматизация въз основа на параметри | |
| Време, необходимо за изпълнение на задачата | Дълги задачи |
| Периодичност на възникване на посочената задача | Често срещани задачи |
| Сложност, свързана с изпълнението на задачите | Предвидими и основани на правила задачи с по-малка сложност |
| Необходимо е ръчно усилие за изпълнение на задачата | Задачи, изискващи значителна ръчна работа |
| Средна честота на грешки, особено при ръчна работа | Задачи, които са по-податливи на грешки |
| Въздействие върху работния процес | Задачи с висок приоритет и голямо влияние |
Такъв анализ следва стратегически подход при автоматизирането на повтарящи се задачи. Можете да използвате претеглена формула, за да подготвите списък, базиран на приоритети, за вашите усилия за автоматизиране на задачите.
Стъпка 3: Разгледайте решения за автоматизация
Сега, когато вече имате списък с рутинни задачи, е време да изберете подходящия инструмент за автоматизиране на задачите.
Това включва проучване на пазара на софтуер за автоматизация на работния процес, за да се намерят решения за автоматизиране на повтарящи се задачи.
Ето как можете да процедирате:
- Ясно определете вашите нужди и начертайте съответните изисквания от инструментите за автоматизация. Разделете вашите изисквания на нужди, желания и бъдещи планове, за да се фокусирате върху повтарящите се задачи с висок приоритет.
- Определете целите на инструмента за автоматизация. В идеалния случай, определете тези цели според SMART параметрите, за да изразите и количествено измерите въздействието на автоматизираните процеси върху бизнес резултатите.
- След като имате основна представа, направете онлайн търсене за популярни инструменти за автоматизация, които отговарят на вашите нужди. Разгледайте възможностите, като посетите официални уебсайтове, форуми, специфични за бранша, дискусионни форуми и др.
- Направете списък с възможните решения, сравнете и оцените функциите на техните инструменти. Вземете предвид фактори като цена, мащабируемост, възможности за интеграция, лекота на употреба, съвместимост със съществуващите технологии и др.
- Сега, когато имате по-малко опции, разгледайте внимателно потребителските отзиви, препоръките на клиенти и казусите, за да получите реалистична представа за това, какво да очаквате от инструмента за автоматизация на задачи. Обърнете внимание на евентуални пропуски или недостатъци, за да разберете как те се отразяват на вашите цели за автоматизация на задачи.
- До този момент ще имате на разположение приблизително две до три опции. Свържете се с доставчиците и се регистрирайте за демонстрации на продукти, безплатни пробни версии и презентации на продукти, за да получите първоначална представа за възможностите на всеки инструмент за автоматизация.
- След фазата на изпробване и тестване, изберете инструмента за автоматизация, който отговаря на нуждите на вашата организация, бюджета и възможностите на екипа ви. Вие искате мащабируемо решение, което да отговаря на дългосрочните ви цели, дори и да е малко по-скъпо. По тази причина инструмент, предлагащ автоматизация на работния процес с помощта на изкуствен интелект, би бил по-ефективен от такъв, който не разполага с тази функция.
Стъпка 4: Автоматизирайте задачите
Сега, когато софтуерът за автоматизация на задачи е част от технологичния пакет, е време да автоматизирате задачите.
Ето как да автоматизирате задачите си перфектно:
- Започнете с изготвянето на подробен план за изпълнение. Направете списък с многобройните задачи, които ще автоматизирате, и определете подходящ график за тях. Можете дори да започнете автоматизацията на задачите в малък мащаб и след това да я разширите.
- След това определете ясни цели и задачи за автоматизиране на задачите. Идентифицирайте KPI и показателите, които ще използвате за оценка на ефективността на автоматизираните задачи, и въведете ги в инструмента за автоматизация.
- Започнете своя пилотен проект за автоматизация на работния процес, идеално е да бъде прост, който предлага забележителни ползи. Това е чудесен начин да тествате автоматизацията на работния процес в контролирана среда, преди да преминете към по-сложни работни процеси.
- Оценете ефективността и въздействието на този първи етап от автоматизацията на задачите. Усъвършенствайте автоматизираните процеси въз основа на обратната връзка, първоначалните резултати и показателите за ефективност. Настройте работните процеси, оптимизирайте настройките и отстранете грешките, за да осигурите гладка работа.
- След като преминете етапите на повторение и усъвършенстване на автоматизирането на рутинните задачи, преминете към пълно внедряване чрез постепенно разширяване към други задачи, работни процеси и отдели. По този начин ще се гарантира непрекъснатостта на бизнеса и минимални прекъсвания.
Непрекъснатото обучение и подкрепа трябва да съпътстват етапа на внедряване на автоматизацията. Трябва също така да запознаете персонала си с предимствата и най-добрите практики при автоматизацията на задачите.
