نصائح لتحسين عملية الحسابات الدائنة لتبسيط سير العمل لديك

إن عملية الحسابات المستحقة الدفع (AP) هي بطل عملياتك المالية، حيث تضمن بهدوء دفع الفواتير في الوقت المحدد وتظل الشراكات قوية.

ومع ذلك، من دون الأدوات والاستراتيجيات الصحيحة، يمكن أن تصبح عملية الحسابات الدائنة بسهولة كابوساً من الأخطاء والساعات الضائعة. من خلال بعض التحسينات الذكية، يمكنك تحويلها من مجرد صداع إلى عملية مبسطة وذات قيمة.

ستتناول هذه المدونة نصائح وأفكارًا لتحقيق ذلك!

## ⏰ 60 ثانية الملخص

• ما هو تحسين عمليات الحسابات الدائنة؟ تحسين طريقة تعامل مؤسستك مع الفواتير.
• أهمية تحسين عمليات الحسابات الدائنة: الأدوات الرقمية تقضي على الإدخال اليدوي للبيانات، وتعزز العلاقات مع الموردين، وتهيئ مؤسستك للنمو
• التحديات في عملية الحسابات الدائنة: خيارات الفواتير المكلفة التي يمكن أن تتجاوز ميزانية شركتك والأخطاء اليدوية التي تخلق ضغوطًا في العلاقات مع الموردين
• استراتيجيات لتحسين عملية الحسابات الدائنة
  • تعمل الأتمتة على تحويل سير العمل من خلال الموافقات الفورية على الفواتير التي تقلل من وقت المعالجة
  • توحيد تنسيقات الفواتير وأوامر الشراء يضمن الاتساق ويبسط عمليات المطابقة الثلاثية
  • استخدام أدوات مثل ClickUp لتوحيد هذه العمليات وتتبعها من البداية إلى النهاية
• أفضل الممارسات والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها
  • مراقبة الجداول الزمنية للتسليم ومعدلات حل المنازعات
  • مساعدة البائعين على تقليل أخطاء الإرسال من أجل سير عمل أكثر سلاسة
  • استخدم أدوات التحليلات لضمان توافق المدفوعات مع احتياجات السيولة

ما هو تحسين عملية الحسابات المستحقة الدفع؟

يركز تحسين عملية الحسابات الدائنة (AP) على تحسين وتحسين كيفية تعامل شركتك مع معالجة الفواتير وسير عمل الدفع. الهدف بسيط - تقليل الأخطاء اليدوية، وتسريع أوقات معالجة الدفع، وضمان أنك استلام المدفوعات في الوقت المناسب 🚀

لنفترض أن قسم المحاسبة والمراجعة لديك يعالج يدويًا كل فاتورة ترد إليه. تتم طباعة كل فاتورة ومراجعتها وتوقيعها ثم حفظها. إنها عملية تستغرق وقتًا طويلاً، والأخطاء - مثل الفواتير المفقودة أو المدفوعات المكررة - شائعة.

قارن هذا بالنظام الذي يتم فيه رقمنة الفواتير ومطابقتها تلقائيًا مع أوامر الشراء، ويتم وضع علامة على التناقضات. تتم جدولة المدفوعات إلكترونيًا، ويراقب الفريق الحالة في الوقت الفعلي.

• في السيناريو الأول، ينشغل فريقك بالمهام اليدوية المتكررة
• في السيناريو الثاني، يركز الفريق على المهام ذات المستوى الأعلى، مثل مراجعة التقارير وبناء علاقات أقوى مع البائعين

هذه هي قوة تحسين إجراءات العمل. يساعد الشركات على توفير المال وتعزيز العلاقات مع البائعين والتحكم في التدفق النقدي.

## لماذا يعد تحسين عمليات الحسابات الدائنة أمرًا مهمًا

يتضمن تحسين عمليات الحسابات الدائنة (AP) الخاصة بك إنشاء نظام يعمل بشكل أكثر ذكاءً ويقلل من الأخطاء ويحافظ على مرونة أعمالك من الناحية المالية. دعنا نوضح الأسباب الرئيسية لأهمية ذلك:

• تقليل التكاليف: المعالجة اليدوية مكلفة. تقلل أتمتة عمليات الحسابات الجارية من النفقات، مما يوفر الموارد للمبادرات الاستراتيجية
• توفير الوقت للأمور المهمة: تستغرق معالجة الفواتير يدوياً وقتاً طويلاً. تقلل الأتمتة من هذا الجدول الزمني إلى ساعات، مما يسمح للفرق بالتركيز على المهام ذات القيمة العالية بدلاً من العمل المتكرر
• تعزيز العلاقات مع الموردين: المدفوعات المتأخرة وأخطاء الفواتير تضر بالعلاقات مع الموردين. تضمن عمليات سير العمل المبسّطة في قسم الفواتير والمشتريات دقة الفواتير والمدفوعات في الوقت المناسب، مما يحافظ على رضا البائعين وقوة الشراكات
• التحكم في التدفق النقدي: تؤدي عمليات الشراء الفوري غير الفعالة إلى خلق نقاط عمياء للتدفق النقدي. يوفر النظام المحسّن جيدًا رؤية في الوقت الفعلي لتتبع المدفوعات الصادرة والحفاظ على الاستقرار المالي
• الاستعداد للنمو: مع وجود عدد كبير من الشركات التي تخطط لأتمتة عمليات الفواتير المدرجة في الفواتير، فإن الأنظمة الفعالة والقابلة للتطوير ضرورية لإدارة أحجام الفواتير المتزايدة والحفاظ على قدرتها التنافسية

