Процесите ще съществуват, независимо дали ги проектирате умишлено или не. Когато възлагате задача на някого, той създава свой собствен процес, който използва многократно, за да си улесни работата.
Когато ми беше предложено да напиша тази статия, отворих Google Doc, копирах и поставих конспекта, започнах проучване за всяка секция, написах, редактирах, проверих, добавих хипервръзки и я изпратих за одобрение. Ако имате дузина писатели, вероятно ще имате дузина процеси.
За да имаме последователност в начина, по който пишем, редактираме, публикуваме и разпространяваме като марка, не можем да си позволим да имаме десетки процеси. Нуждаем се от един унифициран процес.
Необходим ви е задълбочен анализ на процесите, за да създадете ефикасен, ефективен и унифициран работен поток. В тази публикация в блога ще ви покажем как можете да го направите!
Какво е анализ на процесите?
Анализът на процесите е систематичен подход за разбиране и документиране на вътрешното функциониране на бизнес дейностите. Според школата за управление на бизнес процесите [BPM], анализът на процесите е важна част от непрекъснатото усъвършенстване.
Основната цел на анализа на процесите е да се идентифицират възможности за подобрение. За да се постигне това, анализът на бизнес процесите обикновено проучва:
- Стъпките, които се изпълняват за завършване на дадена задача
- Как се изпълнява всяка стъпка
- Как те влияят на следващите
- Как те допринасят за проекта
- Кой отговаря за всяка стъпка
- Матрици за ескалация
- Излишни елементи и резервни планове
- Предизвикателства, пред които са изправени членовете на екипа при следването на процеса
След като това бъде наблюдавано и документирано, екипите за BPM търсят начини да подобрят ефективността на процесите, без да прекъсват текущата работа.
Анализът на процесите не е еднократна дейност. Всъщност, най-добре е да се извършва редовно, за да подпомага непрекъснатото усъвършенстване. Ето защо.
Предимства на извършването на анализ на процесите
Добрият, непрекъснат и стратегически анализ на процесите може да помогне на бизнеса по много начини, включително и за повишаване на печалбата. Ето как.
Разбиране на съществуващите системи: Анализът на бизнес процесите е фантастичен начин да се направи преценка на нещата такива, каквито са. Той помага да се измери ефективността и ефикасността, като отговаря на въпроси като:
- Използва ли нашият екип по продажбите CRM ефективно?
- Всички ли имат ясна представа за процеса?
- Всички билети ли се създават в инструмента за управление на проекти?
- Постигна ли последният спринт целите си?
- Екипът за обслужване на клиенти работи ли продуктивно?
Идентифициране на възможности за подобрение: След като разберете съществуващия процес, можете да идентифицирате и преодолеете пропуските. Можете да вземате решения въз основа на данни, а не на интуиция. Това, разбира се, е най-пряката и ясна полза от анализа на процесите.
Повишаване на оперативната ефективност: Често различните екипи използват свои собствени процеси. Например, екипът по продажбите използва Salesforce за записване на взаимодействия, екипът по успеха на клиентите използва ClickUp за управление на взаимоотношенията, а екипът по маркетинг използва Hubspot за проследяване на напредъка. Това води до загуба на много информация.
Добрият анализ на работния поток позволява по-добра интеграция между тези системи и улеснява безпроблемния процес.
Намаляване на оперативните разходи: Анализът на бизнес процесите идентифицира излишъците, пречките и неефективността. Ръководителите на операциите могат да ги елиминират, за да намалят разходите за материали, енергия и труд на етапа на разработване на проекта.
Повишаване на лоялността на клиентите: Клиентите харесват последователното преживяване. Анализът на бизнес процесите помага за постигането на това. По-конкретно, той помага на бизнеса да идентифицира проблеми и недостатъци в преживяването на клиентите и да оптимизира работните процеси.
Когато следите процесите си, можете да наблюдавате повтарящи се проблеми и да изработвате решения проактивно. Можете също така да информирате клиентите си предварително за предстоящи проблеми, като по този начин изграждате доверие.
Съответствие: Никоя организация не възнамерява да не спазва изискванията. Въпреки това, без непрекъснато наблюдение и внимание, понякога те пренебрегват въпросите, свързани със съответствието.
Редовният анализ на бизнес процесите предотвратява това и предпазва бизнеса от регулаторни санкции и правни спорове.
По-добро преживяване за служителите: Не само клиентите ще се възползват от анализа на бизнес процесите. Ефективните процеси водят до намалена работна натовареност и, следователно, до по-висока удовлетвореност. Мотивираните служители работят по-усилено, по-добре и за постигане на по-високи печалби.
