بصفتك مدير مشروع، من المحتمل أن يكون جزء كبير من أسبوع عملك مخصصًا للتعامل مع الأعمال الورقية وتنظيم المعلومات. هذا العمل الإداري يمكن أن يستغرق وقتاً ثميناً يمكن أن تقضيه في مهام عالية القيمة.

تم تصميم برنامج إدارة المستندات للتخفيف من عبء العمل اليدوي من خلال تنظيم الملفات وتصنيفها، وتعيين أذونات الوصول، وإنشاء تدفقات عمل للموافقات والمراجعات.

في هذا الدليل، سوف نتعمق في هذا الدليل في أفضل برامج إدارة المستندات وكيفية الاستفادة منها كموقع مركزي لمشاركة المستندات والتعاون!

ما الذي يجب أن تبحث عنه في برنامج إدارة المستندات (DMS)؟

عند البحث عن نظام إدارة المستندات، من الضروري إعطاء الأولوية للتدابير الأمنية من الدرجة الأولى لحماية المعلومات السرية ومنع اختراق البيانات والامتثال للوائح حماية البيانات. الميزات الرئيسية مثل:

• ضوابط الوصول
• التشفير
• النسخ الاحتياطي للبيانات واستعادتها
• الأذونات
• ميزات البحث
• الوصول إلى السحابة

التعاون هو أيضاً ميزة لا غنى عنها في نظام إدارة المستندات. تريد أن يتمكن فريقك من التعاون على المستندات في الوقت الفعلي وتعيين المهام وترك التعليقات ومشاركة الملفات بأمان. وبالطبع، يجب أن تكون قادرًا على العثور على المحتوى دون الحاجة إلى إدخال الكثير من المطالبات!

وأخيرًا، التكامل مع أدوات إدارة المشاريع مثل إدارة المهام و تتبع المشروع سيساعد فريقك على تبسيط سير العمل متعدد الوظائف . يعزز هذا التكامل التعاون, مشاركة المعرفة ويعزز عملية صنع القرار.

## أفضل 10 برامج لإدارة المستندات في عام 2024

1. انقر فوق

بمساعدة مستندات ClickUp Docs، يمكنك عرض متطلبات المنتج الخاص بك كل ذلك باستخدام طريقة عرض القائمة المضمنة

ClickUp هي منصة إنتاجية شاملة مصممة للفرق من جميع الأحجام لإنشاء مستندات جميلة, الويكي وغيرها من المستندات التي يمكن ربطها بسير العمل لتنفيذ الأفكار مع فريقك!

بفضل خيارات التخصيص الكاملة، يقدم ClickUp تجربة مرنة للمساعدة في إدارة أعباء العمل وتتبع التقدم المحرز والبقاء على اتصال من أي مكان. يقع التعاون في قلب كل ميزة، مع العديد من الأدوات المصممة لإبقاء الفرق متعددة الوظائف على اطلاع دائم ومتناسق.

بالإضافة إلى ذلك، يتكامل ClickUp مع أكثر من 1000 أداة عمل أخرى، مما يسمح للفرق بمزامنة جميع أعمالها وتبسيط العمليات متعددة الوظائف في منصة واحدة!

أفضل ميزات ClickUp

• نظام مفصّل على الإنترنتمركز المساعدة,ندوات عبر الإنترنت، والدعم لمساعدتك في استخدام المنصة إلى أقصى حد ممكن
• ديناميكيةالأهداف ميزة لمواءمة الفريق على OKRs وتتبع التقدم المحرز بطرق متعددة
• التعليقات المعينة والمترابطة في أيانقر فوق المستندأو مهمة، أوالسبورة
  • سبورة بيضاء تعاونية لتطوير الأفكار في الوقت الفعلي مع الفريق
• إعداد التقارير ولوحات المعلومات للحصول على نظرة عامة فورية عالية المستوى لعملك
• خطة مجانية غنية للأبد وخيارات ميسورة التكلفة على كلخطة تسعير
  • تعيينات متعددة من المهام لتحقيق الشفافية التامة في كل التقدم المحرز
• أكثر من15 طريقة عرض قابلة للتخصيص لإدارة المهام من كل زاوية
• واجهة مستخدم سهلة الاستخدام مع واجهة مستخدم متصلة بالإنترنت ووضع عدم الاتصال
  • 50+الأتمتة لتبسيط سير عمل أي مشروع
• حالات المهام المخصصة لاحتياجات مشروعك

• واسعمكتبة القوالب لكل حالة استخدام من تدوين الملاحظات إلىملخصات المشروع

  قيود ClickUp

• يمكن أن تؤدي مجموعة ميزاته الغنية إلى إنشاء منحنى تعليمي لبعض المستخدمين
• لا تتوفر جميع طرق العرض في تطبيق الهاتف المحمول - حتى الآن

تسعير #### ClickUp

• خطة مجانية للأبد
• خطة غير محدودة: 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا
• خطة الأعمال: 12 دولارًا لكل مستخدم شهريًا
• خطة الأعمال بلس: 19 دولارًا لكل مستخدم شهريًا

• خطة المؤسسات: اتصل لمعرفة الأسعار

  ClickUp التقييمات والمراجعات

• G2: 4.7/5 (أكثر من 6500 تقييم)
• Capterra: 4.7/5 (أكثر من 3,500 تقييم)

2. ريففر

عبر ريفير Revver، المعروف سابقًا باسم Rubex، هو نظام لإدارة المستندات عبر الإنترنت مصمم لمساعدة الشركات على تنظيم المستندات وتخزينها ومشاركتها بأمان. يتكامل Revver Docs مع تطبيقات التخزين السحابية الشائعة مثل Google Drive وDropbox وBox وOneDrive.

توفر المنصة أيضًا مجموعة من الميزات، مثل التحكم في إصدار الملفات، وإمكانيات البحث في المستندات، والتحكم الآمن في الوصول بحيث لا يمكن لغير المستخدمين المصرح لهم فقط عرض المعلومات السرية أو تحريرها.

Revver أفضل الميزات

• التعرف الضوئي على الحروف (OCR) إلىملف المستندات تلقائيًا في موقعها المحدد مسبقًا
• بحث متقدم لتحديد المجلدات المفقودة من المستندات الأساسية
• التحكم في المصادقة متعددة العوامل للوصول إلى المستندات
• توقيع إلكتروني مخصص لاستبدال المستندات الورقية
• عارض مستندات مزدوج الشاشة

قيود Revver

• يفتقر إلى أدوات إدارة المهام مقارنة بأنظمة إدارة المستندات الأخرى
• يلزم وجود حساب للوصول إلى مركز المساعدة في Revver

تسعير #### Revver

• اتصل ب Revver للحصول على تفاصيل الأسعار

تقييمات ومراجعات ريففر

• G2: 4.3/5 (330+ تقييمات)
• Capterra: 4.4/5 (880+ تقييمات)

3. كونيكتيم

عبر فريق الاتصال Connecteam هو موقع إلكتروني لإشراك الموظفين إدارة الفريق برنامج. تسهل ميزة المستندات الخاصة به على الفرق التعاون في المستندات والنماذج والاستطلاعات.

إن وجود جميع ملفات الموظفين والشهادات ووثائق العمل في مكان واحد يمكن أن يغير قواعد اللعبة بالنسبة لأقسام الموارد البشرية والمديرين. يمكن للنظام المركزي أن يحسِّن الكفاءة والإنتاجية من خلال إتاحة الوصول السهل إلى المستندات، مما يلغي الحاجة إلى التخزين المادي، ويقلل من مخاطر ضياع الملفات أو فقدانها. باستخدام الحل الرقمي، يمكن لموظفي الموارد البشرية البحث عن المستندات واسترجاعها ومشاركتها مع الزملاء بسهولة، حتى لو كانوا يعملون عن بُعد!

Connecteam أفضل الميزات

• خاصية الإجراءات السريعة لاتخاذ إجراءات سريعة تؤثر على جميع المستندات
• أذونات العرض فقط، والتحميل، والموافقة/الرفض، وتحرير المستندات
• حزم المستندات (مجلدات) لتعيينها لمستخدمين فرديين أو مجموعات ذكية
• دورات تدريبية لإنشاء عمليات محددة للموظفين للقيام بها
• تواريخ انتهاء الصلاحية لكل مستند أو نوع إدخال

قيود Connecteam

• ميزات تعاون محدودة في الوقت الفعلي
• يفتقر إلى إمكانيات أتمتة سير العمل

أسعار Connecteam

• صغير للشركات: مجاني لما يصل إلى 10 مستخدمين
• أساسي: 29 دولارًا شهريًا لأول 30 مستخدمًا
• متقدم: 49 دولارًا شهريًا لأول 30 مستخدمًا
• خبير: 99 دولارًا شهريًا لأول 30 مستخدمًا

Connecteam التقييمات والمراجعات

• G2: 4.3/5 (أكثر من 30 تقييم)
• Capterra: 4.8/5 (260+ تقييمات)

4. كونفلوينس

عبر التقاء Confluence هو نظام مساحة عمل جماعي مع ميزات برنامج إدارة المستندات لإنشاء ومشاركة وتنظيم ومناقشة العمل مع فرق العمل من أي حجم. وهو يساعد الأشخاص في المؤسسة على التعاون في المشاريع بشكل أكثر فعالية وكفاءة من خلال السماح لهم بتخزين ومشاركة أعمالهم في موقع مركزي واحد.

باستخدام Confluence، يمكن للفرق إنشاء الأفكار ومشاركتها, تحرير المستندات بشكل تعاوني في الوقت الفعلي، وتتبع التقدم المحرز في المشاريع، وإبقاء الجميع على علم بالتغييرات من خلال الإشعارات، وغير ذلك الكثير. بالإضافة إلى ذلك، تساعد الميزات القوية مثل إعداد التقارير ولوحات المعلومات والتكامل مع الأدوات الأخرى الفرق على البقاء على اطلاع على مشاريعهم! مقارنة بين Confluence Confluence مقابل محرّر مستندات Google !

Confluence أفضل الميزات

• موجز مخصص لعرض المساحات التي زارها شخص ما مؤخرًا، ومسودات الصفحات قيد التقدم، ونشاط الصفحة
• التحرير في الوقت الفعلي مع فريق العمل عن بُعد أو الموظفين عن بُعد
• التكامل مع Box وDropbox وGoogle Drive
• تسميات الصفحات لتسريع البحث عن المحتوى
• وظيفة استيراد مستندات Word

قيود كونفلوينس

• ستجد فرق تطوير البرمجيات من غير المتخصصين صعوبة في تعلم الأداة
• مصممة ومسعرة للتعاون على مستوى المؤسسة (راجع هذهبدائل Confluence)

تسعير #### تسعير Confluence

• مجاني: ل 10 مستخدمين (اشتراك شهري فقط)
• قياسي: 5.75 دولار لكل مستخدم (تقديري)
• ممتاز: 11 دولارًا لكل مستخدم (تقديري)
• المؤسسة: اتصل ب Confluence للحصول على التفاصيل

تقييمات ومراجعات كونفلوينس

• G2: 4.1/5 (أكثر من 3000 تقييم)
• Capterra: 4.4/5 (أكثر من 2,000 تقييم)

_/مراجع/ مدونة؟ ص=61418_ مقارنة Confluence بـ Notion %/%href/

!

5. DocuPhase

عبر DocuPhase DocuPhase هو حل لإدارة المستندات يساعد المؤسسات على التحكم في العمليات الورقية . يوفر منصة لالتقاط المستندات وإدارتها، وتبسيط عمليات سير العمل، وتعزيز التعاون. وباستخدام DocuPhase، يمكن للمستخدمين تخزين جميع أنواع المستندات وإدارتها والوصول إليها بأمان من أي مكان في العالم عبر التثبيت السحابي أو في مكان العمل.

تأتي المنصة مع مجموعة من الميزات مثل التقاط المستندات وفهرستها، وإمكانيات البحث، وتوجيه المستندات والموافقة عليها، وأدوات التعاون عبر الإنترنت، ومسارات التدقيق، والتحكم في الإصدار!

DocuPhase أفضل الميزات

• التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لقراءة البيانات المحددة وتفسيرها
• أذونات مخصصة لأنواع مختلفة من العمليات التجارية
• علامات ومصطلحات فهرسة تلقائية محددة مسبقًا للملفات الواردة
• وظائف البحث المتقدم للعثور على المعلومات الدقيقة
• عمليات تكامل مع NetSuite وDynamics وSage وغيرها

قيود DocuPhase

• خيارات تدريب محدودة لتعلم البرنامج واعتماده
• موجه نحو أتمتة المحاسبة

تسعير DocuPhase

• اتصل ب DocuPhase لمعرفة الأسعار

تقييمات ومراجعات DocuPhase DocuPhase

• G2: 4.2/5 (أكثر من 15 تقييم)
• Capterra: 4.5/5 (أكثر من 70 مراجعة)

6. بلوم فاير

عبر بلوم فاير بلوم فاير هو برنامج لتبادل المعرفة يساعد على زيادة التعاون والإنتاجية داخل الفريق. يمنح المستخدمين القدرة على تخزين ومشاركة المعلومات والمستندات ومقاطع الفيديو والصور والمحتويات الأخرى بشكل آمن في منصة منظمة. يمكن استخدامه كويكي داخلي, إنترانت أو حتى منصة التعلم الإلكتروني.

تعمل المنصة على تسهيل العثور على المحتوى وإدارته حتى تتمكن الفرق من العمل معًا بشكل أكثر كفاءة. كما أنها توفر إمكانات بحث قوية، بحيث يمكن للمستخدمين الوصول بسرعة إلى المعلومات التي يحتاجون إليها.

بلوم فاير أفضل الميزات

• محرر نصي منسق مع وظائف الرسوم البيانية والصور والصوت والفيديو
• وضع علامة للمراجعة وخيارات الاستيراد/التصدير بالجملة
• حلقات الملاحظات لدعم العمليات التجارية
• علامات منشأة بالذكاء الاصطناعي لتخزين أفضل للمستندات
• محتوى أسئلة وأجوبة قابل للبحث

قيود بلوم فاير

• عدم وجود عمليات تكامل مقارنة بحلول إدارة المستندات الأخرى
• الافتقار إلى ميزات التعاون

تسعير بلومفاير

• يبدأ سعر Bloomfire من 25 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم شهريًا، ويتدرج حسب الحجم والنموذج

تقييمات ومراجعات بلوم فاير

• G2: 4.6/5 (460+ تقييمات)
• Capterra: 4.3/5 (أكثر من 200 تقييم)

7. شير بوينت

عبر شير بوينت Sharepoint هو نظام إدارة مستندات المؤسسة لمساعدة فرق العمل على مشاركة المحتوى وإدارته داخل مايكروسوفت أوفيس النظام البيئي. يوفر مساحة مركزية للفرق لتخزين المستندات والبيانات والموارد وتنظيمها ومشاركتها من أي جهاز. يحتوي Sharepoint أيضًا على ميزات قوية مثل أدوات التعاون التي تمكّن الفرق من العمل معًا في الوقت الفعلي وإمكانيات التحكم في الإصدار لتتبع التغييرات في المحتوى.

كما توفر المنصة أيضاً العديد من ميزات الأمان للمساعدة في ضمان سلامة البيانات، مثل الأذونات المستندة إلى الأدوار وقدرات التدقيق. وبفضل هذه المنصة القوية، يمكن للفرق تبسيط سير العمل وزيادة الكفاءة التنظيمية وإنشاء بيئة أكثر تعاوناً.

أفضل ميزات SharePoint

• الحجز الموضعي لحفظ المحتوى برمجيًا من الحذف أو التحرير
• مكتبات المستندات مع التحكم في الإصدار والوصول
• العرض والتحرير دون اتصال بالإنترنت على جهاز Mac أو الكمبيوتر الشخصي
• 1 تيرابايت من سعة تخزين OneDrive لكل مستخدم
• التعاون في الوقت الفعلي

قيود SharePoint

• يتطلب شراء برامج إضافية من مايكروسوفت لاستخدام Sharepoint إلى أقصى إمكاناته
• ليس بديهيًا مع البرامج غير التابعة لمايكروسوفت

تسعير SharePoint

• خطة SharePoint Online 1: 5 دولارات لكل مستخدم شهرياً، اشتراك سنوي
• خطة SharePoint Online 2: 10 دولارات لكل مستخدم شهرياً، اشتراك سنوي
• Office 365 E3: 23 دولاراً لكل مستخدم شهرياً، اشتراك سنوي

تقييمات ومراجعات SharePoint

• G2: 4/5 (أكثر من 8,200 تقييم)
• Capterra: 4.3/5 (أكثر من 4,900 تقييم)

تحقق من هذه بدائل SharePoint !

8. المفهوم

عبر فكرة Notion هي مساحة عمل شاملة لإدارة المستندات والتعاون الجماعي. وهو بمثابة أداة قاعدة بيانات للفرق لإنشاء المستندات وتخزينها وتنظيمها ومشاركتها في موقع مركزي.

يمكن للفرق إنشاء فصول وأقسام فرعية لتنظيم المستندات، وإعداد قوالب مخصصة للوصول السريع إلى المحتوى المستخدم بشكل متكرر، وإضافة علامات وتعليقات لتتبع المعلومات المهمة، وتعيين المهام وتواريخ الاستحقاق لإدارة المشروع التعاوني.

أفضل ميزات #### Notion

• سجل الإصدارات الذي يسمح لك بالعودة إلى الإصدارات السابقة من المستند
• تكامل سلس مع خدمات التخزين السحابي لسهولة نقل البيانات
• التحرير التعاوني الذي يدعم تعدد المستخدمين في مستند واحد
• التحكم في الوصول مع أذونات دقيقة للملفات والصفحات
• الوصول عبر الهاتف المحمول لفتح الملفات وإرسالها أثناء التنقل

قيود مفهوم

• قد يكون من الصعب أيضًا معرفة من أين تبدأ أو كيفية تنظيم المعلومات بفعالية (راجعبدائل المفهوم)
• وصول محدود إلى عناصر التحكم المتقدمة ما لم تكن مشتركًا في خطة المؤسسة

تسعير #### أسعار Notion

• إصدار مجاني
• الإصدار القياسي: 8 دولارات لكل مستخدم شهرياً
• الإصدار المميز: 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا
• المؤسسة: اتصل ب Notion للحصول على التفاصيل

تقييمات ومراجعات Notion

• G2: 4.7/5 (أكثر من 1700 تقييم)
• Capterra: 4.7/5 (1,400+ تقييم)

9. صندوق

عبر صندوق Box هو برنامج لإدارة المستندات وخدمة مشاركة الملفات. وهو يوفر حلول تخزين وتعاون واتصالات آمنة لمساعدة المؤسسات على تخزين المستندات وجداول البيانات والملفات الرقمية الأخرى ومشاركتها وإدارتها في السحابة. باستخدام Box، يمكن للمستخدمين الوصول إلى ملفاتهم المخزنة من أي جهاز ومشاركتها بسهولة مع الزملاء أو الشركاء الخارجيين.

كما توفر المنصة أيضاً ميزات مثل إصدار الإصدارات لتتبع التغييرات التي تطرأ على المستندات بمرور الوقت، والتشفير لمزيد من الأمان للمعلومات الحساسة، وعناصر التحكم في الأذونات الدقيقة لتحديد من يمكنه الوصول إلى البيانات. بالإضافة إلى ذلك، يوفر Box ميزات على مستوى المؤسسات مثل التكامل مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات الحالية وسياسات الأمان، وتخصيص العلامات التجارية وتجارب المستخدم، وقدرات تحليلية قوية.

أفضل ميزات #### Box

• حماية أصلية من تسرّب البيانات واكتشاف التهديدات الإلكترونية مدعومة بأدوات التعلّم الآلي المتقدمة
• التكامل مع تطبيقات العمل الشائعة مثل ClickUp وMicrosoft Teams وOracle NetSuite
• مشاركة الملفات بنقرة واحدة لإرسال الملفات الكبيرة بكل سهولة
• Box Notes لإنشاء خطط وجداول زمنية للمشروعات
• بوكس سيجن لتوقيعات إلكترونية غير محدودة

قيود #### قيود Box

• قد تتسبب محاولة فتح ملفات PDF متعددة من واجهة البحث في Box Drive في حدوث خطأ
• تشفير المفتاح الخاص ميزة مدفوعة

تسعير #### Box

• اتصل ب Box للحصول على التفاصيل

Box التقييمات والمراجعات

• G2: 4.2/5 (أكثر من 4800 تقييم)
• Capterra: 4.4/5 (أكثر من 5000 تقييم)

10. براندفولدر

عبر مجلد العلامة التجارية Brandfolder عبارة عن منصة لإدارة الأصول الرقمية عبر الإنترنت للشركات لتخزين أصول علامتها التجارية وتنظيمها ومشاركتها وتتبعها. تعمل المنصة كمركز مركزي لإدارة جميع مواد العلامة التجارية للشركة، بما في ذلك الصور والشعارات ومقاطع الفيديو والمستندات والضمانات التسويقية والعروض التقديمية وغيرها.

بفضل واجهة Brandfolder البديهية، يمكن للمستخدمين الوصول بسرعة وسهولة إلى جميع أصول علامتهم التجارية وإدارتها ومشاركتها وتتبعها في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك، تسهّل أدوات Brandfolder القوية التحكم في كيفية استخدام الأصول وتوزيعها بحيث تظل العلامة التجارية لشركتك متسقة عبر جميع القنوات!

براندفولدر أفضل الميزات

• إعدادات الأصول العامة والخاصة للمستندات المهمة
• إدارة المستخدم مع وصول سريع إلى رؤى المستخدمين
• دعم تنسيقات ملفات متعددة لإنشاء المستندات
• وظيفة تحميل الضيف للشركاء الخارجيين
• تحميلات مجمعة مع إجراءات السحب والإفلات

قيود مجلد العلامات التجارية

• إرسال مستندات متعددة للموافقة عليها ليست ميزة مدعومة
• يفتقر إلى إمكانات التخصيص في الخطط غير المؤسسية

تسعير #### تسعير براندفولدر

• اتصل ب Brandfolder لمعرفة الأسعار

تقييمات ومراجعات براندفولدر #### تقييمات ومراجعات براندفولدر

• G2: 4.5/5 (أكثر من 1,100 تقييم)
• Capterra: 4.7/5 (430+ تقييمات)

الأداة المثلى لإدارة المستندات التعاونية: ClickUp Docs

ClickUp هو الخيار المثالي للفرق التي تبحث عن نظام شامل لإدارة المستندات لإدارة جميع أنواع المحتوى الداخلي والمحتوى الموجه للعملاء.

ويمتد تعدد استخدامات المنصة ليشمل مجموعة واسعة من أدوات إدارة المشاريع والتعاون، مما يجعلها حلاً متكاملاً للفرق التي تسعى إلى تحسين سير العمل. بدء تشغيل مساحة عمل ClickUp اليوم