إستراتيجيات ونصائح شائعة لتحسين عملية الحسابات الدائنة

لا يجب أن يستغرق تحسين عملية الحسابات الدائنة وقتًا طويلاً. بعض التغييرات الذكية تحولها من مهمة مستهلكة للوقت إلى عملية مبسطة. دعنا نستكشف كيف يمكنك تحقيق ذلك:

1. الارتقاء بالمستوى باستخدام الأدوات الرقمية

غالبًا ما تنطوي عمليات سير عمل الحسابات الدائنة التقليدية (AP) على إدخال البيانات يدويًا، ودورات الموافقة الطويلة، والفواتير في غير محلها - وكل ذلك يؤدي إلى التأخير وعدم الكفاءة. تعمل الأدوات الرقمية على التخلص من هذه الاختناقات من خلال أتمتة المهام الروتينية وتحسين الرؤية وتعزيز الدقة.

كيف تعمل الأدوات الرقمية على تحسين عملية الحسابات الجارية

✅ معالجة الفواتير آليًا: أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي تساعد في استخراج تفاصيل الفواتير ومطابقتها مع أوامر الشراء والإبلاغ عن التناقضات تلقائيًا ✅ تتبع الفواتير في الوقت الفعلي: تتيح لك لوحات المعلومات المستندة إلى السحابة مراقبة حالات الفواتير والموافقات المعلقة وجداول الدفع في لمحة سريعة ✅ موافقات أسرع: تسمح عمليات سير العمل الرقمية بالتوجيه الفوري للفواتير إلى المراجعين المناسبين، مما يقلل من وقت المعالجة من أسابيع إلى بضعة أيام فقط ✅ تقليل الأخطاء: أدوات التحقق الذكية تكشف عن الفواتير المكررة والمبالغ غير الصحيحة والمعلومات الناقصة قبل معالجة المدفوعات

قم بأتمتة المهام المتكررة وحافظ على سير عملية حساباتك الدائنة الدائنة على المسار الصحيح دون عناء باستخدام ClickUp

هنا حيث ClickUp لفرق التمويل يمكن أن تتدخل لمساعدتك. كمنصة شاملة، يتيح لك ClickUp إدارة الميزانيات، وتعيين المهام المتكررة لمواعيد الدفع النهائية، وتتبع المقاييس المالية باستخدام لوحات معلومات مخصصة. تتيح لك حقول الحساب القوية في ClickUp أيضًا تلخيص البيانات المالية، مما يساعدك على تحسين التدفق النقدي وجداول الدفع.

💡 نصيحة للمحترفين: ضع في اعتبارك استخدام قوالب تحسين العملية لإدارة AP للمساعدة في توحيد سير العمل، وتحديد الاختناقات، وتبسيط المهام - مما يؤدي إلى موافقات أسرع، وتقليل الأخطاء، وتحسين الكفاءة الكلية!

2. تخلص من أكوام الورق: انتقل إلى النظام الرقمي بالكامل

🧠 هل تعلم؟ وفقًا لـ بحث IOFM ، فإن متوسط تكلفة معالجة الفاتورة الورقية يتراوح بين 12 دولارًا و30 دولارًا لكل فاتورة. في حين أن المعالجة الآلية للفواتير يمكن أن تقلل التكلفة إلى ما يصل إلى 3$ لكل فاتورة .

يؤدي الاعتماد على الفواتير الورقية إلى إبطاء عملية إعداد الفواتير الورقية، ويزيد من مخاطر ضياع المستندات في غير محلها، ويؤدي إلى نفقات تخزين مكلفة.

من السهل فقدان المستندات الورقية، مما يتسبب في تأخير الدفع. كما أن التوقيع على الفواتير وتوجيهها فعليًا يضيف أيضًا تأخيرات غير ضرورية للعملية. التحول إلى النظام الرقمي يقلل من الفوضى ويضمن سرعة الاسترجاع، والنسخ الاحتياطية الآمنة، والوصول في الوقت الحقيقي إلى السجلات المالية.

الانتقال إلى نظام فواتير فواتير غير ورقية

✔️ رقمنة جميع الفواتير الواردة: استخدم أدوات المسح الضوئي مع التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لاستخراج البيانات من الفواتير الورقية وتحويلها إلى ملفات رقمية قابلة للبحث ✔️ تخزين الفواتير في نظام قائم على السحابة: إحضار أداة إدارة مستندات الحسابات الجارية التي تتيح سهولة الوصول والتنظيم والاسترجاع ✔️أتمتة مطابقة الفواتير: تنفيذ نظام مطابقة ثلاثي يقارن بين الفواتير وأوامر الشراء والإيصالات إلكترونيًا لتقليل الأخطاء ✔️قم بدمج الفواتير الرقمية مع برامج المحاسبة: قم بتوصيل نظام إدارة الفواتير مع QuickBooks أو Xero أو منصات تخطيط موارد المؤسسات لمزامنة البيانات المالية تلقائيًا

تنظيم وتخزين وتحرير جميع الملفات المتعلقة بالحسابات الدائنة في مساحة واحدة آمنة باستخدام ClickUp Docs مستندات ClickUp تتيح لك إنشاء وتحرير وتخزين الملفات المتعلقة بالنفقات التشغيلية مثل الفواتير ودفاتر طلبات الشراء والعقود في مكان واحد باستخدام قوالب جاهزة للاستخدام. تخيل أن تكون قادرًا على تحرير الفواتير وإرسالها ببضع نقرات بدلاً من البحث في خزائن الملفات

هل أنت جاهز للترقية الرقمية؟ اطّلع على قالب الحسابات المستحقة الدفع بواسطة ClickUp للبدء

تنزيل هذا القالب

رقمنة سجلات الدفع لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء باستخدام قالب الحسابات الدائنة من ClickUp

✨ ✨ نصيحة سريعة: استخدم طريقة المسح الضوئي والحفظ والمزامنة. امسح جميع الفواتير الورقية ضوئيًا واحفظها في نظام سحابي مركزي، وقم بمزامنتها مع برنامج المحاسبة الخاص بك لإنشاء سير عمل سلس وخالٍ من الورق. يضمن ذلك سهولة الوصول إليها وتأمين النسخ الاحتياطية.

3. دع الأتمتة تقوم بالأعباء الثقيلة

إدارة الحسابات المستحقة الدفع يدويًا بطيئة ومعرضة للأخطاء ومكلفة.

تقضي فرق الحسابات الدائنة ساعات في مطابقة الفواتير وتوجيه الموافقة وجدولة الدفع، مما يؤدي إلى التأخير وفقدان الخصومات وتوتر العلاقات مع البائعين. تزيل الأتمتة هذه الاختناقات، مما يضمن سرعة المعالجة وتقليل الأخطاء وتحسين الكفاءة.

كيفية عمل أتمتة الحسابات الجارية

✅ مطابقة الفواتير: يقارن التشغيل الآلي المدعوم بالذكاء الاصطناعي الفواتير بأوامر الشراء وإيصالات التسليم، ويكشف عن التناقضات على الفور ✅ مهام سير عمل الموافقة: تقوم القواعد المحددة مسبقًا بتوجيه الفواتير إلى المراجعين المناسبين بناءً على القيمة أو البائع أو القسم، مما يلغي المتابعة اليدوية ✅ جدولة المدفوعات: جدولة المدفوعات تلقائيًا استنادًا إلى تواريخ الاستحقاق، مما يضمن السداد في الوقت المحدد وزيادة خصومات السداد المبكر إلى أقصى حد ✅ اكتشاف الأخطاء: يحدد الذكاء الاصطناعي الفواتير المكررة والمعلومات المفقودة والمبالغ غير الصحيحة، مما يقلل من الأخطاء المكلفة أتمتة النقر بتبسيط ذلك من خلال السماح لك بإعداد مهام سير العمل التي تقوم تلقائيًا بتعيين المهام وتغيير الحالات وإرسال تذكيرات بالدفع.

القضاء على المهام المتكررة والسماح للأتمتة بالاهتمام بعملية الحسابات الدائنة مع أتمتة ClickUp Automation

على سبيل المثال، تؤدي الفاتورة الواردة على الفور إلى تعيين مهمة للموافقة عليها، مما يحافظ على سير الأمور دون تدخل يدوي مستمر.

📚 مكافأة للقراءة: تعمل أتمتة سير العمل على تحويل طريقة إدارتك لعمليات مثل الموافقات على الفواتير وإدخال البيانات والاتصال بالمورّدين. اقرأ بعض أمثلة على أتمتة سير العمل في العالم الحقيقي وشاهد كيف تساعد الشركات على أن تصبح أكثر كفاءة وتقلل من الأخطاء.

4. تنفيذ المطابقة الثلاثية لمدفوعات خالية من الأخطاء

تؤدي معالجة الفواتير دون التحقق المناسب إلى مدفوعات زائدة ومدفوعات مكررة ومخاطر الاحتيال. المطابقة الثلاثية هي عنصر تحكم رئيسي في عمليات الدفع، حيث تضمن أن كل فاتورة مشروعة قبل إصدار الدفع.

ما هي المطابقة الثلاثية؟ ما هي المطابقة الثلاثية؟

تقارن المطابقة الثلاثية بين ثلاثة مستندات رئيسية:

📌 طلب الشراء (PO): طلب الشراء الأصلي الذي يتضمن تفاصيل الكميات والأسعار 📌 الفاتورة: الفاتورة المقدمة من المورد الذي يطلب الدفع 📌 مذكرة استلام البضائع (GRN): تأكيد على تسليم الأصناف أو الخدمات

عندما تتطابق جميع الفواتير الثلاثة، تتم الموافقة على الفاتورة للدفع. في حالة وجود اختلافات، يقوم النظام بوضع علامة على الفاتورة للمراجعة اليدوية.

كيفية إعداد نظام المطابقة الثلاثية

• توحيد تنسيقات أوامر الشراء والفواتير: التأكد من اتباع البائعين لنموذج واضح لتجنب عدم التطابق
• استخدام أتمتة أوامر الشراء والمطابقة: يقوم البرنامج بمطابقة المستندات بشكل فوري والإبلاغ عن التناقضات
• إنشاء سير عمل لمعالجة الاستثناءات: إنشاء عملية واضحة لتسوية الفواتير غير المتطابقة بسرعة

💡 نصيحة احترافية: A قالب أمر الشراء يضمن التنسيق المتسق والحقول المطلوبة، مما يسرع من المطابقة الثلاثية ويقلل بشكل كبير من الأخطاء اليدوية!

5. قل وداعًا لإدخال البيانات الممل باستخدام سحر سير العمل

يُعد إدخال البيانات أحد أكثر الأجزاء المستهلكة للوقت والمعرضة للأخطاء في معالجة الفواتير السنوية. حيث يقوم الموظفون بإدخال تفاصيل الفواتير يدويًا، مما يؤدي إلى تكرار السجلات والأخطاء المطبعية وفوات المواعيد النهائية.

يزيل برنامج أتمتة الحسابات الدائنة هذا العبء من خلال التقاط البيانات وتنظيمها بسلاسة. فيما يلي كيفية أتمتة إدخال البيانات في الحسابات الدائنة:

• استخدم تدفقات العمل المحددة مسبقًا: قم بتوجيه الفواتير للموافقة عليها بناءً على البائع أو المبلغ أو الحاجة الملحة
• قم بإعداد قواعد التحقق التلقائي: وضع علامة على الفواتير المكررة والمبالغ غير الصحيحة على الفور
• المزامنة مع برنامج المحاسبة: ضمان التكامل السلس بين أتمتة الفواتير المدرجة والسجلات المالية

🔍 هل تعلم؟ تضاعفت فرق أتمتة فواتير المراجعة المؤتمتة بالكامل في العامين الماضيين، مع 41% من الشركات التي تخطط للتشغيل الآلي خلال العام المقبل.

6. الدقة على الطيار الآلي: تطبيق التعلم الآلي

يُحدث التعلُّم الآلي (ML) ثورة في عملية الفواتير والمشتريات لديك من خلال تحديد الأنماط والتنبؤ بالأخطاء وأتمتة تصنيف الفواتير. باستخدام التعلُّم الآلي، يمكنك إنشاء نظام يتعلم اكتشاف التكرارات والإبلاغ عن الحالات الشاذة ومطابقة الفواتير بأوامر الشراء بدقة.

على سبيل المثال، تقوم خوارزميات تعلُّم الآلة بفرز كميات كبيرة من الفواتير، مما يقلل بشكل كبير من التدخل اليدوي مع تعزيز الدقة. بمرور الوقت، يصبح هذا النظام الذكي أكثر كفاءة، مما يوفر ساعات العمل ويقلل من الأخطاء المكلفة.

كيف يفيد التعلم الآلي AP

• يكتشف الفواتير المكررة: يحدد التعلّم الآلي الأنماط في أرقام الفواتير والتواريخ وأسماء البائعين لمنع المدفوعات المزدوجة
• يحدد الرسوم الزائدة والأخطاء: يراجع الذكاء الاصطناعي البيانات التاريخية لاكتشاف التناقضات في التسعير وحسابات الضرائب غير الصحيحة
• تسريع الموافقات: يتنبأ النظام باتجاهات الموافقة ويوجه الفواتير تلقائيًا إلى صانعي القرار المناسبين
• يقلل من مخاطر الاحتيال: يكتشف التعلم الآلي أنماط الإنفاق غير المعتادة، ويمنع المدفوعات الاحتيالية قبل حدوثها

7. تتبع التقدم المحرز من خلال إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية ومراقبتها

يكمن السر في نجاح عملية الحسابات الجارية في قياس ما هو مهم. توفر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل وقت معالجة الفواتير وتكلفة كل فاتورة وخصومات السداد المبكر رؤى حول كفاءتك.

مؤشرات الأداء الرئيسية الأساسية التي يجب مراقبتها

• وقت معالجة الفاتورة: كم من الوقت تستغرق معالجة الفاتورة من الاستلام إلى الدفع؟
• التكلفة لكل فاتورة: ما هي تكلفة معالجة كل فاتورة، بما في ذلك نفقات العمالة والتكنولوجيا؟
• معدل الدفع في الوقت المحدد: ما نسبة الفواتير التي يتم دفعها في تاريخ استحقاقها أو قبله؟
• خصومات الدفع المبكر التي تم الحصول عليها: ما مقدار الأموال التي يتم توفيرها من خلال دفع الفواتير في وقت مبكر؟
• معدل الأخطاء: ما هي نسبة الفواتير التي تتطلب إعادة المعالجة بسبب عدم التطابق أو الأخطاء؟

تتبع كل تفاصيل نقاط الوصول في لمحة سريعة مع لوحة معلومات ClickUp القابلة للتخصيص بالكامل

مع لوحات معلومات ClickUp يصبح تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية هذه أمرًا سهلاً. يمكنك إنشاء لوحات معلومات قابلة للتخصيص مع تصورات في الوقت الفعلي مثل الرسوم البيانية والمخططات لمراقبة التقدم المحرز. على سبيل المثال، يمكنك استخدامها لتتبع متوسط الوقت اللازم للموافقة على الفاتورة أو تحديد الاختناقات من خلال تقارير مفصلة.

📑 معلومات تافهة: وفرت الشركات مثل QubicaAMF 40% من وقتها إنشاء تقارير ومخططات بيانية باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards - تخيل ترجمة ذلك إلى رؤى أسرع في نظام AP الخاص بك!

8. وحّد تنسيقات فواتيرك وتخلص من التخمينات

أحد أكبر العوائق في الحسابات المستحقة الدفع هو تنسيق الفواتير غير المتسق. حيث يقدم البائعون الفواتير بهياكل مختلفة، ويفتقدون التفاصيل الأساسية مثل أرقام أوامر الشراء (PO) وشروط الدفع وتقسيمات البنود.

يؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك وتأخير الموافقات، ويزيد من مخاطر أخطاء الدفع. إن توحيد متطلبات تقديم الفواتير يضمن اتباع جميع الفواتير هيكلية واضحة وموحدة، مما يقلل من التدخل اليدوي ويسرّع المعالجة.

اختر قالبًا مناسبًا من مركز القوالب الخاص بـ ClickUp وابدأ سير عملك لكل احتياجاتك من طلبات المتقدمين

استخدم مختلف قوالب فواتير جداول بيانات جوجل لضمان توفير الوقت وعدم تفويت أي تفصيل.

💡 نصيحة احترافية: تجنب صداع إدارة الفواتير. قالب فاتورة ClickUp يعمل على تبسيط الفواتير من خلال تتبع تواريخ الاستحقاق والمدفوعات وتفاصيل العميل في مكان واحد، مما يوفر الوقت ويحسن الوضوح المالي.

تحميل هذا القالب

قالب فواتير ClickUp

9. مركزية التواصل مع البائعين

يعد سوء التواصل مع البائعين أحد أهم أسباب تأخر الموافقات والنزاعات وأخطاء الدفع في الحسابات المستحقة الدفع.

تعتمد العديد من الشركات على سلاسل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وجداول البيانات المبعثرة، مما يجعل من الصعب تتبع الاستفسارات المتعلقة بالفواتير والمتابعة. يحافظ نظام الاتصال المركزي على جميع تفاعلات البائعين في مكان واحد، مما يقلل من الأخطاء ويسهّل الموافقات على الدفع.

كيفية تحسين التواصل مع الموردين في قسم الفواتير المدرجة

• استخدم بوابة البائعين المشتركة: تتيح بوابة البائعين ذاتية الخدمة للموردين تتبع حالة الدفع، وتقديم الفواتير، ورفع الاستفسارات دون تدخل من قسم الحسابات والمشتريات
• مركزية جميع الاتصالات: استخدم منصة مراسلة أو برنامج مراسلة أو برنامج AP حيث يتم تسجيل جميع المناقشات والنزاعات والموافقات المتعلقة بالفواتير
• تعيين مديرين مخصصين للموردين: تعيين أحد أعضاء فريق AP كنقطة اتصال لاستفسارات البائعين لتجنب سوء التواصل
• أتمتة تحديثات الحالة: إرسال رسائل بريد إلكتروني أو إشعارات تلقائية للموافقات على الفواتير أو رفضها أو معالجة الدفع انقر فوق الدردشة يجعل هذه العملية سلسة من خلال دمج التواصل مباشرةً في سير عملك. أثناء مناقشة مشكلات الفواتير مع أحد البائعين، يمكنك تحويل الرسائل إلى مهام وتعيينها لأعضاء الفريق وربطها بالمستندات ذات الصلة.

