كيفية تحديد أهداف المشروع الفعالة (مع أمثلة)

هل أنت مدير مشروع صاعد؟ أو ربما أنت مدير متمرس ولديك العشرات من المشاريع الناجحة؟

في كلتا الحالتين، من الجيد أن تتعرف على أفضل ممارسات إدارة المشاريع. ففي نهاية المطاف، من الصعب قياس نجاح مشروعك إذا لم يكن لديك رؤية واضحة, أهداف قابلة للقياس في مكانها

قد يبدو الأمر وكأنه خطوة إضافية، ولكن تحديد أهداف المشروع قبل البدء في العمل هي أفضل طريقة ل توفير الوقت والمتاعب في المستقبل - وربما حتى بضعة دولارات. 💸

في هذا الدليل، سنتعمق في هذا الدليل في أهداف إدارة المشاريع، ولماذا هي مفيدة جدًا، وكيفية وضع أهداف فعالة تجعل فريقك يعبر خط النهاية.

ما هي أهداف المشروع؟

أهداف المشروع هي نوع من الأهداف المحددة والقابلة للقياس والقابلة للتحقيق وذات الصلة والمحددة زمنياً (SMART). والغرض منها هو تحديد ما سينجزه مشروعك قبل البدء في العمل.

فكّر في أهداف مشروع SMART كنوع من خارطة الطريق التي تنقل فريق مشروعك خلال دورة حياة المشروع. كما أنها بمثابة بيان الرؤية الذي يبقي الجميع في مهمة ويجعلهم متوافقين مع نطاق المشروع . (لأن آخر ما تحتاج إليه هو زحف النطاق .)

الأكبر الفرق بين الأهداف والغايات هو أن الأهداف أكثر قابلية للتنفيذ وأكثر تحديدًا. على سبيل المثال، قد يكون الهدف شيئًا مثل "أريد زيادة الإيرادات" لكن الهدف قد يكون "سيزيد فريق التسويق من مصادر الإحالة من وسائل التواصل الاجتماعي بنسبة 10% بحلول نهاية الربع الثاني." هل ترى الفرق؟

تنظيم الأهداف حسب القسم في قائمة ClickUp

هناك طرق لا حصر لها لكتابة أهداف المشروع. في نهاية المطاف، يتلخص الهدف الذي تكتبه في غرض المشروع. يمكنك إنشاء أهداف عمل لـ

• تحسين تجربة المستخدم
• إطلاق منتج جديد
• النجاح المالي
• طرح الميزات

سيكون لمعظم المشاريع أهداف متعددة، لذلك من الجيد تتبع الأهداف باستخدام برنامج الأهداف والنتائج الرئيسية (OKR) أو تطبيقات تتبع الأهداف . ستحافظ هذه الأدوات على تركيزك أثناء قيامك بالتوفيق بين أعضاء الفريق والمهام والمشاريع المختلفة. 🤹

أضف المستندات والمهام والمزيد على لوحة بيضاء ClickUp لبناء مسار واضح لنجاح المشروع بشكل مرئي من البداية إلى التسليم

فوائد تحديد أهداف المشروع

يساعد تحديد أهداف المشروع في تحديد الأهداف منذ البداية. يمكنك بعد ذلك النظر إلى المشروع وإثبات - غالبًا بالبيانات الثابتة - أن المشروع كان ناجحًا. أو، إذا لم يكن كذلك، يمكنك تحديد مدى ابتعادك عن النتائج المرجوة. 🎯

يمكن أن يساعدك تحديد أهداف المشروع بعدة طرق، ولكن هذه هي أكبر الفوائد:

• وضع خطة محكمة للمشروع: بصفتك قائدًا للفريق، فإن الأمر متروك لك لوضع أهداف إدارة المشروع. مع وجود أهداف SMART في متناول يدك، ستتمكن من إنشاءخطة مشروع رائعة التي تحافظ على المشروع ككل في الوقت المحدد والميزانية المحددة
• إنشاء الوثائق: توفر أهداف المشروع مسارًا ورقيًا تشتد الحاجة إليه لإنتاجوثائق المشروع لرؤسائك أثناء تقدم مشروعك. ستساعدك الوثائق أيضًا على تصميم مشاريع أفضل في المستقبل
• قياس أدائك: "هل قمنا بعمل جيد؟" هو السؤال الذي يؤرق مديري المشاريع ليلاً. لحسن الحظ، توضح أهداف المشروع ما إذا كان أداؤك جيدًا أم أنك بحاجة إلى تغيير شيء ما
• قم بعمل مهم: هل سبق لك أن قمت ببناء شيء لم يستخدمه عملك؟ هذا مضيعة كبيرة للوقت. أهداف المشروع تضمن لكمخرجات المشروع تتماشى مع أهداف العمل. على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك ترغب في زيادة إيرادات التجارة الإلكترونية من المتسوقين الدوليين ولكن فريق التسويق لديك يركز على المبيعات المحلية، فهذا عدم تطابق لن يكون الرئيس التنفيذي لديك سعيدًا جدًا بشأنه

