هل أنت مستعد لمعرفة فوائد الفرق الافتراضية؟
لا يخفى على أحد أن إدارة الفرق الافتراضية هو القاعدة الجديدة.
مع جائحة كوفيد-19 التي عطلت أنشطة الأعمال، أصبحت معظم الفرق مجبرة على العمل عن بُعد.
لقد اكتشفنا أن إدارة فريق عمل افتراضي عالمي تأتي في الواقع بمجموعة من المزايا الخاصة بها!
سنستعرض فوائد الفرق الافتراضية و حتى نسلط الضوء على بعض الحلول السهلة لبعض التحديات الشائعة التي تواجه فرق العمل عن بُعد!
ما هو الفريق الافتراضي؟
الفريق الافتراضي هو فريق ... (قرع الطبول) ... يعمل عن بعد!
لكن بجدية، ما الأمر؟
إنها مجموعة من الأشخاص المهرة الذين يعملون عن بُعد ويتعاونون عبر الإنترنت.
كيف يختلفون عن فرق العمل العادية؟
لا تختلف الفرق الافتراضية عن الفرق العادية داخل المكتب كثيراً.
يمكن أن يكون لديك فرق افتراضية رشيقة , سكروم و كانبان الفرق
فهم لا يزالون نفس الأشخاص الموهوبين الذين يمكنهم القيام بمعظم الأنشطة نفس الأنشطة التي كانوا يقومون بها في المكتب. الفرق الوحيد هو أنهم لم يعودوا موجودين فعلياً في نفس مكان العمل بعد الآن.
**_ما الذي يمكن للفرق الافتراضية القيام به؟
يمكن للفرق الافتراضية القيام معظم الأشياء التي تقوم بها الفرق داخل المكتب بنفس المستوى من الكفاءة.
وفي حين أن ذلك يغطي معظم الأشياء - إلا أنه ليس كل شيء
الفوائد السبعة للفرق الافتراضية
ما هي فوائد وتحديات الفرق الافتراضية؟
1. يمكنك توفير الكثير من المال
كما الفرق البعيدة يعملون من مواقعهم الخاصة، فهم مسؤولون عن
- مساحة العمل
- المعدات
- المرافق
ولكن انتظر، الشركات ليست الوحيدة التي توفر التكاليف!
يوفر العاملون عن بُعد أيضاً الكثير من المال حيث لا يضطرون للإنفاق على تنقلاتهم اليومية والنفقات الأخرى المتعلقة بالعمل مثل البدلات الجديدة ووجبات الكافتيريا.
2. سيحظى فريقك بتوازن أفضل بين العمل والحياة اليومية
لا أحد يحب التنقل اليومي والبقاء عالقاً في مكتبه طوال اليوم.
خاصة إذا كان هذا الشخص هو رئيسك في العمل.
لماذا تهدر كل هذا الوقت والطاقة للذهاب إلى _العمل بينما يمكنك العمل في اللحظة التي تستيقظ فيها؟
بهذه الطريقة، يمكن لموظفيك أن يحافظوا على توازن أكثر صحة بين العمل والحياة مما يجعلهم أكثر سعادة.
وعندما يصبحون أكثر سعادة، سيكونون
أكثر رضا
بوظائفهم!
3. سيكون فريقك أكثر إنتاجية
_يمكن للموظفين الافتراضيين أن يكونوا أكثر إنتاجية من الموظفين داخل المكتب؟
مستحيل، أليس كذلك؟
فبعد كل شيء، يمكن أن يكونوا مشغولين بمشاهدة إعادة عرض مسلسل The Office في المنزل بدلاً من العمل_!
تذكر، يمكن للموظفين عن بُعد أن يختاروا متى يمكنهم العمل.
_لماذا تُجبر على العمل من الساعة 9 إلى 5 ساعات في حين أنك أكثر إنتاجية في ساعات أخرى من اليوم؟
العمل عن بُعد يتيح لموظفيك العمل عن بُعد عندما يكون بإمكانهم التركيز بشكل أفضل لإنجاز العمل بشكل أسرع!
ـ النتيجة؟
سيزيد من الإنتاجية!
