هل تفكر في تبني سكروم عملية الاجتماع؟

لكنك ربما لست متأكداً من أفضل طريقة لإدارة واحدة.

إن تقرير الحالة الرقمية للذكاء الاصطناعي وجد أن 81% من التقنيين يقولون إن 81% من العاملين في مجال التكنولوجيا يقولون إن مؤسستهم تتبع شكلاً من أشكال سكرم. ومع تقرير برودكوم الذي يُظهر أن فرق سكرم الكاملة تحصل على تقييم جودة أفضل بنسبة 250% من الفرق التي لا تقوم بأي تقدير، من الواضح لماذا يعد من بين أكثر الفرق شعبية الممارسات الرشيقة .

لذا، إذا كنت تحاول ركوب قطار سكروم، فنحن لا نلومك. إليك ما تحتاج إلى معرفته للبدء.

ما هي اجتماعات سكروم؟

تحافظ اجتماعات Scrum على توافق أصحاب المصلحة والإدارة والفرق من خلال التواصل الموجز والسريع التخطيط الاستراتيجي -كل ذلك في محاولة للحفاظ على تقدم المشاريع إلى الأمام. هناك خمسة أنواع من اجتماعات سكروم:

• سكروم اليومي / ستاندوب
• التخطيط السريع
• تنقيح المنتج المتراكم
• مراجعات سبرينت

ستلاحظ أن كل اجتماع له غرضه في الاسم. التخطيط للسباق السريع هو التخطيط للسباق السريع. المنظورات الرجعية هي المنظورات الرجعية.

هذا مقصود.

لأن اجتماعات سكروم هي نوع من الاجتماعات المضادة للاجتماعات. فهي ليست جلسات متابعة أو عصف ذهني أو محاضرات مطولة من الرئيس التنفيذي. إنها ليست مقاطعات لا داعي لها لعمل منتجك.

هذه العملية تكتيكية ومجدولة في الأوقات المناسبة، ومصممة لإبقاء الفرق على نفس الصفحة لتجنب حدوث مشاكل في التواصل (كل ذلك لضمان عدم تعرض المشاريع لاختناقات غير ضرورية).

ما هو سكروم؟ سكروم هو إدارة المشاريع الرشيقة إطار عمل يتمحور حول الأهداف الواضحة والتعاون والمساءلة وتقديم قيمة إضافية. فهو يقسّم المشاريع الكبيرة والمعقدة إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة ويخلق المرونة التي تحتاجها الفرق للتحول عندما تتغير الأمور في منتصف المشروع. يأتي المصطلح إلينا من لعبة الرغبي سكرمج: وهي عبارة عن لعبة يتجمع فيها الفريق عن قرب، ورؤوسهم إلى الأسفل، للحصول على الكرة.

من يجب أن يحضر اجتماعات سكروم؟

معظم اجتماعات سكروم مخصصة لفريق التطوير وسكروم الرئيسي ومالك المنتج - على الرغم من وجود بعض الاستثناءات. على سبيل المثال، قد لا يحضر مالك المنتج، على سبيل المثال، اجتماعاتك بأثر رجعي. وقد ينضم إليك أصحاب المصلحة الإضافيون في اجتماع مراجعة سكروم.

من الناحية المثالية، يجب أن يتكون فريق سكروم بأكمله من 10 أعضاء أو أقل. إذا كان فريق سكروم الخاص بك أكبر، فغالبًا ما تقوم القيادة بتقسيمهم إلى مجموعات أصغر تعمل على تحقيق هدف مشترك.

## اجتماعات سكروم 5 التي تحتاج إلى معرفتها

1. اجتماعات سكروم اليومية

أحد أكثر أنواع اجتماعات سكروم شيوعًا - وفقًا لتقرير حالة أجايل المذكور سابقًا - هو الاجتماع اليومي، والذي يُعرف أحيانًا باسم اجتماع سكروم اليومي. يجب أن تكون نظرة سريعة على الأهداف والتقدم والمشاكل المحتملة. يجب أن يكون كل شخص في الغرفة قادرًا على الإجابة على ثلاثة أسئلة:

1. ما الذي تمكنت من إنجازه بالأمس؟
2. ما الذي تخططون لإنجازه اليوم؟
3. هل هناك أي عوائق تلوح في الأفق؟

جاء مصطلح "الوقوف" لأن هذا النوع من اجتماعات سكروم يُفترض أن يبقى قصيرًا، لذا فإن العديد من الفرق كانت تجريها وقوفًا - لمن يستطيعون - لمنع أي شخص من الشعور بالراحة. الآن بعد أن أصبحت العديد من الفرق تعمل عن بُعد، أصبحنا أقل عرضة للوقوف، ولكن يجب أن يظل الهدف من الاجتماع هو إبقاء الأمور مختصرة قدر الإمكان.

