كمدير مشروع، من السهل أن تشعر كقائد سيرك جامح. 🎪
يتطلب سير العمل المحسّن مزيجًا صحيًا من الدقة والهيكلية والتنظيم للتوفيق بين ما قد يبدو وكأنه الكثير من المهام التي يصعب التعامل معها .
أن يكون لديك سير عمل شيء، ولكن تحسينه من أجل تحقيق الكفاءة شيء آخر تمامًا. فسير العمل لا يكون أبدًا شيئًا واحدًا ومكتملًا - إنها عمليات حية تتغير كلما عرفت المزيد عن أعضاء فريقك أو مشروعك أو جمهورك أو عميلك.
ليست هناك حاجة لإتقان تقنيات تحسين سير العمل من مدرسة الضربة القاضية. اطّلع على هذا الدليل لتتعرف على خصوصيات وعموميات تحسين سير عملك الحالي، وسبب روعته، والاستراتيجيات التي أثبتت جدواها في تحسين سير عملك. ✨
ما هو تحسين سير العمل؟
تحسين سير العمل هو عملية تحليل سير العمل وإعادة تصميمه وتنفيذ تدفقات عمل جديدة لجعل عملك أكثر فعالية. فكّر في الأمر على أنه نهج منهجي لاستكشاف أوجه القصور في عمليات إدارة مشروعك وتعديلها حتى تحصل على عمليات أفضل بشكل عام.
استخدم طريقة عرض مخطط جانت في ClickUp لجدولة المهام، ومواكبة تقدم المشروع، وإدارة المواعيد النهائية، والتعامل مع الاختناقات.
الهدف النهائي من تحسين سير العمل هو جعل فريقك أكثر كفاءة وإنتاجية وربحية. حتى إذا كنت تعتقد أن سير عملك الحالي يجسد أفضل العمليات في المجال، فهناك دائمًا مجال للتحسين والتقدم.
ألست متأكدًا كيف يبدو ذلك؟ إليك بعض الأمثلة على تحسين سير العمل أثناء العمل:
أتمتة إدخال البيانات
هل يقوم موظفوك بإدخال البيانات يدويًا؟ يمكن أن تبدو جداول بيانات Excel متكررة بشكل مفرط، وتستغرق الكثير من الوقت، وتضيف المزيد من الأخطاء إلى عملك. مع أتمتة سير العمل ، فإنك تمنح أعضاء فريقك المزيد من القدرة على التركيز على المهام الحرجة التي يستمتعون بها بالفعل.
معالجة الفواتير
إذا كان فريق المحاسبة لديك يتلقى المدفوعات بالبريد ويقوم بإدخالها يدويًا في نظام المحاسبة، فهذا جهد عملي كبير. يمنح تحسين سير العمل موظفي الشؤون المالية لديك أدوات رقمية لالتقاط الفواتير لأتمتة التحديثات وإرسال الإشعارات وتخزين التوقيعات الرقمية.
تتبع الوقت
كم مرة قمتَ بمطاردة فريقك لملء جداولهم الزمنية؟ لحسن الحظ، يجعل تحسين سير العمل تتبع الوقت أمرًا سهلاً للغاية. المستندة إلى السحابة أدوات تتبع الوقت مثل ClickUp تعني أنك لن تضطر أبدًا إلى ملء الجداول الزمنية يدويًا مرة أخرى.
تعمل قدرات تتبع الوقت في ClickUp على تسهيل تسجيل الوقت ومراقبته بشكل أكثر كفاءة
انظر إلى أي مدى تسير الأمور بشكل أفضل مع تحسين سير العمل؟ مع القليل من TLC، ستدعم مهام سير العمل بشكل أفضل العمل بجودة أعلى مع الحفاظ على سعادة فريقك.
يساعدك تحسين سير العمل على فهم مهام سير العمل الحالية وتحديد المجالات التي تحتاج إلى القليل من الحب. إذا بقيت منفتحًا على إمكانيات القيام بالأمور بشكل مختلف، فسيكون عملك أكثر إنتاجية وربحية.
فوائد تحسين سير العمل الفعال ## فوائد تحسين سير العمل الفعال
انظر، نحن نعلم أنك مشغول. في بعض الأحيان يكون من الصعب إدارة جميع المشاريع الموجودة على عاتقك، ومن الصعب إيجاد الوقت الكافي لإدخال أدوات جديدة تمامًا في عملياتك. 🛠️
ولكن إذا كنت ترغب في الحصول على مساحة أكبر لالتقاط الأنفاس - بالإضافة إلى مشاريع أفضل تُبهر جميع أصحاب المصلحة - فإن تحسين سير العمل هو ما تحتاجه. الخبر السار هو أن التحسين الناجح لسير العمل يأتي مع مجموعة من الفوائد.
تعزيز الربحية
من لا لا_ يريد كسب المزيد من المال؟ مع تحسين سير العمل، يمكنك تتبع المقاييس المهمة، وهذا له تأثير مباشر على جودة مهاراتك في اتخاذ القرار. كما أنه يقلل من الأخطاء ويزيد من الإنتاجية، مما يضيف المزيد من الأموال في حسابك المصرفي.
تحسين العلاقات مع العملاء
يتوقع العملاء الكثير منك. سبعة وتسعون بالمائة من المستهلكين يقولون إن تفاعلات خدمة العملاء ستؤثر على ما إذا كانوا سيبقون مخلصين لعلامتك التجارية أم لا - لذا لا داعي للضغط.
علاقات أفضل تساوي ولاء أكبر للعملاء. إن تحسين سير العمل هو الصمغ الذي يربط بين توقعات العملاء والعمليات التجارية الأفضل.
فمع سير العمل الفعّال، يتمتع فريقك بالقدرة على مساعدة المزيد من العملاء في وقت أقل. قد يتم حل طلبات خدمة العملاء التي كانت تستغرق أياماً في السابق في غضون ساعات بفضل تحسين سير العمل، وهذا يترجم إلى عملاء سعداء.
إزالة الصوامع والاختناقات
هل تعلم أن صوامع البيانات تتسبب في خسارة الموظفين 12 ساعة في الأسبوع ? لا يساعد في ذلك 22% من جميع الاختناقات تحدث في التسويق وإدارة المشروعات أيضًا.
إضافة عدة مكلفين، وتفويض التعليقات، وإنشاء عمليات حسابية باستخدام الحقول المخصصة، كل ذلك من مهام ClickUp الخاصة بك
تؤدي الصوامع بين الأقسام، وأعباء العمل غير المعقولة، والعمليات غير الفعالة إلى إبطائك. استثمر في تحسين سير العمل للعثور على مجالات للتحسين وكسر تلك الاختناقات المزعجة بشكل نهائي.
وفر الوقت مع الأتمتة
لقد وجد أن ما يصل إلى 60% من وظائف فريقك يمكن أن تستفيد من الأتمتة. ولكن لا تقلق، فالتكنولوجيا المبتكرة لا تسعى وراء وظيفتك - فأصحاب العمل يريدون فقط توفير وقتك حتى تتمكن من التركيز على الأشياء المهمة حقًا. وداعاً للمهام المتكررة. 👋🏻
يتضمن تحسين سير العمل أتمتة العمليات اليدوية المستهلكة للوقت من أجل توفير الوقت والمتاعب. سواء كانت أوامر الشراء لـ المشتريات أو تأهيل الموظفين الجدد ، سير العمل برنامج التشغيل الآلي مغيّر حقيقي للعبة
زيادة رضا الموظفين
لا أحد يرغب في قضاء ساعات كل يوم في مهام رتيبة وصعبة مثل إدخال البيانات. إن تحسين سير العمل لديك يجعل مهام الجميع أسهل، ونحن نضمن لك أن فريقك سيقدر ذلك.
6 استراتيجيات لتحسين سير العمل من أجل سير عمل مبسط
حسنًا، أنت تعرف مدى أهمية تحسين سير العمل. ولكن كيف تقوم بذلك فعلاً؟
كل شخص لديه حيله المفضلة، ولكن تقنيات التحسين الستة هذه هي أفضل رهان لسير عمل مبسط.
1. استخدم برنامج إدارة المشاريع
قم بإدارة المهام بسهولة عبر الفريق واستخدم طرق العرض المخصصة مثل طريقة عرض اللوحة لتفويض العمل بكفاءة أكبر باستخدام برنامج إدارة المشاريع ClickUp
من المحتمل أنك تعرف هذا بالفعل، ولكن في حال لم تقم بإضافة برنامج إدارة المشاريع إلى مجموعتك التقنية حتى الآن - هذه هي إشارتك للحصول على واحد على الفور. لا يقتصر الأمر على تتبع مهامك واتصالاتك وأعضاء فريقك في مكان واحد فحسب، بل إن أدوات برامج إدارة المشاريع تجعل من السهل إجراء تحليل سير العمل .
معظم أداة إدارة المشاريع تعمل أيضًا كـ برنامج سير العمل . هذا يعني أنك لا تستمتع فقط بمزايا إدارة المشاريع في منصة واحدة سهلة الاستخدام، بل يمكنك أيضًا إجراء تحليل سير العمل على مستوى أعلى مع ميزات إعداد التقارير مثل لوحات المعلومات والتحليلات. إنها أفضل طريقة لإلقاء نظرة على سير عملك على المستويين الكلي والجزئي.
2. احتضان القوالب
هل يقوم فريقك بإنشاء وثائق العملية , المخططات الانسيابية و لوحات معلومات إدارة المشاريع من الصفر في كل مرة؟ هذا يضيف ساعات من الجهد الضائع كل أسبوع، خاصة إذا كنت تستخدم نفس أنواع المستندات مرارًا وتكرارًا. 📚
حلول مثل قوالب ClickUp توفر على فريقك الكثير من الوقت في هذا الجهد. حتى لو كنت توفر ساعة واحدة فقط في الأسبوع لكل شخص، فإن ذلك يضيف ما يصل إلى مئات من الساعات الموفرة على مدار عام
3. أتمتة ما تستطيع
تستغرق العمليات اليدوية الكثير من الوقت وتؤدي إلى اختناقات في المشروع. أفضل هدية يمكنك تقديمها لفريقك هي الأتمتة. هناك الكثير من أمثلة على الأتمتة لتحسين سير العمل، بما في ذلك:
- تبسيط عملية تأهيل الموظفين من خلال سير عمل التأهيل التلقائي
- الجدولة المسبقة لمنشورات وسائل التواصل الاجتماعي
- إجراء إدارة العملاء المحتملين من خلال قواعد آلية فيمنصة إدارة علاقات العملاء (CRM) المفتاح هو اختيار برنامج سير العمل بدون تعليمات برمجية مع الأتمتة. وبهذه الطريقة، يمكن لفريقك إضافة أي أتمتة لسير العمل دون الاتصال بالأشخاص الجيدين في قسم تكنولوجيا المعلومات للحصول على المساعدة.
4. تصور سير عملك
تصور مهامك بأكثر من 15 طريقة عرض في ClickUp بما في ذلك القائمة واللوحة والتقويم
في بعض الأحيان يكون من المفيد الحصول على مشاهدات إضافية لسير عملك. بدلاً من إدارة المشاريع في طريقة عرض القائمة فقط، استخدم برنامج سير العمل الخاص بك من أجل تصور عملك من كل زاوية باستخدام منهجيات مثل مخططات جانت أو لوحة كانبان . 👀 التصور أمر لا بد منه لتحسين سير العمل لأنه يسلط الضوء على جميع الخطوات في عمليات عملك. يكون تحسين العملية أسهل بكثير عندما تتمكن من رؤية ما يعمل وما لا يعمل بالضبط، في النهاية.
بالإضافة إلى ذلك، فإن برنامج إدارة المشاريع يجعل من السهل التلاعب بسير عمل مختلف أو متعدد حتى تتوصل إلى أكثر الطرق إنتاجية للقيام بالأشياء.
