متى يبدأ المشروع ومتى ينتهي؟ لا يعد السؤال عن هذا السؤال تأملاً وجودياً عميقاً للمشروع، بل مجرد ممارسة جيدة.
سواء كنت تقوم بتنظيم رحلة مدرسية لطفلك أو بناء تطبيق برمجي جديد، فإن فهم دورة حياة المشروع يساعدك على ضمان عدم انزلاق أي شيء من بين أصابعك. دعنا نرى كيف.
ما هي دورة حياة إدارة المشاريع؟
دورة حياة إدارة المشروع هي المراحل المختلفة للعملية من البداية إلى النهاية. إنها سلسلة من العمليات التي ينطوي عليها إكمال أي مشروع بنجاح، وتحقيق الأهداف، وتقديم النتائج.
عادةً ما تتضمن دورة حياة المشروع خمس مراحل: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق. مدير المشروع مسؤول عن إنجاز المهام في كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع والانتقال السلس إلى المرحلة التالية.
لماذا يحتاج مدير المشروع إلى فهم دورة حياة المشروع؟
هناك العديد من الفوائد لفهم ما تستلزمه دورة حياة المشروع. ومن أهم هذه الفوائد ما يلي.
تخطيط أفضل: بصفتك مديراً للمشروع، عندما تعرف ما تستلزمه دورة حياة المشروع من البداية إلى النهاية، يمكنك التأكد من التخطيط الشامل لكل جزء منه.
مراقبة الجودة: يمكنك إعداد معايير ومقاييس الجودة لكل جزء من المشروع والتأكد من أنها تعمل معًا بشكل جيد.
المرونة: لكي تكون رشيقًا، يجب أن تفهم الصورة الأكبر بوضوح. على سبيل المثال، إذا كنت تعرف الوجهة، يمكنك إجراء تحويلات وتحسين السرعة دون التأثير على النتائج.
تخفيف المخاطر: يمكّنك فهم دورة حياة المشروع من البداية إلى النهاية من وضع التوقعات وتحديد المخاطر والتخطيط لها.
التواصل: تساعد إدارة دورة حياة المشروع المديرين على تصور المستقبل. عندما تعرف ما هو متوقع، يمكنك البقاء رشيقًا وإبلاغ أصحاب المصلحة في المشروع بالانحرافات مسبقًا.
كيف تستخدم دورة حياة المشروع؟
دورة حياة المشروع عبارة عن إطار عمل رفيع المستوى للرحلة يحدد كيفية سير أي مشروع. وهو يعطي مدير المشروع جميع التفاصيل حول الوجهة والمعالم الرئيسية ومحطات التوقف ومحطات التعبئة وغير ذلك.
يمكن لمدير المشروع استخدامه لـ
- تصور الصورة الكبيرة للمشروع
- التنبؤ بالتحديات والمشكلات الشائعة التي قد تظهر
- زيادة/إنقاص الجهود والميزانيات لتتناسب مع احتياجات المرحلة
- إجراء تعديلات، في حالة حدوث أي انحرافات
- تحسين أداء المشروع
تصور الصورة الكبيرة للمشروع باستخدام ClickUp
باختصار، يعد تخطيط دورة حياة المشروع أمراً بالغ الأهمية لنجاح المشروع. لذا، دعنا نتعرف على مراحل دورة حياة المشروع وكيفية عملها معًا.
ما هي مراحل دورة حياة المشروع الخمسة؟
المراحل الخمس لدورة حياة إدارة المشروع هي:
- بدء المشروع
- التخطيط
- التنفيذ
- المراقبة والتحكم
- إغلاق المشروع
بدء المشروع
بمجرد أن يقوم فريق المبيعات بإغلاق الصفقة وتوقيع العقود والحصول على الموافقات لبدء المشروع، يحين الوقت لفريق المشروع لبدء المشروع. وفيما يلي الأنشطة المهمة في هذه المرحلة.
جمع المدخلات: في مرحلة تخطيط المشروع، اجمع جميع المعلومات حول المشروع، بما في ذلك المتطلبات والأهداف والجداول الزمنية والنطاق والميزانية ومقاييس النجاح.
التأهيل: احصل على إمكانية الوصول والموافقات والفهم السياقي اللازم لبدء المشروع.
التقييم: إجراء تدقيق شامل للمدخلات والبيئة والأصول وما إلى ذلك، لتحديد الثغرات والمخاطر.
بناء العلاقات: يتعرف فريق المشروع على الرعاة وأصحاب المصلحة الآخرين، وبناء علاقات ثقة متبادلة ضرورية للنجاح.
ميثاق المشروع: إنشاء وثيقة رسمية تحدد الفهم المشترك للأهداف والمتطلبات بالتفصيل قبل تحديد النطاق والميزانية.
بمجرد تحديد ذلك، يحين وقت وضع الخطط التفصيلية.
مرحلة التخطيط
خلال تخطيط المشروع في هذه المرحلة، تقوم الفرق بتطوير الخطة التي تصف بالتفصيل نطاق المشروع والأهداف القابلة للقياس الكمي والمخرجات والجداول الزمنية المعقولة والمعالم الرئيسية والموارد اللازمة وما إلى ذلك.
وبصفتك مدير مشروع، ستقوم بما يلي في هذه المرحلة.
إدارة المهام: قم بتقسيم المشروع إلى مهام ومهام فرعية وقوائم مرجعية لتبسيط إدارة المشروع.
إعداد المشروع: جدولة المهام في جدول زمني بمساعدة تقويم إدارة المشروع لكل مرحلة من مراحل المشروع.
تحديد الأولويات: تحديد أولويات المهام بناءً على عوامل مختلفة، وتحديد التبعيات والمخاطر، ووضع استراتيجيات التخفيف من حدة المخاطر.
تحديد الأهداف: وضع الأهداف والغايات والأهداف لفريق المشروع للعمل على تحقيقها. تحديد الأولويات تطبيق تتبع الأهداف يمكن أن يساعد في جعل ذلك مرئيًا وتفاعليًا أيضًا.
الميزانية: إنشاء ميزانية تغذي احتياجات المشروع، مع مراعاة الكفاءة في الوقت نفسه.
مرحلة التنفيذ
والآن بعد أن أصبح لديك خطة، ما الذي يمنعك من البدء؟ ابدأ بـ تنفيذ المشروع .
تقوم هذه المرحلة بتحويل أفكارك وخططك إلى عمل، حيث تجمع بين الأشخاص والعمليات والتكنولوجيا لحل المشاكل. وعادة ما تكون هذه المرحلة هي أطول مراحل المشروع في دورة حياة المشروع وتستهلك معظم الموارد.
كمدير مشروع، في هذه المرحلة، ستقوم بما يلي:
- تخصيص الموارد للمشروع
- تعيين المهام لأعضاء الفريق
- التأكد من توافق أنشطة المشروع مع خطة إدارة المشروع
- دعم فرق المشروع في عملية التأهيل والبدء في العمل
- تمكين عمليات مراقبة الجودة
- التواصل مع أصحاب المصلحة
- تقديم عروض حالة المشروع
- منع زحف النطاق، مع التكيف مع التغييرات بطريقة مرنة
- تعديل الجداول الزمنية والخطط بناءً على تقدم المشروع
المراقبة والتحكم
على الرغم من أنها تعتبر المرحلة الرابعة في دورة الحياة، إلا أنها تبدأ بالتزامن مع التنفيذ. تقوم فرق Agile بمراقبة العمل وجمع الملاحظات وتحسين النتائج بشكل مستمر.
في هذه المرحلة، سيقوم مديرو المشاريع بـ
مراقبة الأداء: قياس أداء المشروع باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ومعايير القبول والمقاييس الأخرى.
تتبع المتغيرات: قد ينطوي أي مشروع على العديد من المتغيرات، مثل ذهاب أعضاء الفريق في إجازة، أو حدوث خطأ في التقديرات، وما إلى ذلك. تتبع هذه المتغيرات مقابل الأهداف/التوقعات بانتظام وحدد الفروق الكبيرة.
إدارة القيود: أثناء سير المشروع، لا بد أن تحدث قيود تتعلق بالوقت والميزانيات والموارد. يجب عليك إدارة هذه القيود من خلال إعادة تخصيص الميزانيات/الموارد، وطلب دعم إضافي، وما إلى ذلك.
على سبيل المثال، إذا تغيب أحد أعضاء الفريق في إجازة مرضية طويلة، ستحتاج إلى طلب المساعدة من مشاريع أخرى أو طلب تمديد من راعي المشروع.
ضبط الجودة: يجب على مدير المشروع التأكد من استيفاء جميع معايير القبول. فالبرغي المعيب يجعل السيارة معيبة - لذا عليك القيام بذلك في كل خطوة من خطوات التنفيذ حتى لا تتراكم مشاكل الجودة.
التوثيق: لا أحد يحب التوثيق، ولكن يجب القيام به. يعمل مديرو المشاريع بشكل وثيق مع فرق المشروع لإنشاء وثائق لتسهيل عمليات التسليم السلس.
إغلاق المشروع
لا يتم إنجاز العمل حتى يقول راعي المشروع ذلك. وللحصول على الموافقات، تحتاج إلى التأكد من أن المشروع قد اكتمل بالفعل من جانبك. لذا، في هذه المرحلة، تقوم بنشر المشروع وإجراء جولة نهائية من الفحوصات وإغلاق ما يلي.
- العقود: حل جميع البنود المعلقة أو النزاعات مع العملاء أو الموردين أو المقاولين
- المالية: إغلاق الحسابات، وتوحيد النفقات، ورفع الفواتير، وتحصيل المدفوعات
- التوثيق: الإفراج عن موارد المشروع وتسليم الوثائق وأرشفة وثائق المشروع للرجوع إليها في المستقبل
- إعادة التقييم: إجراء تقييم ما بعد المشروع مع جميع أصحاب المصلحة وجمع التعليقات
- قبول المشروع: قبول المشروع: الحصول على موافقة نهائية من راعي المشروع/العميل لاعتباره مغلقًا
ثم قم برقصة السعادة. لأنه، لم لا؟
كيفية تنفيذ دورة حياة إدارة المشروع؟
الآن بعد أن عرفت ما هي دورة حياة إدارة المشروع، حان الوقت لاستخدامها في مشروعك. في حين أن دورة الحياة هي مفهوم رفيع المستوى مع أفضل الممارسات في كل مرحلة، يمكنك التأكد من تنفيذها بفعالية من خلال أداة لإدارة المشروع مثل ClickUp . إليك الطريقة.
ابدأ المشروع بدقة
أداة إدارة المشروع ليست مجرد أداة للتنفيذ، بل هي وسيلة رائعة لإدارة دورة حياة المشروع بأكملها. استخدمها في مرحلة بدء المشروع بالطرق التالية.
- توثيق ميثاق المشروع علىمستندات ClickUp ومشاركتها مع جميع أصحاب المصلحة، والحصول على موافقتهم
- لخص المستندات الطويلة وامنح الجميع عرضًا بسيطًا باستخدامانقر فوق الذكاء الاصطناعي
- استخدمنماذج النقر فوق النماذج لجمع كل المعلومات اللازمة
- قم بإعدادمجلد/قائمة للتقييم والتتبع بشكل دقيق
- بناء علاقات تتسم بالشفافية مع راعي المشروع/فرق العملاء من خلال منحهم إمكانية الوصول إلى مشروع ClickUp الخاص بك
مستندات النقر فوق المستندات للتوثيق التعاوني
خطط لمشاريعك بالكامل
أداة إدارة المشروع ممتازة لمرحلة تخطيط المشروع. باستخدام ClickUp، يمكنك:
تحديد الأهداف: استخدام انقر فوق الأهداف لتحديد أهداف مشروعك. تتبع التقدم المحرز باستمرار وتأكد من أن الفريق يمكنه رؤيته.
خطط لسباقات السرعة: استخدم مهام النقر فوق المهام والمعالم الرئيسية لتقسيم المشروع إلى مهام يمكن إدارتها. أضف جميع المعلومات المتعلقة بقصة المستخدم إلى الوصف. قم بإعداد معايير القبول كقوائم تدقيق.
ضع جداول زمنية وجداول زمنية: استخدم عرض تقويم ClickUp لجدولة المهام على مدار الوقت. اسحب المهام وأفلتها عبر الأيام/الأسابيع لتحسين الجداول الزمنية.
تحديد الأولويات: إعداد التبعيات والأولويات.
تنفيذ المشاريع بشكل تعاوني
أنت بحاجة إلى برنامج قوي لإدارة المشاريع لوضع فريق المشروع بأكمله على نفس الصفحة. فهو يساعد في مرحلة تنفيذ المشروع بطرق عديدة.
