Управлението на agile епични проекти е като жонглиране с кегли. Отместете погледа си от тях и ще провалите цялото представление. Но с достатъчно практика и надежден набор от инструменти, проектните мениджъри могат лесно да овладеят изкуството да завършват епични проекти в най-кратки agile итерации. 🤹
Ако вече сте се впуснали в това приключение, не се тревожете – ние сме тук, за да разкрием тайната на хармонизирането на вашите agile epics с ефективно управление на проекти!
Тази статия предоставя изчерпателна информация за същността на agile epics, тяхното място в по-широката agile методология и връзката им с user stories и задачите. Ще изброим и различни подходи и техните предимства, заедно с реални примери за agile epics, за да илюстрираме практическото им приложение.
Нека се впуснем в рамката, която стои зад agile epics!
Какво е гъвкава епична история?
Агилната епична история е колекция от по-малки и взаимно свързани задачи, известни още като потребителски истории, форматирани като изисквания, които отговарят на нуждите на крайния потребител. Тези колекции помагат на екипите за разработка да създадат йерархия от предстоящи задачи и да предоставят последователно качество на своите клиенти.
В повечето случаи agile epics не са нискокачествени задачи, които можете да изпълните с едно повторение. Представете си epics като клони на дърво, като всеки лист представлява история на потребител – те ще падат един по един, а не всички едновременно. 🍂
С епичните истории гъвкавите екипи могат да детайлизират първоначалната настройка на темата и да превърнат целта в поредица от задачи.
Видове епични истории
Можем да разделим епиките на различни типове в зависимост от тяхната цел, обхват и контекст.
- Архитектурни епични истории: включват анализ на архитектурни проблеми в екипите за разработка.
- Епични истории за проучване: Фокусирани върху тестването на нови идеи и подходи или оценяването на опции преди валидиране на предположенията.
- Бизнес епични истории: свързани с усилия, които са в съответствие със стратегическите бизнес цели и задачи, като например разработването на нов продукт.
- Епични истории за жизнения цикъл на клиентите: Насочени към идентифициране на възможности за подобряване на клиентското преживяване
Прочетете още: 12 гъвкави шаблона за проекти
Ролята на гъвкавите епоси в управлението на проекти
Агилните епоси са от съществено значение за детайлното описание на общата цел на проекта и за проправянето на пътя към изпълнението на изискванията на клиента. С ясното разбиране на контекста на темата, екипите намаляват риска да се претоварят и да се отклонят от целта си.
С оглед на това, ето как гъвкавите епоси помагат за осигуряване на гладка реализация на проекта:
- Предоставяне на цялостен поглед: Епиките разбиват първоначалните общи изисквания и ви позволяват да създадете конкретни потребителски истории въз основа на тях. Те предоставят стратегическа пътна карта за разработката на продукти и насочват приоритизирането на работата.
- Опростяване на разпределението на ресурсите: Разбирането на обхвата и размера на епичните проекти помага на проектните мениджъри да вземат информирани решения при разпределянето на ресурсите и да гарантират, че всички задачи са изпълнени в срок.
- Управление на забавените задачи: Епичните задачи са от решаващо значение за приоритизирането на работата и управлението на забавените задачи по продукта. Проектните мениджъри, заедно с продуктовите мениджъри и разработчиците, приоритизират епичните задачи въз основа на фактори като спешност и нужди на клиентите.
- Насърчаване на сътрудничеството: Мултифункционални екипи с различни задачи могат да бъдат част от една и съща епична история, което насърчава сътрудничеството и укрепва вътрешната динамика. Допълнителното разделяне на епичните истории на по-малки истории гарантира ефективното управление на зависимостите.
- Наблюдение на напредъка: Епиките предоставят рамка за наблюдение на напредъка и проследяване на важните етапи. Проектните мениджъри използват епиките, за да оценят траекторията на проекта, да идентифицират рискове и проблеми и да направят необходимите корекции.
Епични истории в йерархията на гъвкавата работа
За да разберете по-добре епичните истории, нека видим как се вписват те в работната йерархия на един гъвкав екип от разработчици.
- Пътна карта на продукта: Общият план за конкретен продукт или услуга.
