بصفتك مدير مشروع، فأنت تعلم أن كيفية إنجازك للأعمال لا تقل أهمية عن سبب قيامك بها وما تعمل عليه بالفعل. أن تكون قادرًا على تتبع جميع عمليات عملك هو المفتاح في إبقاء الفريق على المسار الصحيح وتجنب الأعطال.

يعد برنامج توثيق العمليات إضافة مهمة لإطار عمل إدارة مشروعك.

سنوضح لك هنا ما الذي تبحث عنه في برامج توثيق عمليات الأعمال (BPMS) ونشارك بعض الأدوات المفضلة لدينا لإنجاز المهمة. 💪

ما الذي يجب أن تبحث عنه في برامج توثيق عمليات الأعمال؟

تعمل وثائق العمليات كخارطة طريق لمشاريعك. إنها أداة بالغة الأهمية تستفيد منها في تعيين موظفين جدد، وتتبع المشاريع الكبيرة المدرة للدخل، وتقديم نظرة عامة على كل ما تعمل عليه الشركة.

يؤدي العثور على برنامج جيد لتوثيق العمليات إلى تبسيط هذه العملية، مما يوفر لك الوقت والمال على المدى الطويل. ✨ يجب على برنامج توثيق العمليات التجارية العظيم أن:

• تقديم أدوات لجمع وتوثيق ملاحظات العملية: تمنحك المقابلات والاجتماعات والمذكرات الميدانية نظرة ثاقبة من أعضاء الفريق الرئيسيين الذين يفهمون العمليات التي هم جزء منها. ثم تُعلمك هذه الملاحظات بكيفية وضع الإجراءات
• ميزات وجهات النظر التنظيمية: بعض عمليات التوثيق أفضل بطرق معينة. عملية جيدةأدوات التوثيق يجب أن تحتوي علىالأدوات التنظيمية لمختلف الوسائط بما في ذلك المقالات ودراسات الحالة والسجلات
• تقديم التكاملات: إذا كنت تعمل مع أكثر من برنامج متعلق بالأعمال، فستحتاج إلى أن تعمل هذه البرامج معاً، وليس ضد بعضها البعض. ابحث عنأداة عملية التي تتكامل مع البرامج الأخرى التي تستخدمها بشكل منتظم
• أن تكون سهلة الاستخدام وقابلة للمشاركة: يستخدم العديد من مديري المشاريع برامج العمليات للموظفين الجدد وإدارة سير العمل. اختر واحدة يمكن مشاركتها بسهولة مع جميع أعضاء فريقك وواحدة ذات واجهة سهلة الاستخدام

قم بتخصيص اللوحات البيضاء بسهولة عن طريق إضافة المستندات والمهام والمزيد

## أفضل 10 برامج لتوثيق العمليات لاستخدامها في 2024

قم بتصور أو تنظيم العمليات وراء أي مهمة أو مشروع أو عملية تجارية باستخدام برنامج توثيق العمليات.

ستجد هنا 10 من أفضل أدوات توثيق المشاريع التي يمكنك تجربتها - سواء كنت تبحث عن طرق لتبسيط عملية تأهيل الموظفين، أو تسجيل إجراءات التشغيل القياسية، أو إنشاء

قاعدة معرفية

. 🛠️

1. ClickUp

يتيح ClickUp Docs التنسيق المنسق و أوامر الشرطة المائلة للعمل بكفاءة أكبر

مع ClickUp، توثيق العمليات و تتبع إجراءات التشغيل الموحدة أسهل من أي وقت مضى. مع وجود العشرات من عمليات المستندات في القوالب، يمكنك بسهولة إنشاء قوائم مراجعة للمهام المتكررة، وتتبع خطوات العملية، وصياغة مخططات انسيابية لمختلف أصحاب المصلحة.

استخدم مختلف

طرق عرض ClickUp

للحصول على تمثيل مرئي لجميع المهام قيد التنفيذ في طريقة عرض القائمة أو التبديل إلى طريقة عرض اللوحة لإلقاء نظرة فاحصة على قطاعات الأعمال والمشاريع الفردية.

مع

قالب مستند عمليات شركة ClickUp

أدخل تفاصيل المهام أو الإجراءات لإعطاء أعضاء الفريق فكرة عن كيفية سير الأمور في شركتك. استخدمه لتعيين موظفين جدد وتأهيلهم أو لتوضيح توقعات الشركة.

