يعرف كل مدير مشروع أن مفتاح إدارة المشروع يبدأ من خطة المشروع -لكن الأمر لا ينتهي عند هذا الحد.
عندما تدير مشروعًا، من المهم جدًا أن تكون على اطلاع دائم بما يحدث. إذا لم يسير عنصر واحد فقط وفقًا للخطة، فقد يؤدي ذلك إلى سلسلة من ردود الفعل الهائلة. السؤال هو: ما هي أفضل طريقة لمراقبة صحة مشروعك حتى تتمكن دائمًا من رؤية ما يحدث بالضبط؟
ادخل إلى تقرير حالة المشروع قالب.
ما هو قالب تقرير حالة المشروع؟
يمنحك قالب تقرير حالة إدارة المشروع نظرة شاملة على جميع مراحل المشروع والتقدم المحرز في المشروع مقابل الخطة الأصلية. وهو يسمح لك بإدارة أي مخاطر للمشروع في الوقت الفعلي - بدلاً من أن تصدم بعد وقوعها - ويساعدك على تحسين إدارة الموارد لتحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف.
بالطبع، إذا كنت تفضل استخدام تقنيات أقل وكان مشروعك صغيرًا، يمكنك دائمًا إنشاء هيكل تقسيم العمل في Excel . بمجرد أن تبدأ في التعامل مع المشاريع الكبيرة أو العناصر الإضافية مثل فرق متعددة الوظائف على الرغم من ذلك، فإن مقاييسك و وثائق المشروع تصبح أكثر تعقيدًا.
عندما يكون الأمر كذلك، فإن أدوات مثل برنامج إدارة المشاريع وقوالب تقارير حالة المشروع يمكن أن تساعدك توفير الوقت والطاقة، مع التأكد من أن ضوابط المشروع -الجدول الزمني للمشروع وميزانية المشروع على المسار الصحيح. 🙌
ما الذي يجعل قالب تقرير حالة المشروع جيدًا؟
عادةً ما يقدم قالب تقرير حالة المشروع مزيجًا من عدة ميزات رئيسية. لاختيار قالب إدارة المشروع المناسب، من المهم فهم الوظائف التي تحتاجها - وميزانيتك.
اعتمادًا على حالات الاستخدام ونوع التقارير التي تحتاج إلى تقديمها، يمكن لقالب تقرير حالة المشروع الرائع أن يقوم بأي مجموعة مما يلي:
- إظهار معلومات المشروع الرئيسية مثل اسم المشروع وأسماءأصحاب المصلحة في المشروع ضمنهيكل إدارة المشروع
- تبسيط عرضك للتقدم المحرز مقابلمعالم المشروع والمنجزات
- إعطاء مدير المشروع صورة واضحة لمدير المشروع عن مدى تقدمك على المسار الصحيح وتأخرك عن الجداول الزمنية
- تتبع التكاليف مقابل الميزانية لمساعدتك في إدارة صحة مشروعك
- مساعدتك في مراقبة وتتبعنطاق المشروع الزحف مع أصحاب المصلحة الرئيسيين
- مساعدتك في تسجيل طلبات التغيير وإدارتها عند ظهورها خلال سير المشروع
- السماح لمديري المشروع بتسليط الضوء على الإنجازات الرئيسية خلال فترة إعداد التقارير قيد المراجعة
- مساعدة مديري المشروع على اكتشاف المخاطر والعقبات المحتملة التي قد تعرقل المشروع بسهولة
- السماح لجميع أصحاب المصلحة الرئيسيين، مثل العملاء ورعاة المشروع، بالاحتفاظ بالإشراف على المشروع
- إبقاء أعضاء الفريق ومديري المشروع وأنت على اطلاع على آخر المستجدات حول ما تم إنجازهبنود العمل المنجزة والمهام القادمة، مما يجعلإدارة الفريق أسهل بكثير
- اجعل من السهل تقديم تحديثات الحالة العامة إلى أصحاب المصلحة، مما يمنحك (ويمنحهم) المعلومات التي يحتاجون إليها بتنسيق منظم وسهل الفهم
باختصار، يوفر لك التقرير الجيد لحالة المشروع الوقت حتى تتمكن من التركيز على عملك الفعلية: إدارة مشروعك. 🛠️
10 قوالب لتقرير حالة المشروع لاستخدامها في عام 2024
إذا كانت لديك الميزانية الكافية، فبكل الوسائل، امضِ قدمًا واستثمر في برنامج إدارة المشروع المدفوع مع وظيفة إعداد التقارير المدمجة.