Стъпка 5: Измерете ефекта от автоматизацията
Последният етап се отнася до измерването на въздействието на вашите усилия за автоматизация. Помните ли как трябваше да дефинирате KPI и метрики, за да разберете това? Вашите KPI могат да измерват спестеното време, повишената продуктивност, спестените разходи или намалените грешки. Независимо от това, тук можете да проследите тези показатели, за да оцените общата ефективност, производителност и ползи.
За да направите това, трябва:
- Записвайте данни в етапа преди автоматизацията. Измервайте стойности като времето, необходимо за изпълнение на задача, средния процент грешки и т.н.
- Използвайте софтуера за автоматизация, за да получите по-добра представа за бизнес процесите и операциите след автоматизирането им. Съберете сравними данни
- Измерете разликата, за да количествено определите подобрението и въздействието върху работните процеси. Задайте ги като референтни стойности за бъдещи измервания.
Освен това, консултирайте се с всички заинтересовани страни и съберете обратна връзка от тях. Тяхното мнение може да освети някои от нематериалните аспекти на автоматизацията на задачите, които данните може да пропуснат, като повишено морално състояние или сътрудничество в екипа.
Планирайте периодични прегледи и следете производителността за непрекъсната оптимизация.
Реални примери за автоматизиране на повтарящи се задачи
Ето няколко примера за автоматизация на бизнес процеси, базирани на петте стъпки, описани по-горе:
Маркетинг: Опростяване на календарите за социални медии
- Идентифицирайте задачите: Планирането на публикации в социалните медии на различни платформи отнема много време.
- Оценете потенциала: Задачата е честа, включва спазване на предварително определени графици и процеси за публикуване и изисква минимален надзор.
- Разгледайте решенията: Инструменти като Hootsuite или Buffer могат да ви помогнат да автоматизирате планирането на социалните медии.
- Автоматизирайте: Подгответе календар с съдържание, създайте маркетингови материали, създайте публикации и използвайте инструмента, за да автоматизирате публикуването според графика.
- Измервайте въздействието: проследявайте повишената ефективност, последователността на публикуване и ръста на ангажираността с помощта на аналитични данни.
Финанси: Повишаване на точността на фактурите
- Идентифицирайте задачите: Ръчното въвеждане на данни от фактури отнема време и усилия и е податливо на грешки.
- Оценете потенциала: Задачата е честа, базирана на правила и податлива на човешка грешка.
- Разгледайте решенията: OCR може да извлича данни от фактури и автоматично да попълва счетоводни системи.
- Автоматизирайте: Интегрирайте OCR софтуер в счетоводната система и задайте правила за извличане и валидиране на данни.
- Измерете въздействието: Проследявайте намаляването на времето за обработка, намаляването на грешките и подобряването на точността във финансовите отчети.
Обслужване на клиенти: Постигане на повече с еднакви ресурси
- Идентифицирайте задачите: Отговарянето на често задавани въпроси (FAQ) отнема прекалено много време на агентите за обслужване на клиенти.
- Оценете потенциала: Отговарянето на често задавани въпроси е повтарящо се, следва предсказуем модел и не включва решаване на сложни проблеми.
- Разгледайте решенията: Чатботовете могат да бъдат обучени да отговарят на често задавани въпроси и да препращат сложни проблеми към живи агенти.
- Автоматизирайте: Проектирайте чатбот с потоци на решения и дървета с отговори, за да отговаряте на често задавани въпроси, и интегрирайте чатбота в платформата за обслужване на клиенти.
- Измервайте въздействието: Проследявайте показатели като NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score), FRT (First Response Time), повторени запитвания и др.
Прочетете също: Примери за автоматизация
Причини да използвате ClickUp за автоматизиране на задачи
Независимо дали търсите автоматизация на задачите или пълноценно автоматизирано управление на проекти, ClickUp е отличен избор и в двата случая.
За да оцените наистина как можете да използвате ClickUp за автоматизиране на задачи, обърнете внимание на следните функции:
ClickUp Automations
ClickUp Automations позволява на потребителите да създават персонализирани правила или да избират от библиотека с предварително създадени рецепти за автоматизация, за да автоматизират повтарящи се задачи. Например, можете да настроите автоматизация, за да присвоявате задачи автоматично на квалифициран член на екипа, след като задачата бъде създадена.
По същия начин можете да настроите автоматизацията да актуализира приоритетите на задачите въз основа на предварително определени критерии или да изпраща известия при завършване на задачите. Тази автоматизация, базирана на тригери, действа като дигитален асистент, като същевременно ви гарантира, че сте в крак с всички дейности.