يسهل قالب محضر اجتماع S-Corp المدمج ونموذج الإجازات إدارة موظفيك، كل ذلك بنقرات قليلة. ✍️

ClickUp أفضل الميزات

• بفضل واجهة المستخدم سهلة الاستخدام والقابلة للتخصيص، يمكنك تخصيص الأداة لتلبية احتياجات عملك الخاصة
• إنشاء ويكي شركة باستخدام مستندات ClickUp الذي يمكنك تنظيمه وربطه بسير العمل ومشاركته مع المستخدمين المعنيين
• التعاون في الوقت الفعلي يبقي الجميع على اطلاع دائم بالمشاريع الجارية وإجراءات العمليات
• تمكّنك طرق العرض المختلفة وأنواع التوثيق المختلفة، بما في ذلك أدوات الرسم التخطيطي، من إنشاء عمليات توثيق مكتوبة ومرئية

قيود ClickUp

• الإصدار المجاني له حد أقصى لخمسة مستخدمين، وهو ما قد يشكل عائقاً إذا كان لديك فريق عمل أكبر
• يجد بعض المستخدمين الجدد أن العدد الهائل من الميزات قد يكون مربكاً في البداية، لكن المستوى العالي من التخصيص يجعل منحنى التعلم يستحق العناء في برنامج التوثيق هذا

تسعير #### ClickUp

• مجاني للأبد
• غير محدود: 5 دولارات شهريًا لكل مستخدم
• شركة: 12 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
• شركة بلس: 19 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
• المؤسسات: اتصل لمعرفة الأسعار

ClickUp التقييمات والمراجعات

• G2: 4.7/5 (أكثر من 6500 تقييم)
• Capterra: 4.7/5 (أكثر من 3,500 تقييم)

2. إنتيغريفاي

عبر التكامل عروض Integrify برنامج أتمتة المستندات دون الحاجة إلى الترميز. يتميز منشئ العمليات بواجهة سحب وإفلات لإنشاء إجراءاتك والتعاون فيها واختبارها. توفر طرق العرض الاستشرافية والمتأخرة نظرة ثاقبة لتبعيات المهام لتحديد أي اختناقات محتملة.

Integrify أفضل الميزات

• يتكامل مع مجموعة متنوعة من أنظمة المؤسسات ويوفر إمكانات الاستيراد والتصدير مع Excel
• سهولة تعيين التذكيرات والإشعارات القابلة للتخصيص لإبقاء أعضاء الفريق على اطلاع دائم وفي الموعد المحدد
• بيئة منخفضة الكود تجعل الأداة في متناول جميع أعضاء الفريق، وليس فقط أولئك الذين يعرفون لغات البرمجة

قيود برنامج Integrify

• توجد نسخة تجريبية مجانية، ولكن لا توجد خطة مجانية
• وجد بعض المستخدمين أن البرنامج محدود بالنسبة للفرق الكبيرة والمشاريع الكبيرة

Integrify التسعير

• يعتمد على الاشتراك: تسعير مخصص لكل ميزانية اعتماداً على عدد المستخدمين وخصومات الفئات

Integrify التقييمات والمراجعات

• G2: 4.4/5 (أكثر من 30 تقييم)
• Capterra: 4.5/5 (أكثر من 20 مراجعة)

3. سمارت دراو

عبر الرسم الذكي إنشاء وثائق عملية باستخدام مخططات SmartDraw البيانية, مخططات سير العمل والموجزات التنظيمية. تقدم المخططات والرسوم البيانية القائمة على الرسوم البيانية مرئيات واضحة تمامًا لمراحل العملية المختلفة.

تتيح لك القوالب مثل المخططات الانسيابية تصور أي مشروع من البداية إلى النهاية، بينما تسهل الخرائط الذهنية الحصول على نظرة عامة على هيكل المؤسسة من خلال أدوات توثيق العمليات. 🗂️

أفضل ميزات SmartDraw

• أكثر من 70 قالبًا مختلفًا بما في ذلك مخططات الطوابق ومخططات سير العمل لتبسيطتخطيط العمليات
  • يتكامل بسلاسة مع أدوات مثل مستندات Google Docs,مايكروسوفت أوفيسوAlassian's Jira و Confluence من Atlassian لدعم تدفق إجراءات عملك
• استيراد ملفات Visio وLucidchart بسهولة لتبديل الأدوات دون صداع كبير