مركزية التواصل وتحويل الدردشات إلى مهام قابلة للتنفيذ على الفور باستخدام ClickUp Chat

تسليط الضوء على دراسة حالة: مسيرة نجاح الغرفة مع ClickUp 🎯

واجهت Walk the Room، وهو استوديو عالمي ثلاثي الأبعاد، تحديات في إدارة الجداول الزمنية للمشروع، وتنسيق الفريق، وتخصيص الموارد باستخدام أدوات متعددة غير متصلة.

ومن خلال دمج عمليات سير العمل في ClickUp، تمكّنوا من تبسيط عملية الإنتاج، وخفضوا زمن إعداد المشروع إلى النصف باستخدام القوالب، وزادوا عدد المستخدمين النشطين في فريقهم من 28 إلى أكثر من 70 مستخدمًا.

والنتيجة؟ تحسين الكفاءة، وإدارة أفضل للموارد، وتعزيز تتبع المشروع - كل ذلك من خلال منصة واحدة.

10. دمج نظام AP الخاص بك مع أدوات أخرى

تُعد مجموعة التقنيات المجزأة عائقًا رئيسيًا في كفاءة الأساليب المحاسبية. عندما لا تكون برامج AP وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات وأدوات المحاسبة غير متصلة، ينتهي الأمر بفرق الشؤون المالية إلى نقل البيانات يدويًا بين الأنظمة الأساسية، مما يزيد من مخاطر الأخطاء والمدفوعات المكررة.

يضمن التكامل تدفق البيانات بسلاسة، مما يحسن الدقة المالية ويقلل من عبء العمل. تتكامل ClickUp مع الأدوات الشائعة مثل QuickBooks و Xero و HubSpot لضمان تدفق بيانات الحسابات الدائنة بسلاسة بين الأنظمة.

قم بتوصيل جميع أدواتك وتبسيط عملية حساباتك الدائنة في منصة واحدة قوية من خلال تكامل تطبيقات ClickUp المتعددة

_ لقد تكاملنا مع Intercom و Stripe و ChurnZero و Slack و Gmail و ProfitWell وغيرها. يتيح لنا ذلك تتبع الشؤون المالية والاحتفاظ والتقارير وتفاصيل العملاء في مكان واحد، حيث يمكننا سحب المعلومات من جميع الأدوات التي نستخدمها وتجميعها في ClickUp لسهولة الاستخدام دون إشراك جميع الأقسام واستقطاع وقت من جداولها أرنولد روجرز ، مدير دعم العملاء، الشركات الصغيرة والمتوسطة

11. تحسين جداول السداد لزيادة خصومات السداد المبكر إلى أقصى حد

إن الاستفادة من خصومات السداد المبكر أو التفاوض على شروط دفع مواتية يوفر أموال شركتك مع تعزيز العلاقات مع البائعين. لتبسيط هذه العملية، فكر في استخدام قوالب مسك الدفاتر لتوحيد جداول الدفع وتنظيمها.

تساعدك هذه القوالب على تتبع تواريخ الاستحقاق، وخصومات الدفع المبكر، وشروط البائعين بتنسيق منظم، مما يضمن لك الاستفادة من فرص التوفير.

📕 قراءة إضافية: استخدم أمثلة دفتر الأستاذ العام هذه كمرجع لضمان التتبع الدقيق لإدخالات الحسابات الدائنة. يساعد ذلك في الحفاظ على الاتساق في تسجيل المعاملات، مما يجعل عمليات التدقيق وإعداد التقارير المالية سلسة مع تقليل التناقضات إلى أدنى حد ممكن.

12. تدقيق وتحسين تدفقات عمل الموافقة من أجل السرعة والوضوح

تؤدي اختناقات الموافقات إلى إبطاء الحسابات المستحقة الدفع، مما يؤدي إلى تفويت خصومات الدفع المبكر، وتأخر مدفوعات البائعين، وتوتر العلاقات مع الموردين.

تتعامل العديد من فرق الحسابات الدائنة مع الكثير من طبقات الموافقات، والمسؤوليات غير الواضحة، وبطء التوقيعات اليدوية. يضمن تبسيط عملية الموافقة مراجعة الفواتير والموافقة عليها بسرعة ودقة.