_وهل تعرف ماذا يعني هذا؟
أرباح أكثر صحة لشركتك. هناك بالفعل العديد من الفوائد لفريق العمل الافتراضي!
4. يمكنك الوصول إلى مجموعة مواهب عالمية مجموعة المواهب
ترغب في نقل أفكارك إلى العالم.
_ولكن هل لديك ما يكفي من العالم في فريقك؟
إذا كانت شركتك تنمو بسرعة وتسعى إلى تحقيق أهداف عالية، فستحتاج إلى جميع أنواع الأشخاص في فريقك.
ولكن عندما تعمل من مكتب فعلي، فإنك تواجه مشكلة.
يمكنك فقط توظيف المواهب في نفس مدينتك!
وهذا يعني أنك قد تكون مجبراً على القبول بأي شخص متاح بدلاً من العثور على الشخص المناسب لفريقك الافتراضي.
ومع ذلك، لن تواجه هذه المشكلة مع الفرق الافتراضية العالمية.
بما أن موظفيك يعملون عن بُعد، يمكنك توظيفهم من أي مكان في العالم!
يمكنك الوصول إلى مجموعة عالمية من المواهب وتصفية العديد من المرشحين للعثور على الشخص الذي يناسب احتياجاتك بشكل أفضل!
5. يمكنك توفير الدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع
يتيح لك إنشاء فريق افتراضي توظيف قوة عاملة أكثر تنوعاً.
نظرًا لأن موظفيك عن بُعد موزعون الآن على مستوى العالم ويعملون عبر المناطق الزمنية، يمكنك تلبية احتياجات العملاء والعملاء عبر المناطق الزمنية أيضًا!
يمكن لفريقك الافتراضي في أستراليا أن يتولى العمل بمجرد أن ينهي فريقك في إنجلترا عمله. وبهذه الطريقة، سيتمكن عملك من تقديم الدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع دون إرهاق أي شخص!
بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأنه سيكون لديك موظفون عن بُعد في جميع أنحاء العالم، لن تكون الاختلافات الثقافية مشكلة حيث سيكون لديك أشخاص يفهمون حقًا عملاءك وعملائك الدوليين.
6. يمكنك التوسع بسهولة
لكي تنمو تحتاج إلى المزيد من المواهب!
إذا كان لديك فريق عمل في الموقع، فأنت بحاجة إلى استئجار مساحة مكتبية إضافية، وتأثيثها، والاستثمار في أجهزة الكمبيوتر والأدوات والتقنيات الإضافية، وما إلى ذلك.
وهذا ليس مكلفاً فحسب، بل يستغرق وقتاً طويلاً أيضاً!
لحسن الحظ، تساعدك فرق العمل الافتراضية الفعالة على تجنب هذه المزالق في الوقت نفسه في تنمية قوتك العاملة.
كل ما تحتاجه هو عملية تأهيل مبسّطة، و برنامج العمل عن بُعد الصحيح وأنت جاهز!
وبهذه الطريقة، يمكنك أن تنمو بسرعة ، وتترك منافسيك يشعرون وكأنهم كيفن:
7. سيكون تواصلك أكثر شفافية
يمكن أن تكون المناقشات غير الرسمية إشكالية بشكل خاص في رشيقة و إدارة مشروع سكروم
- حيث متطلبات المشروع يمكن أن تتغير على أساس أسبوعي.
ومع ذلك، لا تواجه الفرق الافتراضية الناجحة هذه المشكلة.
لماذا؟
لأن إنشاء فرق عمل مشتركة قنوات الاتصال جزء أساسي من العمل الجماعي الافتراضي. تذكر، لم يعد بإمكانك أن تذهب إلى شخص ما وتطلب منه تحديثات بعد الآن.
لهذا السبب يحتاج فريقك إلى إعداد قناة اتصال مشتركة حيث تكون جميع التحديثات متاحة دائمًا للجميع - لذلك سيحصل الجميع على جميع المعلومات ولن يتم استبعاد أي شخص من غرفة فريقك الافتراضي!
المساوئ الثلاثة للفرق الافتراضية وكيفية حلها (مع الحلول)
هناك الكثير من المزايا للفرق الافتراضية، لكنها ليست مثالية - هناك و إيجابيات و سلبيات لها.
يمكن لمكان العمل اليوم أن يستجيب بسهولة لكل هذه تحديات الفرق الافتراضية !
أنت تحتاج فقط إلى الأدوات المناسبة
فيما يلي تفصيل للعيوب الثلاثة الرئيسية للفرق الافتراضية و كيفية حلها:
- قد يكون التنسيق عن بُعد صعباً
- الإبلاغ عن التقدم المحرز يمكن أن يكون صعباً
- مشاكل في مراقبة الإنتاجية
التحدي رقم 1: قد يكون التنسيق عن بُعد صعبًا
التواصل الافتراضي ليس شيئًا جديدًا على العالم.
ولكن هناك مشكلة في ذلك.
سيتعين على فريقك الافتراضي أن يكون متصلاً سلكياً طوال اليوم، ويتعامل مع بحر من الرسائل. وعندما يتعين على الفرق المتفرقة أن تنسق عبر تطبيقات اتصال متعددة، فهذا ما سيحدث:
نظرًا لأن جميع رسائلك ستكون مبعثرة عبر تطبيقات وأدوات متعددة، فإن التعليقات ستفلت من بين يديك.
وبدون التواصل وجهاً لوجه لسد الثغرات، سيكون لديك تراكم هائل من الرسائل التي لم يتم الرد عليها أو التي لم يتم فتحها أو الرسائل التي لم يتم الرد عليها والتي تعيق تقدمك!
ما لم تستخدم ClickUp!
كليك أب
هي الشركة الرائدة في العالم
أداة إدارة المشاريع عن بُعد
التي تستخدمها الفرق الافتراضية في الشركات بدءًا من الشركات الناشئة إلى الشركات العملاقة مثل Google وNetflix وAirbnb. إنه يحتوي على جميع الميزات التي تحتاجها لجعل فريقك الافتراضي يعمل على نفس الصفحة!
حل ClickUp: احصل على منصة اتصالات موحدة لجميع رسائلك!
لا يوجد شيء خاطئ في التواصل افتراضيًا.
المشكلة تكمن في إيجاد الطريقة الصحيحة للقيام بذلك واستخدام الأدوات الصحيحة.
أكبر مشكلة يواجهها الفريق الافتراضي هي تسجيل محادثاته حول مشاريع محددة.
حيث يمكن أن تنتشر مناقشاتك عبر البريد الإلكتروني و Slack و مؤتمرات الفيديو فإن فهم كل ذلك سيقودك إلى الجنون!
ClickUp لديه الحل الذي سيحافظ على رأسك (وقدميك) بأمان.
كل مهمة من مهام ClickUp تأتي مع قسم التعليقات للتواصل الفعال.
يمكنك استخدامه لـ
- مشاركة الرسائل والتحديثات حول المشروع
- مشاركة الملفات والمستندات ذات الصلة
- الإشارة إلى زميل في الفريق
- والمزيد!
ولكن انتظر، أليس من لا يزال _من الممكن أن ينشغل فريقك الافتراضي بهذه التعليقات ويغفل عنها في بعض الأحيان؟
بلى!
لهذا السبب يحتوي ClickUp على التعليقات المخصصة التي تتيح لك تعيين تعليق على الفور إلى أحد الموظفين الذي يحتاج إلى اتخاذ إجراء بشأنه. سيتم إشعارهم بذلك وسيظهر حتى في علبة المهام الخاصة بهم.
بهذه الطريقة، لن تقلق بشأن عدم الرد على التعليقات العاجلة مرة أخرى!
يمكن أن يتكامل ClickUp مع تطبيقات مثلسلاك و تكبير لضمان أن تظل جميع اتصالاتك المتعلقة بالمشروع موحدة. بهذه الطريقة، يمكنك إجراء اجتماع سكروم عبر Zoom دون مغادرة ClickUp!
التحدي رقم 2: يمكن أن يكون تتبع التقدم المحرز صعبًا
هل تتذكر عندما كان بإمكان المدراء أن يذهبوا إلى مكتب أحد أعضاء الفريق لطرح سؤال عليه؟
نعم، لا يمكنك فعل ذلك مع فريق افتراضي.