قيود SmartDraw

• وجد بعض المستخدمين أن التنقل في الشريط الجانبي كان مربكًا ولم تكن هناك تخصيصات كافية للفرق الكبيرة
• وجد بعض المستخدمين مواطن الخلل في البرنامج، خاصة عندما يتعلق الأمر بالحفظ التلقائي

تسعير SmartDraw

• مستخدم واحد: 9.95 دولار شهرياً
• مستخدمون متعددون: 8.25 دولار/شهرًا ل 5 مستخدمين فأكثر

تقييمات ومراجعات SmartDraw

• G2: 4.6/5 (أكثر من 230 تقييم)
• Capterra: 4.1/5 (110+ تقييمات)

4. Bit.ai

عبر Bit.ai Bit.ai عبارة عن أداة تعاون في مكان العمل مصممة لتبسيط وثائق المشروع . باستخدام أداة توثيق العمليات هذه، يمكنك إنشاء مواقع الويكي والبرامج التعليمية التفاعلية وبوابات العملاء. مصممة للأفراد والفرق الصغيرة والمؤسسات الكبيرة، وهناك طريقة للاستفادة من هذا البرنامج سواء كنت تعمل على مشاريع صغيرة أو معقدة.

أفضل ميزات Bit.ai

• تكون مدخلات العملية سهلة عند استخدام أحد القوالب التي يبلغ عددها العشرات من القوالب الخاصة بهم
• ينظف المحرر الذكي بالذكاء الاصطناعي عملك ويقدم اقتراحات للتحسين
• الربط السريع بين المستندات، وتضمين الروابط، وإضافة أدوات ذكية للسياق

قيود Bit.ai

• يحد الإصدار المجاني من الملفات إلى 5 ميغابايت، وهو ما قد يمثل تحديًا للمستخدمين الذين يرغبون في استخدام عناصر متعطشة للبيانات مثل مقاطع الفيديو والمخططات والرسومات الأخرى
• وجد بعض المستخدمين أن خيارات التنسيق والخط محدودة، مما يزيد من صعوبة تلبية معايير العلامات التجارية الداخلية

تسعير Bit.ai

• مجاني
• محترف: 8 دولارات لكل عضو شهرياً
• الشركات: 15 دولارًا لكل عضو شهريًا

تقييمات ومراجعات Bit.ai

• G2: 4/5 (أكثر من 10 تقييمات)
• Capterra: 5/5 (أكثر من 5 مراجعات)

5. بيليو

عبر بيليو باستخدام Pellio، يمكنك إنشاء وثائق العمليات التجارية في ثلاث خطوات سهلة. ابدأ بإنشاء عملية باستخدام محرر النص المنسق. قم بتضمين الصور ومقاطع الفيديو والملفات لدعم التوثيق. بعد ذلك، شارك سير العمل مع أعضاء الفريق المعنيين. أخيرًا، قم بتعيين المهام وتواريخ الاستحقاق للحفاظ على المشاريع في الموعد المحدد. 🗓️

بيليو أفضل الميزات

• إنشاء مهام خطوة بخطوة لأعضاء الفريق الفرديين وتتبع تقدمهم في واجهة نظيفة
• ينشئ محرر النص المنسق قاعدة بيانات لإدارة المعرفة في دقائق، وتتيح لك لوحات المعلومات العامة تحديد أوجه القصور في العملية
• تعيين مستويات وصول مختلفة للوثائق بناءً على أدوار أعضاء الفريق

قيود Pellio

• يقتصر دعم العملاء على البريد الإلكتروني، لذا فإن الحصول على الحلول قد يستغرق وقتاً أطول من استخدام أدوات برمجية أخرى
• تدعم الأداة اللغة الإنجليزية فقط، مما يجعلها صعبة بالنسبة للشركات التي تستخدم لغات أخرى بانتظام

أسعار بيليو

• لايت: 15 دولارًا شهريًا
• بدء التشغيل: 47 دولارًا في الشهر
• محترف: 97 دولارًا/شهريًا

تقييمات ومراجعات Pellio

• G2: غير متاح
• Capterra: غير متاح

6. إيفرنوت

عبر إيفرنوتEvernote هو تطبيق للعمل والمهام والجدول الزمني شائع بين مديري المشاريع والأفراد الذين يحبون اختراق إنتاجيتهم. كان في الأصل تطبيقًا لتدوين الملاحظات، والآن تستخدمه الشركات لإدارة العمليات والمشاريع والجداول الزمنية. يمكنك بسهولة إضافة الصور والصوت وملفات PDF وتحويل أي ملاحظة إلى مهمة لإضافتها إلى جدولك الزمني.

