يتحمل المديرون أعباءً كثيرة.
من الضغوط التي يتعرض لها القادة لتحقيق الأهداف والغايات إلى توجيه فريقك، قد يكون تحقيق التوازن بين التوقعات المختلفة أمراً صعباً. وبصفتك قائداً، فإن إدارة الاجتماعات أمر ضروري لمساعدتك في تفويض المهام، والحصول على تحديثات حول سير العمل، وطرح الأفكار حول الاستراتيجيات، وما إلى ذلك.
يحتاج أي اجتماع، بغض النظر عن نوعه، إلى غرض واضح، وهدف، وحالة استخدام، وجدول أعمال. ويُعد وضع جدول الأعمال، وتحديد التوقعات، ومتابعة مجريات الحوار خطوات مهمة لضمان بقاء الاجتماع على المسار الصحيح وتحقيق الإنتاجية.
لذا، إذا كنت ترغب في أن تصبح قائد فريق أقوى وتضع حدًا نهائيًا للاجتماعات غير المجدية، فإن هذه المدونة مخصصة لك. لقد حددنا تسعة أنواع من الاجتماعات التي تحتاج إلى معرفتها وكيفية إدارتها بشكل صحيح.
وكمكافأة إضافية، قمنا بتضمين بعض القوالب المجانية لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من اجتماعك القادم!
عناصر الاجتماع التي يجب أخذها في الاعتبار قبل اختيار نوع الاجتماع
إن معرفة أنواع الاجتماعات التي يمكن للمدير عقدها ستساعد في تهيئة فريقك لتحقيق النجاح. كما أن الإدارة الفعالة للاجتماعات يمكن أن تساعد في زيادة المشاركة والتعاون داخل الفريق.
فبدلاً من أن تكون الاجتماعات نشاطًا متكررًا مرهقًا، يمكن أن تشكل الاجتماعات الفعالة فرصة فريدة لجمع الأفكار، وتقديم المساهمات، وتحفيز النمو المهني، ودفع أهداف المؤسسة إلى الأمام.
قبل اختيار النوع المناسب من الاجتماعات لفريقك، تأكد من مراعاة العناصر التالية:
1. الغرض: ما هو هدف الاجتماع؟ 2. المشاركون: من يجب أن يحضر ومن سيترأس الاجتماع؟ 3. جدول الأعمال: ما هي الموضوعات التي يجب مناقشتها وبأي ترتيب؟ 4. النتيجة: ما الذي تأمل في تحقيقه بنهاية الاجتماع؟ 5. التكرار: كم مرة يجب أن يُعقد الاجتماع؟
وبعد أن تأخذ هذه العناصر في الاعتبار، يحين الوقت لاختيار أفضل نوع من الاجتماعات الذي يلبي احتياجات فريقك.
والآن، دعونا نتعمق في أنواع الاجتماعات التي تحتاج إلى معرفتها وكيفية إدارتها بشكل صحيح باستخدام الأدوات والتقنيات المناسبة!
9 من أكثر أنواع الاجتماعات شيوعًا
فيما يلي تسعة أنواع من الاجتماعات، ونصائح حول كيفية إدارة كل منها بنجاح، ونماذج مجانية جاهزة للاستخدام لمساعدتك على البدء!
1. اجتماعات تأهيل الموظفين الجدد
اجتماعات التوجيه هي أول اجتماع بين الموظفين ومديريهم فور انضمامهم إلى المؤسسة. يمثل هذا النوع من الاجتماعات الافتتاحية بداية تدريبهم، وهو أمر ضروري لأن فترة توجيه الموظفين الجديدة تضع الأساس لنجاح العضو الجديد في الفريق، حيث إنها تمثل أول تعمق له في عمليات الشركة وأنظمتها.
من المفترض أن تساعد هذه الاجتماعات المديرين على التعرف على موظفيهم وبناء علاقات معهم. ويُعد طرح أسئلة لكسر الحواجز، مثل: ما هي هواياتك؟ وما هو طبقك المفضل؟ أو أسئلة أخرى تتعلق بالعلاقات الشخصية، مثل: كيف تفضل تلقي الملاحظات؟ أو ما الذي يحفزك؟ من أفضل الممارسات في هذه الاجتماعات.
يجب أن تتضمن اجتماعات التوجيه أيضًا عرضًا موجزًا لبرنامج التدريب والموارد ذات الصلة، وتعريفًا بأعضاء الفريق، وقائمة مرجعية بالمهام التي يجب إنجازها خلال الأسبوع الأول. جرب قائمة مرجعية ClickUp لتوجيه الموظفين الجدد لدعم موظفيك الجدد ومساعدتهم على التكيف بسهولة مع سير العمل الجديد.
2. الاجتماعات الفردية
الاجتماع الفردي هو اجتماع بين شخصين، وعادةً ما يكون بين المدير والموظف الذي يعمل تحت إشرافه المباشر. ويُعد هذا النوع من الاجتماعات من أكثر الطرق فعالية التي يمكن للمديرين من خلالها بناء العلاقات والثقة مع الموظفين الذين يعملون تحت إشرافهم المباشر.
هناك أنواع مختلفة من الاجتماعات الفردية، وسيعكس نوع الاجتماع الفردي الذي تعقده محتوى جدول الأعمال. على سبيل المثال، سيختلف الاجتماع الفردي الأول الذي يعقده المدير مع أحد مرؤوسيه المباشرين اختلافًا كبيرًا عن الاجتماع الفردي الذي يُعقد كل أسبوعين لمتابعة سير العمل.
في شركة Fellow، يعقد المديرون اجتماعات فردية مع مرؤوسيهم المباشرين للتعرف عليهم بشكل أفضل وتقييم أدائهم. ويطرحون أسئلة تهدف إلى بناء العلاقات مع تحديد التوقعات والإجراءات المطلوبة لمساعدة الموظف على تحقيق النجاح.
تركز الموضوعات على متابعة تقدم المشروع والعوائق الحالية، مع إجراء محادثات تهدف إلى تطوير المسار الوظيفي. وبغض النظر عن وتيرة الاجتماعات الفردية، يجب أن يتضمن الاجتماع دائمًا ما يلي:
- أسئلة لبناء علاقة وطيدة للاطمئنان على رفاهية بعضنا البعض وحياتنا الشخصية
- مناقشة بنود عمل محددة أو أساسية
- تحديد بنود العمل والخطوات التالية بوضوح عند انتهاء الاجتماع
تكمن أهمية الاجتماع الفردي في قدرته على تعزيز الثقة وخلق رابطة قوية بين الموظف ومديره. ومن العناصر المهمة لضمان فعالية هذا النوع من الاجتماعات أن تطلب من مرؤوسك المباشر أن يتولى بنفسه إعداد جدول أعمال الاجتماع.
كما أن استخدام أداة للاجتماعات الفردية لتوثيق المحادثة والحصول على تعليقات فورية يعد استراتيجية مفيدة لزيادة فعالية الاجتماع. يمكنك أيضًا الاستفادة من نموذج الاجتماع الفردي (1:1) في ClickUp لتسهيل عقد اجتماع منظم يعزز الثقة والتفاهم.
3. اجتماعات المتابعة
اجتماعات المتابعة — التي تُعرف أيضًا باسم اجتماعات تحديث الحالة — هي مناقشات يتعاون فيها أعضاء الفريق ويتبادلون المعلومات حول التقدم المحرز في موضوع أو مشروع معين. والهدف منها هو ضمان التناسق داخل الفريق والمشروع، مع تحديد العوائق التي تعرقل التقدم.
على الرغم من أن اجتماعات المتابعة أو تحديث الحالة لا تحظى دائمًا بشعبية لدى الفريق، إلا أنها آلية قيّمة لحل المشكلات والبقاء على اطلاع على تقدم المشروع.
يمكن أن تختلف مدة اجتماع المتابعة حسب حالة المشروع وحجمه. غالبًا ما يعقد فريق المبيعات اجتماعات يومية قصيرة للوقوف (stand-up) لمتابعة تقدم الصفقات والمستجدات، وتستغرق هذه الاجتماعات من 10 إلى 15 دقيقة.
وهناك بديل آخر يتمثل في عقد اجتماع متابعة قيادي أثناء الأزمات، حيث يقدم كل قسم آخر المستجدات. كما يمكن عقد اجتماعات متابعة أطول للمشاريع، حيث تحتاج إلى مناقشة آخر المستجدات ومراجعة بنود العمل السابقة والتقدم المحرز.
يمكن أن تتخذ اجتماعات المتابعة طابعًا غير رسمي أو رسمي، اعتمادًا على السياق ومكان عملك. وبشكل عام، يجب أن تعزز اجتماعات المتابعة الناجحة قنوات التواصل المفتوحة بين كل عضو في الفريق وتبقي الجميع على اطلاع دائم.
ويمكن تحقيق ذلك من خلال عقد اجتماع مائدة مستديرة لتبادل آخر المستجدات، حيث يتعين على كل عضو في الفريق طرح نقاط نقاش تتعلق بمشاريعه. كما يتيح لك ذلك معالجة أي عقبات حتى يتمكن الفريق من التصرف بسرعة وبالشكل المناسب.
لمساعدتك في إدارة اجتماع مثمر، تأكد من أنك مستعد بقائمة من الأسئلة التمهيدية لتطرحها على فريقك. يمكنك أيضًا تهيئة الظروف الملائمة لنجاحهم من خلال إنشاء حلقة تغذية راجعة لتسجيل آخر المستجدات والمخاوف والملاحظات المهمة الأخرى.
إحدى الطرق لتحقيق ذلك هي إنشاء نموذج لاجتماع الوقوف السريع يمكن لفريقك تعبئته قبل الاجتماع! استخدم نموذج اجتماع الوقوف السريع اليومي من ClickUp وقم بتخصيصه ليتناسب مع احتياجات فريقك.
مكافأة: قوالب لجدول أعمال المؤتمرات!
4. اجتماعات العصف الذهني
اجتماع العصف الذهني هو اجتماع يجتمع فيه الفريق لتوليد الأفكار حول موضوع معين. يمكن أن تُعقد جلسات العصف الذهني بشكل متزامن أو غير متزامن. في السياق غير المتزامن، ستحتاج إلى التأكد من توفر أدوات التواصل والتعاون للفريق عن بُعد للمشاركين في الاجتماع.
ستكون جلسة العصف الذهني الناجحة مثيرة! يجتمع الجميع لإطلاق العنان لإبداعاتهم وتوليد الأفكار. لا حدود للإبداع، ولا توجد أفكار سيئة.
قد تكون الاقتراحات المطروحة بسيطة جدًّا، وقد تكون معقدة، ومن المهم أن تؤكد، بصفتك منظم الاجتماع، أنه لا توجد أفكار سيئة. يُتوقع من جميع الحاضرين المشاركة في النقاش، لذا يجب أن تتأكد من أن شكل الاجتماع يناسب الحاضرين المنفتحين والمنطوين على حد سواء.
تعد اجتماعات العصف الذهني جلسات ممتعة وجذابة، لكنها قد تكون مرهقة عقليًا للفريق، خاصةً في حالة عدم وجود نظام لتتبع الأفكار. وقد يكون من المفيد تحديد موعد لاجتماع متابعة لتضييق نطاق الأفكار وتلخيصها لاحقًا من أجل تحقيق أقصى قدر من الكفاءة.
جرب ميزة الخريطة الذهنية في Clickup لتدوين الأفكار وتنظيم جلسات العصف الذهني.
5. اجتماعات جميع الموظفين
يشير مصطلح «اجتماع جميع الموظفين» إلى مشاركة جميع مستويات المنظمة في الاجتماع، بما في ذلك الموظفون العاديون، وقادة الفرق، ورؤساء الأقسام، وكبار المديرين التنفيذيين. والهدف من ذلك هو إطلاع الشركة بأكملها على آخر المستجدات ذات الصلة، مثل المستجدات الخاصة بالأقسام أو التغييرات في سياسات الشركة.
لكل شركة إيقاعها الخاص ونقاط النقاش الخاصة بها فيما يتعلق باجتماعات الموظفين العامة. وعادةً ما يترأس الاجتماع الفعال للجميع الرئيس التنفيذي أو قائد الشركة، وتشمل نقاط النقاش آخر المستجدات المتعلقة بالقيادة أو الأقسام، وتقديم الموظفين الجدد، وغير ذلك.
في بودكاست «Supermanagers»، ذكر مات مارتن، الرئيس التنفيذي لشركة Clockwise، أن اجتماعات الموظفين العامة في شركته تتضمن العديد من الجوانب المختلفة، بما في ذلك آخر مستجدات الأقسام، والعروض التقديمية، وفترة مخصصة لمشاركة اللحظات المضحكة التي حدثت خلال الأسبوع. وتستغرق هذه الاجتماعات عادةً ساعة واحدة.
جرب نموذج اجتماع جميع الموظفين من ClickUp لعقد اجتماع أسبوعي جذاب ومنظم يضم جميع الموظفين.
6. اجتماعات اتخاذ القرار
اجتماع اتخاذ القرار هو الاجتماع الذي يجتمع فيه الفريق لإقرار قرار ما وتحديد الخطوات التالية. وعادةً ما تُستخدم هذه الاجتماعات لاتخاذ قرارات مهمة تتطلب التزامًا وربما اتجاهًا جديدًا.
هذه الاجتماعات شائعة في مختلف الفرق: فقد تتضمن اجتماعات مجلس الإدارة أو اجتماعات المشاريع عملية اتخاذ القرارات. يجب توثيق القرارات المهمة في أداة محاضر الاجتماعات الخاصة بك حتى يتمكن الفريق من تذكر الأسباب الكامنة وراء اتخاذ القرار.
تشمل الأسئلة التي يجب الإجابة عليها خلال هذه الاجتماعات ما يلي:
- بالنظر إلى ظروفنا ومواردنا الحالية، ما هو الخيار الأفضل للمضي قدمًا؟
- من المسؤول عن الخطوات التالية؟ ولماذا؟
على سبيل المثال، يمكن عقد اجتماع لاتخاذ القرار بحضور مدير التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ومنسق التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي لتغيير مسار حملة تسويقية غير ناجحة. وإذا احتاج الفريق إلى تقييم ما إذا كان يتعامل مع الحملة من المنظور والنبرة المناسبين، فيمكنه الاجتماع لتقييم نتائج التفاعل والتحويل واختيار اتجاه جديد.
خلال الاجتماع، سيقومون بإدراج الأسباب التي تدفعهم إلى تغيير التركيز وتوثيق الأسباب التي تجعل الاتجاه الجديد يبدو مفيدًا. ولذلك، يهدف هذا النوع من الاجتماعات إلى اتخاذ قرار وتوثيقه من أجل المضي قدمًا بمشروع أو مبادرة ما.
اطلع على قوالب مصفوفة اتخاذ القرار هذه!
7. اجتماعات حل المشكلات
تُعقد اجتماعات حل المشكلات عادةً بين شخص يواجه تحديًا ما ومدير أو قائد. واعتمادًا على طبيعة المشكلة، قد يشارك في هذا الاجتماع ممثلون عن أقسام مختلفة، مثل ممثل عن قسم الموارد البشرية أو الفريق القانوني. والهدف من اجتماع حل المشكلات هو إما إيجاد حل لعقبة ما أو استكشاف الخيارات المتاحة للخطوة التالية.
يمكن أن تفيد اجتماعات حل المشكلات أي موظف بغض النظر عن طبيعة المشكلة. خلال هذه الاجتماعات، يجب عليك أولاً تحليل الموقف وأسبابه، وتقييم الاتجاه الذي يجب اتباعه، ثم وضع خطة عمل لحل المشكلة.
ضع في اعتبارك أن كل خطوة يجب توثيقها في ملاحظات الاجتماع ومشاركتها مع المشاركين في المحادثة.
8. اجتماعات التخطيط الفصلية
التخطيط الفصلي هو التنفيذ الاستراتيجي لخطة سنوية مقسمة إلى أربعة فصول. في كل فصل، يتم تحديد هدف منقح للثلاثة أشهر التالية. ويمكن الإبلاغ عن هذه الأهداف المحدثة في اجتماع التخطيط الفصلي، حيث تتم مناقشة الخطط الاستراتيجية والاحتفاء بالإنجازات التي تحققت خلال الـ 90 يوماً الماضية.
تُعد هذه الاجتماعات فرصة لتقديم الملاحظات أو تلقيها، وهي مناسبة للأشهر التالية. كما يجب أن تتضمن كل جلسة تخطيط ربع سنوية وقتًا للتفكير في الأيام التسعين الماضية، ومراجعة المهام المنجزة وتلك الجارية، والاستعداد لما سيأتي في الربع التالي.
الهدف من الاجتماع هو مساعدة فريقك على النجاح في تحقيق أهدافه قصيرة المدى وأهداف الشركة طويلة المدى. 💪
يكمن مفتاح نجاح اجتماع التخطيط الفصلي الفعال في التنظيم الجيد. يجب أن تكون نقاط النقاش واضحة، كما يجب تحديد الأهداف التي يجب تحقيقها عند انتهاء الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك، فإن استرجاع الدروس المستفادة من الأرباع السابقة أثناء محادثة التخطيط يساعد في تحديد الأهداف المناسبة وذات الصلة.
لا تنسَ تتبع أهدافك في ClickUp Goals لضمان وجود جداول زمنية واضحة وأهداف قابلة للقياس.
9. اجتماعات مجلس الإدارة
اجتماع مجلس الإدارة هو اجتماع رسمي يضم جميع أعضاء مجلس إدارة مؤسسة معينة. تُعقد هذه الاجتماعات الرسمية على فترات متفاوتة، مثل كل ثلاثة أشهر أو سنويًا، لمناقشة القضايا المتكررة والهامة، مثل القضايا المتعلقة بالسياسات، أو الشؤون القانونية، أو تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)، أو القضايا المتنوعة.
يرأس رئيس مجلس الإدارة، المعروف أيضًا باسم قائد الاجتماع، الاجتماع. وبشكل أكثر تحديدًا، يتمثل الهدف من اجتماع مجلس الإدارة في وضع السياسات والاستراتيجيات، ومراجعة الخطط الاستراتيجية، والتوصل إلى اتفاق بشأن قضية معينة.
خلال هذا الاجتماع، يتم تدوين محضر الاجتماع ليشكل وثيقة قانونية يتم نشرها لاحقًا وفقًا لإجراءات عمل مجلس الإدارة. ويُعد نشر محضر الاجتماع أمرًا بالغ الأهمية، حيث إنه يمثل استراتيجية تواصل بين المؤسسة ومجلس الإدارة ومختلف الأطراف المعنية الخارجية.
اجعل اجتماعاتك أكثر إنتاجية باستخدام جدول أعمال والأدوات المناسبة
هناك أنواع عديدة ومختلفة من الاجتماعات، لكل منها أغراضه الخاصة. وقد يمثل تحديد نوع الاجتماع المناسب لكل موقف تحديًا للمديرين.
من خلال تطبيق استراتيجيات فعالة لإدارة الاجتماعات والاستفادة من أدوات الاجتماعات عبر الإنترنت المناسبة، مثل ClickUp، لمساعدتك في إدارة عملك وجداولك الزمنية وفريقك وغير ذلك، يمكنك تجنب الاجتماعات غير المثمرة والبدء في عقد جلسات تعاونية تنشط فريقك وتحفزه على تحقيق أهدافه.
كاتب ضيف:
Fellow.app هو برنامج إدارة الاجتماعات الأعلى تقييمًا الذي يساعد المديرين وفرقهم على بناء عادات اجتماعات فعالة من خلال جداول الأعمال التعاونية، وتتبع بنود العمل، ومكتبة من قوالب الاجتماعات المعتمدة من الخبراء.