ولكن هناك العديد من قوالب تقارير حالة المشروع المجانية المتاحة على الإنترنت. إنها ببساطة مسألة تحديد أي منها قالب التقرير المرحلي سيعمل بشكل أفضل لاحتياجاتك.
لمساعدتك في اتخاذ القرار، ضع في اعتبارك الإطار الزمني الذي تريد قياسه ومقدار التفاصيل التي تريد عرضها لهذا الإطار الزمني. سيعتمد هذا على مدى مراقبتك عن كثب لكل جانب من جوانب تقدم المشروع، وما هي المعلومات التي تحتاجها لتتمكن من تحديد أي علامات حمراء.
كقاعدة عامة، كلما اكتشفت المشاكل والمخاطر المحتملة في وقت مبكر، كان التعامل معها أسهل. فكّر أيضًا في جمهورك الأوسع نطاقًا.
من أيضًا سيقرأ تقرير حالة المشروع هذا وما الذي قد يكون مهتمًا به؟ على سبيل المثال، سيبحث الجمهور على المستوى التنفيذي عن نظرة عامة فقط، وعلى الأرجح سيركز على الأرجح على ما إذا كان مشروعك في الوقت المحدد وضمن الميزانية.
بينما يهتم أعضاء الفريق الذين يعملون مباشرةً في المشروع بما تم إنجازه وما سيحدث بعد ذلك، حتى يعرفوا ما الذي يجب التركيز عليه في الأسبوع أو الشهر المقبل. مع وضع كل ذلك في الاعتبار، دعنا نستكشف بعض ميزات أفضل القوالب المجانية المتوفرة، حتى تتمكن من اختيار النموذج المناسب لك. 🤩
1. قالب تقرير حالة مشروع ClickUp
تتبع التقدم المحرز في المشروع وحدد خطواتك التالية باستخدام قالب تقرير حالة المشروع من ClickUp
قالب قالب تقرير حالة مشروع ClickUp يلخص كيفية تقدم مشروعك مقابل خطة المشروع الأصلية. وهو أيضًا منتدى لمناقشة أي مشاكل وتحديد الخطوات التالية.
يساعدك نموذج تقرير حالة المشروع المفيد على اكتشاف المشاكل بينما لا يزال من السهل التعامل معها, إدارة الجدول الزمني لمشروعك ، وإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم من خلال تقرير مرحلي سهل القراءة.
تستخدم أداة إدارة المشروع هذه ترميزًا لونيًا لمساعدتك على تحديد العناصر المختلفة للمشروع بسرعة، بحيث يمكنك أن ترى في لمحة سريعة كيف يتقدم كل منها. يمكنك أيضًا إضافة ملاحظات لاصقة إلى السبورة البيضاء لتسليط الضوء على التفاصيل أو تسهيل المناقشة. تحميل هذا القالب
2. قالب تقرير حالة المشروع التجاري الشهري ClickUp
استخدم قالب ClickUp هذا لمراجعة سير العمل وأداء أعضاء الفريق الفردي حتى تتمكن من إدارة فريقك بشكل أكثر فعالية
في بعض الأحيان، بدلاً من النظر إلى ملخص الحالة الحالية للمشروع بأكمله، فإنك ترغب في الانتقال إلى عضو معين من أعضاء فريق المشروع. هذا مفيد للغاية عندما يحين الوقت لمراجعة سير العمل أو أداء أحد أعضاء فريق المشروع قبل أن يتم تقييمه من قبل المراجعة السنوية .
إن قالب تقرير حالة العمل الشهري من ClickUp هو مستند من صفحة واحدة يسلط الضوء على العمل الذي أنجزه الفرد كل شهر، بالإضافة إلى الأعمال القادمة والتحديات المحتملة التي قد يواجهها في إكمال تلك المهام القادمة. كما يوفر أيضًا تحديثات سريعة حول القضايا الملحة مثل تغييرات النطاق، والمشروع المنجزات الفائتة، وأي مشاكل في سعة عبء العمل التي يمكن أن تؤثر على صحة المشروع. تحميل هذا القالب
3. انقر فوق قالب تقرير حالة المشروع الأسبوعي البسيط
أطلع أصحاب المصلحة على الحالة العامة للمشروع، بالإضافة إلى التقدم الأسبوعي في المهام باستخدام قالب ClickUp هذا
نموذج قالب تقرير حالة المشروع الأسبوعي البسيط من ClickUp يبدأ بعلامة الحالة لإظهار الحالة العامة لمشروعك. يمكنك بعد ذلك إكمال نظرة عامة سريعة على التقدم المحرز على مدار أسبوع معين، بما في ذلك المهام المكتملة، قيد التنفيذ، و القادمة في الأسبوع القادم.
