لا أحد مثالي. ولكن تخيل الفرق الذي يمكن أن يحدثه أي شخص في المنظمة إذا اجتهد في الاقتراب منه.

من المؤكد أن هذا قد يكون هدفًا مبالغًا فيه أو غير واقعي. ومع ذلك، فإن المؤسسات تزدهر عندما تكون هناك خطط منظمة للجميع لكي يتحسن الجميع فيما يفعلونه بمرور الوقت، مما يساعد الشركة ويزيد من إنتاجيتها.

للوصول إلى ذلك، تحتاج إلى خطة منظمة لإدارة وتحسين أداء كل فرد في الفريق.

بصفتك مديرًا، فأنت تريد مساعدة فرقك على النجاح. فالمد المرتفع يرفع جميع القوارب، وكما يعلم أي شخص كان جزءًا من المشاريع الجماعية حتى في المدرسة، لا يمكن للفريق أن يذهب بعيدًا إلا بقدر ما تكون أضعف حلقاته.

ولكن يمكن أن يكون من الصعب مساعدة فريقك على التحسن حتى أثناء عملك في قائمة مهامك ومهامك اليومية. وكلما تمكنت من توحيد العملية، كان ذلك أفضل. وهنا تدخل قوالب خطة تحسين الأداء في المعادلة.

ما هو نموذج خطة تحسين الأداء (PIP)؟

قالب خطة تحسين الأداء هو مستند موحد يساعدك - وأي شخص تديره - على بناء استراتيجية لتطوير مهاراته وتعزيز أدائه. ولأنها موحدة، فهي أداة إدارية رائعة و قالب الموارد البشرية لإدارة فرقك دون أن تستهلك الكثير من وقتك.

على سبيل المثال، يمكنك إدارة فريقك وفقًا لـ طريقة OKR لتحديد الأهداف التنظيمية. يساعدك نموذج خطة تحسين الأداء الصحيح على إعداد خطط متشابهة لكل عضو من أعضاء فريقك تسمح لهم بالعمل على تحقيق الأهداف المشتركة.

ما الذي يجعل قالب خطة تحسين الأداء جيداً؟

لا يوجد قالب واحد "أفضل" لخطة تحسين الأداء، وذلك ببساطة لأن كلمة "الأفضل" تعتمد كلياً على ما تبحث عنه. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى قالب يتابع بانتظام ما يلي مراجعات الأداء المجدولة . أو كنت بحاجة إلى خطة تحسين الأداء التي تساعد في تخصيص الموارد بشكل أفضل .

قد ترغب في تحسين إدارة عبء العمل داخل فريقك بأكمله، ولكن مهما كانت الحالة، يجب أن يكون لديك أهداف قابلة للقياس وتحديد مشاكل الأداء أو مناقشتها بوضوح. ومع ذلك، فإن أفضل قوالب خطط تحسين الأداء تشترك في بعض الخصائص التي يمكنك البحث عنها:

• نظرة عامة بسيطة: يسمح ذلك بأن يكون التقرير الذي تقوم بإعداده قابلاً للقشط، مما يسمح لأي جاهز بأن يأخذ على الفور ما هو مطلوب لتقييم خطط تحسين الأداء.
• تركيز بصري. لا أحد يحب الفقرات الطويلة أو الرموز النقطية متعددة الجمل (أمر مثير للسخرية، نعلم ذلك)، لذلك كلما جعلت التقرير مرئيًاالتقرير المرحلي للموظفكلما وضعت توقعات واضحة بشكل أفضل.
• خلاصة مفيدة للطرفين. هل تحتوي خطة تحسين الأداء على قسم للنتائج التي توضح بالضبط ما يجب أن يحدث بعد ذلك؟ هذه هي أفضل طريقة للتأكد من أن توصية خطة تحسين الأداء تحدث بالفعل حتى تلبي التوقعات.
• ترميز لوني بديهي. قد تفاجأ بمدى الفرق الذي يمكن أن يحدثه ترميز لوني بسيط. فقد يشير اللون الأحمر إلى مشكلة في الأداء الضعيف، والأصفر إلى أداء يلبي التوقعات، والأخضر إلى أداء مرتفع أو مقبول. تساعد الألوان الصحيحة فقط في تقليل الارتباك وتحديد توقعات واضحة.
• سهولة التعديل بمرور الوقت. لا أحد يحب خطة تحسين أداء العمل التي لا يمكن تغييرها أبدًا بمجرد إنشائها. ففي النهاية، أنت تريد في الواقع تتبعأداء الموظف التحسينات وأي ملاحظات توصي بها! كلما كان القالب أكثر مرونة، كان ذلك أفضل.

لا يهم القالب الدقيق الذي تبحث عنه. طالما أن خطة تحسين الأداء تشترك في هذه الخصائص، فأنت في بداية رائعة.

10 قوالب لخطة تحسين الأداء

بدون مزيد من اللغط، سننتقل مباشرةً إلى صلب الموضوع. على غرار قوالب خطوات العمل ، تتألق قوالب خطة تحسين الأداء هذه لأنها قابلة للتنفيذ مع اتباع أفضل الممارسات المذكورة أعلاه.

دعنا ننتقل إلى المفضلة لدينا.

1. قالب خطة العمل التصحيحية ClickUp

تنزيل هذا النموذج

قالب خطة العمل التصحيحية ClickUp

تم إنشاؤه في شكل سبورة بيضاء، هذا قالب الإجراء التصحيحي ClickUp هو المفضل لدينا بين نماذج PIP بسبب طبيعته البصرية والمكانية. فهو يتميز بستة أقسام مرمزة بالألوان بعناية، ومرتبة في أعمدة تبدو منطقية عند قراءتها من اليسار إلى اليمين:

• مجالات للتحسين: تحديد الفئات العامة التي يمكن لأفراد الفريق تحسينها.
• المشاكل والأسباب الجذرية: الفرص المتاحة في كل مجال لتحديد الخطأ الذي حدث بالضبط أو مشاكل الأداء الضعيفة التي تحتاج إلى التحسين، ولماذا.
• الحلول الممكنة: معالجة مشاكل الأداء التي تم تحديدها بشكل مباشر مع الطرق التي يمكن للموظف أو المهمة تحسين أدائه الوظيفي.
• مقياس النجاح: أضف المساءلة والتقييم إلى المعادلة لتسهيل تتبع التقدم المحرز في الحلول المحددة ووضع أهداف قابلة للقياس.
• أصحاب المهام: تحديد مجالات التحسين داخلالمشاريع والمهام مع عدة مكلفين
• الجدول الزمني: تواريخ الاستحقاق والمعالم المحتملة لإبقاء الجميع على أهبة الاستعداد لتنفيذ الحلول المحددة.

اجمع بين الأعمدة، ويتماشى هذا النموذج بشكل وثيق مع نهج الهدف الذكي الخاص بـ ClickUp لإدارة المشاريع والأشخاص. ومع ذلك، تظل الأمور بسيطة بما يكفي لإنشاء خطط تحسين سريعة حتى لأكثر المشكلات تعقيدًا.

2. قالب خطة عمل الموظف ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب خطة عمل الموظف ClickUp قالب خطة عمل الموظف

قالب خطة عمل الموظف في ClickUp نهجًا مختلفًا عن قالب خطة عمل السبورة البيضاء المذكور أعلاه. خطة العمل المنظمة هذه أكثر خطية، بما في ذلك نظرة عامة واضحة وبسيطة تحدد اسم الموظف ودوره ومشرفه إلى جانب حقل للتاريخ للرجوع إليه في المستقبل.

من هناك، يتم الانتقال مباشرة إلى تقرير الحادث لعنصر محدد يحتاج إلى تحسين الأداء. يسمح تقرير الحادث للمدير بتضمين بعض التفاصيل حول محفز محدد يجعل الموظف بحاجة إلى تحسين الأداء، مثل عدم تحقيق أهداف المبيعات أو عدم اتباع البروتوكولات.

ويلي ذلك قسم عن النتائج، مما يسمح بمزيد من التفاصيل حول ما أسفر عنه التحقيق الإضافي في الحادث، والمبادرات التصحيحية لتلبية التوقعات.

وأخيراً، يتضمن التقرير قسماً مصمماً للمدراء لتحديثه بشكل مستمر يسمى "مؤشرات التقدم" وبينما يعمل الموظف من خلال خطة تحسين الأداء، فإن هذا القسم هو القسم الذي يمكن للمدراء والموظفين على حد سواء الاحتفال بالنجاحات التي تحققت.

3. قالب خطة تطوير الموظفين ClickUp

تحميل هذا النموذج

قالب خطة تطوير الموظف ClickUp قالب خطة تطوير الموظف

ليس من الضروري أن تكون كل خطة لتحسين الأداء ناجمة عن حادثة سلبية. الإدارة الاستباقية تعني مساعدة الموظفين على أن يصبحوا أكثر نجاحًا بمرور الوقت، بغض النظر عن أدائهم الحالي. وهذا هو ما قالب خطة تطوير الموظفين من ClickUp يساعد على تتبع.

في طريقة العرض الافتراضية، يحصل كل عضو في الفريق على بند يحدد حالة خطة تحسين أدائه ومعلوماته الأساسية وفرص التطوير المهني التي تم تحديدها له.

وهذا يساعد العثور على السبب الجذري لمشاكل محددة وسيوفر الوقت من خلال تحديد مسار واضح للوصول إلى مراحل التقدم المتوقعة.

تساعد الأقسام من "تم" إلى "قيد التقدم" المدير على تتبع موقف الجميع بالضبط في لحظة معينة لموظف معين. ولكن هذه هي البداية فقط. يتضمن القالب أيضاً خطة القسم التي تنتقل إلى مستوى أعلى بشأن أهداف التحسين والتتبع نحو تلك الأهداف.

وفي الوقت نفسه، تساعد الحقول المخصصة مثل متطلبات التوظيف والجداول الزمنية والمهارات المكتسبة المديرين على البقاء دائماً على اطلاع دائم على موقف فريقهم وأي الأعضاء في أمس الحاجة إلى التطوير المستمر.

4. قالب مراجعة أداء ClickUp

تنزيل هذا القالب

قالب مراجعة أداء ClickUp

يبدو وكأنه جدول أعمال بسيط، ولكن هذا قالب مراجعة الأداء من ClickUp يحزم لكمة خفية. فبالإضافة إلى الأقسام التي يسهل الوصول إليها مثل نقاط المناقشة والملاحظات، يتيح مستند تحسين الأداء هذا للمديرين تحديد المبادرات والأولويات الأكثر أهمية بالنسبة لأعضاء فريقهم أثناء تطلعهم لتحسين أداء الفريق بمرور الوقت.

وهذه هي البداية فقط. يتضمن الجزء الخاص بإدارة الأداء في هذا القالب مخططاً يمكن استخدامه للموظف وأقرانه لتقييم أنفسهم وتقييم بعضهم البعض على فئات مثل الفهم الوظيفي والمهارات الوظيفية وغيرها. رموز القياس من U لغير المرضي إلى E للممتاز تجعل ملء هذا القسم بسيطاً ومباشراً لجميع المعنيين.

أخيراً، يتضمن هذا النموذج قسماً يجب أن يكون جزءاً من تقييم أداء كل موظف: الإنجازات. في حين أن الجميع يحتاج إلى تحسين في بعض المجالات، فإن التركيز على تلك التحسينات المطلوبة يمكن أن يجعل من السهل تجاهل أن هذا الموظف ربما احتفل بإنجازات ونجاحات كبيرة في مجالات أخرى.

إن تضمين قسم كهذا في قالب خطة تحسين الأداء يخلق ثقافة عمل أكثر إيجابية وموجهة نحو النجاح من خلال موازنة السيئ مع الجيد.

5. قالب تقرير أداء ClickUp

تنزيل هذا القالب

قالب تقرير أداء ClickUp

بما أن هذا قالب تقرير الأداء من ClickUp يوضح أنه لا يجب أن تكون كل خطة لتحسين الأداء مرتبطة بأداء الموظف الفردي. وبدلاً من ذلك، فإنه يسلط الضوء على النهج الذي يركز على المشروع الذي يساعد الفريق الذي تديره على البقاء على المسار الصحيح وفي مهامه مع الجداول الزمنية و المنجزات .

يتضمن القالب نفسه نظرة عامة سهلة على المشاريع المتعددة، وهو مفيد بشكل خاص للمديرين الذين يحتاجون إلى توثيق تقدم المشروع على مستويات متعددة. بالإضافة إلى نظرة عامة على توقعات الشركة، فهي تتضمن لمحة عامة عن توقعات الشركة، وتتضمن لقطة لكل مشروع يتم الإبلاغ عنه تتضمن النسبة المئوية للوقت والميزانية التي تم إنفاقها والتقدم المحرز.

إن الطبيعة المرئية لهذه الأرقام في هذا القالب تجعل منه تقريرًا مفيدًا للمديرين الذين يتطلعون إلى توصيل نظرة عامة على جميع الأعمال التي يتم إنجازها، ولأنه يظل نظرة عامة رفيعة المستوى، فإن هذا القالب يعمل بشكل جيد بشكل خاص عند دمجه مع تقارير أداء المشروع الأخرى.

على سبيل المثال، يمكن استخدامه للاحتفاظ بنظرة عامة على مشاريع رشيقة متعددة لأصحاب المصلحة رفيعي المستوى، في حين أن التقارير الأكثر تفصيلاً مثل تقارير استعادية للسباق السريع بمزيد من التفاصيل حول كل مشروع من تلك المشاريع والتقدم المتوقع لها.

6. قالب مراجعة الأداء ربع السنوي لـ ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب مراجعة الأداء ربع السنوي لـ ClickUp

بينما قالب مراجعة الأداء ربع السنوي الخاص بـ ClickUp يركز إلى حد كبير على التقييم بأثر رجعي للموظف، ويحتوي على أمثلة لخطة تحسين الأداء التطلعية أيضًا.

قم بتوثيق كيفية أداء أحد أعضاء فريقك، وما أنجزه، وكيف يمكن أن تؤدي هذه الأفكار إلى خطة للتحسين قبل مراجعة الأداء ربع السنوية .

7. قالب خطة ClickUp 30-60-90 يومًا

تحميل هذا القالب

قالب خطة ClickUp 30-60-90 يوم

يحتاج الموظفون الجدد بالضرورة إلى خطة تأهيلية تساعدهم على التحسن في الأشهر القليلة الأولى من وجودهم في مؤسستك. قالب خطة ClickUp لمدة 30-60-90 يومًا يساعدك في هذا الجهد، مما يسمح لك بتحديد أهداف قابلة للتنفيذ وتوثيق التقدم الذي يحرزه عضو فريقك الجديد نحو تلك الأهداف. كلاهما بناء خطة 30-60-90 يومًا وقياس التقدم المحرز، وكذلك مشاركة الخطة مع الموظف الجديد. من المهم بشكل خاص الحفاظ على هذا الأمر وجدولة عمليات التحقق المنتظمة. كما أنه سيساعدك أيضًا في الحفاظ على موقف إيجابي مع الموظفين.

8. قالب المسار الوظيفي ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب المسار الوظيفي ClickUp

إذا كنت تقوم بإرشاد أعضاء فريقك، فإن نموذج قالب المسار الوظيفي من ClickUp أداة مثالية. إنها أداة أكثر جودة أداة مراجعة الأداء من معظم القوالب الأخرى المذكورة في هذا الدليل، مما يسمح لك بالعمل مع متدربك لبناء أهداف مهنية ومسار قابل للقياس لتحقيق تلك الأهداف المهنية.

يحدث الأمر برمته في مخطط سهل الفهم ومرمز بالألوان مما يجعل الأمر برمته منطقيًا تمامًا لتوقعات الشركة - حتى للوهلة الأولى.

9. قالب نموذج تقييم الموظف ClickUp

تحميل هذا النموذج

قالب نموذج تقييم الموظف ClickUp

قم بإعداده كنموذج تفاعلي, قالب نموذج تقييم الموظف في ClickUp يعمل بسبب بساطته. يمكنك ملء النموذج، والذي يملأ عرضًا قائمًا على القائمة التي تعمل بمثابة التقييم.

وفي الوقت نفسه، تساعدك الحقول المخصصة مثل الجوائز والمراحل التي حصل عليها الموظف، والقدرة على العمل مع فريق، والمهارات الفنية، وغيرها من الحقول المخصصة على تحديد المجالات التي نجح فيها الموظف، والمجالات التي تحتاج إلى تحسينات، وتوقعات الشركة الإجمالية لأداء العمل.

10. قالب خطة تحسين الأداء لبرنامج Microsoft Word بواسطة Template.net

عبر Template.net

هذا القالب لخطة تحسين الأداء في Microsoft Word (PIP) من Template.net هو مستند شامل وقابل للتحرير والطباعة مصمم لمساعدة الشركات والمؤسسات على تحسين أداء الموظفين. يعمل هذا القالب كدليل منظم للمدراء لتحديد مجالات التحسين، ووضع توقعات واضحة، وتحديد أهداف قابلة للقياس للموظفين ذوي الأداء الضعيف.

## فوائد قوالب خطة تحسين الأداء لفرق الموارد البشرية

تُعد خطط تحسين الأداء (PIP) طريقة فعالة لضمان تلبية الموظفين للتوقعات والأهداف التي حددتها المؤسسة. وهي جزء أساسي من أي فريق الموارد البشرية مجموعة الأدوات. يمكن أن يساعد نموذج PIP المصمم بشكل جيد في دعم عملية تحسين الأداء الناجحة من خلال توفير شكل وهيكل متسق للفرق للعمل به.

يؤدي استخدام نموذج خطة تحسين الأداء إلى تبسيط عملية وضع خطة تحسين الأداء وتنفيذها وإدارتها. من خلال توفير إطار عمل شامل يمكن للموظفين الرجوع إليه عند وضع خطتهم الخاصة، فإنه يبسط الخطوات المطلوبة لزيادة فعالية خطة تحسين الأداء إلى أقصى حد. يضمن الوصول إلى نموذج محدث لخطة تحسين الأداء أن الموظفين يلبون توقعات المؤسسة وأهدافها مع السماح في الوقت نفسه بالمرونة.

عند استخدام نموذج PIP، من المهم التأكد من تضمين جميع العناصر الضرورية. بالإضافة إلى وضع التوقعات وتحديد الأهداف المحددة، يجب أن يتضمن أيضًا معلومات تتعلق بالجداول الزمنية والمسؤوليات والعواقب.

كيفية إنشاء خطة تحسين الأداء

1. تحديد التوقعات: هذه هي الخطوة الأولى في إنشاء خطة تحسين الأداء، ومن الضروري التأكد من أن التوقعات واضحة ومحددة.
2. تحديد الأهداف: يساعد وضع أهداف قابلة للقياس على توفير التركيز للخطة ويمكن استخدامها كمعايير خلال العملية.
3. تحديد الجداول الزمنية: تحديد المدة التي ستستغرقها عملية وضع خطة تنفيذ خطة تنفيذ المشروع وكذلك موعد وكيفية مراجعة التقدم المحرز.
4. تخصيص الموارد: تأكد من وجود موارد كافية لدعم أهداف الخطة، مثل التدريب الإضافي أو التدريب الإضافي.
5. تعيين المسؤوليات: حدد بوضوح من هو المسؤول عن المهام في إطار عملية تنفيذ خطة تنفيذ خطة تنفيذ المشروع.
6. مراقبة التقدم المحرز: تتبع التقدم المحرز وتقديم التغذية الراجعة لضمان تحقيق الأهداف.
7. مراجعة الخطة: التحقق بانتظام من عملية تنفيذ خطة تنفيذ المشاريع لتقييم ما إذا كان هناك حاجة إلى إجراء أي تغييرات.
8. تحديد العواقب: في حالة عدم تحقيق الأهداف، من المهم أن يكون هناك نظام للمساءلة مع تحديد عواقب واضحة المعالم لعدم الامتثال.

أمثلة على خطة تحسين الأداء

تُعد خطط تحسين الأداء (PIPs) أداة قوية يمكن لفرق الموارد البشرية استخدامها لمعالجة ضعف الأداء والتغيب عن العمل. يعد نموذج خطة تحسين الأداء طريقة رائعة للبدء عندما لا تعرف من أين تبدأ. فيما يلي نظرة على المواقف التي يكون فيها إنشاء قالب خطة تحسين الأداء الخاصة بك مفيداً:

• عندما يكون الموظف قد تم تحذيره عدة مرات بشأن أدائه الضعيف
• عندما يكون أداء الموظف دون التوقعات
• عندما يفشل الموظف في الوفاء بالمواعيد النهائية أو الأهداف
• عندما تكون هناك فجوة بين الإنتاجية المتوقعة والإنتاجية الفعلية
• عندما تكون هناك شكاوى من العملاء أو الزملاء فيما يتعلق بسلوك الموظف أو تصرفاته

متى يجب تجنب استخدام خطط تحسين الأداء

بينما تُعد نماذج خطط تحسين الأداء مورداً قيماً لفرق الموارد البشرية، إلا أن هناك بعض الحالات التي يفضل فيها تجنب استخدامها:

• عندما يرجع أداء الموظف إلى مشكلة خارجة عن إرادته.
• إذا كانت جذور المشكلة تكمن في سوء التواصل أو نقص الموارد.
• عندما يتطلب تقدم الموظف تدريبًا إضافيًا أو توجيهًا أو تدريبًا إضافيًا قبل أن يتمكن من تحسين أدائه.
• إذا تغيرت المسؤوليات الوظيفية للموظف ولم تعد

عزز إنتاجية فريقك باستخدام قوالب PIP

من هو المدير الذي لا يريد فريقاً يعمل كآلة تعمل بشكل جيد؟ بالطبع، الوصول إلى ذلك هو عمل شاق. إن أي مساعدة يمكنك الحصول عليها في تعظيم أداء وإنتاجية كل عضو من أعضاء فريقك أمر حيوي. وهذا ما يجعل قالب خطة تحسين الأداء أداة حيوية في صندوق أدوات أي مدير.

يمكنك استخدام قوالب خطة عمل الأداء لتصحيح خطأ معين أو بناء خطة تطوير مسار واضح أكثر عمومية. إنها جيدة لتهيئة الموظفين الجدد كما هي جيدة لربط الأداء بالمشاريع الحالية.

عليك فقط معرفة القالب الذي يجب استخدامه، ويمكن أن يساعدك هذا الاختيار في الوصول إلى ذلك.

وبالحديث عن إدارة فريقك كآلة تعمل بشكل جيد: إدارة المشروع الصحيحة و أداة الإنتاجية قد تساعدك في الوصول إلى هناك أيضًا - خاصةً إذا كانت مجانية إلى الأبد. هل أنت مستعد لمعرفة المزيد عن ClickUp والبدء في استخدام القوالب المذكورة أعلاه؟ اشترك لتبدأ اليوم .