أفضل ميزات Evernote

• عمليات تكامل التطبيقات تشمل Slack وGoogle Drive وMS Teams وZapier والمزيد
• اختر من بين عشرات القوالب لتطوير أطر التخطيط الاستراتيجي أو تحديد أولويات المهام
• ربط الجداول الزمنية والملاحظات مع تكامل التقويم مع برنامج التوثيق الخاص به
• واجهة مستخدم بديهية تجعل من السهل تتبع العمليات التجارية

قيود Evernote

• تمنى بعض المستخدمين لو كان هناك المزيد من خيارات التنسيق لتنظيم أفضل باستخدام أداة التوثيق هذه
• وفقًا لبعض المستخدمين، المزامنة بطيئة وغير موثوقة في بعض الأحيان

تسعير Evernote

• مجاني
• شخصي: 14.99 دولارًا شهريًا
• احترافي: 17.99$/شهرًا

تقييمات ومراجعات Evernote

• G2: 4.4/5 (أكثر من 1900 تقييم)
• Capterra: 4.4/5 (أكثر من 8,000 تقييم)

7. هايتايل

عبر هايتايل استخدم Hightail، وهو إدارة العمليات أداة لتنظيم المهام وتعيين عمليات المتابعة وتتبع المناقشات حول المشروع. تُبقي التحديثات المباشرة للخطوات التالية الجميع على اطلاع على ما يحدث الآن وما سيحدث بعد ذلك. تتيح لك ميزة مشاركة الملفات تحميل مستندات الشركة وإرسالها وتخزينها بأمان. استخدم أداة التعاون الإبداعي لجمع الأصول المرئية ومناقشتها. 📊

هايتايل أفضل الميزات

• البرنامج مشاركة الملفات يضمن وصول كل عضو في الفريق إلى الأدوات التي يحتاجها للتعامل مع الجزء الخاص به من المشروع
• تُعد ميزات الصور والمحتوى المرئي مثالية إذا كنت تبحث عن طريقة لمشاركة وثائق الصور والفيديو والموافقة عليها ومعاينتها
• تجعل عمليات التكامل مع Adobe و Zapier إنشاء المحتوى المرئي أسرع والجدولة أكثر كفاءة

قيود هايتايل

• ميزات إدارة المشروع متوفرة فقط في خطط Teams وخطط الأعمال
• واجه بعض المستخدمين مواطن الخلل عند مشاركة الملفات أو الصور

تسعير #### Hightail

• لايت: مجاني
• محترف: 12 دولارًا شهريًا
• الفرق: 24 دولارًا في الشهر
• الأعمال: 36$/شهرياً

Hightail التقييمات والمراجعات

• G2:4.2/5 (680+ تقييم)
• Capterra:4.4 /5 (أكثر من 280 تقييم)

8. ProcessMaker

عبر ProcessMaker تشغيل مهام سير العمل تلقائيًا باستخدام ProcessMaker، وهو إعادة هندسة إجراءات العمل أداة مصممة لتبسيط حتى أكثر المشاريع تعقيداً. يتيح لك البرنامج ذو التعليمات البرمجية المنخفضة سحب المهام وإفلاتها في أداة Process Modeler لإنشاء خرائط ذهنية مرئية ومخططات عصف ذهني. استخدم أداة إنشاء النماذج لالتقاط البيانات والتعليقات من أعضاء الفريق والاستفادة من طرق عرض لوحة المعلومات للحصول على نظرة ثاقبة لما يحدث على مستوى الشركة.

أفضل ميزات ProcessMaker

• الاتصال بتطبيقات الجهات الخارجية بما في ذلك Salsforce وOracle باستخدام واجهة برمجة التطبيقات
• استخدم تقنية الأتمتة لتبسيط مهام سير العمل وقضاء وقت أقل في المهام الطائشة
• مسح الملفات ضوئياً وتخزينها للاحتفاظ بنسخ رقمية من جميع وثائق أعمالك

قيود ProcessMaker #### قيود ProcessMaker

• يعني منحنى التعلم الأكثر انحدارًا أن الأمر يستغرق وقتًا أطول لمعرفة النظام الأساسي في البداية، مما يؤخر أحيانًا المشاريع إذا كنت بحاجة إلى البدء مباشرةً
• وجد بعض المستخدمين أن الواجهة لم تكن أنيقة كما يرغبون أو أنها تتطلب ترميزاً أكثر مما هو متوقع

تسعير ProcessMaker

• قياسي: 1,495 دولار شهرياً لكل مستخدم
• المؤسسة: 2,479 دولار شهريًا لكل مستخدم
• مخصص: للخدمات المصرفية والتعليم العالي والحلول المدمجة

تقييمات ومراجعات ProcessMaker

• G2: 4.3/5 (أكثر من 270+ تقييم)
• Capterra: 4.5/5 (أكثر من 170 تقييم)

9. المستند 360

عبر المستند 360 باستخدام Document360، يمكنك إنشاء قاعدة معرفية للشركة لمشاركتها داخلياً مع الموظفين أو خارجياً مع العملاء. بالنسبة لوثائق العمليات، قم بإنشاء إرشادات فنية وإجراءات تشغيل موحدة مثل كتيبات الموظفين وأطر التسويق. صياغة وثائق النظام والبرامج التعليمية والأدلة المرجعية للموظفين لاستخدامها لدعم عملهم. 🌻

أفضل ميزات Document360 Document360

• يتولى فريق Document360 عملية الترحيل من أنظمة قواعد المعرفة الأخرى نيابةً عنك. وهذا يعني أنه لا داعي للقلق بشأن قضاء الوقت في إجراء عملية الانتقال
• الاختيار من بين عشرات القوالب لإنشاء مستودعات وأدلة معرفية
• واجهة سهلة الاستخدام تجعلها سهلة الاستخدام، حتى بالنسبة للموظفين الجدد

قيود Document360

• في الوقت الحالي، يمكن لشخص واحد فقط تحرير مستند في وقت واحد، مما يحد من الوظائف عندما يتعلق الأمر بالتعاون الجماعي
• وجد بعض الأشخاص أن لوحة معلومات التحليلات ليست قوية مثل المنافسين

تسعير Document360

• مجاني
• قياسي: 149 دولارًا لكل مشروع شهريًا
• احترافي: 299 دولارًا لكل مشروع شهريًا
• شركة: 399 دولارًا لكل مشروع شهريًا
• المؤسسات: 599 دولارًا لكل مشروع شهريًا

Document360 التقييمات والمراجعات

• G2: 4.7/5 (340+ تقييم)
• Capterra: 4.7/5 (160+ تقييم)

10. جلو

عبر جلو هل تبحث عن طرق لإنشاء أدلة تفاعلية وقواعد معرفية تفاعلية يستمتع موظفوك باستخدامها بالفعل؟ انتقل إلى Gluuu لتطوير مستندات مرئية وتعاونية لعمليات أعمالك. يزيل مصمم العمليات المدمج التخمين من المعادلة لتخطيط العمليات وتعيين المهام وإنشاء جدول زمني بسهولة.

أفضل ميزات Gluuu

• تحدد ميزة هندسة العمليات في Gluuu العمليات المكررة لتبسيط سير العمل لديك
• تعيين السيطرة والسلطة لأعضاء الفريق المختلفين لتفويض الإدارة والإشراف
• تُنشئ التغييرات إشعارات فورية، مما يبقي جميع أعضاء الفريق على اطلاع على الجدول الزمني المحدد

قيود Gluuu

• يهدف البرنامج إلى تبسيط العمليات الداخلية، لكن بعض المستخدمين تمنوا لو أنه يدعم أيضاً المشاركة الخارجية لقواعد المعرفة المصممة للعملاء
• لا يتم حفظ طرق عرض التصفية، لذلك عليك إعادة إدخالها في كل مرة تخرج فيها من المستند وتعيد فتحه

Gluuu التسعير

• أساسي: 12 دولارًا شهريًا
• إحترافي: 25 دولارًا شهريًا
• المؤسسات: تسعير مخصص

Gluuu التقييمات والمراجعات

• G2: غير متاح
• Capterra: 4.6/5 (أكثر من 20 تقييم)

إنشاء وثائق العمليات بشكل أكثر فعالية

ClickUp هو حلم مدير المشروع. مع مئات القوالب للاختيار من بينها، يمكنك إنشاء وثائق أسرع لجميع عملياتك. من كتيبات الموظفين وقوائم المراجعة الخاصة بالتأهيل إلى إجراءات الميزانية للمشاريع والتقويمات الخاصة بالمراحل الرئيسية، ستجد ما تحتاجه لبدء الإنشاء.

جرّب ClickUp

حلول إدارة المشاريع المجانية

اليوم