إنشاء الأهداف وتتبعها في ClickUp

أنواع أهداف المشروع

المشاريع ليست بمقاس واحد يناسب الجميع، ولا ينبغي أن تكون أهداف مشروعك كذلك. اعتمادًا على مشروعك، قد تحتاج إلى إنشاء هدف يمس واحدة أو أكثر من هذه الفئات:

• أهداف الجودة: هدف المشروع هذا يتعلق بالجودة. ضع هدفًا يركز على معايير أو مقاييس أو معايير معينة. قد يكون ذلك معدلات رضا العملاء عن خدمة العملاء أو معدلات الارتداد عن الموقع الإلكتروني
• الأهداف المالية: الأهداف المالية تجعل العالم يدور حول العالم. تركز هذه الأنواع من أهداف المشروع على الربحية وكفاءة التكلفة. هذه أيضًا طريقة جيدة لتتبع ميزانيات مشاريعك
• الأهداف الزمنية: إذا كان لديك مشاريع متعددة في مشاريعك المتراكمة، فأنت بحاجة إلى إكمال كل شيء بأسرع وقت ممكن. يمكن للأهداف الزمنية أن تساعدك على إدارة الأطر الزمنية للمشروع بشكل أفضل، ولكن يمكنها أيضًا تتبع مراحل المشروع
• أهداف العملية: مع أهداف العملية، يعمل الفريق معًا لتحسين سير عمل معين أو إيجاد طرق جديدة لتعزيز الكفاءة. هذا هدف شائع جدًا لفرق تطوير الويب التي تتبع منهجية رشيقة
• أهداف التعلم: هل تريد تحسين مهارات فريقك؟ تتبع قدراتهم من خلال أهداف التعلم. تقيس هذه الأهداف مستويات الشهادات والمعرفة لدى فريقك
• أهداف الأداء: هذه هي نتائج مشروعك المستهدفة، مثل السرعة أو الكفاءة. استخدم أهداف الأداء لتتبع مؤشرات أداء فريقك أو مشروعك أو منتجك
• أهداف الامتثال: لا أحد يرغب في الحصول على رسالة من الإدارة القانونية. أهداف الامتثال تبقي عملك على هدفه لتلبية معايير صناعية أو قانونية معينة

إدارة مجموعات مختلفة من أهداف الامتثال في طريقة عرض قائمة ClickUp واحدة

اعتمادًا على المشروع، قد تحتاج إلى إنشاء هدف مشروع مختلط. على سبيل المثال، ربما تحتاج إلى تحسين عملية عرض الأسعار و توفير الوقت (هدف عملية ووقت مدمج).

لك الحرية في التخصيص بقدر ما تريد طالما وجدت الأهداف واضحة ومفيدة.

كيف لا تكتب أهداف المشروع

نحن نعلم أنك مشغول. لكن الهدف من أهداف المشروع هو جعل فريقك على نفس الصفحة. إذا كنت تكتب أهدافًا غامضة وغير مفيدة من أجل وضع علامة في خانة ما بسرعة، فهذا لن يساعد فريقك في كتابة أهداف المشروع الذكية.

فيما يلي بعض الأمثلة على أهداف المشروع غير المفيدة:

• "تقديم منتج أفضل." كيف تبدو كلمة "أفضل"؟ هل هو أكثر أماناً؟ هل هو أرخص؟ كيف يمكنك حتى معرفة ما إذا كان المنتج "أفضل" مما لديك الآن؟
• "زيادة رضا العملاء." نحن لسنا غاضبين من هدف المشروع هذا، لكنه لا يزال غير مفيد للغاية. حدد أين تريد زيادة رضا العملاء، وما مقدار الزيادة التي تريدها، ومتى
• "تحسين أداء الفريق" ماذا يعني "الأداء" بالنسبة لك؟ حدد الفريق الذي تتحدث عنه، ومقاييس الأداء الأكثر أهمية، ومقدار ما تتوقع أن تتحسن هذه المقاييس، وفي أي جدول زمني

في حين أن هدفًا مثل "إكمال المشروع في الوقت المحدد" يبدو جيدًا من الناحية النظرية، إلا أنه ليس مفيدًا جدًا.

يجب أن تتبع أهداف المشروع اختصار SMART لإنشاء أهداف واضحة. بهذه الطريقة، أنت (وفريقك) تعرف بالضبط ما تهدف إليه بالضبط.

على سبيل المثال، يمكن أن يكون هدف مشروع SMART المتمثل في "إكمال المشروع في الوقت المحدد":

• محددًا: سمِّ المشروع المحدد، خاصةً إذا كنت تدير عدة مشاريع في وقت واحد (لحسن حظك)
• قابل للقياس: ضع مقياساً قابلاً للقياس الكمي بنسبة مئوية أو مقياس آخر قابل للحساب
• قابل للقياس: لا يمكنك تحويلخطة تسويق المؤسسة في يوم واحد، لذا اختر هدفًا يمكن تحقيقه بشكل معقول
• ذات صلة بالموضوع: خصص الهدف خصيصًا للمشروع
• محدد بوقت محدد: حدد تاريخ استحقاق ثابت

أمثلة على أهداف المشروع المحددة بوضوح لاتباعها

في هذه المرحلة، أنت تعرف ما _لا يجب عليك فعله. أنت حر في كتابة أهداف المشروع بالطريقة التي تريدها، ولكن معظم مديري المشاريع يكتبونها على شكل "بيانات أهداف"

باتباع إطار عمل SMART، دعنا نحول بعض أهداف المشروع الأقل فائدة إلى أهداف قابلة للتنفيذ:

• "صنع منتج أفضل" تصبح "زيادة إنتاج طاقة المولد بنسبة 5% في الوقت المناسب لإطلاق المنتج في الربع الرابع"
• "زيادة رضا العملاء" يصبح "زيادة صافي نقاط المروجين (NPS) بنسبة 20% لعملاء الأغذية والمشروبات"
• "تحسين أداء الفريق" يصبح "تدريب الفريق على المهارات الإدارية لزيادة الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 45% خلال العامين المقبلين"

هل ترى الفرق؟

هذه الأهداف الجديدة أوضح بكثير. من السهل النظر إليها في نهاية المشروع وتحديد ما إذا كنت قد حققت هدفك أم لا. هذا هدف واضح مقابل بيان واهٍ مثل "لنجني المزيد من المال"

إليك بعض الأمثلة الأخرى لأهداف المشروع إذا كنت تبحث عن الإلهام:

• "زيادة عدد الزيارات على الويب بنسبة 20% خلال الربع القادم من خلال استراتيجية تسويق المحتوى المستهدف"
• "تقليل زمن الاستجابة لخدمة العملاء بنسبة 30% خلال الأشهر الستة المقبلة باستخدام نظام إدارة علاقات العملاء الجديد"
• "خفض تكاليف الإنتاج بنسبة 15% خلال السنة المالية القادمة من خلال أتمتة عملية تقديم المنتج"
• "زيادة المبيعات بنسبة 10% خلال الربع المقبل من خلال استهداف شخصيات عملائنا الجديدة في حملة تسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي"
• "إعدادبرنامج مجاني جديد لإدارة المشاريع بحلول نهاية العام لتقليل وقت إنجاز المشروع بنسبة 25%"
• "زيادة حجم قائمة رسائلنا الإخبارية بنسبة 30% في ستة أشهر عن طريق إضافة زر الاشتراك في صفحة الدفع للتجارة الإلكترونية"

تصور وتتبع مخرجات المشروع على طريقة عرض ClickUp Board

كيفية تعيين وتتبع أهداف المشروع

حسنًا، لقد أتقنت أساسيات كتابة أهداف المشروع الأولية. لقد قمت بكل هذا العمل لكتابتها. والآن حان الوقت لجعلها قابلة للتنفيذ وملحوظة قدر الإمكان.

اتبع هذه النصائح لتتبع أهداف مشروعك حتى تظل دائمًا على رأس أهدافك. 🏆

التوافق مع الأهداف التنظيمية الأوسع نطاقًا

تحدث إلى المديرين التنفيذيين أو غيرهم من كبار الشخصيات المهمة في شركتك قبل أن تحدد إدارة المشروع الأهداف. اسألهم عن أهداف المنظمة لهذا العام.