ولكن بدون اجتماعات وجهاً لوجه والأدوات المناسبة، لا توجد طريقة سهلة لمتابعة تقدم مشروعك دون أن تمزق شعرك! لا أحد يريد اجتماعات غير ضرورية، ولكن التواصل والأدوات الصحيحة هي مفاتيح نجاح المشروع!
بالتأكيد، يمكنك التواصل إلى ما لا نهاية مع فريقك الافتراضي من خلال طلب تحديثات كل ثانية - ولكن هذا سيجعلهم يشعرون وكأنهم آندي هنا:
ClickUp Virtual Solutions:
لا تقلق، لن تضطر لن تضطر إلى الاستمرار في مراسلة فريقك باستمرار لتسجيل تقدم المشروع.
يمنحك ClickUp العديد من الميزات لتبسيط إدارة مهام المشروع - ولا يتضمن أي منها مضايقة فريقك كل خمس دقائق!
أ. استخدم المخططات التفصيلية لتتبع تقدم المشروع على الفور
يأتي ClickUp مزودًا بخاصية مخططات جانت للحصول على لمحات عامة مرئية سريعة ومفصلة عن تقدم مشروعك. كل ما تحتاجه هو نظرة سريعة على مخطط جانت الخاص بك لمعرفة كيف يسير مشروعك وتحديد أي مشاكل محتملة!
ومع ذلك، فإن مخططات جانت ليست هي المخطط الافتراضي الوحيد إعداد تقارير المشروع الميزة التي تحصل عليها مع أدوات ClickUp.
يمكنك أيضًا الحصول على هذه المخططات القوية المفيدة بشكل خاص من أجل فرق العمل الرشيقة :
- المخططات البيانية :: لتتبع مقدار العمل المتبقي
- مخططات الاحتراق : لمعرفة ما أنجزته حتى الآن
- مخططات التدفق التراكمي : لتتبع إنجاز المشروع
- مخططات السرعة :: لتقدير متوسط معدل إنجاز المهام
_هذه المخططات تفوق عدد المقالب التي قام بها جيم في دوايت!
ب. استخدام الحالات المخصصة لتحديد حالة المشروع بسهولة
يأتي ClickUp أيضًا مع الحالات المخصصة لمساعدتك في معرفة المرحلة التي يمر بها كل مشروع على الفور. نظرًا لأن هذه الحالات قابلة للتخصيص، فيمكن أن تكون كما تريد!
"قيد التنفيذ"، "تم العثور على مشاكل" "هذا ما قالته" الأمر متروك لك!
بهذه الطريقة، كل ما عليك فعله هو إلقاء نظرة على حالة المشروع لتعرف على الفور أين وصل.
علاوة على ذلك، إذا لم تكن معجبًا بـ لوحة كانبان وتريد عرض مهامك في قائمة، ما عليك سوى الانتقال إلى عرض القائمة !
التحدي رقم 3: مشاكل في مراقبة إنتاجية الموظفين
_هل تخشى أن يقوم فريقك الافتراضي بالتمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي أثناء العمل؟
أم أنك تعاني من كوابيس حول الموظفين عن بُعد_ الذين يتسللون في وقت الشركة؟
لست وحدك
هذا ما يخشاه معظم أصحاب العمل عندما يتعلق الأمر بإدارة فرق العمل عن بُعد.
_وهل يمكنك لومهم؟
ففي نهاية المطاف، البيئة الافتراضية مليئة بالمشتتات. من جولات البقالة غير المجدولة إلى عروض نيتفليكس الخاصة الجديدة كل يوم - يمكن أن يتشتت انتباه فريقك عن بُعد بأي شيء!
ClickUp Solutions
لا تقلق.
فقط لأن فريقك يعمل افتراضيًا، لا يعني ذلك أنه لا يمكنك التأكد من أنهم يعملون بإنتاجية
إليك كيفية مساعدة ClickUp في إدارة الفريق:
أ. استخدم طريقة عرض الصندوق للحصول على نظرة عامة عالية المستوى لكل ما يجري
كليك أب عرض الصندوق هي طريقة العرض المثالية لقادة الفريق لأنها تفرز المهام بناءً على المكلفين. بهذه الطريقة، يمكنك تقييم مهام الجميع بسرعة وإعادة تعيينها وفقًا لذلك.
