مديرو المشاريع هم الأشخاص الذين يتم اللجوء إليهم لإنجاز الأمور بكفاءة وفعالية. فهم يتأكدون من بقاء المشاريع على المسار الصحيح، وبقاء الفرق منسقة، وتحقيق الأهداف. ولكن ما الذي يجعل مدير المشروع جيداً؟
يجب أن يتمتع مدير المشروع الناجح بمزيج من المهارات الفنية والقيادية ومهارات التواصل. فيما يلي 10 مهارات لا بد من امتلاكها في إدارة المشاريع والتي يجب أن يتمتع بها جميع مديري المشاريع الرائعين لكي يكونوا ناجحين:
1. تبسيط التواصل
مديرو المشاريع الجيدون قادرون على التواصل بشكل واضح وفعال بشأن ما يجب القيام به في الوقت المناسب، بحيث يعرف جميع المعنيين ما هو متوقع منهم. وهذا يشمل إبقاء أعضاء الفريق على علم بأي تغييرات في المشروع بالإضافة إلى تقديم الملاحظات والتوجيهات.
يقول معهد إدارة المشاريع أنه إذا استمر هذا المستوى من التواصل، "هناك خطر فقدان التسليمات أو نواتج أخرى."
أوتش هل يمكن أن يكون الكثير من التواصل سيئاً؟ نعم، عندما لا يكون الأمر منظماً أو واضحاً أو عندما يكون "تواصلك" عبارة عن بضع رسائل بريد إلكتروني غير مترابطة. إن القدرة على التواصل تُحدث فرقًا كبيرًا في نجاح المشروع أو فشله.
قد تظن أن مديري المشاريع الفعالين يعرفون كيفية القيام بذلك بشكل جيد أدوات إدارة المشاريع . هذه القدرة هي مهارة تواصل يتم التغاضي عنها.
أداة قوية لإدارة المشاريع مثل انقر فوق يساعدك على تبسيط التواصل، ويزود أصحاب المصلحة/الجهات الراعية بالتحديثات ويحدد بوضوح مواعيد استحقاق العمل والمهام.
2. إيجابية حول العمل
إذا شعر مدير المشروع أن العمل غير معقول أو قابل للإنجاز، فكيف سيشعر بقية أعضاء الفريق؟
مشروع رائع مدير المشروع لديه القدرة على فهم أولويات المنظمة وترجمة تلك القيم إلى فريق مشروعهم، وربط كيفية ارتباطها بالمشاريع والمهام الفردية. يعمل مديرو المشاريع هؤلاء أيضًا مع الفريق على وضع استراتيجيات لتحقيق تلك الرؤية.
للوفاء بالمواعيد النهائية ومواعيد الاستحقاق والحفاظ على المشروع في الموعد المحدد، يجب أن يكون مدير المشروع إيجابيًا بشأن العمل الذي يقوم به، ومساعدة الفريق بأكمله على الإنجاز.
الموازنة بين الإيجابية والواقعية حول المخاطر والمشكلات يتطلب الحدس والخبرة، وهو ما يأخذنا إلى النقطة التالية:
3. حل المشكلات
قد يبدو هذا الأمر واضحًا، لكن مدير المشروع الجيد يمكنه حل المشاكل . والأفضل من ذلك أنهم قادرون على حلها تحديات إدارة المشاريع . سيتضمن حل المشكلات الأساسية هذه الخطوات الخمس.
- تحديد المشكلة
- تحديد الأسباب
- توليد الحلول
- تحليل الحلول
- اتخاذ الإجراءات
تبدو هذه الخطوات الخمس بسيطة، ولكننا غالبًا ما لا نأخذ الوقت الكافي لإجراء هذه الخطوات بوضوح. قد نعرف المشكلة، ولكننا لا نقيّمها من جميع الزوايا أو نوثق أفكار الفريق حول ما يجب القيام به بعد ذلك.
قد يعني هذا سحب القلم والورقة للتركيز والتفكير حقًا فيما حدث. اكتب كل خطوة من خطوات العملية ودوّن الأفكار حول ما نجح وما لم ينجح في كل مرحلة.
إليك هذا المثال لاستخدام هذا المشروع قائمة مراجعة الإدارة لحل مشكلة الموظفين
الخطوة الأولى: تحديد المشكلة
يواجه الموظف صعوبة في الوفاء بمواعيده النهائية.
الخطوة الثانية: تحديد الأسباب
لديهم الكثير من العمل على عاتقهم وليس لديهم الوقت الكافي لإنجازه كله.
الخطوة الثالثة: توليد الحلول
يمكن أن تشمل الحلول الممكنة تفويض المهام لأعضاء الفريق الآخرين، أو تحديد مواعيد نهائية واقعية، أو استخدام أداة لإدارة المشاريع لإدارة أعباء العمل بشكل أفضل.
الخطوة الرابعة: تحليل الحلول
سيتضمن تحليل الحلول الموازنة بين إيجابيات وسلبيات كل حل وتحديد ما هو الأفضل لكل عضو من أعضاء الفريق.
الخطوة الخامسة: اتخاذ الإجراءات
بمجرد تحديد الحل الأفضل، حان الوقت لاتخاذ إجراء وتنفيذ خطة ناجحة لإدارة المشروع.
إن اتباع هذه القائمة المرجعية البسيطة لحل المشاكل يمكن أن يرتقي بمدير مشروع لائق إلى مدير مشروع موثوق به.
4. حافظ على الهدوء
حسنًا، لا يرقى ذلك إلى مستوى أن تكون طبيبًا في قسم الطوارئ أو شرطيًا. لكن على مدير المشروع أن يوازن بين احتياجات المشروع، إلى جانب الأولويات التنظيمية، ومخرجات الفريق وأي مساهمات شخصية يجب أن يقدمها أيضًا. ناهيك عن أي عناصر محبطة قد تكون خارجة عن سيطرة مدير المشروع، مثل الأنظمة القديمة أو سير العمل.
قد يكون ذلك مرهقاً.
لكن مدير المشروع الجيد لديه القدرة على التراجع خطوة إلى الوراء وتحليل الخيارات التالية وتعلم الدروس حتى وسط الانتكاسات.
مدير المشروع هو الشخص الذي يجب أن يقوم بتنظيف المشروع والتعامل معه مرة أخرى - ربما من منظور مختلف. ولكن في هذه الحالة، يجب على مدير المشروع أن يعرف ما الخطأ الذي حدث وأن لا يرتكب نفس الخطأ مرة أخرى. يجب أن يكون مدير المشروع الجيد قادرًا على تحديد الخطأ الذي حدث وتقديم حلول بديلة (انظر النقطة رقم 3).
حافظ على رباطة جأشك وقم بالقيادة بشكل جيد. تعاون مع فريقك لإيجاد الحل المناسب للجميع.
5. تفوّض بشكل جيد
لماذا التفويض الجيد مهم؟ يمكن لمدير المشروع تحقيق المزيد. قد تكون قادرًا على الانزلاق إلى هذا الدور والمساهمة فيه لبعض الوقت، ولكن في نهاية المطاف، ستطغى عليك المطالبات بوقتك.
في الواقع، ستحقق المزيد من الإنجازات إذا قمت بتفويض الأشخاص على الفور.
"الحد الأعلى لما هو ممكن سيزداد فقط مع كل متعاون تقوم بتمكينه للمساهمة بأفضل ما لديه من عمل في أولوياتك المشتركة. وبالمثل، تتناقص قوتك مع كل مبادرة تتمسك بها دون داعٍ"، كما يلاحظ جيسي سوسترين من شركة PwC في هارفارد بيزنس ريفيو .
ولتحقيق هذه الغاية، يتفهم مديرو المشاريع الناجحون نقاط القوة والضعف لدى الأشخاص الذين يديرونهم ومن ثم الاستفادة من نقاط قوتهم ونشرها لزيادة الإنتاج.
استخدام أداة لإدارة المشاريع مثل ClickUp يساعدك على تفويض من خلال ميزة الشفافية والإبلاغ والتفاصيل والتعليق. وتسلسله الهرمي سهل الاستخدام - قوي بما يكفي لـ فرق متعددة الوظائف ولكن مع مشاركات الخصوصية التي يمكن تخصيصها للمديرين أو لمساهمين محددين فقط.
6. تحديد أولويات العمل
لا يمكن أن يكون كل عنصر أولوية رقم واحد. فبحكم تعريفه، يجب أن يقع شيء ما في المرتبة الثانية. سيفهم مدير المشروع الجيد ما يلي كيفية تحديد أولويات العمل للفريق ومن ثم اتخاذ القرار الصحيح.
المفتاح هنا؟ فهم العاجل مقابل المهم وقطع الضوضاء الراعي أو صاحب المصلحة في المشروع قد يصرخون في أسرع وقت ممكن، لكن مدير المشروع الجيد يحافظ على هدوئه ويعرف كيف يحدد أولويات ما هو أكثر أهمية.
لماذا هذا مهم؟ لأن المهام المهمة تضيف قيمة. إنها قيمة مصفوفة أيزنهاور. إن مصفوفة أيزنهاور هي نظام قائم على الأرباع حيث يتم فصل المهام حسب أهميتها وقيمتها.
بعد فهم أهمية وقيمة كل مهمة، يقوم مدير المشروع الجيد بتقدير الوقت اللازم لكل مهمة ثم يرتبها حسب الأهمية من هناك.
7. يتعاون ويستمع
التعاون هو كل ما يتعلق بالعمل المشترك، وللقيام بذلك بنجاح، فإن الاستماع الفعال أمر ضروري. لا يمكنك التعاون دون الاستماع والسعي إلى الفهم.
إذا كنت تعمل مع فريق مشروع مطور وتعطلت الشيفرة البرمجية أو لم تتمكن من اجتياز ضمان الجودة، فستحتاج إلى تقييم الموقف قبل القفز إلى استنتاج. قد لا يوصلك السؤال الأولي أو السؤالان الأوليان إلى الإجابة الدقيقة التي تحتاجها - بدلاً من ذلك، قد تضطر إلى استخدام أساليب مختلفة لإيجاد الحل.
يساعدك العمل معًا على تجربة أشياء جديدة وتجربة وإيجاد حل للمضي قدمًا.
سيشجع مدير المشروع الجيد على ذلك تعاون الفريق وخلق بيئة راقية، بدلاً من عزل كل شخص في صومعته الخاصة.
أدوات جيدة مثل انقر فوق وغيرها من أدوات التعاون عبر الإنترنت -يمكن أن تساعدك في إنجاز هذا العمل.
من خلال وجود مجموعة شفافة من المشاريع والمهام، يمكن لأعضاء الفريق معرفة ما يحتاجون إلى القيام به والتواريخ التي يحتاجون إلى إنجازها بحلولها. يجب أن تعزز أدوات التعاون الجيدة الإنتاجية، لا أن تنتقص منها.
مكافأة:
/مرجع/ https://clickup.com/blog/project-manager-resume-templates//** قوالب السيرة الذاتية لإدارة المشاريع /%/href/_
!
8. يدير الوقت
أحد الأدوار الرئيسية لمدير المشروع هو التأكد من التزام الفريق بالمواعيد النهائية ومواكبة الجدول الزمني للمشروع.
وهذا لا يعني تتبع كل دقيقة يتم قضاؤها في المهام أو الإشراف الدقيق على كل خطوة من خطواتهم (سيكون ذلك كابوسًا)، بل يعني فهم ما يجب القيام به ومتى يجب إكماله. إدارة الوقت تتضمن أيضًا تتبع ما يحدث في الوقت الحالي وما هي الموارد المتاحة للمهام. وهذا هو المكان الذي تتألق فيه أداة إدارة المشاريع مثل ClickUp، لأنه يمكنك تقسيم العمل إلى أجزاء يمكن إدارتها لتصب في الأهداف الأكبر لفريقك.
9. التركيز على أصحاب المصلحة
صاحب المصلحة هو أي شخص يؤثر أو يتأثر بمشروعك ومنجزاته.
هؤلاء الأشخاص لديهم مصلحة راسخة في ما تقوم به، لذلك عليك التأكد من إبقائهم على اطلاع دائم بما يجري. سيقوم مدير المشروع الجيد بإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع، ولكن أيضًا شرح ما يتطلبه الأمر لتقديم ما يتطلعون إليه.
هذا ما يفعله مدير المشروع الجيد - فهو يبني علاقات مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. وبهذه الطريقة، عندما تطرأ تغييرات أو تحديات، يمكن لمدير المشروع أن يأخذ زمام المبادرة قبل أن تصبح مشكلة أكبر.
10. التحفيز
أخيرًا، يجب أن يفهم مدير المشروع الجيد ما هو ممكن وما هي الحدود.
عندما يواجهون تحديًا ما، يجب أن يكونوا مبدعين بما يكفي لابتكار حلول وطرق خاصة بهم لمعالجته. كما يجب عليهم التفكير خارج الصندوق عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع من أجل مواكبة العصر. انظر ما يمكن أن تفعله التكنولوجيا الجديدة لجعل المشروع يتحرك بشكل أسرع وأفضل.
مديرو المشاريع المبتكرون والمبدعون هم من يدفعون المشاريع إلى الأمام. فهم يبتكرون حلولاً لمشاكل لم يكن الناس يعلمون بوجودها ويجدون طرقاً لجعل ما كان مستحيلاً في السابق ممكناً.
ستساعدك هذه النصائح والتقنيات المتعلقة بإدارة الوقت:
- 9 استراتيجيات مذهلة لإدارة الوقت
- إدارة الوقت في ClickUp
كن مدير مشروع رائعًا لفريقك
يعرف مديرو المشاريع الفعّالون ما يتطلبه الأمر للارتقاء بمشروعٍ عادي إلى مشروع ناجح حقًا. ويتطلب ذلك مزيجًا من المهارات الشخصية والإدارة والقيادة، إلى جانب مجموعة المهارات التقنية المناسبة لتحديد أولويات العمل واتخاذ القرارات الصحيحة. اشترك في ClickUp اليوم واستخدم برنامج إدارة المشاريع لتحقيق أقصى استفادة من فريقك!