يعد هذا المستند البسيط طريقة سريعة وفعالة لإطلاع أصحاب المصلحة على آخر المستجدات، مما يجعلهم سعداء دون الحاجة إلى قضاء ساعات في إعداد تقرير لهم. 🙌 تحميل هذا القالب
4. قالب تقرير حالة المشروع الأسبوعي ClickUp
قم بتسليط الضوء على إنجازات مشروعك وإدارة قوائم المهام باستخدام قالب ClickUp الأسبوعي هذا
وبدلاً من إعادة اختراع العجلة في كل مرة، فإن قالب تقرير الحالة الأسبوعي ل ClickUp يساعد أصحاب المصلحة لديك على متابعة تقدم المشروع من خلال نموذج موحد لحالة المشروع.
يعرض التقرير تفاصيل المشروع بشكل عام مثل اسم المشروع ومدير المشروع والراعي الرئيسي ويمنحك مساحة للتفاخر بأي إنجازات رئيسية. ثم يركز على الأنشطة قيد التنفيذ والأنشطة القادمة بما في ذلك المهام التالية مستوى الأولوية وتاريخ الاستحقاق تنزيل هذا القالب
5. انقر فوق قالب تقرير حالة المشروع التنفيذي
قم بتخصيص هذا القالب لتقديم نظرة عامة رفيعة المستوى لمحفظة مشاريعك
عندما يرغب المديرون التنفيذيون المشغولون وأصحاب المصلحة الآخرون الذين تقدم لهم تقاريرك ببساطة في الاطلاع على ملخص تنفيذي لمختلف المشاريع التي تديرها، فإن قالب تقرير حالة المشروع التنفيذي ClickUp هو إجابتك
يمكنك اختيار التنسيق المفضل لديك من بين 7 أنواع عرض لتقديم، على سبيل المثال، تحديث حالة المشروع الإجمالية المرمزة بالألوان الأحمر والأصفر والأخضر مع التركيز على الميزانية والجدول الزمني والجودة. أو قم بفرز بياناتك لإظهار التقدم المحرز لكل مهمة فرعية أو حسب كل قسم في الجانب الخاص به من المشروع.
يتيح لك تنسيق القائمة أيضًا إمكانية استخدام 11 حقلًا مخصصًا، مثل النطاق، وصحة الميزانية، وتقييم المشروع، حتى تتمكن من عرض البيانات الأكثر أهمية بالنسبة لك وللفريق التنفيذي. تنزيل هذا القالب
6. انقر فوق قالب تقرير حالة المشروع الشهري
استخدم هذا القالب المرمز بالألوان لتتبع التقدم الشهري للمشروع مقابل خطة مشروعك حتى تعرف بالضبط أين تقف الأمور
للحصول على نظرة عامة على التقدم المحرز في مشروعك على مدار شهر، فإن أفضل رهان لك هو نموذج تقرير حالة المشروع الشهري من ClickUp . يقارن قالب التحديث هذا بين الحالة الحالية للمشروع وخطة المشروع لإظهار أين يسير مشروعك على المسار الصحيح وأين لا يسير عليه، مع التركيز على الشهر السابق والشهر الحالي. ويساعدك هذا القالب على إبقاء عينيك على الكرة وتحديث أصحاب المصلحة بسهولة كل شهر.
يستخدم هذا المستند السهل الاستخدام ترميزًا لونيًا للإشارة إلى حالة كل عنصر من عناصر المشروع، على سبيل المثال، ما إذا كانت الجداول الزمنية والميزانيات والجودة والنطاق تسير على المسار الصحيح، وما إذا كانت المخاطر تدار بشكل جيد. وإذا كانت المساءلة مهمة بشكل خاص بالنسبة لك، فهناك مساحة حيث يمكن لمراجعي التقرير وأصحاب المصلحة الإقرار بقراءة التقرير وإضافة أي ملاحظات. 👀 تنزيل هذا القالب
7. انقر فوق قالب تقرير حالة المشروع المتعدد
استخدم قالب ClickUp هذا للحصول على نظرة عامة مرئية عن حالة جميع مشاريعك
عندما يكون لديك العديد من المشاريع قيد التنفيذ، فإن قالب قالب تقرير حالة المشاريع المتعددة يمنحك لمحة مرئية سهلة الاستخدام عن محفظتك بالكامل.
يوفر هذا التقرير البسيط صفحة لكل مشروع، مع لوحة معلومات المحفظة في الصفحة الأولى. تلخّص لوحة المعلومات أولوية كل مشروع ومرحلته وحالته الإجمالية، ثم تقسّم ذلك إلى التكلفة والجودة والجداول الزمنية. تشير علامات الحالة إلى ما إذا كانت العوامل المختلفة صحيّة أو في خطر أو خارج المهمة. تنزيل هذا القالب
8. قالب تقرير حالة برنامج ClickUp
يوضح لك نموذج ClickUp المرمز بالألوان هذا حالة ميزانيتك وجدولك الزمني وجودة المشروع
و قالب تقرير حالة برنامج ClickUp يعرض لك جميع التفاصيل المهمة لبرنامجك في لمحة سريعة مع حالة مشروعك. تسلط الخلايا المرمزة بالألوان الضوء على ما إذا كان الجدول الزمني والميزانية والجودة على المسار الصحيح، وتشير إلى ما إذا كانت هناك مخاطر تتطلب الاهتمام. يمكنك أيضًا إرفاق صور مثل مخطط جانت الخاص بك، وتخصيص الموارد، وميزانية البرنامج لإعطائك صورة واضحة لما يجري. تنزيل هذا القالب
9. قالب تقرير حالة مشروع مستندات Google Docs بواسطة مستندات إدارة المشاريع
تتبع المعالم الرئيسية والمنجزات إلى جانب التواريخ المخططة والمتوقعة لإبقاء الفريق بأكمله على نفس الصفحة
يوفر قالب تقرير حالة المشروع المجاني هذا نظرة عامة جيدة على مشاريعك، مع تفاصيل كافية لمساعدتك على البقاء على رأس الأمور وإبقاء المديرين سعداء.
يعرض ملخص حالة المشروع مرمزاً بالألوان في المقدمة، مع مساحة لشرح أي مشاكل. كما يعرض أيضًا حالة المنجزات الرئيسية والمراحل الرئيسية، ويسرد المشكلات والمخاطر وطلبات التغيير المفتوحة، بالإضافة إلى الجدول الزمني وتباين التكلفة.
لمساعدتك في إدارة فريقك، يسلط الضوء على سير العمل، مع التركيز على المهام المخطط لها خلال الشهر الماضي والأسبوع الماضي، ثم الخطوات التالية للأسبوع القادم. وبالنسبة للمديرين الذين يبحثون عن مقاييس محددة، فإنه يتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) .
المكافأة:
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/raid-log-templates// قوالب سجلات RAID %/%href/_ تنزيل هذا القالب
10. قالب تقرير الحالة الأسبوعي لمحرر مستندات جوجل من Template.Net
ركز على هدفك الأسبوعي مع هذا القالب الاحترافي الذي يركز على الليزر
تقرير الحالة الأسبوعي هذا مثالي إذا كنت تدير فريقك عن كثب. كما أنه يوفر نموذجًا مفصلاً للغاية يسهل إكماله وإرساله إلى أصحاب المصلحة لديك.
يتضمن نموذج مثال تقرير الحالة رسالة غلاف وملخصاً تنفيذياً ومقدمة للمشروع. ثم يركز على المعالم الحالية التي يتم العمل عليها مع النسبة المئوية لإنجازها، ويتطرق إلى الموظفين الأفراد ومستوى إنتاجيتهم. ستعرف دائمًا من الذي يعمل على ماذا بالضبط وكيف يقومون به. 👀 تحميل هذا القالب
تشغيل مشاريع أفضل باستخدام قوالب تقرير حالة المشروع
إن وضع خطة مشروعك هي الخطوة الأولى فقط لإدارة المشروع بفعالية. بعد ذلك، يعود الأمر بعد ذلك إلى مراقبة التقدم المحرز وإدارة فريقك وجداولك الزمنية وميزانيتك، ومراقبة أي إشارات حمراء، حتى تتمكن من إدارة المخاطر بفعالية. وهذا كله قبل أن تقوم بتحديث أي من أصحاب المصلحة، مثل العميل أو راعي المشروع - لأن إبقاءهم على اطلاع هو جزء آخر مهم من المهمة.
يتطلب القيام بكل هذا بفعالية الحصول على البيانات الصحيحة في متناول يدك - بصيغة تساعدك على القيام بعملك، بدلاً من خلق عمل إضافي لك.
مهما كانت أولوياتك، خذ الوقت الكافي للعثور على قالب تقرير حالة إدارة المشروع المجاني المناسب لك. ستجد كل ما تحتاجه لإبراز مشروعك والتعاون مع فريقك وأصحاب المصلحة على ClickUp - وهو مجاني أيضاً.
مع قوالب النقر فوق ستشعر بأنك أكثر تحكماً، وستتمكن من إدارة مشروعك بفعالية أكبر، وستوفر الوقت والمال أيضاً. إنه فوز في كل شيء. 🙌