5. جرّب منهجية عمل جديدة
إنشاء سير العمل الرشيق وإنشاء نظام كانبان مرن لتصور عملك وتحسين إدارة المشروع باستخدام طريقة عرض اللوحة في ClickUp
لا نقصد أن نقلب عالمك بأكمله رأساً على عقب، ولكن إذا كنت تعتقد أن سير عملك الحالي غير فعال، فقد يكون الوقت قد حان لتجربة شيء جديد تماماً. لن تستفيد جميع الشركات من نفس التقنيات، ولكن هذه بعض المنهجيات الأكثر شيوعًا لتحسين سير العمل:
- اللِّين: هذا أكثر شيوعًا في التصنيع، ولكن يمكنك تطبيق مبادئ اللين على أي شيء تقريبًا. مع اللين، تسعى إلى التخلص من الهدر واستخراج أكبر قدر ممكن من القيمة من الموارد المحدودة. على سبيل المثال، قد يقوم المستشفى بإزالة الخطوات غير الضرورية في عملية قبول المرضى لتسريع الأمور مع خفض التكاليف في الوقت نفسه
- الرشاقة:الرشيقة هي نهج تكراري للعمل الذي يسمح بالتحسين والتعديل المستمر. هذه المنهجية شائعة بين المبرمجين لأنها تركز على التعاون. لكن التسويق والمبيعات والأقسام الأخرى القائمة على المشاريع تستفيد منها أيضًا
- Six Sigma : إذا كنت مهووسًا بالإحصائيات، فستحب منهجية سيكس سيجما. تتمحور هذه المنهجية حول استخدام الإحصائيات لتقليل تباين الأداء. وهي شائعة في التصنيع، ولكن الشركات القائمة على الأداء مثل مراكز الاتصال تستخدمها أيضًا لاكتشاف الثغرات في خدمة العملاء
6. حشد بياناتك باستخدام التحليلات
تعرف على المهام التي تمت معالجتها ومن يحتاج إلى بعض التحفيز الإضافي في لمحة سريعة باستخدام ميزات ClickUp Reporting
لدى مديري المشاريع مجموعة كبيرة من البيانات تحت تصرفهم. وتكمن المشكلة في أن معظم مديري المشاريع لديهم الكثير من البيانات بين أيديهم، لذلك من الصعب معرفة ما هي المعلومات المهمة وما هي مجرد ضوضاء في الخلفية.
تقوم التحليلات بسحب بياناتك الأولية إلى رؤى قابلة للتنفيذ من شأنها (على أمل) اكتشاف أوجه القصور في سير عملك. استخدم أداة مثل ClickUp Reporting لتتبع مقاييس فريقك وإبقاء المشاريع على المسار الصحيح.
كيفية تحسين سير عملك باستخدام ClickUp
لك مطلق الحرية في استخدام أي أداة لإدارة المشاريع تريدها، ولكن إذا كنت تريد منصة تجمع بين القوالب والتعاون والمقاييس والمشاريع والمهام وحتى أدوات الكتابة بالذكاء الاصطناعي في مكان واحد، اختر ClickUp. إنها أداة إدارة المشاريع الوحيدة القوية بما يكفي لجعل جميع أعمالك مركزية عبر التطبيقات وتحسين سير العمل للفرق في مختلف المجالات.
بالإضافة إلى أن ClickUp لديه النتائج التي تثبت ذلك.
عملت ClickUp مع شركة مواد البناء، سيمكس لتقليل وقت الوصول إلى السوق بنسبة هائلة بلغت 15%. جمعت CEMEX 50 عضوًا من أعضاء الفريق في مكان واحد وخفضت وقت التسليم من ساعات إلى ثوانٍ معدودة.
نعم، ثوانٍ. 🤩
هل لديك فضول حول كيفية قيام ClickUp بذلك؟ وفّر الوقت، وأنجز عملاً أفضل، وقم ببناء فريق أكثر تماسكاً مع ميزات ClickUp المرنة هذه. ⬇️
حالات سير العمل
هل لديك فضول لمعرفة المرحلة التي وصلت إليها مشاريعك؟ لقد قمنا بتغطيتك. تحدد حالات سير العمل في ClickUp جميع مهامك وحالاتها في مكان واحد. يمكنك عرضها في عرض القائمة أو تصور كل شيء في لوحة كانبان لإبقاء جميع مهام مشروعك على المسار الصحيح.
تأتي ClickUp مع حالات قياسية مثل مطلوب إنجازه و تم إنجازه خارج الصندوق، ولكن لا تتردد في تخصيصها بقدر ما تريد. يمكنك إنشاء نوع جديد من الحالات، وتعيين لون مختلف لها، وإضافتها إلى أي قائمة أو مساحة أو مجلد في انقر فوق مساحة العمل .
لتوفير الوقت، نوصي بتوحيد الحالات على مستوى المجلد أو المساحة. سيستخدم فريقك نفس مراحل سير العمل لجميع المشاريع، مما يقلل من رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة.
انقر فوق الأتمتة
استخدم وصفات الأتمتة المُنشأة مسبقًا في ClickUp أو قم بتخصيصها بناءً على احتياجاتك، حتى يتمكن فريقك من التركيز على ما هو أكثر أهمية
الأتمتة هي الورقة الرابحة لتحسين سير العمل. اختر من بين أكثر من 100 وصفة معدة مسبقًا أتمتة ClickUp لتبسيط سير عمل فريقك والتخلص من المهام المتكررة لإنجاز المزيد في وقت أقل.
تتضمن بعض الأتمتة المفضلة لدينا لتحسين سير العمل ما يلي:
- تعيين المهام تلقائيًا
- نقل حالات المهام
- تطبيق قالب عند إنشاء مهمة في مساحة أو لمشروع معين
إذا كنت لا ترى الأتمتة التي تريدها بالضبط، فلا تقلق. تأتي منصة ClickUp الخالية من التعليمات البرمجية مع تدفقات منطقية باستخدام المشغلات والشروط.
الترجمة: استخدم واجهة السحب والإفلات الخاصة بنا لإنشاء الأتمتة الخاصة بك - دون الحاجة إلى ترميز.
هل تبحث عن أداة ذكاء اصطناعي لأتمتة أعباء عملك؟ لدينا شيء لذلك أيضاً. ClickUp AI هو مساعد ذكاء اصطناعي مصمم خصيصاً لوظيفتك أو دورك. استخدم ClickUp AI لتلخيص النص، وإنشاء عناصر الإجراءات، وتسريع التنسيق، وغير ذلك الكثير.
قوالب ClickUp
غالبًا ما يستخدم مديرو المشاريع نفس التقارير و لوحات معلومات المشروع مرارًا وتكرارًا. ومع ذلك، لا أحد لديه الوقت لإنشاء هذه المستندات وتنسيقها من الصفر مع كل مبادرة جديدة. بدلًا من ذلك، استخدم أصلًا قابلًا للتخصيص وموفرًا للوقت من مكتبة قوالب ClickUp .
هناك عدد لا يحصى من قوالب إدارة المشاريع للوحاته البيضاء المدمجة، وجداول الأعمال، والتدقيق، والميزانية، وإدارة التغيير، وأطر OKR، وغير ذلك الكثير.
ClickUp: نظام إدارة سير العمل المتكامل الخاص بك
سير العمل ليس ثابتاً أبداً. فالتكنولوجيا والمشاريع والأشخاص يتغيرون بمرور الوقت، لذا يجب أن يكون تحسين سير العمل جزءًا طبيعيًا من دورك كمدير مشروع.
نحن نعلم أن تحسين سير العمل ليس سهلاً دائماً، خاصةً إذا كان لديك الكثير من المشاريع على عاتقك. وفّر الوقت وحسّن التعاون من خلال جلب جميع أعمالك - ونعني بذلك كلها إلى ClickUp. إنشاء مساحة عمل ClickUp الآن لتبدأ مجاناً وإلى الأبد - لا حاجة إلى بطاقة ائتمان.