إذا كنت تقوم بألف مهمة وتبدو قائمة مهامك لا تنتهي، لكنك تشعر بأنك مشغول إلى الأبد، فهل أنت فعلياً منتج؟ 🤔
إنه ليس سؤالاً خادعاً!
في الواقع، يصف العديد من الأشخاص في عالم الأعمال اليوم الإنتاجية بشكل مختلف. في الآونة الأخيرة استبيان ClickUp لأكثر من 1,000 عامل أمريكي عن كيفية تعريفهم للإنتاجية في مكان العمل، وبرزت ثلاث إجابات:
وجد الاستطلاع أن 58% من المشاركين في الاستطلاع عرّفوا الإنتاجية بأنها إكمال جميع مهامهم، بينما ربطها 51% منهم بالشعور بالإنجاز، وقال 43% منهم إنها تتعلق بإنهاء المزيد من المهام في قائمة مهامهم. سواء كانت مشاريع كبيرة صعبة، أو مشاكل مع إدارة الوقت ، أو الكثير من المهام الإدارية، هناك الكثير من الأمور التي يمكن أن تعترض طريقنا للشعور بالإنتاجية الحقيقية.
وإذا كنت عالقًا في هذا السيناريو باستمرار، فقد حان الوقت لرفع مستوى إنتاجيتك. هناك طرق للعمل بشكل أسرع دون أن تحرق نفسك. لذا ابدأ الآن من خلال دمج الاستراتيجيات التالية في روتينك اليومي لتبسيط سير عملك وإنجاز المزيد من الأعمال.
دعنا نتعمق في الأمر أدناه! 🏊
10 طرق للعمل بشكل أسرع وأذكى لإنجاز المزيد من الأعمال
يتمحور العمل بشكل أسرع حول إيجاد طرق مختصرة بسيطة أو استخدام حيل صغيرة لإنجاز المزيد من الأعمال في وقت أقل. والأهم من ذلك، تحتاج إلى اعتماد النصائح التي ستعمل بشكل أفضل لسير عملك وعمليتك. لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع.
بدلاً من ذلك، يتعلق الأمر بممارسة عادات العمل الجيدة وتعلم أين يمكن أن تضيع وقتك أو حتى تقوم بعمل مكرر. لهذا السبب قمنا بتجميع 10 نصائح حول كيفية العمل بشكل أسرع حتى توفر بعضًا من وقتك الذهني وتستغل وقتك بشكل كافٍ على مدار اليوم.
1. أتمتة مهام سير العمل الخاصة بك باستخدام أتمتة ClickUp
قم بإنشاء وصفات أتمتة مخصصة أو استخدام وصفات أتمتة مسبقة الإنشاء لأتمتة العمل الروتيني وتبسيط سير العمل المعقد
هل تعرف ما هو المدهش؟ أتمتة سير عملك الشخصي. ثق بنا، إن معرفة كيفية وضع العمل على التشغيل التلقائي هو أمر يغير قواعد اللعبة ومهارة قيّمة. تخيل توفير كل هذا الوقت والطاقة في المهام المتكررة. وبدلاً من ذلك، يمكنك التركيز على المهام المختلفة التي تهمك حقًا - العمل الإبداعي والاستراتيجي الذي يبرز مواهبك حقًا.
إن استخدام أدوات الأتمتة يعني أيضًا تقليل الأخطاء لأنك تقوم بتوحيد العملية والخطوات للوصول إلى إنجاز المشروع، وبالتالي ستستمتع بالاتساق والدقة والعمل على أعلى مستوى. من منا لا يريد هذا النوع من راحة البال؟
استخدم وصفات الأتمتة المُنشأة مسبقًا في ClickUp أو قم بتخصيصها بناءً على احتياجاتك، حتى يتمكن فريقك من التركيز على ما هو أكثر أهمية ميزة الأتمتة في ClickUp تتيح لك إعداد سير العمل الآلي للتخلص من العمل المتكرر في مهمة واحدة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء أتمتة تقوم بتعيين المهام تلقائيًا لأعضاء الفريق استنادًا إلى أدوارهم أو نقل مهمة إلى حالة مختلفة عند وضع علامة مكتملة عليها.
عندما تقوم بإكمال المهام باستخدام أدوات الأتمتة، فإنك لا تقوم فقط بـ توفر الوقت ولكن تأكد من بقاء مشاريعك على المسار الصحيح من خلال التخلص من جميع الأعمال الشاقة التي يمكن أن تعيق المشاريع في المستقبل.
2. استخدم القوالب لتحقيق الاتساق والكفاءة
قم بإنشاء قالب خاص بك أو استخدم قالبًا مُعدًا مسبقًا من مركز قوالب ClickUp، ثم احفظه لإعادة استخدامه في المشاريع المستقبلية
عندما يتعلق الأمر بالعمل بشكل أسرع وأكثر ذكاءً - استخدم القوالب.
من منا لا يحب فكرة البدء في العمل بشكل أسرع وأذكى؟ بمساعدة القوالب، سيكون لديك نقطة انطلاق قوية، بحيث يمكنك الغوص مباشرةً في مشروعك. لا تضيع الوقت في التساؤل من أين تبدأ. بدلًا من ذلك، احصل على قالب مُعد مسبقًا، وقم بتعديله ليناسب احتياجاتك، وستنطلق في السباق.
تعزز القوالب أيضًا الاتساق. لا داعي للقلق بشأن ما إذا كانت مستنداتك أو عروضك التقديمية تتطابق مع أسلوب عملك السابق. فمع القوالب القابلة للتخصيص، سيكون لديك شكل ومظهر موحد في جميع المجالات، الأمر الذي لا يوفر الوقت فحسب، بل سيبدو احترافيًا للغاية.
سواء كان قالب هيكل تقسيم العمل أو قالب قائمة المهام ، هناك شيء يمكنك استخدامه لإبقاء الجميع على نفس الصفحة. أنت تعمل بنفس التنسيق وتستخدم نفس الإرشادات. اختر من مكتبة ClickUp الخاصة بـ ClickUp للقوالب المعدة مسبقًا لتخصيصها وتنسيقها وتعديلها لتناسب احتياجاتك.
3. تعيين أهداف SMART وتتبع التقدم المحرز في ClickUp
تتيح لك طريقة عرض المربع رؤية ما يعمل عليه فريقك وما أنجزوه وما هي قدراتهم
إذا كنت بحاجة إلى المساعدة في تحديد مهامك غير المهمة والمهام المهمة، حتى تعرف ما هي يحتاج إلى تحديد الأولويات ، ضع في اعتبارك اتباع الأهداف الذكية التنسيق. وهو اختصار يرمز إلى أهداف محددة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة، ومحددة زمنيًا.
بدلاً من وضع أهداف غامضة مثل "أريد أن أوفر الوقت في العمل" أو "أريد أن أكون أكثر إنتاجية"، تقدم لك أهداف SMART خارطة طريق واضحة للنجاح، بحيث تعرف بالضبط ما تحاول تحقيقه:
- محددة: يجب أن يكون الهدف محددًا وواضحًا بشكل جيد، حتى لا يكون هناك أي غموض حول ما تريد تحقيقه
- قابل للقياس: قابل للقياس: تتبع التقدم الذي تحرزه واعرف متى وصلت إلى هدفك
- قابلة للتحقيق: حدد أهدافًا واقعية يمكنك تحقيقها بالفعل، وقم بمواءمة أهدافك ذات الصلة مع قيمك العامة وأهدافك طويلة الأجل
- محددة زمنياً: حدد وقتاً محدداً: حدد موعدًا نهائيًا لهدفك وأعطِ إحساسًا بالإلحاح والحافز لإنجازه
قم بتخزين الأهداف المتشابهة وتصنيفها بدقة في مجلدات الأهداف في ClickUp
استخدام ميزة أهداف ClickUp ، يمكنك إنشاء أهداف SMART وتقسيمها إلى أهداف أصغر يمكن التحكم فيها، وتنظيمها لسهولة الوصول إليها. من خلال تتبع تقدمك وتنظيمه داخل المنصة، ستتمكن من الحفاظ على تركيزك وتحفيزك حيث ترى نفسك تقترب من أهدافك بشكل أسرع بكثير.
4. استخدم ميزات تحديد الوقت في التقويم الخاص بك
نظّم المشاريع، وخطط الجداول الزمنية، وتصور عمل فريقك على تقويم مرن يبقي الجميع على نفس الصفحة
يُعد حظر الوقت أسلوبًا أساسيًا ولكنه قوي يمكن أن يحقق المعجزات فيما يتعلق بالوقت المخصص لمشاريع أو مهام محددة. هذا عادة تعزيز الإنتاجية تتمحور حول جدولة فترات زمنية مخصصة - سواء كانت ساعة أو نصف ساعة - لمهام محددة. هذا تقنية إدارة الوقت هو تغيير كامل للعبة عندما يتعلق الأمر بإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل.
إليك سبب روعتها. أولاً، يساعدك حظر الوقت في الحفاظ على تركيزك الحاد. من خلال تخصيص مجموعات محددة من الوقت للمهام، تقل احتمالية قيامك بما يلي تواجه مشكلة في التركيز على رسائل البريد الإلكتروني المشتتة للانتباه، أو المكالمات الهاتفية، أو تلك التنبيهات المغرية على وسائل التواصل الاجتماعي على هاتفك المحمول.
بالإضافة إلى ذلك، مع وجود إطار زمني محدد، ستعمل بشكل طبيعي بشكل أكثر كفاءة لإكمال المهمة في الوقت المحدد. الأمر أشبه بمنح نفسك موعدًا نهائيًا مصغرًا لكل مهمة، وكلنا نعلم جميعًا كيف يمكن للمواعيد النهائية أن تشعل النار تحتنا بغض النظر عما إذا كانت مهمة بسيطة أو مشروعًا كبيرًا.
تتبع الاجتماعات أو الأحداث الحالية والماضية والمستقبلية باستخدام قالب حظر الجدول الزمني الخاص ب ClickUp
يعد حظر الوقت أمرًا رائعًا أيضًا لتقليل الإرهاق من اتخاذ القرارات. لهذا السبب تعتمد الفرق على عرض التقويم في ClickUp لتنفيذ حظر الوقت وجدولة الكتل المخصصة لمهام محددة. بالإضافة إلى ذلك, انقر فوق قوالب جدولة حظر الجدول الزمني دمج تقويمك مع أدوات أخرى مثل تقويم Google أو Outlook. تساعدك هذه القوالب في الحفاظ على التركيز، وتقليل المشتتات، وضمان تخصيص وقت كافٍ لكل مهمة.
/ctaBtn/الأخضر https://app.clickup.com/signup?template=t-182148352 تنزيل هذا القالب /%ctaBtntn/
5. استغل قوة ClickUp AI
تجعل وظائف الذكاء الاصطناعي في ClickUp من السهل على فرق التسويق إنتاج مستندات مهمة بسرعة مثل دراسة الحالة
لنفترض أنك تقوم بصياغة مقال داخل لوحة معلومات ClickUp وتحتاج إلى بعض الأفكار حول كيفية بدء مقدمة - وبسرعة! مع الذكاء الاصطناعي المدمج في ClickUp المدمج في تطبيق ClickUp، يمكنك التدقيق في قائمة طويلة من الأفكار التي يولدها لك بمجرد أن تطلب منه ذلك.
يمكنك توليد مسودات أولية، أو تحسين مسودة موجودة، أو العصف الذهني لمهمة ما باستخدام الميزة المدمجة. ⏰
الذكاء الاصطناعي هو المستقبل - إنه الخطوة التالية لأتمتة مهامك. من شأن دمجه في لوحة معلومات ClickUp لإدارة عملك أن يوفر لك الكثير من الوقت بمجرد أن تسهله في سير عملك الحالي.
البحث عن المزيد أدوات إدارة مشاريع الذكاء الاصطناعي ? تحقق من بدائل نسخ الذكاء الاصطناعي هذه & أدوات التسويق بالذكاء الاصطناعي
6. تقسيم المهام إلى أجزاء أصغر باستخدام المهام الفرعية وقوائم المراجعة
أنشئ قوائم مهام واضحة ومتعددة الوظائف لإدارة أفكارك وأعمالك بسهولة من أي مكان حتى لا تنسى أي شيء مرة أخرى
في ClickUp، يمكنك في ClickUp تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام فرعية أصغر وأكثر قابلية للإدارة أو إنشاء قوائم مراجعة داخل المهام. يسمح لك ذلك بتتبع التقدم المحرز بسهولة أكبر، كما أنه من المُرضي وضع علامة على العناصر عند إكمالها.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعيين مهام فرعية مختلفة لأعضاء الفريق، مما يعزز التعاون وتوزيع المهام بكفاءة. أضف بعض الأتمتة إلى هذا المزيج ولا يمكنك معرفة مدى كفاءة إنجاز المهام وإنهاء المشاريع وإجراء التحديثات حسب الحاجة.
7. حدد أولويات عبء العمل باستخدام الحقول والأولويات المخصصة
ابحث عن الأرقام الدقيقة على الفور باستخدام صيغ بسيطة أو متقدمة في الحقول المخصصة في ClickUp Custom Fields
في بعض الأحيان، تتمنى لو كان لديك المزيد من التحكم في لوحة معلومات الإنتاجية. لذلك، هناك انقر فوق الحقول المخصصة والتي تتيح لك إضافة معلومات إضافية إلى المهام أو تعيين مستويات أولوية أكثر دقة.
تسهّل الحقول المخصصة القابلة للتخصيص بشكل كبير في ClickUp إنشاء الصيغ وتفاصيل الأولويات وعرض المهام وتعيينها وغير ذلك الكثير. تُعد الحقول المخصصة رائعة لإنشاء لوحات معلومات كبيرة عندما تحتاج إلى رؤية شاملة لكل شيء - دون الحاجة إلى الدخول في الأعشاب الضارة.
على سبيل المثال. تحديد أولويات المهام باستخدام ميزة الأولوية التي تسمح لك بتعيين المهام كأولوية عاجلة أو عالية أو عادية أو منخفضة. يضمن لك التعامل مع المهام ذات الأولوية العالية أولاً أنك تحرز تقدماً في أهدافك الأكثر أهمية.
8. الحد من المشتتات مع وضع التركيز
استخدم طريقة عرض وضع التركيز في مستندات ClickUp Docs لإزالة مشتتات الشريط الجانبي والعمل من مساحة بيضاء بسيطة
يساعدك وضع التركيز في ClickUp على البقاء في المنطقة من خلال تقليل عوامل التشتيت أثناء العمل على مهمة محددة. عندما تقوم بتمكين وضع التركيز، سيُطلب منك تعيين مؤقت للمدة التي تريد العمل فيها دون مقاطعات.
سيخفي هذا الوضع المعلومات غير الضرورية، مما يتيح لك التركيز على المهمة التي بين يديك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك دمج ClickUp مع أدوات حظر مواقع الويب أو استخدام أداة برنامج تتبع الوقت إلى قياس إنتاجيتك .
هذا مفيد بشكل خاص عندما تحاول تشغيل المحتوى المكتوب، والمذكرات، والمدونات، والمدونات، ورسائل البريد الإلكتروني، والأدلة، وأي شيء آخر يحتاج إلى الكتابة باستخدام مستندات ClickUp .
9. تفويض المهام بفعالية مع ميزات التعاون الجماعي
استخدم ClickUp Whiteboards لتعيين المهام، ووضع علامات على المعينين، وأي شيء مطلوب لبدء تعاونك التالي
تجعل ميزات التعاون الجماعي القوية في ClickUp من السهل تفويض المهام ومشاركة المعلومات مع زملائك في طرق عرض السبورة البيضاء. لماذا تفعل كل ذلك بنفسك عندما لا تضطر إلى ذلك؟
يمكنك تعيين المهام لأعضاء الفريق بناءً على خبراتهم، أو إضافة تعليقات على المهام للتوضيح، أو استخدام ميزة الدردشة للتواصل بسلاسة داخل المنصة. هذا يوفر عليك الكثير من التبديل المستمر ذهاباً وإياباً. 🤓
ناهيك عن أنها طريقة رائعة للحفاظ على تركيزك، لأنك لست مضطرًا للتبديل بين السياقات باستمرار. من خلال تفويض المهام، يمكنك التركيز على أعلى مستوياتك الأولويات وإدارة عبء عملك بفعالية أكبر. اطلع على دليلنا حول الاستعانة بمصادر خارجية للمشاريع!
10. راجع عادات عملك مع ميزات إعداد التقارير
اجمع كل أعمالك معًا في نظرة عامة عالية المستوى باستخدام لوحات المعلومات
من قال إن التقارير والتحليلات مخصصة فقط لإدارة المشاريع والأرقام الثابتة؟ ClickUp's أدوات الإنتاجية تسمح بإعداد تقارير مفصلة للحصول على رؤى قيمة حول عادات عملك.
استخدم ميزات مثل تتبع الوقت، وعرض الصندوق، ومخططات السرعة لتحديد الاتجاهات، واكتشاف الاختناقات، واكتشاف مجالات التحسين. ويكمن جمال كل ذلك في أن كل ذلك يمكن أن يحدث داخل لوحة التحكم الخاصة بك - وهي أيضاً قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة.
تبقى جميع المعلومات والأتمتة والتقارير والملاحظات والمهام في مكان واحد. إن جعل جميع مستنداتك ومهامك وتذكيراتك الأكثر أهمية مركزية لا يوفر لك الوقت فحسب، بل يجعل العمل أسهل أيضًا.
ستساعدك مراجعة تقاريرك المحفوظة تلقائيًا بانتظام على تحسين استراتيجياتك، والبقاء على المسار الصحيح، وفي النهاية العمل بشكل أسرع.
كيف تنجز المزيد في وقت أقل
من خلال دمج هذه النصائح العشر في روتينك اليومي واستخدام قوة ClickUp، ستكون في طريقك للعمل بشكل أسرع وإنجاز المزيد من الأعمال. المفتاح هو أن تكون منضبطًا وقم بتكييف استراتيجياتك باستمرار لتحسين سير عملك. قم بتجميع المهام المتشابهة للعمل على دفعات أو جدولة مجموعات في التقويم الخاص بك لتجنب إضاعة الوقت في مهام غير مهمة.
باستخدام الأدوات والعقلية الصحيحة، سترى تحسينات كبيرة في كفاءتك، مما يؤدي إلى نجاح أكبر في حياتك الشخصية والمهنية.
إذاً، هل أنت مستعد لزيادة إنتاجيتك مع ClickUp؟