ب. التعمق في مهام كل عضو من أعضاء الفريق باستخدام الملفات الشخصية والنبض
مع خاصية ClickUp الملفات الشخصية يمكنك الاطلاع على ما يعمل عليه كل عضو من أعضاء الفريق الافتراضي. يمكنك أن ترى ما الذي عملوا عليه، وما الذي يعملون عليه حاليًا وما الذي من المقرر أن يعملوا عليه!
يحتوي ClickUp أيضًا على نبض ميزة مثالية لإدارة موظفيك عن بُعد.
تستخدم خاصية Pulse التعلم الآلي لإنشاء تقارير تلقائية عن الأنشطة لتسليط الضوء على أكثر ما يركز عليه فريقك الافتراضي في الوقت الحالي.
يمكنك استخدامه للتحقق من
- من المتصل وغير المتصل
- المهام الأخيرة التي كان كل عضو في الفريق أكثر نشاطاً فيها
- من يعمل بنشاط على شيء ما للتعاون في الوقت الفعلي
- مستويات نشاط فريقك على مدار اليوم
ج. مراقبة استخدام الوقت باستخدام إضافات كروم وتكامل التطبيقات
يمكن لفريقك استخدام خاصية ClickUp امتداد كروم لتتبع وقت العمل الافتراضي. وبهذه الطريقة، ستكون لديك فكرة أفضل عن المدة التي تستغرقها المشاريع وأين يتأخر فريقك في العمل.
ومع ذلك، إذا كنت تستخدم بالفعل متتبعًا للوقت مثل تايم دكتور ، يمكن أن يتكامل ClickUp معه لمساعدتك في تسجيل المدة التي تستغرقها مشاريعك عن بُعد!
لمزيد من الأفكار، يمكنك الاطلاع على قائمة بأفضل ملحقات كروم .
د. تقييم أداء الفريق من خلال تقارير افتراضية مفصلة
يمكن لـ ClickUp إنشاء الكثير من أماكن العمل التفصيلية تقارير لمساعدتك في الحصول على فكرة أفضل عن أداء فريقك الافتراضي.
يمكنك الوصول إلى تقارير تغطي أشياء مثل:
- من الأكثر عملاً
- من لديه أكثر المهام غير المكتملة
- ما مقدار الوقت الذي قضاه فريقك في المهام والمزيد!
نراهن على أن دوايت كان سيحب أن تكون لديه هذه الرؤى عن زملائه في العمل عندما كان يعمل في دندر ميفلن!
خاتمة
على الرغم من أن جائحة كوفيد-19 أجبرت الشركات على العمل عن بُعد الآن، إلا أنه من الواضح أن الشركات ستستمر في العمل مع فرق العمل العالمية بعد انتهاء الجائحة بـ فترة طويلة.
ولم يعد الأمر يتعلق بـ "إذا"، بل بـ "كيف" ستتكيف مع هذا الواقع الجديد.
بالتأكيد، هناك مزايا و عيوب لإدارة فريق عمل افتراضي، ولكن الفوائد التي ستستمتع بها تفوق بكثير العيوب!
وليس الأمر وكأن تلك العيوب مستحيلة المعالجة!
فباستخدام الأدوات والتكنولوجيا المناسبة، يصبح التغلب على تلك التحديات أمراً سهلاً للغاية.
انظر فقط إلى ClickUp:
سواء كان ذلك يساعدك
- التواصل بفعالية مع التعليقات
- متابعة تقدم المشروع مع المخططات التفصيلية
- إدارة فريقك الافتراضي باستخدام طريقة عرض المربع والملفات الشخصية
- تابع أداء فريقك الافتراضي من خلال التقارير
يمكن ل ClickUp إدارة كل شيء!
وبما أنه لا يمكن لأي فريق افتراضي أن يعمل بدون أداة المشروع عن بُعد المناسبة، فلم لا اشترك في ClickUp اليوم ?
من المؤكد أنه سيجعل فريقك عن بُعد يبدو بهذا الشكل:
