هل تحاول العمل على عرضك التقديمي بين مكالمات Zoom اليومية؟
هل تعتقد أنه يمكنك إجراء مكالمة مع عميل أثناء مراجعة تقرير متأخر؟
فكر مرة أخرى. قد يبدو التنقل بين مهام متعددة كطريقة لتوفير الوقت، ولكن على الأرجح سينتهي بك الأمر مرهقًا وسينهار سير عملك - وجودة عملك -.
تظهر الأبحاث أن تعدد المهام يمكن أن يضر بصحتك العقلية وإنتاجيتك. تتمثل إحدى الخطوات لتقليل مستويات التوتر لديك وزيادة الإنتاجية في إدراك قيمة وقتك والتأكد من أنك تستخدمه بحكمة في الأشياء المهمة. تنبيهات العمل والإشعارات ورسائل البريد الإلكتروني و دعوات الاجتماعات قد يبدو الأمر لا ينتهي، ولكن من المفيد أن تعرف كيف تستهلك التكنولوجيا ربما يومك و كيف تديرها بشكل أفضل. ClickUp حللت دراسات ومصادر من المعاهد الوطنية للصحة ومجلة هارفارد بيزنس ريفيو والتقارير الإخبارية لتحديد 10 من أكثر مضيعات الوقت شيوعًا في المكتب وما يجب فعله حيالها.
اعمل بذكاء أكثر وليس بجهد أكبر، مع 22 طريقة لتوفير الوقت خارقة للإنتاجية من ClickUp.
1. التلفزيون والبودكاست
wavebreakmedia // Shutterstock
مع إمكانية الوصول إلى خدمات البث المباشر التي تضم آلاف البرامج وملايين البودكاست للاختيار من بينها، لا شك في أن وسائل الإعلام يمكن أن تستهلك وقت فراغنا بسهولة. قد تلاحظ أن ملفات البودكاست تتراكم لديك وتشعر بأنك تستمع إليها في الخلفية بينما تضع اللمسات الأخيرة على تقرير بحثي.
ولكن هل يمكنك أن تكرس انتباهك بصدق لكليهما في نفس الوقت؟
يعتقد الكثير من الناس أنهم يستطيعون ذلك التبديل بين المهام دون أن يفوتك شيء. في الواقع، أصبح البالغون أقل كفاءة و إرهاق أدمغتهم من أجل القيام بكل ذلك في وقت واحد. قد يؤدي القيام بمهمة واحدة إلى توفير الوقت والإجهاد.
أفضل 13 تطبيقًا لمؤقت بومودورو للمذاكرة والتركيز بومودورو تقنية إدارة الوقت يقسم اليوم إلى فترات زمنية صغيرة ومنتجة. اعثر على أفضل تطبيقات بومودورو لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح.
2. الاجتماعات
جيرتس راجيليس // شاترستوك
هل سبق لك أن أردت أن تقترح على زميلك أن الاجتماع الذي عقدته كان يمكن أن يكون عبر البريد الإلكتروني؟ أنت لست وحدك - فالعديد من الموظفين يشعرون أن الاجتماعات يمكن أن تكون مضيعة كبيرة للوقت.
وجدت دراسة أجرتها شركة Korn Ferry الاستشارية في عام 2019 أن 67% من العاملين يعتقدون أن قضاء الكثير من الوقت في الاجتماعات يمنعهم من أداء عملهم بفعالية.
للمساعدة في إقناع رئيسك في العمل بتقليل تلك الاجتماعات الأسبوعية، قم بإعداد جدول أعمال الاجتماع ، راقب الوقت عن كثب، وتأكد من وجود هدف ومخرجات لكل اجتماع للمساعدة في تقليل عمليات التحقق المتعددة وإبقاء أعضاء الفريق في مهامهم.
قد يساعدك عرض إجراء تدقيق للاجتماعات على رئيسك في تقليل الوقت الضائع، وقد يساعدك أيضًا على توفير بعض المال للشركة .
