В подготовката на даден продукт или услуга за клиента могат да бъдат включени стотици процеси – някои от тях са съществени, а други са напълно излишни. Важният въпрос е: Как да разграничите процесите, които добавят стойност, от тези, които не добавят стойност?
Картографирането на потока на стойността може да ви помогне да надникнете под повърхността и да разгледате добре цикъла на доставка. Въведена за първи път от Toyota, тази инструмент ви помага да създадете диаграма, изобразяваща потоците от материали, информация и процеси, за да определите неоптимизираните области.
Това е изтощително и сложно упражнение, особено ако производственият цикъл е дълъг и включва много подвижни компоненти. Ето защо висшите мениджъри разчитат на шаблони, за да визуализират лесно процесите.
В тази статия ще ви представим най-добрите шаблони за картиране на стойностния поток, с които можете да подобрите ефективността, да намалите загубите и да предоставите по-добра стойност на вашите клиенти. ?
Какво е шаблон за картиране на потока на стойността?
Картографирането на стойностния поток (VSM) е визуален инструмент за анализ на текущите работни потоци, които ви водят от поръчката на продукта до доставката. Това включва представяне на движението на информация, материали и процеси в компанията ви чрез използване на сложни техники за създаване на диаграми.
Шаблонът за картиране на потока на стойността опростява изготвянето на диаграми, като предоставя предварително зададена рамка за илюстриране, проучване и подобряване на производствените процеси. Идеята е да се идентифицират и минимизират стъпките, които водят до загуба на ресурси или са неефективни, и да се оптимизира производствената логистика с цел постигане на по-добра производителност, съкращаване на времето за пускане на пазара или повишаване на удовлетвореността на клиентите.
Картите на потока на стойността са подходящи за визуализиране на процеси в какъвто и да е мащаб, независимо дали става дума за прототипиране или масово производство. Освен че позволяват фино настройване на производствената система, те могат да насърчат:
- Междиннофункционално сътрудничество
- Намаляване на разходите
- Вземане на решения въз основа на данни
- Мерки за удовлетвореност на клиентите
Какво прави един шаблон за картиране на стойностния поток добър?
Тъй като има хиляди шаблони за картиране на потока на стойността, намирането на подходящия не е лесна задача. Ето няколко характеристики, които един добър шаблон трябва да притежава:
- Удобен за ползване интерфейс: Качественият шаблон трябва да предлага опростен интерфейс, който позволява на хора с различно ниво на образование и опит (продуктови мениджъри, техници, оператори и др.) да го използват.
- Опции за сътрудничество: Картографирането на потока на стойността обикновено включва съвместна работа на хора от няколко екипа. Подходящият шаблон трябва да предлага функции за сътрудничество, които правят това възможно, включително цифрови бели дъски, редактиране в реално време и инструменти за водене на бележки и коментари.
- Визуални инструменти: Шаблонът трябва да ви позволява да използвате специфични за картирането на стойностния поток фигури за визуализиране на процеси и потоци (като икона на фабрика за доставчици или клиенти и ивици за споделени процеси).
- Дизайн с плъзгане и пускане: Трябва да има конектори и редактор с плъзгане и пускане, за да се установят връзки между различните елементи в диаграмата.
- Подкрепа за разпределяне на ресурсите: Шаблонът трябва да предлага ясна представа за ограниченията по отношение на времето, персонала и бюджета, за да улесни вземането на решения за разпределяне на ресурсите, подкрепени с данни.
10 шаблона за картиране на потока на стойността, които можете да използвате
Прегледахме стотици шаблони за картиране на стойностния поток и избрахме 10-те най-добри от ClickUp, 24Slides и VisualParadigm, които предлагат най-голяма функционалност. Разгледайте ги и намерете този, който отговаря на вашите предпочитания за картиране на стойностния поток! ?
1. Шаблон за картиране на стойностния поток на ClickUp
Трудно е да не бъдете субективни, когато идентифицирате загубите във вашата компания – вие сте свикнали с настоящите процеси и може да не виждате място за промени. Шаблонът за картиране на потока на стойността на ClickUp ви позволява да получите обективна перспектива за работните процеси, като съберете хора от различни екипи и използвате визуални помощни средства.
Това е шаблон за бяла дъска – мислете за него като за цифрово платно, където вашите колеги могат да споделят своите гледни точки и да работят заедно по визуализирането и решаването на проблеми. Бялата дъска на ClickUp има вградени инструменти за свързване на идеи и обвързването им със задачи, документи и файлове, за да централизира работата.
С този шаблон получавате готова карта за анализ на текущото състояние на вашите процеси. Изгледът на бялата дъска предлага четири секции с цветни кодове — Определяне на продуктовата група, Документация на текущото състояние, Проект за бъдещо състояние и План за внедряване. Персонализирайте възлите за начало и край на процеса (жълтите ромбове обозначават крайните точки на доставчика и клиента) и определете времевата рамка за различните етапи.
Инструментът ви позволява да оставяте бележки, да прикачвате файлове и да дефинирате цели, за да очертаете логистиката на доставките и доставките. Можете да създавате и задавате задачи за подобрение директно в шаблона.
ClickUp Whiteboards разполага с функции за проследяване на задачи и отчитане, което улеснява установяването на отговорност за отстраняване на определена неефективност в процеса на картиране на потока на стойността. ?
2. Шаблон за автоматизирана карта на потока на стойността на ClickUp
Искате да идентифицирате точно възможностите за подобрение и да премахнете догадките от уравнението за картиране на потока на стойността? Разчитайте на шаблона за автоматизирана бяла дъска за картиране на потока на стойността на ClickUp, за да ви помогне!
Тъй като това е шаблон за анализ на картиране на потока на стойността, подобно на предишния вариант, той е пълен с екстри, които насърчават сътрудничеството и работата в екип. Опции като редактиране в реално време, оставяне на бележки и свързване с задачи и документи оставят достатъчно място за обсъждане на пречките в процеса.
Това е стандартен за индустрията шаблон с обичайните символи за фабрично картиране на стойностния поток, блокове с данни, времева линия и свързващи елементи за информационния поток, за да позиционирате процесите си от начало до край. Насърчете оперативните си мениджъри да използват шаблона, за да визуализират и обсъждат най-новите елементи във вашия производствен цикъл.
По подразбиране шаблонът има девет потребителски полета за добавяне на атрибути към вашите процеси:
- Секунди на разположение
- Отдел
- Време на цикъла (минути)
- Време за обработка (дни)
- Време с добавена стойност (минути)
- Време на работа (%)
- Работник
- Смени
- Промяна на извънредния труд (минути)
Шаблонът има два изгледа – изглед „Бяла дъска“ за мозъчна атака и изглед „Процеси“ за записване и наблюдение на всички текущи процеси на едно място.
3. Шаблон за бяла дъска на веригата на стойността на ClickUp
Мрежата на веригата на стойността представя развитието на основните и спомагателните дейности, които добавят стойност към даден продукт. Можете да направите това с шаблона за бяла дъска на веригата на стойността на ClickUp, който позволява микроанализ на процеси като снабдяване, складиране, дейности по управление на човешките ресурси и дори следпродажбено обслужване.
Подходящо оцветяваният шаблон предоставя рамка за изграждане на цялостна верига на стойността. Използвайте квадратните полета, за да определите основните дейности, а правоъгълните полета – за второстепенните.
Вашата задача е да обмислите всички процеси, необходими за създаването на вашия продукт, и да ги сортирате в подходящата категория, като използвате лепящи се бележки. Персонализирайте потока на веригата на стойността, като свържете процесите в различни отдели, като дизайн, производство, дистрибуция, маркетинг и обслужване на клиенти.
След като направите това, разгледайте картата си и определете областите, които не носят толкова голяма стойност за вашата компания – това може да бъде неуспешна реклама, остаряла програма или високи транспортни разходи. Документирайте заключенията си в раздела „Обобщение“ на шаблона.
Използвайте изгледа „Ръководство за начало“ за съвети и препоръки относно използването на шаблона. Не забравяйте да актуализирате статуса на задачите в шаблона, за да информирате заинтересованите страни всеки път, когато внедрявате промяна в процеса.
4. Шаблон за матрица на риска на стойността на ClickUp
Когато решавате дали да се заемете с нов проект или да направите значителна промяна във вашата компания, трябва да вземете предвид рисковете, както и потенциалната добавена стойност. Използвайте шаблона на ClickUp Value Risk Matrix, за да вземете интелигентни решения и да дадете приоритет на проекти и дейности с относително нисък риск и висока стойност.
Шаблонът разполага с матрица за риска на стойността, която определя връзката между стойността и сложността на производствените задачи. Превключвайте между изгледите „Списък“ и „Табло“, за да организирате инициативите си с нисък и висок риск.
Основният списък представя всички ваши идеи под формата на задачи. Добавете отговорник към всяка задача, като използвате едно от полетата за персонализиране на категориите, наречени Служител, Продукт, Администратор, Бизнес и Клиент. Определете нивата на стойност, риск и приоритет, за да класифицирате задачите си.
Използвайте другите два списъка – списък с ниска стойност и списък с висока стойност – за да сортирате идеите си от предишния изглед. Те са полезни, когато работите с десетки задачи.
Изгледът на таблото е табло Kanban, което показва задачите като карти и ги сортира според тяхната категория. Можете да използвате други критерии за групиране на картите, като изберете полето Групирай по в горния десен ъгъл на екрана.
След като сте очертали всички задачи, нанесете ги в матрицата, за да получите ясен преглед на приоритетните задачи и предпочитания ред, в който трябва да бъдат изпълнени.
5. Шаблон за одит и подобрение на процесите на ClickUp
С развитието на вашия бизнес работните процеси, които са били ефективни в миналото, могат да станат остарели. Ако искате да преоцените процесите от гледна точка на ефективност на разходите и производителност, започнете да провеждате одити с шаблона за одит и подобрение на процесите на ClickUp.
С този инструмент можете да проведете обективен анализ на текущите си процеси, да откриете недостатъците и излишъците, които намаляват ефективността или рентабилността, и да въведете коригиращи мерки.
Шаблонът разделя плана за одит на четири части:
- CATWOE анализ: Означава анализ на клиента, актьора, трансформацията, мирогледа, собственика и околната среда – използва се за рационализиране на гледните точки на заинтересованите страни в конфликтни сценарии.
- Концепция на модела: Определя плана за одит
- Анализ на процесите: Изброява процесите, които ще одитирате, и насочващите критерии.
- Управление на промените: Очертава подходите (методите и начините), които ще използвате за преход към по-добри процеси.
Всяка секция ви позволява да създавате задачи, да добавяте отговорни лица и да задавате крайни срокове и приоритети. Използвайте персонализираните полета на ClickUp, за да добавите категории процеси или задачи в зависимост от вашата сфера на дейност. Можете да проследявате предложените промени чрез девет статуса: Незапочнато, В процес, Завършено, Завърши, Одобрено, Отхвърлено, В очакване, Отменено, и Архивирано.
6. Шаблон за харта на проект за подобряване на бизнес процесите на ClickUp
За проектните мениджъри непрекъснатото усъвършенстване на процесите е от жизненоважно значение, за да се поддържа преднина пред конкурентите и да се подобрят стратегиите за успех на клиентите. Шаблонът за харта на проекта за усъвършенстване на бизнес процесите на ClickUp ви предоставя организиран документ за планиране и внедряване на усъвършенствани работни потоци.
Този шаблон има прост табличен формат. Започнете нова инициатива, като предоставите подробна информация за организацията, проекта и мениджъра/мениджърите. Получавате специални таблици за определяне на ролите и отговорностите на заинтересованите страни и екипа по проекта.
Сърцевината на този шаблон за проектна харта е разделът „Общ преглед“. Тук ще включите обхвата на проекта, рисковете и проблемите, свързани с процесите, показателите за напредък, резултатите и етапите.
За оптимизиране на процесите можете да се запознаете с подробностите относно времето на цикъла, процента на грешките или обратната връзка от клиентите, за да идентифицирате проблемните точки, които затрудняват вашата ефективност. Документирането на тези сложности ще улесни екипа ви, отговорен за вземането на решения, да предложи реалистични подобрения.
Ако се занимавате с комплексни зависимости между проекти, препоръчваме да използвате изгледите „Календар“ или „Диаграма на Гант“ в ClickUp, за да начертаете структурирана времева линия на инициативите за подобрение в картите на потока на стойността.
7. Шаблон за картиране на процеси ClickUp
Шаблонът за картиране на процеси на ClickUp е вашият пряк път към намаляване на разходите, подобряване на ефективността и намаляване на загубите. Този шаблон ви дава подробна информация за връзката между различните етапи, съставляващи вашите процеси, като ви помага да откриете и отстраните пречките. ✔️
Този шаблон за задачи е по същество списък със задачи, състоящ се от 22 подзадачи. Всяка от тях представлява цел за картиране на процеса и предоставя кратки инструкции за нейното постигане. Например, първата подзадача избира процеса, който се нуждае от подобрение, а втората изисква идентифициране на работниците, участващи в изпълнението.
Можете да оставяте бележки с инструкции, да добавяте прикачени файлове и да създавате списък с действия за вас и вашия екип. Използвайте следните пет потребителски полета, за да добавите структура към вашите карти на процесите и потока на стойността:
- Степен на завършеност
- Тип карта на процесите
- Процесна програма
- Връзка към карта на процесите
- Отговорно(и) лице(а)
Предимството на този шаблон е, че поддържа зависимости между задачите – само с няколко кликвания можете да гарантирате, че дадена задача не може да бъде започната или завършена преди друга.