إعداد السياق: يتيح لك برنامج ClickUp لإدارة المشاريع أن تقدم لكل صاحب مصلحة عرضًا للمشروع. يمكنك أيضًا تقديم عرض محدود لرعاة المشروع أو العملاء.
توثيق التقدم المحرز: استخدم مستندات ClickUp Docs لاجتماعات الاستعداد - حتى أن هناك قالب اجتماع الاستعداد اليومي من ClickUp لذلك
نقر فوق عرض عبء العمل لتحسين إدارة الموارد
تخصيص الموارد: استخدام انقر فوق عرض عبء العمل لمعرفة من هو مشغول ومن هو متاح. خصصهم للمشاريع وفقاً لذلك.
تواصل بوضوح: استخدم ميزات ClickUp للمهام والتعليقات للتعاون في السياق. ناقش الأسئلة والمخاوف. تعيين عناصر الإجراءات من التعليقات مباشرةً. عرض جميع رسائلك في مكان واحد، و عرض ClickUp Chat .
أتمتة بذكاء: العديد من أدوات إدارة مشاريع الذكاء الاصطناعي اليوم في إنشاء المحتوى، وتلخيص النصوص، وأتمتة سير العمل، وما إلى ذلك، مما يحسن الكفاءة بشكل كبير.
مراقبة العمليات والنتائج
يمثل تحقيق التوازن بين قيود الوقت والتكلفة ونطاق المشروع أو القيود الثلاثية للمشروع تحديًا دائمًا. ويتطلب التغلب على هذا التحدي مراقبة المشروع بعمليات وأدوات ثابتة.
استخدم برنامج إدارة المشروع لتتبع كل جانب من جوانب مشروعك. ClickUp Dashboards تتيح لك رؤية كل ما تحتاج إليه. بعض التقارير الأكثر شيوعًا هي:
مخططات الاحتراق/الاحتراق على ClickUp
- مخططات الحرق/الاحتراق/الاحتراق التنازلي
- حالة المشروع حسب المرحلة
- تتبع التقدم المحرز في الوقت الفعلي في جميع المهام
- أهداف المشروع وإنجازاته حتى الآن
- تتبع الوقت الذي قضاه كل عضو من أعضاء الفريق في المهام المختلفة
إنهاء المشروع على أعلى مستوى
استخدم ClickUp لإنهاء مشروعك بنجاح.
- اختتم: اكتب وثائقك على مستندات ClickUp Docs وشاركها بعنوان URL بسيط
- إعادة النظر: دوّن الملاحظات من مستنداتك واستخدمها كعناصر عمل للمشروع التالي
- أرشفة: ضع علامة على جميع المهام على أنها مكتملة وقم بأرشفة المشروع. يمكنك أيضًا إعداد هذا المشروع كقالب للعمل المستقبلي
أما بالنسبة لرقصة النصر، حسناً، أنت وحدك!
إدارة دورة حياة المشروع بالكامل في مكان واحد على ClickUp
إدارة المشاريع ليست مزحة. خاصةً إذا كنت تدير مشاريع متعددة، يمكن أن تتدفق فوق بعضها البعض مما يؤدي إلى تشويش أين بدأت وأين تنتهي. يمكن أن يتسبب ذلك في عدد من أوجه القصور عبر مراحل إدارة المشروع.
قد يفوتك جمع كل المعلومات. قد تتأخر الفواتير. قد تكون الموارد ناقصة/غير مستغلة. قد تحدث مشاكل في الجودة. قد يتأثر تعاون أصحاب المصلحة. كل هذا يمكن أن يعرض المشروع بأكمله للخطر.
بصفتك مدير مشروع، يجب عليك فهم وتنفيذ دورة حياة إدارة المشروع. من البدء إلى الإغلاق الكامل، تحتاج إلى الأدوات المناسبة لتخطيط المشروع وتنفيذه وتتبعه وتوثيقه.
وهذا بالضبط ما تم تصميم ClickUp للقيام به. مع ميزات مدروسة، وذكاء اصطناعي قابل للاستخدام، وعشرات من قوالب إدارة المشاريع ، ClickUp هي أداة لدورة حياة المشروع بأكملها.
جرّب ClickUp مجانًا اليوم !