Работите по куп проекти и се чувствате като на върха на света! Но в един момент задачите ви се натрупват – губите контрол и не можете да си спомните какво трябваше да направите. Една или две (или три, или четири!) задачи ви убягват и всичко се обърква!
Не можете да се концентрирате и не можете да намерите изход от безкрайния цикъл на лошо управление на задачите.
Тук на помощ идват приложенията за управление на задачи – те ви помагат да организирате деня си, да определите приоритети и да спазвате срокове. Две перли в короната на приложенията за управление на задачи са Todoist и Microsoft To Do.
На пръв поглед и двете приложения предлагат едни и същи функции – интелигентни списъци със задачи за организиране на работата и личния живот. Но при по-внимателно разглеждане се забелязват разлики в техните възможности и налични опции.
В тази статия ще се впуснем в дълбочина в основните функции на двете приложения и ще обсъдим техните предимства и недостатъци, за да ви помогнем да изберете страна в дилемата Todoist срещу Microsoft и да станете професионалист в справянето с най-важните си задачи. 💪
Какво е Todoist?
Todoist е популярна платформа за управление на задачи, която ви позволява да създавате списъци със задачи, за да структурирате деня си и да бъдете в крак с отговорностите си. Независимо дали го използвате за работа, лични дела или и за двете, Todoist може да даде тласък на организационните ви умения – улеснява прецизното планиране на деня, като гарантира, че нито една задача няма да бъде пропусната или пренебрегната.
Някои от основните функции, които ще получите с Todoist, са:
- Бързо добавяне на задачи
- Настройване на повтарящи се задачи за създаване на рутина
- Сортиране на задачите в секции
Изберете нива на приоритет за задачите си, персонализирайте напомнянията и споделяйте списъците си със задачи с колеги (или членове на семейството или съквартиранти), за да ги държите в течение.
Todoist предлага десетки интеграции, така че можете да го свържете с вашата електронна поща или календар и лесно да задавате и планирате задачи.
Тъй като предлага много повече от прости списъци със задачи, от които да отмятате изпълнените, Todoist може да бъде полезен за всеки, който иска да издигне организацията и старанието си на ново ниво. 📈
Функции на Todoist
Да, Todoist е популярен, но какво отличава тази платформа от другите приложения за списъци със задачи? Нека разгледаме някои от най-забележителните му функции.
1. Канбан табла
Kanban таблата са популярни инструменти за гъвкаво управление на проекти, които ви помагат да визуализирате проектите и процесите си и да оптимизирате работните потоци. Въпреки че Todoist не е платформа за управление на проекти, а инструмент за управление на задачи, настройка на напомняния, наблюдение на активността по задачите и др., той признава предимствата на Kanban таблата и позволява на потребителите си да се възползват от тях.
Както всяко друго приложение за списъци със задачи, Todoist ви позволява да виждате задачите си под формата на списъци. Да предположим, че имате списък, наречен „Маркетингова стратегия“, с няколко категории като „Идеи“, „Задачи“ и „В процес“. Ако кликнете върху трите точки в горния десен ъгъл на списъка и изберете „Преглед като табло“, списъкът и категориите му ще се превърнат в табло Kanban, където задачите се показват като карти.
Todoist ви позволява да премествате картите с прости действия за плъзгане и пускане, за да актуализирате процесите си без усилие.
2. Шаблони
Не искате да създавате списъци със задачи от нулата? Todoist разбира, че може да нямате време или да се страхувате, че ще пропуснете нещо, затова предлага фантастични шаблони. Те включват предварително създадени задачи, които можете да адаптирате към вашите процеси.
Платформата предлага над 60 шаблона, разделени в множество категории като „Маркетинг и продажби“, „Креативност“, „Дизайн и продукти“ и „Управление“. Ако не искате да преглеждате категориите ръчно, използвайте лентата за търсене, за да намерите подходящия шаблон въз основа на въведените ключови думи.
Да предположим, че планирате събитие – използвайте шаблона за планиране на събития на Todoist, който сортира задачите според това кога трябва да бъдат изпълнени. Имате три категории – Преди събитието, В деня на събитието и След събитието. Всяка категория е подразделена, за да улесни организацията. Например, в Преди събитието имате подкатегории като Място, Кетъринг и Лектори. Отбелязвайте задачите от списъците си, изпълнявайте ги и се наслаждавайте на успеха на събитието си. 🏅
3. Проследяване на тенденциите в производителността
Знанието колко продуктивни сте били в миналото може да ви вдъхнови да продължите и да ви даде ценна информация за това колко сте постигнали. Todoist ви позволява да зададете цели за продуктивност и да проследявате тенденциите, за да видите колко сте постигнали на дневно и седмично ниво и да проследявате поредиците от постигнати цели.
Приложението ви позволява също да видите историята на вашите дейности, да я филтрирате по проект или човек и да получите обективни данни за вашата ефективност и тази на вашия екип.
Освен че показва броя на изпълнените задачи, Todoist ви позволява да видите конкретните задачи, които сте отметнали от списъците си. Това ви помага да проследявате активността си и да визуализирате пътя, който води до завършването на големи проекти! 🥰
Друга ценна опция е Todoist Karma – тя ви дава точки за използване на разширени функции и завършване на задачи. Ако сте конкурентен и обичате чувството на постижение, ще харесате тази игрална функция.
Цени на Todoist
- Начинаещи: Безплатна версия
- Pro: 4 $/месец на потребител
*Посочената цена се отнася за годишния модел на фактуриране.
Какво е Microsoft To Do?
Microsoft To Do е проста приложение за управление на задачи, базирано на списъци със задачи. То ви позволява да разделите работата си на по-малки, по-лесно управляеми части (задачи) и да ги изпълнявате една по една, докато постигнете целите си. ✔️
Microsoft To Do може да бъде идеалният избор за потребители, които търсят простота. Приложението може да ви помогне да бъдете в крак с ежедневието си и да сътрудничите с другите от самото начало, без да губите време за опознаване на интерфейса.
Платформата може да не е с много екстри, но за много потребители е повече от достатъчна, за да управляват успешно задълженията си. Освен създаването на списъци със задачи, можете да задавате крайни срокове и напомняния, да определяте приоритети, да категоризирате, да прикачвате файлове и да добавяте бележки, за да подобрите организацията си.
Функции на Microsoft To Do
Нека видим кои функции правят едно на пръв поглед обикновено приложение за задачи като Microsoft To Do толкова привлекателно.
1. Списъци със задачи
По подразбиране Microsoft To Do предлага няколко списъка със задачи, които ви помагат да проследявате планираните си дейности и задължения.
Първият списък е Моят ден, където ще намерите задачите, планирани за „днес“ и следващите дни. Той ви дава общ преглед на дневния ви график и можете да използвате опциите за сортиране, за да подредите задачите въз основа на фактори като важност, краен срок, първа буква или дата на създаване.
Следващият списък е Важен и показва задачите, които сте маркирали като важни, като сте натиснали звездичката вдясно. ⭐
Третият списък е Планирани, в който ще намерите всички задачи с краен срок.
Списъкът „Възложени на мен“ показва всички задачи, възложени на вас в приложението или в Microsoft Planner (приложението за планиране на Microsoft). Накрая, списъкът „Задачи“ събира изчерпателно всички възложени на вас отговорности.
Не е необходимо да използвате тези списъци – Microsoft To Do ви позволява да създадете свои собствени, като натиснете опцията „Нов списък“ в менюто в дясната част на екрана.
2. Напомняния
Представете си, че отваряте приложението си със списък със задачи и виждате, че днес имате насрочена важна среща. Но часът е 11, а срещата е била в 10. За щастие, можете да предотвратите такива кошмарни сценарии, като използвате опцията за напомняния в Microsoft To Do. ⏰
Освен че можете да добавите крайна дата за задачите си, можете да зададете напомняния, за да бъдете винаги една крачка напред и да не пропускате важни дейности.
Изберете дата и час, като маркирате задачата и изберете опцията Напомни ми от лентата с инструменти в дясната част на екрана. Microsoft To Do ще изпрати известие на вашето устройство в посоченото време и ще ви помогне да намалите стреса, да спазите сроковете и да управлявате работата си като професионалист.
3. Настройки на задачите
Като се има предвид, че Microsoft To Do е проста приложение за управление на задачи, то предлага изненадващо подробни настройки за организиране на интерфейса и списъците.
Настройките се намират в горния десен ъгъл на приложението – кликнете върху иконата с зъбното колело, за да ги отворите. ⚙️
Ще видите списък с настройки, които можете да персонализирате, като превключите бутона. Например, можете да изберете да поставяте новите задачи на върха, да възпроизвеждате звук при завършване или да изпращате напомняния.
От общите настройки до персонализирането на списъци и свързани приложения, Microsoft To Do ви дава пълен контрол и ви позволява да създадете пространство, което отговаря на вашите нужди за планиране.
Цени на Microsoft To Do
- Безплатно
Todoist срещу Microsoft To Do: сравнение на функциите
Todoist и Microsoft To Do служат за една и съща цел – помагат ви да създавате списъци със задачи и да управлявате задачите, за да подобрите организацията и производителността си. Изборът на фаворит не е лесен, затова нека видим как се сравняват двете приложения по три важни аспекта – интеграции, сътрудничество и създаване на задачи.
1. Интеграции
Свързването с различни платформи за продуктивност, управление на проекти и сътрудничество може да повиши ефективността и да отключи допълнителни функционалности. И Todoist, и Microsoft To Do предлагат десетки опции за интеграция, за да отговорят на вашите нужди.
Todoist се интегрира с над 80 приложения, сортирани в категории като споделяне на файлове и съдържание, проследяване на времето и гласови асистенти.
Microsoft To Do, както се досещате, се фокусира повече върху интеграциите в екосистемата на Microsoft. Можете да го свържете без усилие с приложения като Outlook, OneDrive и Microsoft Teams.
И Todoist, и Microsoft To Do могат да се свързват с Zapier, което отваря вратата към хиляди софтуерни интеграции.
В тази област няма ясен победител. Microsoft To Do може да е по-добрият избор, ако вече работите с приложения на Microsoft. Но ако искате по-голяма гъвкавост, Todoist изглежда по-добрият избор.
2. Опции за сътрудничество
Ако работите в екип, ще ви интересуват опциите, които подпомагат сътрудничеството и комуникацията.
Todoist предлага цял набор от такива функции, включващи възможности като коментиране на задачи, лесно делегиране на задачи и проследяване. Той създава среда, благоприятна за сътрудничество, в която можете да следите тенденциите в производителността на всеки член на екипа и да използвате тази информация за бъдещо планиране и управление на натоварването.
В контраст с това, Microsoft To Do не блести в тази област. Макар че можете да възлагате задачи на конкретни членове на екипа, процесът отнема малко време. Можете да оставяте бележки към всяка задача, но не можете да добавяте коментари, което може да попречи на гладкото сътрудничество и комуникация.
Todoist печели в категорията „функции за сътрудничество“ – подходящ е за малки и големи екипи и ви позволява да следите тенденции и модели. Microsoft To Do, от друга страна, може да бъде добър избор за индивидуални потребители и по-малки екипи.
3. Функции за създаване на задачи
Не искате приложение за списък със задачи, което превръща създаването на задачи, основната му цел, в кошмар. За щастие, това не е случаят с нито един от нашите съперници – и двата ви позволяват да създавате задачи с няколко кликвания. Можете също да добавяте изпълнители, крайни срокове и приоритет. Но има няколко разлики, които трябва да имате предвид.
Например, Todoist ви позволява да създавате подзадачи в рамките на подзадачи, докато Microsoft To Do не предлага тази възможност. Освен това, с Todoist можете да създавате секции в рамките на списъците си, за да организирате задачите според желаните критерии, което не е възможно в Microsoft To Do.
Напомнянията за задачи са функция, налична и в двете приложения, но тук Microsoft To Do има леко предимство. За разлика от Todoist, който изисква абонамент за Pro план, за да имате достъп до тази функционалност, Microsoft To Do я предоставя безплатно. Все пак, струва си да отбележим, че с Pro плана на Todoist получавате допълнителната полза от използването на естествен език за настройване на напомняния (и други детайли за задачите), което може да направи инвестицията си заслужаваща.
По отношение на определянето на приоритети, Microsoft To Do ви позволява да използвате звездичка, за да маркирате задачите с висок приоритет. Todoist ви дава възможност да избирате между четири нива на приоритет и да организирате работните си процеси, за да спазвате лесно крайните срокове. 💪
Todoist срещу Microsoft To Do в Reddit
Какво казват потребителите на Reddit за сблъсъка между Microsoft To Do и Todoist? Нека разгледаме някои от коментарите им.
Един потребител сподели, че използва и двата, но предпочита Todoist заради неговите разширени опции:
„Продължавам да ги редувам, но предпочитам Todoist. Естественият език и опциите за повтарящи се задачи са голямото предимство. ”
Друг потребител се застъпи за Microsoft To Do заради неговите интеграции:
„Ако вашият офис използва пълния пакет 365 заедно с Planner, интеграцията е чудесна, тъй като задачите, които ви се възлагат чрез Planner, ще се свързват безпроблемно. ”
Запознайте се с ClickUp – най-добрата алтернатива на Todoist и Microsoft To Do
Изборът между Todoist и Microsoft To Do често се свежда до компромис. От една страна, имате надеждни опции за управление на задачите, макар и с малко по-сложен интерфейс. От друга страна, имате лесно за използване приложение от пакета на Microsoft, но без разширени функции.
Ами ако ви кажем, че не е нужно да се задоволявате с компромис? ClickUp може да бъде вашата платформа за управление на задачи и да ви помогне да достигнете нива на организация и продуктивност, които никога не сте смятали за възможни. Тя предлага фантастични опции за планиране, организиране, разпределяне и проследяване на задачи, като поставя акцент върху сътрудничеството в реално време.
Благодарение на невероятно разнообразните си функции, ClickUp е включен в класацията Forbes 2023 Cloud 100 – списък с 100-те най-добри частни компании за облачни услуги. Нека разгледаме някои от функциите, които го правят фантастична алтернатива на Todoist и Microsoft To Do!
1. ClickUp Docs
Присвояването, организирането и съвместната работа по задачите става лесно с ClickUp Docs — уникалната функция за управление на документи на платформата.
Тази опция ви позволява да създавате, редактирате и споделяте документи, свързани с проекти и задачи. Независимо дали предоставяте инструкции или включвате допълнителна информация за екипа си, ClickUp Docs може да бъде ценно допълнение към арсенала ви за управление на задачи. Позволете на членовете на екипа си да редактират документи, свързани със задачи, и да си сътрудничат в реално време, независимо от местоположението им.
След като завършите документ, можете да го свържете със задача, за да подобрите организацията и да централизирате работните си процеси.
Всеки елемент в ClickUp Docs може да се персонализира, така че можете да съобразите документите си с естеството на задачите и проектите си, както и с цялостната динамика на екипа.
2. ClickUp AI
Повишете уменията си за управление на задачи с ClickUp AI. Този уникален асистент за писане използва силата на изкуствения интелект, за да ви помогне да създавате, организирате и управлявате задачи и проекти.
Използвайте ClickUp AI, за да обобщите документи и да извлечете релевантна информация, въз основа на която да създадете и възложите задачи. Можете да направите още една стъпка напред и да позволите на инструмента да генерира действия за вашите документи и задачи!
Тази мощна опция улеснява създаването на документи и задачи – тя може да генерира идеи и да ви помогне да брайстормите. Можете да я използвате и като личен редактор, който ще направи текстовете ви по-ясни и по-увлекателни.
ClickUp предлага множество шаблони за AI подсказки, които ви помагат да „комуникирате“ с чатботове като ChatGPT за максимална продуктивност. Въпреки че допълнителните AI функции не са включени в безплатната версия на ClickUp, той има способността да ви спести време при завършени задачи и да ви помогне да пишете по-добри съобщения.
3. Шаблон за ежедневен списък със задачи в ClickUp
Шаблоните могат да ускорят и улеснят управлението на задачите – вместо да създавате списъци със задачи от нулата, можете да използвате готови записи и да спестите време при изпълнението на задачите. ClickUp предлага впечатляваща библиотека с над 1000 шаблона, като много от тях са свързани с управлението на множество задачи, организацията и функциите за съвместна работа на една и съща платформа.
Шаблонът ClickUp Daily To-Do List може да бъде идеалният вариант, ако търсите прости и практични шаблони за проекти, които да ви помогнат да останете на правилния път.
Този шаблон за задачи е списък със задачи с три подзадачи – сутрешна рутина, следобедна рутина и вечерна рутина. Всяка подзадача е разделена на категории като „Четене на книга“ и „Закуска с високо съдържание на фибри“ в сутрешната рутина. Категоризирайте всяка задача и проследявайте поредиците, за да следите напредъка си.
Очевидно е, че този шаблон за ежедневен списък за задачи е фокусиран върху личния ви живот, а не върху работата. Но можете бързо да промените това, тъй като всеки елемент е персонализируем. Заменете текущите списъци и подзадачи с неща, свързани с работата, добавете членовете на екипа си, добавете коментари към задачите, започнете да отмятате елементи от списъка си и се насладете на чувството за постижение! 😎
Сравнете Notion и Todoist!
ClickUp: Жонглирайте със задачите със затворени очи
Изборът на инструмент за ефективно управление на задачите не трябва да се свежда до компромис – заслужавате най-доброто, а това е ClickUp!
С удобните си опции за създаване и управление на задачи, AI асистент и над 1000 интеграции и шаблони, ClickUp може да бъде тайното оръжие за изпълнение на задачите ви и повишаване на производителността. Опитайте безплатния план на ClickUp и разгледайте предимствата му. 🙌