Конкурентно предимство: На силно конкурентния пазар истинското конкурентно предимство е в начина, по който правите нещата. Анализът на процесите ви помага да наблюдавате, оценявате и усъвършенствате процесите си, за да поддържате конкурентното си предимство.
Сега, когато вече знаете защо се нуждаете от анализ на процесите, нека разгледаме видовете анализи и как се извършват.
Видове картиране на процеси
Както подсказва името, картографирането на процесите е техника, която помага за визуално картографиране на потока на процесите. Тя дава представа за това как се изпълнява даден процес, какви са стъпките, които включва, кои са заинтересованите страни и колко време отнема.
Картата на процесите предлага обща представа за всичко, което е свързано с тях, и помага на екипите за бизнес операции да симулират потенциални подобрения.
Можете да създадете карта на процесите по различни начини. Ето някои от най-често използваните методи.
Основна блок-схема
Най-популярната и често използвана карта на процесите е диаграмата, съставена от квадрати и стрелки, които визуално представят пътя. Това, че е проста, не означава, че е ограничена.
Диаграмата ви позволява да картографирате сложни процеси с множество зависимости и взаимовръзки. Тя може да включва стъпки, решения и множество пътища. Може също да се върне към предишни стъпки, ако някое условие не е изпълнено. Можете да избирате от различни шаблони за диаграми в Word, PowerPoint, Excel или ClickUp.
Шаблонът за диаграма на процесите в Clickup визуализира процеса на наемане на персонал като пример. От заявката на мениджъра по наемане на персонал за нов ресурс до отправянето на оферта, тази диаграма включва всички стъпки, заинтересовани страни и преминаването от една стъпка към следващата.
Най-подходящо за: Сложни последователни процеси, включващи множество решения.
Диаграма с плувни коридори
Диаграмата с плувни коридори е подобрение на основната блок-схема. Тя използва формата на плувен басейн, за да представи визуално бизнес процеса, разделяйки проекта на коридори за всеки участващ екип/индивид.
Диаграмата с плувни коридори помага на всички да се включат в проекта и да си сътрудничат ефективно. Тя спомага за оптимизиране на работния процес, като ясно разграничава задачите и отговорностите. Те се използват често в инженерните екипи за непрекъсната интеграция/непрекъснато развитие [CI/CD] при внедряване на инкрементални промени в кода.
Най-подходящо за: мултифункционални екипи, работещи по един и същ процес
Карта на потока на стойността
Картите на потока на стойността помагат да се идентифицират неефективностите в даден процес и ясно да се разграничат частите, които добавят стойност, от тези, които не добавят стойност. Картите на потока на стойността, които обикновено се използват в продуктовите екипи, улесняват четири различни стъпки:
- Определете продуктовата група
- Документирайте текущото състояние
- Проектирайте бъдещото състояние
- Създайте план за внедряване
Основната цел на картите на потока на стойността е да се проектират промени, които водят до икономии на разходи, време и ресурси.
Използвайте шаблона за картиране на потока на стойността на ClickUp, за да проектирате процеса, да оставяте бележки, да прикачвате файлове и да дефинирате цели, за да очертаете логистиката на доставките и доставките. Можете да създавате и задавате задачи за подобрение директно в шаблона.
Това не отговаря на вашите нужди? Имаме още много други. Разгледайте десетте най-добри шаблона за картиране на потока на стойността, за да подобрите процесите на вашия екип.
Най-подходящо за: Екипи, които проектират процеси от продукта до доставката
SIPOC
SIPOC е абревиатура от доставчици, входящи данни, процеси, изходящи данни и клиенти. Според методологията Six Sigma, SIPOC определя границите и обхвата на един цялостен процес.
Най-голямото предимство на метода е фокусът върху клиента. За да отразят това, някои експерти използват и термина COPIS, който поставя клиента на първо място.
Най-подходящо за: Фирми, които искат да очертаят стъпките и съответните заинтересовани страни
Модел и нотация на бизнес процесите [BPMN]
Разработени от Object Management Group, моделът и концепцията за бизнес процесите представляват подробна блок-схема за картографиране на сложни и взаимосвързани бизнес процеси.
Подобно на блок-схема, то включва етапи за събитие, дейност, поток и портал. Под всеки етап има няколко символа.
Например, шлюзът може да бъде изключителен, включващ, базиран на събития, паралелен или комбинация от тях, като всеки от тях има свой собствен символ. Потокът може да бъде обозначен като последователен поток, поток от съобщения, асоциация или асоциация на данни.