ClickUp Brain
ClickUp Brain е мощен инструмент, който намалява техническите бариери за използване на технологии като изкуствен интелект. Този AI асистент приема команди на естествен език и ги превежда в персонализирани правила за автоматизация! Това означава, че можете да автоматизирате всяка задача или работен процес, като просто опишете желания работен процес на ясен и прост език, а ClickUp Brain ще свърши цялата работа за вас.
Настройването на автоматизацията е толкова просто, колкото да кажете на Brain: „Когато дадена задача е маркирана като приоритетна, възложете я на Джейн и задайте краен срок за следващия ден.“ ClickUp Brain ще настрои автоматизацията. По същия начин може да автоматизира задачи като подготовка на изисквания за продукти, изготвяне на имейли, обобщаване на бележки от срещи и много други! Това прави функциите за автоматизация достъпни за всички членове на екипа, независимо от техническите им познания.
ClickUp Forms
ClickUp Form View елиминира отнемащата време работа по ръчното записване на данни. Използвайте го, за да създадете подробни персонализирани онлайн формуляри, които събират данни и ги преобразуват директно в задачи. Това има двойна полза.
Първо, не е необходимо да отделяте специален ресурс за въвеждане на данни.
Второ, то гарантира точността на данните без загуба на информация и ръчна намеса. Получените лесни за ползване, точни и практични формуляри са особено полезни за бизнес дейности като привличане на потенциални клиенти, регистриране на клиенти и заявки за услуги.
Повтарящи се задачи в ClickUp
Използвайте ClickUp Recurring Tasks, за да автоматизирате повтарящите се задачи – толкова е просто. Планирайте задачи, които се повтарят ежедневно, ежеседмично, ежемесечно или ежегодно. Независимо дали става въпрос за изготвяне на отчети, фактуриране или проследяване, персонализирайте моделите на повторение с опции като „на всеки две седмици“ или „в последния ден на месеца“, за да съгласувате работния си процес с периодична задача. В комбинация с ClickUp Automations, тази функция гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато, така че вие и вашият екип да можете да се съсредоточите върху дейности от по-високо ниво.
Шаблони на ClickUp
С богатата библиотека от персонализирани шаблони за автоматизация можете да оптимизирате работните процеси, да увеличите производителността и да спестите време. Тези готови решения са чудесна отправна точка за автоматизиране на често срещани работни процеси.
Ето няколко, които можете да използвате, за да започнете:
ClickUp шаблон за автоматизация на имейли
Премахнете ръчната работа от изпращането на имейли и изпращайте персонализирани имейли въз основа на стойностите на потребителски полета или тригери за задачи. Представете си, че автоматично изпращате имейл с добре дошъл на новорегистриран клиент или доставяте комплект имейли за въвеждане на нов служител! Това ви позволява да изпращате подходящите имейли в подходящото време, като същевременно освобождавате време на екипа за други задачи. Можете да създавате задачи за всеки автоматизиран имейл и да настройвате правила в ClickUp, които определят тригера.
ClickUp шаблон за автоматизация на проектни предложения
Оптимизирайте процеса на изготвяне на проектни предложения. Този шаблон ви позволява да автоматизирате задачи като възлагане на дейности по изготвяне на предложения на членовете на екипа, изпращане на напомняния и известия за крайни срокове и консултации със заинтересованите страни, когато предложението е готово. Изгледът „Проектно предложение“ ви предоставя изчерпателен преглед на всички предложения.
Шаблон за проследяване на KPI за автоматизация на ClickUp
Не се ограничавайте само с автоматизирането на повтарящи се задачи; измерете ефекта от това действие. Използвайте този шаблон, за да тествате ефективността на вашата автоматизация. Той предоставя рамка за измерване на ключови показатели за ефективност, които можете да проследявате, за да прецените дали автоматизираните работни процеси реализират потенциала си. Той включва персонализирани полета като „Отдел“, „Целева стойност“, „Отклонение“ и др. Визуализирайте времевата линия и етапите на вашите инициативи за автоматизация с изгледа „Времева линия“ и проследявайте напредъка на отделните задачи с изгледа „Напредък“.
Не повтаряйте, просто автоматизирайте с ClickUp
От всичко, което обсъдихме досега, става ясно, че автоматизацията вече не е лукс или „приятна екстра“. Трябва да автоматизирате повтарящите се задачи в максимална степен, за да достигнете ново ниво на ефективност, продуктивност и използване на ресурсите. Надяваме се, че нашето просто 5-стъпково ръководство очертава ясен план за внедряване на автоматизацията.
Решение за управление на проекти, базирано на изкуствен интелект, като ClickUp, може да преобрази ежедневните ви процеси с помощта на интелигентна автоматизация.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp, за да максимизирате потенциала на вашия бизнес!