مشكلات سير عمل الموافقة الشائعة

🚫 الكثير من طبقات الموافقة: تؤدي عمليات التوقيع غير الضرورية إلى إبطاء معالجة الفواتير

🚫 عدم وجود أدوار واضحة: لا تعرف الفرق من هو المسؤول عن الموافقات، مما يؤدي إلى الارتباك

🚫 تفويت المواعيد النهائية للموافقة: غالبًا ما تضيع التذكيرات اليدوية، مما يؤخر المدفوعات

🚫 نهج واحد يناسب الجميع: التعامل مع جميع الفواتير بنفس الطريقة يضيع الوقت على الموافقات ذات القيمة المنخفضة

كيفية تحسين سير عمل الموافقات

• قم بمراجعة العملية الحالية: تحديد حالات التأخير في الموافقة من خلال تحليل تقارير تقادم الفواتير
• تحديد عتبات الموافقة: أتمتة الموافقات على الفواتير منخفضة المخاطر أثناء توجيه الفواتير ذات القيمة العالية أو الفواتير التي تم وضع علامة عليها للمراجعة اليدوية
• استخدم الموافقات المستندة إلى الأدوار: تعيين موافقات الفواتير بناءً على البائع أو المبلغ أو القسم لتجنب الاختناقات
• تنبيهات تذكيرية وتصعيدية تلقائية: قم بإعداد تنبيهات للموافقات المتأخرة وتصعيد الفواتير المتوقفة تلقائيًا
• تتبع أداء الموافقات باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية: قياس متوسط وقت الموافقة وتحديد أماكن التأخير

⚡ نصيحة سريعة: حدد عتبات الموافقة - قم بأتمتة الموافقات على الفواتير منخفضة القيمة وصعّد الفواتير عالية القيمة أو التي تم الإبلاغ عنها فقط. يضمن ذلك حصول المهام ذات الأولوية العالية على الاهتمام مع تقليل التأخير.

13. عزز الإجراءات الأمنية لمنع الاحتيال والأخطاء مثل المدفوعات المكررة

يمثل الاحتيال في عمليات الاحتيال في الفواتير AP مصدر قلق متزايد، حيث تخسر الشركات المليارات سنويًا بسبب الفواتير المكررة والمدفوعات غير المصرح بها وعمليات الاحتيال الاحتيالية. يضمن تعزيز التدابير الأمنية أن يتم دفع الفواتير المشروعة فقط ومنع المعاملات غير المصرح بها قبل حدوثها.

كيفية تعزيز أمن فواتير الفواتير المدرجة

• تمكين المصادقة ثنائية العامل (2FA): طلب المصادقة متعددة الخطوات للموافقات
• تقييد الوصول إلى النظام: الحد من وصول برنامج نقاط الوصول إلى برنامج نقاط الوصول إلى المستخدمين المصرح لهم فقط
• استخدم كشف الاحتيال المدعوم بالذكاء الاصطناعي: تقوم أدوات الذكاء الاصطناعي بتحليل أنماط المعاملات والإبلاغ عن الأنشطة المشبوهة
• تدقيق تفاصيل البائعين بشكل منتظم: تحقق من التغييرات في تفاصيل مدفوعات البائعين قبل معالجة المعاملات
• تدريب الموظفين على التعرف على الإشارات الحمراء: تثقيف فرق عمل AP على اكتشاف الفواتير الاحتيالية ورسائل البريد الإلكتروني الاحتيالية

14. تطوير عملية واضحة لتسوية المنازعات

بينما فوترة عميل ، فإن النزاعات حول الفواتير أو التناقضات في التسليم أو شروط الدفع تعطل عملية طلب الفواتير وتوتر العلاقات مع الموردين. وبدون عملية حل منظمة، تهدر فرق الحسابات البنكية الوقت في الذهاب والإياب مع الموردين، مما يؤخر الموافقات على الفواتير وتسويات الدفع.

كيفية إنشاء عملية قوية لحل المنازعات

• قم بإعداد بوابة استعلام عن الموردين: السماح للموردين بتتبع حالات الفواتير ورفع المنازعات رقميًا
• إنشاء فريق مخصص لتسوية المنازعات: تعيين متخصصين في تسوية المنازعات للتعامل مع قضايا مدفوعات الموردين
• أتمتة تتبع المنازعات: استخدام برنامج لتوثيق أسباب المنازعات وحلها وأوقات الاستجابة لها
• توحيد مهام سير العمل في معالجة المنازعات: إنشاء خطوات محددة مسبقاً لحل أنواع مختلفة من المنازعات

15. إنشاء علاقات قوية مع الموردين لتحقيق النجاح على المدى الطويل

الموردون شركاء استراتيجيون وليسوا مجرد مزودي خدمات. تضمن العلاقات القوية مع الموردين أولوية الخدمة، وشروط دفع أفضل، وسلاسل توريد موثوقة.

إذا كان الموردون يثقون في عملك، فمن المرجح أن يقدموا خصومات أو يقدموا ائتمانًا أو يتفاوضوا على شروط دفع مواتية.