С този ниво на детайлност, BPMN предоставя достатъчно подробна информация на всички заинтересовани страни, за да позволи прецизно изпълнение.
Най-подходящо за: Бизнеси, които картографират процесите от начало до край; най-полезно за екипи за софтуерно инженерство
Как да извършите анализ на процесите
Анализът на процесите трябва да бъде последователен, стратегически и цикличен. Нека видим как можете да постигнете това във вашата организация.
Определете обхвата и целта
Въпреки че трябва да провеждате анализ на процесите на всеки шест месеца, обхватът и целта няма да са еднакви всеки път. В зависимост от зрелостта на процеса, който анализирате, това може да варира значително.
Започнете с дефиниране на следното.
Обхват: Кои процеси ще анализирате? Какъв е обхватът на анализа?
Например, като лице, отговорно за успеха на клиентите, можете да анализирате цялото пътуване на клиента след покупката. Тук ще вземете извадка от клиенти, ще проучите стъпките и етапите в тяхното пътуване, ще изслушате 1-2 обаждания и ще интервюирате няколко мениджъри, отговарящи за успеха на клиентите.
От друга страна, можете да направите задълбочен анализ на месечните клиентски отзиви. В този случай ще изслушате всеки клиентски отзив за определен период от време. Ще направите по-задълбочени наблюдения за това как се е чувствал клиентът, основните му оплаквания или какво би искал да види като решение.
Цел: Какво търсите? Какви мерки бихте предприели въз основа на резултатите?
Непосредствената цел на всеки анализ на процесите е, разбира се, да се намерят възможности за подобрение. Някои подобрения обаче могат да струват повече, други могат да отнемат повече време или да повлияят на други части от организацията. Помислете си какви са целите ви, преди да започнете.
Съберете екипа
Добрият анализ на процесите изисква подходящи експерти. Изберете екип от анализатори, които:
- Имайте опит с процесите, които анализирате
- Използвайте процеса редовно
- Разберете защо задачите се изпълняват по начина, по който се изпълняват днес
- Разберете неговото влияние върху по-големите организационни работни потоци
Създайте среда за сътрудничество, в която те да могат да обсъждат и дебатират своите наблюдения. Изгледът на задачите и коментарите в ClickUp са чудесен начин да постигнете това.
Разберете настоящото състояние
Започнете с качествен анализ. Докато проверявате съществуващите процеси, фокусирайте се както върху „как“, така и върху „защо“. Например, може да разберете, че днес жалбите на клиентите се записват в електронна таблица. Попитайте защо. Може да има бизнес причина зад тези решения.
Подходете към анализа на бизнес процесите с отворено съзнание, без да съдите. Слушайте и събирайте информация с колкото се може повече подробности.
След като разберете ясно процеса, преминете към количествен анализ. Съберете ключови показатели за ефективността по някои от следните области:
- Време за производство/разрешаване
- Степен на спазване на споразумението за ниво на обслужване [SLA]
- Процент на грешки
- Степен на ескалация
- Използване на ресурсите
На този етап можете да използвате и няколко инструмента и методологии за картографиране на процесите, за да визуализирате текущото състояние. Някои примери и предложения са дадени в следващия раздел.
Анализирайте внимателно и обмислено
След като съберете всички данни, анализирайте ги в контекста. Проучете внимателно всяка стъпка от процеса за неефективност, зависимости и излишни елементи. Това може да бъде:
- Повтарящи се задачи, изпълнявани от няколко души
- Членовете на екипа нямат достатъчно работа
- Стъпки в процеса, които отнемат твърде много време поради затруднения
- Твърде много грешки, които изискват допълнителни ресурси за коригирането им
Преди да предложите подобрения, имайте предвид следното.
Бенчмаркинг: Как се представят други екипи/отдели/компании в подобни процеси?
Проучване на въздействието: Ако се предложи алтернативна стъпка/метод, какво въздействие ще има това върху екипа и организацията като цяло?
Анализ на ресурсите: Какво е необходимо, за да се приложи алтернатива? Колко ще струва? Колко време ще отнеме? Необходимо ли е допълнително обучение?
Прекъсване: Кои процеси ще бъдат засегнати по време на промяната? Как това ще се отрази на бизнеса?
Предложете подобрения
Въз основа на вашия анализ предложете подобрения. Това може да бъде проста промяна от използването на електронни таблици към внедряване на шаблони на ClickUp. Може да бъде и пълна реорганизация на цялата система. Каквито и подобрения да предлагате, документирайте ги подробно.
Избройте всички промени: Избройте всички промени, които предлагате, независимо колко малки или големи са те. Докато документирате това, очертайте текущия процес и опишете подробно предложения процес. Подчертайте промените.
Определете приоритети: Никога не е добра идея да променяте всичко едновременно. Определете приоритетите на нещата, които искате да промените, и ги изпълнявайте една по една.
Задайте срокове: Започнете с стъпките, които се нуждаят от незабавни промени, и разширявайте постепенно. Създайте график на проекта, разбит на задачи, които трябва да бъдат изпълнени всяка седмица, месец, тримесечие или година. Това също помага да наблюдавате подобренията в процеса и да коригирате евентуални аномалии.
Гант диаграмата на ClickUp автоматично създава времева линия въз основа на задачите и крайните срокове, които сте задали в инструмента за управление на проекти.
Измерете възвръщаемостта на инвестициите: Всяка промяна има своята цена. Затова документирайте всички разходи, свързани с внедряването на подобренията. Освен това, демонстрирайте възвръщаемостта на инвестициите за всеки отделен случай.
Започнете управлението на промените: Никой не харесва промените, освен ако не му носят полза. Затова създайте стратегия за управление на промените, като включите всички заинтересовани страни. Обяснете им предложението си и спечелете тяхната подкрепа. Изслушайте обратната връзка и се адаптирайте съответно.
Стимулирайте промяната: Дори и най-големите ви усилия се нуждаят от съдействието на екипа. Търговският екип не актуализира редовно CRM системата? Обвържете тримесечните бонуси с актуализациите на CRM системата. Някои членове на екипа не харесват новата технология? Намерете лидерите в екипа и се обединете с тях.
Следете новите бизнес процеси
Всяка инициатива за подобряване на процесите е успешна само ако е циклична. Затова последната стъпка е да се върнете към първата.
След като внедрите промяната, върнете се към първата стъпка и започнете да анализирате новите процеси.
- Постигна ли подобрението желания ефект?
- Показателите се подобриха ли?
- Има ли други пропуски, които новият процес е създал?
Оттук започнете да изграждате стратегията си за непрекъснато усъвършенстване.
Анализ на бизнес процесите в действие с шаблон на Clickup
Ако сте начинаещ в анализа на процесите или искате да оптимизирате начина, по който ги изпълнявате в момента, шаблонът за одит и подобряване на процесите на ClickUp е чудесно място да започнете.
Категоризирайте: Използвайте шаблона, за да категоризирате задачите си за анализ на процесите по процеси, ресурси, управление и мониторинг. Например, задачата, свързана с чистотата, е изброена под ресурси, а показателите за успех – под управление.
Това ви помага да назначите отговорници за процесите, да управлявате дейностите и да проследявате напредъка по всяка задача.
Присвойте оценка за одит: Можете да присвоите оценка за одит въз основа на вашите наблюдения за всяка задача. Например, ако ресурсите, присвоени на някоя част от процеса, не са адекватни, можете да й дадете оценка.
Шаблонът предлага опции като съответствие, възможност за подобрение, незначително несъответствие и значително несъответствие. Можете да го персонализирате според това как искате да оцените всяка задача.
Качете доказателства: Никой анализ на бизнес процесите не е пълен, ако не можете да подкрепите наблюденията си с доказателства. Този шаблон ви позволява да качвате доказателства под формата на фотографии, екранни снимки или документи.
Управлявайте проекта: възлагайте задачи на потребители, задавайте крайни срокове, добавяйте действия и сътрудничество по коментари. Използвайте изгледа на таблото с резултати от одита, за да видите състоянието на всяка задача. Използвайте изгледа на списъка с изискващи внимание задачи, за да следите задачите с висок приоритет.
Управлявайте анализа на процесите като проект директно в ClickUp.
Анализирайте и оптимизирайте процесите си с ClickUp
Доброто управление на проекти е нещо повече от просто управление на задачи. То предоставя на всеки член на компанията информацията, инструментите и процесите, необходими за да свърши най-добрата си работа.
Важна част от доброто управление на проекти, независимо от размера на екипа или отрасъла, е редовният анализ на процесите и непрекъснатото им усъвършенстване.
Въпреки това, днешните проектни екипи нямат времето или ресурсите да провеждат редовен анализ на бизнес процесите. Затрупани от интензивните си ежедневни дейности, анализът на процесите остава на заден план.
Е, не би трябвало. Различните шаблони за анализ на процесите на ClickUp ви помагат да ускорите пътуването си и да превърнете идеите в действие.
Опитайте ClickUp безплатно още днес и вижте как може да подобри вашите процеси.