حتى لو كان هدفًا عامًا مثل "توفير المال"، فهذا يمنحك اتجاهًا واضحًا للعمل به. على سبيل المثال، هذا ليس الوقت المناسب لوضع أهداف مثل "زيادة الإنفاق التسويقي بنسبة 50%"

عندما تعرف الأهداف الأكبر لمؤسستك، يمكنك اختيار أهداف المشروع الأكثر صلة بالمشروع المطروح.

بالإضافة إلى ذلك، من الأسهل بكثير الحصول على صاحب مصلحة في المشروع عندما تتمكن من إثبات ارتباط أهدافك بالأهداف السنوية لمؤسستك.

استخدم القوالب لتوفير الوقت

لا وقت لديك لإعداد أهداف مشروعك الخاص؟ لا داعي للقلق. نحن ندرك أن تحديد هذه الأهداف يستغرق وقتًا - وأحيانًا يكون هذا وقتًا إضافيًا لا تملكه.

عندما يحين وقت الأزمة، استخدم نماذج ل OKRs والأهداف الخاصة بك . ستحتاج إلى تخصيصها، ولكن التنسيق وحده يضيف ما يصل إلى عدة ساعات يتم توفيرها كل شهر.

جرّب انقر فوق نموذج OKRs وأهداف شركة ClickUp لإنشاء هيكل تنظيمي يعكس رؤية شركتك وقيمها - كل ذلك في مكان واحد!

أنشئ تسلسلاً هرميًا لأهداف الفريق والقسم والشركة باستخدام قالب أهداف الشركة وقوالب أهداف ClickUp

حدد الأهداف كفريق واحد

من قال إن عليك تحمل كل العمل بمفردك؟ استفد من خبرات أعضاء فريقك لتحديد أهداف المشروع معًا.

رأسان أفضل من رأس واحد، ويمكن للتعاون الجماعي أن يحدث فرقًا كبيرًا. إن الجمع بين قدراتك الذهنية يجعل من الممكن التفكير في أهداف أكبر وأفضل ربما لم تكن لتفكر فيها بطريقة أخرى.

راقب مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك باستخدام أهداف ClickUp

لقد أنشأت أهدافاً رائعة للمشروع، ولكن كيف تجعل فريقك مسؤولاً عنها؟ أدخل أهداف ClickUp .

باستخدام أهداف ClickUp Goals، يمكنك تعيين أهداف مشروعك وتتبعها بكفاءة جنبًا إلى جنب مع مهامك وسير عملك. بدلاً من التنقل بين الأدوات والمنصات المختلفة، _كل ما تحتاجه موجود في مكان واحد.

تحدث عن توفير الوقت. ⏱️

أهداف ClickUp Goals اجعل جداولك الزمنية وأهدافك واضحة كالجرس. حدد أنواعًا مختلفة من الأهداف لـ

• الأهداف العددية
• الأهداف النقدية
• أهداف صواب/خطأ
• المهام

ابقَ على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك من خلال جداول زمنية واضحة وأهداف قابلة للقياس وتتبع التقدم التلقائي

هل تحتاج إلى تحويل مهمة إلى هدف؟ افعل ذلك في ClickUp بنقرة واحدة - لن تضطر أبدًا إلى الإدخال المزدوج مرة أخرى.

يقوم نظام مجلد الأهداف بتنظيم وتتبع جميع أهداف مشروعك في لوحة تحكم واحدة . يمكنك حتى تعيين أهداف لفرق وأشخاص معينين لتحميل الجميع المسؤولية.

نحن نعلم أنه ليس لديك الوقت لمطاردة فريقك للحصول على تحديثات المشروع.

ما عليك سوى تعيين موعد نهائي لأهدافك، وسوف يرسل لك ClickUp تحديثات التقدم عبر بطاقات الأداء الأسبوعية. مع التتبع التلقائي، لن تضطر إلى التساؤل عن حالة الجميع. بدلاً من ذلك، يركز الفريق أكثر على العمل الفعلي وليس على التقارير.

قم بتخزين الأهداف المتشابهة وتصنيفها بدقة في مجلدات الأهداف في ClickUp

ضع نجاح المشروع على الطيار الآلي

أهداف المشروع ضرورية لأي مشروع استراتيجي. سيوصلك العمل الجماعي والقوالب إلى أبعد مدى. ولكن عندما تحتاج إلى وضع عملك واستراتيجياتك عالية المستوى في نفس المنصة، استخدم ClickUp.

يضخ ClickUp جرعة من التعقل في عمليات إدارة المشاريع لجعل عملك - كما نقول - ممتعاً.

ولكن لا تثق بكلامنا. اشترك في ClickUp لتبسيط العملية والبدء في تحديد أهداف المشروع القابلة للتنفيذ.