2. سبرينت تخطيط سبرينت سكروم

الهدف من سبرينت تخطيط سبرينت سكروم هو تحديد ماذا تريد تحقيقه في السباق القادم و كيف ستحققه. يستغرق اجتماع التخطيط للسباق السريع هذا عادةً حوالي ساعة واحدة لكل أسبوع من السباق القادم (على سبيل المثال إذا كان سباقك السريع مدته أسبوعين، فإن اجتماعك يستغرق ساعتين أو أقل).

ومع ذلك، هناك طرق لتقصيرها - مثل التخطيط المسبق الجيد و أدوات تتبع السرعة الصحيحة . هذه أنواع الاجتماعات تساعد في تقسيم المشكلات إلى أقسام أكثر قابلية للهضم، مما يجعل طريقة عرض القائمة في ClickUp متعددة الاستخدامات.

إنشاء سباقات سريعة تمتد من أسبوع واحد إلى شهر واحد باستخدام نهج Agile في ClickUp

3. تنقيح الأعمال المتراكمة للمنتج

في الفترات الفاصلة بين الاجتماعات المتراكمة للسباق السريع واجتماعات التنقيح، اطلب من فريق سكروم إلقاء نظرة على الأعمال المتراكمة للسباق السريع وإضافة التفاصيل وتدوين الأولويات والتبعيات. من بين أنواع اجتماعات سكروم المختلفة، يعتمد هذا النوع على تنظيم الفريق.

بخلاف ذلك، إذا لم تحافظ على تنظيم الأعمال المتراكمة للسباق، فلن يكون لدى مالكي المنتج وسكروم الرئيسي الكثير لاستخدامه في التخطيط للسباق التالي.

احصل على عرض كامل للأعمال المتراكمة ومشاريعك السريعة في عرض لوحة ClickUp

4. مراجعة السبرينت

في نهاية كل سبرنت، حان الوقت للفرق لتقديم العمل إلى مالك المنتج (وأحيانًا أصحاب المصلحة الآخرين).

الهدف: التعليقات.

فكّر في هذا الاجتماع على أنه عرض توضيحي وفرصة لأصحاب المصلحة لطرح الأسئلة وتقديم الملاحظات. ثم تُضاف تلك الملاحظات إلى الأعمال المتراكمة للنظر فيها مستقبلاً.

5. استعراض سريع بأثر رجعي

الاجتماع الآخر الذي يوصي به سكروم في نهاية الطباعة هو اجتماع نهاية العمل بأثر رجعي. ولكن هذه المرة لا يكون أصحاب المصلحة عادةً في الغرفة.

إنها مجرد فرق العمل نفسها التي تقوم بتوضيح ما الذي سار على ما يرام، وما الذي لم يسير على ما يرام، وما الذي تعلموه، وكيف يجب أن تتغير الأمور في السباقات القادمة.

نوصي أيضًا بإجراء استعراضات استعادية في نهاية المشاريع الأكبر حجمًا - ويجب أن تشمل هذه الاستعراضات مجموعة واسعة من المشاركين. يمكن للقيادة والتسويق وأصحاب المصلحة الآخرين الانضمام لتقييم مساهمة كل فريق في التواصل والتنسيق وإدارة النمو الإجمالي.

راجع هذه

_مراجع/ https://clickup.com/blog/sprint-retrospective-templates// طباعة القوالب بأثر رجعي %/%href/_

!

لا تتخطى الاستعراض بأثر رجعي تظهر الأبحاث أن يرتفع أداء الفريق بنسبة هائلة تبلغ 20% عندما تدخل عمليات إعادة النظر الفعالة في الصورة.

فوائد اجتماعات سكروم

1. جعل المشاريع المعقدة أكثر قابلية للإدارة

تتمحور اجتماعات سكروم حول أمرين: التواصل والاستراتيجية. بغض النظر عن نوع الاجتماع، يجب أن يكون الهدف دائمًا هو جعل الجميع على نفس الصفحة حول الأهداف والحالة والمشاكل التي تحتاج إلى حل.