Всякакъв вид картиране на процеси или концепции е предизвикателство без визуална структура. Опитайте изгледа „Board“ в ClickUp, за да създадете богати визуални представяния на взаимоотношенията между концепции, процеси и идеи.
8. Шаблон за харта на проекта за подобряване на процесите на ClickUp
Проектите за картографиране на оперативния и производствения поток на стойността могат бързо да се превърнат в хаос без адекватна документация. Но не и когато имате шаблона за харта на проекта за подобряване на процесите на ClickUp, който да ви подкрепи! ?
Този прост шаблон се фокусира върху подробното описание на задачите на всеки и измерването на успеха чрез установени показатели. Нека видим как.
Например, ще разгледаме производител на кучешка храна, който се сблъсква с чести случаи на замърсяване на месото. Подобрението на процеса в този случай е да се инсталира станция за миене на ръце за лицата, които работят с месо, и да се работи за подобряване на въздушния поток.
В този случай мениджърът (нека го наречем Тим) ще използва шаблона, за да определи първо заинтересованите страни, като инвеститори, доставчици, оператори на машини, инженери по качеството на храните и шофьори за доставки. След това Тим ще предложи решението, като опише показателите за успех, обхвата на работата и резултатите.
Шаблонът помага да се изброят етапите за постепенно постигане на резултати. В нашия пример първият етап може да бъде оптимизиране на времето за доставка на месо, за да се намали въздействието върху околната среда. Тим може да определи кой отговаря за процеса в шаблона, за да се поддържа прозрачност в екипа.
Независимо от вашата индустрия, обмислете включването на сценарии „ако-тогава” и потенциални рискове при внедряването в хартата. Активирайте функцията Повтарящи се задачи на ClickUp, за да проверявате редовно и да се уверите, че предложените процеси се развиват според плана.
9. Шаблон за картиране на стойностния поток от 24Slides
Търсите ли проста структура , която ви позволява да покажете процесите, необходими за доставянето на вашия продукт до крайния клиент? Този шаблон за картиране на потока от 24Slides е точно това, от което се нуждаете.
Този PowerPoint шаблон не разполага с усъвършенствани инструменти за сътрудничество и комуникация, но е напълно достатъчен за визуализиране на потоците и идентифициране на пречките по време на презентация.
Шаблонът се състои от осем слайда, всеки от които съдържа карта на стойностния поток за представяне на различни аспекти на вашите процеси. Създайте времеви графики, за да определите колко време отнема доставката на вашия продукт, покажете подобренията в проценти и определете кои процеси носят най-голяма стойност.
Този шаблон е изцяло насочен към персонализиране. Променете реда на слайдовете, редактирайте цветовата палитра, променете шрифта и добавете атрактивни визуални компоненти, за да адаптирате презентацията към вашата аудитория.
10. Шаблон за картиране на стойностния поток от VisualParadigm
Подобряването на ефективността на вашите процеси не е лесна задача – трябва да разгледате внимателно работните си потоци и да следите най-малките детайли за всичко, било то поръчки за доставки или местоположението на вашия обект. Шаблонът на VisualParadigm за създаване на карта на потока на стойността ви позволява да направите това, без да започвате от нулата.
Шаблонът включва цветни, предварително изготвени карти на потока на стойността, които ви позволяват да визуализирате процесите си, като просто добавите правилната информация в подходящото поле. Получавате еднолистов преглед на критичните процеси, областите на ресурсите и производствените прогнози.
Този шаблон е достатъчно гъвкав, за да подхожда на всички индустрии. Онлайн редакторът предлага много опции за персонализиране – променяйте формите, цветовете, шрифтовете и стрелките, за да приспособите оформлението според вашите нужди.
След като приключите, можете да запазите шаблона в различни формати, включително JPG, PDF, PNG и SVG.
Шаблони за картиране на стойностния поток: Дяволът е в детайлите
Представете си картирането на потока на стойността като разглеждане на вашите процеси под микроскоп – наблюдавате всеки малък детайл, за да забележите нередности и неефективност и да видите как да ги поправите. Шаблоните, които обсъдихме, предлагат солидна основа за регулиране и подобряване на вашите процеси с реалистичен подход.
Анализирането на процесите изисква други инструменти, като диаграми и шаблони за работни планове – можете да ги намерите в ClickUp, тъй като там има над 1000 опции за шаблони за различни отдели! ?