Рамката за управление на ефективността е структуриран процес, който помага на ръководителите на екипи или мениджърите по човешки ресурси да проследяват и подобряват ефективността на персонала. Тя включва определяне на конкретни цели и измерване на ефективността на служителите по отношение на тези цели.
Рамките за управление на производителността са неразделна част от всяка организация. Те помагат на ръководителите на екипи да проследяват целите за обучение и развитие на служителите и да осигуряват непрекъснат растеж. Тези рамки помагат и за поддържане на мотивацията на служителите, като им поставят конкретни цели, които да постигнат.
Тези рамки значително подобряват традиционните методи за проследяване на ефективността, които преди бяха или неструктурирани, или слабо структурирани. Чрез разделянето на процеса на добре дефинирани стъпки, рамките за управление на ефективността го правят по-ефективен.
Но как се създава рамка за управление на ефективността и какви видове рамки съществуват?
Прочетете го, за да научите всичко, което трябва да знаете за рамките за управление на ефективността.
Резюме:
- Рамката за управление на ефективността се състои от пет елемента
- Организациите използват една от пет различни рамки за управление на ефективността
- За да създадете и внедрите ефективна рамка, трябва да: Поставите постижими цели и да ги формулирате ясно Да определите ключови показатели за измерване Да проследявате ефективността и да предоставяте непрекъсната обратна връзка Да търсите обратна връзка, за да продължавате да подобрявате процеса Да обучавате екипите за ползите от системата
- Поставете постижими цели и ги формулирайте ясно
- Определете ключови показатели за измерване
- Проследявайте ефективността и предоставяйте непрекъсната обратна връзка
- Потърсете обратна връзка, за да продължите да подобрявате процеса
- Обучете екипите за предимствата на системата
- Тези рамки имат предимства като по-висока мотивация, по-добро сътрудничество в екипа и по-добро задържане на служителите.
- Поставете постижими цели и ги формулирайте ясно
- Определете ключови показатели за измерване
- Проследявайте ефективността и предоставяйте непрекъсната обратна връзка
- Потърсете обратна връзка, за да продължите да подобрявате процеса
- Обучете екипите за предимствата на системата
Основни елементи на рамката за управление на ефективността
Въпреки че съществуват различни видове рамки за управление на ефективността, основните елементи остават еднакви във всички случаи.
Ето основните елементи на всяка рамка за управление на ефективността:
- Поставяне на цели: Поставете цели на вашите служители и изяснете вашите очаквания. Трябва също да изясните ключовите показатели за ефективност, които ще използвате за измерване на ефективността. Някои организации публикуват и стимули за служителите, които постигат или надхвърлят тези цели.
- Измерване на ефективността: Измервайте ефективността на персонала, като проследявате определени показатели и KPI и редовно оценявате напредъка на всеки член на персонала.
- Обратна връзка и обучение: Поддържайте редовен контакт с вашите служители и им предоставяйте непрекъсната обратна връзка, за да ги информирате за напредъка им и областите, в които могат да се подобрят. Това помага за поддържане на прозрачност и за да всички са на една и съща страница.
- Периодични прегледи: Провеждайте периодично структурирани прегледи за официална оценка на представянето. Ако е необходимо, включете служителите с ниско представяне в планове за подобряване на представянето.
- Награди и признание: Комуникирайте годишните оценки или преценки за всеки член на персонала и предлагайте награди и признание на най-добре представящите се.
Независимо от това каква система за управление на ефективността използвате, тези основни елементи ще бъдат част от процеса. По време на целия процес се стремете към пълна прозрачност и отворена комуникация между вас и членовете на вашия екип.
Видове рамки за управление на ефективността
Организациите по целия свят обикновено използват пет рамки за управление на ефективността на служителите. Оценете всяка от тях, преди да решите коя е най-подходяща за стратегията на вашата организация.
Цели и ключови резултати (OKR)
Това е проста, но ефективна система за управление на производителността, в която определяте цели за производителност в зависимост от целите на организацията. Тя също така изброява ключови резултати или изходи, за да определи индивидуалната производителност на служителите.
За да започнете, използвайте шаблона за рамка на ClickUp OKR.
Това е готов за употреба, персонализируем шаблон, който ви помага да зададете цели и задачи, да проследявате напредъка им и да измервате ключовите резултати. Има опция за задаване на приоритет и сортиране на OKR по тип, отдел, начална и крайна дата. Това прави проследяването на вашите цели и ключови показатели изключително лесно.
Алтернативно, ако искате да проследявате OKR на компанията, тогава шаблонът за OKR и цели на компанията ClickUp е най-добрият избор за вас.
Този шаблон ви позволява да сегментирате целите по отдели, напредък, категория и др. Има и етикети, които ви помагат да категоризирате всяка цел. Друго голямо предимство е, че ви позволява да задавате количествени цели, което улеснява измерването на ефективността.
Ето няколко примера за OKR, които ще ви помогнат да си направите представа как да зададете OKR:
1. Цел: Подобряване на SEO на вашия уебсайт
Ключови резултати:
- Увеличение на броя на месечните посетители на сайта
- Повишаване на позициите в търсенето за X брой ключови думи
- Увеличаване на броя на висококачествените обратни връзки към вашия уебсайт
2. Цел: Да се организира успешен уебинар с експерти от бранша
Ключови резултати:
- Брой регистрации за уебинара
- Брой и качество на експертите от бранша, които приеха поканата
- Брой конверсии, реализирани чрез уебинара
При рамката OKR оценките на ефективността обикновено се правят на тримесечие. Можете обаче да увеличите честотата според нуждите на вашия бизнес и изискванията за обучение.
Управление по цели (MBO)
Популяризирано за първи път от Питър Дракър, управлението по цели включва поставянето на реалистични и постижими цели за персонала и преглед на тяхното изпълнение. Тези цели са в съответствие с общите цели на компанията и са по-широки по обхват от конкретните цели за изпълнение на всеки служител.
За разлика от рамката OKR, MBO не е толкова ориентирана към показатели. Идеята е да постигнете целта в рамките на предварително определения период, а не да анализирате всеки KPI и да проверявате дали има подобрение.
Като такава, MBO включва наблюдение и оценка на ефективността с помощта на различни инструменти за отчитане.
Нека разберем това с един пример.
Да предположим, че управлявате спортен отбор и целта ви е да спечелите шампионата след 5 години. MBO изисква да си поставите по-малки цели, които да водят до основната цел. В този случай вашите цели могат да бъдат:
- Класирайте се в първите пет в шампионата за 2 години
- Спечелете второто място в шампионата за 4 години
- Спечелете шампионата и заемете първо място в 5-та година
Целите са достатъчно ясни, за да можете да проследите дали са постигнати, без да се налага анализ на данни или проследяване на показатели. Това е MBO в действие.
Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Goals, за да зададете реалистични цели и да проследявате напредъка им. Използвайте го, за да зададете цели за вашия екип, включително седмични или месечни цели за всеки член на екипа. Той предлага визуален инструмент за проследяване на целите, който ви позволява да виждате напредъка на всеки член на екипа по отношение на съответните му цели и задачи.
Системи, базирани на преглед на човешките ресурси
Това е рамка за управление на производителността, при която екипът по човешки ресурси преглежда производителността на персонала и дава обратна връзка вместо ръководителите на екипите или отчетните мениджъри.
В този случай целите не са свързани с проекти или технически умения, а по-скоро с цялостен поглед върху растежа и развитието на служителите.
Такива системи за управление на ефективността ви помагат да идентифицирате силните и слабите страни на всеки служител, което ви помага да възлагате подходящи задачи на подходящите хора. Те ви позволяват също да разберете и други аспекти, освен ефективността на проекта, като ангажираността и интересите на служителите.
Ето някои примери за фактори, които мениджърите по човешки ресурси биха взели предвид, за да измерят растежа и развитието:
- Брой обучения, завършени от даден служител с цел повишаване на квалификацията му
- Участие в дейности за изграждане на екип и организационни дейности
За разлика от ориентираните към резултатите рамки като OKR, тези системи не изискват чести прегледи. Обикновено прегледите на производителността се извършват два пъти годишно или веднъж годишно.
Съвет от професионалист: Използвайте софтуерни решения за управление на таланти като ClickUp, за да направите процеса по-ефективен. Този софтуер помага за всичко – от въвеждането на нови служители до управлението на ефективността, и е изключително полезен за екипите по човешки ресурси и ръководителите на екипи.
ClickUp Goals, например, ще ви помогне при определянето на цели, а ClickUp Employee Performance KPI Tracking Template ще ви помогне да измервате ефективността на персонала по отношение на тези цели.
Шаблонът има седем полета, в които можете да въведете критериите си за KPI, като отдел, целева стойност, напредък и др. Можете също да използвате персонализирани статуси като „В график“, „В риск“ и др., за да проследявате всеки KPI.
Той също така позволява коментари и споменавания, които стимулират мотивацията и ангажираността на служителите.
Балансирана система за оценка
Това е една от най-изчерпателните и структурирани рамки за управление на ефективността, тъй като ви помага да прегледате ефективността на персонала от различни гледни точки. Тези гледни точки включват клиенти, финанси, обучение и растеж, както и вътрешни процеси.
Както подсказва името, рамката оценява служителите по различни параметри в четири категории. Тя помага да се съгласува ефективността на персонала с очакванията на клиентите и целите на компанията.
Ето един пример за рамката за управление на ефективността „Балансирана система за оценяване“ в действие.
| Финансова перспектива | Гледната точка на клиента | ||
| Цели | Мерки | Цели | Мерки |
| По-ниски оперативни разходи | KPI: Процентно намаление на оперативните разходи | Повишете удовлетвореността на клиентите | KPI: Нетен индекс на лоялност (NPS) |
| Цел: 5% намаление за една година | Цел: NPS от 70 или повече | ||
| Вътрешна бизнес перспектива | Учебна перспектива | ||
| Цели | Мерки | Цели | Мерки |
| Оптимизирайте разработването на продукти | KPI: Време за пускане на пазара | Повишаване на квалификацията на служителите | KPI: Брой посетени обучения |
| Цел: Намаляване на времето с 10% | Цел: 5+ обучения за усъвършенстване на уменията на година на служител |
Тъй като това е една от по-сложните рамки, препоръчваме да използвате шаблони за балансирана система за оценяване, вместо да започвате от нулата. Те ще ви помогнат да спестите време и усилия, като същевременно рационализират процеса.
Опитайте шаблона за балансирана система за оценка на ClickUp, за да започнете. Той надхвърля целите и мерките и включва задачи и стимули за всяка категория. Това прави системата за оценка по-подробна от типичната балансирана система за оценка. Шаблонът е готов за употреба, така че попълнете данните и създайте балансирана система за оценка за вашата компания за нула време. Той е и напълно персонализируем, което ви позволява да го модифицирате според вашите нужди.
360-градусова обратна връзка
Методът на 360-градусова обратна връзка е често използвана рамка за управление на представянето, която е идеална за управление на представянето на служители на висши позиции. Той работи чрез събиране на обратна връзка от висшестоящи, подчинени и колеги, за да се получи цялостна картина на представянето на даден човек.
Той взема предвид и качествената обратна връзка, а не само количествените показатели за ефективността. Например, можете да събирате обратна връзка за възприятията на другите за даден служител.
Нека вземем за пример голяма агенция за съдържателен маркетинг, в която всеки мениджър преминава през 360-градусова обратна връзка.
Това означава, че освен прекия им ръководител, сред оценителите им могат да бъдат и техните подчинени, колеги от други екипи, с които редовно работят, и основните заинтересовани страни.
За мениджър на клиентски акаунти в тази компания, освен от мениджъра и собствения екип, може да се потърси 360-градусова обратна връзка от мениджърите на екипа за дизайн, екипа за съдържание и екипа за социални медии – колеги, с които той редовно взаимодейства и сътрудничи. Освен това обратната връзка може да включва мнения от вертикалния бизнес лидер и няколко от основните клиенти.
Чрез включването на мненията на хората, с които акаунт мениджърът взаимодейства на различни нива, 360-градусовата обратна връзка създава по-подробна и изчерпателна картина на тяхното представяне и меки умения. Тъй като форматът на обратната връзка включва място за свободни отговори, той помага да се идентифицират проблеми, които непосредственият мениджър на този служител може да не е забелязал.
Процесът включва множество формуляри и анкети, затова е добра идея да използвате софтуер за 360-градусова обратна връзка, който автоматизира процеса на събиране на формуляри.
Създаване на рамка за управление на ефективността
Създаването на система за управление на ефективността за вашата организация не е лесно, дори ако използвате една от утвърдените рамки. Ето няколко съвета и трика, които ще ви помогнат да създадете ефективна рамка.
Поставяне на постижими цели и създаване на задачи
Първата стъпка в процеса на управление на ефективността е да определите цели и задачи за вашите служители, независимо от това коя рамка използвате.
Ако поставите постижими цели, екипите ще бъдат мотивирани да ги постигнат и да получат добра оценка за представянето си. Определянето на нереалистични цели обаче може да ги демотивира, тъй като ще се чувстват неспособни да отговорят на вашите очаквания.
Затова определете и съобщите ясни и постижими цели на всеки член на персонала.
Търсите лесен начин да си поставите цели?
Използвайте шаблона за SMART цели на ClickUp, за да зададете конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето цели за вашите служители.
Шаблонът ви позволява също да използвате персонализирани статуси, за да проследявате напредъка на всяка цел и да видите дали тя е на път да бъде постигната или не.
Този шаблон за списък ви помага да категоризирате целите и да добавите 12 персонализирани атрибута за по-подробна информация. Той предлага различни изгледи, включително изглед на работния лист за SMART цели, където можете да обсъждате и съхранявате всичките си идеи.
Използване на анализи и показатели за ефективност
Когато поставяте цели на своите служители, е важно да определите ключови показатели за ефективност за всяка цел и да решите как ще проследявате различните показатели за ефективност.
Използвайте инструменти за управление на ефективността, за да проследявате ефективността на персонала по отношение на ключовите показатели за ефективност и метриките и да подготвите данните за вашите прегледи на ефективността.
Решението ClickUp Human Resources предлага множество функции, които ви помагат да управлявате ефективността на екипа, включително проследяване на KPI и преглед на ефективността.
Шаблонът за проследяване на KPI за управление на ефективността на ClickUp, например, е идеален за проследяване на KPI за персонала. Той ви позволява да изброите и категоризирате различни KPI по отдели и статус. Това ви помага да проследявате ефективността на ниво отдел.
Използвайте Departmental OKR View (Изглед на OKR по отдели), за да съгласувате индивидуалните и екипните цели с общите цели на организацията, и Progress View (Изглед на напредъка), за да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение.
Акцент върху непрекъснатата обратна връзка и редовните контакти
Управлението на ефективността е двустранен, непрекъснат процес. След първоначалното определяне на целите, трябва да проследявате ефективността на персонала и да го държите в течение на напредъка му.
Проследяването на KPI и използването на аналитични инструменти, както бе споменато по-рано, ще ви помогне да предоставите точна информация на служителите, за да подобрят своето представяне.
Уверете се, че използвате структуриран подход за оценка на ефективността. Шаблонът за оценка на ефективността на ClickUp може да ви помогне в това.
Използвайте го, за да определите дневен ред и да изброите ключовите точки за обсъждане по време на индивидуалните срещи за преглед на представянето. Това ще ви гарантира, че ще се придържате към темата и ще проведете целенасочена дискусия.
След това можете да превърнете действията в задачи в ClickUp и да ги включите в работния си процес.
ClickUp предлага и няколко други шаблона за оценка на ефективността. Персонализирайте ги според вашите предпочитания и добавяйте или премахвайте раздели в зависимост от вашите изисквания.
Алтернативно, използвайте ClickUp Brain, за да генерирате бързо оценки на производителността на персонала.
ClickUp Performance Review Generator е инструмент, базиран на изкуствен интелект, който ви позволява да въведете данни за персонала и генерира подробен преглед на представянето, като анализира всички данни в платформата ClickUp. Той използва машинно обучение, за да предоставя постоянно точни прегледи.
Ако даден служител не се представя добре, обмислете да го включите в план за подобряване на ефективността (PIP) и му дайте шанс да се подобри. Използвайте готови за употреба шаблони за PIP, които ще ви помогнат да улесните процеса.
Ангажиране на служителите чрез инструменти за обратна връзка
Накрая, потърсете обратна връзка от служителите и я използвайте за анализ на процесите, за да подобрявате непрекъснато рамката си за управление на ефективността.
Използвайте инструменти за обратна връзка от служителите, за да споделяте анкети и събирате обратна връзка за процеса на управление на ефективността. ClickUp Form View е идеален за тази цел, тъй като ви позволява да създавате уникални формуляри за събиране на обратна връзка според вашите изисквания.
Значение и предимства на рамката за управление на ефективността
Досега обсъдихме ключовите елементи на рамката за управление на ефективността, видовете рамки и съвети за създаването на такава. Но защо изобщо се нуждаете от такава? Наистина ли си заслужава усилието?
Кратният отговор е „да“. Усилията си заслужават и са изключително полезни за всяка организация.
Разгледайте различните предимства, за да разберете защо се нуждаете от структурирана рамка, вместо да следвате традиционния процес на оценка на представянето.
Повишена производителност и мотивация
Рамката за управление на ефективността създава структуриран процес за поставяне на цели, управление на ефективността на служителите и предоставяне на обратна връзка.
Когато поставите конкретни цели на своите служители, те имат към какво да се стремят и какво да постигнат. Разбира се, ще трябва да предложите стимули за постигане или надхвърляне на целите, като например бонус или повишение.
С ясни цели предвид, вашите служители ще бъдат по-мотивирани да работят добре, да постигат целите и да печелят стимули.
По-добра комуникация и работа в екип
Независимо от рамката за управление на ефективността, която изберете, трябва редовно да се свързвате с екипа си, за да го информирате за напредъка му. Това е критичен елемент на всяка рамка.
Тази редовна комуникация помага на всички да са на една и съща вълна и гарантира, че няма да има несъответствие в очакванията.
Когато вие и вашият екип се споразумеете за това как се представя екипът и какво трябва да бъде постигнато, всички ще работят заедно, за да постигнат целите на екипа.
Повишена лоялност на служителите и намалена текучество
Добрата рамка за управление на ефективността ви помага да подобрите комуникацията с екипа си и да бъдете прозрачни по отношение на ефективността на персонала.
Тази прозрачност гарантира, че вашите служители знаят точно как се представят и какви бонуси или стимули могат да очакват в края на годината.
Това помага да поддържате ангажираността на високопроизводителните служители, тъй като те знаят, че тяхното представяне ще бъде признато и възнаградено.
Той също така помага да се избегне ситуация, в която служителите смятат, че са се представили добре през годината, но при годишната си оценка установяват, че това не е така. Такива несъответствия в очакванията водят до неудовлетвореност и често карат хората да напуснат организацията.
Преодоляване на препятствията при внедряването на рамка за управление на ефективността
Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да предвидите и преодолеете често срещаните предизвикателства, с които може да се сблъскате при внедряването на рамка за управление на ефективността.
Планиране за неблагоприятни ситуации и учене от обратната връзка
Когато проектирате рамка за управление на ефективността, не очаквайте нещата да бъдат перфектни от първия опит. Бъдете подготвени за потенциални предизвикателства и неуспехи и се справяйте добре с тях.
Учете се от всеки неуспех и подобрявайте процеса. Помолете екипа си за предложения за оптимизиране на рамката.
Провеждайте редовни сесии за обмен на идеи, като използвате ClickUp Meetings, и усъвършенствайте рамката си толкова често, колкото е необходимо.
С няколко повторения можете да премахнете всички проблеми и да постигнете гладък процес.
Дори и тогава, бъдете отворени за обратна връзка и се стремете към непрекъснато усъвършенстване.
Обучение и ангажираност на служителите за гладко внедряване
Въвеждането на нова рамка за управление на ефективността може да бъде предизвикателство за служителите. Много хора предпочитат да избягват промените, особено такива, които могат да повлияят на бонусите им в края на годината.
Ще ви е необходим добър софтуер за ангажираност на служителите и ефективни програми за обучение, за да информирате и обучите персонала си защо това е добра промяна. Обяснете ползите от внедряването на рамка за управление на ефективността и как тя помага за по-ефективното постигане на организационните цели.
Провеждайте обучителни програми, за да запознаете персонала с това как ще работят нещата в бъдеще. Съобщете колко често ще провеждате сесии за оценка на представянето и какво могат да очакват от тях.
Съвет от професионалист: Използвайте споделяемите ClickUp Docs, за да създадете централизирана база от знания за служителите и да ги запознаете с рамката за управление на ефективността на служителите и нейното въздействие.
Персонализирайте и използвайте шаблона на ClickUp за план за внедряване на обучение, за да проведете планирани обучителни сесии. Той ви позволява да създадете подробен план за обучение с възможност да категоризирате сесиите според сложността им, например основни и напреднали.
Можете да използвате Schedule View (Изглед на графика), за да планирате графика за всяко обучение. Актуализирайте задачите по време на работа, за да държите заинтересованите страни в течение.
Структурирайте управлението на ефективността с ClickUp
Рамките за управление на ефективността организират и структурират процесите на определяне на цели, проследяване на ефективността на служителите и преглед в една интегрирана система.
Тези рамки ви помагат да управлявате ефективно производителността на персонала и да поддържате пълна прозрачност. Това подобрява ангажираността, мотивацията и в крайна сметка задържането на служителите.
Добър софтуер за управление на производителността като ClickUp може да ви помогне във всички аспекти на процеса. Всяка задача ще бъде по-ефективна, от поставянето на цели до събирането на обратна връзка от служителите. Той дори опростява процеса на разработване на рамката, като предоставя множество шаблони, с които да започнете.
Защо чакате? Регистрирайте се безплатно в ClickUp, за да изпробвате неговите функции.
Често задавани въпроси (FAQ)
1. Какви са петте вида управление на ефективността?
Въпреки че съществуват многобройни рамки за управление на ефективността, тези пет са сред най-популярните:
- OKR или Цели и ключови резултати
- MBO или управление по цели
- Системи, базирани на преглед на човешките ресурси
- Балансирана система за оценка
- 360-градусова обратна връзка
2. Какви са 5-те процеса на управление на ефективността?
Петте ключови процеса за управление на ефективността включват поставяне на цели, измерване на ефективността, обратна връзка и обучение, периодични прегледи, както и награди и признание. Независимо от рамката за управление на ефективността на вашите служители, вие трябва да провеждате тези процеси в някаква форма.
3. Кои са трите стълба на цикъла на управление на ефективността?
Трите стълба на цикъла на управление на ефективността са поставянето на цели, предоставянето на редовна обратна връзка и провеждането на периодични структурирани прегледи.
Цикълът започва с определянето на реалистични цели и задачи за вашите служители. На този етап вие също така определяте как да измервате ефективността на служителите спрямо тези цели и показателите, които ще проследявате.
Вторият етап включва измерване на ефективността, предоставяне на непрекъсната обратна връзка и наставничество на персонала за по-добри резултати.
Третият етап включва периодични прегледи за оценка на представянето на служителите и предлагане на стимули, съответстващи на това представяне.