تقويمك هو أداة تحديد الأولويات المثلى. كل شخص لديه نفس الشبكة 24×7 كل أسبوع. كيفية استخدامك لهذه المربعات تحدد ما إذا كان أسبوعك مؤثرًا أم أنك تقضيه في القيام بمهام صغيرة.
تعد حجز الوقت، أو استخدام التقويم الخاص بك لحجز وقت للعمل، أفضل طريقة لتحقيق ذلك. ومع ذلك، قد يكون من الصعب الحفاظ على هذه العادة.
نحن على وشك تغيير ذلك.
نظام إنتاجية يمكنك الوثوق به
عقلك ليس مصممًا لتخزين المعلومات، بل لتوليد الأفكار. في اللحظة التي تتذكر فيها مهمة أو متابعة ما، فإن أفضل ما يمكنك فعله هو إخراج تلك الفكرة من رأسك ووضعها في نظام تثق به.
وقد أوضح ديفيد ألين في كتابه Getting Things Done™ ذلك بشكل أفضل:
- التسجيل: انقل الأفكار من رأسك إلى نظام موثوق به.
- توضيح: ما هي الإجراء المطلوب؟ إذا كان يستغرق أقل من 5 دقائق، فقم به. إذا كان يستغرق أكثر من ذلك، فحدد موعدًا له.
- الانخراط: ابدأ العمل.
نعتقد أن التقويم هو أحد هذه الأنظمة. من خلال وضع عملك بجانب التقويم، تضمن عدم تفويت أي شيء.
مع تقويم ClickUp، ستجد أولوياتك وأعمالك الموكلة إليك ومهامك المتراكمة القابلة للتخصيص في متناول يدك — بجوار أداة تتفقدها عدة مرات في اليوم — جاهزة للتنفيذ.
"أنا مشغول جدًا، لا أحتاج إلى نظام!"
وجود نظام يمنحك مزيدًا من الوقت، لا أقل.
تحرير عقلك من القلق بشأن المهام والدردشات والرسائل يتيح لك تركيز وقتك وطاقتك في أمور أخرى. استغل هذا الوقت للتفكير بشكل استراتيجي وإبداعي أو للاهتمام بنفسك — الأمر متروك لك.
اعمل بشكل عكسي انطلاقاً من أسبوع ناجح
إذا كان يوم عملك يشبه يوم عملي، فلن تنفد أبدًا المهام التي عليك القيام بها.
نصيحتي؟ ابدأ من الأعلى إلى الأسفل بالتركيز على النتائج التي تريد تحقيقها بحلول نهاية الأسبوع — بدلاً من البدء من الأسفل إلى الأعلى بمهام لا نهاية لها ورسائل البريد الوارد. هذا يضمن أن تحظى الأمور الصحيحة بالاهتمام المناسب، مما يؤدي إلى إحداث تأثير.
أبدأ كل أسبوع بتدوين ثلاثة نتائج من شأنها أن تجعل الأسبوع ناجحًا. أقوم بإنشائها كمهام في ClickUp وأضع علامة عليها كأولويات.
وهنا تكمن السحر: يستخدم تقويم ClickUp الذكاء الاصطناعي لاقتراح فترات زمنية مخصصة للتركيز على تلك المهام ويحل التضارب تلقائيًا عن طريق تعديلها. وهذا يحمي وقتك لتكريسه للأمور الأكثر أهمية مع الحفاظ على المرونة في التعامل مع الواقع اليومي.
تواريخ التنفيذ، وليس تواريخ الاستحقاق
تخيل أنك تقوم بتجميع أحجية.
بعض المهام تشبه صندوق الألغاز — فهي تظهر النتيجة النهائية. والبعض الآخر يشبه القطع الفردية أو التعليمات خطوة بخطوة.
إليك الفكرة: لا يمكنك تحديد وقت محدد للمهام الموجهة نحو النتائج عن طريق تحديد تواريخ البدء والانتهاء. بدلاً من ذلك، خصص وقتًا للعمل عليها في تقويمك. نسمي هذا تواريخ التنفيذ، وليس تواريخ الانتهاء. قد يكون للمهمة العديد من تواريخ التنفيذ، ولكن تواريخ الانتهاء تكون واحدة فقط.
تسهل تقويم ClickUp إنشاء تواريخ تنفيذ متعددة لمهمة ما. انقر على "خطة" في أي مهمة في الشريط الجانبي، وحدد موعدًا متاحًا، وبذلك تكون قد انتهيت! كرر ذلك حسب الحاجة. يؤدي ذلك إلى إنشاء كتل تركيز مرتبطة بمهمة ما دون تغيير تواريخ البدء أو الاستحقاق.
كقاعدة عامة، المهام التي تشمل عدة أشخاص أو تستغرق أكثر من بضع ساعات عادة ما تكون نتائج. أنت مسؤول عن ضمان أن النتيجة النهائية تتطابق مع الصورة الموجودة على العلبة.
يمكنك تقسيم النتيجة إلى مهام فرعية، ولكن لا يفعل الجميع ذلك. في بعض الأحيان، يكون العمل غير متوقع — مثل إصلاح خطأ برمجي، والذي قد يستغرق ساعة أو يومًا كاملًا وغالبًا ما يتطلب التجربة والخطأ.
قم بتجميع الأعمال المتشابهة لتجنب التشتيت
يمكن أن يؤدي تجميع الأعمال في سياق واحد إلى تقليل عوامل التشتيت. على سبيل المثال، أقوم بتجميع جميع مهامي الإدارية في صباح يوم الأربعاء بدلاً من توزيعها على مدار الأسبوع. هذه المهام صغيرة، لذا لا معنى لتخصيص ساعة لكل منها.
تقوم تقويم ClickUp بتبسيط هذه العملية. اختر فترة زمنية متاحة، وحدد وقت التركيز، واسحب مهام متعددة من قائمة المهام المتأخرة إلى نفس المربع.
وهذا يتوافق مع تقنية "تحديد الوقت" (time boxing) — وهي تقنية تقوم على تحديد الوقت الذي تقضيه في مهمة ما لتقليل عوامل التشتيت وتحسين التركيز.
طريقة أفضل
حان وقت تحديث تقويمك، وقد أصبح ذلك أخيرًا. لقد عمل فريقنا بجد لتحقيق ذلك.
يتضمن إصدارنا الأول ما يلي:
- دعم Google Workspace (Outlook/Microsoft 365 في الإصدار التجريبي المفتوح).
- AI Notetaker لتسجيل ملاحظات المكالمات تلقائيًا.
- حجب وقت المهام بمساعدة الذكاء الاصطناعي.
كل ذلك في تقويم جميل مصمم خصيصًا للمحترفين أمثالك.
جرب تقويم ClickUp اليوم وأخبرنا برأيك!
ملاحظة: هل تعاني من التسويف؟ لا تخجل من ذلك، فخدمات مثل وسائل التواصل الاجتماعي مصممة لتكون مسببة للإدمان. قد يساعدك هذا الملحق للمتصفح.
ريكاردو كليريغو
رئيس قسم التقويم، ClickUp