هذا التواصل المفتوح هو ما يحافظ على تقدم الفرق باستمرار (الحفاظ على سرعتها العالية) نحو الأهداف المشتركة.

من دون نقاط التواصل الاستراتيجية التي توفرها اجتماعات سكرم الخاصة بك، يكون من الأسهل بكثير على إدارة مشروع سكرم للخروج عن المسار الصحيح. والأسوأ من ذلك، بمجرد خروج الفريق أو أحد أعضاء الفريق عن المسار الصحيح دون عقد اجتماعات للتحقق من ذلك، يمكن أن يتمادى الفريق أو أحد أعضاء الفريق في المسار الخاطئ - مما يؤدي إلى إهدار الوقت والمال على حد سواء، وتحريف إحصائيات السرعة لاجتماع تخطيط السباق التالي.

2. النتائج دائماً في قمة أولوياتنا

يجب أن تذكر نقاط الاتصال الاستراتيجية هذه الفرق دائمًا بما يعملون من أجله. وبغض النظر عن مدى تعمقنا في مشروع ما، فإن هذا التذكير هو ما يرسخنا ويدفعنا نحو النتائج التي نهدف إليها.

3. زيادة رضا العملاء

النتائج الأفضل، والتسليم الأسرع، والفرق الأكثر سعادة تعني في نهاية المطاف تجارب أفضل للعملاء وتقييمات أعلى لرضاهم. الحفاظ على الاتساق هو مفتاح إسعاد العملاء لأنه يبني المزيد من الثقة في نفس الوقت.

4. تكاليف أقل!

كل نوع من اجتماعات سكروم له فائدة مالية للشركة: عمليات إعادة النظر تجعل الفرق أكثر إنتاجية مع مرور الوقت. تساعدنا اجتماعات المراجعة على دمج الملاحظات بسرعة.

تحافظ الاجتماعات اليومية على المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية (أو على الأقل تسمح لنا بمعرفة متى تسير الأمور بشكل خاطئ حتى نتمكن من إصلاحها في أسرع وقت ممكن). كما أن اجتماع التخطيط للسباق السريع يربط كل ما نقوم به بأهداف العمل ذات المردود المالي الحقيقي.

5. ابق على اتصال

المبدأ السادس من مبادئ بيان أجايل هو أن الاجتماعات المباشرة هي أفضل طريقة لتوصيل المعلومات إلى فرق العمل الرشيقة . هذا هو السبب في أن هذه الاجتماعات هي عنصر أساسي للمؤسسات الرشيقة.

ومع قول 52% من الموظفين أنهم يشعرون منفصلون عن فرقهم في مرحلة ما في العام الماضي، فقد حان الوقت للعودة إلى اجتماعات سكروم الاستراتيجية التي تدار بشكل جيد والتي تحافظ على توافق الفرق في كل شيء بدءًا من الأعمال المتراكمة إلى سباقات السرعة إلى المهام اليومية.

كيفية إدارة اجتماع سكروم فعال

إذن، كيف تتأكد من أن اجتماعات سكروم تحقق أهدافها؟ إليك أربع نصائح من الخبراء:

1. حدد الأوقات والتزم بها

اجتماعات سكروم مهمة. فهي تعمل على مواءمة الفرق حول ما يجب إنجازه، بواسطة من، و متى_. فهي تتيح للجميع التواصل والتعاون على أساس منتظم. وهي تحدد أولويات الاستراتيجية.

لكنها لا تزال اجتماعات ولا يزال هناك عمل يتعين القيام به. لذا اجعلها طويلة بما يكفي لتكون فعالة وقصيرة بما يكفي للحفاظ على الاهتمام.

وبعبارة أخرى: إذا قلت أن الاجتماع سيكون لمدة ساعة، فالتزم بساعة أو أقل.

2. ابدأ بالأولوية الأولى

إذا كان هناك شيء واحد تريد أن يخرج به الفريق بعد الاجتماع، فما هو؟ مهما كانت إجابتك، فهذا هو الشيء الذي يجب أن تبدأ به وتنتهي به. لا تدع المعلومات الزائدة تزاحم أولوياتك.

ماذا لو كان هناك أكثر من أولوية واحدة؟ نحن نتفهم ذلك. في المنظمات المعقدة، هناك الكثير من العناصر التي تتصارع على تلك الأولوية القصوى. ولكن الحقيقة هي... إذا كنت تريد فرقًا منتجة، فلا يمكنك ببساطة أن تعطيهم قوائم أولويات غير مرتبة وتتوقع أن يتم إنجاز كل شيء. فالأمر متروك لمديري المشاريع والقيادة للالتقاء معًا وترتيب أولوياتك قبل أن تذهب إلى فرقك.

3. امنح الفرق خيارات... ولكن ليس الكثير منها

هل تحتاج إلى أن يتخذ الفريق قرارات خلال اجتماع سكروم الخاص بك؟ امنحهم خيارات... ولكن ليس أكثر من اللازم. تشير الدراسات إلى أن الكثير من الخيارات يمكن أن تصيبهم بالشلل . لهذا السبب يجب أن تعمل القيادة على صقل خيارات الفريق قبل طرح القرارات الكبيرة في الاجتماع.

4. استخدم الأدوات المناسبة لوحات سكروم التخطيط للسباق السريع

مخططات جانت ، أدوات التتبع ... أصبحت اجتماعات سكروم أكثر كفاءة مع الأدوات التي تساعدك على تتبع المعلومات ومشاركتها في الوقت الفعلي. من Trello إلى ClickUp (بالطبع)، لديك الكثير من الخيارات لإبقاء الفرق على نفس الصفحة وتقديم المعلومات بطريقة مفيدة ومثيرة للاهتمام بصريًا.

استخدم طريقة عرض مخطط جانت في ClickUp لجدولة المهام، ومواكبة تقدم المشروع، وإدارة المواعيد النهائية، والتعامل مع الاختناقات.

حرر فريقك للتركيز على العمل لا تساعدك هذه الأداة الرائعة على مواكبة فريقك يومًا بعد يوم فحسب، بل يمكنها أيضًا اختصار اجتماعاتك بشكل كبير، مما يتيح للجميع التركيز على العمل الذي بين يديك. كما تقول ألينا ماراكوتا من فيدا هيلث عن ClickUp: "لقد كان من الرائع أن نرى مقدار الوقت الذي وفرناه في الاجتماعات منذ الانتقال إلى ClickUp، فما كان يستغرق منا ثلاث ساعات أسبوعيًا للتخطيط للفعاليات والتحديثات أصبح يستغرق منا الآن أكثر من ساعة واحدة فقط. أصبح لدى الفرق المعنية الآن المزيد من الوقت للتركيز على أولويات التسويق الأكثر أهمية."

البدء باجتماعات سكروم ## البدء باجتماعات سكروم

إذاً، لقد فهمت ما هي اجتماعات سكروم، وكيف تعمل، وما هي أفضل الممارسات التي يجب أن تضعها في الاعتبار..

والآن، إذا لم تكن قد انتهيت بالفعل من سكرم الكامل، فكيف تصل إلى هناك؟

الإجابة - كما هو الحال مع معظم التحولات الكبيرة داخل الشركة - تتطلب عادةً مجموعة أفكار ، عملية ، و تغييرات في الأدوات .

1. إشراك الفرق في العمل

بدون المشاركة الكاملة لفرقك، لن تكون هذه الاجتماعات فعالة بالقدر الذي يمكن أن تكون عليه. ولهذا السبب تحتاج إلى المشاركة. اشرح لفرقك كيف ستساعدهم هذه الهيكلية الجديدة - تقصير مدة الاجتماعات، وتحرير وقتهم الإبداعي، وما إلى ذلك.

كلما تمكن الناس من رؤية الهدف النهائي (لأنفسهم ولفرقهم وللعمل) بشكل أفضل، كلما زاد احتمال موافقتهم على أي تغيير، بما في ذلك سكروم

قم بتخزين الأهداف المتشابهة وتصنيفها بدقة في مجلدات الأهداف في ClickUp

2. إجراء التغييرات اللازمة للعملية

انظر إلى عمليات شركتك الحالية مع وضع سكروم في الاعتبار. ما الذي يحتاج إلى التغيير؟ هل تحتاج الفرق إلى تحديث تقدمها في أدواتك قبل الاجتماعات؟ هل يجب على القيادة التحضير للاجتماعات بطريقة جديدة؟

هل يجب على مديري المشروع ومدير سكروم تنظيف الأعمال المتراكمة قبل الاجتماع؟ كلما قمت بتوصيل أي تغييرات ضرورية في العملية بشكل أوضح وأسرع، كلما كان التحول إلى سكرم أسهل.

يتيح ذلك أيضًا لفريق سكروم بأكمله التحرك بسرعة، مما سيثبت للفرق أن الوعود التي قطعتها (حول توفير الوقت والإبداع، على سبيل المثال) صحيحة.

3. اختر الأدوات التي تدعمك

هل أدواتك الحالية تدعم طرقك الجديدة في العمل - أم أنها تعيقك؟ بدلاً من البدء بالأدوات ومحاولة إقحام عملياتك الجديدة فيها، ابدأ بالتفكير فيما تحتاج إلى الأدوات لدعمك - ثم اختر أدوات سكروم بناءً على تلك المعايير.

نحن نتفهم أن تغيير الأدوات قد يبدو طلبًا كبيرًا، لكننا نعلم أيضًا أنه بدون الأدوات المناسبة، يمكن أن تتعثر التحولات ذات النوايا الحسنة نحو الممارسات الرشيقة. لذا حدد أولويات احتياجاتك ولا تقع في مغالطة التكلفة الغارقة وتبقى مع الأدوات القديمة التي لم تعد مفيدة.

انتظر... ما هي مغالطة التكلفة الغارقة؟ تخبرنا مغالطة التكلفة الغارقة أن البشر أكثر عرضة لاتخاذ خيارات سيئة بمجرد أن يكونوا قد "أغرقوا التكاليف" في تلك الخيارات. وهذا هو السبب في بقاء الناس في علاقات لم تعد تخدمهم ("ولكنني أنفقت بالفعل عامين في هذا الأمر!") أو الاستمرار في ضخ الأموال في مشاريع من الواضح أنها خرجت عن مسارها ("ولكننا أنفقنا بالفعل 100 ألف دولار على هذه الميزة!"). كما يمكن أن يجعلك ذلك تستمر في استخدام أدوات غير مفيدة لأنك "أنفقت المال بالفعل"

يقول الخبراء أنه عند اتخاذ القرارات، تجاهل التكاليف الغارقة وركز على التكاليف التي ستتحملها في المستقبل. هل سيكلفك الأمر أكثر أو أقل غداً إذا تخلصت من الأداة القديمة واخترت الأداة التي تناسب عملك بشكل أفضل؟

قوالب اجتماعات سكروم المفيدة

وفقًا لاستطلاع حديث للعملاء، تعد قوالب ClickUp من بين أهم ثلاث ميزات قيمة نقدمها. بصراحة، نحن لسنا متفاجئين. فوجود نموذج رائع يزيل الضغط عن كاهلنا.

أنت تعرف بالضبط ما هي المعلومات التي تحتاجها وكيفية تقديمها - لا حاجة إلى بحث عميق في أفضل الممارسات. إليك اثنين قوالب سكروم إلى ابدأ ممارستك الجديدة :

1. قالب اجتماع ClickUp Scrum

يجعل قالب ClickUp Scrum Meeting قالب اجتماع ClickUp Scrum التواصل بين أعضاء الفريق ورؤية المشاريع أسهل بكثير

مصممة لتبسيط عمليات الوقوف اليومية, قالب اجتماع سكروم الخاص ب ClickUp يساعد الفرق على التركيز على ما تم إنجازه وما يجب إنجازه وما هي العوائق المحتملة التي تلوح في الأفق. قم بتنزيل هذا النموذج

2. قالب ClickUp Agile Scrum Management قالب إدارة Agile Scrum

قم بإنشاء أعمال متراكمة مفصلة باستخدام قالب Agile Scrum البسيط هذا وابدأ على الفور

رائع للاستخدام في اجتماع تخطيط سباقات العدو السريع، والمراجعات المتكررة، وتشذيب الأعمال المتراكمة والمزيد. قالب إدارة سكرم الرشيقة من ClickUp يتضمن أيضًا مستند "كيفية البدء" الذي سيساعد مدير سكروم على تخصيص اجتماعاتك. لا ينبغي ترك أي عضو في الفريق في الظلام! قم بتنزيل هذا النموذج

ابدأ باستخدام ClickUp

إذا كنت مستعداً للبدء، فنحن معك.

سواءً كنت مبتدئًا أو خبيرًا متمرسًا في مجال سكروم، فإن ClickUp لديه الكثير من القوالب والميزات الرشيقة لمساعدة اجتماعات سكروم الخاصة بك على السير بسلاسة. وخطتنا المجانية إلى الأبد (كما خمنت) مجانية إلى الأبد. جربنا اليوم .