كيفية تعزيز العلاقات مع الموردين

• دفع الفواتير في الوقت المحدد: تؤدي المدفوعات في الوقت المناسب إلى بناء الثقة وتحسين التعاون مع الموردين
• التواصل بوضوح: إبقاء البائعين على علم بحالة الفواتير والنزاعات وتواريخ الدفع المتوقعة
• قدم الدفعات المبكرة عندما يكون ذلك ممكنًا: الحصول على خصومات الدفع المبكر وإظهار الاستقرار المالي
• العمل مع البائعين أثناء الأزمات: إذا واجه الموردون صعوبات مالية، اعرض مدفوعات مرنة للحفاظ على الشراكات طويلة الأجل

📖 مكافأة للقراءة: هل تريد التعمق أكثر في تبسيط عملية الحسابات المستحقة الدفع؟ تعلّم كيف ملاحظات استلام البضائع (GRNs) ضرورية لضمان دفعات خالية من الأخطاء وتتبع دقيق للمخزون.

## أفضل الممارسات والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها

يتطلب تحسين عملية الحسابات الدائنة الخاصة بك تخطيطًا دقيقًا وتنفيذًا متسقًا وتجنب المزالق التي تؤدي إلى عدم الكفاءة. فيما يلي أفضل الممارسات التي يجب اتباعها لضمان سلاسة عملية الحسابات الدائنة:

✅ إنشاء لوحة تحكم بأداء الموردين: تتبع مقاييس أداء الموردين مثل الجداول الزمنية للتسليم ودقة الفواتير ومعدلات حل المنازعات. استخدم هذه الرؤى للتفاوض على شروط أفضل وتحسين التعاون مع الموردين

✅ تقديم تدريب للموردين على عملية تقديم الفواتير: قم بتثقيف البائعين حول عملية تقديم الفواتير المفضلة لديك والجداول الزمنية للدفع. هذا يقلل من أخطاء التقديم ويضمن سير العمل بسلاسة أكبر

✅ تنفيذ مهام سير عمل الموافقة: تخصيص مهام سير عمل الموافقة بناءً على نوع الفاتورة أو قيمتها. على سبيل المثال، قم بتوجيه الفواتير المتكررة مباشرةً للموافقة التلقائية مع وضع علامة على الفواتير لمرة واحدة أو الفواتير عالية القيمة للمراجعة اليدوية

✅ استخدم التحليلات التنبؤية لتخطيط المدفوعات: استخدم أدوات التحليلات للتنبؤ بدورات الدفع بناءً على البيانات التاريخية واتجاهات التدفق النقدي. وهذا يضمن أن المدفوعات تتماشى دائمًا مع احتياجات السيولة

بالإضافة إلى ذلك، تأكد من تجنب الأخطاء الشائعة التالية وإنشاء عملية حسابات مستحقة الدفع أكثر كفاءة وفعالية

❗️التغاضي عن ملاحظات البائعين: يمكن أن يؤدي عدم طلب مدخلات من البائعين بشأن نقاط الضعف في عملية حساباتك الدائنة إلى تكرار الأخطاء وتوتر العلاقات

❗️معاملة جميع الفواتير على قدم المساواة: عدم تقسيم الفواتير على أساس الحاجة الملحة أو القيمة يؤدي إلى عدم كفاءة تحديد الأولويات وتأخير الدفع

❗️إهمال التحسين المستمر: افتراض أن عملية طلب الفواتير لديك جيدة بما فيه الكفاية دون إجراء تقييمات وتحديثات منتظمة يمكن أن يؤدي إلى سير عمل قديم

❗️استخدام نظام واحد يناسب الجميع: عدم تخصيص أدوات وعمليات المحاسبة والمراجعة الخاصة بك لاحتياجات عملك المحددة يمكن أن يؤدي إلى عدم الكفاءة وعدم رضا المستخدمين

فكر فيما وراء الكفاءة: اجعل من عملية الحسابات البنكية محركًا للنمو

لا يقتصر تحسين عملية الحسابات الدائنة الخاصة بك على خفض التكاليف أو تجنب الأخطاء فحسب، بل يتعلق بتمكين عملك من التوسع بشكل أكثر ذكاءً. عند تقييم الأدوات أو الأنظمة، انظر إلى ما هو أبعد من الأتمتة والرقمنة.

ضع في اعتبارك كيفية تكامل البرنامج مع أدواتك الحالية، ودعم قابلية التوسع، وتعزيز التعاون بين فريقك والموردين.

هذا هو المكان الذي تتألق فيه ClickUp. فهو يجمع بين الأتمتة والتتبع في الوقت الفعلي وميزات التعاون لإنشاء تدفقات عمل سلسة مصممة خصيصاً لتلبية احتياجاتك. بدءًا من أتمتة الموافقات على الفواتير إلى تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية على لوحات المعلومات القابلة للتخصيص، يضمن لك ClickUp إدارة عملية الفواتير السنوية بفعالية وتحويلها إلى ميزة استراتيجية.

هل أنت جاهز للتحكم في عملية الفواتير السنوية؟ اشترك في ClickUp-إنه مجاني!