- Тема: Организационна цел, с която се очаква всички епични истории да се съобразят.
- Инициатива: Поредица от действия, планирани по времева линия, които напредват изпълнението на продуктовата пътна карта.
- Епични: Епичните разбиват една инициатива на по-малки, управляеми части. Една инициатива съдържа няколко епични.
- Потребителска история: Епичната история се разделя на няколко по-малки потребителски истории, които могат да бъдат реализирани в рамките на един спринт. Всяка потребителска история включва различни задачи с определен срок за изпълнение.
Поддържането на установената йерархия може да се превърне в предизвикателство, тъй като вашите agile epics нарастват по брой и размер. Ако това се случи, можете да използвате шаблони за управление на проекти — те предоставят предварително създадени рамки и осигуряват последователност в целия Scrum екип.
Прочетете още: Пълно ръководство за гъвкаво разработване на продукти
Предимства на използването на гъвкави епоси
Има много причини да внедрите епични истории и гъвкаво управление на проекти. Нека разгледаме няколко от тях! ⚙️
Стратегически подход към проектите
Едно от най-забележителните предимства на agile epics е усъвършенстването на управлението на проекти по метода Scrum. Epics предоставят рамка за управление на обхвата на проекта, като разбиват големи и сложни изисквания на по-малки, по-лесно управляеми компоненти. Това позволява на екипите да приоритизират ефективно работата си и гарантира, че усилията за разработване са фокусирани върху предоставянето на стойност.
Резултати, фокусирани върху клиента
Чрез разбиването на епичните истории на потребителски истории, гъвкавото управление на проекти не само установява ясни зависимости, но и гарантира, че епичната история отговаря на всички специфични нужди на клиентите.
Това помага на вашата компания да даде приоритет на обратната връзка от клиентите и да направи промени, които са в съответствие с текущите бизнес цели, оправдавайки ресурсите на заинтересованите страни.
След като си създадете представа за това, от какво наистина се нуждаят крайните потребители на вашия продукт, всички екипи ще могат да отговорят ефективно на тези нужди.
Гъвкавост
С развитието на вашата клиентска база се променя и динамиката на пазара, а с нея и общите изисквания към проектите. Тук е мястото, където гъвкавата рамка прави разликата – епичните истории насърчават гъвкавостта и адаптивността.
Чрез стратегическо разпределяне на натоварването вие позволявате на разработчиците и целия Scrum или agile екип да се върнат към конкретна потребителска история от която и да е епична история и да я коригират, усъвършенстват, преоценят приоритетите или дори напълно отхвърлят.
Подобрено управление на времето
Епичните проекти са с фиксирана продължителност и естествено имат начална и крайна дата. Това означава, че можете:
- Управлявайте ги в няколко спринта, вместо да претоварвате разработчиците.
- Направете ясни прогнози кога ще завършите епичната задача.
- Прегледайте предишните спринтове, за да създадете по-точни прогнози за бъдещи епични проекти.
Макар че в началото това може да отнеме много време, след като свикнете да проследявате всички епични истории едновременно, ще можете да оптимизирате текущите си процеси и да правите по-точни прогнози.
Прочетете още: Как да създадете гъвкава пътна карта
Практически примери за гъвкави епоси
Макар терминът „епични истории“ да произхожда от областта на гъвкавото разработване на софтуер, той лесно може да се приложи към всеки процес, който може да бъде разделен на по-лесно управляеми части. За да обясним термина по-подробно, нека направим аналогия и разгледаме няколко примера за гъвкави епични истории от реалния живот. ⏸️
Пример 1: Агилна епична история за проект за разработка на софтуер
Заглавие на епичната история: „Удостоверяване на потребители и внедряване на система за сигурност”
Описание: Като екип за разработка на софтуер, искаме да проектираме и внедрим надеждна система за удостоверяване на потребители и сигурност, за да гарантираме, че потребителите могат да влизат безопасно, да управляват своите акаунти и да защитават чувствителните си данни.
Функции (разделени на потребителски истории):
- Функционалност за вход на потребителя: Като потребител, искам да вляза безопасно в системата с моя имейл адрес и парола, за да имам достъп до моя акаунт
- Възстановяване на парола: Като потребител, искам да възстановя паролата си чрез сигурен процес, ако я забравя
- Двуфакторна автентификация (2FA): Като потребител, искам да активирам 2FA, за да добавя допълнително ниво на сигурност към моя акаунт
- Интеграция на вход чрез социални медии: Като потребител, искам да влизам в системата чрез моите акаунти в социалните медии (например Google или Facebook) за по-голямо удобство
- Управление на ролите на администраторите: Като администратор искам да присвоя различни роли и разрешения на потребителите, за да управлявам контрола на достъпа
- Изтичане на сесията: Като потребител, искам сесията ми да се изключва автоматично след период на неактивност, за да се повиши сигурността
Работен процес:
- Създаване на епични проекти: Добавете епичния проект „Внедряване на система за удостоверяване на потребители и сигурност“ към списъка с продукти в процес на разработка.
- Разбивка на историята: Разделете епичната история на по-малки, управляеми потребителски истории или задачи.
- Планиране на спринтове: Изберете потребителски истории от тази епична история, върху които да се работи по време на конкретни спринтове.
- Завършване: След като всички потребителски истории в епиката са завършени, епиката се маркира като завършена.
Този пример за agile епос разглежда основна функционалност, необходима за повечето съвременни софтуерни приложения, като същевременно е достатъчно гъвкав, за да позволи постепенно предоставяне на функции през няколко спринта.
Прочетете още: Агилна документация и как да я приложите в проектите си
Пример 2: Агилна епична история за изграждане на затворена градина
Представете си, че изграждате затворена градина – спокойна оазис, където хората могат да се отпуснат и да се свържат отново с природата. Нека разгледаме този проект, като използваме гъвкави принципи.
Заглавие на епоса: „Изграждане на затворена градина”
Описание: Като собственик на къща, искам да построя затворена градина, за да създам сигурно, красиво и функционално място за отглеждане на растения, зеленчуци и цветя, като същевременно предпазвам от вредители и осигурявам уединение.
Функции (разделени на потребителски истории):
- Проектиране на градински дизайн: Като собственик на къща, искам да проектирам градинския дизайн, включително пътеки, зони за засаждане и места за сядане, така че пространството да е функционално и визуално привлекателно
- Изграждане на ограда: Като собственик на къща, искам да построя здрава ограда или стена около градината, за да гарантирам уединение и да защитя растенията от вредители и животни
- Подготовка на почвата: Като градинар, искам да подготвя почвата, като премахна плевелите, изравня земята и добавя компост, за да могат растенията да виреят
- Избор и подреждане на растенията: Като градинар, искам да избирам растенията въз основа на слънчевата светлина, почвените условия и естетиката, за да бъде градината жизнена и устойчива
- Инсталиране на напоителна система: Като собственик на къща, искам да инсталирам напоителна система, за да осигуря ефективно и равномерно поливане на растенията
- Градински мебели и декорации: Като собственик на къща, искам да добавя градински мебели и декоративни елементи, като пейки и осветление, за да създам уютно и приятно пространство
- Мерки за борба с вредителите: Като градинар, искам да прилагам решения за борба с вредителите, като капани или естествени репеленти, за да защитя растенията
- План за поддръжка: Като собственик на къща, искам да създам график за поддръжка за поливане, плевене и подрязване, за да поддържам градината здрава и подредена
Работен процес:
- Създаване на епос: Добавете епоса „Изграждане на затворена градина“ към плана на проекта.
- Разбивка на историята: Разделете епиката на управляеми задачи или потребителски истории за поетапно изпълнение.
- Разпределяне на задачи: Разпределете конкретни потребителски истории на членовете на екипа или подизпълнителите (например, ограждащи работи на подизпълнител, подготовка на почвата на градинар).
- Завършване: След като всички задачи, като оградата, засаждането и декорацията, са завършени, изграждането на градината е приключено.
Как да създавате, управлявате и проследявате гъвкави епоси
За да създадете епични истории по подходящ начин, уверете се, че всяка от тях е в съответствие с текущите бизнес цели или цели и ключови резултати (OKR). Брейнстормингът, писането и проследяването на епични истории може да е сложен процес, но с подходящия инструмент можете да го овладеете за нула време. 🛠️
За да го направите, използвайте софтуер за цялостно управление на проекти като ClickUp! ClickUp Agile Suite ви помага да ускорите създаването на епични проекти с помощта на специфични за индустрията AI подсказки, да проследявате всеки епичен проект с диаграми за изразходване и SMART цели и да си сътрудничите едновременно с целия си гъвкав екип!
Създаване на гъвкави епични истории в 5 стъпки
Стъпка 1: Определете потребителския профил за епичната история
Преди да се впуснете в епичните истории, определете целевата аудитория на проекта. Задайте си следните въпроси:
- Чия гледна точка ще отразяват потребителските истории?
- За какво наистина се интересува целевата аудитория?
- Как продуктът може да подобри тяхното преживяване?
Отговорите на тези въпроси ще поставят основата за написването на потребителски истории, които отговарят на изискванията на клиентите. Независимо дали привличате нови потенциални клиенти или подобрявате настоящото преживяване, уверете се, че се фокусирате върху проблемите на клиентите и създавате подходящи потребителски истории, които ще насочват екипа за разработка.
За да започнете процеса, използвайте шаблона за потребителски профили на ClickUp . Собствениците на продукти могат лесно да създават различни профили в зависимост от пол, възраст и интереси, като използват персонализирани полета. Множеството изгледи също ви помагат да групирате тези профили, за да получите по-голяма картина и да визуализирате как всеки от тях взаимодейства с продукта, като идентифицирате общи модели на поведение.
За да направите специфични за компанията корекции на дефинирания потребителски профил, използвайте ClickUp Whiteboards. Тези виртуални платна ви позволяват да свързвате документи, чатове и идеи и да си сътрудничите със Scrum екипа, за да разпознавате различни модели на поведение в реално време.
А най-хубавото? Връзката между бели дъски и задачи гарантира, че всяка добра идея ще бъде реализирана.
Стъпка 2: Задайте целите си и определете критериите за приемане
След като сте определили изискванията на проекта, е време да поставите ясни цели за различните епични истории. Епичните истории трябва да са достатъчно широки, за да обхващат значими области на работа, но и достатъчно конкретни, за да предоставят практически насоки на екипа.
Критериите за приемане очертават всички изисквания, които трябва да бъдат изпълнени, за да бъде епичната история маркирана като завършена.
За да създадете лесно всяка agile епична задача, опитайте ClickUp Goals. Създайте конкретни цели и ги възложете на отговорното лице. С напредъка на разработката можете да визуализирате напредъка с едно поглед с проследяване на процентите – ще знаете веднага колко сте близо до постигането на целта. 🎯
Използвайте ClickUp Chat, за да обсъдите целите си и промените, които искате вашите agile членове да направят зад кулисите.
Създавайте групи и давайте достъп на членовете или присвоявайте коментари, за да делегирате бързо задачи. А с FollowUps в чата можете да сортирате коментарите и да ги превръщате в задачи, докато всички ваши чат низове се синхронизират автоматично със задачите!
За да постигнете пълна яснота по отношение на целите, уверете се, че всяка епична задача е SMART :
- Специфични
- Меряеми
- Achievable (Постижимо)
- Реалистични
- Времево ограничени
Този подход премахва двусмислието и гарантира, че всеки член на екипа разбира предварително определените очаквания. Шаблонът за седмична карта за оценка на ClickUp улеснява определянето на ясни, споделени седмични цели, които пряко допринасят за постигането на основните цели.
Стъпка 3: Разделете епичните истории на потребителски истории
След като епичните истории са дефинирани и приоритизирани, разделите ги на по-малки, по-подробни потребителски истории и изпълними задачи. Епичните истории с по-подробни потребителски истории, които изискват множество спринтове, могат да бъдат визуално структурирани с помощта на диаграма на Гант за по-голяма яснота.
С диаграмите на Гант на ClickUp можете да използвате различни цветове, за да отразите всички истории и задачи на потребителите, или да сортирате всички задачи в зависимост от:
- Крайни срокове
- Приоритет
- Статус
Получавайте незабавна актуализация за напредъка на всяка задача, като поставите курсора върху нея, за да видите визуален процент на степента на завършеност. Добавете зависимости, за да препланирате автоматично задачите, и използвайте интелигентно проследяване на зависимостите, за да идентифицирате потребителски истории, които потенциално могат да се движат с по-бавно темпо от предвиденото. Това от своя страна повишава способностите на вашия екип за управление на проекти.
Ако не ви харесва да събирате потребителски истории по старомодния начин, можете да ги създадете незабавно с помощта на ClickUp Brain и да се възползвате от над 100 специфични за индустрията подсказки. Просто дайте указания на инструмента да създаде потребителски истории въз основа на предоставените от вас данни и коригирайте резултата, ако е необходимо.
Централизирайте всички потребителски истории и ги споделете с съответните заинтересовани страни, докато редактирате съвместно с колегите си в реално време с помощта на ClickUp Docs — проектният мениджър може да се нуждае от допълнителна помощ от други agile членове!
Стъпка 4: Определете времеви рамки за всяка епична задача
Стремете се към балансиран срок за вашите agile epics – не прекалено дълъг, нито прекалено кратък. Обикновено целете се да отделите 1–4 месеца за всеки epic, като включите няколко спринта.
Дайте на вашите agile epics ясен график и подобрете управлението на ресурсите с Time Estimates на ClickUp. Когато възлагате задача, просто кликнете върху опцията за приблизително време, за да дадете на вашите agile екипи за разработка времева рамка, на която да се опрат. След като предоставите разумни приблизителни оценки, можете да планирате колко време ще отнеме завършването на една user story.
Това също така ви позволява да дадете на заинтересованите страни по-добра представа за това кога могат да очакват добавяне на нова функция или подобрение.
💡Съвет от професионалист: Помогнете на екипа си да спазва сроковете, като им представите функцията за проследяване на времето за проекти на ClickUp! По този начин ще съберете ценна информация за процесите, които забавят проекта ви.
Стъпка 5: Интегрирайте обратната връзка от клиентите
На различните етапи от един епичен проект активно търсете мнението на клиента и включвайте неговите предложения в проекта. Модификациите помагат да се усъвършенстват историите на потребителите, за да отговарят по-добре на нуждите на потребителите и очакванията на клиентите.
Можете да включите методологии за подобряване на гъвкавите процеси и да записвате обратната връзка от клиентите. Започнете с използването на изгледа „Формуляр“ на ClickUp, за да създадете персонализирани формуляри – можете да превърнете всеки отговор в проследима задача, за да може екипът ви да работи по нея незабавно и да избегне натрупването на забавяния. Освен това можете:
- Добавете задължителни или незадължителни въпроси
- Променете приоритета на всеки отговор
- Задайте правила, активирани от тригери, за да автоматизирате процесите.
💡Професионален съвет: За да получите цялостен поглед върху всяка преобразувана обратна връзка, опитайте табличния изглед на ClickUp и редактирайте над 15 типа потребителски полета, които ви позволяват да поддържате всички данни организирани.
Измервайте и проследявайте вашите гъвкави епоси
Успехът на една agile епична история зависи от това колко добре проследявате и измервате напредъка по време на процеса. В зависимост от agile методологията, която следвате, можете да използвате различни методи за това. Ето най-често използваните методи:
а. Диаграми за изразходване
Скрам екипите често използват визуално средство за управление на проекти, наречено „burndown chart” (графика за изчерпване), за да проследяват дали са на път да спазят крайния срок. Графиката помага на Agile проектните мениджъри да оценят и проследят количеството работа, което Скрам екипът може да свърши по време на един спринт. Освен това, тя може да помогне за предсказване на броя спринтове, необходими за завършване на епична задача.
Диаграмата за изразходване се състои от 4 части:
- Y-ос: Представлява количеството работа, което трябва да бъде изпълнено (например точки от историята, часове или задачи).
- X-ос: Представлява времето (например дни, спринтове или продължителност на проекта)
- Идеална работна линия: Диагонална линия от горния ляв ъгъл до долния десен ъгъл, представляваща идеалното темпо за завършване на всички задачи в срок.
- Линия на действителната работа: Линия, която показва действителния напредък, актуализирана при завършване на задачите.
Ефективната диаграма за изразходване проследява действителната работа по епичната задача в сравнение с прогнозната през времето.
Лесен начин да усъвършенствате вашите оценки за епични проекти е да използвате шаблона на ClickUp за диаграма на спринт бурндаун. Използвайте шаблона, за да намерите незабавно:
- Завършени индивидуални задачи от потребителски истории
- Задачи, които са в процес на изпълнение
- Задачи, които са в очакване от твърде дълго време
б. Канбан табла
Наред с диаграмите за изразходване, Kanban таблата предлагат визуално представяне на текущите задачи и етапи. Те позволяват на няколко екипа да наблюдават напредъка на епичните истории и историите на потребителите, да откриват пропуски и да регулират праговете на текущата работа.
Kanban таблата на ClickUp са идеалният инструмент за това – можете безпроблемно да разглеждате задачите на потребителите въз основа на дати, отговорни лица, статус, приоритет и крайни срокове. Струва ви се, че нещо не е на мястото си? Премествайте бързо картите на таблото с интуитивната функция „плъзгане и пускане”. 🖱️
Прочетете още: Как да създадете гъвкав табло
Най-добри практики за овладяване на гъвкавите епоси
Овладяването на agile epics изисква комбинация от стратегическо мислене, ефективна комуникация и адаптивност. Ето някои най-добри практики, които ще помогнат на вашите agile екипи да се справят отлично с тяхното управление:
- Напишете епичните истории преди потребителските истории: Епичните истории помагат да структурирате по-големия си проект. В идеалния случай, първо създайте епичните истории, а след това ги разделите на няколко по-малки потребителски истории. Такъв стратегически подход гарантира, че работите систематично за постигане на всяка цел на проекта и помага да проследите всеки постигнат и неизпълнен етап.
- Осигурете достатъчно контекст: Уверете се, че екипът ви ясно разбира потребителските истории, които стоят зад задачите им, и по-голямата картина на темата. Това ще им помогне да създадат решения, които са в съответствие с по-широките цели.
- Определете ясни показатели за успех: Уверете се, че епичните ви истории са свързани с целите на проекта, като зададете конкретни критерии, определящи успеха. Това е важна стъпка за предотвратяване на несъответствия.
- Осигурете ангажираността на екипа: Активно сътрудничество със заинтересованите страни, собствениците на продукти и членовете на екипа по време на дефинирането и усъвършенстването на епичните истории. Това гарантира, че ще вземете предвид различни гледни точки 👫
- Коригирайте оценките за времето и усилията: Прегледайте първоначалните оценки и ги сравнете с времето и усилията, необходими за завършване на епичната задача. След като усъвършенствате процесите си, ще можете да определяте приоритетите с по-голяма точност.
- Управлявайте ефективно зависимостите: Идентифицирайте и управлявайте зависимостите между епичните истории и други елементи на проекта. Това ще ви помогне да предотвратите затруднения и забавяния. За да осигурите гладко сътрудничество, комуникирайте редовно с съответните екипи.
- Повтаряйте и адаптирайте: Редовно преглеждайте и обмисляйте напредъка на епичните проекти, получавайте обратна връзка от заинтересованите страни и коригирайте подхода си въз основа на извлечените поуки.
Прочетете още: Агилно управление на проекти: принципи, структура и методи
Овладейте вашите гъвкави епоси с ClickUp
Сега, когато знаете как ефективно да създавате и управлявате agile epics, можете да приоритизирате работата, да управлявате зависимостите и да предоставяте стойност през целия жизнен цикъл на проекта.
За щастие, не е необходимо да разработвате тези процеси ръчно – ClickUp ви подкрепя. Използвайте инструментите за гъвкаво управление на проекти на платформата, като AI, персонализирани полета, бели дъски, табла и формуляри за обратна връзка, за да създавате, измервате и проследявате вашите гъвкави епоси безпроблемно.
Регистрирайте се в ClickUp и позволете на екипа си да се фокусира върху това, което наистина има значение – успешното разработване на проекти. 🥇