المكافأة:
_/مرجع/ https://clickup.com/blog/meeting-cadence-for-remote-teams// إيقاع الاجتماع لفرق العمل عن بُعد* %/%href/_
3. رؤساء المروحيات
KeyStock // Shutterstock
وجود يمكن أن يكون وجود مدير صغير كرئيس عمل أمرًا بائسًا تجربة ويمكن اعتبارها شكلاً من أشكال التنمر. فالمراقبة المستمرة أو الاستجواب المستمر يجعل الموظفين يشعرون بعدم القدرة على العمل.
يقلل الرؤساء المتسلطون من الروح المعنوية، مما يؤدي إلى أداء غير ملائم والوقت الضائع. يمكن أن يؤدي إعداد عملية إدارة المشروع التي تحدد نفس التوقعات للفريق بأكمله إلى إبقاء الجميع على المسار الصحيح وعلى اطلاع.
ليس لدى المدراء التفصيليين دائمًا نوايا سيئة؛ فكر في الشراكة معهم في المشروع للمساعدة في بناء الثقة.
4. وسائل التواصل الاجتماعي
كانفا
تحقق من الوقت الذي تقضيه على شاشة هاتفك على وسائل التواصل الاجتماعي - قد تتفاجأ بمعرفة مقدار الوقت الذي تضيعه في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي. الجميع يحبون تحدي الرقص الرائج الجديد، ولكن الإفراط في الاستهلاك يمكن أن يؤدي إلى يعيق الإنتاجية في العمل.
A دراسة 2020 أن استخدام وسائل التواصل الاجتماعي قد يؤدي أيضًا إلى الاكتئاب والقلق. فكر في إيقاف تشغيل إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي أو أخذ قسط من الراحة بحذف بعض التطبيقات من هاتفك.
### 5. مشاكل تكنولوجيا المعلومات
Chaay_Tee // Shutterstock
يمكن أن تتسبب المشاكل التقنية في إضاعة الكثير من الوقت الضائع طوال يوم العمل. هل سبق لك أن كنت في منتصف مهمة هامة عندما انقطع الواي فاي؟ في حين أن يعمل قسم تكنولوجيا المعلومات على ذلك فإنك تُترك في حيرة من أمرك.
في المتوسط، يخسر الموظفون ما يقرب من أسبوعين سنويًا في استكشاف المشكلات التقنية وإصلاحها، وفقًا لـ روبرت هاف للاستشارات . مع ظهور العمل عن بُعد ، ازدادت هذه المشاكل، وأصبح الناس يعتمدون على التكنولوجيا الخاصة بهم في المنزل دون الوصول إلى استشاري تكنولوجيا المعلومات.
يمكن أن يؤدي تحديث البرامج وإعادة تشغيل الكمبيوتر بشكل دوري إلى حل المشاكل التقنية البسيطة.
6. الحمل الزائد للقرار
كانفا
إن كونك في منصب يتطلب منك اتخاذ قرارات متعددة يوميًا قد يؤدي إلى زيادة في اتخاذ القرارات، مما قد يسبب انخفاض في الإنتاجية وزيادة مقابلة في مستويات التوتر.
الشلل التحليلي هو حالة تؤخر من عملية عملية اتخاذ القرار ويثبط قدرتك على إكمال المهمة. تتمثل إحدى طرق تخفيف العبء في إزالة المشتتات، والتشاور مع الزملاء إذا كنت غير متأكد من القرار الأفضل، أو تفويض الاختيار إلى خبير آخر في شبكتك.
7. الألعاب
ألكسندرو نيكا // Shutterstock
يقضي البالغون الأمريكيون البالغون ما يقرب من ساعة ونصف الساعة كل يوم في ممارسة ألعاب الهاتف المحمول، وفقًا لاستطلاع أجري في فبراير 2022 من النشر المستقبلي . في مايو 2020, 80% من العاملين بدوام كامل اعترفوا بممارسة الألعاب في العمل، حتى أثناء الاجتماعات. 😮
يمكن أن تكون الألعاب في العمل مضيعة كبيرة للوقت. كما هو الحال مع وسائل التواصل الاجتماعي، قم بتقييد وقت اللعب عن طريق إزالة تطبيقات الألعاب مؤقتاً خلال ساعات العمل ووضع حد زمني لمقدار ما يمكنك لعبه في يوم معين.
### 8. مسرح الإنتاجية
كانفا
كم مرة كان عليك أن تثبت لرئيسك في العمل أنك منتج؟
من تحديث حالتك على Slack على مدار اليوم إلى إرسال رسائل عديمة الفائدة إلى رئيسك في العمل لإظهار أنك تعمل، قد تكون تؤدي مسرحاً إنتاجياً وتضيع ما يصل إلى ساعة يومياً في تقديم عرض. بدلاً من إرسال تلميحات لا نهاية لها إلى رئيسك بأنك تعمل، فكّر في تحديث يومي عن تقدمك عبر تطبيق Slack قبل أن تسجل خروجك من العمل.
9. الإفراط في العمل
كانفا
من الصعب أن تكون مبدعًا إذا كنت مرهقًا ومرهقًا. العديد من الناس في جميع أنحاء العالم يعانون من الإرهاق والذي يمكن أن يؤثر بشكل خطير على رفاهيتنا.
ضع في اعتبارك وضع حدود لنفسك في العمل. إذا كنت تعمل في مكتب ، لا تجعل من المعتاد أن تأخذ كمبيوتر العمل الخاص بك إلى المنزل وإيقاف تشغيل إشعارات Slack بعد ساعات العمل. خذ استراحة عندما تشعر بالتوتر أو تقترب من الإرهاق.
تتجه العديد من الشركات إلى تطبيقات الصحة والعافية لمساعدة الموظفين على تجنب الإرهاق وانخفاض الإنتاجية.
إدارة الوقت: مهارة بالغة الأهمية لكل وظيفة بغض النظر عن طبيعة عملك، فإن تعلّم بعض المهارات الأساسية مهارات إدارة الوقت يمكن أن تساعدك في الحفاظ على إنتاجيتك مع تقليل مستويات التوتر لديك بشكل كبير.
10. عدم التنظيم
كانفا
نادراً ما يسير عدم التنظيم والإنتاجية جنباً إلى جنب. الحفاظ على مساحة عملك مرتبة يمكن أن زيادة الإنتاجية وتقليل التوتر .
نحن نقضي الكثير من الوقت على مكاتبنا، فلماذا لا نجعلها بيئة ممتعة؟ خصص بعض الوقت لإعادة التنظيم عن طريق تركيب بعض الرفوف العائمة فوق مكتبك لإزالة المشتتات البصرية.
فكر في التخلص من الأشياء غير الضرورية التي كنت تحتفظ بها. يمكن أن تمنحك مساحة العمل التي تم تنظيفها حديثاً بداية جديدة ليومك.
حدد مضيعات وقتك وابدأ في خلق عادات عمل أفضل اليوم
لستَ مضطرًا للعيش في حالة من الفوضى، والركض باستمرار وراء الجدول الزمني والشعور بالإرهاق.
يمكنك زيادة إنتاجيتك واستعادة التوازن في حياتك من خلال تحديد مضيعات الوقت الشائعة في مكتبك، واتخاذ خطوات عملية للحد منها، ووضع خطة عمل، يمكنك زيادة إنتاجيتك واستعادة التوازن في حياتك.
وإحدى الطرق التي تساعدك على إنشاء عادات عمل أفضل والحفاظ على نفسك على المسار الصحيح هي استخدام أداة إدارة المشروع مثل انقر فوق . يقدم ميزات لتتبع الوقت وتحديد الأهداف وتتبعها، ومئات من الميزات الأخرى القابلة للتخصيص، كل ذلك في منصة واحدة، للقضاء على عوامل تشتيت الانتباه وتعزيز إنتاجيتك ومساعدتك على الحفاظ على تركيزك في العمل.
استخدم هذه الأداة القوية لتمنحك إحساسًا جديدًا بالتحكم، واستعادة وقتك الثمين، والبدء في الاستمتاع بالتوازن بين العمل والحياة الذي كنت تسعى إليه. جرب ClickUp مجانًا اليوم! الكاتب الضيف:
